文书档案整理文书档案整理档案局档案局主主 要要 内内 容容n文书档案的整理文书档案的整理第一部分 档案工作概述第二部分 归档文件整理规则 第一部分档案工作概述 主要内容： 一、基本概念 二、档案工作任务 三、档案工作环节 四、档案工作制度 五、档案工作法律法规单位档案分类大纲（企业）文书档案科技档案实物档案会计档案人事档案声像档案电子档案DQDQ党群工作类行政管理类经营管理类生产技术管理类XZXZJYJYSCSC产品生产类 科研开发类基本建设类设备仪器类CPCPKYKYJJJJSBSB永久30年10年1111121213131414会计凭证类会计账簿类财务报告类其 它 类续前页 单位档案分类大纲（企业）单位档案分类大纲（企业）文书档案科技档案实物档案会计档案人事档案声像档案电子档案录像带照 片录音带在 职离退休死 亡奖 牌锦 旗奖 杯光 盘移动硬盘其 它证 书废旧印章其 它U盘单位档案分类大纲（机关）党群类行政类业务类基本建设类设备仪器类永久30年10年会计凭证类会计账簿类财务报告类其 它 类文书档案电子档案实物档案声像档案人事档案 会计档案 科技档案专业档案按各专业规定办录像带类照 片类录音带类奖 牌类锦 旗类奖 杯类证 书类废旧印章类其它类光盘类移动硬盘类其 它类U盘类一基本概念1 1、概念：、概念： 档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 文书档案，又称管理性档案，是指机关、文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和管理等活动中形成的具有保存价值领导和管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料。的文件材料。 2、含义：、含义： （1）档案的所有制形式有三种：国有、集体所有、个人所有。 （2）社会活动的广泛性决定了档案的种类很多，如文书档案 、专业档案、科技档案、会计档案、人事档案、特殊载体档案等。 （3）档案的价值：依据凭证作用 、参考作用（1） 、从门类上分为：文书、人事、基建、会计和特殊载体等档案（2） 、从载体上分为： 纸质档案与非纸质档案3 3、机关档案工作中常见的档案门类、机关档案工作中常见的档案门类：二二 机关档案工作的任务机关档案工作的任务 中华人民共和国档案法实施办法第九条中华人民共和国档案法实施办法第九条中华人民共和国档案法实施办法第九条中华人民共和国档案法实施办法第九条明明确规定确规定 机关、团体、企业事业单位和其他组织的机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照档案法第七条的规定，履行下档案机构依照档案法第七条的规定，履行下列职责：列职责： 1 1、贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针、贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度； 2 2、指导本单位文件、资料的形成、积累和归、指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；档工作； 3 3、统一管理本单位的档案，并按照规定向有、统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；关档案馆移交档案； 4 4、组织、指导所属机构的档案工作。、组织、指导所属机构的档案工作。三三 机关档案工作环节机关档案工作环节1、档案收集2、档案整理3、档案保管4、档案利用5、档案统计6、档案鉴定和移交四四 机关档案管理制度机关档案管理制度1 1 1 1、立卷归档制度、立卷归档制度、立卷归档制度、立卷归档制度 主要包括归档范围、归档主要包括归档范围、归档时间和归档要求。时间和归档要求。 2 2 2 2、档案保管制度、档案保管制度、档案保管制度、档案保管制度 主要包括档案的安全保护主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。和库房、设备管理措施。 3 3 3 3、档案保密制度、档案保密制度、档案保密制度、档案保密制度 主要包括档案的保密措施主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。和对档案人员的保密要求。 4 4 4 4、档案利用制度、档案利用制度、档案利用制度、档案利用制度 主要包括利用范围、方式、主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。要求、批准手续。 