秘书学第一章第一章 秘书学概述秘书学概述第一节 秘书学产生的逻辑根源与历史演进 中国秘书学的产生是20世纪80年代的事情。 了解秘书学的产生必须清楚秘书活动、秘书工作、秘书人员、秘书机构、秘书机制等的演进历史。一、秘书产生的逻辑根源一、秘书产生的逻辑根源 古代秘书的起源起源，秘书学界有殷商说、夏朝说、殷商说、夏朝说、尧舜说、黄帝说、神农说尧舜说、黄帝说、神农说等。 “秘书”是个历史性历史性的概念，每个历史时期都有着不同的内涵。古代前期“秘书”一词指物：“宫禁中的秘藏之书”、“谶纬图录”，后来指“官职名称”、“官署名称”，再到指“人”。 汉代汉代是道“分水岭”，东汉后期的“秘书”由原来的指物演变为指机构、机构、指人人，即朝廷中掌管图书秘籍的一类人的官职及其人员。 直到1912年年南京临时政府的成立，设立办公部门，其中包括秘书机构秘书机构，并配备秘书官员秘书官员和秘书职员秘书职员。至此，中国才有了名副其实的、具有现代意义上的秘书人员和秘书机构。 二、封建社会秘书活动的历史演进二、封建社会秘书活动的历史演进（一）夏朝（二）商朝（三）西周（四）春秋战国（五）秦朝（六）汉朝（七）魏晋南北朝（八）隋朝（九）唐朝（十）宋朝（十一）元朝（十二）明朝（十三）清朝（十四）中华民国三、新中国成立后的秘书的历史演进三、新中国成立后的秘书的历史演进（一）新中国秘书工作的制度化发展（二）秘书工作的现状三服务三服务:为领导工作服务;为各部门和所辖地区或下级单位服务;为人民群众服务。四个强化四个强化： 一是辅助决策的强化 二是信息工作的强化 三是督查工作的强化 四是协调工作的强化四个转变四个转变：从偏重办文办事转变为既办文办事，又为领导出谋献策和辅助管理；从单纯的收发传递信息，转变为收集处理整合信息；从被动服务转变为主动服务；从手工办公转变为自动化办公，提高工作质量和效率。 成就达到新水平 一、从20世纪下半叶以来，涌现出一大批秘书学研究者和秘书学教育家。现在已经形成了以秘书学界资深奠基人领航、中生代和新生代为骨干的秘书理论研究和实践者的队伍，秘书研究学者流派异彩纷呈。举例举例二、秘书学理论著作的数量无以计数。仅秘书理论著作种类就有，秘书修养、秘书实务、秘书写作、秘书史、办公室事务管理、会议管理、办公自动化、办公设备操作与管理、秘书心理学、秘书美学、秘书礼仪、档案管理、涉外秘书工作、秘书语言学、秘书工作、秘书学、秘书文化、秘书工作案例等。成就达到新水平三、秘书学专业刊物50多种上海大学文学院主办的秘书。中共中央办公厅秘书局主办的秘书工作。兰州大学主办的秘书之友。广东省人民政府办公厅主办的广东秘书工作（原为秘书工作）。广东省秘书工作质量研究会主办的秘书工作质量研究。天津市企业秘书协会主办的企业秘书与写作。沈阳大学主办的文秘。成都市秘书学会主办的秘书界。鄂尔多斯秘书学会主办的鄂尔多斯文秘。北京市秘书学会主办的北京秘书工作通讯。青岛市办公室工作研究会主办的办公室工作研究。中国矿业大学主办的文秘风。四川乐山市工交秘书学会、乐山师范高等专科学校主办的厂长与秘书。武钢（集团）公司秘书工作研究会和湖北大学行管系等主办的企业秘书。中共云南省委办公厅和云南省秘书学会主办的秘书之声。中共广西壮族自治区党委办公厅和广西秘书工作者协会主办的文秘工作。中共重庆市委办公厅、重庆市人民政府办公厅主办的办公室工作。中共内蒙古自治区党委办公厅主办的秘书园地。中共湖南省委办公厅和湖南省秘书学会主办的当代秘书论坛(原为当代秘书)。中国档案出版社主办的办公室业务。中共贵州省委办公厅主办的秘书世界。中共广西壮族自治区党委办公厅和广西秘书工作者协会主办的秘书工作研究。中共石家庄市委办公厅和石家庄市秘书协会主办的秘书战线。河南省秘书协会主办的河南秘书。贵州省毕节市政府办公室主办的文秘园地。河南省秘书学研究会主办的秘书学刊。江汉大学主办的秘书学研究。山东省人民政府办公厅和山东大学合办的现代文秘。河南省现代秘书科学研究院主办的秘书理论与实践。中国仪器仪表协会主办、北京办公自动化杂志社编辑的办公自动化。多少年来，秘书专家、学者、教育精英在这些刊物上各抒己见，发表自己的研究成果，刊登论文无计其数。（说明：秘书学的深入研究自20世纪80 年代开始蹒跚起步，至今已走过了一段艰辛、曲折的发展历程，由于办刊主体的各方面原因，以上有的刊物起起落落，或停刊或改刊。）四、全国、地方、行业性秘书“学会、协会、研究会、专业委员会”等社团学术组织纷纷成立，如：上海市秘书学会、重庆市秘书学会、浙江省秘书学会、广东高教学会秘书学专业委员会、北京市秘书学会、广西秘书工作研究会、中国高教学会秘书学会（现为中国高等教育学会秘书学专业委员会）、四川省秘书学会 。例如：教育部、人力资源和社会保障部、商务部都成立秘书专业委员会。中国高等教育学会秘书学专业委员会是中国高等教育学会所属的“学科学科”“学术学术”“专专业业”委员会，开展了“全国文秘技能大赛”、“文秘课题申报”、“文秘精品课程立项”、“文秘教科研立项”、“文秘高层论坛”、“文秘教材编写”、“国家级十二五教材申报”、“文秘教育教学成果评奖”、“文秘专业优秀毕业论文（设计）评奖”等活动，推动了秘书事业健康、持续的大发展。秘书学术会议和秘书专业技能竞赛、评奖活动相继在全国各地纷纷举办，秘书科学研究十分活跃，秘书职业技能鉴定机构，规范了秘书人才上岗资格。五、人力资源和社会保障部（原劳动和社会保障部）是全国鉴定机构，在秘书国家职业标准秘书国家职业标准制订、秘书职业资格鉴定统一管理，秘书专业技能竞赛起到了开拓、引领和规范的作用。1998年在新职业、新技能领域向社会推出的试验性、示范性和开拓性的全国统一考试。秘书职业首首批批参加了全国统一鉴定。为规范管理，相继出台并调整了一系列政策，如秘书国家职业资格全国统一鉴定综合评审办法、秘书国家职业资格全国统一鉴定考核方案、秘书国家职业资格全国统一鉴定时间安排、秘书国家职业资格全国统一鉴定工作要求、秘书国家职业标准等。保证了秘书职业资格认证的质量，大大提升了秘书职业准入的含金量。 六、高等院校秘书专业开始兴起，秘书专业建设出现了崭新的体制、机制、格局和途径。秘书教育先是以中专、高职高专层次为主，开设了文秘书专业（或秘书方向），据不完全统计，截至目前，有近千所千所大中专院校开设了文秘专业。20112011年年“秘书学”正式被列入本科招生专业本科招生专业目录，从而，使我国文秘专业教育层次的设置形成了从中专、专科、本科到研究生中专、专科、本科到研究生完整的教育层次系统层次系统，培养了数以万计的秘书人才。这些院校一直是秘书专业办学层次、培养目标、课程设置、教材编写、师资培训、教学改革等成为理论研究以及教学实践中着力探索的问题的教育基地。值得关注的是值得关注的是，目前，政府、高校、行业、职场秘书构成了四方联动四方联动的秘书人才培养机制秘书人才培养机制。 凡此种种都标志着秘书学的诞生与发展。 四、国际秘书工作的发展（一）国际职业秘书协会（二）欧洲专业秘书协会（三）亚洲秘书协会五、国际秘书节1952年，美国芝加哥资深秘书哈里克林福秘书哈里克林福 (Harry Klemfuss)，有感于秘书在组织中的角色和重要地位应该得到重视和提升，就向美国商务部长提报应该建立秘书周计划，这一提议很快被批准，从而促成了世界第一个国际秘书节的诞生，即每年四月的最后一周每年四月的最后一周为国际秘书周为国际秘书周，本周的本周的礼拜三礼拜三即为国际秘书节即为国际秘书节，国际秘书周与国际秘书节就此共同诞生。自2000年开始，每年的国际秘书周和国际秘书节又改名称为“行政专业周”(Administrative Professionals Week)和“行政专业日”(Administrative Professionals Day)。“国际秘书节”设立的宗旨是，为了肯定秘书工作在职场上的贡献，表达对秘书的敬意，借此节日向秘书们道声辛苦，并鼓励年轻人投入此专业。为此，每年的秘书节期间，全世界各国都要举行相应的庆祝活动。如新加坡每两年评选一次“最专业的秘书”，表彰最具专业精神、工作效率高和有杰出表现的秘书。第二节秘书学的研究对象与研究方法一、秘书学的研究对象（一）秘书工作的内容、性质、特点、原则、方法、制度规律以及中外秘书工作产生、发展和运动变化的历史、现状和发展前景等。（二）各国、各级、各类型的秘书机构、秘书机构设置的原则、组织形式、性质、职能以及国别间的区别等（三）秘书人员的类别、层次、职业素养、职业能力、社交礼仪以及秘书的资格选拔以及古今中外的区别等。二、秘书学的研究方法（一）理论联系实际（二）运用比较的方法（三）借助他山之石（四）多方建立联动机制第三节秘书学的学科性质与本质一、秘书学的学科性质一、秘书学的学科性质(一)秘书学是一门新兴学科(二) 秘书学是一门应用学科(三)秘书学是一门综合学科二、秘书学的学科本质二、秘书学的学科本质两分法两分法：即将秘书学划分为理论秘书学、应用秘书学。三分法三分法：即理论秘书学、工作秘书学和技术秘书学。笔者认为：笔者认为：秘书学既不是单纯的理论秘书学，也不是单纯的应用秘书学，秘书学的学科本质而是应用秘书学提练为理论秘书学，反之理论秘书学指导应用秘书学，二者相互兼而有之。本书本书将秘书学分为两个模块，即理论篇应用篇理论篇应用篇，理论篇涵盖秘书史和秘书理论；应用篇涵盖秘书实务和秘书技术。第四节秘书学的结构与知识体系一、秘书学的结构体系一、秘书学的结构体系（一）秘书理论秘书理论阐释静态的问题，核心点在于秘书工作、秘书人员和秘书机构。（二）秘书实务秘书实务阐释动态的问题，秘书实务即阐述秘书的应用问题。四个模块：秘书工作的事务管理、会务管理、公文拟制与处理和办公自动化。二、秘书学的知识体系秘书学整合了多门学科的部分内容，以此构成了秘书学的知识体系，并没有构成了学科体系。秘书学吸收了多种社会科学和自然科学的某些知识与技术。其内容汲取了行政管理学、心理学、会议实务、行政学、领导科学、行为科学、社会学、文书学、档案、写作、速记（录）、调研、信访、督查、统计、传播、公共关系、信息科学、办公设备、计算机科学等学科的内容而构成了自身的知识体系。本书按着秘书学的内容结构内容结构，即秘书史、秘书理论和秘书实务、秘书技术进行分布知识体系。 第八章第八章 秘书工作的办公自动化秘书工作的办公自动化第一节第一节 秘书工作的办公自动化秘书工作的办公自动化一、办公自动化概述（一）办公自动化 1.办公自动化的概念 办公自动化是利用先进的科学技术，使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人、机、信息处理系统。办公自动化正在改变着过去复杂、低效的手工办公方式，提高了工作质量与效率。 办公自动化关键要素关键要素：办公人员、办公活动、科学技术、办公设备、人机处理系统、质量与效率。2.2.办公自动化的核心技术办公自动化的核心技术 办公自动化是一个发展着的动办公自动化是一个发展着的动态概念。核心技术态概念。核心技术: : 计算机技术计算机技术 数据库技术数据库技术 通信技术通信技术 网络技术网络技术（二）办公自动化的功能（二）办公自动化的功能1.办公自动化的功能 办公自动化的强大功能在于实现办公过程自动化、信息获取快速化、数据处理分析智能化、数据传输网络化、资源利用共享化、办公业务流程规范化、辅助决策科学化、信息发布迅速化。2.2.办公自动化的应用业务范围办公自动化的应用业务范围（1 1）文字处理。）文字处理。（2 2）数据处理。）数据处理。（3 3）资料处理。）资料处理。（4 4）行政事务处理。）行政事务处理。（5 5）表格、图形、图像处理。）表格、图形、图像处理。（6 6）语音处理。）语音处理。（7 7）网络通信处理。）网络通信处理。（8 8）信息管理。）信息管理。（9 9）辅助决策管理。）辅助决策管理。（1010）建立中枢神经系统。）建立中枢神经系统。（三）办公自动化系统的构成要素1.办公自动化是多技术、多学科的综合应用。2.办公自动化意味着对包括语音、数据、图像、文 字在内的信息的一体化处理。3.办公自动化是一个“人、机与信息”处理系4.办公自动化是人们为了产生更高价值的行动目标而采取的一种辅助功能手段。（四）办公自动化的特点（四）办公自动化的特点 1.集成化。2.智能化。3.多媒体化。4.电子数据互换化。二、秘书人员的办公自动化能力要求二、秘书人员的办公自动化能力要求（一）秘书人员的办公自动化的概念 秘书人员的办公自动化指秘书人员在办公活动中，利用先进的科学技术，构成一个服务于办公业务的“人、机”处理系统，通过使用机器设备和先进的技术，利用信息资源进行办公事务的处理，从而提高办公效率和质量水平。（二）秘书人员的办公自动化能力要求（二）秘书人员的办公自动化能力要求1.计算机应用技术能力2.文字处理设备使用技术能力3.电子通信技术能力4.软件应用技术能力5.网络化办公的能力第二节第二节 办公设备与器具办公设备与器具一、常用办公设备、器具的种类（一）文字处理设备（二）信息传输设备（三）信息存储设备（四）图形图像处理设备（五）会议支持设备（六）通信处理设备（七）办公安全设备（八）办公其它设备二、办公设备与器具的保养规范二、办公设备与器具的保养规范（一) 使用过程中不能随意拆卸，如出现故障要找专业人员修理（二）保持机器的干净清洁（三）开窗通风，给机器通电，以防潮湿空气损坏电路和器件（四）办公设备要远离太阳直射，防止机器的长期受热损伤（五）预防雷击造成机器的损坏（六）机器上不能堆放杂物（七）操作要执行正确的开启和关闭程序（八）打印、复印、传送纸质文件时，仔细检查纸件的附着异物（九）机器设备放置要平稳（十）配备优质的耗材用品（十一）较小的办公器具要归类存储，有序放置（十二）设备不要围绕在秘书人员四周，最好使用防辐射装置第二章秘书机构第一节 秘书机构设置的原则一、秘书机构的概念秘书机构即秘书工作部门，指各级党政机关、企事业单位和社会团体等设立的为领导机构、领导者及全面处理综合行政事务的辅助机构。社会行政组织分为领导机构、职能机构、辅助机构、咨询机构和派出机构，其中的辅助机构又分为全面辅助机构和局部辅助机构，我国的秘书机构一般属于全面辅助机构。秘书机构的概念：广义的秘书机构，是指负责综合行政工作的办公厅（室），包括其下属的文书、接待、档案、机要、外联、宣传、信访、调研、警卫等部门的统称；狭义秘书机构，仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。 