高效的时间管理高效的时间管理 高效的时间管理(14)课件课程目的课程目的:1、认识时间管理的重要性和必要性，了解时间管理的应用方法；2、掌握时间管理技巧,提高管理效率。高效的时间管理(14)课件常见的问题常见的问题n这个来电话，那个来请示、投诉这个来电话，那个来请示、投诉n比谁都忙，到处救火，工作越做越多比谁都忙，到处救火，工作越做越多n计划赶不上变化，或计划从未兑现过计划赶不上变化，或计划从未兑现过n对什么都不放心，每天忙于事务性工作对什么都不放心，每天忙于事务性工作n工作抓不住重点，也没空去想何为重点工作抓不住重点，也没空去想何为重点n总无法说总无法说“不不”，因此总要打乱时间计，因此总要打乱时间计划划n高效的时间管理(14)课件您的问题是什么？您的问题是什么？1.2.3.4.5.高效的时间管理(14)课件您的解决办法？您的解决办法？n无能为力；无能为力；n尽量加班；尽量加班；n减少自己的休闲时间；减少自己的休闲时间；n求助于老板；求助于老板；n把一些事情向后推迟；把一些事情向后推迟；n高效的时间管理(14)课件格言格言n浪费他人的时间，浪费他人的时间，无异于谋财害命！无异于谋财害命！ 鲁迅鲁迅浪费自己的时间呢？高效的时间管理(14)课件必须建立的观念必须建立的观念n失去的时间是永远无法追回的失去的时间是永远无法追回的n我们都有相同的时间，真正的价值在于我们都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事我们利用它做什么事n损失了时间就等于抵押你的未来损失了时间就等于抵押你的未来n时间是经不起浪费的时间是经不起浪费的n时间一流逝，我们就一无所获时间一流逝，我们就一无所获高效的时间管理(14)课件我们为何忙乱？我们为何忙乱？n电话干扰电话干扰n会议没有计划和控制会议没有计划和控制n上司召见太随意上司召见太随意n下属不断请示汇报下属不断请示汇报n不放心下属工作，帮不放心下属工作，帮下属做事下属做事n事必亲躬事必亲躬n工作没有程序工作没有程序n做事没有主次和轻重做事没有主次和轻重缓急缓急n太关注细节和小事太关注细节和小事n不知道如何说不知道如何说“不不”n对喜欢和熟悉的事尽对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事快做完，对棘手的事一拖再拖一拖再拖n不授权，下属闲，自不授权，下属闲，自己忙己忙高效的时间管理(14)课件时间管理的障碍时间管理的障碍n障碍一：我的时间安排得挺好，我是一障碍一：我的时间安排得挺好，我是一个有序的人个有序的人n障碍二：时间管理有什么用，计划赶不障碍二：时间管理有什么用，计划赶不上变化上变化n障碍三：时间掌握在别人手中障碍三：时间掌握在别人手中n障碍四：时间管理太麻烦障碍四：时间管理太麻烦n障碍五：习惯不同，我就这样，不好改障碍五：习惯不同，我就这样，不好改高效的时间管理(14)课件时间哪里去了？时间哪里去了？对时间的分析对时间的分析高效的时间管理(14)课件时刻提防时间死亡陷阱时刻提防时间死亡陷阱n对于未来没有梦想和目标。n每天毫无目的地生活。n一切毫不在意。n感觉不到生活的充实、成长和幸福。n没有感性、欲望与热情。n无法精神焕发地运作，宛如死水一般。n无法产生新的思考或创意。n对现状没有改变的欲望。n没有自己想要创造的冲动。n时常处于后悔或遭受挫折、绝望、无力的情况。高效的时间管理(14)课件n（11）丧失自信。n（12）感到自己的心理或身体患病了，甚至有崩溃的感觉。n（13）时常受任性或一时冲动的支配。n（14）感到是在被流放的情形下生活。n（15）顺着对方的说法行动。n（16）和酒肉朋友来往，被他们牵着鼻子走。n（17）过度沉迷于快活和游乐中。n（18）做坏事或有坏习惯。n（19）持续妨碍健康的规律性生活。n（20）每天的生活是昨日的延续，毫无变化或起伏。高效的时间管理(14)课件n（21）假日或闲暇时，做什么事都提不起劲，只是闲待着。n（22）只是为了打发时间而游玩。n（23）始终和同样的成员，做着同一形式的交际。n（24）千篇一律地与人交往和行动。n（25）千篇一律地阅读杂志、图书和无节制地饮酒。n（26）只因为责任在肩而与讨厌的人来往。n（27）完全不投机的人际关系。对对方采取漠不关心的态度；由于空虚而令人感到受不了的沉默。n（28）埋没在工作之中，以致失去自我。n（29）每天在公司里重复着同样的工作。n（30）只是义务感驱使才做工作。高效的时间管理(14)课件n（31）无意识地完成被赋予的工作。n（32）毫无所思机械性地工作。n（33）工作中没有创意。n（34）在工作或人际关系中，常感到痛苦。n（35）在工作或人际关系中，采取逃避的态度。时间死亡的时候，人的精神活动随之停止，人的成长也会停止，甚至退步。时间的死，会给人的身心带来不良影响，并使它衰弱；而且管理者常常有陷入这种状态的危险。这一点，确实令人害怕。高效的时间管理(14)课件1.老是在做别人喜欢你做的事；老是在做别人喜欢你做的事；2.老是用同样的方式完成事；老是用同样的方式完成事；3.做你不擅长的事；做你不擅长的事；4.做无乐趣可言的事；做无乐趣可言的事；5.总是被打断的事；总是被打断的事；6.别人也不感兴趣的事；别人也不感兴趣的事；7.超出预计两倍时间的事；超出预计两倍时间的事；8.合作者不可信赖或没有品质保偿障的事；合作者不可信赖或没有品质保偿障的事；9.不可预期进行过程的事；不可预期进行过程的事；10.煲电话粥。煲电话粥。高效的时间管理(14)课件计算时间价值计算时间价值年薪年薪每天价值每天价值每小时价值每小时价值每分钟价值每分钟价值150001500062.062.07.757.750.130.132500025000103.3103.312.912.90.220.223500035000144.6144.618.118.10.300.304500045000186.0186.023.323.30.390.395500055000227.3227.328.428.40.470.476500065000268.6268.633.633.60.560.567500075000309.9309.938.738.70.650.658500085000351.2351.243.943.90.730.73100000100000413.2413.251.751.70.860.86每天工作每天工作8 8小时，每年小时，每年242242个工作日个工作日高效的时间管理(14)课件价值启示价值启示n你的每一天、每一小时、每一分钟都有你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值很大的价值n钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的分钟挤出来的n浪费多少时间，就会浪费多少钱浪费多少时间，就会浪费多少钱n规划时间，让有限的时间产生最大的效规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益益和收益高效的时间管理(14)课件你能支配你的时间吗？你能支配你的时间吗？高效的时间管理(14)课件n n请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？