第四节：采购业务实施与组织第四节：采购业务实施与组织采购和付款业务控制采购和付款业务控制1、材料采购成本在企业经营中占很大比材料采购成本在企业经营中占很大比重，且在很多行业有上升趋势。重，且在很多行业有上升趋势。 极端例子：极端例子：石油精炼业，原材料成本占销售价格的石油精炼业，原材料成本占销售价格的80%；制药业，原材料成本还不到制药业，原材料成本还不到30%。 一、采购控制的意义一、采购控制的意义2、降低原材料成本是增加利润的基本途降低原材料成本是增加利润的基本途径径如：某企业今年的销售额为如：某企业今年的销售额为1亿元，其中物料成本占亿元，其中物料成本占60%，人工成本占，人工成本占15%，税前利润为，税前利润为10%。该企业希望明年的。该企业希望明年的税前利润能增加税前利润能增加1百万，即从现有的百万，即从现有的1千万增加到千万增加到1千千1百万。百万。有以下三种途径：有以下三种途径： 基基 本本 途途 径径 现状改变幅度现状改变幅度1、增加销售额、增加销售额1千万千万2、人工成本降低、人工成本降低1百万百万3、物料成本降低、物料成本降低1百万百万 1千万千万/1亿亿=10% 1百万百万/1千千5百万百万=7% 1百万百万/6千万千万=2% 二、采购和付款控制措施二、采购和付款控制措施1、职责分工、职责分工 不相容职务分离不相容职务分离 岗位轮换岗位轮换请购与审批；询价、供应商选择与审批；采购合同的拟定、审核与审批；采购、验收与相关记录；付款的申请、审批与执行；往来款项的核算与付款执行。2、授权审批、授权审批1、按照销售订单和库存要求来决定采购审批。、按照销售订单和库存要求来决定采购审批。2、审批人审批人应根据采购与付款业务授权批准制度的规定，应根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限不得超越审批权限。3、经办人经办人在自己的职责范围内，按照审批人的批准意在自己的职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务，未经审批的采购与付款业务不见办理采购与付款业务，未经审批的采购与付款业务不得办理。得办理。4、经办人经办人有权有权拒绝办理审批人超越授权范围审批的业拒绝办理审批人超越授权范围审批的业务务。5、对于重要和技术性较强的采购业务，应组织专家进、对于重要和技术性较强的采购业务，应组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。成严重损失。案例：某机械厂的采购控制案例：某机械厂的采购控制某机械厂供应部设立两个小组，第一组负责决定请购、审批、询价并某机械厂供应部设立两个小组，第一组负责决定请购、审批、询价并确定供应商，第二组负责采购、验收；财务部负责付款并进行会计处确定供应商，第二组负责采购、验收；财务部负责付款并进行会计处理。企业发生如下情况：理。企业发生如下情况：由于长期的业务关系，第一组收到关系户由于长期的业务关系，第一组收到关系户(此时出现产品库存超标，因此时出现产品库存超标，因此要求机械厂采购此要求机械厂采购)的采购邀请，考虑到平时关系不错，因此第一组决的采购邀请，考虑到平时关系不错，因此第一组决定采购定采购100吨钢材。第二组采购员发现第一组人员可能获得个人私利，吨钢材。第二组采购员发现第一组人员可能获得个人私利，因此心里不平衡，在采购途中将购人的因此心里不平衡，在采购途中将购人的20吨钢材私自低价转卖吨钢材私自低价转卖2吨。吨。获利获利3000元元,并以其他地方钢材便宜为由从其他供应商购人并以其他地方钢材便宜为由从其他供应商购人30吨，采吨，采购过程中有一供销商宣称购过程中有一供销商宣称,可以向机械厂提供特殊材料合金，可以向机械厂提供特殊材料合金，50吨钢吨钢材的价钱可以购人该合金材的价钱可以购人该合金40吨吨,而而40吨合金可以充当吨合金可以充当80吨钢材使用。吨钢材使用。采购员信以为真，就用准备购买采购员信以为真，就用准备购买50吨钢材的款项购入吨钢材的款项购入40吨合金吨合金,然后然后办理正常验收入库手续。后来在使用中发现，该合金根本只能相当于办理正常验收入库手续。后来在使用中发现，该合金根本只能相当于45吨钢材的用途。吨钢材的用途。 