会议组织与管理会议组织与管理主讲：符海玲主讲：符海玲会议管理会议管理命题思路命题思路三级技能复习指导重点三级技能复习指导重点1. 拟订会议筹备方案；2. 督查会务的筹备情况；3. 审核会议文件；4. 与上司沟通会议的有关事宜；5. 拟订会议的应急方案；6.提示会议按计划进行；7.监督会议经费的使用；8.处理会中突发事件；9.对会议进行总结；10.评估会议工作。第一讲第一讲 会议前站会议前站复习：列举会议无效的原因？复习：列举会议无效的原因？基本要素：基本要素： 1） 会议名称。会议名称。2） 会议时间。会议时间。3） 会议地点。会议地点。4） 会议人员。会议人员。5） 会议方式。会议方式。6） 会议议题会议议题7） 会议经费会议经费会议的要素会议的要素选择要素：选择要素：1） 会议目的。会议目的。2） 会议机构。会议机构。5） 会议文件材料。会议文件材料。6） 会议设备工具。会议设备工具。7） 会议的组织者。会议的组织者。8） 会议日程。会议日程。会议筹备方案会议筹备方案1、会议筹备方案的主要内容（框架）（1）确定会议的主题与议题。（2）确定会议的名称。（3）确定会议和议程。（4）确定会议的时间性和地点。（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。（7）确定会议与会代表的组成。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。 2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行1、安排会议议题、安排会议议题1、会议议题：就是会议讨论的问题。它反映的是会议、会议议题：就是会议讨论的问题。它反映的是会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采取的措施。的目的、主题、任务以及为了完成任务而采取的措施。2、安排会议议题的原则：、安排会议议题的原则：必要性原则、可行性原则、明确性原则、适量性原则必要性原则、可行性原则、明确性原则、适量性原则3、会议议题的作用：、会议议题的作用：A、体现会议目标，为会议目标服务、体现会议目标，为会议目标服务B、引导和制约会议的发言、引导和制约会议的发言 注意注意 事项事项1 1、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前知会参会人员，以准备意见。知会参会人员，以准备意见。知会参会人员，以准备意见。知会参会人员，以准备意见。2 2、党的会议同政府会议讨论的议题要有所区别、党的会议同政府会议讨论的议题要有所区别、党的会议同政府会议讨论的议题要有所区别、党的会议同政府会议讨论的议题要有所区别3 3、临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证质量、临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证质量、临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证质量、临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证质量4 4、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。裕的情况下提供会议讨论。裕的情况下提供会议讨论。裕的情况下提供会议讨论。5 5、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批知识点知识点安排议题的方法安排议题的方法1 1、领导确定议题。临时性会议，必须先有议题再开、领导确定议题。临时性会议，必须先有议题再开、领导确定议题。临时性会议，必须先有议题再开、领导确定议题。临时性会议，必须先有议题再开会；定期会议可按原订计划进行，如有增设的议题须会；定期会议可按原订计划进行，如有增设的议题须会；定期会议可按原订计划进行，如有增设的议题须会；定期会议可按原订计划进行，如有增设的议题须经知会领导。经知会领导。经知会领导。经知会领导。2 2、会议秘书人员事前收集议题，向有关部门调查了、会议秘书人员事前收集议题，向有关部门调查了、会议秘书人员事前收集议题，向有关部门调查了、会议秘书人员事前收集议题，向有关部门调查了解收集需要会上研究的问题，然后加以安排，并报请解收集需要会上研究的问题，然后加以安排，并报请解收集需要会上研究的问题，然后加以安排，并报请解收集需要会上研究的问题，然后加以安排，并报请领导确定领导确定领导确定领导确定3 3、按照规定，经过必要的程序性步骤，由会议确定。、按照规定，经过必要的程序性步骤，由会议确定。、按照规定，经过必要的程序性步骤，由会议确定。、按照规定，经过必要的程序性步骤，由会议确定。