A A、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 B B、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。C C、先做容易的做，然后再做难做的事。、先做容易的做，然后再做难做的事。、先做容易的做，然后再做难做的事。、先做容易的做，然后再做难做的事。D D、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需花、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需花、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需花、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需花大量时间才能做好的事。大量时间才能做好的事。大量时间才能做好的事。大量时间才能做好的事。高效的时间管理(14)课件E E、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。F F、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。G G、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。HH、先做别人的事，然后再做自己的事。、先做别人的事，然后再做自己的事。、先做别人的事，然后再做自己的事。、先做别人的事，然后再做自己的事。I I、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。你平时喜好用哪种方式？你平时喜好用哪种方式？高效的时间管理(14)课件你平时喜好用哪种方式？你平时喜好用哪种方式？J J、先做有趣的事，再做枯燥的事。、先做有趣的事，再做枯燥的事。、先做有趣的事，再做枯燥的事。、先做有趣的事，再做枯燥的事。K K、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。做难以完成的整件事或难以告一段落的事。做难以完成的整件事或难以告一段落的事。做难以完成的整件事或难以告一段落的事。L L、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。MM、先做已发生的事，后做未发生的事。、先做已发生的事，后做未发生的事。、先做已发生的事，后做未发生的事。、先做已发生的事，后做未发生的事。 高效的时间管理(14)课件时间管理的原则时间管理的原则高效的时间管理(14)课件原则一：原则一：80/2080/20原则原则n20%20%的工作占整个工作的工作占整个工作80%80%的价值的价值n集中集中80%80%的精力做好的精力做好20%20%的工作的工作n投入投入20%20%的精力做另外的精力做另外80%80%的工作的工作高效的时间管理(14)课件n如80的销售额是源自20的顾客；n80的病假是由20的员工所占用：n80的档案使用量集中于20的档案；n80的菜是重复20的菜色；n80的垃圾是源自20的地方；n80的看电视时间都花在20的节目；n80的阅读的书籍都是取自书架上20的书籍；n80的看报时间都花在20的版面；n80的电话都是来自20的发话人；n80的外出吃饭都前往20的餐馆；n80的讨论都是出自20的讨论者；n80的教师辅导时间都被20的学生所占用。n“80/20 原理”对时间使用者的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80的时间，你也只能取得20的成效；你应该将时间花用于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只花20的时间，即可取得80的成效。高效的时间管理(14)课件如何坚持这一原则？如何坚持这一原则？n列出全部工作项目列出全部工作项目n对工作按价值进行分类对工作按价值进行分类n分配自己的时间和精力分配自己的时间和精力常见误区：常见误区：面面俱到面面俱到都想做好都想做好完全主义完全主义都想做完都想做完平均分配时间和精力平均分配时间和精力高效的时间管理(14)课件原则二：目标原则二：目标ABCABCnA A：必须做的必须做的nB B：应该做的应该做的nC C：暂时可以不做的暂时可以不做的高效的时间管理(14)课件n大多数的管理者在编排行事的优先次序时，所考虑的是事情的“缓急”，而非事情的“轻重”，他们经常把每日待处理的事区分为三个层次处理：第一层次：今天“必须”做的事（即最为紧迫的事）；第二层次：今天“应该”做的事（即较不紧迫的事）；第三层次：今天“可以”做的事（即不紧迫的事）；n假如愈是紧迫的事，其重要性愈高，愈不紧迫的事，其重要性愈低，则依循以上的优先次序办事并无不妥。高效的时间管理(14)课件原则三：排列优先次序原则三：排列优先次序紧急紧急不紧急不紧急重重要要不不重重要要A A：紧急紧急 重要重要B B：不紧急不紧急 重要重要C C：紧急紧急 不重要不重要D D：不紧急不紧急 不重要不重要时间管理四象限高效的时间管理(14)课件n管理既然是以目标的实现为导向，那么试问在一系列以实现目标为依据的待办事项之中，到底哪些事项应先着手处理？哪些事项应拖延处理，甚至不予处理？ 高效的时间管理(14)课件n应按事情的“重要程度”编排行事的优先次序。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越重要，它们越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事情，越不重要，它们愈应延后处理。高效的时间管理(14)课件n在编列行事次序时应先考虑事情的“轻重”，然后再考虑事情的“缓急”。根据这个见解，各级管理者值得考虑采取的办事次序应该是：第一优先：重要且紧迫的事。第二优先：重要但不紧迫的事；第三优先：紧迫但不重要的事。第四优先：不紧迫也不重要的事。高效的时间管理(14)课件四象限原理解析四象限原理解析A A：紧急状况紧急状况 迫切问题迫切问题 限期完成限期完成 突发事件突发事件B B：准备工作准备工作 预防措施预防措施 计划计划 人际关系的建立人际关系的建立 真正的再创造能力真正的再创造能力 自身能力的提升自身能力的提升C C：造成干扰的访问、电话、造成干扰的访问、电话、信件、报告信件、报告 某些会议某些会议 迫在眉睫的急事迫在眉睫的急事 符合别人期望的急事符合别人期望的急事D D：忙碌琐碎的事忙碌琐碎的事 处理文件等函件处理文件等函件 电话电话 浪费性时间浪费性时间 逃避性活动逃避性活动高效的时间管理(14)课件注重象限一者你注重象限一者你注重象限一者你注重象限一者你n n压力压力压力压力n n精疲力竭精疲力竭精疲力竭精疲力竭n n危机处理危机处理危机处理危机处理n n忙于收拾残局忙于收拾残局忙于收拾残局忙于收拾残局注重象限二者注重象限二者注重象限二者注重象限二者n n有远见、有理想有远见、有理想有远见、有理想有远见、有理想n n平衡平衡平衡平衡n n 纪律纪律纪律纪律n n自制自制自制自制n