项目四项目四 文书的处理文书的处理任务一、行文制度认知任务二、发文处理任务三、发文处理本章学习目标本章学习目标 1.1.知识目标知识目标 了解行文关系和行文方向，掌握行文规则；了解行文关系和行文方向，掌握行文规则； 掌握发文处理和收文处理程序。掌握发文处理和收文处理程序。 2. 2.技能目标技能目标 能够按照行文规则正确行文；能够按照行文规则正确行文； 能够按照收文、发文处理程序和规范进行收发文。能够按照收文、发文处理程序和规范进行收发文。 3. 3.素质目标素质目标 按照未来职业岗位要求，能够态度端正、准备充分、表演认真、效果按照未来职业岗位要求，能够态度端正、准备充分、表演认真、效果较好地模拟收发文处理。较好地模拟收发文处理。案例导入案例导入 请思考一下这个案例中有什么问题？请思考一下这个案例中有什么问题？ 一天早上，某市一天早上，某市 局办公室主任刚上班，正要外出开会的局长急局办公室主任刚上班，正要外出开会的局长急忙叫住他，说本局所属企业下岗职业再就业中遇到急需解决的忙叫住他，说本局所属企业下岗职业再就业中遇到急需解决的 问题，问题，必须向市政府请求指示。为使问题尽快得到解决，并使所属企业了解事必须向市政府请求指示。为使问题尽快得到解决，并使所属企业了解事情办理过称，争取工作上的主动，局长交代办公室主任尽快写一份关情办理过称，争取工作上的主动，局长交代办公室主任尽快写一份关于请求指示本局所属于请求指示本局所属 企业下岗再就业中企业下岗再就业中 问题的报告直接报问题的报告直接报送市政府并报王副市长，同时将此报告抄送给本局所属下级企业和各部送市政府并报王副市长，同时将此报告抄送给本局所属下级企业和各部门。因是局长布置的工作，办公室主任不敢拖沓，中午加班将报告写好，门。因是局长布置的工作，办公室主任不敢拖沓，中午加班将报告写好，下午一上班就派人将报告直接送到市政府王副市长的秘书手中，并打电下午一上班就派人将报告直接送到市政府王副市长的秘书手中，并打电话向下属企业和部门通报了报告的内容，讲明陆续将报告发下去。话向下属企业和部门通报了报告的内容，讲明陆续将报告发下去。 简析简析 行文首先应确有必要，其次根据行文内容和目的选定主送行文首先应确有必要，其次根据行文内容和目的选定主送机关和文种，最后遵守行文规则。在本案例中，某局所属机关和文种，最后遵守行文规则。在本案例中，某局所属企业下岗职工再就业遇到较大问题，需要向市政府请求指企业下岗职工再就业遇到较大问题，需要向市政府请求指示，具有行文的必要。但行文目的不是汇报情况，而是请示，具有行文的必要。但行文目的不是汇报情况，而是请求指示，因此行文用求指示，因此行文用“报告报告”文种不妥，应用文种不妥，应用“请示请示”。另外，行文规则要求上级机关的请示不能同时抄送下级机另外，行文规则要求上级机关的请示不能同时抄送下级机关，故该局向下级电话通报行文内容和将请示下发的做法关，故该局向下级电话通报行文内容和将请示下发的做法是错误的。还有，按规定除上级机关负责人交办事项外，是错误的。还有，按规定除上级机关负责人交办事项外，不得以下级机关名义向上级机关负责人报送请示，所以该不得以下级机关名义向上级机关负责人报送请示，所以该局将行文直接送市政府某副局长的做法也是不妥的。局将行文直接送市政府某副局长的做法也是不妥的。任务一任务一 行文制度认知行文制度认知 行文制度是指收发文机关之间行文必须遵守的行文准则和行文制度是指收发文机关之间行文必须遵守的行文准则和规定。规定。 行文制度包括三个要素：行文关系、行文方式、行文规则。行文制度包括三个要素：行文关系、行文方式、行文规则。一、行文关系一、行文关系 行文关系是收发文机关之间文件的往来关系。行文关系分为两类：隶属行文关系是收发文机关之间文件的往来关系。行文关系分为两类：隶属关系和非隶属关系关系和非隶属关系 1 1、隶属关系隶属关系是同一系统之间领导与被领导之间的关系，是上下级之间的是同一系统之间领导与被领导之间的关系，是上下级之间的关系。关系。 2 2、非隶属关系非隶属关系是行文机关之间，不是上下级的关系，没有领导与被领导是行文机关之间，不是上下级的关系，没有领导与被领导的关系。包括：的关系。包括： 1 1）上下级业务部门之间的指导与被指导关系（业务指导关系）；）上下级业务部门之间的指导与被指导关系（业务指导关系）； 2 2）非同一系统的机关之间，无论级别高低，没有领导与被领导的关系，）非同一系统的机关之间，无论级别高低，没有领导与被领导的关系，也无上下级业务部门的指导关系。（不相隶属关系）；也无上下级业务部门的指导关系。（不相隶属关系）； 3 3）不同系统或同一系统的同级机关之间的关系（平行关系）不同系统或同一系统的同级机关之间的关系（平行关系） 。二、行文方式二、行文方式1.1.下行文：逐级下行文、多级下行文、直达基层组织和群众的下行文：逐级下行文、多级下行文、直达基层组织和群众的行文行文2.2.上行文：逐级上行文、多级上行文、越级上行文上行文：逐级上行文、多级上行文、越级上行文3.3.平行文平行文三、行文规则三、行文规则 1 1、行文应当确有必要，注重效用、行文应当确有必要，注重效用 2 2、不得随意越级行文、不得随意越级行文 3 3、政府各部门行文规则、政府各部门行文规则 4 4、联合行文规则、联合行文规则 1) 1)联合行文要明确主办单位。联合行文要明确主办单位。 2) 2)有隶属关系的机关之间不能联合行文；有隶属关系的机关之间不能联合行文； 3) 3)联合行文的单位数量要严格控制；联合行文的单位数量要严格控制；三、行文规则三、行文规则 5. 5.协商一致的原则协商一致的原则 1 1）公文涉及其它部门职权范围内的事项，须事先与有关部）公文涉及其它部门职权范围内的事项，须事先与有关部门协商取得一致意见；门协商取得一致意见； 2 2）未经协商一致，不得各自向下行文。）