4 4、会议需研究的问题很多，秘书应根据具体情况，、会议需研究的问题很多，秘书应根据具体情况，、会议需研究的问题很多，秘书应根据具体情况，、会议需研究的问题很多，秘书应根据具体情况，分轻重缓急，将收集到的议题进行筛选，加以修分轻重缓急，将收集到的议题进行筛选，加以修分轻重缓急，将收集到的议题进行筛选，加以修分轻重缓急，将收集到的议题进行筛选，加以修 改讨改讨改讨改讨论，报请领导审查后，按周、月或季度统筹安排。论，报请领导审查后，按周、月或季度统筹安排。论，报请领导审查后，按周、月或季度统筹安排。论，报请领导审查后，按周、月或季度统筹安排。2、安排会议议程和日程、安排会议议程和日程会议议程：是对已确定的议题列出先后顺序，也就会议议程：是对已确定的议题列出先后顺序，也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议主持人要安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议主持人要根据议程主持会议根据议程主持会议知识点知识点1）按习惯顺序和有关规定安排会议议程）按习惯顺序和有关规定安排会议议程 2）宣布议程）宣布议程3）说明一些此次会议事务性的内容（点名、）说明一些此次会议事务性的内容（点名、报告缺席情况、宣读或修正上次会议记录报告缺席情况、宣读或修正上次会议记录4）尽量将同类性质的问题排列在一起）尽量将同类性质的问题排列在一起5）保密性较强的议题，一般放在后面）保密性较强的议题，一般放在后面1）会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就）会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不能变更不能变更2）议程表制出后，必须经主管领导审核才实施）议程表制出后，必须经主管领导审核才实施3）提前分发会议议题，以便与会者及时准备）提前分发会议议题，以便与会者及时准备注注意意事事项项议程表议程表设计注设计注意事项意事项实战演练：会议议程（错误）实战演练：会议议程（错误） 海天海天海天海天公司销售团队会议议程表公司销售团队会议议程表公司销售团队会议议程表公司销售团队会议议程表 公司销售团队队会议将在公司销售团队队会议将在公司销售团队队会议将在公司销售团队队会议将在6 6月月月月1919日周一上午日周一上午日周一上午日周一上午1010点在公司总部第点在公司总部第点在公司总部第点在公司总部第一会议室举行。一会议室举行。一会议室举行。一会议室举行。 1. 1.销售二部经理的人选。销售二部经理的人选。销售二部经理的人选。销售二部经理的人选。 2. 2.东部地区销售活动的总结。东部地区销售活动的总结。东部地区销售活动的总结。东部地区销售活动的总结。 3. 3.上次会议记录。上次会议记录。上次会议记录。上次会议记录。 4. 4.销售一部关于内部沟通问题的发言。销售一部关于内部沟通问题的发言。销售一部关于内部沟通问题的发言。销售一部关于内部沟通问题的发言。 5. 5.下季度销售目标。下季度销售目标。下季度销售目标。下季度销售目标。 6. 6.公司销售人员的招聘和重组。公司销售人员的招聘和重组。公司销售人员的招聘和重组。公司销售人员的招聘和重组。1 1、请找出以上议程表的错误所在、请找出以上议程表的错误所在、请找出以上议程表的错误所在、请找出以上议程表的错误所在2 2、重新设计这次的会议议程表、重新设计这次的会议议程表、重新设计这次的会议议程表、重新设计这次的会议议程表会议议程（正确）会议议程（正确） 海海海海天天天天公司销售团队会议议程公司销售团队会议议程公司销售团队会议议程公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在公司销售团队会议将在公司销售团队会议将在公司销售团队会议将在6 6月月月月1919日周一上午日周一上午日周一上午日周一上午1010点点点点在公司总部第一会议室举行在公司总部第一会议室举行在公司总部第一会议室举行在公司总部第一会议室举行 1. 1.宣布议程宣布议程宣布议程宣布议程 2. 2.说明有关人员的缺席情况说明有关人员的缺席情况说明有关人员的缺席情况说明有关人员的缺席情况 3. 3.宣读并通过上次会议的记录宣读并通过上次会议的记录宣读并通过上次会议的记录宣读并通过上次会议的记录 4. 4.东部地区销售活动的总结东部地区销售活动的总结东部地区销售活动的总结东部地区销售活动的总结 5. 5.销售一部经理关于团队沟通问题的发言销售一部经理关于团队沟通问题的发言销售一部经理关于团队沟通问题的发言销售一部经理关于团队沟通问题的发言 6. 6.公司销售人员的招聘和重组公司销售人员的招聘和重组公司销售人员的招聘和重组公司销售人员的招聘和重组 7. 7.销售二部的经理人选销售二部的经理人选销售二部的经理人选销售二部的经理人选 8. 