公文与公文处理工作公文与公文处理工作邹邹 永永 斌斌内内 容容 提提 要要 概概 述述公文种类公文种类公文格式公文格式行文规则行文规则公文办理公文办理 公公 文文 管管 理理一、概一、概 述述（一）（一）公文的公文的定义、特征定义、特征和和作用作用 公文即公务文书公文即公务文书 ，是机，是机关、团体、企事业单位实施关、团体、企事业单位实施领导、处理公务的具有领导、处理公务的具有特定特定效力效力和和规范格式规范格式的文书，是的文书，是传达政令传达政令，指导、布置和商指导、布置和商洽工作洽工作，请示和答复问题请示和答复问题，报告和交流情况报告和交流情况的工具。的工具。（二）公文处理工作（二）公文处理工作 公文处理工作是指包括公文的公文处理工作是指包括公文的办理、管理、办理、管理、整理、立卷归档整理、立卷归档等一系列相互关联、衔接等一系列相互关联、衔接有序的工作。有序的工作。 公文处理工作的公文处理工作的主管机构主管机构：各级党委政：各级党委政府办公室及各部门的办公室。府办公室及各部门的办公室。 原则：原则：实事求是、精简、高效实事求是、精简、高效要求：要求：及时、准确、安全、保密及时、准确、安全、保密 （三）公文处理的原则和要求（三）公文处理的原则和要求（四）规范公文处理工作的两个（四）规范公文处理工作的两个重要文件重要文件 中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 二、公文文种二、公文文种 （一一）中国共产党中国共产党机关公文处理条例机关公文处理条例规规定了党的机关公文定了党的机关公文1414种种文种文种 1.1.决议决议 用于经会议讨论通过的重要决策事用于经会议讨论通过的重要决策事项。项。2.2.决定决定适适用于对重要事项作出决策和安排。用于对重要事项作出决策和安排。 3.3.指示指示 用于对下级机关布置工作，提出开用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。展工作的原则和要求。 ( 4.4.意见意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。用于对重要问题提出见解和处理办法。5.5.通知通知 用于发布党内法规、任免干部、传达上用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执和或者周知下级机关办理和有关单位共同执和或者周知的事项。的事项。 6.6.通报通报 适用于表彰先进，批评错误，传适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。达重要精神或者情况。7.公报公报 用于公开发布用于公开发布重要决定或者重重要决定或者重大事件。大事件。 8.8.报告报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。提出建议，答复上级机关的询问。9.请示请示 适用于向上级机关请求指示、适用于向上级机关请求指示、 批准。批准。10.10.批复批复适用于答复下级机关的请示事项。适用于答复下级机关的请示事项。 11.条例条例 用于党的中央组织制定规范党组用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。织的工作、活动和党员行为的规章制度。 12.规定规定 用于对特定范围内的工作和事务制用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。定具有约束力的行为规范。 13.13.函函用于机关之间商洽工作、询问和用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。部门请求批准等。 14.14.会议纪要会议纪要适用于记载、传达会议情况和议适用于记载、传达会议情况和议定事项。定事项。（二）（二）国家行国家行政机关公文处理政机关公文处理办法办法规定了行规定了行政机关公文政机关公文1313种种文种文种 1.1.命令命令( (令令) )适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 2.2.决定决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。的决定事项。3.3.公告公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。( 4.4.通告通告适用于公布社会各有关方面应当遵守适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。或者周知的事项。5.5.通知通知适用于批转下级机关的公文，转发上适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。行的事项，任免人员。6.6.通报通报 适用于表彰先进，批评错误，传适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。