n少有危机少有危机少有危机少有危机你注重哪个象限你注重哪个象限高效的时间管理(14)课件你注重哪个象限你注重哪个象限注重象限三者注重象限三者注重象限三者注重象限三者n n短视近利短视近利短视近利短视近利n n危机处理危机处理危机处理危机处理 n n轻视目标与计划轻视目标与计划轻视目标与计划轻视目标与计划n n缺乏自制力缺乏自制力缺乏自制力缺乏自制力n n怪罪他人怪罪他人怪罪他人怪罪他人n n人际关系浮泛人际关系浮泛人际关系浮泛人际关系浮泛 注重象限四者注重象限四者注重象限四者注重象限四者n n全无责任感全无责任感全无责任感全无责任感n n工作不保工作不保工作不保工作不保n n依赖他人或社会机构为生依赖他人或社会机构为生依赖他人或社会机构为生依赖他人或社会机构为生高效的时间管理(14)课件n不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；nB B做得多了，做得多了，A A就自然做得少了；就自然做得少了；n寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；效率；n比做比做“紧急且重要的事情紧急且重要的事情”更重要的是把更重要的是把重要的事变成紧急的事去做；重要的事变成紧急的事去做；n勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划；解大的计划；n尽量将每件事情一次性做对。尽量将每件事情一次性做对。高效的时间管理(14)课件原则四：制订计划原则四：制订计划n对工作做出计划，并按计划去执行对工作做出计划，并按计划去执行n必须留出处理不可预计事务的时间必须留出处理不可预计事务的时间n列出日、周、月的工作清单列出日、周、月的工作清单高效的时间管理(14)课件高效的时间管理(14)课件一位人事主管的周工作计划一位人事主管的周工作计划高效的时间管理(14)课件原则五：养成习惯原则五：养成习惯Watch your thoughts 注意你的思想注意你的思想Watch your words 注意你的话注意你的话they become words 它会成为你的话它会成为你的话they become actions 它会成为行动它会成为行动Watch your actions 注意你的行动注意你的行动they become habits 它会成为习惯它会成为习惯Watch your habits 注意你的习惯注意你的习惯they become character 它会成为你的个性它会成为你的个性Watch your Character 注意你的个性注意你的个性it become your destiny 它决定你的命运它决定你的命运高效的时间管理(14)课件高效时间管理的方法高效时间管理的方法高效的时间管理(14)课件法则一：明确目标法则一：明确目标n树立时间观念树立时间观念n设计职业生涯设计职业生涯n切实的短期目标切实的短期目标n合理进行目标管理合理进行目标管理法则二：分清轻重缓急法则二：分清轻重缓急n运筹时间，充分应用运筹时间，充分应用n只做最重要的事情只做最重要的事情n时间管理矩阵时间管理矩阵n20/8020/80原理的运用原理的运用法则三：制订计划表法则三：制订计划表n六项工作法六项工作法n制订有效计划制订有效计划n逐步实现远期目标逐步实现远期目标n自我激励自我激励法则四：立即行动法则四：立即行动n克服拖延克服拖延n有头有尾有头有尾n重视今日重视今日高效的时间管理(14)课件n只做重要的事情只做重要的事情六项工作法：六项工作法：请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情：请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情：1.1. 2.2. 3.3. 4.4. 5.5. 6.6. 高效的时间管理(14)课件对于所有要做和想做的事情，都要有对于所有要做和想做的事情，都要有如下判断：如下判断：n我内心深处的潜意识是什么？我内心深处的潜意识是什么？n我真的必须做这些事吗？我真的必须做这些事吗？n假如我不做，会发生什么事情？假如我不做，会发生什么事情？n如果我拖延，会对我的生存环境有什如果我拖延，会对我的生存环境有什么影响？么影响？高效的时间管理(14)课件A A表表n六项工作六项工作n每项工作开始每项工作开始及结束时间及结束时间n每项工作完成每项工作完成情况情况B B表表n未完成事项未完成事项n未完成原因未完成原因n是否需要移到是否需要移到明天继续做？明天继续做？n明天能否完成明天能否完成？高效的时间管理(14)课件n标准化操作标准化操作电梯测试：电梯测试：由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会，由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会，为此你精心准备了约为此你精心准备了约4040分钟的方案介绍演讲。分钟的方案介绍演讲。会议开始前，客户决策人对你说：会议开始前，客户决策人对你说：“实在对实在对不起，我必须马上去参加一个重要会议，无不起，我必须马上去参加一个重要会议，无法听你的介绍了。你看能否这样，利用乘电法听你的介绍了。你看能否这样，利用乘电梯的时间，你把要点大概和我说一下，如何梯的时间，你把要点大概和我说一下，如何？”高效的时间管理(14)课件n环境标准化：保证办公环境的整洁有序环境标准化：保证办公环境的整洁有序n时间标准化：计算时间，保证守时时间标准化：计算时间，保证守时n讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资料讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资料和若干种标准讲解方式和若干种标准讲解方式n流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通和流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通和高速解决问题高速解决问题n操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作标操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作标准，并以此来培训员工准，并以此来培训员工n高效的时间管理(14)课件为了善于处理工作应有的做法为了善于处理工作应有的做法nn定出一套正确的价值观及一套有效的力行方法，而且对于外来的压力与障碍能洞烛机先，体察入微，进而采取对策，以为因应。而更简单地说，就是要依据订定的适当标准去执行并控制，然后将执行结果详做记录与分析，对于异常应即反映,并采取适当的处理措施，使工作效率由Do things right提升到另一个的境界Do the right thing境界。高效的时间管理(14)课件工作评价的着眼点应明确工作评价的着眼点应明确良好而有效的工作方法，是由品质、数量、交期、成本、安全以及士气等为其判定的基准，不但要明确而且须广获全员之了解与认同,其主要内容提纲契领如下表。高效的时间管理(14)课件分类内容品质减低不良，提高品质，防止诉怨，减少异常，减少变异，管制状态之维持，减少修整工作。