总账总账管管理子系统理子系统 总账子系统概述总账子系统概述1总账子系统功能总账子系统功能2总账子系统业务处理流程总账子系统业务处理流程3总账子系统与其他子系统的关系总账子系统与其他子系统的关系41、总账子系统概述、总账子系统概述 在会计电算化的条件下，为了加强各种会计核算方法之间的联系，同时也便于计算机进行会计数据处理，我们把设置会计科目、复式记账、填制和审核会计凭证、登记和管理会计账簿等统称为账务处理，把专门用于账务处理的计算机软件系统称为总账系统，也叫账务处理系统。1、总账子系统概述、总账子系统概述登记账簿登记账簿设置账户（会设置账户（会计科目）计科目）账务处理子系统账务处理子系统复式记账复式记账填制和审核凭证填制和审核凭证总账是电算化会计系统中一个重要模块，是会计电总账是电算化会计系统中一个重要模块，是会计电算化系统的核心部分。算化系统的核心部分。2、总账子系统的功能、总账子系统的功能凭证管理凭证管理系统初始化设置系统初始化设置出纳管理出纳管理账簿管理账簿管理期末处理期末处理辅助核算管理辅助核算管理总账子系统的功能总账管理总账管理-系统初始设置系统初始设置v设置控制参数设置控制参数必要性：必要性： 1）为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应）为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。行选择，以确定符合个性特点的应用模式。 2）设置控制参数是对总账管理系统的一些系统选）设置控制参数是对总账管理系统的一些系统选项进行设置，以便为总账管理系统配置相应的功项进行设置，以便为总账管理系统配置相应的功能或设置相应的控制。能或设置相应的控制。参数分类：参数分类：总账管理总账管理-系统初始设置系统初始设置v会计科目的设置会计科目的设置1 1）会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求 凡是报表所用数据凡是报表所用数据, ,需从系统取数的需从系统取数的, ,必须设立相必须设立相应科目。应科目。2 2）会计科目年中要保持相对稳定。）会计科目年中要保持相对稳定。会计科目的增加、删除、修改会计科目的增加、删除、修改会计科目会计科目指定会计科目指定会计科目只有增加了“现金总账科目”和“银行总账科目”，才能进行出纳签字，查询现金日记账和银行日记账总账管理总账管理-系统初始设置系统初始设置v设置结算方式设置结算方式在填制凭证时，使用了“票据管理”结算方式时，系统要求登记支票登记簿或支票报销功能总账管理总账管理-系统初始设置系统初始设置v设置凭证类别设置凭证类别设定限制类型和限制科目的含义在于可以让计算机自动判断用户输入的内容是否与选择的凭证类别相符总账管理总账管理-系统初始设置系统初始设置v设置外币及结算汇率设置外币及结算汇率输入外币基本信息选择固定汇率，输入汇率总账管理总账管理-系统初始设置系统初始设置v输入期初余额输入期初余额 准备期初数据准备期初数据 为什么？为什么？很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。 总账期初余额准备总账期初余额准备 准备辅助账各科目的期初数据准备辅助账各科目的期初数据如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。总账管理总账管理-系统初始设置系统初始设置v总账期初余额录入总账期初余额录入末级科目的余额可以直接输入。非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。总账管理总账管理-系统初始设置系统初始设置-输入期初余额输入期初余额总账管理总账管理-系统初始设置系统初始设置v期初试算平衡期初试算平衡v期初数据输入完成以后要进行试算平衡。如果期初期初数据输入完成以后要进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。证的填制。总账管理总账管理日常业务处理日常业务处理v凭证管理凭证管理 填制凭证凭证复核凭证记帐修改凭证作废凭证冲销凭证凭证查询凭证汇总l出纳管理l出纳签字l现金/银行日记账查询l资金日报l支票登记簿l银行对账凭证管理凭证管理-填制凭证填制凭证辅助核算（数量核算）辅助核算（数量核算）输入数量和单价，系统自动计算金额凭证管理凭证管理凭证复核凭证复核出纳签字前提：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后主管签字前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”审核凭证是必须环节制单人与审核人不能为同一人可以单张审核也可以成批审核出纳签字出纳签字 