未经协商一致，不得各自向下行文。 6. 6.重要行文的抄送重要行文的抄送 1 1）向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关）向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关 2 2）请示上报时不得下下级机关抄送）请示上报时不得下下级机关抄送 7. 7.请示、报告、意见的行文规则请示、报告、意见的行文规则 8. 8.受双重领导的机关行文受双重领导的机关行文 任务二任务二 文书处理程序认知文书处理程序认知主要内容包括：主要内容包括：一、文书处理程序的概念一、文书处理程序的概念二、文书处理程序的特点二、文书处理程序的特点三、文书处理程序图三、文书处理程序图一、文书处理程序的概念一、文书处理程序的概念 文书处理程序是指文件在机关内部运转处理过程中所经过文书处理程序是指文件在机关内部运转处理过程中所经过的一系列环节。这些环节前后衔接、环环紧扣、排列有序，形的一系列环节。这些环节前后衔接、环环紧扣、排列有序，形成一个有序的整体，构成一个文书运转与处理的科学流程。成一个有序的整体，构成一个文书运转与处理的科学流程。 文书处理程序由发文处理程序、收文处理程序、文件管理文书处理程序由发文处理程序、收文处理程序、文件管理三个部分构成。三个部分构成。二、文书处理程序的特点二、文书处理程序的特点 （一）确定性（一）确定性 1 1、文书处理程序的各个环节是相对独立且有确定的；、文书处理程序的各个环节是相对独立且有确定的； 2 2、各个环节的排列顺序是相对稳定的，不得任意删减环节、各个环节的排列顺序是相对稳定的，不得任意删减环节和任意颠倒前后环节；和任意颠倒前后环节； 3 3、实际工作中可以对某些环节进行合并办理，但不得省略。、实际工作中可以对某些环节进行合并办理，但不得省略。 二、文书处理程序的特点二、文书处理程序的特点 （二）连续性（二）连续性 1 1、文书处理的各个环节是紧密衔接、前后连贯的一个统一、文书处理的各个环节是紧密衔接、前后连贯的一个统一整体；整体； 2 2、运用文书处理程序时不得颠倒顺序或随意增删环节；、运用文书处理程序时不得颠倒顺序或随意增删环节； 3 3、不同类型、不同大小的机关在具体运用时可以有一定的、不同类型、不同大小的机关在具体运用时可以有一定的灵活性。灵活性。二、文书处理程序的特点二、文书处理程序的特点 （三）规范性（三）规范性 1 1、文书处理的每一个环节都有特定的要求和规范；、文书处理的每一个环节都有特定的要求和规范； 2 2、规范性是文书处理的质量要求；、规范性是文书处理的质量要求； 3 3、规范性是文书处理工作所追求的最终目标。、规范性是文书处理工作所追求的最终目标。 4 4、规范性体现在文书工作的内容、工作方向、工作方式等、规范性体现在文书工作的内容、工作方向、工作方式等方面。方面。三、文书处理程序图三、文书处理程序图拟稿复核签发审核签收分发用印承办拟办批办注结传阅平时归档外部传递缮印分发收文登记复文发文登记催办请办任务三任务三 发文处理发文处理主要内容包括：主要内容包括：草拟草拟审核审核签发签发复核复核缮印缮印校对校对用印用印登记登记分发分发案例引入案例引入 情景：情景：20102010年年1212月月4 4日上午，公司总经理办公会议提出开展年终总结和考评评比工作，日上午，公司总经理办公会议提出开展年终总结和考评评比工作，并对一年来工作积极、成绩突出的员工进行表彰。公司领导要求办公室制发员工年度并对一年来工作积极、成绩突出的员工进行表彰。公司领导要求办公室制发员工年度考核评比通知，具体工作由人力资源部组织实施。办公室罗主任将通知的起草任务交考核评比通知，具体工作由人力资源部组织实施。办公室罗主任将通知的起草任务交给了刘秘书。给了刘秘书。 12 12月月4 4日下午，刘秘书将附有发文审批单的关于做好日下午，刘秘书将附有发文审批单的关于做好20102010年度考核评比工作的通年度考核评比工作的通知草稿交给罗主任审核。审核完后，刘秘书将审核稿送至黄总经理签发。知草稿交给罗主任审核。审核完后，刘秘书将审核稿送至黄总经理签发。 12 12月月5 5日上午，刘秘书又仔细检查了通知的正文内容，将经领导签发的通知编上发日上午，刘秘书又仔细检查了通知的正文内容，将经领导签发的通知编上发文字号，即宁宏远办【文字号，即宁宏远办【20102010】3030号，写在发文审批单的相应栏内，确认无误后，便把号，写在发文审批单的相应栏内，确认无误后，便把这份发文稿拿到文印室，交给打字员小周，要求其打印成正稿。这份发文稿拿到文印室，交给打字员小周，要求其打印成正稿。 半小时后，刘秘书将打印好的文件正稿从文印室取回，送机要室逐一盖章，并在半小时后，刘秘书将打印好的文件正稿从文印室取回，送机要室逐一盖章，并在发文登记簿上填写好相关内容。发文登记簿上填写好相关内容。 12 12月月5 5号下午，刘秘书将文件发送至各部门。号下午，刘秘书将文件发送至各部门。一、草拟一、草拟 草拟包括交拟和起草两个步骤。草拟包括交拟和起草两个步骤。 交拟是领导或文秘部门负责人向拟稿人交待撰拟任务的过交拟是领导或文秘部门负责人向拟稿人交待撰拟任务的过程。由单位的领导人和文秘部门的负责人实施。程。由单位的领导人和文秘部门的负责人实施。 起草由秘书人员或相关业务人员实施。具体要求：起草由秘书人员或相关业务人员实施。具体要求： 1 1、符合国家法律、法规及其它有关规定。、符合国家法律、法规及其它有关规定。 2 2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅简短。述不曲，字词规范，标点正确，篇幅简短。