本书介绍的是广义的秘书机构。二、秘书机构设置的原则(一) 必要性原则 1.组织工作的必要 2.领导工作的必要 3.综合事务的必要 (二) 一致性原则 1.机构名称一致 2.设置标准一致 3.秘书职能一致 (三)高效性原则 1.高效率 2.高质量 3.高效益第二节 秘书机构的组织形式我国各级党政机关，大中型企事业单位、社会团体等，普遍设有秘书机构。秘书机构的设置不仅表现为常设的组织中，有时为了完成某项特定任务，还会成立临时性秘书机构，如大型会议、庆典活动、中国共产党代表大会、人民代表大会、政治协商会议、多个组织联合参与的项目等。一、各级各类秘书机构根据我国党政组织系统的级别层次，秘书机构自上而下为办公厅、秘书处、秘书科、秘书股等。(一一)国家机关的秘书机构国家机关的秘书机构中共中央、国务院办公厅在设置下属机构方面，由于党和国家最高领导机关的职责、工作任务的需要，采用分理制和综理制分理制和综理制两种形式设置所属秘书机构。分理制分理制，采用分部门办公的形式。中共中央和国务院实行的都是这种形式，内部下设局级机构，局级以下设处、室或科等。综理制综理制，采用不分部门办公的形式，由秘书工作机构综合管理领导机关的综合日常工作。全国人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行的便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领导办公厅负责综合管理，承办日常工作，办公厅下设若干局、处、室等。（二）省、市（地）县级的秘书机构（二）省、市（地）县级的秘书机构省委和省人民政府均设正副秘书长和办公厅，办公厅设正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设置下属机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、委、局平行，厅下设处、室、设、科、组。县委和县人民政府均设办公室，办公室设正副主任，下设科、股、组等。省、市、县级的人民代表大会、政治协商常委会，按相应级别分别设办公厅或办公室。设置下属机构均采用综理制的形式。(三) 基层单位的秘书机构基层单位的秘书机构通常只设办公室，不再设置下属机构，由办公室的人员各分管某项秘书工作。城市的社区办事处和农村乡镇一般设办公室或秘书股，根据较少的业务量和简单的工作程序，或设专职秘书或兼职秘书。二、秘书机构的组织模式秘书机构的组织模式是指本组织进行生产、经营、管理活动所采用的组织结构形态或模型。(一) 因人分设制(二) 因事分设制(三) 混合分设制第三节第三节 秘书机构的性质秘书机构的性质一、辅助功能的综合性二、机构地位的中枢性三、组织关系的封闭性第四节第四节 秘书机构的职能秘书机构的职能一、参谋助手职能二、枢纽桥梁职能三、管理协调职能四、公关形象职能第三章秘书人员第三章秘书人员第三章秘书人员第三章秘书人员第一节第一节 秘书人员秘书人员一、一、“秘书秘书”一词的演化一词的演化“秘书”一词是个历史性的概念，在我国不同的历史时期有着不同的内涵。（一）指物。（二）东汉时期，“秘书”意为“谶纬（chn wi）图篆”。（三）指藏书机构，专门管理图书档案的机构。（四）指职位。（五）指人。二、现代秘书人员的定义二、现代秘书人员的定义 现代秘书人员即“秘书”，指“人”。(一)秘书定义的各种说法秘书学界对“秘书”的定义多种，有“人员”说、“职务”说，“职位”说，“职业”说、“职称”说、“参谋”说、“助手”说等多个说法。 例如12种说法。(二) 国外对秘书定义的各种说法1.国际职业秘书协会：“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。”2.国际秘书联合会：秘书是上司的一位特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。3.全美秘书协会：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上司直接监督下，承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。4.美国：秘书是办公室内特定主管的助手。其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室内的工具设备，从事该主管指定之行政性任务。5.英国：秘书一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，有一种雇佣关系，其任务是处理通信，整理记录，安排约会。往往有地位有财富的人士，将秘书作为一种特殊成员，几乎都有私人秘书；二为高级官员，其职责为负责通讯、记录等事宜。不以盈利为目的、团体会社的秘书，是义务的不受报酬。三为国家的秘书，负责政府机关的政务工作，名为秘书，实为部长。如英国的国务大臣、外交大臣、陆军大臣，其名称为（部长或大臣），但也称（秘书）。6.前苏联：“秘书是一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。”7.日本：秘书是“帮助与处理各种事务的工作人员”；“秘书是全能运动员”；“ 帮助上司处理杂务的工作人员”。综上各种说法，可以归纳出国外对秘书定义的共性：一是秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；二是秘书主要是为领导服务的人员。三、现代秘书的职业特点三、现代秘书的职业特点“秘书”包含了从组织的基础文员、专职秘书到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员系列。关键点为：一是秘书在领导近身，所谓领导，既含领导“人”，又含“领导机构”；二是以“助手”和“参谋”的角度对领导进行辅助管理，既辅助领导，也辅助其他职能部门；三是处理综合事务，分解为“办文、办会、办事”。第二节秘书的类别第二节秘书的类别一、中国秘书的类别一、中国秘书的类别（一）依据服务对象和报酬来源的标准，可分为：公务秘书和私人秘书。（二）依据所属行业的标准，可分为：党务秘书、行政秘书、司法秘书、医务秘书、教学秘书、体育秘书、军务秘书、商务秘书、学术秘书、涉外秘书等。（三）依据横向具体的秘书岗位工作内容的标准，可分为：机要秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书、档案秘书、人事秘书等。（四）依据具体的秘书职位级别的标准，可分为：1.五级秘书即初级秘书。2.四级秘书即中级秘书。3.三级秘书即高级秘书。4.二级秘书，即行政总监或总经理秘书。5.一级秘书空缺。二、外国秘书的类别二、外国秘书的类别（一）美国1.行政秘书，指在各类机关、公司、企业中担任行政性职务的秘书，是美国行政管理协会划定的秘书种类之一，也称行政助理、管理秘书，占美国秘书职位的大多数。行政秘书按照其职权可以分为两类：类是属于领导职位的秘书，如秘书长；另一类是般行政秘书。2.专业秘书(1)法律秘书(2)医学秘书(3)教育秘书(4)通信秘书(5)技术秘书(6)财经秘书(二)英国1.政府秘书 ，指在英国政府机关中供职的秘书。他们属于文宫中的事务官，是公务员，供职任期为终身制，不受内阁更替的影响。2.执行秘书，指在英国工商企业中受高级经理雇用的一种私人秘书。他们是雇主的得力助手和私人代表，必须对雇主的活动和工作范围有详细的了解，为雇主分担许多具体事务。3.公司秘书 ，指在英国公司中的高级行政职员。英国公司法规定，每个公司必须配备一名专职秘书，同时可配备助理秘书或者代理秘书，以备公司秘书缺席时代行其职责等。4.私人秘书，指被雇主雇用、为雇主个人服务的秘书。（三）日本1.公务秘书，也称政治秘书，指在国会、政党、内阁中供职、具有公务员性质的秘书。其中在国会、官厅、地方公共机构工作的秘书，除了要求了解国会、政党、内阁的结构外，还要求精通法律制订程序和有关机关详细工作程序，国会议员秘书还得将与自己所居之地联系的工作作为重要任务。2.事务秘书，指在医师、律师等专业人员身边工作的秘书。他们除具有秘书工作知识和技能外，还必须具有相当程度的专业知识，如医师的秘书要配合医生接收病人，从事社会保险等与医疗事务有关的工作；律师的秘书要协助接待委托人，调查案件，与法院联系，代替律师与委托人预谈，整理材料等；会计师、税理师的秘书要掌握簿记、会计知识；大学教授、研究人员的秘书要善于搜集、剪贴资料开整理立卷等。 3.外事秘书，指擅长外语、在外资企业和各国驻日使馆供职的秘书。这类秘书必须精通外语，能将上司的话语当场速记下来并打印出来，还要求能以优美、准确的日本语进行翻译，能用日文准确无误地拟写文件书信，能为外国来客当向导，陪同观看歌舞等文娱表演，懂得茶道、花道以及日本其他文化历史知识。4.私人秘书，指在日本党政要员、议员、大企业家、有名望的学者、教授和明星等社会名流中都雇用私人秘书。这些私人秘书负责对外联络、接待，公关，安排雇主一天、一周或者一旬的工作门程等。第三节 秘书的层次一、我国秘书的层级（一）层次划分1.按着我国党政系统的从高到低级别划分：国家到地方基层，从大的纵向划分：中共中央、国务院级秘书部门的秘书人员省（直辖市、自治区）级秘书部门的秘书人员市级秘书部门的秘书人员县级秘书部门的秘书人员乡（镇）级秘书部门的秘书人员村级秘书部门的秘书人员。2.按着我国人力资源和社会保障部的秘书国家职业标准从低到高级别的标准，同一单位组织秘书部门中的秘书人员职位，从低到高的纵向划分：五级：即初级秘书(有上级无下级）四级：即中级秘书(既有上级又有下级）三级：即高级秘书(既有上级又有下级）二级：即行政总监或助理级秘书（既有上级又有下级）3.按着社会约定俗成职位的高低划分：从高到低：秘书长、办公厅主任秘书处长、科长、办公室主任科员级秘书、文员。（二）层级差异秘书层次内涵差异：1.级别不同的秘书人员具有高低不同的辅助层次的差别。2.级别不同的秘书人员工作难度配备相应的秘书结构和不同比例的差别。3.级别不同的秘书人员在专业知识、经验和技术能力上的级差。4.级别不同的秘书人员在级别与工资待遇上的差别。5.级别不同的秘书人员在政治前途、责任与风险大小的差别。二、外国秘书的层级（一）美国1B级秘书，B级秘书的服务对象是公司和社会团体，做公司和社会团体的基层管理人员，工作职责是“执行范围有限的秘书职务”。工作任务大致包括口授、安排约会和公务旅行、答复日常信函和保管文件档案等，内容以事务性事项为主，范围比较确定。 2A级秘书，A级秘书的服务对象是各类公司和社会团体组织，做公司和社会团体的中级管理人员，工作职责是“执行范围不定的秘书职务”。工作任务要负责较为复杂的工作，因此要求具有关于本公司的经营实践和组织结构等方面的知识，负责较复杂的秘书工作和具有行政工作技能。3经理秘书，经理秘书也称行政助理，其服务对象一般是各类组织的高层领导人，即做高级行政首脑或者企事业单位中的高层决策人员，工作职责是“执行全部秘书和行政职务”的职务。工作任务要负责计划、方案的制定和调整，并负责使之按时完成，还要为经理办理各种行政方面的具体事务等，要求具有关于本公司的经营实践和组织结构等方面的知识，并掌握秘书与行政管理工作的高级技能。综上看出，B级秘书、A级秘书和经理秘书，实际上是分别为各类企业组织和社会团体的基层、中层和高层领导人配备的三种秘书职位，其职级分别属于低级、中级和高级。至于另没的法律秘书、医学秘书、教育秘书等，完全是从专业角度划分的。 (二)英国1.行政级秘书，指担任政府各部部长主要助手的高级秘书官，相当于秘书长或者办公厅主任。其职责为代部长草拟提交国会或者内阁会议讨论的政策方案，沟通与协调内部各部门关系，改进机关结构和工作方法，对机关内行政人员进行管理和考核、监督。他们必须具有丰富的学识，很强的组织、判断、创造能力，并规定不得参加任何政党活动以保持中立的非政府性地位。2.执行级秘书，指中级秘书官，相当于秘书科长、办公室主任。其职责为对法规范围外次要的、特定的案件作检讨性分析，对较重要的案件或者问题作主动观察与考察，对较小范围或者较少份量的事务进行直接领导。有的还负责机关内部的管理、考核，解决公务中的纠纷，支持较重要工作的进行等。3.文书级秘书，也称办事员级秘书，他们为一般秘书人员。其职责是按一定的法规、指示处理特定事务，按规定格式准确记录、回答问题及统计资料，做简单的文书草拟，收集、提供、保存资料，为上司决策提供依据。4.助理文书级秘书，为初级秘书。其职责为打字、速记、缮印、接打电话、接待来客等。（三）日本1.初级秘书，般能完成上司指定的工作，基本了解秘书职责和工作方法，已有二年至三年的工作经历，除能熟练地处理见习秘书的各项业务外，还能承担文书收发、信函起草、预订票据等业务。其工作能力基本上得到上司和同事的认可，已具备作为上司个人秘书的候选资格。2.中级秘书，能主动分担上司杂务，减轻上司行政工作的负担，并能够独立进行工作，一般已有四年至五年的工作经验，以指导新秘书的业务。其主要工作是为上司安排日常活动日程，必要时也代表上司对外谈判。3.高级秘书，必须能够给上司以有力的协助，能够提供解决问题的有效方案，工作中能够发挥作用并取得相应成绩。他们是上司名副其实的助手，基本上不处理具体日常事务，主要负责秘书课(室)的领导工作。在公司召开董事会时，则是上司的高级参谋。第四节 秘书人员的职业素养一、职业素养的概念素养，即素质与修养。是指一个人在道德品质、气质秉性、思想作风、工作态度、行为习惯等方面，经过长期修练所达到的综合水平。素养是后天形成的，体现在人的行为规范中，它又是稳定的，对人的各种行为起到决定性的作用。一个人工作能力的强弱，工作质量优劣，工作效率的高低，取决于一个人的主观因素，这个主观因素就是内在的素养。职业素养指人在思想、道德品质和职业行为等方面，经过长期锻炼和培养所达到的综合水平。包括基本素质和职业修养。 （一）基本素质1.身体素质2.心理素质3.思想素质（二）职业修养1.职业道德2.职业纪律 3.工作作风4.行为习惯5.职业技术第五节 秘书人员的职业能力一、逻辑思维能力二、表达能力三、社交能力四、应变能力五、记忆能力六、速记（录）能力七、执行能力八、办公设备的操作能力第六节 秘书人员的社交礼仪一、礼仪基本知识（一）秘书人员礼仪1.