8.下季度销售目标下季度销售目标下季度销售目标下季度销售目标3、安排会议日程、安排会议日程会议日程：根据议程逐日做出的具体安排，是会议全会议日程：根据议程逐日做出的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。程各项活动和与会者安排个人时间的依据。会议日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时会议日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。会议的议题具体化。日程表一般包括以下日程表一般包括以下6项：项：时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人编制日程表的注意事项（知识点）编制日程表的注意事项（知识点）1、会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇、会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到变化，可适当调整到变化，可适当调整2、日程表的内容必须与议程表吻合、日程表的内容必须与议程表吻合3、同议程表一样，日程表制出后，必须经主管领、同议程表一样，日程表制出后，必须经主管领导审核批准后才实施导审核批准后才实施日程表日程表编制注编制注意事项意事项二、建立会议组织机构二、建立会议组织机构一般来说，较大规模的会议应建立会议组织机构。具有法定程序的一般来说，较大规模的会议应建立会议组织机构。具有法定程序的一般来说，较大规模的会议应建立会议组织机构。具有法定程序的一般来说，较大规模的会议应建立会议组织机构。具有法定程序的重要会议，在会议正式开始之前建立重要会议，在会议正式开始之前建立重要会议，在会议正式开始之前建立重要会议，在会议正式开始之前建立“ “会议筹备组会议筹备组会议筹备组会议筹备组” ”，我们亦称之，我们亦称之，我们亦称之，我们亦称之为为为为“ “会议秘书处会议秘书处会议秘书处会议秘书处” ”。会议组织机构一般设以下子机构：。会议组织机构一般设以下子机构：。会议组织机构一般设以下子机构：。会议组织机构一般设以下子机构：1 1）资料组：主要负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退等）资料组：主要负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退等）资料组：主要负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退等）资料组：主要负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退等2 2）联络组：负责各机构间的传达反馈）联络组：负责各机构间的传达反馈）联络组：负责各机构间的传达反馈）联络组：负责各机构间的传达反馈3 3）提案组：负责受理会议期间与会者提出的各种提案、议案）提案组：负责受理会议期间与会者提出的各种提案、议案）提案组：负责受理会议期间与会者提出的各种提案、议案）提案组：负责受理会议期间与会者提出的各种提案、议案4 4）宣传组：负责会议的内外宣传工作）宣传组：负责会议的内外宣传工作）宣传组：负责会议的内外宣传工作）宣传组：负责会议的内外宣传工作5 5）后勤接待组：负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参）后勤接待组：负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参）后勤接待组：负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参）后勤接待组：负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参观、文娱活动、车辆调度、会场安排、设备保障、用品发放与管理观、文娱活动、车辆调度、会场安排、设备保障、用品发放与管理观、文娱活动、车辆调度、会场安排、设备保障、用品发放与管理观、文娱活动、车辆调度、会场安排、设备保障、用品发放与管理等工作。等工作。等工作。等工作。6 6）保卫组：负责会议期间的安全保卫工作）保卫组：负责会议期间的安全保卫工作）保卫组：负责会议期间的安全保卫工作）保卫组：负责会议期间的安全保卫工作会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 成立成立TEAMTEAM组组组织落实，成立工作团队组组织落实，成立工作团队组会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报常汇报三、确定会议场所的程序三、确定会议场所的程序会议目的与形态会议目的与形态 列出选择会议场地的需求清单，确定会议场地列出选择会议场地的需求清单，确定会议场地 确认会议地点确认会议地点 签订书面合同签订书面合同程序程序三、会议选址桌上便条：去年公司年会在桌上便条：去年公司年会在珠江花园饭店举行，但大家珠江花园饭店举行，但大家普遍对那里的服务不满意。