采购与库存管理8、采购绩效评估1案例：高绩效采购的四大着力点案例：高绩效采购的四大着力点o埃森哲在为客户提供供应链咨询服务的过程和对财富500强企业的调查中，发现采购绩效优异的公司，在以下四个方面有独到之处：n建立统一的测评机制：在大多数企业中，CEO和负责采购的副总或其他高层主管，对采购业绩各有自己的评价标准(正常现象) ，企业的高层管理人员，总有一些与所担任的职位相联系的具体目标，而对不同的事情有不同的优先考虑顺序；要应对这种采购评价标准的不连贯状况。在这方面走在前面的公司，CEO和采购主管使用同一评测标准来评价绩效，以便使每一个人都能够以大致同样的方式理解采购信息、协调处理业务轻重缓急的顺序，制定目标和期望，明确个人和团队的责任。2案例：高绩效采购的四大着力点案例：高绩效采购的四大着力点n积极的领导作用： 有眼光的采购领导的第一位任务是确立全局的采购策略。即：围绕企业如何采购物资和服务，提高绩效水平，来规范业务实践、政策、优先考虑的事情和操作方法；n创造性地思考组织架构：采购业务做得好的公司，最常用的组织架构形式是根据同类物品划分组织。这种架构可以在全局范围内聚合采购量，并且有利于集中供应基地。有利于采购人员发展深入的行业、产品和供应商知识，并且学会怎样用同一种声音与供应商对话。3案例：高绩效采购的四大着力点案例：高绩效采购的四大着力点n全企业范围内的整合全企业范围内的整合：为了让有效率的、从企业出发的采购理念取得优势地位，领先的公司常常依靠覆盖全企业范围的采购全企业范围的采购团队团队；团队的成员包括采购、工程和产品开发的代表。不定期的，会有财务、销售、分销和IT的人员参与。这些团队一起决定策略采购优先考虑的事项，设计物料占有成本模式， 发展品种策略，并设计供应商选择标准。4o企业采购行为评价：n采购行为难以评价，没有切实可行的方法；n企业必须重视；n评价程序和流程设计？5主要内容o采购绩效评估概述n采购绩效评估的概念n采购绩效评估给企业带来的利益n影响采购绩效评估的主要因素o采购绩效评估的指标体系与标准n采购绩效评估的指标体系n采购绩效评估的标准o采购绩效评估的人员与方式n采购绩效评估的人员n采购绩效评估的方式n采购绩效评估方法61采购绩效评估概述o概念概念n采购绩效评估就是建立采购绩效评估就是建立一套科学的评估指标体系一套科学的评估指标体系，用来全面反映和检查采购部门工作业绩、工作效率用来全面反映和检查采购部门工作业绩、工作效率和效益和效益整个采购部门的评估；采购人员个人的评估。n对采购绩效的评估是围绕采购的基本功能来进行对采购绩效的评估是围绕采购的基本功能来进行的。采购的基本功能采购的基本功能可以从两方面进行描述：可以从两方面进行描述：把所需的商品及时买回来，保证销售或生产的持续进行；开发更优秀的供应源，降低采购成本，实现最佳采购。 7o采购绩效评估评估给企业带来的利益利益：通过采购绩效评估不仅可以清楚采购部门及个人的工作表现，而且可以发现存在的差距，奖勤罚懒，提升工作效率，以促进目标的早日实现，具体的有：n确保采购目标的实现：注重公正，防止舞弊； n提供改进绩效的依据；n作为个人或部门奖励的参考：奖勤罚懒；n协助甄选采购人员与培训；n改善部门之间的关系：采购需要多部门之间的合作；n提高采购人员的士气；n增强业务的透明度；n能够产生更好的激励效果。8o影响采购绩效评估的主要因素影响采购绩效评估的主要因素 n最重要的还是企业的高级管理人员对采购工作的重视程度 ，影响采购绩效评估的因素主要有以下四种： 采购被看作一种业务管理活动：业务活动的相关参数，如采购量，安全库存等；采购被看作一种商业活动：供应商，价格等参数； 综合物流(两种以上不同类型的物流中心集约在一起，成为一个有综合职能和高效率的物流设施)的一部分：一味追求价格，可能导致供应商质量降低，供应链下协助供应商提高质量，降低价格；商业策略：采购是核心业务及及企业的核心竞争力，对企业的商业策略有很大影响，如基本供应量的变化情况，新的供应商数量等。