备忘录由：总经办领导批示：至：总经理总经办销售部财务部工程部餐务部厨务部前厅部客房部康乐部人事部保安部事宜：关于酒店新的公文格式的相关事宜呈报：董事长抄报：酒店各部门日期：2012 年 03 月 30 日编号： MGO【2012】001关于酒店新的公文格式的相关事宜关于酒店新的公文格式的相关事宜酒店各部门经理：为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，从 03 月 30 日起，酒店实行新的公文格式，新的公文格式说明如下：一、总则为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。二、行文规则、各部门严格按照文件种类性质行文；、部门报总经办文件，冠以姓名职务；、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；、总经办下发文件，其种类用“决定、通知、备忘录”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘录”等；、部门报总经办文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门；、部门之间重要行文，应抄报总经办；、部门之间可以联合行文；、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；、所有须总经办 (总经理、副总经理)审批的文件，均须审批后执行；、所有部门经理及主管级人事任免，均有总经办行文发出。三、文件格式文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门） 、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。四、文件流通顺序1、外部重要文件处理对外文件、文稿处理部门总经办副总总经理审核董事长审批发出外来文件、文稿处理总经办副总总经理董事长阅批有关部门2、内部文件处理通告执行部门副总总经理审批颁布董事长、总经理、副总指示总经办部门执行反馈总经办副总总经理董事长申请报告部门总经办副总总经理审批部门部门致部门部门部门3、酒店合同、协议处理部门财务审核总经理（副总）审批董事长审定总经办盖章存档五、文件编号文件编号由三部分组成，具体如下：部门缩写/文件类别/年份/文件序号1、部门缩写总 经 理GM副总经理DGM值班经理RM总 经 办GMO财 务 部FD人 事 部HRD工 程 部ED营 销 部S&M娱 乐 部RED房 务 部HSKP前 厅 部FO餐 饮 部F&B采 购 部PD保 安 部SD 2、年份：四位数字编写加号，3、文件序号：001 开始的三位数例如：GMO2012001即：总经办 2012 年一号文件六、文件的存档和销毁、已处理完毕的文件，总经办和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年 1 月 31 日前归档完毕；、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等） ，有关部门每年整理档案，必要时交总经办长期保存。、以上条例由总经办负责解释。附件一 备忘格式附件二 通知格式附件三 签呈附件四 公函附件四 传真附件五文件流转单执行时间：2012 年 03 月 30 日起。特此通知附件一发出：职务：年月日备忘录由： 领导批示：至：总经理总经办销售部财务部工程部餐务部厨务部前厅部客房部康乐部人事部保安部事宜：呈报：董事长抄报：日期：2012 年月日编号： （部门英文缩写，如 MGO） 【2011】001（前四位为年份，后三位为部门发文编号）（正文）如有附文则标明附件名称妥否，请批示。或“特此通知”发出：职务：年月日（此处为亲笔签名）附件二通通知知由： 领导批示：至：总经理总经办销售部财务部工程部餐务部厨务部前厅部客房部康乐部人事部保安部事宜：呈报：董事长抄报：日期：2012 年月日编号： （部门英文缩写，如 MGO） 【2011】001（前四位为年份，后三位为部门发文编号）（正文）如有附文则标明附件名称妥否，请批示。或“特此通知”发出：职务：年月日（此处为亲笔签名）签呈签呈日期：20012 年 XX 月 XX 日部门编号： S&M【2012】00XFrom：营销部主旨：说明：TO：CC：以上妥否，请领导批示！会签：部门经理：总办：总经理：董事长：公函公函致：由：日期：年月日主旨：部门/编号：敬启者：敬颂商祺！茶海之心大酒店有限公司2012 年 X 月 X 日FAXFAX呈 ：由：联络人：收件人：部门：部门：联系电话：联系电话： FAX.No 传真号： FAX.No 传真号： Subject 事宜： Page 页码：页文件流转单文件流转单编号：GMO201200X发文部门/日期：总经办 /2012.X.X内容：关于.通知总经理签字：门总经部办财务部副总经理签字：总经办主任签字：人事经理签字：保安经理签字：经理签字：经理签字：经理签字：行政总厨签字：经理签字:经理签字:工程部餐饮部房务部康乐