普遍对那里的服务不满意。今年公司的年会需要重新选今年公司的年会需要重新选择会议地点，请为我列出选择会议地点，请为我列出选择会议地点需要考虑的因素择会议地点需要考虑的因素以上是行政总监留给其秘书以上是行政总监留给其秘书的便条，请你帮他考虑一下的便条，请你帮他考虑一下选择会址的要求选择会址的要求（1）交交通通便便利利：方方便便上上司司和和与与会会者前往。者前往。（2）会会场场的的大大小小与与会会议议内内容容、规规模、主题相符。模、主题相符。（3）尽尽量量避避开开闹闹市市区区，保保证证不不受受干扰。干扰。（4）应考虑有无停车场。）应考虑有无停车场。（5）场地租借的成本必须合理。）场地租借的成本必须合理。 要求要求会议室空间的要求会议室空间的要求1）会会议议室室宁宁肯肯略略小小而而勿勿失失于于大大：小小型型会会议议室室一一般般30平平米米，中中型型会会议议室室以以60平平米米；大大型型会会议议室要求空间开阔，一般净高不低于室要求空间开阔，一般净高不低于4米米2）会会议议室室的的空空间间密密度度：在在空空间间布布局局上上伸伸展展自自如如，能够根据需要迅速随意组合能够根据需要迅速随意组合3）个人应有）个人应有2平方至平方至3平方左右的活动空间平方左右的活动空间会议室的设备要求会议室的设备要求1）通风空调设备）通风空调设备2）采光设施）采光设施3）多媒体演示系统、音响设备、同声传译）多媒体演示系统、音响设备、同声传译4）其它：餐饮、客房、娱乐设施）其它：餐饮、客房、娱乐设施对会议地点的确认：对会议地点的确认：1、检查会议室或场地、检查会议室或场地2、随意抽查一个房间，检查房内设施、随意抽查一个房间，检查房内设施3、检查会议登记部门、会议管理部门和后勤、检查会议登记部门、会议管理部门和后勤4、检查膳食供应、检查膳食供应5、检查报务项目、营业时间、检查报务项目、营业时间6、了解停车设施、了解停车设施会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 起草协议起草协议 1、 会议日期会议日期2、 住房标准及费用住房标准及费用3、 场地安排及费用场地安排及费用4、 餐饮及费用餐饮及费用5、 甲方对乙方的规定甲方对乙方的规定6、 乙方对甲方的规定乙方对甲方的规定7、 结算等结算等起草协起草协议的内议的内容和注容和注意事项意事项五、五、 会场布置的要求会场布置的要求五、五、 会场布置和座次安排会场布置和座次安排整体要求：整体要求：1、庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气、庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，并考虑会议的性质、规格、规模。氛，并考虑会议的性质、规格、规模。2、会场的整体格局要根据会议的性质和形式创、会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围；造出和谐的氛围；3、中大型会议要保证一个绝对的中心，并考虑、中大型会议要保证一个绝对的中心，并考虑进退场的方便；进退场的方便；4、小型会场要注意集中和方便、小型会场要注意集中和方便五、会场布置和座次安排五、会场布置和座次安排风光公司最近获得了省里授予的百强企业称号，风光公司最近获得了省里授予的百强企业称号，准备召开庆功表彰会。办公室主任沈萍检查会准备召开庆功表彰会。办公室主任沈萍检查会场，她发现秘书钟苗的座次安排为董事长的位场，她发现秘书钟苗的座次安排为董事长的位置安排在前最右边，副董事长、总经理、副总置安排在前最右边，副董事长、总经理、副总经理，所有领导按职务高低从右向左，后面是经理，所有领导按职务高低从右向左，后面是受表彰的人员。受表彰的人员。钟苗秘书的安排有哪些不当？就如何纠正？钟苗秘书的安排有哪些不当？就如何纠正？五、五、 主席台布置和座次安排主席台布置和座次安排思考：思考：1、工作会议，主席台布置色彩基调？、工作会议，主席台布置色彩基调？ 蓝色、绿色蓝色、绿色2、庆典、表彰性会议，主席台布置色彩基调？、庆典、表彰性会议，主席台布置色彩基调？ 红色、粉色红色、粉色3、哪些类型的会议不需要设主席台和主席桌？、哪些类型的会议不需要设主席台和主席桌？ 