礼仪的概念礼仪是人类社会生活中，人们为表示尊重、亲善、友好，在语言及行为方面共同遵守的准则和规范。礼仪包括仪容和仪表两个方面。仪容仪容，是人的“硬件”，通常指人的外观外貌。在人际交往中，每个人的仪容都会引起交往对象的特别关注。可以说，一个生得“美”否，无法选择，但是可以通过后天的“仪表”给自己的形象加分；仪表仪表，是人的“软件”，通常指人的修饰、风度、举止、态度、风韵、气质等。仪容仪表之礼仪，是综合了人的外表，诸如人的形体、容貌、健康、姿态、举止、服饰、态度、风度等。我国古代文献礼记.玉藻中说：“君子之容舒迟，见所尊者齐速。其中的“容”指：足容重，手容恭，目容端，口容止，声容静，头容直，气容肃，立容德，色容庄，坐如尸。可见，讲究礼仪是中华民族的光荣传统。2.秘书礼仪的概念秘书礼仪即秘书人员在工作及其他社会交往活动中应该遵守的一切言行规范和准则。（二）礼仪的重要性1.礼仪是个人教养、学养、涵养、修养的外在表现。2.礼仪在社会交往过程中是构成第一印象的主要因素，会影响领导和同事对其业务能力和任职资格的判断。 3.礼仪在社会交往过程中中，是一张没有文字却形象生动的名片，体现个人形象和组织形象。二、秘书人员的礼仪（一）举止礼仪（以下配图）1.正确的站姿（1）基本的站姿：头正，两眼平视前方，嘴微闭，脖颈挺直，表情自然，稍带微笑。肩要平，微微放松，稍向后下沉。 臂要垂，两肩平整，两臂自然下垂，中指对准裤缝。躯要挺，挺胸收腹，臀部向内向上收紧。腿要并，两腿立直，贴紧，脚跟靠拢，两脚夹角成60度。（2）叉手站姿：两手在腹前交叉，右手搭在左手上，直立、“八”字。男子可以两脚分开，距离不超过20厘米，脚后跟间距离宽度要窄于前脚掌的距离。女子可以用小丁字步，即一脚稍微向前，脚跟靠在另一个脚内侧。（3）背手站姿：双手在背后交叉，右手贴在左手外面，放置于两臀是间。两脚可分可并，分开时，不超过肩脚尖展开，两脚夹角成60度。挺胸立腰，收颌收腹，双目平视。（4）背垂手站姿：一只手背在后面，贴在臀部，另只一手自然下垂，中指对准裤缝，两脚既可以并拢也可以分开，也可以成小丁字步。 2.行姿 （1）正确的走姿头正，双目平视，收颌，表情自然平和。肩平，两肩平稳，防止上下前后摇摆。双臂前后自然摆动，前后摆幅在30-40度，两手自然弯曲，在摆动中离开双腿不超过一拳的距离。躯挺，上身挺直，收腹立腰。步位直，两脚尖略开，脚跟先着地，两脚内侧落地。走出的轨迹要在一条直钱上，步幅适度。 （2）其他行姿 后退步； 引导步；前行转身步。（3）穿不同鞋子的行姿 穿平底鞋； 穿高跟鞋。 3.坐姿 （1）女士坐姿 标准式； 前伸式；前交叉式；屈直式；后点式；侧点式； 侧挂式； 重叠式。 （2）男士坐姿 标准式； 前伸式； 前交叉式； 屈直式； 斜身交叉式；重叠式。4.手势 （1）规范的手势（2）常用手势 横摆式；前摆式；双臂横摆式；斜摆式； 直臂式。6.表情（1）微笑（2）眼神谈话的场合不同，眼神注视的部位也不同：亲密眼神部位。注视亲朋好友或夫妻恋人的眼神可以是对方的上半身。社交眼神部位。注视对方双眼以下，下颚以上的部分。公务眼神部位。注视对方双眼以上的额头部分。（二）着装礼仪1.着装的基本原则（1）目的要明确（2）要适应不同场合（3）要符合自己身份（4）要适合自身条件2.着装的基本要求（1）女性秘书的着装 女性秘书的着装除了要干净、整洁、合身外，还要显得高雅、大方和美丽，要体现出自身的职业特点、性格特征和女性的魅力，要与具体场景和季节相协调。女性秘书的标准职业装 样式。 颜色。 面料。 衬衫。 鞋袜。 皮包。 首饰。 化妆。女性秘书的职业便装 社交场合中，女性秘书可以不穿西装套裙，其他各式上衣配长裙或长裤、连衣裙、旗袍或民族服装均可。参加晚宴、晚会时，还应穿礼服，但不应装饰过多。 （2）男性秘书着装要领男性秘书的标准职业装样式。衬衫。皮鞋。袜子。领带。皮包。皮带。配饰。西服穿着的程序梳理头发穿衬衫穿西裤穿皮鞋系领带穿上装男性秘书的职业便装 社交场合，男士的着装可以选择运动式夹克配长裤、T恤衫配长裤，毛衣配长裤，但是衣着颜色不应过多变化，大致以不超过三种色为原则。合体、整洁、平挺、庄重应是男士服饰追求的整体效果。（三）餐饮礼仪1.中国餐饮礼仪（1）赴宴前准备（2）准时赴宴（3）礼貌问候（4）入席后的优雅表现（5）使用餐具礼仪 正确使用餐巾 筷子礼仪 用汤匙礼仪（6）席间礼仪（7）座次安排2.涉外餐饮礼仪（1）西餐礼仪 赴宴前准备 座次安排 入席礼仪 退席礼仪 席间礼仪（2）全套西餐上菜顺序（3）西餐上酒次序（4）喝咖啡的方法（5）进餐速度第三章秘书人员第三章秘书人员第三章秘书人员第三章秘书人员第一节第一节 秘书人员秘书人员一、一、“秘书秘书”一词的演化一词的演化“秘书”一词是个历史性的概念，在我国不同的历史时期有着不同的内涵。（一）指物。（二）东汉时期，“秘书”意为“谶纬（chn wi）图篆”。（三）指藏书机构，专门管理图书档案的机构。（四）指职位。（五）指人。二、现代秘书人员的定义二、现代秘书人员的定义 现代秘书人员即“秘书”，指“人”。(一)秘书定义的各种说法秘书学界对“秘书”的定义多种，有“人员”说、“职务”说，“职位”说，“职业”说、“职称”说、“参谋”说、“助手”说等多个说法。 例如12种说法。(二) 国外对秘书定义的各种说法1.国际职业秘书协会：“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。”2.国际秘书联合会：秘书是上司的一位特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。3.全美秘书协会：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上司直接监督下，承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。4.美国：秘书是办公室内特定主管的助手。其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室内的工具设备，从事该主管指定之行政性任务。5.英国：秘书一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，有一种雇佣关系，其任务是处理通信，整理记录，安排约会。往往有地位有财富的人士，将秘书作为一种特殊成员，几乎都有私人秘书；二为高级官员，其职责为负责通讯、记录等事宜。不以盈利为目的、团体会社的秘书，是义务的不受报酬。三为国家的秘书，负责政府机关的政务工作，名为秘书，实为部长。如英国的国务大臣、外交大臣、陆军大臣，其名称为（部长或大臣），但也称（秘书）。6.前苏联：“秘书是一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。”7.日本：秘书是“帮助与处理各种事务的工作人员”；“秘书是全能运动员”；“ 帮助上司处理杂务的工作人员”。综上各种说法，可以归纳出国外对秘书定义的共性：一是秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；二是秘书主要是为领导服务的人员。三、现代秘书的职业特点三、现代秘书的职业特点“秘书”包含了从组织的基础文员、专职秘书到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员系列。关键点为：一是秘书在领导近身，所谓领导，既含领导“人”，又含“领导机构”；二是以“助手”和“参谋”的角度对领导进行辅助管理，既辅助领导，也辅助其他职能部门；三是处理综合事务，分解为“办文、办会、办事”。第二节秘书的类别第二节秘书的类别一、中国秘书的类别一、中国秘书的类别（一）依据服务对象和报酬来源的标准，可分为：公务秘书和私人秘书。（二）依据所属行业的标准，可分为：党务秘书、行政秘书、司法秘书、医务秘书、教学秘书、体育秘书、军务秘书、商务秘书、学术秘书、涉外秘书等。（三）依据横向具体的秘书岗位工作内容的标准，可分为：机要秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书、档案秘书、人事秘书等。（四）依据具体的秘书职位级别的标准，可分为：1.五级秘书即初级秘书。2.四级秘书即中级秘书。3.三级秘书即高级秘书。4.二级秘书，即行政总监或总经理秘书。5.一级秘书空缺。二、外国秘书的类别二、外国秘书的类别（一）美国1.行政秘书，指在各类机关、公司、企业中担任行政性职务的秘书，是美国行政管理协会划定的秘书种类之一，也称行政助理、管理秘书，占美国秘书职位的大多数。行政秘书按照其职权可以分为两类：类是属于领导职位的秘书，如秘书长；另一类是般行政秘书。2.专业秘书(1)法律秘书(2)医学秘书(3)教育秘书(4)通信秘书(5)技术秘书(6)财经秘书(二)英国1.政府秘书 ，指在英国政府机关中供职的秘书。他们属于文宫中的事务官，是公务员，供职任期为终身制，不受内阁更替的影响。2.执行秘书，指在英国工商企业中受高级经理雇用的一种私人秘书。他们是雇主的得力助手和私人代表，必须对雇主的活动和工作范围有详细的了解，为雇主分担许多具体事务。3.公司秘书 ，指在英国公司中的高级行政职员。英国公司法规定，每个公司必须配备一名专职秘书，同时可配备助理秘书或者代理秘书，以备公司秘书缺席时代行其职责等。4.私人秘书，指被雇主雇用、为雇主个人服务的秘书。（三）日本1.公务秘书，也称政治秘书，指在国会、政党、内阁中供职、具有公务员性质的秘书。其中在国会、官厅、地方公共机构工作的秘书，除了要求了解国会、政党、内阁的结构外，还要求精通法律制订程序和有关机关详细工作程序，国会议员秘书还得将与自己所居之地联系的工作作为重要任务。2.事务秘书，指在医师、律师等专业人员身边工作的秘书。他们除具有秘书工作知识和技能外，还必须具有相当程度的专业知识，如医师的秘书要配合医生接收病人，从事社会保险等与医疗事务有关的工作；律师的秘书要协助接待委托人，调查案件，与法院联系，代替律师与委托人预谈，整理材料等；会计师、税理师的秘书要掌握簿记、会计知识；大学教授、研究人员的秘书要善于搜集、剪贴资料开整理立卷等。 3.外事秘书，指擅长外语、在外资企业和各国驻日使馆供职的秘书。这类秘书必须精通外语，能将上司的话语当场速记下来并打印出来，还要求能以优美、准确的日本语进行翻译，能用日文准确无误地拟写文件书信，能为外国来客当向导，陪同观看歌舞等文娱表演，懂得茶道、花道以及日本其他文化历史知识。4.私人秘书，指在日本党政要员、议员、大企业家、有名望的学者、教授和明星等社会名流中都雇用私人秘书。这些私人秘书负责对外联络、接待，公关，安排雇主一天、一周或者一旬的工作门程等。第三节 秘书的层次一、我国秘书的层级（一）层次划分1.按着我国党政系统的从高到低级别划分：国家到地方基层，从大的纵向划分：中共中央、国务院级秘书部门的秘书人员省（直辖市、自治区）级秘书部门的秘书人员市级秘书部门的秘书人员县级秘书部门的秘书人员乡（镇）级秘书部门的秘书人员村级秘书部门的秘书人员。2.按着我国人力资源和社会保障部的秘书国家职业标准从低到高级别的标准，同一单位组织秘书部门中的秘书人员职位，从低到高的纵向划分：五级：即初级秘书(有上级无下级）四级：即中级秘书(既有上级又有下级）三级：即高级秘书(既有上级又有下级）二级：即行政总监或助理级秘书（既有上级又有下级）3.按着社会约定俗成职位的高低划分：从高到低：秘书长、办公厅主任秘书处长、科长、办公室主任科员级秘书、文员。（二）层级差异秘书层次内涵差异：1.级别不同的秘书人员具有高低不同的辅助层次的差别。2.级别不同的秘书人员工作难度配备相应的秘书结构和不同比例的差别。3.级别不同的秘书人员在专业知识、经验和技术能力上的级差。4.级别不同的秘书人员在级别与工资待遇上的差别。5.级别不同的秘书人员在政治前途、责任与风险大小的差别。二、外国秘书的层级（一）美国1B级秘书，B级秘书的服务对象是公司和社会团体，做公司和社会团体的基层管理人员，工作职责是“执行范围有限的秘书职务”。工作任务大致包括口授、安排约会和公务旅行、答复日常信函和保管文件档案等，内容以事务性事项为主，范围比较确定。 2A级秘书，A级秘书的服务对象是各类公司和社会团体组织，做公司和社会团体的中级管理人员，工作职责是“执行范围不定的秘书职务”。工作任务要负责较为复杂的工作，因此要求具有关于本公司的经营实践和组织结构等方面的知识，负责较复杂的秘书工作和具有行政工作技能。3经理秘书，经理秘书也称行政助理，其服务对象一般是各类组织的高层领导人，即做高级行政首脑或者企事业单位中的高层决策人员，工作职责是“执行全部秘书和行政职务”的职务。工作任务要负责计划、方案的制定和调整，并负责使之按时完成，还要为经理办理各种行政方面的具体事务等，要求具有关于本公司的经营实践和组织结构等方面的知识，并掌握秘书与行政管理工作的高级技能。综上看出，B级秘书、A级秘书和经理秘书，实际上是分别为各类企业组织和社会团体的基层、中层和高层领导人配备的三种秘书职位，其职级分别属于低级、中级和高级。至于另没的法律秘书、医学秘书、教育秘书等，完全是从专业角度划分的。 (二)英国1.行政级秘书，指担任政府各部部长主要助手的高级秘书官，相当于秘书长或者办公厅主任。其职责为代部长草拟提交国会或者内阁会议讨论的政策方案，沟通与协调内部各部门关系，改进机关结构和工作方法，对机关内行政人员进行管理和考核、监督。他们必须具有丰富的学识，很强的组织、判断、创造能力，并规定不得参加任何政党活动以保持中立的非政府性地位。2.执行级秘书，指中级秘书官，相当于秘书科长、办公室主任。其职责为对法规范围外次要的、特定的案件作检讨性分析，对较重要的案件或者问题作主动观察与考察，对较小范围或者较少份量的事务进行直接领导。有的还负责机关内部的管理、考核，解决公务中的纠纷，支持较重要工作的进行等。3.文书级秘书，也称办事员级秘书，他们为一般秘书人员。其职责是按一定的法规、指示处理特定事务，按规定格式准确记录、回答问题及统计资料，做简单的文书草拟，收集、提供、保存资料，为上司决策提供依据。4.助理文书级秘书，为初级秘书。其职责为打字、速记、缮印、接打电话、接待来客等。（三）日本1.