9o从不同角度来考虑采购的评价和考核，会有不同的侧重点:Return On InvestmentReturn On Investment。 投资回报率投资回报率(ROI)(ROI) 10o决定采购绩效评估模式的因素n外在因素主要有：价格和毛利上的压力、丧失市场份额的压力、材料成本显著降低的要求、采购市场上价格的剧烈波动;n内在因素主要有：公司实行的综合物流程度、引进和应用的现代质量概念的程度、材料管理领域的计算机化程度等。112采购绩效评估的指标体系与标准o采购行为需要进行评价；o采购行为是指在耗费公司最少资源的前提下，实现预定目标的采购业务活动；o采购行为是由两个因素决定的，即采购效益(Purchasing Effective)与采购效率(Purchasing Efficiency).n采购效益是指通过特定的活动，实现预先确定的目标和标准额的程度； n采购效率是指为了实现预先确定的目标，计划耗费和实际耗费之间的关系。 12o衡量和评价采购部门及人员的采购业务依据下面四个方面进行:n采购价格成本 n采购质量n采购时间n采购组织 这些方面的关系如下图13采购绩效采购效益采购效率采购价格成本 采购质量采购时间采购组织 14o采购价格与成本绩效指标采购价格与成本绩效指标指支付材料和服务的实际价格和平均价格、标准成本之间的关系。有下列数种:n实际价格与标准成本的差额实际价格与标准成本的差额：超出或节约；n实际价格与过去移动平均价格的差额实际价格与过去移动平均价格的差额；n使用时的价格与采购时的价格之间的差额使用时的价格与采购时的价格之间的差额：采购时是否考虑市场价格变化趋势；n物资采购比价物资采购比价：反映物料的价格变化趋势。物价指数物价指数(Consumer Price Index，CPI )，是反映产品价格统计出来的物价变动指标，通常作为观察通货膨胀水平的重要指标。 15o采购质量绩效指标采购质量绩效指标：主要是指通过供应商的质量水平以及供应商所提供的产品或服务的质量表现来反映采购人员的绩效。它包括n供应商质量体系通过ISO9000的供应商比例；实行来料质量免检的供应商比例；来料免检的价值比例；实施SPC的供应商比例；SPC控制物料的比例；开展专项质量改进的供应商数目及比例；参与本公司改进小组的供应商人数及供应商比例。16o统计过程控制统计过程控制（Statistical Process Control），简称SPC，是一种借助数理统计方法的过程控制工具。在企业的质量控制中，可应用SPC对质量数据进行统计、分析从而区分出生产过程中产品质量的正常波动与异常波动，以便对过程的异常及时提出预警，提醒管理人员采取措施消除异常，恢复过程的稳定性，从而提高产品的质量。 17n来料质量包括批次质量合格率、来料抽检缺陷率、来料在线报废率、来料免检率、来料返工率、退货率、对供应商投诉率及处理时间等。采购的质量还可由验收记录及生产记录来判断。 n错误采购次数是指一定时期内企业采购部门因工作人员失职等原因造成错误采购的数量，它反映企业采购部门工作质量的好坏 18o采购时间绩效指标采购时间绩效指标 n用以衡量采购人员处理订单的效率及对于供应商交货时间的控制 紧急采购费用停工待料损失订单处理的时间对需求材料进行及时、准确处理的控制供应商及时供货控制交货数量控制19o采购组织绩效指标采购组织绩效指标n采购效率通过采购组织绩效指标来衡量。采购组织包括完成采购业务目标所要使用的重要资源，即采购人员；采购管理：采购策略的质量和有效性，行动计划、报告程序等，还涉及管理风格和交流体系。