Meeting Management会议管理会议管理课程提要课程提要TMForesight TrainingForesight Training中高层管理培训课程1会议管理目目 录录会前会议缘由和参加者,目标和议程，时间安排，环境，设备，准时性，频率引导会议领导者的任务，促进讨论，处理冲突和挑战，控制混乱局面参加会议为何参加，充分交流的一些规则，准备和传达会后会议记录和行动要点会议程序适用于较正式会议的程序规则总结总结和核对表简介成本，机会和风险群体动力学群体动力，讨论到哪一步INTRODUCTION简 介3会议管理会议（该死的？）会议会议（该死的？）会议简介 “上次的会议真是太棒了。”你有几次会这么说呢？你参加（或主持）的会议又有多少是真正建设性的、有用的呢？这些会议使你作出决策或付诸行动的过程有多快？它们总能如你所愿吗？总是吗？不论哪种会议（长的/短的；正式的/非正式的）都可能是： 效率低下的 各怀目的的 冗长而令人厌烦的 而且还可能是争执不休的、累人的、单调乏味的甚至更差完全是在浪费时间。 然而它们原本应该是有用的；而且事实上也能做到这样。 关于会议，首先要提到的是：成功的会议不是随随便便出现的。 你要为这付出劳动；每个人都要为这付出。 第一个问题：到底什么是会议？4会议管理首先，会议是什么？首先，会议是什么？ 这看似一个显而易见的问题。所谓会议，就是一群人聚集在一起讨论、争论或进行决策。而且它会引发种种问题。 任何会议都要事先进行计划、考虑并着眼于如何使之顺利进行来加以引导；否则极易陷入混乱之中。 因此，不论会议是： n大还是小n正式的还是非正式的n长的还是短的 也不管出席者是何种资历、经验水平、角色和意图，如果会议想要真正成功的话，那它必须在各个细节上都有条不紊地进行。 但是当心，别以为只有正式会议才需要仔细和注意是会议都得这样，即使是十分钟的两人会议。往往是那些看上去不太正式的会议才是粗心大意容易导致问题的地方。简介5会议管理 会议只是一种交流方式，它可以在多方面起到作用： 而且通常在一个会议中这些作用肯定会兼而有之。 总的说来，会议的目标通常是促进决策、行动或变革所有这些都带着建设性的目标。 会议能干些什么？会议能干些什么？简介传达信息 分析和解决问题 讨论和交换意见 鼓舞或激励 协商或化解矛盾获取意见或反馈 说服他人 培训或开发 巩固现状 促进知识、技术或观念的变革6会议管理会议成本会议成本 无论会议能做什么，它们都得花费一定的成本。 会议可能需要场所、设备（视觉辅助设备）、饮料但首先它需要的是时间。准备会议的时间，前往会议地点的时间，参加会议的时间。 此外，会议总共需要的时间还要在此基础上乘上参加的人数。一次8个人参加的2小时的会议需要16个小时，如果加上准备或在路上的时间，可能要20人小时或者更多。 那么这些时间的成本是多少呢？举个例子来说，一个年薪2万英镑（一次性养老金、一整套福利及其他成本都包括在内）的人每小时的成本至少是20英镑。在上例中，如果每个出席会议的人薪金水平都是这样，那么会议的成本就要超过300英镑！而且这还只是人力成本。 任何会议的潜在价值都必须相对于会议的成本来加以权衡。简介7会议管理机会成本机会成本 你必须把机会成本铭记在心。换句话说，要考虑到如果这些人不是在开会，那他们会在做其他的什么事，而那些其他的事又价值几何？ 在此同样要乘以人数。如果他们全都在做其他的事，那么这些事能取得什么样的成果？这些成果会不会比开会更有价值呢？ 因此，永远不要n说“只是一次会而已嘛”n认为会议的成本是微不足道的n忽视任何成本要按照“会议人时”来考虑问题并确定会议是否值得。 即便会议是必须的，确实需要，但是（一个大大的但是）仍然要使会议的产出大出投入。简介8会议管理风险风险 会议能够，而且必须是建设性的和有用的，但我们还要考虑到它可能面临的风险，以便积极地去避开这些风险。 这里举出九例糟糕会议的可能后果：n浪费时间n浪费金钱n分散了对更为重要的任务的注意力n减缓进程，延误行动n制造分歧n挫伤士气n成为夸夸其谈和争执不休的舞台n滋生办公室政治n造成嘈杂和混乱 结果是作不出什么决策（或者错误的决策）；或者是痛哭流涕。简介9会议管理尽管有风险尽管有风险 虽然糟糕的会议会成为一场灾难，但好的会议在具体的实践中却不只是有用人们需要这样的会议。 会议开得过多或过少都是错误的。对大多数人而言，会议大有裨益（这还不一定包括会议的商业动机）。比如，会议可以：n 使人们获得最新的信息n 创造与他人共处的融洽氛围n 提供被倾听的机会n 成为社交聚会n 提供与组织中其他职能部门的人接触的机会n 建立正式工作之前或之后有用的非正式交流n 增加人们露面的次数和扩展社会关系的机会n 拓宽经验范围，并成为一个学习的机会 记住，人们很容易抱怨会议，但这仅仅意味着他们参加的会议是糟糕的或与他们毫不相干的。好的会议不管是对他们自身的权利来说，还是对提高整体士气来说，都是有利的。简介BEFORE THE MEETING会 前11会议管理一个大问题一个大问题 现在，我们已经知道了确保会议的成功和价值的成本和难度，在安排会议的时候，首先要问的问题其实很简单。 开这次会真的有必要吗？ 坦率地说，有些会议的问题并不在于组织得不好、持续的时间过长或者是没有获得实质性的结果，而在于：它们从一开始就压根儿不该举行。n 不要因错误的理由（或毫无理由）举行会议n 把时间和成本考虑在内n 预先做好准备会前12会议管理会议还是会议还是？ 在你张嘴说“我们开个会吧”之前，想想是否还有其他办法。 不要在没有问过以下一些问题之前就想到开会：n是为了争论还是咨询？n能用其他方法传递信息吗？n能不能打电话、写便条或发布指令？ 除了开会，还能做点别的什么吗？ 记住，对你来说让每个人围坐在桌子边，告诉他们一些事情可能是最简单的，但对别人来说可能很没效率，或者也不是达到某种结果的最佳途径。开会很容易小题大做。有时候走廊上的一句话，午餐时的一个三明治就可能是一次很充分的交流。 也许此处的信条同婚前的深思熟虑是一样的：如果怀疑就干脆不要！会前13会议管理谁应该参加？谁应该参加？ 这是个关键问题，就像“谁不应该参加”同样关键。记住，首要的原则是，越多的人出席会议，所花费的就越多。 考虑以下问题：n 谁必须到场n 谁应该成为会议观察者n 会议可能会对谁有用n 谁对会议会有积极贡献n 谁别有企图n 谁会造成不必要的麻烦或降低会议效率 并且要在深思熟虑后组成合适的会议群体，他们应具备以下两点：n 对议题具有专业知识n 有权作出那些必须有作出的决策 使每个出席会议的人都有清楚的理由。会前14会议管理谁做什么？谁做什么？ 会议可能需要来自不同部门、职能领域和不同专业背景的人参加。 它还需要：n会议主持者（参见“引导”）；引导不论是什么性质和规模的会议，总需要有个人来主持会议。n会议秘书，可以用来执行会议程序也可以用来记录会议内容。记录员也可以由任何一个参加者来担任。如果是这样的话，就需要某人兼任这一角色，这样他们的注意力就不会过分超越全心全意的贡献以及作记录的需要。 某些会议还需要一些其他特殊的“会议角色”安排视觉辅助设备、文书工作和饮料等等事务。 