宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 办公室规范工作解读办公室规范工作解读 （含党办）（含党办） 蔡一帆蔡一帆20201010年年3 3月月4 4日日 宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 内内 容容1 1、组织机构和职能、组织机构和职能2 2、营造氛围、培育文化、营造氛围、培育文化3 3、制度化、流程化建设、制度化、流程化建设4 4、扁平化管理和一门制办公、扁平化管理和一门制办公5 5、办公室与物业管理的关系、办公室与物业管理的关系 宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 一一、组织机构和职能组织机构和职能 宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 机关：机关： 主任主任副主任（若干名）副主任（若干名）文文 秘秘接接 待待行行政政事事务务董董 秘秘 办办档档案案管管理理业务模块业务模块组织机构组织机构宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 一级业务单元：一级业务单元： 党务部部长或综合管理部经理党务部部长或综合管理部经理业务模块业务模块组织机构组织机构宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 负责党、政日常文秘工作。负责党、政日常文秘工作。负责信访、保密及机关行政事务等工作。负责信访、保密及机关行政事务等工作。负负责责各各种种会会议议记记录录、整整理理、督督办办并并跟跟踪踪会会议议决决定定事事项项落实情况反馈工作。落实情况反馈工作。收收集集生生产产经经营营管管理理有有关关信信息息，组组织织起起草草领领导导交交办办的的重重要文稿。（重大事项调研）要文稿。（重大事项调研）承担对外、对内接待活动的联络、安排工作。承担对外、对内接待活动的联络、安排工作。总部办公楼日常物业管理的监督、协调工作。总部办公楼日常物业管理的监督、协调工作。领导人员临时交办的任务。领导人员临时交办的任务。职能、职责职能、职责宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 职能职责职能职责中枢神经中枢神经输入输入输出输出收集重要情况收集重要情况传达、传递重要指令传达、传递重要指令协调输入、输出过程中的问题，协调输入、输出过程中的问题，确保准确、准时确保准确、准时协调协调宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 负负责责制制订订公公司司一一周周工工作作安安排排、公公司司大大型型会会议议和和活活动动议议程，做好相关会务工作。程，做好相关会务工作。负负责责领领导导日日常常工工作作安安排排的的预预处处理理，协协调调领领导导与与各各单单位位相关工作。相关工作。及及时时处处理理领领导导批批阅阅的的各各类类文文件件（党党内内文文件件确确保保不不过过夜夜、不外带）。不外带）。负负责责各各类类文文件件的的接接收收、登登记记、传传递递、保保管管、保保密密、检检查、回收、上交。查、回收、上交。文秘模块文秘模块宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 负责公司印章的管理（刻字、启用、销毁）。负责公司印章的管理（刻字、启用、销毁）。组织重大问题、倾向性问题的专题调研。组织重大问题、倾向性问题的专题调研。组组织织对对公公司司党党政政重重要要会会议议决决议议、决决定定事事项项的的贯贯彻彻落落实实情况进行跟踪督办、调查分析。情况进行跟踪督办、调查分析。参参与与、协协调调、起起草草一一部部分分综综合合性性文文字字材材料料、领领导导讲讲话话稿。稿。负责编写负责编写“综合信息综合信息”。组织召开基层党委书记例会、党群部门例会。组织召开基层党委书记例会、党群部门例会。负责保密工作。负责保密工作。文秘模块文秘模块宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. （一）对外接待（一）对外接待负负责责对对外外各各项项接接待待工工作作的的综综合合联联络络、协协调调、管管理理及及安安排实施。排实施。负负责责上上级级机机关关领领导导来来我我司司检检查查、指指导导、听听取取汇汇报报活活动动的安排、联络、接待、服务工作。的安排、联络、接待、服务工作。负负责责上上级级各各相相关关单单位位、同同行行业业技技术术业业务务交交流流的的接接待待、协调、安排工作。协调、安排工作。负负责责各各社社会会团团体体、企企业业来来我我司司参参观观、学学习习的的接接待待安安排排工作（包括上级指派的任务）。工作（包括上级指派的任务）。接待模块接待模块宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. （二）对内接待（二）对内接待负责各类大型活动的接待安排工作。负责各类大型活动的接待安排工作。负责内部各类会议的会务组织接待工作。负责内部各类会议的会务组织接待工作。负责协助上级交办的大型活动、会议的接待工作。负责协助上级交办的大型活动、会议的接待工作。负负责责领领导导各各类类宴宴请请活活动动的的安安排排以以及及被被邀邀请请对对家家的的接接待待落实工作。落实工作。接待模块接待模块宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. （三）外事接待（三）外事接待按按外外事事要要求求规规定定执执行行（邀邀请请函函、电电起起草草 报报上上级级批批准准 发发出出；接接站站（机机） 酒酒店店安安排排 会会见见、宴宴请请 活动安排）。活动安排）。 接待模块接待模块宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 负负责责总总部部机机关关相相关关行行政政工工作作标标准准、制制度度、方方案案的的起起草草，为公司领导提供决策参谋。