初级秘书，般能完成上司指定的工作，基本了解秘书职责和工作方法，已有二年至三年的工作经历，除能熟练地处理见习秘书的各项业务外，还能承担文书收发、信函起草、预订票据等业务。其工作能力基本上得到上司和同事的认可，已具备作为上司个人秘书的候选资格。2.中级秘书，能主动分担上司杂务，减轻上司行政工作的负担，并能够独立进行工作，一般已有四年至五年的工作经验，以指导新秘书的业务。其主要工作是为上司安排日常活动日程，必要时也代表上司对外谈判。3.高级秘书，必须能够给上司以有力的协助，能够提供解决问题的有效方案，工作中能够发挥作用并取得相应成绩。他们是上司名副其实的助手，基本上不处理具体日常事务，主要负责秘书课(室)的领导工作。在公司召开董事会时，则是上司的高级参谋。第四节 秘书人员的职业素养一、职业素养的概念素养，即素质与修养。是指一个人在道德品质、气质秉性、思想作风、工作态度、行为习惯等方面，经过长期修练所达到的综合水平。素养是后天形成的，体现在人的行为规范中，它又是稳定的，对人的各种行为起到决定性的作用。一个人工作能力的强弱，工作质量优劣，工作效率的高低，取决于一个人的主观因素，这个主观因素就是内在的素养。职业素养指人在思想、道德品质和职业行为等方面，经过长期锻炼和培养所达到的综合水平。包括基本素质和职业修养。 （一）基本素质1.身体素质2.心理素质3.思想素质（二）职业修养1.职业道德2.职业纪律 3.工作作风4.行为习惯5.职业技术第五节 秘书人员的职业能力一、逻辑思维能力二、表达能力三、社交能力四、应变能力五、记忆能力六、速记（录）能力七、执行能力八、办公设备的操作能力第六节 秘书人员的社交礼仪一、礼仪基本知识（一）秘书人员礼仪1.礼仪的概念礼仪是人类社会生活中，人们为表示尊重、亲善、友好，在语言及行为方面共同遵守的准则和规范。礼仪包括仪容和仪表两个方面。仪容仪容，是人的“硬件”，通常指人的外观外貌。在人际交往中，每个人的仪容都会引起交往对象的特别关注。可以说，一个生得“美”否，无法选择，但是可以通过后天的“仪表”给自己的形象加分；仪表仪表，是人的“软件”，通常指人的修饰、风度、举止、态度、风韵、气质等。仪容仪表之礼仪，是综合了人的外表，诸如人的形体、容貌、健康、姿态、举止、服饰、态度、风度等。我国古代文献礼记.玉藻中说：“君子之容舒迟，见所尊者齐速。其中的“容”指：足容重，手容恭，目容端，口容止，声容静，头容直，气容肃，立容德，色容庄，坐如尸。可见，讲究礼仪是中华民族的光荣传统。2.秘书礼仪的概念秘书礼仪即秘书人员在工作及其他社会交往活动中应该遵守的一切言行规范和准则。（二）礼仪的重要性1.礼仪是个人教养、学养、涵养、修养的外在表现。2.礼仪在社会交往过程中是构成第一印象的主要因素，会影响领导和同事对其业务能力和任职资格的判断。 3.礼仪在社会交往过程中中，是一张没有文字却形象生动的名片，体现个人形象和组织形象。二、秘书人员的礼仪（一）举止礼仪（以下配图）1.正确的站姿（1）基本的站姿：头正，两眼平视前方，嘴微闭，脖颈挺直，表情自然，稍带微笑。肩要平，微微放松，稍向后下沉。 臂要垂，两肩平整，两臂自然下垂，中指对准裤缝。躯要挺，挺胸收腹，臀部向内向上收紧。腿要并，两腿立直，贴紧，脚跟靠拢，两脚夹角成60度。（2）叉手站姿：两手在腹前交叉，右手搭在左手上，直立、“八”字。男子可以两脚分开，距离不超过20厘米，脚后跟间距离宽度要窄于前脚掌的距离。女子可以用小丁字步，即一脚稍微向前，脚跟靠在另一个脚内侧。（3）背手站姿：双手在背后交叉，右手贴在左手外面，放置于两臀是间。两脚可分可并，分开时，不超过肩脚尖展开，两脚夹角成60度。挺胸立腰，收颌收腹，双目平视。（4）背垂手站姿：一只手背在后面，贴在臀部，另只一手自然下垂，中指对准裤缝，两脚既可以并拢也可以分开，也可以成小丁字步。 2.行姿 （1）正确的走姿头正，双目平视，收颌，表情自然平和。肩平，两肩平稳，防止上下前后摇摆。双臂前后自然摆动，前后摆幅在30-40度，两手自然弯曲，在摆动中离开双腿不超过一拳的距离。躯挺，上身挺直，收腹立腰。步位直，两脚尖略开，脚跟先着地，两脚内侧落地。走出的轨迹要在一条直钱上，步幅适度。 （2）其他行姿 后退步； 引导步；前行转身步。（3）穿不同鞋子的行姿 穿平底鞋； 穿高跟鞋。 3.坐姿 （1）女士坐姿 标准式； 前伸式；前交叉式；屈直式；后点式；侧点式； 侧挂式； 重叠式。 （2）男士坐姿 标准式； 前伸式； 前交叉式； 屈直式； 斜身交叉式；重叠式。4.手势 （1）规范的手势（2）常用手势 横摆式；前摆式；双臂横摆式；斜摆式； 直臂式。6.表情（1）微笑（2）眼神谈话的场合不同，眼神注视的部位也不同：亲密眼神部位。注视亲朋好友或夫妻恋人的眼神可以是对方的上半身。社交眼神部位。注视对方双眼以下，下颚以上的部分。公务眼神部位。注视对方双眼以上的额头部分。（二）着装礼仪1.着装的基本原则（1）目的要明确（2）要适应不同场合（3）要符合自己身份（4）要适合自身条件2.着装的基本要求（1）女性秘书的着装 女性秘书的着装除了要干净、整洁、合身外，还要显得高雅、大方和美丽，要体现出自身的职业特点、性格特征和女性的魅力，要与具体场景和季节相协调。女性秘书的标准职业装 样式。 颜色。 面料。 衬衫。 鞋袜。 皮包。 首饰。 化妆。女性秘书的职业便装 社交场合中，女性秘书可以不穿西装套裙，其他各式上衣配长裙或长裤、连衣裙、旗袍或民族服装均可。参加晚宴、晚会时，还应穿礼服，但不应装饰过多。 （2）男性秘书着装要领男性秘书的标准职业装样式。衬衫。皮鞋。袜子。领带。皮包。皮带。配饰。西服穿着的程序梳理头发穿衬衫穿西裤穿皮鞋系领带穿上装男性秘书的职业便装 社交场合，男士的着装可以选择运动式夹克配长裤、T恤衫配长裤，毛衣配长裤，但是衣着颜色不应过多变化，大致以不超过三种色为原则。合体、整洁、平挺、庄重应是男士服饰追求的整体效果。（三）餐饮礼仪1.中国餐饮礼仪（1）赴宴前准备（2）准时赴宴（3）礼貌问候（4）入席后的优雅表现（5）使用餐具礼仪 正确使用餐巾 筷子礼仪 用汤匙礼仪（6）席间礼仪（7）座次安排2.涉外餐饮礼仪（1）西餐礼仪 赴宴前准备 座次安排 入席礼仪 退席礼仪 席间礼仪（2）全套西餐上菜顺序（3）西餐上酒次序（4）喝咖啡的方法（5）进餐速度第四章第四章 秘书工作秘书工作第四章秘书工作第四章秘书工作第一节第一节 秘书工作的内容秘书工作的内容一、秘书工作的概念一、秘书工作的概念广义广义的秘书工作指秘书部门的工作，解读的秘书工作指秘书部门的工作，解读视角在视角在“秘书部门秘书部门”的整体及其所包含的整体及其所包含的工作范围，此秘书部门可能是高层次的工作范围，此秘书部门可能是高层次秘书部门的整体工作，也可能是低层次秘书部门的整体工作，也可能是低层次秘书部门的整体工作。秘书部门的整体工作。狭义狭义的秘书工作指在秘书部门的秘书人员的秘书工作指在秘书部门的秘书人员所承担的各项工作，即通常所指的秘书所承担的各项工作，即通常所指的秘书各个岗位业务，解读视角在各个岗位业务，解读视角在“秘书人员秘书人员”的个体及其所承担的业务范围。的个体及其所承担的业务范围。二、秘书工作的内容二、秘书工作的内容（一）事务管理模块：办公环境、通讯、（一）事务管理模块：办公环境、通讯、接待事务、印信管理、值班事务、调查接待事务、印信管理、值班事务、调查研究、信息工作、时间管理、督查工作、研究、信息工作、时间管理、督查工作、信访工作、办公用品、备用金、档案工信访工作、办公用品、备用金、档案工作、会议室与车辆等内容。作、会议室与车辆等内容。（二）会务管理模块：会前筹备、会中服（二）会务管理模块：会前筹备、会中服务、会后落实等内容。务、会后落实等内容。（三）公文拟制与处理模块：党政机关公（三）公文拟制与处理模块：党政机关公文拟制、党政机关公文办理、党政机关文拟制、党政机关公文办理、党政机关公文管理等内容。公文管理等内容。（四）办公自动化模块：常用办公室设备（四）办公自动化模块：常用办公室设备与器具的使用、办公设备与器具的保养、与器具的使用、办公设备与器具的保养、办公办公OA管理系统的使用等内容。管理系统的使用等内容。第二节第二节 秘书工作的性质秘书工作的性质一、政策性一、政策性二、辅助性二、辅助性三、服务性三、服务性四、综合性四、综合性五、机密性五、机密性六、差异性六、差异性第三节第三节 秘书工作的特点秘书工作的特点一、专业性与综合性相统一一、专业性与综合性相统一二、被动性与主动性相统一二、被动性与主动性相统一三、机密性与群众性相统一三、机密性与群众性相统一四、经常性与偶然性相统一四、经常性与偶然性相统一第四节第四节 秘书工作的原则秘书工作的原则 一、准确性原则一、准确性原则二、及时性原则二、及时性原则三、严谨性原则三、严谨性原则四、同步性原则四、同步性原则五、保密性原则五、保密性原则第五节第五节 秘书执行工作任务的途径秘书执行工作任务的途径一、领导授意（一）把握领导工作重心（二）熟知领导个性化特点（三）把握领导的潜隐意图（四）理解领导的暗示意图二、请示领导（一）准确选择请示对象（二）正确判断请示内容（三）恰当使用请示形式（四）迅速抓住请示时机三、报告领导（一）报告的内容需真实（二）报告的形式需灵活（三）报告的时机需应时（四）报告的语言要讲究 第六节第六节 秘书工作的制度秘书工作的制度一、封建社会秘书工作制度，摘录如下：商朝时期建立的文书用印制度；西周时期建立的保密制度、副本制度；春秋战国时期建立的文书驿传制度；秦汉时期建立的秘书官员分工责任制度、文书工作制度、公文运行传递制度、参谋谏言制度、文档图书管理制度；汉代时期建立的秘书察举征辟选拔制度；唐代时期建立的三省制度、一文一事制度、公文保密制度、信访制度、帖黄引黄制度；宋代时期建立的档案管理制度、公文折叠制度、公文收发登记催办制度、公文移交制度、统一用约纸制度等；元代时期建立的一案一卷制度、公文署押制度、公文磨勘制度、公文注销制度等；明代时期建立的急密文书制度、条旨(批红、票拟) 制度；清代时期建立的密奏制度、限期承办制度、行移勘合制度、内阁属官制度等。二、新中国秘书工作制度，摘录如下：1949年国务院发布的简化公文公约；1949年中共中央办公厅发布的关于文电处理工作的决定；1950年中共中央办公厅发布的关于统一文件纸形与格式的规定；1951年中共中央办公厅和政务院秘书厅发布的公文处理暂行办法；1951年中共中央办公厅和政务院秘书厅发布的保守国家机密暂行条例；1951年中共中央办公厅和政务院秘书厅发布的关于加强文书处理工作和档案工作的决定；1951年中央人民政府政务院发布的关于处理人民来信和接见人民工作的规定；1951年中央人民政府政务院发布的关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定；1951年中共中央发布的关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示；1951年中央人民政府政务院发布的关于学习标点符号的指示；1955年中共中央办公厅发布的中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例；1956年中共中央办公厅发布的中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法；1956年中共中央办公厅发布的关于机要秘书工作暂行条例的规定；1957年国务院秘书厅印发的关于对公文名称和体式问题的几点意见（稿）；1964年国务院秘书厅发布的关于秘书工作部门对公文文稿进行把口的几点意见；1964年中共中央办公厅发布的关于秘密文件管理工作的暂行规定、关于机要秘书工作的暂行规定；1980年中共中央办公厅发布的中央收发文件、电报批抄、注办工作的原则与方法；1980年中共中央办公厅发布的关于中央领导同志机要秘书工作的暂行规定；1981年国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理暂行办法；1986年中共中央办公厅、国务院办公厅发布的关于加强县以上领导机关秘书工作人员管理的规定；1987年国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法；1988年国家技术监督局发布的国家机关公文格式；1989年中共中央办公厅发布的中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）；1996年中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例；2000年国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法；2012年国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布的党政机关公文格式；2012年中共中央办公厅、国务院办公厅发布的党政机关公文处理工作条例。第七节第七节 秘书工作的规律秘书工作的规律一、不同行业的秘书工作有各自的特殊规律二、不同工作范畴有各自的特殊规律三、经常性工作规范化、程序化的规律 第五章会议管理第五章会议管理第五章会议管理第五章会议管理第一节会议基本知识第一节会议基本知识 一、会议的概念“会”是多人聚在一起，“议”是协商事情。“会议”是人们聚集在一起商量事情、交流信息、沟通情感、统一思想、达成共识等的一种行为过程，是人们在生活工作中处理有关问题的一项程序性的活动形式。会议必须具备三个条件：一是必须有3人参与；二是必须有一定的议题或目标；三是必须通过一定的程序。二、会议的构成要素会议构成要素: 会议名称、会议议题、会议主题、会议时间、会议地点、与会者（主办者、主持者、参加者）、会议议程、会议日程、会议目标等。三、会议的功能三、会议的功能（一）传达领导意图（二）提供信息（三）交流经验（四）解决问题（五）宣传政策（六）沟通情感四、会议的分类四、会议的分类（一）按会议性质分类 1.法定性或制度性会议。 2.决策性会议。 3.工作性会议。 4.专业性会议。 5.知照性会议。 6.商务性会议。 7.联谊性会议。 8.信息性会议。（二）按会议是否定期分类 按周期,会议可分为：定期会议和不定期会议。定期会议是指有固定周期，定时召开的会议，如例会；不定期会议则是随时根据需要而召开的会议。（三）按会议规模分类 按人数,会议可分为。