5 5 5 5、档案人员岗位责任制、档案人员岗位责任制、档案人员岗位责任制、档案人员岗位责任制 主要包括每个档案主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。五五 档案工作法律法规档案工作法律法规1、中华人民共和国档案法2、中华人民共和国档案法实施办法3、陕西省档案条例 n档案工作是各项事业的基础档案工作是各项事业的基础, ,这个基础不牢我们是要负历这个基础不牢我们是要负历史责任的。史责任的。n档案工作是记录历史、服务档案工作是记录历史、服务现实、展望未来的伟大事业现实、展望未来的伟大事业 。n档案工作功在当代档案工作功在当代 , , 利在利在千秋千秋 。第二章第二章 归档文件整理的程归档文件整理的程序、方法和要求序、方法和要求主要内容：一、什么是归档文件整理二、归档文件整理的原则和工作方针三、归档文件整理的工作程序一、什么是归档文件整理需注意：需注意：办理完毕的；办理完毕的；基本整理单位是基本整理单位是“ “件件” ”；整理的基本环节是：装订、分类、排列、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、编目、装盒。编号、编目、装盒。 归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。二、归档文件整理原则二、归档文件整理原则n n整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。工作方针：强化收集、简化整理、细化检索、深化利用三、归档文件整理的程序三、归档文件整理的程序 第一步、收集第一步、收集收集工作就是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。要求：材料齐全完整、内容真实准确。收集剔除确定“件” 文件的修整装订编页号盖归档章分类确定期限集中问题及问题排序问题内“件”的排序编制归档章编目及封面填写备考表装盒、填写档案盒编盒号上柜架 档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。制订落实本单位的归档制度、档案工作岗内容。制订落实本单位的归档制度、档案工作岗位责任制。位责任制。1 1、归档范围：、归档范围：本部门挂号的文件、本部门未挂号的文件（记录、本部门挂号的文件、本部门未挂号的文件（记录、报表、介绍信及存根、工作汇报、规章制度汇编、报表、介绍信及存根、工作汇报、规章制度汇编、报刊上的报道）报刊上的报道）即凡是反映本单位各种活动，具即凡是反映本单位各种活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。有查考利用价值的文件材料均属归档范围。上级、下级、互不隶属单位之间的收文中与本单上级、下级、互不隶属单位之间的收文中与本单位及个人有密切联系的各种文字、图表等。位及个人有密切联系的各种文字、图表等。 1.任免、奖惩非本单位人员或部门的文件；2.上级机关发来供工作参考的抄件；3.上级机关征求意见未定稿的文件；4.无查考利用价值的事务性、临时性文件；5.重份文件；6.未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；8.无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；9.单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；10.本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料；11.为参考目的从各方面收集的文件材料；12.参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；13.越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；14.下级机关抄报备案的一般性文件材料。2、不归档范围：3、归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成。确保按时完成归档工作，就需要平时的收集A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。4、归档要求归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。集。文电合一。文电合一。底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外稿纸上除了领导签发外还需要加盖单位公章以示效力还需要加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。