高效时间管理高效时间管理新员工能力素质培训系列课程新员工能力素质培训系列课程二二0 0一一年七月一一年七月朱自清：匆匆朱自清：匆匆 去的尽管去了，来的尽管来着；去来的中间，又怎样地匆匆呢？早上我起来的时候，小屋里射进两三方斜斜的太阳。太阳他有脚啊，轻轻悄悄地挪移了；我也茫茫然跟着旋转。于是洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从凝然的双眼前过去。我觉察他去的匆匆了，伸出手遮挽时，他又从遮挽着的手边过去，天黑时，我躺在床上，他便伶伶俐俐地从我身上跨过，从我脚边飞去了。等我睁开眼和太阳再见，这算又溜走了一日。我掩着面叹息。但是新来的日子的影儿又开始在叹息里闪过了。条件：准备一把条件：准备一把60格长的软尺，表明你格长的软尺，表明你2080岁的时岁的时间，每一格是一年。间，每一格是一年。1.6080岁岁 20年是老年时间，剪去年是老年时间，剪去20格，剩下格，剩下40年年黄金时间；黄金时间；2.睡眠每天睡眠每天8小时，小时，40年睡眠年睡眠13年，剩下年，剩下27年；年；3.早、中、晚三餐包括周六、日闲聊活动，每天平均早、中、晚三餐包括周六、日闲聊活动，每天平均2.5小时，小时，40年用掉年用掉4年，剩下年，剩下23年；年；剪时间的游戏4.用于交通时间平均每天用于交通时间平均每天2小时，小时，40年用掉年用掉3年，剩下年，剩下20年；年；5.用于打电话、找东西每天用于打电话、找东西每天1小时，小时，40年用掉年用掉1年，剩年，剩下下19年；年；6.每天看电视的时间每天看电视的时间3小时，小时，40年用掉年用掉5年，剩下年，剩下14年；年；7.每天用于娱乐、锻炼、听音乐，如果周六、日花每天用于娱乐、锻炼、听音乐，如果周六、日花在娱乐、购物上，平均每天在娱乐、购物上，平均每天3小时，小时，40年用掉年用掉5年，年，剩下剩下9年；年；8.每天刷牙、洗脸、个人清洁、化妆、看报用每天刷牙、洗脸、个人清洁、化妆、看报用1小小时，时，40年用掉年用掉1年，剩下年，剩下8年；年；9.如果一年有如果一年有10天休假，天休假，40年用掉年用掉1年；如果无法年；如果无法集中在工作上集中在工作上1小时，小时，40年用掉年用掉1年，两项合计大约年，两项合计大约2年，剩下年，剩下6年。年。结论：结论：人的一生可能只有人的一生可能只有6 6年年用于工作，合计用于工作，合计5256052560小时。小时。时间的特性时间的特性供给毫无弹性供给毫无弹性无法蓄积无法蓄积无法取代无法取代无法失而复得无法失而复得什么是时间管理？在即定的时间里完成特定的任务在即定的时间里完成特定的任务現現在在现现有有的的资资源源与与工工具具时时限限1 1任任务务2 2任任务务1 1时时限限2 2任任务务3 3时时限限3 3任任务务6 6任任务务5 5任任务务4 4用最短的时间达成最多的目标，实现丰富的人生用最短的时间达成最多的目标，实现丰富的人生问问自己问问自己1你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？实际上花多少 时间睡觉？2你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？3开始一项工作（如读书、写报告、回邮件）时，记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。4每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？5你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？6你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？7你每天花多少时间保护自己的健康？我们要做的事情我们要做的事情1 1计算我们的时间，像一个吝啬的守财奴一样，清点计算我们的时间，像一个吝啬的守财奴一样，清点 自己的财富；自己的财富；2 2了解自己的模式，用流水帐记录每一笔时间支出；了解自己的模式，用流水帐记录每一笔时间支出；3 3保护我们的时间，找出生活中的时间小偷，把它们保护我们的时间，找出生活中的时间小偷，把它们 拒之门外；拒之门外；4 4投资我们的时间，找出可以令时间增值的机会。投资我们的时间，找出可以令时间增值的机会。大石块大石块碎石块碎石块沙子沙子水水提问：提问：如果请你把这四桶东西装进一个桶，可以如果请你把这四桶东西装进一个桶，可以吗？你将会按怎样的顺序来装？吗？你将会按怎样的顺序来装？紧急紧急不紧急不紧急时间管理矩阵图 重重 要要不不 重重 要要紧紧 急急不不 紧紧 急急IIIIIIIV* 危机危机* 急迫的问题急迫的问题* 有期限压力的任务有期限压力的任务* 突发事件突发事件* 不速之客不速之客* 某些电话某些电话* 某些信件与报告某些信件与报告* 某些会议某些会议* 必要而不重要的问题必要而不重要的问题* 商务活动商务活动* 防患未然防患未然* 改进产能改进产能* 建立人际关系建立人际关系* 发掘新机会发掘新机会* 规划、目标管理规划、目标管理* 休闲休闲* 烦琐的工作烦琐的工作* 某些信件某些信件* 某些电话某些电话* 浪费时间之事浪费时间之事* 有趣的活动有趣的活动 （压力人）（压力人）（从容人）（从容人）（无用人）（无用人）（懒人）（懒人）如何理解紧急？