成本减低费用，减少工作，时间之活用，缩短时间，节省材料零件，购入价格之降低。设备提高效率，预防故障，自动化，机械化，减少工费，改良模工具，布置改善，工费之合理化。失误减少失误，减少疏忽，周全防策设计，零缺点活动，愚巧法、检验遗漏及情报错误等。效率生产力，生产量，缩短时间，时效性改善，待工闲余的减少，库存量的缩减，日程进度管制，交期改善，时间研究，动作研究，程序分析。高效的时间管理(14)课件分类 内容管制标准之制订，标准化，标准之达成，行动的实施，管制点，操作监督，彻底标准化，自动控制之改善。努力 品质管制技术的教育训练，提高水准。安全 安全、疲劳、环境整理。环境 环境的改善，人因工程，姿势，布置，适性之检讨。士气 人群关系，提高士气，提案踊跃性，资料流通之改善，提高出勤率。发展企业外部关系之强化，主管及幕僚干部之意见沟通，部门与部门间关系之改善，与他公司的互相发展。其它 方针，理想，切身的主题，事务流程及表格改善。高效的时间管理(14)课件着手设定工作目标着手设定工作目标要拟定一个有效的工作计划，首先就要设定目标，而这个目标必须是设想周全，非常明确才行，否则，只会毫无目的地消耗自己的时间与能力罢了。目标设定之原则如下: 高效的时间管理(14)课件设定具挑战性但做得到的目标 使你的目标明确而且适度检查你的目标是否协调注意你的目标是否具有弹性设定目标的完成日期高效的时间管理(14)课件拟订工作计划活用5W、1H 做什么（What） 对象为什么（Why ） 理由、动机在何处（Where）场所在何时(When)时间、期间谁(Who)主体、人物如何做(How) 方法、手段高效的时间管理(14)课件拟订计划、步骤的检点事项是否与目标有充分的一致性及系统化是否漏列重要事项？nA.目的、目标、方针、手段nB.资金nC.时间nD.场所nE.等是否为自己满意的内容安排程序是否浪费时间是否能加以弹性的因应是否阶段性的达成目标高效的时间管理(14)课件清理你的桌子l為何要整理桌子？縮短找東西的時間容易分心無法看出事情的優先順序l方法：只做分類（四類）工作：待丟棄待處理待歸檔待送出（後三類放在三層文件架上）高效的时间管理(14)课件清理你的桌子（續）l辦公室的佈置桌上只放電話、檯燈、電腦鍵盤桌上不要上放家人照片或飾品不要使用桌墊不要在自己辦公室內掛佈告欄使用兩個垃圾桶（長方形、A4紙箱）高效的时间管理(14)课件以編號搜尋法法整理檔案l為何整理不好？傳統的分類整理是錯誤的方法l資訊不應分類的原因：可歸於多類無法歸於任何一類放錯類別若採大分類仍無法解決問題忘記文件屬於哪類分類花時間大多數歸檔文件不會再使用高效的时间管理(14)课件以編號搜尋法法整理檔案（續）l方法準備檔案櫃或A3紙箱在文件右上角貼上編號，依序垂直放入檔案櫃內以Excel 將文件建檔（兩欄：No、標題）l注意事項完全不要分類相關文件可用相同編號（如：某專案計畫；但盡量少）櫃內可放雜誌整理盒（塑膠、兩側空）文件亦可放入透明夾或檔案夾內現在開始採用（以前的檔案先不管）l為何有效？簡單、經濟、有效（快速、找得到）高效的时间管理(14)课件以編號搜尋法法整理名片l影印10張名片影印一張A4 紙原稿（名片）丟棄，保留影本打30孔，並放入30孔夾（A4大小）幾乎不會用到反面減少名片簿厚度3至6倍l輸入電腦以word 或Excel 輸入例：徐承中霍克、同學A23使用尋找功能高效的时间管理(14)课件不要有问题就要开会 会而不议，议而不决，决而不行无效的会议为何开不完无效的会议为何开不完1没有人去在意会议的成本。2为了满足发表欲。3为了社交活动。4为了躲避效益，替延迟找借口。5习以为常。6为了推卸责任。7愚弄别人，使人相信重要决定有他们的功劳。高效的时间管理(14)课件发挥会议的效用发挥会议的效用会议的计划和准备。A.先决定是否要举行会议。B.拟订议程计划。 C.会议资料要齐全，且要事先发给与会人员。D.会议之会场布置。高效的时间管理(14)课件会议的程序nA.导入议程。nB.让与会人员发表意见。nC.导出结论。nD.总结。会议后之反省检讨及执行追踪nA.与会人员的自我检讨及反省（检讨表如附页）。nB.决议事项的执行与追踪。高效的时间管理(14)课件n领导者（主席）自我检讨表月日是否1.我准备好有关会议推行的一切2.我按规定时间宣布开会。3.我能征求全部与会者的意见，而在会议进行过程中，每一个人都能参与。4.我能自然地将开会者引进讨论中，而绝无强求态度。5.我能经常使讨论不脱离主题而能顺利进行议程，更能向目标步步前进。6.我在会议中，从未说过个人的意见、说服式训词，或强求语句。高效的时间管理(14)课件7.我领导大家能聆听和了解别人的意见。8.我把公平立场坚持到底，并对与会者抱着一视同仁的能度。9.当我听到与会者发问时，并不立即回答而使大家去想一会。10.我的语气柔和且扼要。11.我常常注意到有关讨论的整理事项。12.我能有效利用黑板和图表。13.我能依照预定计划对重要和其应用尽量去研究。14.我请大家一同讨论做个结论就宣布了会议结束。15.我能按照预定的时间结束会议。续前表续前表:高效的时间管理(14)课件n续前表续前表:月日是否8.我站在客观立场上,检讨自己的发言内容。9.我积极协助与会者的发言。10.我对其他与会者的发言非常注意。11.我的发言能度从不夸耀自己。12.我的发言和能度从未伤害过其他与会者的人格。高效的时间管理(14)课件n与会者自我检讨表月日是否1.我参加了所有的讨论。2.我并没有受到少数人的强求发言。3.我并没有脱离中心议提而发言。4.我并没有控制会议的意图。5.我协助与会者遵守时间。6.我并不关注接着要说什么而聆听别人的意见。7.我尽量使发言不流于太个人化或情感化。高效的时间管理(14)课件十五分钟会议十五分钟会议站着开会是防止会议冗长的有效方法。站立不仅有益健康，更由于长久站立容易疲劳，与会人士自然会产生及早结束的心理，当然，“站立式会议”就会变得简短而有效了。高效的时间管理(14)课件n在会议开始时，就各个议案一一征询与会人士意见，若无异议则表示通过，不另花时间来讨论，而将全力集中于那些意见分歧的议案上面，这就是“先求结论、后讨论”的会议方式。此外，还有一点关系重大，那就是选择与会人士的方式。勉强出席、不了解议案内容、言不及义的人，应尽量避免，最好选择真正有见地、有热忱的精锐人士来参与。再则，会议主席也肩负着很重的责任，若是处理不当，则会造成时间的浪费。对于议案的讨论表决，主席可询问大家：“还有什么意见吗？”之后等待约15 秒钟，若无任何异议，即须自下结论，而后转到另一议题的讨论上，如此，可有效地控制会议时间。高效的时间管理(14)课件提高效率的五种技术提高效率的五种技术n（一）分段式时间。关于工作或自我启发的挑战，可针对一个主题n全力投入，或将时间分割，分别投入几个目标，后者即称为“时间的分段法”。这两种方法都有其必要性，但在不能集中全力投入某个主题时，n你应该还是采用“时间分段法”。n（二）核心时间的发现及设定。所谓“核心时间”，就是“工作效n率最高的时间带，也是最能将精神集中于工作上的时间带”。如果对自n己的核心时间毫不关心的话，就无法培养敏锐的时间感，因此，应努力n探求自己的核心时间。高效的时间管理(14)课件n（三）安排时间。将个别时间内的活动效率提高，才能把握时间，n活用计划。比方说，管理者想看晚上8 点钟的连续剧，那你就必须妥善n安排时间，7 点半之前回家，并在8 点之前吃饭、洗澡等等。