一、草拟一、草拟 3 3、公文文种根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关、公文文种根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。的行文关系确定。 4 4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。确定紧急程度。 5 5、人名、地名、数字、引文准确。引文先引标题，后引发、人名、地名、数字、引文准确。引文先引标题，后引发文字号，日期注明年月日。文字号，日期注明年月日。一、草拟一、草拟 6 6、结构层次序数依次为：一、（一）、结构层次序数依次为：一、（一）、1 1、（、（1)1)。 7 7、使用国家法定计量单位。、使用国家法定计量单位。 8 8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，第一次出现时应注明准确用国际组织外文名称或其缩写形式，第一次出现时应注明准确的中文译名。的中文译名。 9 9、公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和词、词、公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。二、审核二、审核 审核又称核稿，是指文稿在送领导签发以前，对文稿的内审核又称核稿，是指文稿在送领导签发以前，对文稿的内容、体式等方面进行全面的检查审定。容、体式等方面进行全面的检查审定。 1 1、审核工作由文秘部门负责人或资深秘书负责。审核主要、审核工作由文秘部门负责人或资深秘书负责。审核主要是把好三关：行文关、文字关、政策关。是把好三关：行文关、文字关、政策关。 2 2、审核的重点审核的重点。1 1）是否需要行文，这是审核的重要先决）是否需要行文，这是审核的重要先决条件；条件；2 2）行文方式是否恰当；）行文方式是否恰当；3 3）是否符合行文规则和拟制公）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；文的有关要求；4 4）公文格式是否符合办法的规定；）公文格式是否符合办法的规定；5 5）文）文字表达是否符合要求。字表达是否符合要求。三、签发三、签发 签发是单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定，签发是单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定，在发文稿纸上签署批准发文的意见，并签署自己的姓名和日期在发文稿纸上签署批准发文的意见，并签署自己的姓名和日期的环节。的环节。 1 1、签发是发文处理程序中最重要的一个环节，文稿一经签、签发是发文处理程序中最重要的一个环节，文稿一经签字，草稿就转为定稿，文字内容不得再行改动。字，草稿就转为定稿，文字内容不得再行改动。 2 2、签发是领导人行使职权的一种表现，签发人对代表本单、签发是领导人行使职权的一种表现，签发人对代表本单位的发出的文件负有完全责任。位的发出的文件负有完全责任。三、签发三、签发 3 3、签发的原则、签发的原则 涉及全局性的重要文件，由主要领导人签发，涉及其中一涉及全局性的重要文件，由主要领导人签发，涉及其中一方面问题的文件，由主管领导签发；涉及某一方面而且政策性方面问题的文件，由主管领导签发；涉及某一方面而且政策性强、问题重大、问题设计面广的文件，由主管领导人审核后，强、问题重大、问题设计面广的文件，由主管领导人审核后，送主要领导人签发；一般性文送主要领导人签发；一般性文( (函函) )件，可以授权相关人员代签件，可以授权相关人员代签发。发。 三、签发三、签发 4 4、签发具体要求、签发具体要求 1 1）签发人须在发文稿纸的签发栏内签发；）签发人须在发文稿纸的签发栏内签发； 2 2）签发要注明三项内容：签发意见（发、印发、急发、同）签发要注明三项内容：签发意见（发、印发、急发、同意发等）；签发人的姓名（最好是全名）；签发日期（年月日）；意发等）；签发人的姓名（最好是全名）；签发日期（年月日）； 3 3）需核签或加签的文件，要明确填写）需核签或加签的文件，要明确填写“请请审阅后发出审阅后发出”等字样；等字样； 4 4）经授权或委托代签的，要明确写上）经授权或委托代签的，要明确写上“代签代签”字样。字样。 5) 5)联合发文时，应先由主办单位签发，再送请相关单位或联合发文时，应先由主办单位签发，再送请相关单位或部门领导人会签。部门领导人会签。三、签发三、签发签发：签发：办公室审核：办公室审核：部门审核：部门审核：拟稿人：拟稿人：文件标题：文件标题：附件：附件：发文字号：发文字号：密级：密级：主送单位：主送单位：抄送单位：抄送单位：打印份数：打印份数： 年年 月月 日印发日印发 （单位名称）发文用纸（单位名称）发文用纸四、复核四、复核 复核是公文在正式印制前，文秘部门对其进行复查审核，复核是公文在正式印制前，文秘部门对其进行复查审核，主要包括：审核处理程序、附件材料、文件格式等。主要包括：审核处理程序、附件材料、文件格式等。 1 1、审批、签发手续是否完备；、审批、签发手续是否完备； 2 2、附件材料是否齐全；、附件材料是否齐全； 3 3、格式是否统一、规范。、格式是否统一、规范。 复核无误，应编发文字号，确定印制份数，注明文件的发复核无误，应编发文字号，确定印制份数，注明文件的发受范围、时限和秘级，准备缮印；复核有误，应按程序退回复受范围、时限和秘级，准备缮印；复核有误，应按程序退回复审。审。五、缮印五、缮印 缮印是根据定稿制作文件正本的过程。缮印是根据定稿制作文件正本的过程。 