座谈会、日常工作会议座谈会、日常工作会议五、五、 会场布置的要求会场布置的要求1、确定会议台形、确定会议台形2、合理摆放桌椅、合理摆放桌椅3、布置附属性设备：、布置附属性设备：1）音响、）音响、2）声像（立体电视、激光、全息电）声像（立体电视、激光、全息电影、组合录像、电脑投影）影、组合录像、电脑投影）3）其他布置（温湿）其他布置（温湿度、照明、通风、电源插座等）度、照明、通风、电源插座等）4）布置装饰）布置装饰（鲜花、会标、会徵、旗帜、字画等（鲜花、会标、会徵、旗帜、字画等)如何对会场整体进行布局？如何对会场整体进行布局？五、五、 主席台布置的要求主席台布置的要求五、五、 主席台布置的要求主席台布置的要求主席台有谁坐？主席台有谁坐？主办方负责人、贵宾、主席团成员主办方负责人、贵宾、主席团成员如何坐？如何坐？请结合新闻发布会和秘书理论研讨会请结合新闻发布会和秘书理论研讨会谈谈会议主席台的座次安排？谈谈会议主席台的座次安排？五、五、 主席台布置的要求主席台布置的要求五、五、 主席台座次的要求主席台座次的要求 关于会议主席台座次的安排关于会议主席台座次的安排关于会议主席台座次的安排关于会议主席台座次的安排 （1 1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同）主席台必须排座次、放名签，以便领导同）主席台必须排座次、放名签，以便领导同）主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。志对号入座，避免上台之后互相谦让。志对号入座，避免上台之后互相谦让。志对号入座，避免上台之后互相谦让。 （2 2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领）主席台座次排列，领导为单数时，主要领）主席台座次排列，领导为单数时，主要领）主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，导居中，导居中，导居中， 2 2 号领导在号领导在号领导在号领导在 1 1 号领导左手位置，号领导左手位置，号领导左手位置，号领导左手位置， 3 3 号领号领号领号领导在导在导在导在 1 1 号领导右手位置；领导为偶数时，号领导右手位置；领导为偶数时，号领导右手位置；领导为偶数时，号领导右手位置；领导为偶数时， 1 1 、 2 2 号领导同时居中，号领导同时居中，号领导同时居中，号领导同时居中， 2 2 号领导依然在号领导依然在号领导依然在号领导依然在 1 1 号领导左手号领导左手号领导左手号领导左手位置，位置，位置，位置， 3 3 号领导依然在号领导依然在号领导依然在号领导依然在 1 1 号领导右手位置。号领导右手位置。号领导右手位置。号领导右手位置。主席台座次安排主席台座次安排1、职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的、职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列。正式代表居中居前，列席代表居后顺序依次排列。正式代表居中居前，列席代表居后居侧。居侧。2、会议主持人有时需在前排的边座就座，但有时可、会议主持人有时需在前排的边座就座，但有时可按职务顺序就座按职务顺序就座3、主席台座次应编成表，贴于贵宾室、休息室或主、主席台座次应编成表，贴于贵宾室、休息室或主席台入口处，也可在出席证、签到证等证件上标明。席台入口处，也可在出席证、签到证等证件上标明。4、主席台每个座位左侧放置姓名台签。、主席台每个座位左侧放置姓名台签。会场其他人的座次安排会场其他人的座次安排1、小型会场内，一般情况，远门、面门的位置为上座。、小型会场内，一般情况，远门、面门的位置为上座。2、中大型会议的座次安排：、中大型会议的座次安排：1）横排法：按参会人员姓氏笔画为序，从左至右排列）横排法：按参会人员姓氏笔画为序，从左至右排列而坐。正式代表居前，列席代表居后。而坐。正式代表居前，列席代表居后。2）竖排法：按既定次序或姓氏笔画，从前至后纵向排）竖排法：按既定次序或姓氏笔画，从前至后纵向排列座次。正式代表居前，职务高者居前，列席成员、列座次。正式代表居前，职务高者居前，列席成员、职位低者居后。职位低者居后。3）左后排列法：）左后排列法：会场布置和座次划分会场布置和座次划分在大中型会议中，为了提高会议效率，便于与会者在大中型会议中，为了提高会议效率，便于与会者顺利找到自己座位，可对会场分片划区顺利找到自己座位，可对会场分片划区1、根据会场整体布局，分出、根据会场整体布局，分出ABCD等区域；等区域；2、按照场内座位排号分区，每个单位各占几排，、按照场内座位排号分区，每个单位各占几排，3、正式代表居前，列席代表居后、正式代表居前，列席代表居后4、会议中受表彰、领奖的人员标出专门区域。、会议中受表彰、领奖的人员标出专门区域。