要求：要求： 说明机械厂在采购控制中存在的问题，以及正确的做法。说明机械厂在采购控制中存在的问题，以及正确的做法。 1）盲目采购，导致物品超储积压或供应脱节2）不相容职务未予分离3）收受回扣、中饱私囊4）虚报损耗、中途转移5）混淆采购成本6）验收不严、以少报多、以次充好7）采购与付款业务凭证流转不畅，存在随意性8）往来结算账户记录不全、账目不清3、请购与审批控制、请购与审批控制制度建立制度建立请购控制请购控制采购申请制度采购申请制度采购预算管理制度采购预算管理制度采购审批制度采购审批制度原材料或零配件的请购原材料或零配件的请购临时性物品的采购临时性物品的采购特殊服务项目的采购特殊服务项目的采购请购审批采购审批人员检查同意请购，资金预算人审批4、采购与验收控制、采购与验收控制 采购采购选择供应商选择供应商采购方式采购价格4、采购与验收控制、采购与验收控制 订货控制流程1、审查每份请购单的请购数量；2、检查使用物品或劳务的部门主管是否在请购单 上签字；3、对每份购货订单进行编号；4、在购货订单向供应商发出前，审查购货订单的 有效性订单是否有授权人的签字、是否有 请购部门主管批准的请购单作为支持凭证；5、由独立人员复查购货订单的编制过程和内容。4、采购与验收控制、采购与验收控制 验收流程验收流程A、审核凭证、审核凭证B、检查数量、检查数量C、检验质量、检验质量 1、验收工作须由独立于请购、采购和财务部门的人员、验收工作须由独立于请购、采购和财务部门的人员 担任；担任；2、验收部门的控制责任主要是货物的数量和质量。应、验收部门的控制责任主要是货物的数量和质量。应 根据购货订单的质量和数量要求独立地检验收到的根据购货订单的质量和数量要求独立地检验收到的 货物（商品的品名、说明、数量、到货时间以及商货物（商品的品名、说明、数量、到货时间以及商 品有无损坏等）；品有无损坏等）；3、验收部门对已收货的每张订购单编制一式多联、预、验收部门对已收货的每张订购单编制一式多联、预 先编号的验收单，货品送交仓库或其他请购部门时，先编号的验收单，货品送交仓库或其他请购部门时， 要求对方在验收单上签字，并将其中一联送交财务要求对方在验收单上签字，并将其中一联送交财务 部门。部门。案例：国际酒店的水晶灯案例：国际酒店的水晶灯2007年10月1日，国际酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式对外营业了。这是一家集团公司投资成立的涉外星级酒店，该酒店不仅拥有装潢豪华、设施一流的套房和标准客房，下设的老宁波餐厅更是特色经营传统宁波菜和海派家常菜肴，为中外客商提供各式专业和体贴的服务。由于集团公司资金雄厚实力强大，因此在开业当天，不仅社会各界知名人士到场剪彩庆祝，更吸引了大批新闻媒体竞相采访报道。一时之间，国际酒店门前是人头攒动，星光熠熠。最让国际人感到骄傲和荣耀的是酒店大堂里天花板上如天宇星际一般的灯光装饰，和一个圆圆的、超级真实的月亮水晶灯，使得整个酒店绚丽夺目、熠熠生光。这些天花板上装饰所用的材料以及星球灯饰均是由水晶材料雕琢而成，是公司王副总经理亲自组织货源，最终从瑞士某珠宝公司高价购买的，货款总价高达150万美元。这样的超级豪华水晶灯饰不仅是在全国罕见，即使是国外，也只有在少数几家五星级酒店里能见到。开业当天，来往宾客无不对这个豪华的水晶天花板灯饰赞不绝口，称羡不已。尤其是经过媒体报道，更成为当天的头条新闻，国际酒店在这一天也像那盏水晶灯饰一样，一举成名，当天客房入住率就达到了80%以上。案例：国际酒店的水晶灯案例：国际酒店的水晶灯王副总经理也因此受到了公司领导的高度赞扬，一连几天，王总的脸上都洋溢着快乐而满足的笑容。然而，好景不长。两个月后，这些高规格高价值的水晶灯饰就出了状况。首先是失去了原来的光泽，变得灰蒙蒙的，即使用清洁布使劲擦拭都不复往日光彩。其次，部分连接的金属灯杆出现了锈斑，还有一些灯珠破裂甚至脱落。人们看到这破了相的水晶灯，议论纷纷，这就是破费百万美元买来的高档水晶灯吗？鉴于情况严重，公司领导责令王副总经理限期内对此事做出合理解释，并停止了他的一切职务。这个时候，王副总经理是再也笑不出来了。事件真相很快就水落石出，原来这盏价值百万元人民币的水晶灯根本不是从瑞士某珠宝公司购得的，而是通过南方某地的奥尔公司代理购入的赝品水晶灯。