重要？如何理解紧急？重要？重要重要-如果做它能为达到工作目标增加很大的如果做它能为达到工作目标增加很大的 好处及价值好处及价值紧急紧急-如果现在完不成，或不能尽快完成，如果现在完不成，或不能尽快完成， 将完全抵消或减少做这件事的好处将完全抵消或减少做这件事的好处找出最重要的事找出最重要的事 80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自80%的因子。 -意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图80/20法则80/20 80/20 举举 例例 说说 明明80%的结果来自投入的20%的时间80%的价值集中在20%的项目上80%的销售额是源自20%的顾客80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的员工IIIIIIIV结果：结果：* 压力压力* 筋疲力尽筋疲力尽* 危机处理危机处理* 忙于收拾残局忙于收拾残局偏重于第一类事务偏重于第一类事务偏重于第三类事务偏重于第三类事务IIIIIIIV结果：结果：* 短视近利短视近利* 危机处理危机处理* 被视为巧言令色被视为巧言令色* 轻视目标与计划轻视目标与计划* 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人* 人际关系浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂IIIIIIIV偏重于第三偏重于第三 、四类事务、四类事务结果：结果：* 全无责任感全无责任感* 工作不保工作不保* 依赖他人依赖他人 人们在哪个象限耗费的时间最多？答案是第4 象限的杂乱琐事，因为处理这类事情没有任何压力。其次是第 3 象限，因为“会响的轱辘有油喝”，这种事情总在吸引人们的注意力。 以减少处理1、2 象限的时间为代价，处理3、4 象限的事务，是一种变相的拖延。管理时间时，请确认你把重点放在1、2 象限上。 III偏重于第二类事务偏重于第二类事务结果：结果：* 有远见、有理想有远见、有理想* 平衡平衡* 纪律纪律* 自制自制* 少有危机少有危机 高效时间管理的秘密在于第2 象限。如果你把精力集中于第2 象限，就能掌握时间的主动权，保持生活的平衡，减少未来可能出现的危机。IIIIV练习：分析销售张主管的工作，并进行排序练习：分析销售张主管的工作，并进行排序与下属共进午餐，商讨促销会策略 1.5 H中实公司的合作意向书 2H人事部明天要上报新员工试工期表现结果报告 上级要求上报三个月的业绩报表 2H周五业务会提前 1H商讨索赔案处理 1H与华金公司讨论定价 3H阅读内部刊物 1H打电话给12客户 30分钟天际公司的货未到的问题聆听电话留言 10分钟完成文件归档 1H 重重 要要不不 重重 要要紧紧 急急不不 紧紧 急急IIIIIIIV* 与华金公司讨论定价与华金公司讨论定价 3H* 中实公司的合作意向书中实公司的合作意向书 2H* 天际公司的货未到的问题天际公司的货未到的问题* 上级要求上报三个月的业绩报表上级要求上报三个月的业绩报表 2H*周五业务会议提前周五业务会议提前 1H* 人事部明天要上报新员工试工期人事部明天要上报新员工试工期 表现结果报告表现结果报告* 共进午餐，讨论促销策略共进午餐，讨论促销策略 1.5H* 商讨索赔案处理商讨索赔案处理 1H* 阅读内部刊物阅读内部刊物 1H* 打电话给打电话给12客户客户 30分钟分钟* 聆听电话留言聆听电话留言 10分钟分钟* 完成文件归档完成文件归档 1H 不花时间不花时间少花时间少花时间授权部下做授权部下做抓紧做抓紧做返回第二象限返回第二象限重点做重点做按计划有步骤做按计划有步骤做为明天准备为明天准备平衡好被支配的事情平衡好被支配的事情不被迷惑不被迷惑争取自由返回一、二象争取自由返回一、二象限限高效高效的时间配置的时间配置重重重重要要要要不不不不重重重重要要要要紧紧紧紧 急急急急不紧急不紧急不紧急不紧急I III IIIIIIIIIVIV一般：一般：25-30% 25-30% 理想：理想：20-25% 20-25% 一般：一般：15% 15% 理想：理想：65-80% 65-80% 一般：一般：50-60% 50-60% 理想：理想：15% 15% 一般：一般：2-3% 2-3% 理想：理想：1% 1% 时间管理最大的陷阱是：时间管理最大的陷阱是： 没有目标没有目标就象开车没有目的地一样就象开车没有目的地一样不管你开多快不管你开多快你什么地方都到不了你什么地方都到不了计划目标的计划目标的SMARTSMART原则原则1.描述要获得的结果描述要获得的结果 要完成什么任务要完成什么任务2.