特大型会议指万人以上的会议；大型会议指万人以下，千人以上的会议；中型会议指百人以上，千人以下的会议；小型会议指三人及其以上，百人以下的会议。（四）按会议区域分类 按区域分是指按照与会者来自的国家或地区范围，可分为：国际会议、区域（洲际）会议、全国会议、单位或部门会议等。（五）按会议阶段分类 按阶段,会议可分为：预备会议和正式会议。预备会议也可称为筹备会议，是指正式会议之前，为保证会议的顺利召开而进行的准备会议，主要为了商议正式会议中的相关事宜。（六）按会议手段分类 按手段会议可分为：常规会议、电话会议、电视会议、网络会议等。常规会议一般是指与会者坐在同一个会场中，按照既定程序开会；电话会议是通过电话线路，将一个会场的声音信号传送到其他会场，让多个会场的人同时听会，这种形式可以节约时间和成本；电视会议是通过电视台或者有线电视信号将会场的声音和画面传到不同的会场中，让异地会场的人也有身临其境的感觉；网络会议是利用网络技术进行会议信号的传递，由于网络具有交互性，会议的各方均可以通过网络进行发言、讨论。五、会议的流程（一）会前筹备 确定会议名称拟定会议议题会议筹备小组分工选择会址拟定会议议程和会议日程准备会议证件和指示标识确定与会者名单和制发会议通知准备会议资料、会议设备与用具会议经费预算会场布置和会场布局拟定会议筹备方案等；（二）会中服务 会议接站报到工作会议记录编写会议简报娱乐活动安排其他服务工作等；（三）会后落实（总结） 引导与会者有序地离开会场会议经费结算拟写会议纪要会议文件资料整理会议评估等。 第二节第二节 会议实务操作会议实务操作会前筹备会前筹备一、会前筹备（一） 确定会议名称 1.确定会议的类型 2.根据会议的主题、类型确定会议名称（1）确定会议名称（2）确定会议名称时应该注意事项 3.会议名称报请领导批准。 （二）拟定会议议题 1.收集会议议题 会议的议题主要有三个来源：来自上级机关和领导人；来自下级部门提交的需以会议的形成研究和决定的问题；来自秘书部门向本组织搜集的需要研究和决定的事项。 2.对收集的议题进行整理 整理议题后向领导汇报，根据领导的批示，再进行修改，并拟定出会议议题初稿。（三）会议筹备小组分工 1.明确筹备小组的工作职责 2.对筹备小组进行分工（1）会务组。（2）材料与宣传组。（3）活动组。（4）后勤与保卫组。 3.对各小组人员再进行分配 4.报请主管领导批准 (四)选择会址 1.确定会议所在地 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应选择首都或中心城市等地召开；专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察；小型、经常性的会议，选择在单位的会议室较好。2.选择会议场所考虑的因素：(1)交通便利。(2)会场的大小应与会议规模相符。(3)场地要有良好的设备配置。(4)场地应不受外界干扰。(5)有无停车场所和安全设施问题。 (6)场地租借的费用适中合理。(7)会场周围有必要的餐饮和娱乐设施。（五）拟定会议议程和会议日程 (一) 拟定会议议程 1.标题 2.题注 3.正文 4.落款 5.制定时间（二）拟定会议日程 会议日程的内容要素包括：时间、地点、内容、参加人、主持人、负责人等。 1.会议日程的形式 会议日程大多采用表格形式，很少用文字的形式。通过表格可将会议时间分别固定在每天上午、中午、下午、晚上四个单元内。会议时间、地点要具体，内容要简明扼要。（三）准备会议证件和指示标识1.会议证件（1）会议证件的类型会议证件主要有来宾证、代表证或出席证、列席证、工作证、记者证等。（2）会议证件的作用 证明与会者的身份;确保会议安全，有效控制人员随意出入;便于统计到会人数。 (3)准备会议证件的方法 (4)会议证件的样式 系带式 夹子式 台签式 粘贴式2.指示标识 指示标识是在会场和相关服务区域摆放或者设置的某些标识物，如各种指示牌、接待处和签到处的标志、贵宾室、饮水处、洗手间等标志。（1）指示标识的作用指示标识是为了方便与会者顺利找到目的地。（2）指示标识的类型指示牌；区域图或路线图；名签或台签。（3）制作指示标识的方法 会议组织者内部制作； 专业的会议承办机构或图文制作公司制作。（七）确定与会者名单和制发会议通知1.确定与会者名单秘书应根据领导的指示和要求,综合考虑与核查后,列出与会者名单,并提交领导审定。确定与会者要注意:一是明确与会者的职务或级别，即明确会议必须要担任什么职务和级别的人员才能参加；二是确认与会者的参会身份，即明确与会者是按照正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员等几种身份的哪一种来参加会议；三是与会者的各方面的代表性；四是会议的总人数。2.制发会议通知（1）会议通知的概念会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情等所使用的应用文。（2）会议通知的作用是与会者组织会议的重要凭据；是会议组织者同与会者沟通的重要渠道。（3）会议通知的方式口头通知；电话通知；书面通知；电子邮件；传真通知。（4）会议通知的写法会议通知的内容要素包括：会议名称、主办单位会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息报到事宜及相关要求、会议机关材料，回复需要的信封邮票等、有关票证、会议地点、交通工具与路线等。制发带有回执的会议通知的要素有：标题。通知对象（主送机关）。正文：会议目的和主题；会议时间，包括报到时间和结束时间；会议地点，包括报到地点、会议地点、住宿地点，路名，门牌号等，简要的地图；参加对象；参加会议人数；其他事项还要包括费用、联系方式、报名方式等。落款和日期。回执。（八）准备会议资料、会议设备与用具1.会议资料（1）来宾资料 （2）会务资料 （3）沟通资料2.会议设备与用具（1）常用设备空调、笔记本电脑、投影仪、打印机、复印机、传真机、饮用水、灯具、音响、通风、录音笔、数码照相机、数码摄像机等。（2）会议用品一次性水杯、电池、剪刀、纸张夹、裁纸刀、胶带纸、双面胶、订书机、尺子、绳线、订书钉、回形针、大头针、胶水、白板、白板笔、粉笔、信封、便笺、铅笔、钢笔、信纸、禁烟标志、放大的公司标识、公司电话簿等。另有一些可能用到的用品和设备，如国歌和国际歌伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花、幕布等。（九）会议经费预算1.制定会议经费预算的原则（1）节俭办会；（2）经费花在刀刃上；（3）预算经费与实际开支平衡；（4）预算适当留有余地。2.会议预算经费的构成（1）场地费。（2）设备费。（3）会场装饰费。（4）文具、资料费。（5）交通费。（6）茶水食宿费。（7）人工费。（8）娱乐休闲费用。3.会议经费的筹措方式会议经费的筹集来源有多种渠道：（1）单位内部行政经费开支。（2）几个单位共同分担。（3）向社会寻求赞助。（4）与会者个人承担或部分承担。（5）转让会议无形资产筹集资金。 （十）会场布置和会场布局1.会场布置（1）会场环境布置会场色调的选择、会场的装饰、会场内座位的布置。（2）主席台布置主席台布置：各种大中型会议的会场，应设主席台（与代表席成面对面形式）和讲台。讲台应在主席台与代表席之间，面向代表席，以便主席团主持会议。主席台安排：主席台必须安排座次、放置名签。主席台上，名签和话筒分别放在领导的左手位和右手位。主席台座次排列：领导为单数时，1号领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。2.会场布局根据会议内容性质和会议规模选择：(1)圆桌形。(2)“口”字形。(3)“C”字形或“V”字形或“U”形。(4)教室形。(5)礼堂形。(6)弦月形。(7)马蹄形。3. 检查会场有时会场是租借的，因此，开会前,秘书一定要亲自检查一下会场，考查一下会场的管理人员是否做好准备,会场的布置和设备如何,对一些关键的设备要亲自试试，并作详细记录。有些会议的参会人数虽然不多，但会议的内容很重要，所以会场不能显得太小。什么样的会场合适，要根据会议的内容，参会的人数及需要什么设备等因素来确定。（十一）拟定会议筹备方案1.会议筹备方案的作用（1）会议筹备方案是会议实施的依据。（2）通过会议筹备方案可以了解会务工作的全局。（3）可以加强会议筹备小组之间的沟通与协调。（4）可以确保会议预期目标的实现。2.会议筹备方案的特点（1）全面性。（2）具体性。（3）计划性。（4）明确性。3.拟定会议筹备方案的原则（1）严格时间原则。（2）明确事项性原则。（3）会议必要性原则。4.会议筹备方案的内容要点（1）会议的主题。（2）会议的议题。（3）会议的名称。（4）会议议程和日程。（5）会议的时间和地点。（6）会议所必须的设备和工具。（7）会议所必需的文件和资料。（8）与会者的组成、人数以及与会者的编组。（9）会议期间的食宿和车辆安排。（10）会议经费的预算。（11）会议筹备小组的组成、人数以及完成任务的期限。会中服务会中服务二、会中服务（一）会议接站和报到工作1.接站（1）组成接站小组并完善接站信息（2）准备接站工具（3）接站（4）乘车返回 2.会议报到第一种，秘书点名，即由秘书在预先拟好的报到册上点名，做记号。会议报到册应包括序号、姓名、工作单位、职务、备注等栏目。这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会，秘书对人员比较熟悉；第二种，本人签到，即由与会者本人签名报到，签名应用签字笔或钢笔。这适用于邀请性会议，亲自签名还有纪念意义；第三种，凭证件报到，即与会者凭会议通知报到，换取出席证或代表证报到，然后进场。这种报到形式适合大中型会议；第四种，电子签到，即与会者经磁卡出席证，在进入会场时插入专用机签到，与此相连的电脑在签到结束后能立即统计出席人数和缺席人数，这种方法适用于与会人数较多的大中型高级别会议。（二）做会议记录1.会场记录的内容要素会议记录一般包括两个部分：前一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等；后一部分是会议的内容，也是会议记录的核心部分，要求写明发言、决议、问题等。对于发言的内容，一是详细具体地记录，尽量原话实录，主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。会议结束，记录完毕，要另起一行写“散会”二字，如中途休会，要写明“休会”字样。2.会议记录的重点（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。（3）权威人士或代表人物的言论。（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。（5）会议已议决的或议而未决的事项。（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。3.会议记录的整理会议记录的整理要遵循以下原则：（1）忠实于讲话人、发言人的原意。（2）保持讲话人、发言人的风格。（3）要整理得完整、全面，不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场动态如表决等都要整理上去。（4）整理时要做到层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰，避免错别字。（5）会议记录整理出来后，如果是一个人的讲话记录，应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅。（6）录音记录稿的整理，要注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。4.会议记录的写作技巧：一快、二要、三省、四代、五录。（三）编写会议简报会议简报是在会议期间为反映会议进行情况，包括与会者在讨论中提出的意见、建议以及会议的决定事项而编写的简明扼要报告，又称“动态”、“简讯”、“要情”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。1.会议简报的特点会议简报有些近似于新闻报道，特点主要体现在简、快、新、实四个方面。2.会议简报的写法会议简报：报头、报身（正文）、报尾 （四）娱乐活动安排和其他服务工作1.会议期间娱乐活动2.会议期间其他服务工作(1)传接电话(2) 调修设备故障(3) 送饮料(4)会议的监督工作(5)会场内安全保卫工作(6) 医疗卫生服务(7)照像、摄像服务 会后落实会后落实三、会后落实（一）引导与会者有序地离开会场1.引导与会者撤离会场2.送别与会者（1）进行会议费用结算。（2）对于参加会议的外埠（或外国）人员，应事先登记，并为其提前购买返程机（船、车）票。当机（船、车）票被送到会议秘书处后，秘书人员要把票据妥善交到订票者手中，并请其在领取单上签字。（3）送别与会者。（4）对个别需要暂留的与会者，仍要妥善安排好他们的食宿。3.清理会场（1）关闭会议现场视听设备，核查会议计划中的物品使用清单，物归原位。（2）收回在会议现场的一些布置物品，如横幅、会徽、桌布等。（3）退还现场一些租借的物品和材料，如有设备器材在会议使用中出现故障，应修理后退还。（4）秘书人员对带有保密性质的会议文件，会议结束应及时清点收回，并仔细检查会议现场及各个房间，查看是否有遗漏或剩下与会议有关的文件资料，以免遗失泄密。（二）会议经费结算1.统计会议费用会议费用，即会议直接经费的支出。主要有：会场租用及布置费、会议设备租用费、会议通讯费、会议培训费、会议交通费、参观费、会议食宿费、会议资料费、会议宣传费、纪念品购置费、水电费、其他符合规定的杂支费等。2.确定会议经费结算的方法收款和付款的方法和时间3.通知与会者进行结算4.清点与核实费用支出金额与发票金额是否平衡，发票是否正规。5.填写费用报销单。6.请经办人签字，并请主管领导签署审批意见。7.到财务报销。（三）拟写会议纪要1.会议纪要的概念会议纪要产生于会议后期或会后，属于纪实性公文。会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。