会议台形选择会议台形选择会议台形选择较大型会场会议台形选择较大型会场大、小方型台型适合：大型代表会大、小方型台型适合：大型代表会议、纪念性会议、布置工作会议议、纪念性会议、布置工作会议会议台形的布置中小形会议座次会议台形的布置中小形会议座次根据会议的类型，安排选择会议的台形：主席台座次安排依职务高低和选举结果会议主持人的位次：前排的边座或按职务顺序主席台座次的审核主席台桌上，每个位置的左侧放姓名台签胡锦涛、江泽民、吴邦国、温家宝、贾庆林、曾庆红、吴胡锦涛、江泽民、吴邦国、温家宝、贾庆林、曾庆红、吴官正、李长春、罗干等出席开幕会。官正、李长春、罗干等出席开幕会。 知识延伸（会议宴请）知识延伸（会议宴请）知识延伸（会议宴请）知识延伸（会议宴请）四、制作会议证件四、制作会议证件思考思考秘书理论研讨会，需要秘书理论研讨会，需要制发哪些会议证件？制发哪些会议证件？会议正式证件会议正式证件 旁听证旁听证会议工作证件会议工作证件代表证代表证出席证出席证列席证列席证来宾证来宾证工作证工作证记者证记者证出入证出入证会议会议证件证件会议证件类型会议证件类型 代代表表证证与与会会者者不不仅仅能能参参加加会会议议且且有有表决权、选举权。表决权、选举权。 列席证列席证能够到会旁听但无表决权。能够到会旁听但无表决权。 工工作作证证大大会会的的工工作作人人员员，在在会会议议期期间出入行走有一定的限制。间出入行走有一定的限制。 记记者者证证负负责责大大会会采采访访、报报道道的的新新闻闻媒体人员。媒体人员。 来宾证来宾证表明是被主办方邀请的嘉宾。表明是被主办方邀请的嘉宾。方法方法要求要求制发会议证件的方法和要求制发会议证件的方法和要求1、内容上：会议名称、与会者、内容上：会议名称、与会者姓名、称呼、身份（职务、职姓名、称呼、身份（职务、职称）、组织者名称称）、组织者名称2、重要的大型会议要大证件上、重要的大型会议要大证件上贴本人相片，并加盖印章。贴本人相片，并加盖印章。3、在会议的接待区向与会人员、在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。方放置台签式姓名卡片。会议证件的作用会议证件的作用 证明身份证明身份 保证会议安全，控制人员出入保证会议安全，控制人员出入 统计到会人数统计到会人数 维持会议程序维持会议程序六、准备会议文件材料、会议用品六、准备会议文件材料、会议用品思考思考以秘书理论研讨会为例，以秘书理论研讨会为例，思考一下，会前需要准思考一下，会前需要准备哪些用品？备哪些用品？会议信息的分类会议信息的分类：会议信息的分类：1）与会者信息：与会者基本情况、与会者背景、与会者抵返时间）与会者信息：与会者基本情况、与会者背景、与会者抵返时间2）会议指导、宣传性信息：方针、政策、法规、会议纪要、公报、）会议指导、宣传性信息：方针、政策、法规、会议纪要、公报、简报、配合会议宣传的广告、宣传片、招贴画等。简报、配合会议宣传的广告、宣传片、招贴画等。3）会议议题性信息：需要列入会议议程，进行讨论、研究并解决）会议议题性信息：需要列入会议议程，进行讨论、研究并解决的问题。的问题。4）会议主题内容信息：会议期间围绕会议目标和任务而形成的文）会议主题内容信息：会议期间围绕会议目标和任务而形成的文件信息。开幕词、闭幕词、讲话稿、专题报告等件信息。开幕词、闭幕词、讲话稿、专题报告等5）记录性、结果性文件信息：会议记录、决议、决定、公报、合）记录性、结果性文件信息：会议记录、决议、决定、公报、合同、备忘录、声明、宣言等同、备忘录、声明、宣言等4、会议信息的传递会议信息的分类：会议信息的分类：6）会议的程序性文件信息：规范会议成员的行为、保障会议顺利）会议的程序性文件信息：规范会议成员的行为、保障会议顺利进行而形成的文件。议事规则、会议时间安排表、选举程序等进行而形成的文件。议事规则、会议时间安排表、选举程序等7）会议交流性文件信息：主要表成于总结性、交流性、研讨性会）会议交流性文件信息：主要表成于总结性、交流性、研讨性会议。事迹报告、学术论文、经验介绍议。事迹报告、学术论文、经验介绍8）会议参考性信息：围绕会议议题和议程所收集的背景资料。调）会议参考性信息：围绕会议议题和议程所收集的背景资料。调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸、典型材料等查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸、典型材料等9）会议管理性信息：对会议活动进行有效管理的文件信息：会议）会议管理性信息：对会议活动进行有效管理的文件信息：会议通知、会议须知、出席证、作息安排、保密规定、票证、签到簿通知、会议须知、出席证、作息安排、保密规定、票证、签到簿会议用品、所需设备 会会议议用用品品和和设设备备的的类类型型：必必备备用用品品、特特殊殊用用品品（1）必必备备用用品品是是指指各各类类会会议议都都需需要要的的用用品品和和设备。设备。（2）特特殊殊用用品品是是指指一一些些特特殊殊类类型型的的会会议议，如如谈谈判判会会议议、庆庆典典会会议议、展展览览会会所所需需的的特特殊殊用用品和设备。