评估现状评估现状, 分析外部的机会与威胁、内部的强弱项分析外部的机会与威胁、内部的强弱项3.界定目标界定目标4.制定行动计划和具体步骤制定行动计划和具体步骤 (列表、排序、设定期限列表、排序、设定期限)5.计算预算费用计算预算费用, 包括金钱、人力、时间包括金钱、人力、时间6.制定时间表制定时间表7.执行计划执行计划8.跟踪计划的执行情况跟踪计划的执行情况期望现状步骤预算目标时间表执行跟踪制定工作计划的八个步骤制定工作计划的八个步骤订完计划后，按下面的标准逐条检查，修改计划： 1事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？先处理重要的和紧急的事情，发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要做的事情列入了时间表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得尽善尽美。 2每天应有用于自省和修订计划的固定时间。如果遗漏了这一部分，请在时间表中补上。 3对于有截止期的任务，是否有足够的时间在时限内完成？ 没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间，为它们留下充裕的时间。 4把用于生活不同方面的时间分别加总，各部分之间应保持平衡。很多时候，在时间表的各个单项中看不出来的问题，会在合计数字中显示出来。如果某部分明显超过或低于合理的比例，请进行调整。 计划与坚持在日常生活中，在日常生活中，2020个人有感触，个人有感触，1515个人有创意，个人有创意，1010个人有计划，个人有计划，5 5个做准备，个做准备，3 3个人立即行动，个人立即行动，1 1个个人遇到困难停下，人遇到困难停下，1 1个人坚持但是最终失败，只有个人坚持但是最终失败，只有1 1个人坚持最终成功。个人坚持最终成功。 几个好的习惯，帮助你提高时间管理的效率。 1积极 意味着采取主动，而不是坐等别人先行动、然后消极地回应。2通盘考虑 从你想达到的目标反推出要做的事情。3按顺序做事 对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。 4提前准备提前准备 保持主动的要诀是事先计划。例如每月制订一份计划表，在上面标出重要的日期和繁忙的时间，据此来安排其他的事情。 首先，你把一天的时间分为几大块，如上班的时间、吃饭的时间、睡觉的时间。然后再具体划分每一块时间。 写日程表时，要现实一点。灵活地执行日程表。 每隔一段时间评估一次日程表。1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。 2. 从优先级最高的事物着手。 3. 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。 4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。 5. 为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。 6. 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。 7. 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。 8. 学会委派别人做事。 9. 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。 10. 减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。 节省时间的方法，请根据你的需要选用它们：节省时间的方法，请根据你的需要选用它们：11. 避免完美主义。记住80/20 定律。 12. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。 13. 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。 14. 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3分钟。 15. 聚精会神地做手头的事情。 16. 处理重要事情时，使用大块的时间。 17. 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。 18. 文书工作争取只处理一次。 19. 在行动以前，彻底地思索整件工作。 20. 第一次就做好。 个人时间管理的分析与评估个人时间管理的分析与评估职业人士反省自己一天的时间浪费需要自问的10个问题：u今天有哪些事是在不适当的时间内做的？u今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？u今天最具工作效率的是哪一段时间？u今天最不具工作效率的是哪一段时间？u今天工作过程中最大的干扰是什么？