英文英文email及传真基及传真基本格式及要点本格式及要点二零一三年1邮件及传真格式EMAIL2邮件及传真格式Email基本构成基本构成u主题 Subjectu称呼 Salutationu正文 Bodyu附件 Attachmentu结束语与签名Complimentary Close &Signature3邮件及传真格式主题主题 Subject1.主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。 YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长）4邮件及传真格式2.主题框的内容切忌含糊不清。 NO：像News about the meeting 这样的表达， YES：应改为Tomorrows meeting canceled。 3.一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。 4.视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!主题主题 Subject5邮件及传真格式称呼称呼 Salutation一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式英国式)，也可以用冒号，也可以用冒号(美国美国式式)。 1、Dear Sir,：敬启者，用在只知其人不知其名的状况下。2、My dear Sir,：敬启者，用在只知其人不知其名的状况下。3、Dear Sirs,：敬启者，用在只知为一群人中的某一人。4、Dear Madam,：亲爱的小姐，表示对不分已婚或未婚也不知其名女 士的称呼。5、Dear Mr.Mrs. Wang,：亲爱的王先生王太太，用在知道对方的姓氏。6、Dear Miss Jones,：亲爱的琼斯小姐，表示对未婚女士的称呼。6邮件及传真格式7、Dear Ms. Jones,：亲爱的琼斯小姐，表示无法确定对方是否已婚或未婚的女士称呼。 8.Dear Doctor Wang,：亲爱的王医师，用在知道对方的职称。9.Gentlemen:：敬启者，用在只知为一群人中的某一人。10.To whom it may concern,：贵宝号钧鉴，用在不知道收件者是谁或写给公司、部门时使用。11.Dear Chris, ：亲爱的克里斯，用在熟悉对方的情况。12.Hi Chris, ：嗨，克里斯，用在与对方有一定的交情的情况。称呼称呼 Salutation7邮件及传真格式正文正文 BODY现代的齐头式(The Modern Blocked Form) 美式结构则是齐头式结构，在商务英语中比较流行，尤其普遍运用于电子邮件的交流中，其特点是所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也都顶格写。（Salutation） (Body) - (Complimentary Close） (Signature）8邮件及传真格式正文正文 BODY传统的缩头式(The Conventional Indented Form)英式结构即缩进式结构，属于比较传统的结构，即每一段的第一行都向里缩进4-8个字符，且所有段落的缩进距离必须保持一致；称呼顶格写，落款则在中间偏右的位置。（Salutation） (Body) - - （Complimentary Close） (Signature)9邮件及传真格式正文正文 BODYl如果是你主动写电子邮件给别人的话，以你写此邮件的目的开头。例如，I am writing to enquire about 或是I am writing in reference to “在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。l如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，Thank you for contacting ABC Company.“如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，Thank you for your prompt reply.或是Thanks for getting back to me.如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。10邮件及传真格式1.尽量简单的词汇 “soon” instead of “in the near future” “Please” instead of “Will you be kind enough to.” “now” instead of “at the present moment” etc.2.尽量使用短句“We are pleased to.” for “It gives us much pleasure to.”3.尽量避免在一个句子里使用相同的词汇 “Please quote your lowest price for your bestquality.” for “Please quote your best price for your best quality.”应注意表达简洁清楚应注意表达简洁清楚提出要求要客气礼貌提出要求要客气礼貌I want.之类的词能避免则避免出现，相比之下，I would like显得更尊重对方。又如I am interested in是提出请求建议或寻求意见的好方法。正文正文 BOdy11邮件及传真格式I enclose the evaluation report for your reference.我附加了评估报告供您阅读。Attached please find todays meeting notes.今天的会议记录在附件里。Attach is the design document, please review it.设计文档在附件里,请评阅。For other known issues related to individual features, please see attached release notes.其他个人特征方面的信息请见附件。附件附件 Attachment12邮件及传真格式1. 表示合作支持Thanking you and assuring you of our best efforts at all times.谢谢，我们保证将尽我们最大的努力We ensure our earnest and continued support. 我们将竭诚提供支持。We solicit your cooperation on this regard. 我们恳切期盼与您的合作。2. 表示等待和期望We are waiting for your confirmation. We are expecting from you that. Your immediate reply will be appreciated. Lookforwardtoapromptreply. 3.期待反馈建议请随意提出您的建议。Feel free to give your comments.有任何问题,欢迎和我联系。Any question, please dont hesitate to let me know.Any question, please let me know.Please contact me if you have any questions.Please let me know if you have any question on this. 结束语及签名结束语及签名Complimentary Close &Signature13邮件及传真格式结束语及签名结束语及签名Complimentary Close &Signature书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词例子: 1、 Very Formal非常正规的(例如给政府官员的) Respectfully yours, Yours respectfully, 2、 Formal正规的(例如客户公司之间啦) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, 3、 Less Formal不太正规的(例如客户) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! NoteNote：电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、：电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行行。14邮件及传真格式传真传真15邮件及传真格式一般公司都有固定的传真格式，一般我们需要清楚地填妥传真头，起拟传真内容，准确、快捷地将有关内容传到对方。传真传真 FAX 16邮件及传真格式上海上海XXXXXXXX有限公司有限公司ShanghaiXXXXXXXXXXXXXXXXCO.,LTD.Address: , XXXXXXXX ,Tel: +86-XXXXXXXFax: +86-XXXXXXE-mail: XXXXXXXXXX.comTo: XX CompanyAttn: Mr XFrom: Mr WangDate 31/01/2001Fax No +39 XXXXXXXRef No FO 1216-01Total Pages: 1Subject: About Your Promoting ProjectsDear Mr Smith It was a pleasure meeting you this week and learning of your interest in our promoting project.Please find enclosed detailed information of our special promotion package for the March issue. As time is short final deadline has passed. Your prompt confirmation would be highly appreciated. Thank you for your kind attention and I look forward to your prompt reply. Best regards.常规格式17邮件及传真格式上海上海XXXXXXXX有限公司有限公司ShanghaiXXXXXXXXXXXXXXXXCO.,LTD.Address: , XXXXXXXX ,Tel: +86-XXXXXXXFax: +86-XXXXXXE-mail: XXXXXXXXXX.comTo: XXXX XXXX companyAttn: Mr. Smith Fax No.: +30 XXXXXXXXXXXSender: Mr. Lee Date: 26/07/2001Re：ABOUT YOUR PROMOTING PROJECTSDear Mr Smith It was a pleasure meeting you this week and learning of your interest in our promoting project.Please find enclosed detailed information of our special promotion package for the March issue. As time is short final deadline has passed. Your prompt confirmation would be highly appreciated. Thank you for your kind attention and I look forward to your prompt reply. Best regards.常规格式18邮件及传真格式The END19邮件及传真格式