缮印是发文处理程序中须注意细节的一个环节。要严肃认缮印是发文处理程序中须注意细节的一个环节。要严肃认真、准确细致，以保证文件制作的质量。真、准确细致，以保证文件制作的质量。五、缮印（缮印中应注意的事项）五、缮印（缮印中应注意的事项） 1 1、必须忠实定稿，不得随意改动原稿的文字、标点、格式、必须忠实定稿，不得随意改动原稿的文字、标点、格式、段落，并保护好定稿；段落，并保护好定稿； 2 2、版面设计要美观大方；用纸、格式、印刷要符合国家、版面设计要美观大方；用纸、格式、印刷要符合国家行政机关公文格式中的规定；要防止出现多页、缺页、倒页行政机关公文格式中的规定；要防止出现多页、缺页、倒页问题；问题； 3 3、注意缮印过程中的保密工作，秘密文书应有专人负责并、注意缮印过程中的保密工作，秘密文书应有专人负责并在指定缮印地点印制，并对印制的底版、校样等进行严格管理，在指定缮印地点印制，并对印制的底版、校样等进行严格管理，防止失密或泄密。防止失密或泄密。 4 4、建立缮印程序中的登记制度。、建立缮印程序中的登记制度。六、校对六、校对 校对是缮印中的一个环节。是指以签发的定稿为底本，对校对是缮印中的一个环节。是指以签发的定稿为底本，对缮印的校样进行格式和文字核对校正工作。缮印的校样进行格式和文字核对校正工作。 校对时应注意的问题：校对时应注意的问题： 1 1、初校与复校相结合；、初校与复校相结合； 2 2、以定稿为依据；、以定稿为依据； 3 3、要校改的文字要牵出版芯；、要校改的文字要牵出版芯； 4 4、校对后要全面复查，复查无误后，在校样上签字，然后、校对后要全面复查，复查无误后，在校样上签字，然后付印。付印。六、校对六、校对校对的方法：校对的方法：1.1.看校：是只看校样不看原稿的校对。看校：是只看校样不看原稿的校对。2.2.对校：是用校样对照原稿进行校对。对校：是用校样对照原稿进行校对。3.3.读校：是两个人一起校对。读校：是两个人一起校对。4.4.折校：把校样放在桌子上，把原稿折起来，使靠边一行的文字折校：把校样放在桌子上，把原稿折起来，使靠边一行的文字与校样上的文字靠近，两手拇指与食指夹住原稿，逐字、逐句、与校样上的文字靠近，两手拇指与食指夹住原稿，逐字、逐句、逐个标点符号对照。逐个标点符号对照。校对一般要进行一校、二校、三校校对一般要进行一校、二校、三校3 3个校次。个校次。七、用印（盖章）七、用印（盖章） 用印是指在需要用印的文件上加盖发文单位印章的程序。用印是指在需要用印的文件上加盖发文单位印章的程序。用印是公文生效的标志。用印是公文生效的标志。 单位印章由文秘部门指定的专人负责，并建立一定的用印单位印章由文秘部门指定的专人负责，并建立一定的用印制度。制度。 单位要建立用印登记制度，在用印前填写用印登记簿单位要建立用印登记制度，在用印前填写用印登记簿上相关栏目和内容。上相关栏目和内容。七、用印（盖章）（用印注意事项）七、用印（盖章）（用印注意事项） 1 1、用印须经有关负责人批准，并由掌管单位印章的专人经、用印须经有关负责人批准，并由掌管单位印章的专人经手进行；手进行； 2 2、用印文件的制发机关必须与印面一致，文件内容与定稿、用印文件的制发机关必须与印面一致，文件内容与定稿一致；一致； 3 3、用印时位置准确，印文要端正清晰；、用印时位置准确，印文要端正清晰； 4 4、根据发文印数核实用印的份数，不得盖空白印；、根据发文印数核实用印的份数，不得盖空白印； 5 5、送印刷厂印制的文件，如需套机关印章，应派专人送取；、送印刷厂印制的文件，如需套机关印章，应派专人送取； 6 6、通过报刊发布文件，签发稿上应加盖印章。、通过报刊发布文件，签发稿上应加盖印章。八、登记八、登记 登记是指文件用印之后封发之前，对文件主要内容进行登登记是指文件用印之后封发之前，对文件主要内容进行登记检查的环节。记检查的环节。 1 1、登记的作用：便于对发文管理、统计和核查。、登记的作用：便于对发文管理、统计和核查。 2 2、发文登记形式为薄本式登记簿，一般每年一册。每一个、发文登记形式为薄本式登记簿，一般每年一册。每一个单位一般有三种发文登记簿。内收发的发文登记簿、内收单位一般有三种发文登记簿。内收发的发文登记簿、内收发对外收发的送文登记簿和外收发的发文登记簿。发对外收发的送文登记簿和外收发的发文登记簿。 八、登记八、登记顺顺序序号号登登记记日日期期发发文文字字号号文文件件标标题题密密级级紧紧急急程程度度主主送送机机关关抄抄送送机机关关份份数数归归卷卷情情况况备备注注内收发的内收发的发文登记簿的登记项目：发文登记簿的登记项目：八、登记八、登记顺顺序序号号登登记记日日期期封封皮皮号号发发往往 机机关关发发往往方方式式签签收收时时间间签签收收人人备备注注内收发对外收发的送内收发对外收发的送文登记簿的登记项目：文登记簿的登记项目：八、登记八、登记 外收发的发文登记簿的登记项目：外收发的发文登记簿的登记项目：发文字号发文字号发文日期发文日期发文机关发文机关文别文别受文单位受文单位文件标题文件标题份数份数九、分发九、分发 分发是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分分发是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。装和发送的环节。 1 1、分发环节由文秘部门的内收发承担，主要工作内容是书、分发环节由文秘部门的内收发承担，主要工作内容是书写封面、装入文件、封口和发送。写封面、装入文件、封口和发送。 2 2、分发前要清点份数、检查公章、有无缺页倒页现象；根、分发前要清点份数、检查公章、有无缺页倒页现象；根据主送、抄送机关分别装封，如有需要还要加盖密级、急件印据主送、抄送机关分别装封，如有需要还要加盖密级、急件印戳，核对无误后，将封口封缄。