会议开始前有些关键任务和决策必须完成。例如，会议主持者必须在开会之前选出，从选出的那一刻起，他或她就应开始行使职责。 在会议开始之前确定其关键任务和关键人物。会前15会议管理要善于选择要善于选择 1、谁应该来参加你的会议？ 在选择时，要警惕采用了错误的规则。选择要偏重于会议事务本身而不应该太注重以下几点：n 公司政治n 你喜欢谁不喜欢谁（这就意味着他们被邀请或不被邀请）n 民主n 社会因素 除此之外，其他诸如培训等因素也很重要。 2、你应该参加哪些会议？ 如果有人邀请你参加会议，在接受之前要仔细考虑考虑。 有些会议是无法避免的，你可能会自始至终坐在那儿，一直在想： “我为什么要在这里浪费时间？” 对我们大多数人来说，除了开会，要做的事还很多。即便会议是必要的，我们也不需要每次必到。会前16会议管理会议的理由会议的理由 每天，都有一些没有目标或目标不明确的会议在举行，它们越开越长，结果却是毫无效率。会议的目标必须明确。开会不是为了：n启动计划进程n讨论成本节约n回顾培训要求n流线型管理 而是要设定清楚、详细的目标。故而会议的目标不应该是“讨论减少支出”而应该是“确定下半年的广告预算该如何降低10个百分点”。如果可用明确的数据来衡量，那在会议结束时能否达到这个目标就很清楚了。 明确的目标是有效会议的基本条件。会前17会议管理会议的理由会议的理由 有一个具体的理由，以及明确的目标，会议就会产生以下一些效果：n 人们清楚了为什么要开这次会n 他们能更好地、更加配合地做好准备n 讨论更加集中n 讨论也会更易于控制 进而会议更有可能达到预期的结果。 还要考虑一下是否应该书面记录下会议目标，并在开会之前传达给会议的参加者。 如果你曾参加过没有明确目标的会议，问问这些会议是干什么的，花点时间来弄清楚这一点，那么以后的会议就会越来越好了。会前会议如何起作用18会议管理有效的基础有效的基础 “议程”这个词来源于拉丁语，其字面意思是那些必须得做的事。 这是基本的，但是比其他任何事更能保证会议（特别是与明确的目标结合在一起的会议）的成功举行。 所以： 会议始终要有一个明确的议程。（不论大会小会，正式的或是非正式的会议，这一点都适用）。 理想的情况是，写下会议议程并预先通知会议参加者，否则，会议就会彻底跌入混乱的停顿状态，浪费了时间和精力而又得不到任何东西。会前19会议管理有效的基础有效的基础 会议议程必须反映目标，还要：n 给讨论和回顾的各项事务排列次序n 重拾以前会议的要点，联系起来，保持会议的连贯性n 为人们提供对会议内容发表意见的机会（就在编制议程的时候）n 具体确定谁来主持某个议题，谁又会对这个议题有所贡献（这是准备工 作的一部分）n 反映出任何“潜在的”议题（把可能引起矛盾的议题放在合适的地方）n 处理行政性的事物（比如：时间、地点）n 确定具体采用什么形式（是否需要秘书，是否要准备视觉辅助设备等等） 议程一定要使会议保持平衡。它允许有节制的争论，并促进手头工作的顺利完成。会前议程怎样起作用20会议管理关注现实关注现实 不管你计划开一个正式的长会还是像“你能给我十分钟的空闲吗”这样简短的会，在设定议程时你都得实际点儿。问一问：n我列出来的这几条议题需要一小时、十分钟还是更长的时间（一次会都 不够）？n有没能 给大家充分时间接到通知并着手准备？n会不会有一个主要的或者是易引起争论的议题压制了其他议题，对此花费过多时间或对其他议题置之不理？n与会人员与讨论或决策的议题之间的结合是否紧密？（比如：如果预算主管不在你就没法对开支作决策）n会议风格和目标是否一致？（比如：教授/培训的会议要比传达信息的会议花费更多的时间） 当会议已经按部就班进行时才发现“组织上的疏漏”，那就太迟了。一次重大的操作失误就可能葬送掉整件事的信誉。会前21会议管理决定先后次序决定先后次序 在此有两点很很重要：n会议次序恰当与否能给会议带来完全不同的结果n哪种次序最好，并没有绝对的准则 一个议题：n讨论早了好不好？在我们还没有经验时，是不是应该避而不谈？n是否容易与其他条目在逻辑上相互关系（比如先谈马，再谈马车？）n是不是完全领先事前准备？n是对所有与会者还是只对其中一小部分人具有吸引力/重要性？n是否有花过多时间和掩盖其他议题的不良影响？ 还需要考虑的是，哪些议题是会引起尴尬局面、不受大家欢迎、容易引起争论的，哪些是简单、直接而又能很快处理好的。会前22会议管理时间安排时间安排 时间安排是成功会议的关键所在。 时间安排不当，会使会议在很多方面出错，比如：n太短，一半议题要留待以后讨论n太长，除了在房子里兜来兜去，在多出来的时间里人们无所事事n不平衡，在某些领域花了太长的时间，却匆匆跳过其他一些领域 会议的时间安排及其议程必须按照实际情况来计划、组织，以便会议顺利进行。会前23会议管理时间安排时间安排何时举办会议何时举办会议 会议可能持续的时间决定会议在一天中的什么时候举行，这相应地会影响会议的效果。例如： 积极的一面 消极的一面 所以，不要仅仅考虑什么时候开会符合工作日程表，还要想到会议的时间安排会影响到它会成为什么样的会议。会前避免电话的打扰。使当天剩下的时间完整、连续午饭提供了结束会议的一个自然时点易于控制时间（人们想回家了）迟到者（交通原因）会打断会议工作效率会大幅度下降，因为人们饿了在一天快要结束时人们容易疲劳，难以集中精力上午9：00上午11：00，午饭以前下午后半段，3：30以后24会议管理时间安排时间安排工作效率工作效率 会议常常是讲求“时间效率”的。这意味着会议应该是：n耗时不能长于获得结果所需的时间n参加者不能多于必须的人数 如果时间利用得好的话，那么一天中的任何一个时段都可考虑用于开会。 即便考虑到一些关键会议要在八小时之外进行，比如在晚上、周末、旅途中或是用餐时，这一点仍然适用。假如不会失去控制，且我们认为无论会议何时何地举行，都是具有建设性的，这个方法仍然有用。会前25会议管理时间安排时间安排开始和结束开始和结束 就像每个会议都有个开始时间一样，它也有个结束的时间。在大多数组织中，人们往往只是因为太忙了而不参加那些不知是要开半个小时还是整个上午的会议的；这使人们犹犹豫豫，担心后面可能要承担的责任。有一个结束会议的具体时间能够：n表现出对人们的礼貌，还可能给会议带来更多的好处n保证会议按计划进行时间过半会议内容过半n表现出更多的专业精神，建立所有会议在运行过程中都应该遵守的规则 如果有一个明确的会议持续时间，就能更容易地控制会议并使之更可能走向成功。会前26会议管理时间安排时间安排给会议内容作时间安排给会议内容作时间安排 要想真正地按计划的时间进行，就要考虑安排一个计时议程。 比如说，给每个议题安排一段相应的时间，当然也包括那些主要部分和主题。这样会起到集中讨论、让会议主持者和参加者有的放矢的作用。 甚至可以说：“让我们尽量在接下去的20分钟里讨论完这项议题。”这样的话在心理上对我们集中精力思考问题会有帮助。它确实有帮助。 保证会议的结构是计时的，把它公布出来，作为会议的进程，并尽可能地照此进行。会前27会议管理物质环境物质环境 会议的房间、地点以及可利用的设备也会带来不同效果。 