品和设备。会会议议所所需需用用品品和和设设备备的的准准备备方方法法：事事先先要要制制定定周周密密的的准准备备方方案案，尽尽量量列列出出用用品品和和设设备备的的名称、数量和价格。名称、数量和价格。会议用品的准备项项项项 目目目目内内内内 容容容容会议用品桌、椅、黑板、荧屏、暗幕、电子布告板、麦克风、扩音器等。视听机器录音机、录像机、放映机、幻灯片、投影机、电脑及配套设备等。文具及其他用品粉笔、彩色笔、订书机、纸、纸夹、文件夹、透明胶带、图钉、笔记用具、录音带、电脑软盘、指示棒、姓名牌、烟灰缸等。投票箱、仪仗队、鲜花会前用品准备的具体步骤会前用品准备的具体步骤1、检检查查空空调调，做做好好开开机机准准备备，一一般般在在会会议议前前两小时开机预热或预冷两小时开机预热或预冷2、检查好灯光、扩音设备、检查好灯光、扩音设备3、检查黑板、白板、安放图架、足够的纸张、检查黑板、白板、安放图架、足够的纸张4、摆放好姓名牌、摆放好姓名牌5、每个座位前摆放纸笔、每个座位前摆放纸笔6、电脑投影仪、屏幕、录音设备、电脑投影仪、屏幕、录音设备7、投票箱、订数投备、奖品、投票箱、订数投备、奖品8、 茶水饮料茶水饮料9、电视、电话会议，要检查线路等、电视、电话会议，要检查线路等思考思考会议文件准备好后，该如会议文件准备好后，该如何分发给与会人员呢？以何分发给与会人员呢？以学院团学换届选举大会为学院团学换届选举大会为例，说明其方法。例，说明其方法。分发文件分发文件方法方法1 1、提前将文件发给与会者，特别是需研、提前将文件发给与会者，特别是需研、提前将文件发给与会者，特别是需研、提前将文件发给与会者，特别是需研究的计划、方案、审议法规性文件究的计划、方案、审议法规性文件究的计划、方案、审议法规性文件究的计划、方案、审议法规性文件2 2、在与会人员进入会场时，秘书人员在、在与会人员进入会场时，秘书人员在、在与会人员进入会场时，秘书人员在、在与会人员进入会场时，秘书人员在入口久发给每位与会者入口久发给每位与会者入口久发给每位与会者入口久发给每位与会者3 3、在会场上发放。有些文件，秘书人员、在会场上发放。有些文件，秘书人员、在会场上发放。有些文件，秘书人员、在会场上发放。有些文件，秘书人员在会场上，按坐位顺序依次发给与会者。在会场上，按坐位顺序依次发给与会者。在会场上，按坐位顺序依次发给与会者。在会场上，按坐位顺序依次发给与会者。4 4、在座位上摆放。一般性文件，可以在、在座位上摆放。一般性文件，可以在、在座位上摆放。一般性文件，可以在、在座位上摆放。一般性文件，可以在与会人员进入会场之前，将文件摆入在与会人员进入会场之前，将文件摆入在与会人员进入会场之前，将文件摆入在与会人员进入会场之前，将文件摆入在与会人员座位上，供与会者收阅。与会人员座位上，供与会者收阅。与会人员座位上，供与会者收阅。与会人员座位上，供与会者收阅。七七 会场检查会场检查思考思考检查会议筹备情检查会议筹备情况时，主要检查况时，主要检查什么内容？什么内容？七七 会场检查会场检查答案答案1 1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人、会议准备是否充分：会期？规模？与会人、会议准备是否充分：会期？规模？与会人、会议准备是否充分：会期？规模？与会人员名额？员名额？员名额？员名额？2 2、会议期间能否排除各种干扰：手机？、会议期间能否排除各种干扰：手机？、会议期间能否排除各种干扰：手机？、会议期间能否排除各种干扰：手机？3 3、环境条件与用品准备、环境条件与用品准备、环境条件与用品准备、环境条件与用品准备4 4、文件材料准备、文件材料准备、文件材料准备、文件材料准备5 5、会场布置情况、会场布置情况、会场布置情况、会场布置情况6 6、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设施、入场人员身份等）施、入场人员身份等）施、入场人员身份等）施、入场人员身份等）7 7、其他、其他、其他、其他见会议检查表（见会议检查表（EXCEL）会议检查表会议检查表七七 会场检查会场检查思考思考用什么方法才能用什么方法才能快速便捷地进行快速便捷地进行会场检查？会场检查？听取会议筹备人员的汇报听取会议筹备人员的汇报会前现场检查会前现场检查七七 会场检查的形式会场检查的形式思考思考会议检查的形式会议检查的形式有哪些？有哪些？第一，书面形式；第一，书面形式；第二，口头形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。第三，协调会形式。八、如何拟定会议应急方案八、如何拟定会议应急方案1.会议应急方案的内容包括：(1)会议举行过程中可能出现的问题：人员、场地、设备、资料、安保、行为(2)出现问题时负责解决的会议工作人员 2.