戳，核对无误后，将封口封缄。 3 3、分装时急件、密件、普通件要分别装封；封面书写要工、分装时急件、密件、普通件要分别装封；封面书写要工整、规范；份数准确；封口要严实。整、规范；份数准确；封口要严实。十、分发十、分发分发方式：直接送达、邮递、机要传递和专人递送，不得托人代送。分发方式：直接送达、邮递、机要传递和专人递送，不得托人代送。1 1）送给本单位领导及单位各部门的文件，可由秘书人员直接送达）送给本单位领导及单位各部门的文件，可由秘书人员直接送达2 2）机要传递是将文件交送机要机构，由机要机构派专人送达收文机关或）机要传递是将文件交送机要机构，由机要机构派专人送达收文机关或送当地机要通信部门传送的文件传送方式送当地机要通信部门传送的文件传送方式3 3）绝密文件或特别紧急的重要文件，最好派专人递送。转送必须实行两）绝密文件或特别紧急的重要文件，最好派专人递送。转送必须实行两人护送制人护送制4 4）发往外地的文件，可以采用邮递的方式）发往外地的文件，可以采用邮递的方式九、分发九、分发 发送时的注意事项：发送时的注意事项： 1 1、邮递应准备回执，机要递送和专人递送要有交接手续，履行签字手、邮递应准备回执，机要递送和专人递送要有交接手续，履行签字手续。续。 2 2、会议发送的公文应向会议所在单位发送、会议发送的公文应向会议所在单位发送“会议文件目录会议文件目录”或或“会议文会议文件通知单件通知单”，以确保收文完整准确。，以确保收文完整准确。 3 3、发文封装后，要及时将定稿和存本归档。如是复文还须进行、发文封装后，要及时将定稿和存本归档。如是复文还须进行“注办注办”。发文处理知识点发文处理知识点草拟草拟1 1领导人秘书部门领导秘书人员业务人员交拟起草审核审核秘书部门领导审核重点签发签发2 23 3签发原则和要求、签发人 复核复核4 4文秘部门缮印缮印5 5复核内容分发分发9 9内收发分发内容方式注意事项有关领导文秘部门校对校对6 6注意事项文秘部门用印用印7 7文秘部门登记登记8 8登记形式内、外收发注意事项注意事项校对方法案例思考案例思考 某省文物局为落实国家文物局的文物普查工作要求，需向全省某省文物局为落实国家文物局的文物普查工作要求，需向全省各地市发一个某省文物局关于认真做好文物普查工作的通知各地市发一个某省文物局关于认真做好文物普查工作的通知。局领导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初稿后，本。局领导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初稿后，本想找领导过目。但领导外出开会，需五天后才能回来。小陈觉想找领导过目。但领导外出开会，需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容简单，不会出什么差错，就自作主张将草稿交得这份文件内容简单，不会出什么差错，就自作主张将草稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错，不好意思拒绝。文件打字员小李打印。小李与小陈关系不错，不好意思拒绝。文件打印好后，小陈找办公室齐主任盖公章。齐主任发现该份文件打印好后，小陈找办公室齐主任盖公章。齐主任发现该份文件既没有填写发文稿纸，也没有经局长签发，就没有给该文件盖既没有填写发文稿纸，也没有经局长签发，就没有给该文件盖印、登记，等局长回来后再作处理。印、登记，等局长回来后再作处理。 请思考：秘书小陈有错吗？如果有，错在哪里？请思考：秘书小陈有错吗？如果有，错在哪里？任务四任务四 收文处理收文处理案例引入案例引入 情景：情景：20102010年年4 4月月2525日，宏远机电股份有限公司办公室收到省机械行业日，宏远机电股份有限公司办公室收到省机械行业管理办公室的一份关于召开管理办公室的一份关于召开20102010年度全省机械（汽车）工业企业通信工作年度全省机械（汽车）工业企业通信工作会议的通知，得知该会将于会议的通知，得知该会将于5 5月月2020日在南京召开。秘书小陈收到文件后，日在南京召开。秘书小陈收到文件后，先进行了登记，然后取出文件处理单，填上基本内容，交给了办公室罗主任先进行了登记，然后取出文件处理单，填上基本内容，交给了办公室罗主任拟办。拟办内容为：拟办。拟办内容为：“拟请信息中心参加会议。妥否，请王总批示。拟请信息中心参加会议。妥否，请王总批示。” ” 小小陈将文件处理单附在通知原件上赶紧交给了王总，半小时后王总审阅完毕，陈将文件处理单附在通知原件上赶紧交给了王总，半小时后王总审阅完毕，小陈将其取回。王总的批示意见为：小陈将其取回。王总的批示意见为：“同意。请信息中心李主任与会。同意。请信息中心李主任与会。”这这时，罗主任对小陈说：时，罗主任对小陈说：“5“5月月1919日之前要注意催办一下，别忘记了。日之前要注意催办一下，别忘记了。” 5 5月月2222日，李主任从南京开会回来，在文件处理单上填好了办理结果、日，李主任从南京开会回来，在文件处理单上填好了办理结果、办理日期和其他有关内容，然后和通知原件一起交还了陈秘书。办理日期和其他有关内容，然后和通知原件一起交还了陈秘书。 至此，这份通知便进入了整理阶段。至此，这份通知便进入了整理阶段。 一、签收一、签收 签收是指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿签收是指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。签收时需要对收到的文件进行审核，检查上签字，表示收到。签收时需要对收到的文件进行审核，检查清点。