危险有很多：n太多的人挤在一个又小又乌烟瘴气的房间里，每个人都不会舒服，人们的注意力会转向窗外（尽管烟雾好像总是不想到窗外去！）n不舒适的椅子也会影响注意力n没有可利用的视觉辅助设备将会让解释、发言、列表的时间加倍n不恰当的饮料配送会打断会议 等等等等，想想你自己参加过的会议吧。 信条：会议需要n合适的地点 这一切都得事先安排。会前合适的房间恰当的设备28会议管理何地举行何地举行公司内？公司内？ 有时一些重要的会议不安排在办公室里举行。但大多数情况下，还是要在办公室和合适的房间里来开会。这样的场所得是：n安静的n如果需要，私密的（有时意味着隔音）n足够宽敞n舒适的n有空调，特别是在你打算允许抽烟的情况下n会议设备恰当，不应太豪华也不能过于简陋n提供好的视觉效果；声效也要考虑进去n有电源插座，光线充足，但不要有电话 不要只说：“我们在乔治的办公室开个会吧。”还要想一想什么样的房间最为合适，并做出相应的安排。会前29会议管理何地举行何地举行公司外？公司外？ 对那些更为重要、耗时更长的会议来说，第一个决定是：在公司内还是公司外？ 有些会议必须花费离开办公室的时间和费用，会后还要提供娱乐，这些都是合理的。比如，有一个高层计划会议很难安排，但又十分很重要；那就离开两天，可能还要在外居住，这样才能做成点什么事，否则可能得花上几个星期。 如果明智的话，选择一个好的会议地点带来的成交能轻易抵偿这么做所要花的费用。这也是令人鼓舞的，但是任何外部的会议地点都得仔细地进行选择：地点、成本、设备、气氛、私密性、满足特殊需要的能力（视觉辅助设备）；所有这一切都要考虑进去。 在哪里开会要由会议的目的决定（一些会议最好在办公室之外举行，这个事实不该成为借会议“玩乐”的借口）。会前30会议管理设备和工具设备和工具基本设备基本设备 好的设备能避免注意力分散和时间耽搁，并使一切顺利地进行。你是否需要：n 钢笔/铅笔n水和杯子n名片n烟灰缸（或者不要）n备用的咖啡n高架幻灯机/其他视觉辅助设备 对更大、更正式的会议来说还需要：n讲台n麦克风 列出有关这些事物的清单，任何时候，会议都不应该被诸如“对不起，有铅笔吗？”这样的情形打断。会前31会议管理视觉辅助设备视觉辅助设备 毫无疑问，视觉辅助设备对大多数会议都是有用的。它们能：n帮助理解n集中注意力 还可以让人演示他想要表达的信息。 视觉辅助设备的形式多种多样，从简单的、每个与会者面前的复印材料，到电脑制作的幻灯片，应有尽有。 关于视觉辅助设备的三个规则：n一定得有n仔细准备n检查视觉辅助设备所要用到的所有设备会前图解会议内容n使节奏多样化32会议管理视觉辅助设备视觉辅助设备你可能会用到的东西你可能会用到的东西n活动挂纸：简便，不需要电，也能展示出准备好的素材，或者你可以在会议进行过程中把它当作“工作板”来使用。n高架幻灯机：可坐在位子上使用；可以展示做好的幻灯片；能在幻灯片或纤维滚动条上作记录；可以根据会议的需要一部分一部分地展示幻灯片的内容。但需要稍加练习才能有效地使用它。现在这项设备似乎随处可见。n桌面手写纸：具有活动挂纸的所有优点，不过是便携式的，但它的尺寸只够一个小的群体开会时使用。n白板：取代了传统的黑板而成为一种好的“工作板”。它不像活动挂纸那样可以前后自由翻页，此外，你必须记住得用适当的笔来写，否则字迹根本没法擦掉！n复印资料：这大概上最好方便的一种形式，它能把会前传播信息的功能与可见性结合在一起。所有人可以同时看到它们。选择哪一种方式取决于会议的性质、大小以及与会者熟悉和适应哪种方式。会前33会议管理视觉辅助设备视觉辅助设备充分使用它们充分使用它们 基本的规则是：n内容简洁n限定篇幅n尽可能使用图形、表格和例证n保持一种新鲜感n反映会议议程n确保所说的和所看到的一致n确保它们相互关联n保证它们能被看见，而且能被看清楚n不要让它们分散大家的注意力n告诉大家复印件何时会/不会提供 古话说得好，一幅画赛过千言万语。会前34会议管理会前会会前会 关于会议最重要的事实之一是：相当一部分的事务实际上在会议真正开始之前就已经完成了。 换句话说，人们三三两两非正式地聚会、辨论着他们期望的结果、为了行动一致而策划联合策略，正是这些因素在会议真正进行的时候发挥着主导作用。 这也就意味着你应该：n不要低估这种会前会的作用，也别一厢情愿地认为别人不会这样做n花点时间成立必要的联盟n注意观察其他此类联盟的迹象，预计它们对会议的影响，并作出相应的计划n记住，无论是有形的还是无形的联盟都是有用的 总的说来，要把非正式的交流网络和人们私下传来传去的信息作为准备会议的一个积极组成部分。会前35会议管理不能按时开始不能按时开始 想像一下会议时间定在上午10点。人们开始陆续到来，但时间到了人却没有到齐。大家决定“再给他们五分钟”，倒上咖啡，人们开始三五成群地讨论着各种高调的问题。时间一分一秒过去，最后，会议在15分钟后总算开始了，还是有一个人仍未赶到。就在一切归于平静、人们打算静下心来开会的时候，迟到者出现了，他没完没了地道歉，又浪费了其他人5分钟的时间，然后会议重新开始。这种情形你肯定不陌生。 假如说，上述情景中包括八个人，那就很容易浪费掉8倍的半个小时也就是说，是4个“人时”，况且，在一些组织中，这种情况时有发生。 推迟开会会成倍地浪费时间，这会招致准时到会者的不满，并因此非但不能顺利开始，还会造成摩擦。会前36会议管理按时开始按时开始 值得强调的是： 会议务必按时召开。 一开始就能做到这一点并非易事，但这是培养良好习惯和守时观念的唯一途径。如果你是公司或部门的新员工，那在开始工作的同时就要开始遵守这一点，并一以贯之。让这样的话形成风尚：“乔治的会，你最好别迟到。” 这值得努力。 所以，在此有两点原则： 如果你是会议参加者：要准时到场 如果是你主持会议，不仅自己要准时到场，还要按时开会会前37会议管理例会例会 “我们为什么要开这次会？” “哦，因为从上次开会到现在已有一个月了。” 在把会议定为例会比方说每周一次或每月一次之前，必须谨慎从事。问一问：n会议到底应该多长时间开一次？n一年里要开多少次会？n如何安排这些会议才更合适？ 一旦定为例会，就应事先安排好日程，比如安排好接下去6次，甚至全年开会的具体日期。这可以避免为了决定某些能把各个群体的人都聚齐的日期而进行的没完没了的扯皮。你还可以随时取消任何后来证明没必要的例会。 不要让没必要的会议再延续下去。会前LEADING THE MEETING引 导 会 议39会议管理紧握方向舵紧握方向舵 每个会议都需要有人来主持。这样的人在过去被称为主席（chairman），现在常叫做chairperson，或者不要那么优雅就叫chair。你想叫他什么都无关紧要，但要确保有这么一个人，而且不是任何一个人；得有一个合适的人选，正如我胶将要看到的那样，他们扮演的角色至关重要。 很好地主持会议能带来以下好处：n会议能更加关注于自身的目标n讨论会更具建设性n在作出决策之前，会对会议作一个完整的回顾n争论的所有方面都能反映出来，并取得平衡n会议保持在公事公办的范围内，从而减少一些争论 一个优秀的会议主席应该引导会议、驾驭讨论并努力使所要解决的问题迅速、高效、省时、卓有成效地被解决。