这就是n一个安排时间的例子，什么时间该做什么事都必须事先计划，确实执行。n（四）节制应酬时间。管理者往往在应酬上花费许多时间，以致自n己的时间大量减少，因此，要参加应酬时，须以下列三项基准来判断，n再采取适当的行动：（1）由自己主办，且内容较充实的应酬，是否常因n此而将时间拉长。（2）是否因应酬时气氛相当愉快，而不知该适可而止。n（3）考虑朋友情分所参加的应酬。（4）空余时间、片段时间的利用法。n这是最容易被浪费的时间，因为这些零星时间很难善加运用，但是，依n照以下的方式，还是可以慢慢减少空余时间及片段时间的浪费。比方说，n可以利用这些时间记录心得，或阅读平常没时间看的报纸、杂志等。将n工作及自我挑战中最简易细小的事项，挪到这些时间来做，如此即可降n低浪费时间的比例。高效的时间管理(14)课件n（五）计划时间。前述的安排时间也包含在这个项目中，现叙述一种把不同时间所将采取的活动记录下来，以提高工作效率及时间运用率的方法。首先，必须先建立几个简单的记号，如M=与人会面、T电话、D=企划、S=用功、W=写作、R=读书等等；再则，对于备忘事项的处理，也须小心。比方说，不知对方何时才会答复，或某些不能确定时间的预定活动，都应当记录下来，以免遗忘。记录时，可先记在笔记本上方，待确定日期后，再转载到相符的日期栏中。高效的时间管理(14)课件学会拒绝n管理者之所以不好意思拒绝他人的请托，可能是基于以下原因：接受请托比拒绝请托更为容易；担心拒绝请托后将触怒请托者，从而导致请托者的报复；，想做一位广受爱戴的好人；不了解拒绝他人请托的积极性；不知如何拒绝他人的请托。消除前四种原因，须从观念的更新着手，至于消除最后一种原因，则有待技巧的培养。高效的时间管理(14)课件n“拒绝接受请托”的重要性在于：第一、“拒绝”是一种“力量”的表现。有些请托若由他人承受可能比你自己承受更为恰当。第二、拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。高效的时间管理(14)课件有九项关于拒绝接受请托的要领：n要耐心倾听请托者所提出的要求。即使你在他述说的半途中即已知道非加以拒绝不可，你都必须凝神听完他的话语。这样做，为的是确切地了解请托的内涵，以及表示对请托者的尊重。n如你无法当场决定接受或拒绝请托，则要明白地告诉请托者你仍要考虑，并确切地指出你所需要的考虑时间，以消除对方误以为你是在以考虑作挡箭牌。n拒绝接受请托的时候，应显示你对请托者的请托已给予庄重的考虑，并显示你已充分了解到这种请托对请托者的重要性。高效的时间管理(14)课件n拒绝接受请托时，你在表情上应和颜悦色。最好多谢请托者能想到你，并略表歉意。切忌过分地表达歉意，以免令对方以为你不够诚挚因为你如果真的感到那样严重的过意不去，那么你将会设法接受他的请托而不会加以拒绝。n拒绝接受请托时，你除了应显露和颜悦色的表情外，仍应显露坚定的态度。这即是说，不要被请托者说服而打消或修正拒绝的初衷。n拒绝接受请托者，你最好能对请托者指出拒绝的理由。这样做，将有助于维持你跟请托者的原有的关系。但这并不意味对所有的请托拒绝都必须附以理由。有时不申诉理由反而会显得真诚。例如你偶尔对频频请托的人和颜悦色他说：“真抱歉，这一次实在将无法效力，希望你不介意！”，相信不致于产生不良的后果。但是一旦你附以拒绝的理由，你的理由则只须重复拒绝，而不应与之争辩。高效的时间管理(14)课件n要令请托者了解你所拒绝的是他的请托，而不是他本身。这即是说，你的拒绝是对事而不对人的。n拒绝接受请托之后，如有可能你应为请托者提供处理其请托事项的其它可行途径。n切忌通过第三者拒绝某一个人的请托，因为一旦这么做，不仅足以显示你的懦弱，而且在请托者心目中会认为你不够诚挚。高效的时间管理(14)课件实例一：拒绝接受不善体谅他人而又十分苛刻的上司的要求，高效的时间管理(14)课件n老练的管理者却深谙回拒之法：经常将来自上司的原已过多的工作，按轻重缓急编排办事优先次序表，当上司再提出额外的工作要求时，即展示该优先次序表，以令他决定最新的工作要求在该优先次序表中的恰当位置。 高效的时间管理(14)课件n这种作法具有三个好处：第一、令上司作主裁决，表示对上司的尊重。第二、行事优先次序表既已排满，则任何额外的工作要求都可能令原有的一部分工作要n求无法按原定计划完成，因此除非新的工作要求具高度重要性，否则上司将不得不撤销它或找他人代理。就算新的工作要求有高度重要性，上司也将不得不撤销或延缓一部分原已指派的工作，以使新的工作要求能被办理。第三、部属若采取这种拒绝方式，将可避免上司误以为他在推卸责任。因此，这是一种极为有效的拒绝方式。高效的时间管理(14)课件n实例二：来自部属的不合时宜的或不合情理的要求，譬如在某一个极度繁忙的下午，某一女职员突然要求告假两小时回家，因为家具店将送一批家具到家里，她秘须回家开门并点收。 高效的时间管理(14)课件n面对着这种情况，一般无经验的管理者通常会采取下面两种对策之一：第一、断然拒绝这种不合时宜的要求，而不理会她的感受；n第二、因担心触怒她，或是想充好人而勉强接受她的要求。以上的对策都是不妥的，因为前者将引起主管与部属的摩擦并降低部属的士气，后者将显著地妨碍工作的进度。高效的时间管理(14)课件n有一种颇值效法的拒绝n方式：“我了解，当贵重的物品运到而无人在家开门，是一件令人担心的事。因此，只要有可能，我很愿意准假而让你回家。但问题是，我必须在明日之前交货。倘若我无法按约定的时间交货，则将丧失一位大主顾。你是我的得力助手。不过，我倒有个建议。你何不打电话给家具店，请他们明天下午再送出家具？到那时我已交了货，而管理者可以给你足够的时间回家处理私事。”高效的时间管理(14)课件n当然，以上的答复可能仍然难以令该部属感到完全满意，但是她的主管至少已采用了最好的方式处理这件事。此种方式具有下列五个好处：第一、他正经其事地考虑她的要求，而非不加思索地一笔抹煞。第二、他向她表示，他了解家具的运送对她是多么的重要。第三、他耐心地向她解释，何以不准她告假。第四、他令她知道，她是一位得力的助手，这有助于提高她的士气。第五、他为她提供了解决家具运送问题的其它可行途径。_高效的时间管理(14)课件矫正习惯性拖延矫正习惯性拖延n导致管理者采取拖延作风的事端大致有三：第一、不愉快的事；第二、困难的事：第三、含重大决策的事。至于克服拖延的方法，常用的n有四种：（一）各个击破法；（二）平衡法；（三）思维方式改变法；（四）避免过分追求尽善尽美法。前三种方法适用于对抗因不愉快的事或困难的事而导致的拖延，最后一种方法则适用于对抗因重大决策而导致的拖延。高效的时间管理(14)课件n（一）各个击破法。这种方法有时被比喻为“香肠切片法”。意大n利香肠在切片之前因它巨大无比且其貌不扬，所以有令人难以下咽的感n觉。但在切成薄片之后，因形状及色调改变而颇能引起食欲。令人不愉n快或令人感到困难的事，若能照样地细分为许多件小事，且每次只处理n其中的一件，则这种事情的处理本身将不致于令人反胃。例如一个令人n感到尴尬的电话，如非打不可，则可用书面列出以下的行动步骤而予以n各个击破：查出受话者的电话号码并写下来；决定何时打电话；n翻查有关资料并检查全面情况；决定到底在电话中应怎么说；拔电n话。假如事情本身很艰巨，就逐步进行。采取各个击破法以对付拖延的n作风时，有两点必须特别加以注意：第一、每一个行动步骤都要非常简n单，而且很快即可做好。