HSE 体系文件的结构与编写 概述 为了学校的发展以和全体师生和安全,我们编写了对学校火灾的一些计划， 以避免火灾的发生和火灾真实发生后的一些应急方案 1HSE 管理体系文件的结构 (1）管理手册（A 层文件)； (2）程序文件(B 层文件） ； （3）支持性文件（C 层文件） ； 建议企业可以与 ISO9000 系列、ISO14000 系列相符的现行管理体系，作为 HSE 管理体系的基础.可以在管理体系文件方面实行 HSE 与质量和（或)环境的一体化。这样做可使质量管理体系文件、环境管理体系文件和HSE 管理体系文件具有完整性,避免重复，便于实施管理。但是鉴于目前大多数企业落后的健康、安全与环境管理的现状，同时为了加强健康、安全与环境意识，突出 重点，在建立 HSE 管理体系的初期仍建议企业编制独立的 HSE 体系文件. 2编写体系文件的原则 写你要做的,做你所写的，记你所做的。即：标准要求的要写到,文件写到的要做到，做到的要有效。文件写完后一定要下发讨论和修改，达到所写即所做。 3编写体系文件的基本要求 1）系统性 （1)企业应对其 HSE 管理体系中采用的全部要素、要求和规定,系统条理地制定各项方针和程序； （2)所有文件应按统一规定的方法编辑成册; (3)各层次文件应涉及 HSE 管理体系一个逻辑上独立的部分； （4）各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序. 2)法规性 （1）体系文件应在总体上遵循 SY/T6276-1997 标准，以及国家或上级有关法规要求; (2)文件一旦批准实施，就必须认真执行； (3）文件修改只能按规定的程序进行。 3）协调性 （1）体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调； (2）体系文件应与有关技术标准、规范相互协调。 （3)体系文件之间应相互协调。 4）见证性 （1）体系文件作为客观证据（适用性证据和有效性证据）管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织HSE 管理体系的运行情况； （2）对于审核来讲，HSE 管理体系文件可作为下列方面的客观证据。 5)惟一性 危险因素、环境因素已被识别； 有关活动的程序已被确定并得到批准； 有关活动处于全面的监督检查之中; 程序处于更改控制之中； 对一个企业，其 HSE 体系文件是惟一的理解； 通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现惟一的理解; 决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用。 6）适用性 体系文件应根据企业规模、生产活动的具体性质采取不同的形式； 任何体系文件都应依据标准的要求和企业的实际； 所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻； 体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应。 4体系文件编写的方式 1）自上而下依次展开方式（本文采用的方式） 按承诺、方针目标、管理手册、程序文件、作业文件的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长,且必然伴随着反复修改。 2）自下而上的编写方式 按基础文件、程序文件、管理手册的顺序编写,这适用于原管理基础较好的企业，但如无总体设计方案指导易出现混乱. 3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式 先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实质是从分析活动,确定活动程序开始，有利于标准的要求与企业实际紧密结合，也可缩短文件编写时间. HSE 管理手册编写 HSE 管理手册是对企业健康、安全与环境管理体系的全面描述，它是全部体系文件的“索引”,对 HSE 管理体系的建立与运行的有特殊意义,是 HSE 管理体系中的 A 层文件。 管理手册在深度和广度上可以不同，取决于企业的性质、规划、技术要求及人员素质，以适应企业的实际需要。对于中、小型企业，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数企业为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开. 1HSE 管理手册编写要求 （1）手册是政策性文件，应写清楚承诺、方针和目标； （2）手册应强调宣传性，便于公众接受，不侧重于操作性; （3)手册力求简明，把主要控制环节描述清楚即可，不必写得太冗长。 2编制 HSE 管理手册的目的（但不仅于此） （1）描述的企业的承诺、方针和目标、程序和要求，展示企业 HSE 管理体系重点解决的问题; （2）总体描述和实施有效的 HSE 管理体系； （3)向企业各级管理者展示企业健康、安全与环境管理的总框架； (4）明确各部门的职责与相互关系; （5)HSE 管理体系情况改变时，保证体系及要求的连续性； (6）向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径； （7）按 HSE 管理体系的要求和相应方法培训人员; （8）为审核 HSE 管理体系提供文件依据； （9)提供改进的常规控制,促进管理活动； （10）对外介绍 HSE 管理体系； （11)证明其自身 HSE 管理体系符合合同中的相关规定。 