达重要精神或者情况。7.7.议案议案适用于各级人民政适用于各级人民政府按照法律程序向同级府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请表大会常务委员会提请审议事项。审议事项。8.8.报告报告适用于向上级机关汇报工作，反映情适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。况，答复上级机关的询问。9.9.请示请示 适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。10.10.批复批复适用于答复下级机关的请示事项适用于答复下级机关的请示事项。11.11.意见意见适用于对重要问题提出见解适用于对重要问题提出见解和处理办法。和处理办法。12.12.函函适用于不相隶属机关之间商洽适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。复审批事项。13.13.会议纪要会议纪要适用于记载、传达会议适用于记载、传达会议情况和议定事项。情况和议定事项。党的机关公文文种（党的机关公文文种（1414）：决议决议、决定、决定、指示指示、意见、通知、通报、意见、通知、通报、公报公报、报告、报告、请示、批复、请示、批复、条例条例、规定规定、函、会议纪要。、函、会议纪要。行政机关公文行政机关公文文种（文种（1313）：）：命令（令）、命令（令）、决定、决定、公告公告、通告通告、通知、通报、通知、通报、议案议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 上述文种使用最多的是上述文种使用最多的是: :通知通知 、报告、报告、 请示。请示。 总结总结 、计划、计划、 工作要点工作要点不是独立使用的不是独立使用的公文文种，一般与报告、公文文种，一般与报告、 通知等文种通知等文种搭配使搭配使用用。 党的机关公文由党的机关公文由版头、份号、密级、版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记抄送机关、印制版记等等17个部分组成。个部分组成。 三、公文格式三、公文格式(一一)党的机关公文格式要素构成党的机关公文格式要素构成1.版头版头 由发文机关全由发文机关全称或者规范化简称称或者规范化简称加加文件文件二字或者二字或者加括号标明文种组加括号标明文种组成，用套红大字居成，用套红大字居中印在公文首页上中印在公文首页上部。联合行文，版部。联合行文，版头可以用主办机关头可以用主办机关名称，也可以并用名称，也可以并用联署机关名称。联署机关名称。1.版头版头 由发文机关全由发文机关全称或者规范化简称称或者规范化简称加加文件文件二字或者二字或者加括号标明文种组加括号标明文种组成，用套红大字居成，用套红大字居中印在公文首页上中印在公文首页上部。联合行文，版部。联合行文，版头可以用主办机关头可以用主办机关名称，也可以并用名称，也可以并用联署机关名称。联署机关名称。中共中共 XX 文件文件 用于发布、传达贯用于发布、传达贯彻党的方针、政策，彻党的方针、政策，作出重要工作部署，作出重要工作部署，转发上级机关的文转发上级机关的文件，批转下级机关件，批转下级机关的重要报告、请示。的重要报告、请示。 中国共产党中国共产党 XX 委员会（委员会（ XX ） 用于通知重要事项、用于通知重要事项、任免干部、批复下任免干部、批复下级机关的请示，向级机关的请示，向上级机关报告、请上级机关报告、请示工作。示工作。 2.份号份号 公文印制份数公文印制份数的顺序号，标注的顺序号，标注于公文首页左上于公文首页左上角。秘密公文应角。秘密公文应当标明份号。当标明份号。3.密级密级 公文的秘密等公文的秘密等级，标注于份号下级，标注于份号下方。方。 4.紧密程度紧密程度 对公文送达和办对公文送达和办理的时间要求。紧理的时间要求。紧急文件应当分别标急文件应当分别标明明特急特急、加急加急，紧急电报应当分，紧急电报应当分别标明别标明特提特提、特特急急、加急加急、平平急急。5.发文字号发文字号 由发文机关代由发文机关代字、发文年度和发字、发文年度和发文顺序号组成，标文顺序号组成，标注于版头下方居中注于版头下方居中或者左下方。联合或者左下方。联合行文，一般只标明行文，一般只标明主办机关的发文字主办机关的发文字号。号。 5.发文字号发文字号 由发文机关代由发文机关代字、发文年度和发字、发文年度和发文顺序号组成，标文顺序号组成，标注于版头下方居中注于版头下方居中或者左下方。联合或者左下方。联合行文，一般只标明行文，一般只标明主办机关的发文字主办机关的发文字号。号。 6.签发人签发人 上报公文应上报公文应当在发文字号右当在发文字号右侧标注侧标注签发人签发人，签发人签发人后后面标注签发人姓面标注签发人姓名。名。 7.标题标题 由发文机由发文机关名称、公关名称、公文主题和文文主题和文种组成，位种组成，位于发文字号于发文字号下方。下方。8.主送机关主送机关 主要受理公文主要受理公文的机关。主送机的机关。主送机关名称应当用全关名称应当用全称或者规范化简称或者规范化简称，位于正文上称，位于正文上方，顶格排印。