可能的话，应使每一个步骤在几分钟之内能处n理完毕。第二、第一个行动步骤都必须以书面列明，因为如不这样做，n就可能永远不会针对拖延的事情采取行动。高效的时间管理(14)课件n（二）平衡表法。这也是一种书面分析法。在纸的左边列出拖延的理由，在纸的右边则列出办妥拖延的事情的潜在好处。结果，出人意外n的是：左边通常只有一两个情绪上的借口。如“可能导致尴尬的局面”、“可能令管理者感到厌烦”等；右边则有许多的好处，其中的一项可能是“将讨厌的事作好，轻松了许多”。平衡表法足以令有拖延恶习的人在冷漠与逃避的心态中觉醒，并面对现实。高效的时间管理(14)课件n（三）思维方式改变法。拖延可以说是深植于内心的一种思维方式所造成的结果。这种思维方式是这样的：“这种任务必须履行，但是它n令人感到不愉快，因此管理者将尽量予以拖延。”倘若管理者能将以上的思维方式改为：“这种任务是令人感到不愉_快的，但是它必须完成，因此管理者将立即做完它以便尽早忘掉它。”如此拖延恶习将可望获得矫正。高效的时间管理(14)课件n（四）避免过分追求尽善尽美法。由于“真、善、美”在管理者的n价值尺度中向来被视为一种圭臬，因此在制定决策时管理者往往趋于过n分小心、过分理想化，以致非到资料齐全或有确切把握时不敢随便进行。n这说明了何以管理者一遇重大事件便会犹豫徘徊，也说明了何以求好心n切的作家老是无法写完书的第一章。对那些因过分追求完美迟疑不决的n管理者来说，下面的两剂药方相信是有益的：第一、决策环境本身若具n风险性，即是具有不确定性，因此想获得完备的决策资料是不可能的。n管理者应在已收集了大多数的关键性资料（即进一步再获得的资料所产n生的好处不大）时，立刻进行决策。第二、管理者若能及早进行决策，n则当决策显示错误的迹象时，他才有时间采取补救或善后措施。一旦管n理者将决策拖延到期限届满时才予以制定，那么不出错则已，一出错则n永远无法挽回。高效的时间管理(14)课件有效授权n管理是通过他人将事情办妥。可是，许多管理者却常常试图通过自n己将事情办好，这是一种不理智的行为。由“重要的少数与琐碎的多数n原理”可知、管理者日常所处理的事物中真正有高度重要性的只占少数。n他应集中大量的时间处理这些重要的少数事物，而将其余琐碎的多数事n物交托给部属处理。若他事无巨细皆亲躬而为，则不但琐碎的多数事物n将占用他的许多时间，致使少数的重要事物也无从做好，而且他将剥夺n部属发挥才能的机会。因此，“事必躬亲”就成为管理者的一个严重的n时间陷阱。跨越这种陷阱的唯一途径便是“授权”。高效的时间管理(14)课件利用零星时间利用零星时间n最好的时间管理方法是：充分利用零星时间！高效的时间管理(14)课件n工作的空档或与人会面前后，当会存在许多空档时间，日积月累之下，这些时间可能长达几十、甚至几百小时，因此必须有效地运用这些时间。这类“空档时间”，大致可分为前段空档时间；中段空档时间；后段空档时间三种。 高效的时间管理(14)课件n前段空档时间利用法是：与人约会、参加集会、出席会议、观看戏剧或运动竞赛时，应在约定时间前半小时到一小时之内到达目的地，而这段时间，就是所谓的“前段空档时间”。提前到达时，可到咖啡厅或其它安静的休闲场所，做一些工作上的准备，处理杂务、看看书、思考新构想等，如能这样活用时间，有三项好处：n提早出门，万一遇到交通拥挤等情况时，仍能在约定时间前到达目的地，不会产生让对方空等的尴尬；提早到达目的地，心情将较为悠闲轻松，而可以自在地利用前段空档时间；运用空档时间，切记必须准时到达目的地。高效的时间管理(14)课件n“后段空档时间”是指在预定时刻前完成某项工n作而出现的空闲时间。比方说，与人会谈时，若言不及义、喋喋不休，再多的时间也浪费了，如能把握谈话要领，言谈简要切题，就可将预定_的会议时间节省半小时到一小时，而节省下来的时间，就成为自己的时间，可自由有效地运用。高效的时间管理(14)课件n中段空档时间，许多人常因事情尚未告一段落，情绪不稳，以致白白浪费了这些时间，因此，现在建议管理者可运用这段时间作情绪上的调整，或思考新的构想等。n利用空档时间，最重要的观念是：不要让时间来支配你，而应该是你去支配时间。如能建立这种正确想法，身体力行，必能将时间作有效n的计划分配，完成一些有意义的工作。高效的时间管理(14)课件讨论：讨论：n在各自的部门中，在自己的工作在各自的部门中，在自己的工作中，我们如何利用零星时间呢？中，我们如何利用零星时间呢？高效的时间管理(14)课件如何充分利用零星时间？如何充分利用零星时间？唯一的答案有时仅仅需要调整一下工作的顺序！有时仅仅需要调整一下工作的顺序！高效的时间管理(14)课件n安排合理的操作程序安排合理的操作程序n一件工作的完成，必有其“顺序”，而工作的“顺序”常能左右时间的价值及效率。一般人多忽略了工作顺序，以致导致失败或蒙受损失。n因此，管理者工作的“内容”和“顺序”是一样重要的。举一个简单的例子，现在你面前摆着一餐丰盛的佳肴，你会不会先猛吃饭来填饱肚子n呢？当然不会。一般正常的吃法，都是先享受各式美味的菜肴后，再进n食一碗饭，而工作顺序的道理正是如此。再则以麻将为例，精于麻将的n人，懂得观察各家牌型及出牌，因此他出牌的顺序很明确，常常可获得n胜利。围棋也是如此。一手错误的落子，可能全盘皆输。如能正确把握n落了的顺序，即可抢占先机，操纵整个棋局。与人交谈，也要注意谈话n内容的条理及顺序。应在谈话前整理一下思路，将谈话的主题依序排好，这样的谈话，必可收到良好的结果。高效的时间管理(14)课件n构想有序的谈话内容构想有序的谈话内容n谈话顺序的决定多须靠临战应变的能力，但是，在许多情况谈话顺序的决定多须靠临战应变的能力，但是，在许多情况n下，仍然可以整理出一些通则：下，仍然可以整理出一些通则：先谈论一些有关季节气候等轻松的话先谈论一些有关季节气候等轻松的话n题作开场白；题作开场白；将可能使对方愉快的话题，放在前面，而将可能会引起将可能使对方愉快的话题，放在前面，而将可能会引起n对方不悦的话题搁后；对方不悦的话题搁后；将内容单纯的话题放在前面，而将较为复杂的将内容单纯的话题放在前面，而将较为复杂的n话题搁在后面；话题搁在后面；闲聊应在刚开始或结束前进行；闲聊应在刚开始或结束前进行；将和对方有关的话将和对方有关的话n题放在前面，而将和自己有关的话题放在后面；题放在前面，而将和自己有关的话题放在后面；主题应在谈话中途提主题应在谈话中途提n出，若是在结束之前才谈到主题，可能对方已经没时间，也没心情来和出，若是在结束之前才谈到主题，可能对方已经没时间，也没心情来和n你交换意见。你交换意见。高效的时间管理(14)课件n管理者会因工作的关系，和某位以前曾见过面的人士会谈，而管理_者所准备的谈话内容，排列顺序如下：对于以前承蒙他协助的事项提n出致谢谈论一些他较感兴趣的话题对于他为自己工作所做的事n情，再度表示谢意主题管理者今后工作行程的安排现今广n受注目的企业经营联络及管理等话题。当然，交谈是变向的，并非只是n一方喋喋不休，因此交谈时双方话题是交叉进行着的，并将产生许多种n组合方式。高效的时间管理(14)课件“ “一周律调术一周律调术” ”n将一周的生活作息n加以计划，依此找出一个适合自己的睡眠标准：星期一时，应尽量减少n工作及休闲时间，睡足8 个小时，以保存体力，应付一周的挑战；星期n二、三、四时，采取正常生活方式，视自己的体能状况来进行适度工作n及娱乐，睡眠时间以标准的6 小时为准；星期五、六时，应尽量减少工n作时间，多从事休闲娱乐，而睡眠时间也可缩短为4 小时。