它的衡量指标有采购部门的费用、新供应商开发数、年采购金额占销售收入的百分比和采购计划完成率；采购程序和指导方针； 采购信息系统。20采购绩效评估的标准o常见的标准有n历史绩效，前提：公司的采购部门没有重大的变动n预算或标准绩效 设定要符合三个原则：固定标准挑战标准可实现标准n行业平均标准n目标绩效标准213采购绩效评估的人员与方式o从以下三个方面来展开n采购绩效评估的人员；n采购绩效评估的方式；n采购绩效评估方法。22采购绩效评估的人员o采购部门主管o财务部门o工程部门或生产主管部门 o供应商 o专家或管理顾问23采购绩效评估的方式o定期绩效评估 n配合公司年度人事考核制度进行,从“工作态度”、“学习能力”、“忠诚程度”；n最好能以目标管理的方式，从各种绩效指标当中，选择重要性比较高的因素为考核重点，可以比较客观公正。但对目标选择的要求比较高，要求目标选择全面；o不定期的绩效评估n以特定项目方式进行的，特别适用于新产品开发计划、资本支出预算、成本降低方案等。24采购绩效评估方法o采购绩效评估方法影响：n评估的效率；n评估结果的正确与否；o常用的评估方法有： n模糊综合评价法模糊综合评价法：对采购绩效评估指标体系进行分层，构造出多级模糊综合评价模型，来对企业采购行为进行多层次的评价；n时间序列分析时间序列分析：以历史数据为基础，并假设过去活动中的某种趋势将会在未来几年内持续下去；n采购基准法采购基准法：同行业不同公司之间的比较，以一个特定背景的采购组织为参考，作为比较的依据。25n排序法排序法：主管按绩效表现从好到坏的顺序依次给员工排序，这种绩效表现既可以是整体绩效，也可以是某项特定工作的绩效。n两两比较法两两比较法：在某一绩效标准的基础上把每一个员工都与其他员工相比较来判断谁“更好”；n等级分配法等级分配法：由评估小组或主管先拟定有关的评估因素，按评估因素对员工的绩效做出粗略的排序。264改进采购绩效的途径o营造采购绩效改进的工作氛围：信任、诚意、和谐，融洽；o通过强化内部管理来提升商品采购绩效n科技以人为本，采购以人为本；n在企业内建立合格的队伍(团队)，提供必要的资源；n选聘合格人员担任采购人员，给予必要的培训；n给采购部门及采购人员设立有挑战性但又可行的工作目标；n对表现突出的采购人员给予物质上及精神上的奖励。27改进采购绩效的途径o通过应用科学技术来提升产品采购绩效 n传统的通信技术电话信函n建立企业内部网及使用国际互联网；n普及计算机及推行物料需求计划系统（MRP）；n使用条形码、RFID及与供应商进行电子交换(EDI)。28改进采购绩效的途径o通过与供应商开展更好的合作来实现采购绩效的提升 n与供应商共同制订可行的成本降低计划； n与供应商签订长期的采购协议；n让供应商参与到产品设计中去；o通过开发优秀的供应商来降低采购总成本。29前沿问题o采购部门被认为是公司中最难以评估的一个部门。难以评价采购绩效的主要原因归结如下：o缺乏必要的定义。尽管在理论和实践上经常使用像采购效果和采购效率这样的术语，但是这些术语至目前仍然没有明确的定义，导致很多作者经常混淆这些概念。o缺乏正式的目标和标准。像有些作者认为的那样，采购业务的目标也没有明确清晰的定义。这样，采购部门在没有预先定义好的行为标准的指导下就开展了业务。30o精确评定的问题。采购活动不是一个孤立的业务活动，而是许多相关活动产生的结果。由于采购活动有许多捉摸不定的特点，因此很难评价采购活动。总之，直接的投入一产出关系难以界定。由于存在这些严重的问题，要用精确而且易于理解的方式对采购活动进行评价还存在很多限制。o采购范围的差异。不同公司的采购任务和承担的职责不尽相同，因此，建立一个有广泛依据的统一的评价体系是不可能的。o这四个问题限制了采购业务目标的测量以及采购业务的精确评价。31