高效的现场会议组织高效的现场会议组织高效的现场会议组织高效的现场会议组织 7/26/2024n 会议的能力是现代人必备的团队工作能力会议的能力是现代人必备的团队工作能力n 管理者提高执行力与个人权威的有效工具。管理者提高执行力与个人权威的有效工具。n 会议正是团队合作最常用的有效沟通方式。会议正是团队合作最常用的有效沟通方式。n 合理的会议制度是公司管理水平的体现。合理的会议制度是公司管理水平的体现。7/26/2024管理中的会议：管理中的会议：管理中的会议：管理中的会议： 计划计划必须通过开会，来集思广益，形成最优化的计划；必须通过开会，来集思广益，形成最优化的计划；组织组织必须通过开会，来明确机构的职、权、利关系；必须通过开会，来明确机构的职、权、利关系；指挥指挥必须通过开会，才能进行具体的任务布置；必须通过开会，才能进行具体的任务布置；协调协调必须通过开会，才能弥合分歧，纠正偏差；必须通过开会，才能弥合分歧，纠正偏差；控制控制也必须通过开会，才能全面、系统地贯彻。也必须通过开会，才能全面、系统地贯彻。7/26/2024现场管理会议要：现场管理会议要：现场管理会议要：现场管理会议要： 讲究会议成本。讲究会议成本。注重会议召开的时机。注重会议召开的时机。重要的、紧急的议题重要的、紧急的议题 需要集思广益的需要集思广益的 无法私下协商的无法私下协商的7/26/2024一、现场会议管理的十个要素一、现场会议管理的十个要素一、现场会议管理的十个要素一、现场会议管理的十个要素 1 1、必须确立明确的目标、必须确立明确的目标 为什么开会、目的、解决什么问题。为什么开会、目的、解决什么问题。 沟沟通通传传达达信信息息、达达成成协协议议与与解解决决问问题题、资资源源共共享享、监监督督员员工工、协协调调矛矛盾盾、开开发发创创意意、动动员员激激励励士士气气、巩巩固固权权威威地位。地位。 对对任任何何一一个个公公司司而而言言，要要想想让让会会议议开开得得有有价价值值，必必须须要要有有一一个个明明确确的的目目的的。通通过过会会议议获获取取所所需需，提提供供给给与与会会者者相应的价值，并且能回报投资。相应的价值，并且能回报投资。 问题：为开会而开会，开会本身成了工作与业绩。问题：为开会而开会，开会本身成了工作与业绩。7/26/20242 2、完善信息的采集与分析、完善信息的采集与分析 信信息息的的收收集集极极为为重重要要，这这其其中中包包括括了了解解客客户户的的需需求求（细细节节请请看看流流程程中中附附录录- -客客户户需需求求分分析析单单）、了了解解会会议议的的出出席席者者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。3 3、追求不断的创新、追求不断的创新 每每一一次次会会议议都都是是对对创创新新能能力力的的挑挑战战，无无论论在在内内容容或或形形式式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。4 4、制定周密的计划、制定周密的计划 无无论论是是甘甘特特图图还还是是进进度度表表，一一个个周周密密的的计计划划必必须须包包括括会会议里所有的细节。制定标准化会议程序。议里所有的细节。制定标准化会议程序。7/26/20245 5、实施严格的现场管理、实施严格的现场管理 大型会议的组织既要科学又要严谨、艺术。大型会议的组织既要科学又要严谨、艺术。 在在进进行行现现场场管管理理时时，一一定定要要严严格格地地对对照照计计划划表表上上的的事事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。 问题：不紧凑是我们会议的老毛病！问题：不紧凑是我们会议的老毛病！6 6、结束与细致的总结、结束与细致的总结 会会议议结结束束后后总总结结一一下下你你提提供供多多少少价价值值？什什么么是是你你这这次次会会议议的的收收益益？与与会会者者还还会会参参加加你你的的会会议议吗吗？将将这这些些答答案案汇汇总起来，应用于下一次的会议计划。总起来，应用于下一次的会议计划。 问题：缺了最后一步，会议等于零！问题：缺了最后一步，会议等于零！7/26/20247 7、记住，顾客永远是第一、记住，顾客永远是第一 你你的的听听众众是是你你的的顾顾客客，他他们们会会付付帐帐给给你你，因因此此他他们们必必须须要要感感受受和和接接受受到到价价值值，他他们们必必须须要要体体会会到到此此次次会会议议的的重重要要性性。如如果果你你觉觉得得有有什什么么事事比比顾顾客客更更重重要要，要要记记住住：顾顾客客永远是第一重要的！永远是第一重要的！ 问题：有时领导会成为会议的第一！问题：有时领导会成为会议的第一！8 8、合理控制预算、合理控制预算 要要学学会会分分析析并并合合理理地地使使用用预预算算。额额外外花花费费的的钱钱应应该该首首先使与会者收益。先使与会者收益。 问题：不该、不配参加会议的人太多！问题：不该、不配参加会议的人太多！7/26/20249 9、清晰而明确的沟通、清晰而明确的沟通 清清晰晰而而明明确确的的交交流流是是整整个个项项目目成成功功的的关关键键。想想象象你你是是一一个个与与会会者者，不不了了解解内内部部的的计计划划、程程序序或或是是后后备备工工作作，如如何在最短的时间内了解这一切呢？