3HSE 管理手册编写前的主要准备工作 （1）确定承诺、方针和目标； （2）确定管理手册结构； (3）职能完善和职责、权限的确定; （4)资料收集与分析； (5）落实手册编写的工作组织； （6）制定编写手册的工作计划. 4资料的收集与分析 1）需要收集的主要资料 （1）企业机构现状； （2）各部门职责和权限现状（各部门确认的） ； (3)各部门需要解决的工作接口问题和其他问题； （4）现有的各种技术标准、规范以及呼部门执行情况的说明; （5）现有各种管理制度和作业程序以及各有关部门的执行情况的说明。 2）资料分析 (1）评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单; （2）评价工作接口现状，列出需研究、了解、解决的工作接口问题的清单; (3）评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。 5职能的完善和职责、权限的确定 （1）现有部门的职责和权限的调查; （2）列出需要调整或补充的职责和权限的清单； （3）提出调整或补充职责和权限的议案； （4）有关部门讨论，提出修改意见； （5)由企业最高管理层研究决定； (6）发布有关明确职责和权限的文件。 6落实手册编写的组织工作 （1）最高领导层有效介入,以便解决重大问题及跨部门的问题; (2)各部门领导应参加手册的讨论和审查，以便了解对本职工作的要求; （3）应有一个熟悉标准、熟悉企业实际、责任心强,文笔好的统稿人。 7HSE 管理手册的结构与内容 (1）内封面： 企业名称； 企业标准编号； 手册标题； 符合标准的版次； 手册的发行版本、手册编码、手册发放控制号。 （2）批准页：是最高管理者批准发布实施的命令，含最高管理者签字、批准发布日期和实施日期，声明手册是 HSE 管理体系的纲领性和证实性文件，是全体员工必须遵守的法则。 (3）范围和应用领域：应清楚表明手册和体系文件的适用范围和应用领域。包括组织行政范围、地理范围和应用领域。 （4）目录：应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节、主要附录等. （5)企业的概况：至少应涉及单位的名称、地址及通讯方法。也可包括如生产经营、地理位置、主要背景、历史和规模等. （6)手册说明，涉及手册本身的信息应包括： 现在发布或有效版本的编号，发布日期或有效期及相应内容; 简述手册的确认和保持，明确内容的审核人和审核周期，更改和批准手册的授权人，可包括修订版的审定方法 简述标识、分发和控制程序，是内部使用,还是可以对外，是否含有机密内容； 负责手册实施人员的批准签字。 (7）术语和定义：手册应尽量使用公用术语和定义，但需要时可根据本企业实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义； （8）承诺：明确提出企业的承诺，明确承诺的提出、评价、审定与监督程序. （9）方针和目标：明确提出企业的方针和目标，方针目标由最高管理者组织制定，并签名批准发布执行.明确方针和目标的策划、提出、评价、发布、实施与考核评审。 （10)组织机构、职责和权限：明确本企业内部机构设置（可给出企业机构图)、各职能部门职责权限（可给出职责分配图)、隶属工作关系. (11)HSE 管理体系要素描述：是对 HSE 管理体系七大要素和涉及的形成文件的 HSE 管理体系管理程序的简要描述，包括程序的适用范围和内容，该程序的主管部门及相关部门的职责与任务，对该程序的控制及要求等.同时为程序文件提供了查询途径，即要附上相关程序文件编号和名称. （12）支持性资料附录：该附录可含有支持手册的资料，包括程序文件一览表，作业文件一览表，HSE 记录一览表和手册更改记录表，HSE 管理方案清单，重要危险,危害与环境因素清单，在用法律、法规、标准目录等。 8手册的批准、发布和控制 （1)手册发布前,手册编写责任人应对手册的风格、内容、格式、职责与接口进行审查；各部门领导会签，以确认手册中规定的职责和权限、接口方式和活动原则；由最高管理者对其进行最终的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请预定使用者对手册的可行性进行评定和评论。然后批准发行，并在所有文件中标出标准的识别标记。 （2） 经批准的手册内容发放的办法应保证所有使用者都能适当使用， 按序列号为接受者提供文本能保证合理发放和控制，管理部门应保证企业每个使用者熟悉手册中与其有关的内容。 (3）应规定手册编制、控制和更改的办法。 (4）文件发行和更改控制对确保手册内容严格经过审批是至关重要的。 HSE 程序文件编写 按 GB/T6583(ISO8402）将程序定义为：“为进行某项活动所规定和途径”。就是为了完成 HSE 管理体系要素所规定的方法。在书面或文件化的程序中，通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做；何时、何地以及如何做;应采用什么材料、 设备和文件;如何对活动进行控制和记录.其内容是描述实施 HSE 管理体系要素所涉及到的各职能部门的活动，是 HSE 管理体系文件结构中的 B 层文件。 1程序文件的作用和要求 （1）程序文件是对那些产生健康、安全与环境影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。 （2）每一个程序文件都应包含 HSE 管理体系中的一个逻辑上独立的内容,可能是标准的一个要素，或要素中的一个部门，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由企业自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性细节,细节通常在作业指导书中规定