方，顶格排印。9.正文正文 公文的主体，公文的主体，用来表述公文用来表述公文的内容，位于的内容，位于标题或者主送标题或者主送机关下方。机关下方。 10.附件附件公文附件，应当公文附件，应当置于主件之后，与置于主件之后，与主件装订在一起，主件装订在一起，并在正文之后、发并在正文之后、发文机关署名之前注文机关署名之前注明附件的名称。明附件的名称。11.发文机关署发文机关署名名 应当用全称应当用全称或者规范化简或者规范化简称，位于正文称，位于正文的右下方。的右下方。 12.成文日期成文日期 一般署会议通一般署会议通过或者领导人签发过或者领导人签发日期；联合行文，日期；联合行文，署最后签发机关领署最后签发机关领导人的签发日期；导人的签发日期；特殊情况署印发日特殊情况署印发日期。成文日期应当期。成文日期应当写明年、月、日，写明年、月、日，位于发文机关署名位于发文机关署名右下方。决议、决右下方。决议、决定、条例、规定等定、条例、规定等不标明主送机关的不标明主送机关的公文，成文日期加公文，成文日期加括号标注于档题下括号标注于档题下方居中位置。方居中位置。 12.成文日期成文日期 一般署会议通一般署会议通过或者领导人签发过或者领导人签发日期；联合行文，日期；联合行文，署最后签发机关领署最后签发机关领导人的签发日期；导人的签发日期；特殊情况署印发日特殊情况署印发日期。成文日期应当期。成文日期应当写明年、月、日，写明年、月、日，位于发文机关署名位于发文机关署名右下方。决议、决右下方。决议、决定、条例、规定等定、条例、规定等不标明主送机关的不标明主送机关的公文，成文日期加公文，成文日期加括号标注于档题下括号标注于档题下方居中位置。方居中位置。 13.印章印章 除会议纪要和除会议纪要和印制的有特定版头印制的有特定版头的普发性公文外，的普发性公文外，公文应当加盖发文公文应当加盖发文机关印章。机关印章。14.印发传印发传达范围达范围 加括号加括号标注于成标注于成文日期左文日期左下方。下方。 15.主题词主题词按上级机关的按上级机关的要求和要求和公文公文主题词表主题词表标标注，位于抄送注，位于抄送机关上方。机关上方。 16.抄送机关抄送机关 指除主送机关指除主送机关以外的其他需要告以外的其他需要告知公文内容的上级、知公文内容的上级、下级和不相隶属机下级和不相隶属机关。抄送机关名称关。抄送机关名称标注于印制版记上标注于印制版记上方。方。17.印制版记印制版记由公文印发机由公文印发机关名称、印发关名称、印发日期和份数组日期和份数组成，位于公文成，位于公文末页下端。末页下端。 （二）行政机关公文格式要素（二）行政机关公文格式要素 1 1、密级和保密期、密级和保密期 限限涉及国家秘密的公文应当标涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，明密级和保密期限，其中，“绝密绝密”、“机密机密”级公级公文还应当标明份数序号。文还应当标明份数序号。 2 2、紧急程度、紧急程度 急公文应当根据紧急程度分别标明急公文应当根据紧急程度分别标明“特急特急”、“急件急件”。其中电报应当分别标明。其中电报应当分别标明“特提特提”、“特急特急”、“加急加急”、“平急平急”。 3 3、发文机关标识、发文机关标识 发文机关标识应当使用发文机发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。（上报公文前。（上报公文发文机关标识位置有发文机关标识位置有特殊要求特殊要求） 4 4、发文字号、发文字号 应当包括机关代字、年份、应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。 5 5、签发人、签发人 上行文应当注明签发人、会上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，签人姓名。其中，“请示请示”应当在附注处注明应当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人的姓名和电话。 6 6、公文标题、公文标题 应当准确简要地概括公文应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。号外，一般不用标点符号。 7 7、主送机关、主送机关 指公文的主要受理机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。应当使用全称或者规范化简称、统称。 8 8、正文、正文 9 9、附件、附件 公文如有附件，应当注明附公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。件顺序和名称。 1010、成文日期、成文日期 以负责人签发的日期为以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。期为准。电报以发出日期为准。 1111、印章、印章 公文除公文除“会议纪要会议纪要”和以电和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。