2.会议纪要的内容要素召开会议的根据、目的、时间、地点、与会者、会议讨论的问题以及会议的成果。会议讨论的问题和会议的成果是会议纪要的主体部分，即对会议主要精神的阐发。 3.会议纪要的写法（1）标题通常由“会议名称+会议纪要”构成。（2）正文导言导言，主要用来记述会议的基本情况。包括：召开会议的名称、时间、地点、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。主体主体，是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议上布置的工作和提出的要求、会议上各种主要的观点等。主体的写法一般有四种：分类标项式。这种写法适用于篇幅较长的会议纪要。有的会议开的时间很长，研究的问题很多，需将会议讨论的内容依其内在联系和逻辑关系等归纳成几个方面，分项拟写并冠以合适的小标题。新闻报道式。这种写法有点类似于新闻写作中的消息写作，适用于办公会等日程工作例会的纪要。内容包括会议进行程序、会议概况、会议议题、讨论意见、决定事项等，依次写出即可。记录摘要式。这种写法就是对会议记录的摘要整理，其特点是平直易写，有点像流水账写法可以使每个人的意见得到比较明确、充分的表达，便于事后查考，有些为解决纠纷而召开的协调会会议纪要可采用这种写法。指挥命令式。这种写法主要用于写会议决定事项，会议情况一笔带过，简练明快，多用于安排部署重要工作的会议。标示性词语有：“会议决定”，“会议同意”，“会议通过了”等。结尾结尾，一般写对与会者的希望和要求。 4.会议纪要的印发工作领导签字后的会议纪要需要上报或下发的，秘书人员要及时打印成文并分发传递。（四）会议文件资料整理1.会议文件收集、整理的范围会前分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件等；会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等；会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道等。2.收集会议文件的要求（1）确定会议文件资料的收集范围。（2）收集会议文件资料要及时。（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。（4）收集会议文件也要履行严格的登记手续。（5）收集整理过程中要注意保密。3.会议文件资料的立卷归档（1）会议文件立卷归档的范围会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等；会议参阅文件；会议安排的发言稿、讲话稿；会议记录、会议简报、会议纪要；其他有关材料。（2）会议文件立卷归档的工作步骤收集的文件资料进行登记向上级总结、汇报情况甄别整理、分类归卷卷内文件的排列卷内文件的编号、编目填写卷内文件的备考表案卷标题的拟制填案卷封面移交给档案室。（五）会议评估1.了解会议评估工作的目的检查会议目标的实现情况；检查各个小组的分工执行情况；将每个服务员工的自我评估和集体评估相结合；以总结经验、激励下属、提高工作水平。2.会议评估的内容和形式（1）会议评估的内容会议准备工作情况；会议方案所制订的各项会议工作的准确性和全面性；会务工作部门之间的协调状况以及会务工作人员的工作状态；与会者数量的合理性、信息交流的有效性；会议目标的实现情况；在提高会议效果方面需要改进的地方等。（2）会议评估的形式会务工作人员个人书面总结；各会务工作小组书面总结；由领导组织有关人员进行讨论总结；必要时进行大会交流、总结、表彰；总体书面总结；总体书面总结可用简报的形式散发和归档。3.对会议效果进行评估（1）明确会议评估对象。（2）确定会议评估因素。（3）设计评估表格，收集评估数据。（4）分析数据、得出结论。4.拟写总结文本（1）总结的内容要素标题。正文。正文由开头、主体、结尾三部分构成。第七章第七章 公文拟制与处理公文拟制与处理第一节 党政机关公文拟制 一、党政机关公文（一）党政机关公文的概念 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。第一节 党政机关公文拟制 （二）党政机关公文的种类 为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作，2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党政机关公文处理工作条例（以下简称条例），自2012年7月1日起施行。条例规定的公文种类有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。第一节 党政机关公文拟制 （三）党政机关公文的作用 1.颁布法令、法规的作用。 2.指挥管理作用。 3.交流信息作用。 4.宣传教育作用。 5.商洽协调作用。 6.凭证依据作用。第一节 党政机关公文拟制 （四）党政机关公文的特点 1.政策性。 2.权威性。 3.实用性。 4.可靠性。 5.定向性。 6.规范性。 7.时间性。第一节 党政机关公文拟制 （五）党政机关公文的格式 为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了党政机关公文格式 附样板 第一节 党政机关公文拟制 （六）党政机关公文的语言特点1.党政机关公文的语言特点（1）准确。（2）精炼。（3）庄重。 （4）得体。第一节 党政机关公文拟制 2.党政机关公文的专业术语(1)党政机关公文专业术语的概念党政机关公文专业术语即专门用在党政机关公文中具有特定功用的固定词语。(2)党政机关公文常用的专业术语按语、谦敬用语、雅语、简语、开端用语、期请用语、申述词语、协商词语、综合用语、称谓用语、承启用语、批转用语、表态用语、征询用语、引叙用语、强调用语、审核词语、时限用语、结尾用语、简称结语，等等。第一节 党政机关公文拟制 二、党政机关公文拟制（一）党政机关公文的起草根据党政机关公文处理工作条例(以下简称条例)规定，公文拟制包括起草、审核、签发3个环节。 秘书经常起草的文书有党政机关公文、事务文书、商务文书等。 本书只介绍党政机关15种公文。第一种 决议一、决议的概念决议是党和国家的各级领导机关就重要事项，经会议讨论通过其决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。（党政机关公文处理工作条例：决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。） 第一种 决议二、决议的分类(一)公布性决议(二)批准性决议(三)阐述性决议三、决议的特点（一）权威性。（二）原则性。（三）指导性。第一种 决议四、决议的内容要素（一）标题。（二）成文时间。（三）正文。1.决议缘由，一般简要说明有关会议审议决议涉及事项的情况，陈述作出决议的原因、根据、背景、目的或意义。2.决议事项，写明会议通过的决议事项，或会议对有关文件、事项作出的评价、决定，或对有关工作做出的部署安排和要求、措施。3.结尾，一般紧扣决议事项有针对性地提出希望、号召和执行要求。有的决议可不单列这部分，即所谓的秃尾现象。例文分析第一种 决议（六）写作要求及注意事项1.必须紧扣会议精神和主题，准确阐明会议决策事项，体现与会者的集体意志。2.必须注重结构严谨、决议事项条理清晰。要恰当运用习惯用语区分决议的不同段落层次。如“会议决定”、“会议同意”、“大会要求”、“大会指出”等专门术语。3.决议缘由要充分、准确、合理。第二种 决定一、决定的概念决定是党政机关、社会团体、企事业单位对重大事项或重大行政公务做出安排而制定的一种指挥性公文，适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（党政机关公文处理工作条例：决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。） 第二种 决定二、决定的分类（一）法规性决定。（二）指挥性决定。（三）知照性决定。三、决定的特点（一）权威性。（二）指导性。（三）稳定性。 第二种 决定四、决定的内容要素（一）标题（二）题注。（三）主送机关。（四）正文周知性决定：一层说明形势和有关情况，作出决定的目的与意义；另一层说明决定的具体事项、落实决定的政策、措施和要求等，基本不用“措施和要求”。法规性决定、指挥性决定：正文的结构可分为开头、主体、结尾三个部分：开头：用以说明背景形势，分析或阐述做此决定的原因、目的及意义，段末用承启语“特做决定如下”或“特做如下决定”与以下主体部分衔接。主体：表述决定的具体内容，因为是下级机关、相关单位及所属个人必须执行的准则，所以要求写得明确、具体，其表达方式常采用条文式的写法，在这些具体内容的“条”、“项”之间可以是并列关系，也可以是递进关系，无论何种关系，都要形成完整和严谨的整体。结尾：本部分一般提出希望、号召和要求等。（五）结语。例文分析第二种 决定（六）写作要求及注意事项1.当主送机关范围较大且不确定时，主送机关可省略。2.一般法规性决定、指挥性决定篇幅长于知照性决定。3.如果标题中含有发文机关，文末即省略发文机关；如果标题下有题注，文末不再写上成文日期。4.当决定见诸媒体时，务必在文末署名发文机关全称。决议与决定的区别（一）形成过程不同。决议是经过正式会议或法定会议按照一定程序表决通过后形成的文件；决定大都是由机关领导者直接签发，正式下达。（二）发布名义不同。决议必须以会议名义发布，即通过决议的会议是决议的法定作者；决定则主要以机关名义发布。（三）内容安排不同。决议多为宏观性、原则性和关系全局的重大问题，大多旨在肯定会议成果，统一思想认识；决定多数涉及重大事件、法定事件或较具体的工作事项，侧重于贯彻执行。第三种 命令（令）一、命令（令）的概念命令（令）是指法定的领导机关或领导人对下级发布的一种具有强制执行效力的指挥性公文。命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（党政机关公文处理工作条例：命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。）第三种 命令（令）二、命令（令）的分类（一）发布令。 （二）行政令。 （三）奖惩令。 三、命令（令）的特点（一）严肃性。（二）权威性。（三）强制性。 第三种 命令（令）四、命令（令）的内容要素（一）标题。（二）正文。发布令有发布机关发布对象发布决定执行要求；行政令正文包括引语（一般用来阐明发令的原因，说明发令的根据，提示发令的目的及意义）主体部分（写明发令机关所提出的将要实施的重大强制措施的具体内容）结语（写对命令的执行要求，包括生效实施时间等内容）；奖惩令正文包括奖惩原因奖惩内容号召希望；（三）签发者。签发者应是发文权力机关或发文权力机关的最高领导人。发文权力机关的最高领导人虽然用的是个人名义，但他代表着权力机关，具有与权力机关相同的法定效力。（四）成文日期。例文分析第三种 命令（令）（七）写作要求及注意事项1.命令是具有最高权威性和强制力的文种，必须严格按照法定权限制发文件，不能越权行文。2.命令所针对的事项必须是重要问题或重大事件，一旦发布，就要求不折不扣地执行，没有商量的余地。因此，撰写命令时，要斟酌是否确需发布命令，防止小题大做，更不能随意发号施令。3.正文的写作，要求表意必须十分准确，切忌模棱两可；语言庄重严肃，简洁精炼；正确运用禁令语言。令行与禁止相辅相成，前者规定应该做什么和怎样做，后者规定不准做什么和不准怎样做。4.要明确规定命令的生效施行日期，确保行文时效。第四种 公报一、公报的概念公报是用于公开发布重要决定或者重大事件”的公文文体。（党政机关公文处理工作条例：公报适用于公布重要决定或者重大事项）第四种 公报二、公报的分类 (一)会议公报。 (二）事项公报。 (三）联合公报。三、公报的特点 (一)重大性。 (二)公开性。 (三)新闻性。 第四种 公报四、公报的内容要素（一）标题。（二）题注（成文时间）。（三）正文。1.开头，即前言部分。事件性公报要求用最鲜明，最精炼的语言概述事件的核心内容，即何时、何地、发生了什么重大事件；会议性公报要求概述会议的名称、时间、地点、参加人员等；联合公报要求概述公报的来由，即在何时、何地、谁与谁举行了什么会谈或谁对谁进行了什么性质的访问等。2.主体，是公报的核心部分，要求把公报的内容完整、系统、有序地表述清楚。常见的有三种写作：一种是分段式，即每段说明一层意思或一项决定；第二种是序号式，多用于内容复杂、问题问绪较多的公报；第三种是条款式，多用于联合公报。3.结尾，事件性公报和会议性公报一般没有尾部，称为秃尾现象；联合公报要在正文之后写明双方签署人的身份、姓名、年、月、日期、并写明签署地点。例文分析第四种 公报（五）写作要求和注意事项1.会议公报因发布目的的不同而有不同的写法，不可千篇一律。2.事项公报必须由党和国家政府的高级领导机关或指定的机构发布，一般机构不得随意向全国发布任何事项。3.联合公报一旦涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。其内容涉及各方的观点和承诺，行文要十分准确和庄重。第五种 公告一、公告的概念公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（党政机关公文处理工作条例：公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。）第五种 公告二、公告的分类（一）宣布重要事项公告。（二）宣布法定事项公告。三、公告的特点（一）发文机关的特定性。（二）事项的规定性。（三）内容的严肃性。（四）告知的广泛性。（五）传播的新闻性。 第五种 公告四、公告的内容要素（一）标题。（二）正文。正文是公告的核心部分，一般包括因由、事项和结语。因由要求用简练的语言写出公告的依据、原因、目的；事项要求明确写出公告的具体决定和要求；结语一般用“现予公告”、“特此公告”等专门用语，以体现公告的庄重性和严肃性。（三）发文机关。（四）成文日期。要用阿拉伯数字写全年、月、日。