集与印件一并归档。办文单应随正文一起收集归档。办文单应随正文一起收集归档。附件随正件收集归档。附件随正件收集归档。关于同一问题的请示和批复应一起归档。关于同一问题的请示和批复应一起归档。第二步、剔除第二步、剔除 剔除就是把每年的收文中与自身没有密切联系剔除就是把每年的收文中与自身没有密切联系的文件材料去掉，不作为档案整理。部分材料可以的文件材料去掉，不作为档案整理。部分材料可以当做短期资料备用。这样每年形成和收来的文件就当做短期资料备用。这样每年形成和收来的文件就分成两个部分：分成两个部分： 1、自产文件即发文、各种报表、记录、图册；、自产文件即发文、各种报表、记录、图册；收文中与自身相关联的文件，收文中与自身相关联的文件，归档。归档。 2、其余不要，可以暂保存、其余不要，可以暂保存1-2年后在保密局定年后在保密局定点的地方销毁。点的地方销毁。不归不归 3、留下的归档文件进行下一步：、留下的归档文件进行下一步：第三步、确定第三步、确定“件件” 1、文件正本与定稿为一件（定稿不易装订的也可单独作为一件）； 2、正文与附件为一件（如附件数量较多也可各为一件）；3、原件与复制件为一件（对制成材料或字迹材料不利于长期保管的、以及破损的文件，要复制后与原件一起归档）； 4、转发文与被转发文为一件。 归档文件整理方法是以归档文件整理方法是以“件件”为单位，进行文件级整为单位，进行文件级整理。确定理。确定“件件”是归档文件整理工作的关键之一。是归档文件整理工作的关键之一。“件件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。 一般以每份文件为一件，但实践中文件的情况很多，一般以每份文件为一件，但实践中文件的情况很多，要用以下标准来确定件。要用以下标准来确定件。 5、一本会议记录、介绍信存根应作、一本会议记录、介绍信存根应作多件处理（整本会议记录、介绍信存根不多件处理（整本会议记录、介绍信存根不必拆开，以每次会议记录、每份介绍信各必拆开，以每次会议记录、每份介绍信各作为一件）。作为一件）。 *最容易犯的错最容易犯的错误是把一套会议材料误是把一套会议材料装订成一件处理。装订成一件处理。 7 7、重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件、重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须保留历次修改稿的须保留历次修改稿的, ,应作为一件，如修改稿数量较多也应作为一件，如修改稿数量较多也可各为一件）。可各为一件）。 6、成套的会议、成套的会议材料各为一件（一材料各为一件（一个会议的材料不能个会议的材料不能简单作一件处理，简单作一件处理，而要分别以件归档）。而要分别以件归档）。 8、发文稿纸：栏目填、发文稿纸：栏目填写齐全、经领导亲笔签写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸，与正本、发的发文稿纸，与正本、定稿一并归档。定稿一并归档。 9、文件处理单：正文、文件处理单：正文与文件处理单为一件；与文件处理单为一件； 不论有无领导批示内容、不论有无领导批示内容、有无处理结果的文件处有无处理结果的文件处理单，均应与文件一起理单，均应与文件一起归档。归档。 10、来文与复文（指请、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、示与批复、报告与批示、函与复函）应作为一件。函与复函）应作为一件。1111、报表、名册、图册等按其原来的装订、报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；方式，一册（本）为一件； 充分充分尊重和利用原来的基础。输入每份报表、尊重和利用原来的基础。输入每份报表、名册的题名名册的题名+ +单位名（人名）。单位名（人名）。 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。行。 需保管需保管3030年以上的文件要进行修整，保管年以上的文件要进行修整，保管1010年以下的文件保持原年以下的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。状就行了，减少不必要的劳动。 文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸张文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸张折叠。折叠。 修裱：对破损纸张进行修补或托裱。修裱：对破损纸张进行修补或托裱。 