引导会议40会议管理领导者的任务领导者的任务适当的人选适当的人选 在上面所列的职责条目里，正确地选择一个适当的领导者的重要性不言而喻。 没有一个好的领导者会议便没法顺利地进行。 在会议开始之前，让一个合适的人担任会议主席并让人们接受他的领导。不这样做会也能开，但政令畅通会使得会议的整个进程有条不紊。引导会议41会议管理领导者的任务领导者的任务两个关键的原则两个关键的原则 不管会议领导者做或不做其他的什么事，他（她）必须运用并坚持两个关键的原则： 1、在会上，只有一个人有权随时发言 2、由领导者决定谁来发言 坚持这两项原则，很多其他的事便会迎刃而解。引导会议42会议管理领导者的任务领导者的任务职责职责 引导会议是一项重要任务。领导者必须拥有这方面的才智，并施展一些必须得掌握和使用的技能。这值得学习。 无论是谁主持会议，他都必须：n 赢得与会者的尊重n 做好事前工作，有备而来，阅读相关的文件并做好一切对“主持会议”有 助的准备工作n准时出席n按时开始n确保一些事务性的工作正确无误引导会议43会议管理领导者的任务领导者的任务职责（续）职责（续） 他们必须：n在安排好记录后开始会议并进入议程n如果必要，介绍与会者n订立规则n控制讨论，掌握与会者的个性特点n在必要的地方鼓励人们献计献策n要求提出的问题被阐明。对不清楚的东西要立刻提出质问。如果某些问题还没有被弄清楚就继续会议，那么你将不得不把遗留的问题找出来再讨论一遍，从而花费更多的时间。n保证每个人都能表达他的观点n确保讨论不偏离论题引导会议44会议管理领导者的任务领导者的任务职责（续）职责（续） 他们必须：n听，用心听。领导者要解决任何诸如“但你却说”这样的争论n注意时间，并提醒人们还剩多少时间n在必要的时候，清楚而又充分地总结会议，通常在会议中每隔一段就要总结一下n保证确实做出决策并被认可、被记录下来n善于应付混乱、突发和情绪失控的局面n做最终发言（总结）并提炼出结论n关注人们会后的行为n在履行这些职责时，要有耐心、良好的态度和幽默感，还要考虑到与会者不同的性格特征引导会议45会议管理迈向一个好的开端迈向一个好的开端 好的开始是成功的一半，这也许是陈词滥调了，但却是事实，也十分重要。严格地说，要获得成功就只有遵循这一条。 应该这样开始一次会议：n 主动积极地n 会议的目标和过程要清晰n 确立你在主持会议时的权威和权利n 营造一个良好的氛围n 激发人们对会议的兴趣和热情n 要立刻让人感到会议是公事公办的 一个有效的开端会使随后的事情更有可能顺利进行。引导会议46会议管理鼓励人们讨论鼓励人们讨论 会议要简短，但充分而有广泛代表性的讨论也很重要，否则决策就有可能在信息不完全的条件下做出。有时候，需要的信息不会自动出现。 这可能有以下一些原因：n担心遭到拒绝n来自他人，可能是那些高层人士的压力n缺乏准备n没有完全理解议题 或者很简单，感到缺乏出谋划策的动力。 所以，此处的规则是：必须积极地鼓励那些不愿发言的人发言。 会议的领导者一定要让与会者发表他们的意见，可以通过激励他们广开思路、深入思考来做到这一点。引导会议47会议管理鼓励人们讨论鼓励人们讨论提问技巧提问技巧 主席提出的问题不能是带有诱导性的。如果主席问：“我认为那是一个很好的建议，你认为呢？”这很难让人否认，特别是当主席是一位高层人士的时候。 要考虑一下哪一种提问方式合适：n开放型的问题：这类问题不能用“是”或者“不是”来回答，它们倾向于用“什么”、“为什么”、“何地”、“何时”、“怎样”、“谁”这样的词或者诸如“请告诉我们你是怎么想的”这样的短语来引导。想让人们发言，这样的问题最好不过了。n封闭型的问题：倾向于用“是”或者“不是”作简单的回答，比如“你认为那样有意义吗？”这样的问题。 怎样提问就会带来怎样的回答。如果一个简单的“是”已经能满足需要，那么提一个封闭型的问题也就足够了，否则就得多提一些开放型的问题。引导会议48会议管理鼓励人们讨论鼓励人们讨论征求意见的六种方法征求意见的六种方法 1、笼统的问题把某个群体看作一个整体来提问，这样有助于开始讨论 2、笼统的/有针对性的问题把某个群体看作一个整体，然后让某个人第一个发表意见：“现在，大家对这个议题有什么看法？戴维。说说你是怎么想的？” 3、针对一个人的问题让一个人回答或者解释 4、修辞性的问题一种不需要回答的问题，但它能表明一种看法，或促使人们思考，如果合适的话，应该允许主席提出这样的问题 5、反馈性的问题主席把别人提给他的问题反过来再问群体：“这是一个不错的问题，大家对此有什么看法？” 6、发展性的问题这类问题要建立在把上一个问题的某种答案告之群体的基础上：“莎拉觉得这样太昂贵了，还有什么不妥吗？” 鼓励讨论与控制讨论同样重要，没有它，会议将失去平衡，进而造成效率低下的后果。引导会议49会议管理鼓励人们讨论鼓励人们讨论务必使问题得到回答务必使问题得到回答 有时会有这样的事情：提出了很好的问题，但却得不到立刻的响应。 1、再问一遍坚持再念一遍问题以确保其每一个要点都准确无误并让人们明白这个问题确实需要回答。 2、利用沉默通常在问出一个问题后哪怕只有短暂的冷场，那也是很尴尬的事。所以会议主持人要用这个问题再问其他人。 如果你确实想得到某个人的意见，那么，等着。你要表明你的态度：“花点时间思考一下，我很想知道你的看法。”即使是要花更长的时间才能得到一个看法，它所需要的也只是一点点耐心；也许它的确需要一段时间的思考。 切勿因急躁草率错失重要的意见。引导会议50会议管理鼓励人们讨论鼓励人们讨论关注于手头的工作关注于手头的工作 成功的会议需要集中注意力，避免被打断。便条、手提电话、或者仅仅是送茶送咖啡，都会延误会议的进程并转移人们的注意力。 如果我们按以下的方法做，则会有所帮助：n订立递便条的规则n安排好会议间歇，这样人们才能知道什么时候他们会有一段时间来检查他们的桌子n事先安排好饮料n按其本来的样子，简化会议之外的事 最终，如果还是出现了干扰，不要与之对抗，耐心地等待干扰消失。 使会议只关注会议本身。引导会议51会议管理激发创造力激发创造力 成功的会议是要有创造性的，它们应该能：n激励思考n催生新观念n找到看待事物的新方法n激发变革n想出新颖的解决方法n解决难题 然而，新观念也会直到适得其反的作用。领导者必须注意不要让他的成员过早地下结论，要给不同的观念展现自身的机会。不要让讨论围绕着“谁的想法更好”来进行，就像人们所说：“你的想法不好，这里有一个更好的。” 创造力需要培养，观念需要建设性的评价。引导会议52会议管理冲突的原因冲突的原因 工作职能和工作目标的不同常常导致人们看法上的固有差异，这便会导致冲突。我们来看看三个关键部门的人对一些因素的看法是如何不同的，这个例子能证明上述观点。 目标 业务涉及 的时段 倾向性引导会议 财务部 产品部 市场部保证所用资本的回流，能提供安全的增长和收益主要面向过去：分析结果，加上一些预测主要是向内的：关注于公司内部的结果优化成本/产出的关系主要面向现在：保证生产在三班倒的过程中持续下去主要是向内的：关注于本公司的设备和人员在市场销售中使利润最大化主要面向将来：因为要超前地对市场作出反应主要是向外的：关注于客户、分销和竞争53会议管理冲突的原因（续）冲突的原因（续）对金钱的态度个性 这些差异不仅是固有的，而且是个人能够圆满地完成他的工作的需要。