工作计划及管理培训SETC中心霍智勇1介绍 学习项目计划的制作学习项目计划的管理重点词：n项目计划n周状态报告n工作周报n（日报）n（周工作例会）2议程培训分两个部分n项目计划的制定和管理w工作计划的制定w工作计划跟踪和监控w工作计划的更改n周报的填写及管理3这次培训的目的这次培训的目的：n熟悉项目计划及汇报的管理制度，结合实际工作进行讨论。n学习使用一些制作计划的工具和方法。n各项目开始制定工作计划，并且在实际工作中开始实施。4第一讲：工作计划第一讲： 项目计划5问题:什么叫项目管理? 项目管理有什么特点?6一个高效组织的特点一个高效组织的特点是什么：有计划的生产有计划的改进7工作计划的意义两种工作形式：n消级式工作 消防式救火管理。n积极式工作 计划式主动管理。8消防式工作特点消防式工作特点： 救火！救火！v工作或忙或闲经常位于两个极端。工作或忙或闲经常位于两个极端。v工作重复性强，工作继承性差。工作重复性强，工作继承性差。v人员固定性差，整体调控性差。人员固定性差，整体调控性差。v项目成功率低，整体士气低。项目成功率低，整体士气低。v项目越大，涉及的人员越多，成本越大，风险越高。项目越大，涉及的人员越多，成本越大，风险越高。9计划式工作特点计划式工作特点： 主动出击！主动出击！v工作被预计，强度可控并处于平稳状态。工作被预计，强度可控并处于平稳状态。v通过对计划执行的分析和调控，综合效率不断提高，通过对计划执行的分析和调控，综合效率不断提高，整体调控性不断增强。整体调控性不断增强。v人员稳定性强，工作继承性强。人员稳定性强，工作继承性强。v相关资源的保证性强，项目成功率高，士气高。相关资源的保证性强，项目成功率高，士气高。v项目越大，涉及的人员越多，同样可以控制成本和项目越大，涉及的人员越多，同样可以控制成本和控制风险。控制风险。10问题:如果你是一个总经理，你要经营一个企业，你需要制定哪些计划？11工作计划的分类工作计划的分类：对于固定的组织（部门）v战略计划（指导性）v阶段计划（指导性）v实施计划（执行）v其它计划（营销、安全、质量、环保、劳保等） （执行）对于临时的组织（项目组）v项目计划（执行）12项目计划项目计划：v制定者：项目经理v计划的时间范围：项目正式启动到项目结束。v计划的内容：项目活动工作安排。13计划的要素计划的要素： 工作任务 工作细分 工作量 进度 人员 资源问题：资源都有哪些内容？14项目计划范例（一）15项目计划范例（一）16项目计划范例（二）17项目计划范例（二）18制定项目计划提问：n制定项目计划前应该做什么？19项目计划的准备需要明确：w项目目标！项目目标！w项目资源项目资源!w相关约束相关约束!20项目目标技术目标非技术目标(商业成本时间)21项目的资源资源的五要素: 人员 设备 材料 法律法规 环境.n人：w给哪些人制定工作计划w这些人的能力和特点w关于人的其它的限制22项目计划的准备工作任务：w全面，不能漏掉w准确，不能说不清楚23项目计划的准备时间进度：w人+工作量+其它限制进度表w要求：n对工作量有科学的估计n对风险应进行控制（非技术和技术）n明确其它限制（如成本、时间、其它资源）24制定计划的步骤制定计划的准备：w对工作产品的确定w对工作产品（及更改）的规模的估计w对工作量和成本的估计w对进度和里程碑的确定w对风险的识别和控制w对其它管理方法的确定（如配置管理或质量保证）w对其它相关约束的确定（外部人员、设备等）等25工作计划的执行和监控没有监督的计划是无效的计划！没有监督的计划是无效的计划！工作状态的监控方法：工作状态的监控方法：w日工作记录日工作记录（员工每天工作，记流水）w每周状态报告每周状态报告（员工每周工作状况）n员工向组织的负责人提交（部门经理或项目经理）w项目周报项目周报（项目组每周工作状况）n组织的负责人向上一级主管提交w工作例会工作例会26日工作记录(可选)日报是工作状态的原始数据。日报提供的时间记录是用于测量的基础。n测量：n对工作任务的时间的计量。n对工作任务状态的计量。n对工作任务的成本的计量。27日报模板28周状态报告周状态报告是每名员工对每周工作的汇总。是每名员工的工作情况的反馈（针对工作计划）。是修订工作计划的数据来源。是工作考核的主要数据来源。29项目周报项目周报是组织用来监控计划进行程度的汇报机制：项目周报的编写者：项目经理项目周报的内容：w本周工作计划执行情况（已经完成的工作及对这些工作的度量）w本周工作中产生的问题、风险和变更情况w下周的工作计划30项目周报31项目计划的修订（更改）从不更改的工作计划是不可用的！从不更改的工作计划是不可用的！n当人员、资源、风险、成本、商业需求、其它约定等条件发生变化时，需要对工作计划进行修订。n项目谁负责谁修订.32项目计划的修订（更改）对项目计划的修订的影响进行估计和评审（规模、成本、风险等）重新取得受影响组织的承诺。如果更改涉及到更改用户的需求，则必须经过用户和公司高层经理的许可。33填写更改申请单34提问：项目计划中可能会进行哪些评审？35回顾第一讲内容：常见的两种工作形式（计划式和消防式）工作计划的种类制定工作计划前应明确的信息（人、任务、进度等）工作计划的监控方法（日报、周状态报告、工作周报）工作计划的更改36第二讲：周报的填写及管理第二讲： 周报的填写及管理37工作状况汇报的形式：一般共四种n工作日志n周报(员工/项目)n周工作例会n突发事件紧急报告 38周报：员工周报员工周报 项目周报项目周报n问题和风险问题和风险n变更及未完成的工作变更及未完成的工作n完成的工作完成的工作n下周计划下周计划n意见和建议意见和建议n度量度量(可不填可不填)w预算修订预算修订w进度修订进度修订w获得价值获得价值 39周报的汇报方法：部门经理的周报每周五下班前发送副总经理(可用电子邮件).各级领导应给予下级足够的时间编写周报.(各级领导注意督促执行)40回顾第二讲内容：周报的填写方法.周报的提交方法. 41提问：工作周报制度中,你要做哪些事情（实际工作）？42结束 THANK YOU!43