12 会议的组织和管理会议的组织和管理 目录目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录3 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 目录目录会前准备会前准备 策划案的内容策划案的内容 Team Team小组小组 会场勘察会场勘察 起草协议起草协议 会务分工会务分工 制定会议费预算制定会议费预算4 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 策划案的内策划案的内容容会务工作是围绕会议的内容、形式进行的会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等各项工作负责人、各项活动的推进时间等策划案的内容策划案的内容5 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 策划案的内策划案的内容容案例：案例：9999年代理会及年代理会及联欢会策划实施案联欢会策划实施案6 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 策划案的内策划案的内容容会务工作要保证策划案会务工作要保证策划案的顺利实现的顺利实现7 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 成立成立TEAMTEAM组组组织落实，成立组织落实，成立TEAMTEAM组组8 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 会场勘察会场勘察会场勘察会场院勘察俗称会场院勘察俗称“踩点踩点”是会前必须要做是会前必须要做的基础性工作的基础性工作9 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 会场勘察会场勘察原则原则勘察原则：勘察原则：会务工作为会议内容服务会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议作、节约资金，保证会议 顺利进行顺利进行10 注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 会场勘察会场勘察 会场方面会场方面宾馆的软硬件宾馆的软硬件11 注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 会场勘察会场勘察 餐饮方面餐饮方面租车问题租车问题价格问题价格问题12起草协起草协议的内议的内容和注容和注意事项意事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 起草协议起草协议 协议是会务组与协议是会务组与宾馆合作的基础和标宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、准，要细致、全面、对等、漏洞。对等、漏洞。13 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 起草协议起草协议 1、 会议日期会议日期2、 住房标准及费用住房标准及费用3、 场地安排及费用场地安排及费用内内容容涉涉及及14 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 起草协议起草协议 4、 餐饮及费用餐饮及费用5、 甲方对乙方的规定甲方对乙方的规定6、 乙方对甲方的规定乙方对甲方的规定7、 结算等结算等内内容容涉涉及及15 会前准备会前准备 - - 起草协议起草协议 会议的组织和管理会议的组织和管理 案例：案例：20002000与成都银河与成都银河 王朝酒店的协议王朝酒店的协议16 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 会务组的分工会务组的分工会务组的分工会务组的分工17 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 会务组的分工会务组的分工案例：案例：9999代理会人员分代理会人员分 工职责工职责18 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 会务组的分工会务组的分工案例：案例：20002000年代理会年代理会邀请信邀请信内容：内容：1 1、前言、前言2 2、会议日程、会议日程3 3、注意事项、注意事项4 4、入住宾馆地点及电话、入住宾馆地点及电话5 5、回执、回执19 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 会务组的分工会务组的分工 工作认真负责、细心、耐心工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好服从分配协作意识好 原则性强原则性强 应变能力强应变能力强对会务对会务人员的人员的要求要求20 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 制定会议预算制定会议预算会议费会议费会议费会议费预算的预算的预算的预算的制定制定制定制定必须注意的问题必须注意的问题年初有预算；年初有预算；全面、精细、节约；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预距开会日期前两周，做出预算送审批；算送审批； 21 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 制定会议预算制定会议预算会议费会议费会议费会议费预算的预算的预算的预算的制定制定制定制定必须注意的问题必须注意的问题 距开会日期前一周，务必汇出距开会日期前一周，务必汇出 所需款项；所需款项；提前行文，写明规则。提前行文，写明规则。 22 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 制定会议预算制定会议预算案例：案例：9999年代理会预算表年代理会预算表 99 99年代理会费用申年代理会费用申 请文件请文件23 会议的组织和管理会议的组织和管理 案例案例案例：西安活动费用使用案例：西安活动费用使用 审批、报销规定审批、报销规定 关于参加西安活关于参加西安活 动的人员通知动的人员通知24 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施会务的会务的实施实施 会务组：出发时会务组：出发时 间及工作内容间及工作内容 签到注意事项签到注意事项 会议期间的工作会议期间的工作 会议结束的工作会议结束的工作25 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 - - 出发时间出发时间 会务组会务组的工作的工作 提前两天出发提前两天出发 熟悉环境检查工作熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人熟悉各自接口人 购物及准备工作购物及准备工作 开预备会开预备会 26 注意注意 事项事项 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 - - 签到签到 关键点：住房钥匙关键点：住房钥匙签到台签到台住房分配住房分配其它其它27 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 - - 签到签到 案例：案例： 签到程序界面演示签到程序界面演示28 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 - - 开会期间开会期间开会期间开会期间的工作的工作 与餐厅的联系与餐厅的联系 与会场的联系与会场的联系 与服务台的联系与服务台的联系 与客房部的联系与客房部的联系 处理突发事件处理突发事件29 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 - - 会议结束会议结束会议结束的工作会议结束的工作 1 退房；退房； 整理物品；整理物品； 结帐；结帐； 回收问卷。回收问卷。30 会议的组织和管理会议的组织和管理 会务的实施会务的实施 - - 会议结束会议结束案例：意见反馈样式案例：意见反馈样式31 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算总结经验教训，表彰先进总结经验教训，表彰先进会后的总会后的总结和决算结和决算案例：汇款、案例：汇款、99年总结、公年总结、公 务人员考核标准务人员考核标准32 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算统计分析参会情况统计分析参会情况会后的总会后的总结和决算结和决算案例：案例：2000年代理会分析年代理会分析33 会议的组织和管理会议的组织和管理 会后总结和决算会后总结和决算会议费的报销、决算和会议费的报销、决算和分摊分摊会后的总会后的总结和决算结和决算案例：案例：99决算决算34 会议的组织和管理会议的组织和管理 中小型会议的会务实施中小型会议的会务实施中小型会议中小型会议的会务实施的会务实施会务工作程序 会议准备检查表 会议主持人自我 检查表35 会议的组织和管理会议的组织和管理 其它其它其其 它它会务指南会务指南会场安排一览表会场安排一览表各会场布置要求一览表各会场布置要求一览表36谢谢大家