解决冲突的第一步就是要辨认出这类冲突出现在哪里。引导会议财务部 产品部 市场部主要表现为“债务和信用”，钱一旦花出去就不在了，没花的要存起来通常是内向的；训练有素；在财务计量的基础上做决策主要表现为“成本效益”相应的价值分析、价值分析的技巧和成本节约通常精于定量分析；在投入/产出的基础上进行决策主要表现为“投资回报”“投出去的”钱要尽快带来销售和利润上的“回报”通常是外向的；没有资深的教育背景；在决策上必须完全依赖统计数字54会议管理问题人群问题人群 有些人，不管他们的观点是什么，他们都能在会议中处理好与别人的关系。而另一些人则很难做到这一点。这会引发各种不同的问题，需要我们采用不同的对策。以下便是最主要的六种： 1、夸夸其谈者 需要注意，他们是一些对会议的论题非常热衷的人，或者是力图垄断发言，展示其个人专长的人。 对策： 首先要做的就是打断这类人的发言。要利用任何间歇，最好是用一种善意的言论或者是一句“谢谢”，来终止他们的夸夸其谈。然后让会议从一个新的地方继续或者把发言权交给另外的人。你可以问整个群体：“其他人对这种观念怎么看？”也可以具体地问某个人：“约翰刚才的发言提出了成本的问题。玛丽，你对此有什么大致的想法？” 避免让这类人浪费时间，谨防沉入他们的夸夸其谈中而不去做任何制止。引导会议55会议管理问题人群（续）问题人群（续） 2、滔滔不绝者 过分夸夸其谈的人往往怀着更多不良的用心，他们也许故意想通过压制别人，来保证自己的发言占有比其应该占有的更多的时间份额。 对策： 严格地按照会议进程表和纪律办事是很有效的办法。不然的话，就会老是需要中断他的发言、概括或要求发言者自己概括他的发言，或者你还得去提醒发言者不要跑题：“在我们深入讨论它之前，你能否将你刚才在第一阶段说的看法概括一下？”一旦主动要掌握在会议主席手里，这些问题就可以跳过不管了，对其他的与会者来说，尤其应该是这样。引导会议56会议管理问题人群（续）问题人群（续） 3、高深莫测的人 对付那些沉默不语的人就像对付那些说得太多的人一样困难，特别是当你知道他们的发言可能还很有价值的时候。这类人往往有点懦弱、害羞、让人厌烦、漠不关心或是缺乏经验，对他们所要说的缺乏自信。 对策： 在这种情况下，向他们发问是最好的办法。问一个简单的问题促使他们发言，如果需要，还可以发表一些鼓励其信心的言论。 如果他们完全可以发言却故意选择了不这么做，那么，问他一个难的或者是指定的问题，或者要求他们给予帮助：“约翰，以你的经验你对这个问题肯定有一些好的建议，你是怎么想的？”引导会议57会议管理问题人群（续）问题人群（续） 4、分裂会议的人 某些窃窃私语可能是有建设性的，某些则是因为对议题缺乏理解，另一些则完全是让人厌烦的闲话抑或是在谋划着什么。 对策： 暂停会议就可以使那些闲聊在一片寂静中暴露无遗。仅仅这么做，就足以使窃窃私语停止下来了。而向他们提问题可以弄明白他们是否有什么疑问一些事情还不清楚如果是这样的话，花点时间解释清楚，即使扯开点话题也是很有意义的。 必须始终遵守这条原则：在一个时刻只能有一个人说话。引导会议58会议管理问题人群（续）问题人群（续） 5、好争斗的人 这类人容易生气，或是感到尊严受到了强烈的损害。这样原本也许不坏，但是会议不该是发泄这种情绪的场所，况且这类人往往是想在会议上羞辱别的什么人。 对策： 你必须核查一下这种愤怒也许并不具体是否别有用心。要求他的发言具体点，要符合会议的既定目的，依靠大家来遵守集中精力的要求。可以许诺晚些时候再来谈论他所说的这些会议目标之外的事情，如果合适的话，可以把分歧搁置在一边。引导会议59会议管理问题人群（续）问题人群（续） 6、不坦率的人 总有很多的原因让人们不愿直接说出他们想说的东西，这在所难免，比如，考虑到更长期的战略，或是怕丢面子等等。不坦率的人会轻描淡写、夸大其实或是故意混淆事物，甚至有些时候，对事实也大打折扣。 对策： 学着“体会言外之意”，辨别出在那些显而易见的会议目标之外还有什么的东西在进行着。下一步该做什么，很大程度上取决于环境。有时候，长远的或是边缘性的议题也要同步讨论。有时候曲里拐弯的说话方式必须被立即制止。引导会议60会议管理处理混乱局面处理混乱局面 即使是在那些组织的最好的会议中也偶尔会出现失控的局面。你该怎么办？n你自己切勿心烦意乱或情绪失控n挑出一个引起问题的因素，把它分离开来冷静地处理n在重新提出面向群体的问题之前，首先要做的是：同意n如果混乱的局面持续不休，你有几种选择：n在会议重新开始之前，要求大家完全沉默一段时间n宣布短暂休会，并坚持一定得这么做n把引发问题的议题搁置一会儿n取消这次会议，下次再开 首先不要慌！引导会议61会议管理一只眼盯着时钟一只眼盯着时钟 时间安排，如前所述，对任何会议来说都是至关重要的。 所以要注意时间，并在会议进行中根据所剩的时间来把每件事情安排好这对会议的领导者和参与者来说同样重要。引导会议PARTICIPATING IN THE MEETING参 加 会 议63会议管理 会议有可能浪费时间、精力和金钱。何况举行不必要的会议也会导致缺乏思路、辩论、交流或决策的结果；这其中没有一件是对组织有利的。 因此每当你受邀参加一个会议时，你都要思考一下：n你能够给会议贡献点什么？n你能从会议中汲取点什么？ 你只能这么做。当然人必须面对现实，有些会议只有一个两三行的紧急通知，要不就下定决心： 不要参加会议除非你确定它真的有用。第一个问题参加会议64会议管理怎样有效地参加会议怎样有效地参加会议 老话说，一份耕耘一份收获，对会议来说，也真的是这样。有效地参加会议的关键之处在于以下几点：n充分的准备：如果你不知道要开的是什么样的会议，或者不想去做一个有影响的发言，那你也就不可能从会议中获得什么有价值的东西了。n注意形象n保证你的发言有效：这是指你要说什么，以及怎样说n坚持你自己的立场，有效地参与讨论 切勿把任何会议都看作是“他们的”会议要中会议上恪守自己的职责并确保自己积极地致力于做出有意义的贡献。参加会议65会议管理注意形象注意形象 奥斯卡王尔德曾经说过：“只有那些浅薄的人才无视形象。”一个人的形象如何确实会影响到个人意见的采纳。如何穿戴值得花点时间考虑一下，特别是当与会者中还有不认识你的人的时候。 你看上去是否：n作了充分的准备？n精明干练？n很有威信？ 任何有助于获得一个好印象的事情，你都应该认真考虑。迟到、衣冠不整、捧着厚厚一堆资料、一坐下来便开始在文件堆里翻来翻去手忙脚乱地寻找某份资料，这些都会让人不把你放在眼里。 如果形象影响到别人如何看待你的发言，那它就不容轻视，而且需要你做一些积极的修饰了。参加会议有经验？全面掌握了信息？可以信赖？66会议管理坐在哪里？坐在哪里？ 坐在哪里这重要吗？有些人总是想坐在一个特定的位子上，而其他人则不去考虑这样的问题；虽然没有什么“有魔力”的位子，但某些很实际的问题你得考虑。比如，坐在某个位子上：n你能看见谁？n你不能清楚地看见谁？