清点。 1 1、外收发的工作。外收发的工作。对邮递员、通讯员送来的信件进行审核，对邮递员、通讯员送来的信件进行审核，按封皮作检查：按封皮作检查： 1 1）查文件实际件数与回执清单或发文登记数是否一致；）查文件实际件数与回执清单或发文登记数是否一致； 2 2）查来文是否属于本机关收文；）查来文是否属于本机关收文； 3 3）查是否为急件、密件，急件随到随转，密件转机要室；）查是否为急件、密件，急件随到随转，密件转机要室； 4 4）查封口是否完好，如有拆动，需当场声明。）查封口是否完好，如有拆动，需当场声明。 经上述审核无误，方能签名验收。经上述审核无误，方能签名验收。一、签收一、签收 2 2、内收发的工作内收发的工作。对外收发送来的文件进行启封审核。对外收发送来的文件进行启封审核。 内收发启封的权限为：整个机关名义收；领导同志收；负内收发启封的权限为：整个机关名义收；领导同志收；负责同志收的文件。责同志收的文件。 启封后的工作：检查正件、附件及文件页码是否齐全，有启封后的工作：检查正件、附件及文件页码是否齐全，有无短少，如附有汇票、收据等，应及时送财务部门。无短少，如附有汇票、收据等，应及时送财务部门。 收文审核后，内收发加盖收文章进行收文登记。收文审核后，内收发加盖收文章进行收文登记。二、收文登记二、收文登记 收文登记是文秘部门对收到的文件按一定的形式进行逐项登记收文登记是文秘部门对收到的文件按一定的形式进行逐项登记的环节。收文登记由单位内收发承担。的环节。收文登记由单位内收发承担。1 1、收文登记的项目：、收文登记的项目：收收文文时时间间来来文文单单位位发发文文字字号号文文件件标标题题密密级级缓缓急急时时限限份份数数承承办办部部门门复复文文号号归卷归卷号号二、收文登记二、收文登记 2 2、收文登记应注意的事项、收文登记应注意的事项 1 1）收文登记时党内文件和行政收文要分开登记；）收文登记时党内文件和行政收文要分开登记； 2 2）收文数量多的单位可以分类登记，如：上级机关来文、）收文数量多的单位可以分类登记，如：上级机关来文、平级和不相隶属机关来文、下级机关来文；平级和不相隶属机关来文、下级机关来文； 3 3）收文较少的单位统一登记，不分类别。）收文较少的单位统一登记，不分类别。 二、收文登记二、收文登记3 3、收文登记的范围。不必有文必登，视重要程度和单位的实际、收文登记的范围。不必有文必登，视重要程度和单位的实际情况而定。情况而定。 需要登记的文件：需要登记的文件： 不需要登记的文件：不需要登记的文件： 1.1.上级机关的指导性的、上级机关的指导性的、 参阅性或需要办理的文件。参阅性或需要办理的文件。2.2.下级机关的请示性、下级机关的请示性、 报告性文件。报告性文件。 3.3.带有密级的重要资料。带有密级的重要资料。1.1.领导人的亲启件。领导人的亲启件。2.2.事务性的通知、事务性的通知、 便函等。便函等。 3. 3.一般性的简报。一般性的简报。 4.4.公开的和内部不公开的和内部不 保密的出版物。保密的出版物。5.5.已经被其他文件已经被其他文件 包括的文件。包括的文件。 二、收文登记二、收文登记 4 4、收文登记的形式收文登记的形式。收文登记的形式有薄册式、联单式和。收文登记的形式有薄册式、联单式和卡片式三种。卡片式三种。 1 1）薄册式登记薄册式登记。是用装订成册的登记簿进行登记。薄册式。是用装订成册的登记簿进行登记。薄册式登记一般采用大流水号顺序登记，易于保存。小单位收文登记登记一般采用大流水号顺序登记，易于保存。小单位收文登记簿一年一册；大单位采用分类登记簿登记。簿一年一册；大单位采用分类登记簿登记。 采用簿册式登记的文件，如果该文件需要承办或回复的文件，采用簿册式登记的文件，如果该文件需要承办或回复的文件，必须填写文件处理单，并将其贴在文件的首页上，随文件必须填写文件处理单，并将其贴在文件的首页上，随文件运转和归档。运转和归档。二、收文登记二、收文登记 文件处理单文件处理单编号：编号： 收文时间：收文时间： 年年 月月 日日来文单位来文单位文件号文件号密级密级文件份数文件份数文件标题文件标题内容摘要内容摘要附件附件主办部门主办部门拟办意见拟办意见 传阅栏传阅栏传阅人传阅人日期日期批办意见批办意见办理结果办理结果二、收文登记二、收文登记 2 2）联单式登记联单式登记。是同时填写两联或两联以上登记单的登记。是同时填写两联或两联以上登记单的登记形式。以四联单形式为多。第一联贴在收文前面，随收文运转；形式。以四联单形式为多。第一联贴在收文前面，随收文运转；第二联由内收发保存，按顺序装订后作为总收文登记簿；第三第二联由内收发保存，按顺序装订后作为总收文登记簿；第三联由文秘部门留作催办凭据；第四联送交档案室，等待文件办联由文秘部门留作催办凭据；第四联送交档案室，等待文件办理完毕后整理登记。理完毕后整理登记。 3 3）卡片式登记卡片式登记。是采用单份卡片进行收文登记的形式。是采用单份卡片进行收文登记的形式。三、审核三、审核收到下级单位上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。收到下级单位上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。四、分送四、分送 分送是对收到的各类文件材料按照一定范围和运行办法送给分送是对收到的各类文件材料按照一定范围和运行办法送给有关领导和承办部门阅知和办理。有关领导和承办部门阅知和办理。 1. 1.对于重要文件以及文书人员不能判定由哪个部门承办的文对于重要文件以及文书人员不能判定由哪个部门承办的文件，应及时送办公部门负责人或领导人进行拟办或批办，然件，应及时送办公部门负责人或领导人进行拟办或批办，然后根据批示意见进行分送；后根据批示意见进行分送； 2. 