例文分析第五种 公告（五）写作要求和注意事项1.望文生义，以为“公告”就是公开告知有关事项，造成文种使用混乱，把公告当作“启事”、“声明”、“广告”使用，例如声明某人与本单位无关，或揭露有人冒充某种身份行骗等；2.大文小用，“公告”代行“通告”，以为凡是公布性事项，事无巨细都用“公告”，例如街道告知居民领取物价补贴使用“公告”。特别提醒特别提醒：有的公告是属于专业性的或向特定对象发布的，如经济上的招标公告，按国家专利法规定公布申请专利的公告，属专业性公告；也有按国家民事诉讼法规定，法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时，可以发布公告间接送达，是向特定对象发布的，这些不属于党政机关公文。第六种 通告一、通告的概念通告是各级党和国家行政机关、社会组织、人民团体、企事业单位在一定范围内向公众或有关方面公布周知或者应当遵守某些事项时使用的文体。通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（党政机关公文处理工作条例：通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。）第六种 通告二、通告的分类（一）法规性通告。（二）知照性通告。 三、通告的特点（一）局部性。（二）法规性。（三）实务性。（四）行业性。 第六种 通告四、通告的内容要素（一）标题。（二）正文。通告的正文包括开头、主体和结语三部分内容。开头主要交代通告的缘由、根据和目的，然后用“通告如下”转入主体部分；主体要求明确写出通告的具体内容、通告事项的要求和实施措施；结语一般另起一行，用“特此通告”专门用语作结。（三）发文机关。（四）成文日期。例文分析第六种 通告（五）写作要求和注意事项1.在标题中有发文机关名称的，落款处可以省略发文机关名称，否则，一定要写明发文机关名称。2.要把好政策关，发布的通告不能与党和国家的方针政策相抵触，不能制定违背国家现行政策规定的“土政策”。3.通告可以用来处理带有一定专业性的公务，因此拟写通告要使用专业术语，但要尽量选择大多数人熟悉的行业用语。4.通告一般见诸媒体,也可以张贴。第七种 意见 一、意见的的概念 意见是发文机关对重要问题提出见解和处理办法时使用的公文，意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（党政机关公文处理工作条例：意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。）第七种 意见二、意见的分类（一）规划性意见。（二）实施性意见。（三）工作性意见。三、意见的特点（一）灵活性。（二）指导性。（三）针对性。（四）原则性。 第七种 意见四、意见的内容要素（一）标题。（二）成文日期。（三）主送机关。（四）正文。正文由发文缘由、意见条文、执行要求构成。发文缘由：这是意见的开头部分，主要写出发布意见的背景、根据、目的、意义等，但不能面面俱到。文字根据具体情况可长可短，然后以“现提出以下意见”、“特制定本实施意见”等过渡性语句转入下文。意见条文：这是意见的主体，要把对重要问题的见解或处理办法一一写明。 如果是规划性意见，内容繁多，可列出小标题作为各大层次的标志，小标题下再分条表述。每一小标题下列出若干条文。如果是内容较单纯集中的工作意见，主体部分直接列条即可，不必再设小标题。执行要求：有些意见需要对贯彻执行提出一些要求，可以列入条款，也可单独在正文最后写一段简练的文字予以说明，如无必要，此项免除。在行文方向上，意见可以是上行文、平行文，也可以是下行文。（五）结语。（六）发文机关。例文分析第七种 意见（七）写作要求和注意事项1.作为下行文，一般是上级机关对重大问题、重要事项、重要工作提出指导性、指示性的意见，对重要工作部署作出安排。在文字表述上一般就某重大问题有分析，有指导性意见，指导性意见应有一定理论高度。提出解决办法的措施要切实可行。2.作为上行文，一般是下级机关对重大问题提出的见解、解决问题的办法作为建议请求上级机关批转、转发。在文字表述上应把重点放在解决问题的办法、措施上。3.作为平行文，一般是涉及两个及其以上单位部门之间且要表达自己对某一问题的意见和见解，这类意见和见解，要带有商榷、建议的意思，还要提出解决的办法。第八种 通知一、通知的概念 通知是用于批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（党政机关公文处理工作条例：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。）第八种 通知二、通知的分类（一）批转与转发性通知。（二）指示性通知。（三）发布性通知。（四）会议性通知。（五）任免性通知。三、通知的特点（一）广泛性。（二）双重性。（三）时效性。第八种 通知四、通知的内容要素（一）标题。通知的标题大多有三种形式。第一种是由“发文机关事由文种”组成的完全式标题，如“国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知”。第二种由“事由文种”组成的标题，如“关于搞好春节期间消防安全工作的通知”。第三种单独用文种“通知”做标题，根据需要，可在文种“通知”前，加程度词“紧急通知”、“重要通知”。（二）主送机关。 第八种 通知四、内容要素（三）正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主体说明通知具体事项；结尾提出执行要求。第一类，批转、转发性通知的正文，由通知缘由，对批转、转发文件的评价，执行要求等部分构成。批转、转发对象，要写清原公文名称和原发文机关。批转意见。这一部分实际上就是通知本身，主要写明对所转公文的态度、意见、执行要求。后面所附被批转或转发的文件，作为通知的具体内容。批转性通知有时对所批转的公文表明态度和执行要求之后，还另起一段，针对所批转、转发公文的内容做进一步的阐发，或指出此项工作的意义，或指出执行重点，或提出注意事项，或结合本系统、本部门的实际情况作以补充。第二类，指示性通知的正文由发布通知缘由、通知的具体事项和执行要求三部分组成，要用概括的语言说明发布通知的背景、依据、目的及意义。然后用承启语“特作如下通知”、“现将有关事项通知如下”等转入通知事项部分。通知的具体事项要用明确的语言说明指导思想、原则规定、工作任务、基本措施、注意事项等。执行要求要写明通知的具体事项从何日起开始执行，或用“以上通知，望认真执行”等惯用语作结。第八种 通知第三类，发布性通知的正文，由发布通知的缘由、目的和通知的具体事项两部分构成。发布性通知正文要写明通知事项，如设置、调整、合并机构的通知正文，要写明机构设置、调整、合并的目的、依据，写清新机构的名称、任务、组成人员、办公地址及相关内容。撤销机构的通知正文，要写明撤销的原因，撤销的决定者，主管工作的转、交接情况等。第四类，会议通知的正文应简要介绍召开会议的原因、根据、目的；写明会议报到、召开的时间、地点；需要携带何种证件，会议召开多久；写明会议参加者、联系人；不是保密的会议，还应写明会议内容、议程、议题及需要准备的材料等。第五类，任免通知的正文应写明何机关、何会议决定何人担任或免除何职务。第八种 通知（四）附件。写清附属公文正文的材料，位置在正文下隔一行、前空两格。（五）发文机关。在正文右下方写明发文机关名称，重要的通知需要发文机关盖章。（六）成文日期。成文日期在发文机关下方，采用规范的阿拉伯数字。例文1分析例文2分析例文3分析例文4分析例文5分析第八种 通知（七）写作要求及注意事项1.通知的事项不仅要具体明确，还必须符合客观实际，语言要准确简洁，行文要条理清晰，以便于受文者正确理解通知精神。2.一份通知只能说明一件事，不能同时表述多件事情。3.通知的拟写、传递要及时、快捷，不可拖沓，以免影响公务的办理。4.要注意公文通知与日常通知的区别。公文通知是国家党政机关的正式文件，内容多为重大事项或重要行为，必须严格按照公文的拟写程序、审批程序、发文程序处理。日常通知是机关里日常使用的普通应用文，内容多为一般性事务，由事项主管部门书写发布即可。第九种 通报一、通报的概念 通报是党和国家机关、社会组织、人民团体、企事业单位在一定的范围内，用以表彰先进、批评错误、传达重要情况所使用的文体。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（党政机关公文处理工作条例：通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。）第九种 通报二、通报的分类（一）表彰性通报。（二）批评性通报。（三）情况性通报。三、通报的特点（一）告知性。（二）指导性。（三）教育性。（四）广泛性。第九种 通报四、通报的内容要素（一）标题。（二）主送机关。 （三）正文。 一般有原因或依据、事项、处理意见、经验教训、要求及希望、号召等内容。其实，写法应视通报内容的实际情况而定。常规写法是：首先，写明制发通报的原由，其次，写明通报的事项，比如可贵的精神，主要经验等，通常是采用分段、分层逐步深入叙述和分析的表达方法；结尾，写明有关的态度和决定，比如属于表彰性的通报，可以写明给予表彰的荣誉称号或奖励。属于批评性的通报，可以写明应该吸取的教训，提出希望要求，属于情况性通报，一般无此类结尾。（四）发文机关。（五）成文日期。例文1分析例文2分析例文3分析第九种 通报五、写作要求及注意事项1通报不需要结语，这是通报与其它文种的区别。2情况性通报不同于表扬性通报和批评性通报，有时采用“秃尾”形式。3告知范围较小时，一般用纸质形式张贴出来，相反，即可采用各种媒体发布。第十种 报告 一、报告的概念 报告是机关单位向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议以及答复上级机关询问的陈述、说明性文体。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（党政机关公文处理工作条例：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。）第十种 报告二、报告的分类（一）工作报告。（二）情况报告。（三）建议报告。（四）答复报告。（五）报送报告。三、报告的特点（一）内容的真实性。（二）表述的概括性。（三）行文的单向性。（四）沟通的双向性。第十种 报告四、报告的内容要素（一）标题。（二）主送机关。（三）正文。1.导语：交代报告的缘由和根据，概括说明报告的起因、缘由或说明报告的目的、意义、根据和主旨，它承接标题中的事由，落笔入题。写作时，文笔要集中、概括、直接，然后用“现将有关情况报告如下”转入下文。2.主体：这是报告的核心部分，用来说明报告事项，一般包括两方面内容，一是工作情况及问题，二是进一步开展工作的意见。一般要围绕主旨展开陈述，写明情况、措施与结果、成效与存在问题；有些还要写经验或教训、意见或建议、打算或安排。不同类型的报告的正文中，报告事项的内容可以有所侧重，如工作报告是在总结情况的基础上重点提出下一步工作安排意见；建议报告的重点应放在建议的内容上；答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题；报送报告，只需要写清楚报送材料（文件、物件）的名称、数量即可。3.结语：报告的种类不同，一般都有不同的专门用语，应另起一段来写，如工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”；建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”；答复报告多用“专此报告”；报送报告则用“请审阅”或“请收阅”等。（四）发文机关。（五）成文日期。例文分析第十种 报告五、写作要求及注意事项（一）主旨鲜明，重点突出。（二）材料要真实，要遵循实事求是的原则。（三）坚持一文一事，注重实效。（四）严格使用文种，注意不要与请示混用。特别提醒：有的报告是属于专业性的一般文体，如市场调查报告，财务审计报告、经济报告等，不属于党政机关公文。第十一种 请示一、请示的概念 请示是下级机关向上级机关请示对某项工作或问题作出指示、答复或者批准时使用的一个上行文种。请示适用于向上级机关请求指示、批准。（党政机关公文处理工作条例：请示适用于向上级机关请求指示、批准。）第十一种 请示二、请示的分类（一）指示性请示。（二）批准性请示。（三）批转性请示。三、请示的特点（一）一文一事性。（二）事前行文性。（三）请求批复性。（四）行文单向性。 第十一种 请示四、请示的内容要素（一）标题。 请示的标题一般有两种构成形式：一种是“发文机关名称事由文种”的形式；另一种是“事由文种”的形式。（二）主送机关。 请示的主送机关是负责受理和答复该文件的机关，只能是一个，即收文和办文的上级主管机关，不能多方请示。如果主送机关以外的上级也需要了解请示的内容，可用“抄送”形式在文后注明。第十一种 请示（三）正文。正文一般由开头、主体和结语构成。1.开头：交代请示的缘由，它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据，原因讲得客观、具体，理由讲得合理、充分，上级机关才能及时决断，予以有针对性的批复。2.主体：主要说明请示事项，它是向上级机关提出有关问题要求上级指示或批准，有的要求提出解决问题的建议和意见，供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，要切实可行，不可矛盾上交。请示事项要写得具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。3.结语：结尾写明请示要求，多用祈请式语句，如“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”、“特此请示，望批复”、“以上意见如无不妥，请批转执行”等。（四）附件。一般批转性请示要有附属材料，位置在正文隔一行、前空两格、署名上边。（五）发文机关。（六）成文日期。（七）附注。