n你的位子和主持人的位置关系如何？你的发言能很容易地被听到吗？n你是想离电话、咖啡、门、高架幻灯机近一点还是远一点？n你能轻松地看见视觉辅助设备吗？ 如果人们不总是坐在同样的位子上，那么一些例会能开得更好那些放在圆桌边举行，把桌子前端那个发号施令的位子空着的会议有着良好的效果。参加会议67会议管理有效交流有效交流 不要假定交流是件易事假定它是个难题，它也确实如此。以下的内容能表明这一点： 哪怕你想陈述的是一个最简单的观点，你都要陈述清楚。这要从准备开始做起。 要保证说你想要说的，还要保证准确地说出了你的意思。 “我知道你以为你理解了你所认为的我的话，但我怀疑你觉得你所听到的其实并不是我想说的。”参加会议68会议管理有效交流有效交流 遵守规则遵守规则 没有规则，会议常常就会沦为大吵大闹。所以遵守规则符合每个人的利益。这亲没有削弱多少自我精神，但是如果你：n过分地垄断发言权n总是打断别人n无缘无故地情绪激动和争论不休n破坏时间表n表现得很不遵守纪律，或者更糟，简直就是个捣蛋鬼 那么长远来看，这样做对你的工作是没有好处的。必要时，通过主席和一致认可的会议程序为父的立场据理力争，不要因为态度恶劣的缘故导致失败。 遵守规则紧扣主题使会议为你服务。参加会议69会议管理有效交流有效交流打破规则！打破规则！ 据说规则建立起来就是为了打破的。确实如此。但你在这么做之前一定要考虑清楚，千万不要养成打破规则的习惯那样你很快就会落下捣蛋鬼的名声！ 在任何集会中，那些最自信、最有冲劲、最有激情的人往往最有权力和影响力。有时不妨：n激烈地爆发一下情绪n攥紧拳头敲着桌子说“不”n释放一下感情n幽默一点n发火（有节制地发火）n打断别人的发言 但是，我重申一遍，所有这些都要谨慎地采用。 除了去打破规则，还要学会偶尔使用一些激烈的手势，这挺管用。参加会议70会议管理有效交流有效交流准备准备 即使是去参加最简单的会议也需要准备。你可以花两分钟想一下，也可以做长时间的仔细思考，但你得去做这样的准备。如果只是随便地应付一下，那你在会议中就不可能很好地表达出你的观点。n通览所有的文件n从中总结出要点，以便开会时快速查阅n注意谁将出席会议n事先拟定你要提出的问题n准备好你的发言n记录下你听到的对你有用的东西 充分准备是开好会议的基础，花点时间，想省事对你来说可能是危险的。参加会议71会议管理有效交流有效交流在一定背景中准备会议在一定背景中准备会议 记住，不能孤立地去准备你的发言。还要想到：你想去做的事可能会面临更多的困难，因为人们：n根本不听你在说什么n受到流行观念、偏见或是当下状况的影响n看待事物只从他们自己的立场出发，很难保证客观 而且他们还会曲解会议的目标、你的意图，或者对涉及的议题抱有情绪化或充满等级观念的看法。参加会议72会议管理有效交流有效交流在一定背景中准备会议（续）在一定背景中准备会议（续） 有些事可能还会制造麻烦，比如：n额外地花费时间n别的议题可能会把会议的焦点从你认为重要的事情上移开n不提供一些可资利用的支持信息，想深入地讨论一个议题是不可能的，而且，没有这一点，想使事情进行下去也是不可能的 要务实地计划你打算须知的事。为一个确实要开的会做准备，而不是为那些理想的、但不会出现的情况作准备，届时你就会干得更出色。参加会议73会议管理有效交流有效交流不要紧张不要紧张 会议能带来精神创伤。会场里常有很多人等在那里，你可能会意识到：满屋子的人都比你更富有资历、经验和技能。 治疗紧张最好的药方就是事先准备。如果你已经完成了事先该做的，检查了所有的要点并对如何发言也想了一遍，那你就会获得自信。险些之外：n做一下深呼吸n准备好一杯水 记住，大多数人想让期望你干得很出色。 在一些重大的场合有些惶恐是不可避免的。事实上没有这种惶恐肾上腺激素就不会分泌，如果你事后能反思一下自己的行为，并从已经发生的事情中学到点什么，那很快你就会变得富有经验。参加会议74会议管理有效交流有效交流讨论的形态讨论的形态 会议中处理任何议题的方法都遵从一定的模式，这最初是由会议主持者倡导的。你可以利用这种模式，在较小的场合让人接受你的观点。 其过程如下：n介绍：说明讨论这项议题的原因设置场景参考以前的讨论给出这项议题本身的议程：“我建议大家这样来讨论这个问题”n列出论点：有利和不利的因素，关键因素既要列出主要因素也要考虑其他相关因素n辩论：这时候其他人开始有所贡献；这个阶段着力进行逻辑辩论并定出一个草案，以便能够借此随之做出正确的决策n总结：与将来的行动或决策联系起来 如果在一些紧要的阶段会议进行得很好，而且每个人又作出了恰到好处的贡献，那么整个会议就会变得富有逻辑性和建设性。参加会议75会议管理有效交流有效交流你用的事实要准确无误你用的事实要准确无误 会议中用于质疑、核实或挑战事实的时间多得让人惊讶。如果信息不正确，那么整个方案就可能崩溃，或者至少会令其可信度下降。 所以，胞波要花点时间核实、再核实。确保你所说的准确无误。 给出的信息必须是：n明确的：清楚地被交待出来，不会与不相关的东西混淆n准确的：完全正确n精确的：只有这条信息才能使这个观点成立 这么说听起来有点学究气，但却很重要。如果你这样来描述某件事：“变革在所难免。目前的方法浪费了不起10%的成本。”那么只要有一个人当即说“我今天早上看过数据，只有92%”，你的发言立刻就贬值了。那时候再来解释你的意思是“大概”10%就太迟了，别人会认为你对这个项目毫无了解或企图夸大事实。 谨慎地去描述事实实事求是地。参加会议76会议管理有效交流有效交流发言发言 你的发言应该达到以下三个明确的目标：n可理解的n有吸引力的n可靠的 这样人们才会去听，才会相信你所说的与他们有关，并最终将其当作正确的东西来赞同或是行动。接下来，我们来逐个讨论一下。参加会议77会议管理有效交流有效交流使你的发言能够被理解使你的发言能够被理解 你可以使用一些策略来确保你的发言能够被理解：n使用清楚的“路标”：宣布你要讲到的内容：“这里要讲三点，我会就成本、时间安排以及实施中的问题说说我的看法。”如果人们表示赞同，那么你就可以开始按照这个已被同意的微型议程来进行下去，人们会把你的发言先后联系起来。n采用明晰的结构：再短的发言也需要一个明晰的结构。通常可分为开始、中段和结尾最好为合适。别总用“另外”这样的句式把你的论述前后连成一串。n遵循逻辑顺序：在此，设定路标会使发言清晰。你可能会选择按事件的时间顺序或项目的阶段顺序来进行既定的会议讨论无论你用什么方法，你都必须让别人感觉到你的陈述清楚明白，而不是随意说说。参加会议78会议管理有效交流有效交流使你的发言能够被理解（续）使你的发言能够被理解（续）n使用视觉辅助设备：边看边听人们会理解（记忆）得更好。所以要考虑使用幻灯片、图表等等如果你没有制作这些东西以充分描述发言内容的设备，那就画张图吧。n避免使用行话：或者谨慎地使用。行话是指专业的术语，是那些专业人士使用的挺管用的省略语，但是不要想当然地认为每个人都能轻易理解那些你随口说出的专业术语。n避免使用冗长的官样文章：还有那种“办公室语言”。如果你只是想表达“什么都没做，但我们必须尽快开始”这样的意思，就不要说：“在能够把我们领向工作的开始点和最初行为的准备工作中我们已经取得了相当大的进步。”