复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。 去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。大头针等，防止时间长了生锈。 第四步、文件的修整第四步、文件的修整 大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照A4 规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。张折叠。 1 1、归档文件经修整后，归档文件经修整后，以件为单位进行装订。以件为单位进行装订。 2 2、装订方式：线装、胶粘、不锈钢钉、燕尾夹、装订方式：线装、胶粘、不锈钢钉、燕尾夹等。等。 3 3、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 4 4、需保管、需保管3030年以上的文件要进行修整，保管年以上的文件要进行修整，保管1010年以下的文件保持原状就可以了，以减少不必要年以下的文件保持原状就可以了，以减少不必要的劳动。的劳动。 5 5、去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通、去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。锈。 第五步、装订第五步、装订、 对于短期档案和已装订成册的刊物、书籍等，可以对于短期档案和已装订成册的刊物、书籍等，可以保持原貌，不再拆钉重装。保持原貌，不再拆钉重装。不锈钢钉装订方式不锈钢钉装订方式6、几种情况的处理、装订位置、装订位置装订时，纸张要对齐装订的一边（左边齐、底边齐），装订时，纸张要对齐装订的一边（左边齐、底边齐），一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。可保持原装订方式不变。采用三孔一线的装订方式。采用三孔一线的装订方式。 、 装订时注意件内文件的排列顺序：装订时注意件内文件的排列顺序： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；有文件处理单的，文件处理单被转发文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。在前，正文在后。第六步、编页号n以件为单位，每件都从1开始，凡有文字图表的都编，正面编在右上角，背面编在左上角，有字迹耐久性笔或打号机都行。n阅办单、文件处理单应视同该文件的首页进行编制。 归档文件经逐件修复、装订、编制页号等环节后，要逐件归档文件经逐件修复、装订、编制页号等环节后，要逐件盖归档章，归档章是将归档文件在全宗中的位置，予以固盖归档章，归档章是将归档文件在全宗中的位置，予以固定的一组标识符号。定的一组标识符号。要求：要求：在在“件件”的的正上方、居中、空白正上方、居中、空白处处加盖加盖红色红色归档章，如居中处有批注等文字，可选择上方归档章，如居中处有批注等文字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的内容。如果没有其他空白位置。然后在方格内填写对应的内容。如果没有盖章位置，可在该件首页粘切一张盖章位置，可在该件首页粘切一张A4白纸后盖章。盖章的白纸后盖章。盖章的同时也可以同时编制填写归档章的部分内容。同时也可以同时编制填写归档章的部分内容。 归档章一归档章一般用般用红色印泥红色印泥加盖，档号填加盖，档号填写用黑色或蓝写用黑色或蓝黑墨水笔填写。黑墨水笔填写。第七步、盖归档章n例：咸阳市档案局文件咸阳市档案局文件n咸档发20142号n关于表彰关于表彰2013年度档案目标管理认证工作年度档案目标管理认证工作n先进单位的决定先进单位的决定n各县区（市）档案局（馆）、市县区（市）有关单位：n按照陕西省档案工作目标管理认证办法及国家有关档案工作管理规范，经省档案局授权，咸阳市市县两级档案局组织有关部门成立档案工作目标管理认证组，对2013年度申报省级档案工作目标管理认证的41个单位进行了全面细致的审查验收，并经市档案局研究决定：淳化县养老保险经办中心等4个单位为省AAA级档案目标管理先进单位，秦都区古渡街道办事处等25个单位为省AA级档案目标管理先进单位，三原县城关镇南郊社区等12个单位为省A级档案目标管理先进单位。