附注是指对正文的某些内容或有关事项、要求的注解与说明，如需要解释的名词术语，或者是公文发送范围和阅读、传达对象等。如有附注，应用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标注在成文时间下一行。请示文件，则应在该处注明联系人的姓名和电话。联系人一般以本机关经办处室负责人为宜。例文分析第十一种 请示五、写作要求及注意事项（一）请示必须遵循一文一事的原则，以便上级机关及时答复。（二）请示必须事前行文，不可事后行文。（三）必须按级请示，不能越级行文。如有特殊情况，需要越级请示，也应当抄送直属的上级机关。（四）不能多头请示，不能主送领导者个人。（五）用语要谦恭，通常用习惯用语作结。第十二种 批复一、批复的概念 批复是上级机关答复下级机关来文所提出的请示事项的答复性公文。批复适用于答复下级机关请示事项。（党政机关公文处理工作条例：批复适用于答复下级机关请示事项。）第十二种 批复二、批复的分类（一）审批性批复。（二）指示性批复。三、批复的特点（一）行文的被动性。（二）内容的针对性。（三）效用的权威性。（四）态度的明确性。 第十二种 批复四、批复的内容要素 批复一般由标题、主送机关、正文、附件、发文机关和日期构成。（一）标题。 批复的标题有多种构成形式：第一种是“发文机关名称事由文种”的形式，如“国务院关于同意辽宁省请示的批复”；第二种是“事由文种”的形式，如“关于解决城镇户口管理工作中几个问题的批复”。（二）主送机关。 批复的主送机关是指与此批复相对应的请示的来文机关。对于授权性的批复，主送机关应当是被授权发布施行行政法规和规章的下级机关。第十二种 批复（三）正文。主要说明批复事项。应当根据国家的方针、政策、法令、法规和实际情况，针对请示的内容给予明确的肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。也有的批复，在批复事项后面概括提出希望和要求，进一步强调批复的主旨。正文是批复的核心部分，内容比较单一，一般由引语、主体和结语三部分组成。1.引语。批复的开头通常要引述下级机关的请示来文作为批复的依据，引述的方法有：结合请示的日期和文号引述，如“年月日号来文收悉”；结合来文日期和来文名称引述，如“年月日关于的请示收悉”；结合来文日期和请示事项引述，如“年月日关于问题的请示收悉”。2.主体。说明批复的具体事项。应当根据国家的方针、政策、法令、法规和实际情况，针对下级机关请示的问题和事项给予明确具体的指示，表示肯定或否定的态度。一般用“经研究”、“经会议决定”、“现批复如下”作领起语，然后表述批复的事项。内容简单则直接阐述，内容较多要分条列项逐一写明。3.结语。批复内容的收尾，常用“此复”、“特此批复”等专门用语作结束语，有时也可省略，答复完自然结束。（四）附件。批复如有附属材料，在日期下方标明。（五）发文机关。（六）成文日期。 例文分析第十二种 批复五、写作要求及注意事项（一）批复的态度要鲜明，语气要肯定。（二）要有指导性。（三）注意行文的针对性。（四）要一文一批，不能几个请示合并批复。（五）时间要及时。 第十三种 议案一、议案的概念 议案是指议会中由个人或集体议员提出，并付诸表决提议的文体。议案也适用于各级人民政府或代表按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（党政机关公文处理工作条例：议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。）第十三种 议案二、议案的分类（一）由各级人民政府提出的提请审议事项的议案（二）由人民代表提出的建议、批评和意见性的议案。 三、议案的特点（一）作者的法定性。（二）内容的特定性。（三）内容的单一性。（四）规定的时效性。（五）议案建议的可行性。 第十三种 议案四、议案的内容要素（一）各级人民政府提出的提请审议事项的议案一般由标题、主送机关、正文、（附件）、签署和签署日期构成。1.标题。一种是“发文机关内容文种”，如国务院关于提请审议中华人民共和国对外贸易法(修订草案)的议案，第二种通常由会议全称“议案”一词组成，标明提议案人的身份和文体种类，如第十屆全国人大三次会议关于制定村民委员会议事规则(条例)的议案。2.主送机关。本级人大会议，一般为某次人大会议。3.正文。由案由、案据、方案组成。案由是指提出该议案的理由，就是为什么要提出该议案、人大通过该议案的必要性；案据是指提出该议案的理论和事实根据，该议案的合理性、可行性等；方案就是议案必须要有解决问题的具体办法。具体方案是议案的核心内容，是要交付表决的内容。4.附件。附属材料。有时这项省略。5.签署。签署机关名称，要写全称。第十三种 议案（二）提案人（人民代表）提出的议案一般由标题、署名、正文、签署人和签署日期构成。1.标题。一般采用文章式标题，如“发展新型农村合作医疗，构建和谐社会主义新农村”。2.署名。各代表一并署名在标题之下。3.正文。一般由案由、案据、方案组成。案由是指提出该议案的理由，就是为什么要提出该议案、人大通过该议案的必要性；案据是指提出该议案的理论和事实根据，该议案的合理性、可行性等；方案就是议案必须要有解决问题的具体办法。具体方案是议案的核心内容，是要交付表决的内容。第十三种 议案五、写作要求及注意事项1.所提问题比较重要且已具备解决条件，人大会议审议的应当是全局性、影响大的事项，能议而不能决的不能提出。2.注意提出的权限和时限，在各级大会的审议权限范围内，在大会规定的截止日期前。3.要熟悉办理程序，以便操作顺畅。 第十四种 函一、函的概念 函是正式的或官方的书信，指党政机关、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 （党政机关公文处理工作条例：函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。）第十四种 函二、函的分类（一）商洽函。（二）问答函。（三）请批函。（四）告知函。 三、函的特点（一）使用的广泛性。（二）行文的多向性。（三）用语的谦敬性。 第十四种 函四、函的内容要素 由标题、主送机关、正文、发函机关名称和日期构成。（一）标题。标题一般有两种形式，一种是“发函机关名称事由文种”的形式，如“辽宁省办公厅关于质量问题的函”；另一种是“事由文种”的形式，如“关于进口问题的函”。正式的函，要标注发文字号。（二）主送机关。主送机关即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。主送机关只能写一个，即请求给予答复或批准的机关。第十四种 函（三）正文。1.开头。写明发函的缘由、发函的目的、根据、原因，然后用“现将有关事项函复如下”等承启语转入下文。如是复函，缘由部分首先引叙来函的日期、标题，然后再交代内容根据，用以说明复函发文的缘由。2.主体。写明询问、商洽、请求或答复的事项。一般情况下，函的事项部分内容单一，即一函一事，行文要直陈其事，无论是洽谈工作、询问或答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等。如果是复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。3.结尾。一般用礼仪性语言，向对方提出希望和请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。发函用“盼复”、“即请函复”，复函用“此复”“特此函复”等。（四）发函机关名称。写明发函机关单位全称，并加盖公章。（五）成文日期。写明成文时间，使用规范阿拉伯数字。例文分析第十四种 函五、写作要求及注意事项（一）行文简洁明确。（二）用语要把握分寸。（三）复函应该迅速、及时（四）注意公函和私函的区别。特别提示一、批复与复函的区别 行文关系不同。批复是上级机关向下级机关答复用文，属于下行文。复函一般是向不相隶属机关答复用文，属于平行文。 行文内容的差异。批复大多是对重大原则和政策性问题做出批示、答复。复函多用于对一般事项的回复。二、请批函与请示的区别请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的适用对象是有隶属关系的直接上级，属上行文。请批函的适用对象是无隶属关系的主管或有关部门，属平行文。所谓有关部门，指对请批的事项有决定权和批准权的部门。第十五种 纪要一、纪要的概念 纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。纪要适用于记载会议主要情况和议定事项，实际上指的是会议纪要，本节内容均以会议纪要为例。（党政机关公文处理工作条例：纪要适用于记载会议主要情况和议定事项，实际上指的是会议纪要，本节内容均以会议纪要为例。）第十五种 纪要二、纪要的分类（一）工作会议纪要。（二）研讨、座谈会议纪要。 三、纪要的特点（一）内容的纪实性。（二）内容的概括性。（三）称谓的特殊性。 第十五种 纪要四、纪要的内容要素（一）标题。会议纪要的标题通常由“会议名称文种”构成，如“沈阳市现场经验交流会纪要”，“城市经济体制改革试点工作座谈会议纪要”等；也有的由“发文机关会议名称文种”构成，如“集团公司提高销售额度会议纪要”，“省经贸委关于企业扭亏为盈会议纪要”。（二）正文。会议纪要正文由导言、主体和结尾构成。1.导言。导言概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、参加人员、主要议程、会议形式、会议议题以及会议的主要成果，然后用“现将本次会议研究的几个问题纪要如下”或“现将会议主要精神纪要如下”等词语转入下文。这项内容主要用以简述会议基本概况，文字必须十分简练。2.主体。主体是会议纪要的核心内容，包括会议所讨论、研究的问题，对过去工作的评价及会议所做出的决定。主要记载会议具体情况和会议结果，写作时要紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神、会议形成的决定、决议准确地表达清楚，对于有争议的问题和不同意见，必须如实反映。在主体部分，通常使用“会议指出”、“会议认为”、“会议经过充分商议，作如下决定”等惯用语。第十五种 纪要不同类型的会议纪要，主体部分在写法上各有不同。（1）综合式会议纪要，将会议讨论、研究的问题综合概括起来。这种方法适用于所讨论、研究问题比较集中，看法比较统一，参加人数不多的中、小型会议。主体内容则侧重于突显会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。（2）条款式会议纪要，把会议所讨论、研究的问题进行分类，将同一性质的问题归纳在一起，然后列出条款进行一一阐述。这种写法适用于大型会议，这类会议参加人数较多，讨论、研究问题比较复杂，运用这种方法易于写出比较全面的会议纪要。（3）记录式会议纪要，按顺序把每个人发言的主要内容记录下来，与会议记录很相似，优点是及时、真实地反映发言者的意见及会议进程，缺点是系统性不强。 3.结尾。一般是向受文单位提出希望和要求，以便让有关机关、单位更好地贯彻执行。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束，要视具体情况而定。（三）发文机关。（四）成文日期。（五）有的会议纪要还有文尾，就是说，如果会议纪要作为公文发布或上呈下达，务必按党政机关公文的格式要求注明抄送范围。例文分析第十五种 纪要（六）写作要求及注意事项（一）详尽占有材料。（二）要突出重点。（三）会议纪要报送上级时，会议主办单位需另拟一份报送报告，与会议纪要一并报上。（四）注意与会议记录的差别。（二）党政机关公文的审核与签发 1. 党政机关公文的审核 行文理由是否充分，行文依据是否准确；内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；其他内容是否符合公文起草的有关要求；需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送2. 党政机关公文的签发条例第二十二条规定，公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。第二节 党政机关公文办理一、党政机关公文办理的概念 党政机关公文办理指党政机关公文在党政机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列相互关联、衔接有序的工作环节。第二节 党政机关公文办理二、党政机关公文办理程序（一）收文办理收文办理的程序：签收登记初审承办传阅催办答复（二）发文办理发文办理主要程序：复核登记印制核发（三）整理归档 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。第三节 党政机关公文管理一、各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。二、党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。三、公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。四、公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。五、复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。六、公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。七、涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。八、不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。九、机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。十、新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。