何在最短的时间内了解这一切呢？ 问题：听会的多，发言的少是老毛病！问题：听会的多，发言的少是老毛病！1010、成熟的危机管理、成熟的危机管理 针针对对不不可可预预见见的的问问题题与与可可能能的的场场景景危危机机，必必须须准准备备好好解解决决方方案案，将将最最坏坏的的结结果果罗罗列列出出来来，然然后后逐逐一一提提出出解解决决方方案。案。凡事予则立，不予则废。凡事予则立，不予则废。7/26/2024二、现场会议的掌控二、现场会议的掌控二、现场会议的掌控二、现场会议的掌控1 1、会议议程、会议议程由重要到不重要由重要到不重要 重要议题应列在首位。重要议题应列在首位。由尖锐到不尖锐由尖锐到不尖锐 与会者先建立信任与和谐与会者先建立信任与和谐 的氛围，再触及尖锐问题，增进问题的可解决性。的氛围，再触及尖锐问题，增进问题的可解决性。由易到难由易到难 切不可一开始就触及与会者不熟切不可一开始就触及与会者不熟 悉的议程内容。悉的议程内容。现场会议最好一个会议一个问题。现场会议最好一个会议一个问题。7/26/20242 2、深度汇谈方式、深度汇谈方式 我我们们的的会会议议之之所所以以失失效效，原原因因之之一一是是所所有有与与会会者者的的资资讯讯没没有有完完全全释释放放，讨讨论论不不充充分分，或或一一言言堂堂、或已先有决议，会议只是走过场。何谈贯彻执行！或已先有决议，会议只是走过场。何谈贯彻执行！ 所有参与者必须将他们的假设所有参与者必须将他们的假设“悬挂悬挂”在面前在面前 所有参与者必须视彼此为伙伴。所有参与者必须视彼此为伙伴。 必须有一位必须有一位“辅导者辅导者”来掌握深度汇谈的精义与架构。来掌握深度汇谈的精义与架构。7/26/20243 3、会议主持人的工作要点：、会议主持人的工作要点：促进发言：让大家发言，并说出想表达的意见。促进发言：让大家发言，并说出想表达的意见。促动工作分配：鼓励大家主动认领工作，掌握成功的机会。促动工作分配：鼓励大家主动认领工作，掌握成功的机会。促动创意：提出一些其他产品的优点，激发大家的创意，将促动创意：提出一些其他产品的优点，激发大家的创意，将 别人的优点用于我们的产品上。别人的优点用于我们的产品上。促动问题：主席应提出一些问题让与会人员了解问题的状况。促动问题：主席应提出一些问题让与会人员了解问题的状况。促动感情：主席除了要让与会者体会到你的关怀、感恩、自促动感情：主席除了要让与会者体会到你的关怀、感恩、自 责、包容、肯定外，还要让与会者自动自发创造责、包容、肯定外，还要让与会者自动自发创造 和谐的气氛。和谐的气氛。7/26/2024独占发言独占发言避免长的发言，占用大家交流意见的时间。避免长的发言，占用大家交流意见的时间。情绪粗暴情绪粗暴要能容纳他人的发言，不可情绪化与他人发要能容纳他人的发言，不可情绪化与他人发 生冲突。生冲突。优柔寡断优柔寡断要思路清晰，对决议事项要果断、明确。要思路清晰，对决议事项要果断、明确。介入冲突介入冲突应站在中立的立场来化解冲突。应站在中立的立场来化解冲突。议程独控议程独控应依照流程引导者正常进行，不可一人任意应依照流程引导者正常进行，不可一人任意 掌控议程。掌控议程。7/26/20244 4、会议中的问题与对策：、会议中的问题与对策：跑题：跑题： 事先将规则与时间要求将清楚。事先将规则与时间要求将清楚。 善意打断，回到主题。善意打断，回到主题。 将跑遍题的意义的议题记录在案另议。将跑遍题的意义的议题记录在案另议。 会议中不断诱导，不偏离议题。会议中不断诱导，不偏离议题。 事先抛出议题方案或重点发言。事先抛出议题方案或重点发言。7/26/2024争论不休：争论不休： 休会非原则问题会外调解。休会非原则问题会外调解。 会议主题问题支持争论，先不表态。会议主题问题支持争论，先不表态。 鼓动第三方意见。鼓动第三方意见。 重新整理或梳理双方意见提出新方案。重新整理或梳理双方意见提出新方案。 重申共同利益点，以求双赢。重申共同利益点，以求双赢。7/26/2024为反对而反对：为反对而反对： 引导他全面周到的思考，而非先一味地反对。引导他全面周到的思考，而非先一味地反对。 请他提出建设性意见及具体对策。请他提出建设性意见及具体对策。牢骚与抱怨：牢骚与抱怨： 适度同情，适当宣泄，帮其分析原因。适度同情，适当宣泄，帮其分析原因。 及时转入会议主题。及时转入会议主题。 会后不忘善后工作，不可草草了事。会后不忘善后工作，不可草草了事。7/26/2024三、现场会议必须注重后续追踪三、现场会议必须注重后续追踪三、现场会议必须注重后续追踪三、现场会议必须注重后续追踪结束会议前一定要清楚告之后续追踪的方式，结束会议前一定要清楚告之后续追踪的方式，1 1、包括谁该负责；、包括谁该负责；2 2、时间与方法如何；、时间与方法如何；3 3、会运用到哪些资源；、会运用到哪些资源；4 4、还有下一次检讨会的时间及与会人员。、还有下一次检讨会的时间及与会人员。想要推动任何一个新计划，想要推动任何一个新计划， 你都必须亲自投入，而且你都必须亲自投入，而且 负责监督贯彻，直到这项负责监督贯彻，直到这项 计划融入组织，成为组织计划融入组织，成为组织 不可分割的一部分为止。不可分割的一部分为止。项目项目谁谁时间时间地点地点资源资源方法方法N.1N.1N.2N.2N.3N.37/26/2024