2.对那些属于日常事务性的已有明确分工的文件，按主管业对那些属于日常事务性的已有明确分工的文件，按主管业务的分工范围直接分送给有关部门或承办人。务的分工范围直接分送给有关部门或承办人。四、拟办四、拟办 拟办是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以拟办是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时参考。供领导批办时参考。 拟办一般由文秘部门负责人承担，简明扼要地拟出切实可拟办一般由文秘部门负责人承担，简明扼要地拟出切实可行的意见，填写在文件处理单的行的意见，填写在文件处理单的“拟办意见拟办意见”栏内，并签栏内，并签注拟办人的姓名及拟办日期。注拟办人的姓名及拟办日期。 四、拟办四、拟办拟办的方法和要求拟办的方法和要求（详见（详见152152页）页）1 1）上级发来的公文；）上级发来的公文；2 2）下级单位报送的请示；）下级单位报送的请示；3 3）平级单位的来文。）平级单位的来文。五、批办五、批办 批办是机关领导人将来文和附送的拟办意见审阅后，对文批办是机关领导人将来文和附送的拟办意见审阅后，对文件如何办理、办理原则和办理过程中应注意的问题做出最后决件如何办理、办理原则和办理过程中应注意的问题做出最后决定，并在文件处理单上加以批示的环节。定，并在文件处理单上加以批示的环节。 批办是具有决策意义的环节，是领导行使职权的具体体现。批办是具有决策意义的环节，是领导行使职权的具体体现。 批办由单位领导人负责，批办意见填写在批办由单位领导人负责，批办意见填写在“文件处理单文件处理单”的的“批办意见批办意见”一栏内，要注明具体的批办意见、签名、署日。一栏内，要注明具体的批办意见、签名、署日。五、批办五、批办 秘书要辅助领导做好批办工作。秘书要辅助领导做好批办工作。 1. 1.要控制批办范围，及时准确地报送需要批办的公文，不能把要控制批办范围，及时准确地报送需要批办的公文，不能把收进的文书一一报送批办。收进的文书一一报送批办。 2. 2.辅助领导对来文做出三种明确的批办内容：指明文件处理的辅助领导对来文做出三种明确的批办内容：指明文件处理的原则和方法；确定承办部门和时间；签署姓名和日期。原则和方法；确定承办部门和时间；签署姓名和日期。六、传阅六、传阅 传阅是安排多人阅看同一份文件。秘书部门根据领导人的传阅是安排多人阅看同一份文件。秘书部门根据领导人的批示或授权，按照一定的程序将公文送至有关领导或部门阅知。批示或授权，按照一定的程序将公文送至有关领导或部门阅知。 对于阅件要安排相关人员阅读。对于阅件要安排相关人员阅读。 1. 1.传阅的方式：轮辐式传阅法。传阅的方式：轮辐式传阅法。 2 2传阅顺序：由管理层到一般层，具体说就是先办理、后阅知；传阅顺序：由管理层到一般层，具体说就是先办理、后阅知；先主办、后协办；先正职、后副职的次序分送先主办、后协办；先正职、后副职的次序分送. .保证主要领导、保证主要领导、主管领导和主管业务部门的需要。主管领导和主管业务部门的需要。六、传阅六、传阅 进行传阅要根据文件的内容、缓急程度，遵循先主办、后协办进行传阅要根据文件的内容、缓急程度，遵循先主办、后协办原则，分清主次。在传阅过程中，秘书应加强对传阅文件的控原则，分清主次。在传阅过程中，秘书应加强对传阅文件的控制，履行必要的传阅手续，不能让文件在阅文人之间自由流动。制，履行必要的传阅手续，不能让文件在阅文人之间自由流动。七、承办七、承办 承办是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文的内容和承办是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文的内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序。工作程序。 承办包括办文和办事两个方面的内容。承办包括办文和办事两个方面的内容。 1 1、办事办事。办事是落实文件中要求办理执行的相关事项。承。办事是落实文件中要求办理执行的相关事项。承办要注意以下几点：办要注意以下几点： 1 1）明确承办人、承办事项、承办期限；）明确承办人、承办事项、承办期限； 2 2）领会领导批办意见，如实按领导意图落实文件；）领会领导批办意见，如实按领导意图落实文件； 3 3）涉及若干部门，主办部门与协办部门要协调一致，相互）涉及若干部门，主办部门与协办部门要协调一致，相互协商。协商。七、承办七、承办 2 2、办文办文。办文是针对收文的拟稿回复，即办理复文。复文。办文是针对收文的拟稿回复，即办理复文。复文是收文处理的一个环节，又是发文处理的起始阶段。复文要注是收文处理的一个环节，又是发文处理的起始阶段。复文要注意的几点要求：意的几点要求： 1 1）领会拟办和批办意见，据此复文；）领会拟办和批办意见，据此复文； 2 2）研究文件内容，属于自己承办的要及时回复；）研究文件内容，属于自己承办的要及时回复； 3 3）批办意见要求本部门牵头与其它部门联合复文的，会签）批办意见要求本部门牵头与其它部门联合复文的，会签后，再报领导审批；后，再报领导审批； 4 4）内容涉及以前的收文或其它材料，要查找有关文件作为）内容涉及以前的收文或其它材料，要查找有关文件作为复文的参考。复文的参考。八、催办八、催办 催办，是指按照文件的办理时限，秘书部门对承办工作催办，是指按照文件的办理时限，秘书部门对承办工作进行检查和催促，防止文件处理的漏办和延误。催办是文进行检查和催促，防止文件处理的漏办和延误。催办是文秘人员对尚未办结的文件进行控制。秘人员对尚未办结的文件进行控制。 