最容易出现的问题：最容易出现的问题：（歪章）（歪章）（用蓝色、黑色印泥）（用蓝色、黑色印泥）（在文字上盖章）（在文字上盖章）（位置不对）（位置不对）（不按规定填写）（不按规定填写）1、采用两种分类方法；、采用两种分类方法；n、二级分类方法：保管期限、二级分类方法：保管期限年度，即将一个年度，即将一个年度的文件材料按不同保管期限分开；年度的文件材料按不同保管期限分开；n、 三级分类方法：保管期限三级分类方法：保管期限年度年度机构（问机构（问题），即将一个年度的文件材料按不同保管期限题），即将一个年度的文件材料按不同保管期限分开，再将同一保管期限的文件材料按机构或问分开，再将同一保管期限的文件材料按机构或问题分开。题分开。n、单位较小、形成文件材料较少的可采用二级、单位较小、形成文件材料较少的可采用二级分类方法，保管期限分类方法，保管期限年度，即将一个年度的文年度，即将一个年度的文件材料按不同保管期限分开。单位较大的用三级件材料按不同保管期限分开。单位较大的用三级分类法。分类法。第八步、分第八步、分 类类2、如何确定本单位的分类大纲n、行业有规定的，按行业规定办、行业有规定的，按行业规定办n、行业无规定的，应根据自己单位的性质及每、行业无规定的，应根据自己单位的性质及每年应归档文件的数量来确定年应归档文件的数量来确定n、制定的分类大纲必须科学实用、制定的分类大纲必须科学实用n、分类大纲一经确定，就要保持它的相对稳定、分类大纲一经确定，就要保持它的相对稳定性，万不得已时，只能微调，不可大动性，万不得已时，只能微调，不可大动n n、因故未及时整理归档的零散文件材料，可排因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有文件的最后，或并入关在同一年度、期限的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在盒内备考表中加以说明，而在实际整理工作中在盒内备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。应尽量避免。第九步、确定保管期限第九步、确定保管期限 总的原则是：价值决定期限、价值高的期限长；价值低的则期限短1、根据各单位编制的文件材料归档范围和保管期限表，逐件确定期限。 机关事业单位期限按照国家档案局第八号令分为： 永久和定期，定期又分为30年和10年2、企业可按照企业档案工作规范去判定期限；3、机关常见归档文件材料期限确定参考： 、会议材料：党代会、人大政协会、工青妇代会及常委会、执委会、主席团会、委员会、政府常务会、专题会、办公会、党委会、党组会、行政办公会、工作会、主办会议等n主要文件材料（除讨论未通过和一般性文件材料都是主要文件） 永久n典型材料、代表发言、交流材料、简报等 30年n未通过的文件材料 10年、会议记录：n上述会议的记录、纪要 永久n中心组学习、以学习和传达会议精神为主的职工大会记录、纪要 10年、党政工妇团协会学会工作计划、要点、总结、报告、报表、调研材料:n本机关年度及以上的；重要职能活动的；重要专题调研形成的材料 永久n下级机关重大问题事项的专项报告 30年n本机关年度（不含）以下的；下级机关年度及以上的材料 10年、规定性文件：n本机关制定的法规政策性文件；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件 永久 n上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件；同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年、代上级机关起草并被采用的重要法规性、规范性、专项业务文件的最后草稿 30年、行政管理工作制度、规定、程序、执法检查情况汇总、通报、整改通知、处理决定等 永久 、联合行文：n本机关为主办的重要业务问题 永久n本机关为主办的一般业务问题 30年n本机关为协办的，统一降一个档次、请示与批复：n上级机关对本机关重要业务问题请示的批复；本机关对同级、下级机关重要业务问题的批复、复函 永久n上述一般问题的批复、复函（如对人大建议、政协提案的） 30年n无批复、复函的重要业务问题的请示 10年、来信来访文件：n有领导重要批示和处理结果的 永久n其他有处理结果的 30年n不需办理的 不归n这里要强调的是：通常我们在实际工作中发现，有好多上访材料即便没有处理结果，还经常会遇到再次上访、多次上访，领导和有关部门过问有关情况，我们建议把这些材料也要归档，期限可根据实际不要太高，便于我们平时工作。