王副总经理在交易过程中贪污受贿，中饱私囊。案例：国际酒店的水晶灯案例：国际酒店的水晶灯经查实，国际酒店在未经过公开招标的情况下，即与南方奥尔公司签订了价值为150万美元的代购合同。依照合同规定，南方奥尔公司必须提供瑞士某著名珠宝公司出产的水晶灯，并由奥尔公司向国际酒店出具该公司的验证证明书，其中200万元人民币为支付给奥尔公司的代理费。然而，交易发生后，奥尔公司并未向国际酒店出具有关水晶灯的任何品质鉴定资料，国际酒店也始终没有同奥尔公司办理必要的查验手续。这笔交易都是由王副总经理一人操纵的，从签订合同到验收入库再到支付货款都是由他一个人说了算，而他之所以会这样做，正是因为收受了奥尔公司的巨额好处费。虽然出事之后，王副总经理不无例外地得到了法律的严惩，然而国际酒店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失，更为严重的是酒店名誉蒙受重创，成为同行的笑柄。这对于一个新开业的公司而言，不啻是个致命的打击。问题：该酒店的采购业务内部控制存在哪些缺陷？5、退货和折让的控制、退货和折让的控制数量问题数量问题 供应商予以补足供应商予以补足质量问题质量问题 供应商给予适当折扣供应商给予适当折扣 退货退货6、付款控制、付款控制（1）财务部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及）财务部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、验收证明等进行严格审核。采购发票、结算凭证、检验报告、验收证明等进行严格审核。（2）防止未核准的款项被支付）防止未核准的款项被支付审查支付款项是否具备与该款项有关并已取得审核认可的验收报告单；审查支付款项是否具备与该款项有关并已取得审核认可的验收报告单；对现金支付的交易，付款部门在付款前，必须检查供应商的发票是否盖对现金支付的交易，付款部门在付款前，必须检查供应商的发票是否盖有有“款已收讫款已收讫”的戳记，防止已经支付的款项被二次支付；的戳记，防止已经支付的款项被二次支付；对应付账款，付款人应检查付款凭证和是否经授权人批准，任何付款都对应付账款，付款人应检查付款凭证和是否经授权人批准，任何付款都必须经财务经理签字批准。必须经财务经理签字批准。 （3）所有已确认的负债都应及时支付，以获得现金折扣的好处，同时加）所有已确认的负债都应及时支付，以获得现金折扣的好处，同时加强同供应商的良好关系并维持企业的信用。强同供应商的良好关系并维持企业的信用。财务部门应定期检查应付账款的明细账和有关文件，以防止失去可能的财务部门应定期检查应付账款的明细账和有关文件，以防止失去可能的现金折扣。现金折扣。（4）正确的付款和记录。）正确的付款和记录。付款前复核供应商发票上的数量、价格、合计数以及折扣条件。付款前复核供应商发票上的数量、价格、合计数以及折扣条件。案例：一国企高官贪污840万元 据2001年10月5日的新闻晨报报道，1998年2月至10月，沈某在担任北京市第六市政工程公司水电工程处期间，利用职务之便，向他人索要空白合同及空白商业销售发票，伪造了工程产品的购销合同，虚构了水电工程处从某厂购买382.6万元电缆的业务，并指令保管员填写虚假的入库验收单，又用两张空白发票平账，在此期间，沈某还分别将其所在单位共358万元的两张转账支票转入其女友刘某的账户。 7、 监督检查监督主体：监事会、审计部门、财务部门等。监督检查内容：1、采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况；2、采购与付款业务授权批准制度的执行情况；3、采购管理情况；4、付款管理情况；5、采购退回的管理情况；6、账实、账账相符情况。案例：齐齐哈尔制药公司案件案例：齐齐哈尔制药公司案件2006年,齐齐哈尔制药有限公司(以下简称齐二药)假药案曾轰动一时,因使用假原料生产“亮菌甲素注射液”，造成多人严重不良反应，其中4人死亡。事件的起因是齐二药厂采购员为图便宜,在从江苏省中国地质矿业公司泰兴化工总厂购入丙二醇时，既没有索取资质证明，也没有到厂查看，致使购入假冒丙二醇共计2吨之多，并最终作为辅料用于了“亮菌甲素注射液”的生产，从而酿成多人死伤的惨剧。