u今天最严重的三个时间使用误区是什么？u今天做了哪些不必要的事？u今天做了哪些不需要亲自做的事？这些事可以授权给谁去做？u今天花费了多少时间做重要的事？花费了多少时间做不重要的事？u今天做了哪些本来应该花费更多的时间去做的事情？1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 2星期六是一个好朋友的生日你还没有买礼物和生日卡 3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 4有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19 点以前），估计要花1 小时。 5明晚8 点有个1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 6明晚有一场演唱会 7你在图书馆借的书明天到期 8外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 9你要在星期五交计划书之前把它复印一份 10明天下午2 点到4 点有一个会议练习：假设现在是星期天的晚上，你要计划未来五天的日程，练习：假设现在是星期天的晚上，你要计划未来五天的日程，下面是这五天要做的事情：下面是这五天要做的事情：11你欠某人200 元钱他明天也将参加那个会议 12你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 13你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 14你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 15你想好好洗个澡 16你负责的项目小组将在明天下午6 点钟开会，预计1小时 17你身上只有5 块钱，需要取钱 18大家明天晚上聚餐 19你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 20这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时 21你收到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 22星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间 23你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有 24下个星期二，你要参加一次业务考试1. 明确你的价值观明确你的价值观 练习中的事件可以分为几个类别： 健康看牙医，洗澡，等等 家庭给家里打电话，等等 友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等 爱情准备烛光晚餐，等等 工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 金钱夜间兼职的面试，等等 兴趣看演唱会，等等 价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。 目标是我们的需求和愿望我们想得到什么、我们想要的结果是什么。它们应该直接源于我们的价值观。否则，我们所做的事将无法满足自己的需要。目标往往不能由单个行动达到，需要花费相当长的时间，并需要采取若干步骤。2 .确定你的目标确定你的目标 一旦明确了自己的价值观和目标，接下来制订日程表的过程就很简单了。 下面是一份用于每日计划的表格，每天在固定的时段（如睡觉前）填写，第二天用这份表格提示自己。运用“计划的循环”，坚持一个星期，提高管理时间的能力。 今天要做的事 日期：_ 必须做的事情 1 2 应该做的事情 1 2 能够做的事情 1 2 今天今天必须做的事必须做的事今天今天应该做的事应该做的事今天今天能够做的事能够做的事 评估记录中要包括以下几点：评估记录中要包括以下几点： 活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成（或者：是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长短。（或者：是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长短。 如下表：如下表：_年年_月月_日日 星期星期_ _ 项目项目 地点地点 效率自评效率自评 计划计划 中断说明中断说明 9:00 9:00 9:30 9:30 10:00 10:00 10:30 10:30 11:00 11:00 11:30 11:30 12:0012:00善用颜色管理功能善用颜色管理功能 金钱用完了，还可获取，金钱用完了，还可获取，而时间用完了，生命即结束了。而时间用完了，生命即结束了。 其实，时间管理，就是你其实，时间管理，就是你自己生命的管理！自己生命的管理！