、组织人事工作文件：n本机关机构设撤更名并转、编制确定增减 、印信启用废弃、人事任免考核、职称评审晋升、转录聘用、离退辞、调整工资、津贴、伤残、死亡抚恤等材料 ； 永久n入党入团入会的请示与上级部门的批复；党政工团妇协会学会人员花名册；党组织、行政、调动、工资介绍信及存根 永久n单位组织机构沿革、全宗介绍、大事记等编研材料 永久n简报、简讯、信息等 10年、奖励与处分（含取消处分）n县级及以上奖励；严重及以上警告处分 永久n县级以下奖励；警告及以下处分 30年 、资产权益与财务预算：n固定资产投资；房产、地产、不动产、自然资源的两权确认；职工承租、购置本单 位住房的合同、协议等以及与有关单位、个人签订的重要合同、协议 永久n本单位财务预算材料 ，上级单位下达年度经费预算、重要项目预算 30年n上级部门、同级部门下达的一般日常费用文件材料 10年4、企业可按照企业档案工作规范及国家档案局令第10号去判定期限一般情况按照国家档案局第10号令分为： 永久和定期，定期又分为30年和10年，也可按照企业实际增加或变更期限。5、常见企业的管理类文件归档范围和保管期限表参考国家档案局第10号令、 企业档案工作规范附录1-4管理类期限表对号入座。第十步、集中问题及问题排序1、同年度、同类别、同期限内将同一类事由的文件材料，集中在一起，构成若干个问题的文件组合。如：2011年、行政类、永久文件组成A单份文件、B表彰、C工作总结计划规划考核、D人事任免、职称、E机构印章、F工资其它单份文件等事由。2、再将A、B、C、D、E、F按工作流程或重要程度排列。就形成下面的例子：在同年度内，坚持同类别、同期限原则，按照事由将“件”划分成若干个部分，每个事由再按照重要程度或时间排列 原则：同年度、同类别、同期限。以单位年度行政类永久文件为例： A E B C C D先分事由：D 对事由排序： F E B F A 第十一步、问题内第十一步、问题内“件件”的排序的排序 1、前面对划分的、前面对划分的A、B、C、D、E、F六个事由排序是六个事由排序是E、 C、 B、F、D、A，现在要对这六个事由每个事由内的文件进现在要对这六个事由每个事由内的文件进行排序，即形成件号。行排序，即形成件号。 2、一般按照重要程度、结合时间排列。、一般按照重要程度、结合时间排列。当若干份文件价值相同时，按时间顺序排列；当若干份文件价值不同时，重要的、规格、层次高的文件排前，相对低的紧随其后。举例如下： E：三定方案设立科室启用印章废弃印章，它的，它的排序应是排序应是 ，对应室编件号是-1-2-3-4 C：年度工作总结 五年规划五年规划 目标考核，它的排序应它的排序应是是 ，对应室编件号是-5-6 -7 D： 县级任免县级任免1县级任免县级任免2科级任免科级任免1，它的排序应它的排序应是是 ，对应室编件号是-8-9-10 F、工资批复8号工资批复5号工资批复27号，它的，它的排序应是排序应是 ,对应室编件号是-11-12-13 以此类推以此类推.形成了形成了2011年行政类永久的室编件号年行政类永久的室编件号1-18，填入相应的档号章。填入相应的档号章。在同一事由内，按照文件的形成时间或重要程度排列，形成一个自然号-室编件号，填入归档章。n紧接前面例子： E C事由顺序 D F B A abcdabcabcabcabcabc E C D F B A 1a-12c-23b-34d-41b-52a-63c-71b-82a-93c-101a-112c-123b-131c-132a-143b-151b-162c-173a-18形成室编件号同一事由内件排序3、排序总的原则n、重要性结合工作流程n、高期限从严，低期限从宽n、文少时从宽，文多时从严排序参考：n横向：机构、入党团批复、任免、离退、工资、会议记录、报表、规划计划安排要点、下达任务通知、方案预案措施、总结汇报（含总结性报告）、日常工作形成的文件材料、下达拨款通知、各类请示（含请示性报告）、奖励处分、规定性文件。n纵向：（1）上级、本级、互不隶属、下级；（2）党群、行政、业务；（3）自己、外来的。 归档文件经分类、排列等系统整理后，要逐件编制档归档文件经分类、排列等系统整理后，要逐件编制档号章，档号章是将归档文件在全宗中的位置，予以固定的号章，档号章是将归档文件在全宗中的位置，予以固定的一组标识符号。一组标识符号。 编制要求：编制要求：在在“件件”的的正上方、居中、空白处正上方、居中、空白处加盖加盖红色红色归档章，如居中处有批注等文字，可选择上方其他空白位归档章，如居中处有批注等文字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的内容。置。然后在方格内填写对应的内容。 归档章一归档章一般用般用红色印泥红色印泥加盖，档号填加盖，档号填写用黑色或蓝写用黑色或蓝黑墨水笔填写。黑墨水笔填写。第十二步、编制档号章全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。没列入进馆序列的企事业单位，就没有全宗号，可不填写。年度：填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元年，如“ 2010 ”。 如在2011 年整理的是2010 年应归档文件，应填写“2010”。