文秘部门可以采用电话催办、信函催办、专程面催、开文秘部门可以采用电话催办、信函催办、专程面催、开会催办等方式负责催办送负责人批示或交有关部门办理的会催办等方式负责催办送负责人批示或交有关部门办理的文件，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般文件，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。公文定期催办。八、催办八、催办来文机关来文机关发文号发文号收文号收文号文件标题文件标题收到收到 年年 月月 日日交办交办 年年 月月 日日领导指示领导指示承办单位承办单位催办情况催办情况 催办登记卡：催办登记卡：九、注办九、注办 注办是指对公文承办的情况和结果由经办人在公文处理单注办是指对公文承办的情况和结果由经办人在公文处理单上所做的简要说明。上所做的简要说明。 注办内容：注办内容： 1 1、一般传阅文件在传阅完后由文书人员注明阅毕的日期；、一般传阅文件在传阅完后由文书人员注明阅毕的日期； 2 2、需要复文的注明、需要复文的注明“已复文已复文”，并注明复文的日期和文号；，并注明复文的日期和文号； 3 3、用口头或电话回复的注明时间、地点、接话人、主要内、用口头或电话回复的注明时间、地点、接话人、主要内容等，并由承办人签字；容等，并由承办人签字； 4 4、不需复文的文件注明、不需复文的文件注明“已办已办”、“已阅已阅”、“已摘记已摘记”等字样。等字样。九、注办九、注办 注办文字可写在文件首页的右上方，附有文件处理单注办文字可写在文件首页的右上方，附有文件处理单（传阅单）的，要在单上记载。在收文登记簿中登记了的文（传阅单）的，要在单上记载。在收文登记簿中登记了的文件，在件，在“处理情况处理情况”栏中注明。栏中注明。案例案例 天地公司办公室收到上级主管部门的一份天地公司办公室收到上级主管部门的一份“关于加强安全关于加强安全保卫工作的通知保卫工作的通知”，行政经理批示，由保卫处牵头，办公，行政经理批示，由保卫处牵头，办公室、宣传部协助开展安全保卫工作。请问该文的传阅的方室、宣传部协助开展安全保卫工作。请问该文的传阅的方式和顺序如何？秘书应该采取怎样的控制手段？式和顺序如何？秘书应该采取怎样的控制手段？收文处理程序图收文处理程序图签收签收1 1外收发内收发按封皮检查启封范围检查内容盖章登记登记内收发登记项目注意事项登记范围登记形式分送分送2 23 3内收发拟办拟办4 4文秘部门负责人批办批办5 5领导人拟办方法和要求承办承办（办件）（办件）6 6传阅传阅（阅件）（阅件）6 6办事、办文顺序、方式7 7注办催办催办7 7个人或业务部门个人或业务部门8 8经办人注办内容秘书的职责情景设计一情景设计一情景：情景： 2009 2009年年9 9月月3030日外收发小王收到一封收件人为常州轻工职日外收发小王收到一封收件人为常州轻工职业技术学院的信件，下午秘书小张将信件取回。信封内是江业技术学院的信件，下午秘书小张将信件取回。信封内是江苏省教育厅下发的关于开展第二批高等学校省品牌特色专苏省教育厅下发的关于开展第二批高等学校省品牌特色专业建设点检查验收工作的通知业建设点检查验收工作的通知1 1份。这份文件的具体承办部份。这份文件的具体承办部门为教务处，需要院领导知晓文件内容。请模拟该文的收文门为教务处，需要院领导知晓文件内容。请模拟该文的收文处理程序。处理程序。情景要求情景要求每六人为一组每六人为一组扮演不同人员扮演不同人员角色进行真实角色进行真实工作流程模拟工作流程模拟 学生的态度、课堂表现以及情景模拟效果计入过程性考核中1 1每七人为一组，分别扮演外收发、秘书、院办主任、院长、党委书记、教学副院长、教务处处长进行真实工作流程模拟 2 2每一个人表演到位，准确，程序完整，能够将每个流程的知识点清晰地表现出来3 3学生点评与教师总结相结合。在上台表演过程中，下面在座学生仔细观察发现问题并随时记录最后指出问题4 4情景设计二情景设计二情景：情景： 单位要发一份关于人事制度改革方面的文件，请模拟该单位要发一份关于人事制度改革方面的文件，请模拟该文的发文处理过程。文的发文处理过程。情景要求情景要求每六人为一组每六人为一组扮演不同人员扮演不同人员角色进行真实角色进行真实工作流程模拟工作流程模拟 学生的态度、课堂表现以及情景模拟效果计入过程性考核中1 1每七人为一组，分别扮演主管领导、主要领导、秘书、办公室主任、管印人、缮印人、外收发，进行真实工作流程模拟 2 2每一个人表演到位，准确，程序完整，能够将每个流程的知识点清晰地表现出来3 3学生点评与教师总结相结合。在上台表演过程中，下面在座学生仔细观察发现问题并随时记录最后指出问题4 4案例思考案例思考 某大学人事处秘书林强，参加省教育厅召开的某大学人事处秘书林强，参加省教育厅召开的20002000年度职称年度职称评审工作会议，带回五份文件。办完工作后，将上述文件锁评审工作会议，带回五份文件。办完工作后，将上述文件锁在文件柜中。第二年进行在文件柜中。第二年进行20002000年度文件立卷归档时，林强告年度文件立卷归档时，林强告诉档案室诉档案室20002000年没有收到上级机关发来的文件，只将本部门年没有收到上级机关发来的文件，只将本部门的发文整理后立卷归档。的发文整理后立卷归档。20012001年，学校又要进行职称评审工年，学校又要进行职称评审工作，评审标准仍沿用作，评审标准仍沿用20002000年的文件。秘书林强已于前一个月年的文件。秘书林强已于前一个月调到省林业厅工作。新来的秘书小陈找不到原来的文件。调到省林业厅工作。新来的秘书小陈找不到原来的文件。请思考：秘书林强的错误在哪里？如何避免此类错误的发生？请思考：秘书林强的错误在哪里？如何避免此类错误的发生？