据齐齐哈尔食品药品监督管理局局长曹永文介绍，这家企业的采购员工作时间已经很长了，是位老采购员，理应了解采购的规范和要求，但却为了利益放弃了这些原则。“以前，他买的都是进口的丙二醇，价格在17万元左右，而江苏产的价格仅为6000多元。” 问题：该公司的采购业务内控存在哪些问题？阅读资料：破除暗箱阅读资料：破除暗箱 比价采购比价采购 2000年10月的财经新闻报道：2000年8月3日，在山东莱州金仓矿业有限公司会议室中，正在举行钢球招标采购回，经过数轮投标，价格下降了37%，共节约资金15万元。金仓公司通过招标比价采购，使物资采购下降了10%12%，仅2000年上半年就节支350万元。 莱州市工业企业特别是国有企业，把加强采购管理作为提高企业竞争力的突破口，全面推行比价采购和招标采购制度。按照规定：所有采购计划由供应部门汇总，生产、审计、供应部门审核，分管领导审批，供应部门根据批准的计划填报采购物资价格申报表，申报表中包括物资名称、规格型号、数量单价及比价情况，审计企管部门根据市场动态，对申报表进行审核，为制定采购价格提供依据，经经理（厂长）办公室同意后方可实施，对购进的物资，必须有质检部门进行严格的检查，达不到要求的，作为退货或折价处理，所有采购物资的支付款项，未盖审计专用章的，财务部门一律拒绝支付。莱州的很多企业充分利用多种信息渠道，广泛收集物资的质量、价格等信息，进行比质比价采购，做到同样产品比质量，同样质量比价格，同样价格比信誉，择优选择供货方实行比质比价招标采购以来，金仓矿业有限公司采购价格下降了40%50%，中策啤酒有限公司对大麦实行比价采购，一举节约90余万元。从抽样调查来看，51%的物资品种降低了采购成本，不仅如此，比价采购制的实施，还将原先集中的权利分散化，隐蔽的权利公开化。这项制度体现了以下几个方面内部控制问题：1、采购计划的提出，由采购部门根据现有存货和生产情况提出采购申请，这样既能保证存货及时供应，又能保证存货不会过量存储；2、采购申请由生产、审计和供应部门审核，这样就能防止供应部门由于没有其他部门监督而独断专行导致浪费，又能保证购货的合理性；3经过一系列的审核同意后，该采购的执行过程中，采购物资的质量必须有质检部门进行检查合格，同时审计企管部门还应该广泛收集各种信息，制定价格标准，这就可以防止采购人员虚报价格，从中牟取私利；4在采购物资的货款支付部门，当采购物资不符合要求或者采购物资价格不合理时，财务部门可以根据质检部门和企管部门的通知拒绝付款，加大对采购的控制。课后阅读资料：某市煤业集团采购案例课后阅读资料：某市煤业集团采购案例 某市煤业集团有限责任公司是一家大型国有企业，采购费用巨额。该公司结合自身经营特点，通过实行物资采购比价管理，全年降低成本千余万元。主要做法如下： 一是大宗采购实行招标投标管理 为了确保招、投标的严谨，实事求是，公司专门成立了由招标人、采购人以及有关技术、经济、法律方面的专家组成的评标委员会，公司事先公布采购条件，由投标人竞标，然后在所有的招标商家中，按照公开、公正、公平、和诚实、信誉、效率的原则，由评委会表决选择中标者，并签订购销合同 二是一般采购实行报价比价管理。 公司制定了严密的物资比价管理规章制度，充分运用信息网络搜索市场价格行情，货比三家，择优采购。 三是建立完善的价格管理机制 公司成立价格管理部，采购部门在采购前向价格管理部门上报所购物资的名称、规格、数量、价格等资料，而价格管理则通过电话询价，派员调查及信息网上查询等方式，初步确定供应商，经过三比，最终确定供应商，并分类编号，采购完毕，采购部门将发票及各种资料报价格管理部门复核，经审核无误之后，财务部门方可作账处理。该公司采购数量多，金额巨大，大宗采购占相当比重，如果采购不合理，将使采购采用和风险大增。而订货报价是采购业务的核心，其中对供应商的选择又是保证材料成本和质量目标实现的重中之重。因此，该公司的管理层将采购业务的关键点定位对订货价格的管理和对供应商的选择上。为了防止采购计划中的作弊行为，通常有效的做法是保证供应商之间公平的、充分的竞争。大宗采购的公开招标，一般采购的“物资采购比价管理”规章制度，都是为了保证供应商之间的竞争，保证选定的供应商以最低成本和最优质量供应材料，因此，公司全年仅一般性采购就下降了500余万元。THANK YOU!THANK YOU!