这两天是一n星期内主要的休闲时期，之后又有一个星期天，所以，可适度地放松自n己；星期日应睡足8 小时，以充实气力及体力。n理想睡眠时间定为8 小时，标准睡眠时间为6 小时，而睡眠时间的n下限定为4 小时。但是，这只是一般的情况，管理者可依自己的身体状n况，略加调整，也无大碍。高效的时间管理(14)课件n施行这种“一周律调术”，可有下列五项好处：第一，这种“8、6、n4 睡眠”方式，可帮助大家轻松地度过一周的时间；第二，可安定生活律n调，且并非刻板划一的安定方式，而是柔和有弹性的安定方式；第三，n配合自己的生理时钟调节睡眠时间，有助于在工作、娱乐、用功三者之n间取得平衡；第四，周末只睡4 个小时，可挪出较多的时间从事自己较n感兴趣的各种休闲活动，有助身心平衡；第五，不会染上时有所闻的“星n期一恐惧症”。因为，星期日已充实了消耗的精神气力，又可以生龙活n虎地迎接一周的挑战。n对管理者来说，这种“一周律调术”相当重要，如果能确实实行，n由一周、数周、一月至一年，都能使自己保持平衡的律调，生活会变得n非常舒适。奉劝管理者，早一点来力行“一周律调术”，它可是你一生n成功的基础！高效的时间管理(14)课件认清自己的时间层别认清自己的时间层别n为了避免发生错误，管理者必须研究n“时间层别术”。首先，管理者要能判断什么工作大概要花多少时间去n完成。对于单纯的工作，可用电脑来协助处理，而一些较重要的工作，n就须花费较多时间亲自处理。第二，管理者要能判断各种工作的紧急程n度。重要而紧急程度高的事情，要赶快完成。比如说，想参加某种讲座，n因其有名额限制，所以须赶紧报名。反过来说，一些较不重要，紧急程n度低的工作，就须仔细地做，不要急于一时而误事。第三，要找出自己n效率最高的时间带，即自己最能集中精神投入工作的时间带，而将一些n重要的工作，放在这个时间带来处理。这个时间带，也即所谓的“核心n时间带”。高效的时间管理(14)课件n有的人只简单分为早晨型或夜晚型，那是n不够的，应该要作更细的划分，确实把握住自己在上班时间内的核心时n间带。确实把握自己上班时间内的核心时间带后，就可把重要的工作集n中在此时间带内处理，而把一些次要的工作留在别的时间来作。常有些n人，因搞不清状况，而以最清醒的头脑去处理一些琐碎的杂事，那实在n是种可怕的浪费，相当可惜！以上所述就是时间层别术，如果不确实采n取这种方法，那么生产与工作都会有不良的后果。高效的时间管理(14)课件有效的有效的“ “自我调节术自我调节术” ”n避免被工作支配，判断工作的重要性都是相当重要的事。若能判断出工作的重要性，即可制定明确的工作目标及进度，知道什么时候应该n做到什么程度。工作的“重要性”是一种具有长度、宽度和密度的时间概念，必须有丰富的经验及敏锐的时间感觉才能看透。而这种敏锐的时间感觉被称为“自我调节术”。“自我调节术”包括了判断、直观及预见。高效的时间管理(14)课件n将“自我调节前术”活性化的方法，有三个要点：第一，要能分辨工作“表面的重要性”及“真正的重要性”。以新成员加入公司或新制品发布会来说，看起来仪式相当隆重，但是这只是表面的重要性，实际上，它的“真正重要性”，早在半个月或一个月以前就已经决定了。若是被“表面的重要”所蒙蔽，常会持续紧张而无法喘息，更会发生计划迟延的现象。须知，真正的重要性永远是走在表面重要性的前端，因此必须把着眼点放在表面重要性的前方.高效的时间管理(14)课件n第二，许多工作，常像山的形状一般，n具有一个顶点，但是这个顶点只是表面重要，这些工作真正重要的地方，n是在顶点以前的上山途径。明白这个道理以后，在工作进行时，应以所n见的中央顶点为目标，将全部精力投注在攀上顶点的过程中。第三，若n能确实体会上述两项要领，即可在计划初期，看出工作真正的重要性何n在，而有较宽裕的时间来推行工作，并且将最多的时间及精力投注在真n正重要处，有助于工作的顺利完成。对于不断增加的工作，也可用同样n的办法来处理。凡是会妨碍到迈向顶峰的工作应断然延后或提前，而有n助于攀向顶峰的工作，则全盘接受，付诸实行。高效的时间管理(14)课件充实一天二十四小时充实一天二十四小时n时间可分为“钟表时间”及“生存时间”两种。管理老若被“钟表时间”束缚，则生活感就会变得相当薄弱，生活空间也会显得十分狭隘。n重视“生存时间”是很重要的事。同样的一天24 小时，以毫无意义的方式度过，或是热衷于工作、娱乐，二者之间的生活密度及充实感都大不相同，显然后者比前者更为充实，因此，管理者应充分活用“生存时间”。高效的时间管理(14)课件n那么，如何来活用时间使得每天都能有一颗感动的心呢？这首先必n须反省你现在的一天24 小时过得如何？高效的时间管理(14)课件n（一）早晨起床后，对今天将发生的事，是否存有期待感呢？n（二）一天的生活或工作中，是否能获得新的知识、智慧、技术及技能呢？n（三）在工作、与人相处、自我启发或休闲活动之间，是否有任何新的发展呢？n（四）自己是否有体验新鲜有趣的事物，并得到收获呢？n（五）今天一天是否稍微感觉自己又长大了呢？n（六）回家后，是否尚存情绪高昂的感觉，觉得这样就睡觉太可惜了吧？n（七）如非（六）的情况时，是否一躺下就呼呼入睡呢？高效的时间管理(14)课件n如果你一天24 小时的举动，和上列问题符合的项目甚多，就表示你这一天必定过得相当充实。高效的时间管理(14)课件n充实一天24 小时的方法有五种：首先，必须保持积极的心态。每天起床时，很有精神地将棉被踢开，准备迎接一天的挑战。第二，在工作或与人相处时，应抱着想发现新事物的观念，如果有这种态度，你将会有许多新的体验发生，并增加许多新知识。面对这些新体验或新知识，应该欢喜地接纳，好像觉得“我又学了许多好东西”或“我比以前聪明多了”，如此，无形中自己也会渐渐地成长。高效的时间管理(14)课件n第三，每天的工作须有目标，努力发挥自己的能力，提高工作效率，改善报告内容，下意识地写出端正的字体等等。n第四，保持良好的人际关系，适度地与人相处，如过分拘泥于规律的生活方式，完全不与他人往来，生活将变得十分枯燥呆板，而且容易被“钟表时间”所控制。n最后，应在每天就寝前，回顾一下今天的所作所为，如果这种回顾能让你心情兴奋，觉得明天又将是快乐而充满希望的一天，你就算是成功！高效的时间管理(14)课件操纵时间的十项技术操纵时间的十项技术n运用时间的最高境界就是“时间操纵术”。这种战术可使你摆脱时间的束缚，自在地活用时间而获得最高成果。n时间操纵术的原理很简单：衡量每件工作中时间因素的重要性；n下意识地探讨时间因素，即以时间的观点来衡量工作。n若能确实把握这两点，不论什么工作都能顺利完成。高效的时间管理(14)课件n第一，仔细观察工作的各种情况，把握最佳的行动时机。n第二，时间是决定胜负的重要因素，应列为最优先的考虑。n第三，以时间为武器来打击对手。犹如打麻将时，若遇到打得较慢的对手，就不断地以“我又可以看报纸了！”或“喂！你打快一点行不行？”来催促，以致对方在忙乱之下，常会不加思索而乱打牌，现实的商场竞争中，这种现象更是屡见不鲜，尤须警惕！n第四，在处理重大案件时，不可急于一时，宁愿以更多的时间来换取最大的成果。比方说，与某访客交谈的预定时间已到，但若是他的谈话很有价值，可弹性地延长交谈时间。