这样的语言既让人厌烦又令人费解。 最后，如果不想使人心烦意乱，要注意不要使用任何让人讨厌的口头禅，比如，说什么都以“基本上”开头。 理解是基础如果你的表达不清楚，那么你所做的任何其他事都会受到牵连。参加会议79会议管理有效交流有效交流使你的发言引人入胜使你的发言引人入胜 交流信息不是会议的全部。你可能还要去激励、激发别人的热情去说服别人。如果你需要别人做点什么、要作出一个特别的决策、或者带有承诺地实施某项事物，那么吩咐人们去做是不够的，你必须去说服他们。 这是一个进行有效推销的过程。你需要：n识别其他人的需求和立场n举出让人接受的例子，展示出人们从中可获得的益处 如果你要经常在会议上表现出你的说服力，那你就得进行学习。像其他许多技巧一样，推销和谈判也是能学习的。参加会议80会议管理有效交流有效交流使你的发言可靠使你的发言可靠 如果你用明显的事实来支持你的观点，那么其他人可能立刻会对之表示怀疑：“你当然会这么说，不是吗？” 你可能需要一些能支持自己的证据，诸如：n数字和统计数据n实例n视觉性或描述性的东西n测试或试验的结果n公认专家的专业意见 确定你的实际情况是否需要除你之外的其他人或事来证明，并找到这样的证据来证明你的想法。参加会议他人的合作书面资料研究成果来自组织外部的客观评价81会议管理交流的不同方式交流的不同方式 有会议中会有三种主要的交流行为：n发起：计划、建议和建立n反应：回应、评论、判断和评价n阐明：测试、解释、证明 它们会带来不同结果，采用不同的“口气”，还可能需要给出某些信号：“我不是在问你，而是在告诉你”反之亦然。 使用它们，正确地使用它们，并要知道它们各自是干什么的。参加会议82会议管理有效交流有效交流不要忽略观察不要忽略观察 开会时你很容易只关注自己想要做的事而忘记了去观察其他的与会者。这里有两个很关键的因素： 1、听 真正去听，主动地听，还要作记录。听意味着根据会议的进展不断调整你想说的。记住这句老话：“人天生只有一张嘴，但却有两只耳朵等着你去用。”如果你忽略别人说了什么，那你永远也不可能达到你的意图。 2 、看 我们接受事物，最为倚重的感觉不是听觉而是视觉。你要密切观察人们对会议的反应如何。手势、姿势、表情、身体语言，这一切都能让你对他人在辩论中的立场加深理解。 会议不仅需要你正确阐述观点，还要理解其他的与会者理解得越好，你就可以把你的观点阐述得越准确。参加会议83会议管理什么时候发言什么时候发言 没有什么永远正确的规则。过早挑起辩论，尽管你说得很精彩，但一个小时以后，人们可能已经不记得你到底说过点什么；而开口得太晚，人们可能已经有了主张，很难再作改变，讨论也很难继续下去了。 在这里有几条指导方针可能有助于你决定发言的最佳时机：n不要刻意地准备在某个特定的阶段发言，你需要随时调整你准备说的话，去适应你最终找到可供利用的切入点n考虑一下你的意见和其他人作出的或期望的观点之间有什么关联，从而决定何时让你的观点合乎逻辑地出现n想一想怎样展现你的强项。在介绍、设定需要考虑的事物的范围、总结，或是处理数字当中，你最好擅长哪一项？n在发言的时候，看看是不是能过一会儿再作进一步的发言：“当我们讨论到财务问题的时候我可能会再次发言。” 不管你选择什么时候发言永远也别太晚，如果一直等待一个“最好的”时机，那结果可能就是一句话也说不了。参加会议84会议管理端正态度端正态度 参加会议是一个主动的过程，如果你想要从中有所收获，那你当然就不能睡着了！ 所以，记住你应该：n保持警觉，从头至尾全神贯注n认真听所有的发言n注意看其他人的样子n思考n保持冷静 如果你想给别人留下深刻的印象，显得聪明点儿！参加会议85会议管理培养技能培养技能 会议是复杂的。它们是交互式的，很难去预测谁会怎么做或是说些什么。我们大多数人并不是生来就有参加会议的能力，从实践中学习会议所需要的各种各样的交流技巧，会使我们受益匪浅。 如果你没有多少参加会议的经验，那你需要多参加点。但要注意别浪费时间，想一想：n开的是什么样的会议n你可能会参加哪个委员会或是管理群体n什么样的任务和职责使你能对某些会议作出贡献 到处走走，加入一些群体，看看你开会的风格是不是有用考虑怎样使用和提炼你的技巧。记住，有效地参加会议对你的业务和事业来说也是一种非常必要的技巧。参加会议GROUP DYNAMICS群体动力学87会议管理共同工作共同工作 有一种古老的说法：会议就是这样一群人聚在一起他们单个人什么也不会做，而聚在一起就会决定什么也不做！ 但愿这不是真的。需要讨论和磋商的问题，还有创造性的元素，都是来自人们在一起建设性地工作。 如果情况是这样，与会者就必须：n承认一起工作可能是困难的n积极努力，克服这些困难n利用群体动力产生出那些必需的、有积极作用的过程 要使会议的产出大于单个人所能达到的成果之和。群体动力学88会议管理社会结构社会结构 组织是由人组成的，因而就有社会结构。人们之间的交流和接触十分重要，不可或缺从不开会的组织是死气沉沉的。 会议肯定是公事公办的，但也必须允许出席的人们有时间：n相聚n交换信息n更新他们的经历 并用某种方式交往，让他们感到自己是团队的一员，而且愿意成为这个团队的一员。没有这些社交活动，他们可能会感到失落，连工作也干不好。他们还有可能根本不想参与进来：正如专栏作家凯瑟琳所说：“会议颇似鸡尾酒会。你不想去，但真没被邀请你心里又会不痛快。”群体动力学89会议管理群体动力群体动力 群体，和团队一样，激励都来源于内部。如果群体被强烈地激励着去实现其目标，那么它就能建设性地完成工作。有时会议中的意见反应的是群体意识而非个人意识，所以任何能产生良好的群体感受的事物就是好的。这些因素包括：n每个人都理解群体目标n在个人和群体意图之间没有大的冲突n没有袖手旁观者n对主席没有不满或不信任n团队忠诚度n成功合作的经验n没有派系纷争n对个人和共同的能力充满信心n没有等级压迫 富有动力的群体合作起来总是比那些军心涣散、士气低下的群体要好得多。群体动力学90会议管理讨论到哪一步？讨论到哪一步？ 会议能把独白转化成对所有人的自由言说。讨论、辩论的数量和允许自由发挥的限度会影响到会议怎样继续下去。 失控的、过多的讨论会导致：n太多的方案或细节而没法同时处理n太多的情绪n更频繁的误解n对立面n花费更多的时间作结论，或根本就没有结论n本末倒置n忽略了必要的细节n无休止的争论n陷入不现实的境地群体动力学91会议管理讨论到哪一步？讨论到哪一步？ 过于严格地控制争论会导致：n厌倦n过于注重细节“吹毛求疵”n重复n没掌握关键信息n过于草率的决策n下一步的行为缺乏组织n没有人对作出的决策真正承担责任n会后决策得不到支持n不可调和的争执n士气低落，缺乏热情n故步自封群体动力学AFTER THE MEETING会 后93会议管理会议记录会议记录 会议记录有必要吗？对有些会议来说，答案很简单：“没必要。”在大多数组织中，纸面工作已经太多了。 但某些情况下，会议记录确实是有必要的；更多的情况下，某种简单的“行动提醒”会起到重要的作用。