凭证审核凭证审核凭证管理凭证管理凭证记账凭证记账前提期初余额试算平衡凭证已审核上月已经结账过程选择记账范围显示记账报告自动记账记账记账凭凭证证管理管理-修改凭修改凭证证修改方式无痕迹修改对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字）在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改有痕迹修改对象：已记账凭证红字冲销法或补充更正法修改内容凭证类别和凭证号不能修改总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理v出出纳管理管理现金/银行日记账/资金日报支票登记簿前提设置了银行账将结算方式设置为票据管理支票领用支票报销出纳管理出纳管理-现金日记账现金日记账出纳管理出纳管理-支票登记簿支票登记簿总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理v出出纳管理管理银行对账录入银行对账期初数据录入银行对账单银行对账自动对账手工对账查询银行存款余额调节表核销银行账长期未达账审计总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理v银银行行对账对账-输输入入银银行行对账对账期初期初银行对账银行对账-自动对账自动对账对于已达账项，系统自动在银行存款日记账和银行对账单双方的两清栏打上圆圈总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理v账簿管理账簿管理基本会计账簿查询总账发生额余额表明细账序时账日记账现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询多栏账总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理v账簿管理簿管理辅助核算账簿查询个人核算个人核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。部门核算部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账，以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。总账管理总账管理-日常业务处理日常业务处理v账簿管理簿管理辅助核算账簿查询项目核算项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息，以及项目计划执行报告等。客户核算和供应商核算客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话，可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理。总账管理-期末处理v银行行对账（出（出纳管理管理时已已讲）v自自动转账外部转账：其他系统向总账系统传递的凭证工资：工资费用分配，相关费用计提固定资产：固定资产增减变动、计提折旧应收款管理：应收款发生、收回、坏账准备应付款管理：应付款发生、支付存货核算：采购入库、销售出库内部转账：在总账系统内部通过设置凭证模板自动生成的凭证费用的分配、分摊和计提税金的计算成本费用的结转期间损益的结转总账管理总账管理-期末处理期末处理v定定义转账凭凭证定义内容凭证类别摘要会计科目金额来源公式v生成生成转账凭凭证自动转账凭证的生成顺序相关凭证已经全部登记入账自动转账生成的凭证仍需审核记账总账管理-期末处理v对账总账与明细账核对总账与辅助账核对v结账结账前检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。核对总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。损益类账户是否已结转至本年利润。当各子系统集成应用时，总账系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。结账后当月不能再填制凭证将当月各账户发生额及余额转到下月作为期初余额对账对账结账结账3、总账子系统的业务处理流程、总账子系统的业务处理流程启动总账系统建立会计科目辅助核算？建立部门、个人、客户、供应商、项目档案YN设置凭证类别设置外币及汇率设置结算方式输入期初余额初始设置填制凭证审核凭证记账查询日记账查询总账、明细账查询辅助账银行对账自动转账对账结账会计档案备份打印账簿出纳签字每每月月重重复复日常处理期末处理4、总账子系统与其他子系统的关系、总账子系统与其他子系统的关系v总账管理系统是会计电算化会计信息系统中的一个重要模总账管理系统是会计电算化会计信息系统中的一个重要模块，它与各种应收、应付往来核算、薪资核算、进销存的块，它与各种应收、应付往来核算、薪资核算、进销存的材料核算、固定资产核算、销售核算、会计报表管理等共材料核算、固定资产核算、销售核算、会计报表管理等共同构成会计电算化信息系统。同构成会计电算化信息系统。v由于会计核算工作的特殊性，许多会计核算不可能都集中由于会计核算工作的特殊性，许多会计核算不可能都集中在总账管理系统中完成，而是先由各子系统进行专项核算在总账管理系统中完成，而是先由各子系统进行专项核算处理，然后将结果汇总生成会计凭证，然后送到总账管理处理，然后将结果汇总生成会计凭证，然后送到总账管理系统进行集中处理。系统进行集中处理。v个子系统在核算中也需要从总账管理系统中提取一些数据个子系统在核算中也需要从总账管理系统中提取一些数据进行专项处理。各个系统之间的关系主要表现在进行专项处理。各个系统之间的关系主要表现在数据传递数据传递关系上。关系上。4、总账子系统与其他子系统的关系、总账子系统与其他子系统的关系v总账管理子系统与其他子系统的主要关系（数据）：总账管理子系统与其他子系统的主要关系（数据）：工资管理固定资产应收应付款资金管理记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证总账管理账证余额表财务分析会计报表决策支持记账凭证存货管理记账凭证成本管理其他费用