档案室编件号：填写归档文件在分类方案的最低一级内的排列顺序号，从“1”开始流水标注。（如2010年度的归档文件，永久1n件，30年1n件， 10年1n件）。机构（问题）此格由三级分类的单位填写，如“办公室”或”行政类”。、保管期限：填写归档文件实际的保管期限。如 “ 永”、“30年”、“10年”。、档案馆编件号：移交进档案馆时经鉴定后重新编制的流水号，档案室不用填写。 归档章按标准制作，归档章的填写内容与要求：归档章按标准制作，归档章的填写内容与要求：第十三步、第十三步、 编制目录及封面编制目录及封面 编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。 编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。 归档文件目录是档案检索利用的工具，需用目录夹分期限进行装订保管。有条件的单位可同时借助档案管理软件建立电子目录，实现微机检索。 件号：件号：填写归档章上的室填写归档章上的室编件号。编件号。 责任者：责任者：填写制发文件的填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。填写责任者使或署名者的名称。填写责任者使用全称或通用简称，用全称或通用简称，注意不要用注意不要用注意不要用注意不要用“本单位、本处本单位、本处本单位、本处本单位、本处”等含义不清的等含义不清的等含义不清的等含义不清的简称。简称。简称。简称。责任者多的可适当省略，责任者多的可适当省略，但必须填写主要责任者。但必须填写主要责任者。 文号：文号：填写文件的发文字填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，要求照实抄录，填写序号组成，要求照实抄录，填写完整，不得省略。如完整，不得省略。如咸档发咸档发2010520105号。没有文号的不填。号。没有文号的不填。 题名：归档文件的标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名） ，填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录，外加“（）”标注。 日期：日期：文件的文件的形成时间，以形成时间，以8 位阿拉位阿拉伯数字标注年月日，如伯数字标注年月日，如20100909或或2010 0909。 页数：页数：填写每填写每一件归档文件中有图文一件归档文件中有图文页面的总数（归档章上页面的总数（归档章上的总页数）。的总页数）。 备注：备注：注释文注释文件需说明的情况包括密件需说明的情况包括密级、破损、修改、补充、级、破损、修改、补充、移出、销毁等（一般情移出、销毁等（一般情况下不填）。况下不填）。 特别提示：日期的书写方式不特别提示：日期的书写方式不得省略，不能只写月日，要写全年得省略，不能只写月日，要写全年月日。月日。 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录每归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录每年区分保管期限装订成三本，这年区分保管期限装订成三本，这 要根据单位年度归档的要根据单位年度归档的数量来定。数量来定。 归档文件目录封面尺寸采用国际标准归档文件目录封面尺寸采用国际标准A4 型。型。 全宗名称：全宗名称：立档单位的立档单位的名称，填写时应使用全称或规范名称，填写时应使用全称或规范化简称。化简称。 年度：年度：文件形成年度。文件形成年度。（注意不是整理年度）（注意不是整理年度） 保管期限：保管期限：对应归档文件对应归档文件的保管期限，填写永久、的保管期限，填写永久、30年、年、10 年。年。 机构（问题）：机构（问题）：根据分类根据分类方案，填写对应归档文件的类目。方案，填写对应归档文件的类目。 归档文件目录装订成册，归档文件目录装订成册，由档案人员保管。由档案人员保管。第十四步、填写备考表1 1、备考表正常情况下应填写、备考表正常情况下应填写、备考表正常情况下应填写、备考表正常情况下应填写“ “本盒归档文件材本盒归档文件材本盒归档文件材本盒归档文件材料收集基本齐全，字迹清晰，无缺损料收集基本齐全，字迹清晰，无缺损料收集基本齐全，字迹清晰，无缺损料收集基本齐全，字迹清晰，无缺损” ”并签名并签名并签名并签名署时。出现文件收集不完整、破损，文件签署时。出现文件收集不完整、破损，文件签署时。出现文件收集不完整、破损，文件签署时。出现文件收集不完整、破损，文件签署不完整等情况时才要在此处进行说明，归署不完整等情况时才要在此处进行说明，归署不完整等情况时才要在此处进行说明，归署不完整等情况时才要在此处进行说明，归档文件是复制件要说明原件在何处。