会后的书面记录可服务于以下三个具体的目的：n行为提示，提醒那些在会议里接受了任务的人去行动，并按时去做n下一次会议的辅助备忘录，建立例会之间的联系，确保各个要点初步汇报或者有了进一步发展。在会议的方程中，它通常表现为“出现的事情”n关于发生了什么事情，特别是作出了什么决策的记录。它可能是一种基本的永久的记录，也可能性中是在一到两个月内有用，这取决于会议的性质 在真正必要的时候才需要准备会议记录，但如果你要完全活力任何书面记录，在此之前得慎之又慎。会后94会议管理会议记录会议记录/行动要点行动要点使之有用使之有用 记录要有用并有效，它们就必须是：n准确的：这是显而易见然而又至关重要的；任何报道上的粗心大意或者遗漏都可能引发问题n客观的：不管是谁来准备会议记录，都必须作客观反映，而不应该带有个人的观点n简洁的：除非会议记录是对会议的有效总结，否则就不会有人去看n可理解的：如果它们是用来提供一种行动鞭策和正确的记录，那么就必须是清楚明白的n有条理的：要明确谁在什么时候应该完成什么事情。许多组织都有它们自己的格式标准 如果无人问津，记录就毫无用处；但它们必须吸引人来看。会后95会议管理会议记录会议记录/行动要点行动要点一套实用格式一套实用格式 会议记录应该遵循一套计划好的标题： 出席人员：这对记录来说可能很重要。 致歉：对以后了解没有谁的发言会有帮助。 上次会议的记录：如果本次会议是一系列会议中的一个，那么这一条就需要记录下来。 出现的事情：如有必要，使用标有数字的段落来记录。 讨论的议题：用标有数字的段落来报告实际情况和决策。通常采用“记录式”的语言风格最为妥贴，要避免在记录时将记录者的主观倾向性带入其中。 如有必要，还可以加入下次会议的事务和日期之类附加条目。 最后，要考虑所有需要记录拷贝的人，如果必要，列出他们的名单通常数量会比出席者和请假者要多然后尽快把资料分发下去。会后96会议管理会议记录会议记录/行动要点行动要点最佳版式最佳版式 笔记，特别是正式的会议记录，最好不要是大段大段密密麻麻的那一种。人们可能会想要做些评注，所以，要给他们留有足够的空白。 有一引起关键的因素，不管采用何种风格和格式，都应处在醒目的位置：n决策n行动n行动负责人n行动方式n完成的最终期限 例如：经过决定，项目相关成本的明细帐在下次会议之前应该准备好并通知下去。会后 行动PF准备一页纸的总结 日期12月15号之前通知下去97会议管理会议记录会议记录/行动要点行动要点何时去做何时去做 最后一条建议：如果是你负责编写会议记录，那么在会议结束之后尽快去做这件事。 为什么要这样做呢？理由如下：n这时你对会议细节的记忆会准确得多n许多人在收到会议记录之后才会开始考虑他们答应要做的事，所以，早一点分发会议记录就能减少实施中耽搁的时间n迅速的反应能体现你工作的高效率，这将建立起良好的榜样，并使你获得好评 信条：不要把这些当作杂务来敷衍了事，你会从这些事中得到额外的收获。会后MEETINGS PROCEDURE会 议 程 序99会议管理程序的规则程序的规则 最好的一条指导方针就是，在环境允许的情况下，尽可能少地设定规则没人愿意在官样文章上花费过多的时间。 聪明的规则在某种程度上能够使事情步入正轨，节省时间，又助于获得更好的结果。例如，你可能会指明：n用于召集会议的通知的篇幅n何时何地开会能够被接受n会议议程：形式和风格，什么时候应该准备好并通知下去；这同样也适用于提交报告n主席的任务n语言：不要大声喧哗，或使用脏话n表明个人好恶 你还必须密切注意任何牵涉到法律的后果。 不管有什么样的规则，它们都必须是明智的、为所有人同意和共知的。会议程序100会议管理具体规则具体规则 在非常拘泥于形式的场合，关键的因素它们中的任何一条对那些在典型的组织内定期举行的会议不说都是重要的包括： 法定人数 在有些会议里，代表人数如果没有达到一定数量，就不能做出重要决策；委员会只能在，比如说，50%成员出席的情况下处理事务。这时候就需要订立一些规则。 提议 这只是一些用在会议记录中的惯用语句，用于：n开始讨论n讨论后进行总结，达成一致行动 提议有时需要事先拟定、正式提出并得到支持，在会议进行下一步骤和投票表决之前处理完毕。对所有与会议相关的人来说它必须是清楚明白的。注意：提议的措辞必须仔细推敲，它应该是清楚的、肯定的、明确的。会议程序101会议管理具体规则（续）具体规则（续） 修正 有时会对提议的内容进行一定程度的增减或者改变。正式的会议可能需要提出和支持这些修正行为。这包括两种类型：n建设性的n“破坏性的” 上述任何一种都必须在原先的提议被采用或否决之前提出讨论。 投票 不管是简单的举手表决还是更为正式的方式，其过程和结果都应该是绝对清楚、得到认可并记录在案的，这样，它就不会招致争论和质疑。 指令/信息要点 它们是正式会议进程中的插入语，一是为了指出对一致同意的规则的违反之处，二是为了改正那些实际上说错了的东西。 这些形式只应该是达到目的的手段而非目的本身，这样它们才能发挥作用。 会议程序SUMMARY总 结103会议管理核对表核对表 在任何会议结束的时候，你都应该回顾它的效力；只有通过这种方法，将来的会才能越开越好。以下列出的是几种我们需要问的问题： 会议目标n有没有清楚正当的理由需要满足？n这些理由有没有用可衡量的目标表现出来的？n与会者是否事先知道这些目标，是否同意？ 行政管理n是否发出了足够的通知？n信息是否清楚、充足？n会议地点、环境和设施安排得是否妥贴？ 人n参加会议的人是否恰当？总结104会议管理核对表核对表 发言n是不是准备了正式的发言？n人们的发言是否简洁明了？n发言是否有必要的文档作支持？n人们是否坚持自己的观点？ 交互作用n正式发言的人是否能很好地回答那些补充性的提问？n是不是每个人都按要求参与了？n人们是否在听？n他们是不是遵守规则，按秩序进行？n讨论是否具有建设性并直指目标？n每个人是否都做了必要的预先准备工作？n是否有干扰？总结105会议管理核对表核对表 会议主席/领导n是不是恰当地对会议和人进行了介绍？n是不是有会议议程而且遵照它进行？n时间控制得好不好？n对人的控制好不好？n会议主席不是不能保持公平？n有没有定期对讨论进行总结？n秩序是否得到控制？n是否遵守了必要的形式？n总的来说，是否指引会议处理正确的事，用正确的方式，产生实际结论并作出预期的决策？ 假如有明确的目的，任何会议都必须根据是否达到了这些目的来进行评价；而从长期来看，则还要根据决策的质量、会后采取的行动以及它所带来的思考进行评价。 总结106会议管理最后最后 在最后我们回过头去看看那些前面提到过的事情，那些普遍存在的议程条目：AOB。这一条在会议的结尾处常常出现。人们刚准备松口气，会议眼看就要结束了，这时候主席却说：“还有几条AOB要谈”就这样会议又就那些通常让人厌烦的零碎的琐事和细枝末节讨论了半个小时。人们会感到生气，而原本对会议的好印象也不复存在了。 好的会议从AOB开始。好的会议主持人会给出10分钟讨论这些东西，就好象先把路上的障碍打扫干净，然后就能总结107会议管理 “邦”的一声结束会议！ 确保人们带着他们需要的笔记，重要的笔记离开。See you next time!