会议应急方案的作用:(1)会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。(2)应急方案可以有效的地缓解危机，提高会议管理的效率。比如关键人员不能到会如何处理，住宿的预订不够如何解决，网络系统出现故障如何等。(3)使会议工作人员能够统一步调，当问题出现时，能够有回旋余地。 八、如何拟定会议应急方案八、如何拟定会议应急方案3.会议应急方案特点:1）有的放矢；2）预防为主；3）留有余地。 4.会议应急方案实施的原则:1）思想上充分重视；2）在人、财、物方面要措施到位；3）在实施的过程中要坚持定期检查。 5.处理会议突发事件的方法:1）处理人员问题；2）处理场地问题；3）处理设备问题；4）处理资料问题；5）处理健康与安全问题；6）处理行为问题会后落实会后落实会后需落实哪些会后需落实哪些事项？事项？1、会议文件资料的收集整理、立卷归、会议文件资料的收集整理、立卷归档档2、会议纪要的整理印发、会议纪要的整理印发3、会议经费的结算、会议经费的结算4、会议决议事项的检查催办、会议决议事项的检查催办会议决定事项传达催办登记表会议决定事项传达催办登记表会议催办方式：发文催办、电话催办、派员催办会议催办方式：发文催办、电话催办、派员催办会后会后会后会后的的的的工作工作工作工作会后必须注意的问题会后必须注意的问题 与会人员的返程与会人员的返程会议物品清退会议物品清退会议文件整理立卷会议文件整理立卷会议总结与评估（会议目标、会议总结与评估（会议目标、分工执行、自我与集体、奖惩分工执行、自我与集体、奖惩结合）结合）撰写新闻稿（及时、反映会撰写新闻稿（及时、反映会议精神、领导审核）议精神、领导审核）会后落实会后落实哪些会议资料不需要哪些会议资料不需要立卷归档？立卷归档？会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 制定会议预算制定会议预算会后会后会后会后的的的的工作工作工作工作第五讲第五讲 会后必须注意的问题会后必须注意的问题不需要立卷归档的会议资料有不需要立卷归档的会议资料有:1、重份文件、重份文件2、事务性、临时性、没有查考价值、事务性、临时性、没有查考价值的文件资料的文件资料.3、未成文的草稿和一般性文件的历、未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿，未成文、未审批的提纲、次修改稿，未成文、未审批的提纲、素材、底稿。素材、底稿。4、内容被其他文件包括的文件资料、内容被其他文件包括的文件资料会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算总结经验教训，表彰先进总结经验教训，表彰先进会后的总会后的总结和决算结和决算会后注意事项：缺会议记录、落实不会后注意事项：缺会议记录、落实不力、不进行总结、不解散工作小组、力、不进行总结、不解散工作小组、与会人员对会议不满与会人员对会议不满会后会后会后会后的的的的工作工作工作工作会议经费使用的主要方面会议经费使用的主要方面1 1、文件资料、文件资料、文件资料、文件资料2 2、邮电通讯费、邮电通讯费、邮电通讯费、邮电通讯费3 3、会议设备和用品、会议设备和用品、会议设备和用品、会议设备和用品4 4、场租、场租、场租、场租5 5、会议办公费、会议办公费、会议办公费、会议办公费6 6、宣传、交际费、宣传、交际费、宣传、交际费、宣传、交际费7 7、会议住宿补贴费、会议住宿补贴费、会议住宿补贴费、会议住宿补贴费8 8、会议伙食费、会议伙食费、会议伙食费、会议伙食费9 9、会议交通费、会议交通费、会议交通费、会议交通费1010、其他开支、其他开支、其他开支、其他开支会后评估（会后评估（P48）会议结束后，主要就会议结束后，主要就哪些方面进行评估哪些方面进行评估？会后评估（会后评估（P48）（1 1）是否达到目标。）是否达到目标。）是否达到目标。）是否达到目标。（2 2）会议时间性评估。）会议时间性评估。）会议时间性评估。）会议时间性评估。（3 3）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满意程度与理由；提出改进的意见或建议。意程度与理由；提出改进的意见或建议。意程度与理由；提出改进的意见或建议。意程度与理由；提出改进的意见或建议。（4 4）会议服务评估。会议服务是否到位，会议中）会议服务评估。会议服务是否到位，会议中）会议服务评估。会议服务是否到位，会议中）会议服务评估。会议服务是否到位，会议中的合作精神如何。的合作精神如何。的合作精神如何。的合作精神如何。（5 5）会议实际费用支出、会议成本评估。）会议实际费用支出、会议成本评估。）会议实际费用支出、会议成本评估。）会议实际费用支出、会议成本评估。（6 6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项。事项。事项。事项。谢谢！谢谢！