再则，举行会议，当然是以在预定时间内结束为原则，但是，若遇到大家踊跃发表具有建设性的意见时，不宜仍然按时散会，可适度地延长会议时间。高效的时间管理(14)课件n第五，伺机而动。在商场上，如果不能伺机而动，往往会吃大亏。n第六，可将不想继续从事或没有价值的工作暂搁一旁，这并不是怠惰，而是一种有意义的革新有效作法。n第七，准备不足时，要适度拖延时间，若是盲目前进，必遭失败。因此，可用“我现在很忙”等借口，争取一些另谋对策的时间。n第八，遇到不利的交涉场合时，也要设法拖延时间。这种情况，犹如拳击比赛时抱住对方一般，虽然不够光明正大，但有时却是必要的。运用之道如：故意迟到、岔开话题、不谈结论等等。n第九，某些场合，要作迅速明确的决定，确实掌握住整个局面。第十，让对手着急，使之落入自己的掌握中。n如果能够掌握以上十项专门技术，你将成为管理时间、运用时间的高手。高效的时间管理(14)课件数据 之迷n在开始计算时间之前，我们先了解一些有趣的数据，虽然这些数据来自美国，但对我们还是有参考价值的：高效的时间管理(14)课件n工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意义的交流平n均每天少于2 分钟。n工作繁忙的人同其孩子的有意义的交流平均每天少于30n秒钟。n80% 的人不想在星期一早上上班。只有60%的人不想在星n期五上班。n人们一般采用13 种不同的方法管理他们的时间。n人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7 次，或n者说每天50-60 次。平均每次打扰大约是5 分钟，总共每n天大约4 小时，也就是约50%。80%（约3 小时）的打扰是n没有意义或者极少有价值的。n平均每天，全国有170000，000 个会议。n每天自学1 小时，7 小时一周，365 小时一年，一个人可n以像全日制学生一样学习。3-5 年就可以成为专家。n95%的书籍是由5%的人购买的。所有的出版物中间95%没n有派过一次用场。n如果经济独立了，97% 的工人不愿意为他们的老板干活或n者从事他们现在的职业。高效的时间管理(14)课件n20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。80%的时间用n在了无意义的事情上。n过去20 年里，工作的时间增加了15%，娱乐闲暇时间减少n了33%。n一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或n者多余耗费花1 个半小时，每周7 个半小时。n平均阅读速度大约是每分钟200 个词，如果每个工作的人n每天阅读2 小时，将其阅读速度提高到每分钟400 个词，n则每天可以节约1 小时时间用于工作。n参加健美活动的人90%会在开始的90 天内半途而废。n10 个人中有9 个人会在会议开始的时候做白日梦。n60% 的会议出席者会做记录以显示他/她在听。高效的时间管理(14)课件n上班族中间，40%的人不吃早饭，39%不吃中饭。吃中饭n的人当中50%的人吃中饭的时间在15 分钟以下。n形成新的工作习惯或者情感一般要用30 天。n爱生气的人比一般人容易得心脏病的几率要高1 倍。75% n的心脏病发生在当地时间的早上5:00 - 8:00 。心脏病最n容易在星期一发作。n25% 的病假是因为生病而假，75%的病假是其他理由而假。n我们感到要发生的事情95%不会发生。n每周5 天，每天花5 分钟改进自己的工作，在5 年里将导n致同一个工作被改进1200 余次。高效的时间管理(14)课件n三分之一的人每年调换工作1次。n五分之一的人一年搬家一次。n70% 的人希望拥有自己的公司。n75% 的人都说自己太累。n上班族的平均睡觉时间是每晚6 小时57 分。n80% 的危机和纠纷（内耗）是可以避免的。n受邀开会的人80%希望在日期和时间方面具有选择性。n善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花n在值得的事情上。n时间管理当中最有用的词是不。n企业界的人用笔记本记录下来的事情70%是“不得不做”n的。n企业界的人用笔记本记录下来的事情5%是“不得不做并且n想做”的。n做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一n倍。高效的时间管理(14)课件n如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如n果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自n己一天做12 件事情，则会完成7-8 件事。n花1 个小时进行计划，行动时会节约10 小时。n20/80 规律。80%的结果来自20%的努力；20%的结果来n自80%的努力。n我们能够记住10%的阅读信息，20%的听觉信息，30%的视n觉信息；50%的视觉和听觉信息，70%的表达信息，90%的n行为信息。n上班的人平均每天发出和接收190 条讯息。n我们现在拥有的知识，有一半是在近10 年内产生的。也n就是说，世界上的知识在十年内增加了一倍，而且据说每n18 个月再翻一番。高效的时间管理(14)课件n数字往往会揭露一些意想不到的真相。这些数据是否令你吃惊？n现在，我们要找出一些关于我们的时间的数字。请想办法找出n以下数字：_高效的时间管理(14)课件n1你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？实际上花多少时n间睡觉？n（过多或过少的睡眠都对身体无益。回答第一问需要你对自己n的身体有基本了解；回答第二问需要对自己的生活有基本了解，如n果你的睡眠时间很不规律，则取一个平均值。）n2你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？n3开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自己n中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许会令你吃惊。n4每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？高效的时间管理(14)课件n5 你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？n6 你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？n7 你每天花多少时间保护自己的健康？高效的时间管理(14)课件我们经常听到别人我们经常听到别人用自信的语气说：用自信的语气说：“我没有自信！我没有自信！”现在，我们需要换现在，我们需要换位思考。位思考。我们需要告诉自己：我们需要告诉自己：“我只要坚持这一我只要坚持这一天。天。”当你有渴望时，你当你有渴望时，你就应该把你的意愿就应该把你的意愿变成行动。变成行动。你的老板永远不会你的老板永远不会反对你向高效率的反对你向高效率的工作进发。工作进发。立即行动！立即行动！这本就这本就是时间管理的要旨是时间管理的要旨之一。之一。高效的时间管理(14)课件谢谢!高效的时间管理(14)课件高效的时间管理(14)课件