档案保档文件是复制件要说明原件在何处。档案保档文件是复制件要说明原件在何处。档案保档文件是复制件要说明原件在何处。档案保管中出现移出、增补、修改、销毁等情况时管中出现移出、增补、修改、销毁等情况时管中出现移出、增补、修改、销毁等情况时管中出现移出、增补、修改、销毁等情况时也要在备考表中说明。也要在备考表中说明。也要在备考表中说明。也要在备考表中说明。2 2、填写负责整理本盒归档文件的档案人员姓名、填写负责整理本盒归档文件的档案人员姓名、填写负责整理本盒归档文件的档案人员姓名、填写负责整理本盒归档文件的档案人员姓名、负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓、负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓、负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓、负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。一般由档案室负责人审核后填写。可直名。一般由档案室负责人审核后填写。可直名。一般由档案室负责人审核后填写。可直名。一般由档案室负责人审核后填写。可直接签署，也可盖章并填写日期。接签署，也可盖章并填写日期。接签署，也可盖章并填写日期。接签署，也可盖章并填写日期。第十五步、装盒、填写档案盒1、确定档案盒的规格及数量确定档案盒的规格及数量 根据每年度归档文件的数量来确定档案盒的规格根据每年度归档文件的数量来确定档案盒的规格及数量。以经济、方便存放、利用为前提。档案及数量。以经济、方便存放、利用为前提。档案盒的规格分别为盒的规格分别为2、3、4公分公分2、将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填、将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、背脊及备考表。不同保管期限不写档案盒封面、背脊及备考表。不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内，同年度的不得装在同一盒内， 装盒按归档的件号顺序装入，装满一盒后再装盒按归档的件号顺序装入，装满一盒后再装下一盒装下一盒 。 盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完备。备。 3、封面应标明全宗名称，可以书写、刻章、印制。、封面应标明全宗名称，可以书写、刻章、印制。 4、档案盒在背脊设置全宗号、年度、保管期限、档案盒在背脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必填项，设置机构（问题）选填起止件号、盒号等必填项，设置机构（问题）选填项。用黑色、蓝黑墨水、签字笔书写或加盖章。项。用黑色、蓝黑墨水、签字笔书写或加盖章。 5、起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件、起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号。的件号。第十六步、编盒号上柜架 盒号即档案盒的排列序号，档案室可根据需要用铅笔编制，盒号即档案盒的排列序号，档案室可根据需要用铅笔编制，每个期限从首年起从每个期限从首年起从0001编制大流水号。编制大流水号。 1、按年度期限一年一编、按年度期限一年一编 2、按期限逐年编累计号：、按期限逐年编累计号：以以XX单位永久为例：单位永久为例： 2001年度：党群类年度：党群类 行政类行政类 业务类业务类 0000003盒盒 00040006盒盒 00070011盒盒 2002年度：年度： 党群类党群类 行政类行政类 业务类业务类 00120014盒盒 00150019盒盒 00200023盒盒 盒号是一个连续的大流水号盒号是一个连续的大流水号 ，其他期限编制方法同样。，其他期限编制方法同样。 1、二级分类单位：二级分类单位： 2、 三级分类单位三级分类单位 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位文书档案分类方案一致，排架遵循从里到与本单位文书档案分类方案一致，排架遵循从里到外，从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。外，从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。常用方法如下所示。常用方法如下所示。 谢谢大家！