文，发文机关都应当加盖印章。 1212、附注附注 公文如有附注公文如有附注( (需要说明的其需要说明的其他事项他事项) )，应当加括号标注。，应当加括号标注。 1313、主题词、主题词 公文应当标注主题词。上行公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。文按照上级机关的要求标注主题词。 1414、抄送机关、抄送机关 指除主送机关外需要执指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。者规范化简称、统称。 1515、印发机关和印发时间、印发机关和印发时间 1616、印数、印数发文机发文机关标识关标识发文字号发文字号标题标题主送机关主送机关正文份号密级密级紧急程度紧急程度正文正文印章成文日期主题词主题词抄送机关抄送机关印发机关印发机关印发时间印数印数签发人签发人 一级标题：一级标题：小小2 2号标宋体号标宋体 二级标题二级标题：3 3号黑体号黑体 三级标题：三级标题：3 3号楷体号楷体 正文：正文：3 3号仿宋体号仿宋体 密级密级、 紧急程度：紧急程度：3 3号黑体号黑体 签发人姓名：签发人姓名：3 3号楷体号楷体 主题词：主题词：3 3号黑体号黑体 主题词词目：主题词词目：3 3号小标宋号小标宋 结构层次：结构层次：一一 （一）（一） 1. （1）（三）公文用字要求（三）公文用字要求 公文中公文中的数字，除的数字，除结构层次序结构层次序数数 、具有、具有修辞色彩语修辞色彩语句中作为词句中作为词素的数字必素的数字必须使用汉字须使用汉字外，外，应当使应当使用阿拉伯数用阿拉伯数字。字。（三）公文用纸及排版规格（三）公文用纸及排版规格党的机关公文党的机关公文：公文用纸幅面规格可采用：公文用纸幅面规格可采用 16 开型（长开型（长 260 毫米，宽毫米，宽 184 毫米）。毫米）。行政机关公文行政机关公文：采用国际标准：采用国际标准 A4 型（长型（长 297 毫米，宽毫米，宽 210 毫米）。毫米）。16 开型排版：每面开型排版：每面20行，每行行，每行25字。字。A4 型排版：每面型排版：每面22行，每行行，每行28字。字。 四、行文规则四、行文规则 （一）行文关系与行文方式（一）行文关系与行文方式 1、行文关系：、行文关系： 领导与被领导的关系领导与被领导的关系 指导与被指导的关系指导与被指导的关系 平行或不相隶属关系平行或不相隶属关系 2、行文方式：、行文方式： 上行文上行文 下行文下行文 平行文平行文（二）行文规则（二）行文规则 1.1.确有必要，注重实效，少而精。确有必要，注重实效，少而精。 2.2.按隶属关系和职权范围行文。按隶属关系和职权范围行文。 3.向上级机关向上级机关行文，应当主行文，应当主送一个上级机送一个上级机关；如需其他关；如需其他相关的上级机相关的上级机关阅知，可以关阅知，可以抄送。抄送。4.党政各部门在各自党政各部门在各自职权范围内可以向下职权范围内可以向下级党委政府有关部门级党委政府有关部门行文。党委政府办公行文。党委政府办公厅（室）根据党委政厅（室）根据党委政府授权，可以向下级府授权，可以向下级党委政府行文；党委党委政府行文；党委政府的其他部门，不政府的其他部门，不得对下级党委政府发得对下级党委政府发布指示性公文。布指示性公文。 5. 向下向下级的重要级的重要行文，应行文，应当同时抄当同时抄报直接上报直接上级单位。级单位。 6. 不得越级请示和报告。不得越级请示和报告。 7. 请示应一文一事，一般只写一个请示应一文一事，一般只写一个主送机关，不得对下抄送。报告不得夹主送机关，不得对下抄送。报告不得夹带请示事项。带请示事项。8. 除上级机关负责人直接交办的除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送关负责人报送“请示请示”、“意见意见”和和“报告报告”。 9. 同级党同级党的机关、政的机关、政府机关与其府机关与其他机关之间他机关之间必要时可以必要时可以联合行文。联合行文。 五、公文办理五、公文办理 公文办理分为公文办理分为发文办理发文办理和和收文办理收文办理。 发文办理：发文办理： 以本单位名义制发公文的过程。以本单位名义制发公文的过程。 收文办理：收文办理： 指对收到外来公文的办理过程。指对收到外来公文的办理过程。 发文办理发文办理程序：程序： 草拟草拟 审核审核 签发签发登记登记复复核核缮印缮印 用印用印 分发（归档）分发（归档）收文办理收文办理程序：程序： 签收签收登记登记审核审核 拟办拟办批办批办承办承办催办催办办结归档办结归档 （一）由主管机构集中统一管理；（一）由主管机构集中统一管理；（二）机关应建立公文管理制度；（二）机关应建立公文管理制度；（三）上级的公文不得随意翻印；（三）上级的公文不得随意翻印；（四）不得随意变卖、销毁公文；（四）不得随意变卖、销毁公文；（五）（五）“三密三密”公文更要严格管理。公文更要严格管理。 六、公六、公 文文 管管 理理 谢谢大家！谢谢大家！ 欢迎批评指正欢迎批评指正 2009.9.72009.9.7