为公司领导提供决策参谋。负责综合办公楼宇的统一使用管理。负责综合办公楼宇的统一使用管理。负责零固设备的管理、报废、更新。负责零固设备的管理、报废、更新。负责住宅电话、手机使用费的政策制定及执行管理。负责住宅电话、手机使用费的政策制定及执行管理。负责公务车辆统一使用管理。负责公务车辆统一使用管理。负责督促总部、综合性小区物业管理。负责督促总部、综合性小区物业管理。行政事务模块行政事务模块宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 总部文书档案管理。总部文书档案管理。指导各单位文书档案管理。指导各单位文书档案管理。档案管理模块档案管理模块宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 趋势或应做到趋势或应做到综合性档案体系的建立综合性档案体系的建立标志：标志：档案馆（室）；档案馆（室）；财务档案；财务档案；人事档案；人事档案；荣誉档案；荣誉档案；子公司灭失档案；子公司灭失档案；工程建设类档案。工程建设类档案。档案管理模块档案管理模块宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 负负责责协协助助董董事事会会秘秘书书做做好好董董事事会会会会议议的的组组织织工工作作、休休会期间的各项工作以及议案收集整理、发出工作。会期间的各项工作以及议案收集整理、发出工作。负负责责协协助助董董事事会会会会议议的的记记录录整整理理工工作作及及董董事事会会会会议议的的决议抄告工作。决议抄告工作。日常董事的沟通、联系工作。日常董事的沟通、联系工作。董事会秘书办公室模块董事会秘书办公室模块宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 二二、营造氛围、培育文化营造氛围、培育文化 宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 树立三个意识树立三个意识窗口意识窗口意识协作意识协作意识主动意识主动意识营造氛围，培育文化营造氛围，培育文化宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 窗口意识：窗口意识： 对外的窗口，代表企业形象；对外的窗口，代表企业形象； 对内的纽带，发挥桥梁作用。对内的纽带，发挥桥梁作用。仪容仪表仪容仪表接听电话礼貌用语接听电话礼貌用语服务忌语服务忌语首问、首接负责制首问、首接负责制用户（来访者）满意承诺制用户（来访者）满意承诺制树立三个意识树立三个意识宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 协作意识：协作意识： 前提前提讲大局。讲大局。 基础基础团队精英。团队精英。 信息上的共享，工作上的补充。信息上的共享，工作上的补充。树立三个意识树立三个意识宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 协作意识：协作意识： 对内对内无界面协作。无界面协作。 对外对外满意服务，投诉为零。满意服务，投诉为零。 强调团队精神，注重统筹协调。强调团队精神，注重统筹协调。树立三个意识树立三个意识宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 主动意识：主动意识： 强调激情工作、健康生活。强调激情工作、健康生活。 主动主动一种方式、一种态度、一种品质一种方式、一种态度、一种品质 （待人接物，不分职位高低，不按个人好恶）（待人接物，不分职位高低，不按个人好恶） 倡导：早来一步，晚走一步倡导：早来一步，晚走一步 坚持：早会制度坚持：早会制度树立三个意识树立三个意识宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 主动意识：主动意识： 树立三个意识树立三个意识首问、首接责任首问、首接责任打断询问者介绍打断询问者介绍不问来由接转电话不问来由接转电话简单处理简单处理宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 提升四个能力提升四个能力学习能力学习能力沟通能力沟通能力响应能力响应能力改进能力改进能力营造氛围，培育文化营造氛围，培育文化宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 学习能力：学习能力：政治学习政治学习管理知识（六西格玛、管理知识（六西格玛、ERPERP）应用文写作应用文写作计算机网络等级知识计算机网络等级知识商务礼仪商务礼仪本企业管理体系及重要制度、流程本企业管理体系及重要制度、流程PPTPPT制作制作英语简单会话（英语简单会话（100100句）句）贯标体系实用知识贯标体系实用知识 提升四个能力提升四个能力宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 沟通能力：沟通能力：对外对外待人接物谦和恭谨，不卑不亢；待人接物谦和恭谨，不卑不亢； 善于为人处事打交道；善于为人处事打交道； 善于有效协调领导与其分管的业务部门、单善于有效协调领导与其分管的业务部门、单 位工作关系。位工作关系。对内对内工序服从、坦诚相待，有工序之分、无高下工序服从、坦诚相待，有工序之分、无高下 之别；之别； 倡导互相交流工作心得活动；倡导互相交流工作心得活动； 倡导每周有一项体育锻炼集体活动。倡导每周有一项体育锻炼集体活动。 提升四个能力提升四个能力宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 响应能力：响应能力： 急事急办、日事日清急事急办、日事日清基层反映的紧急问题、重要信息及时报告、及时跟踪；基层反映的紧急问题、重要信息及时报告、及时跟踪；文文件件处处理理（特特别别是是急急需需公公司司解解决决的的），三三天天有有回回音音，七天有答复；七天有答复；领导指示、批示，事事有回音、件件有答复。领导指示、批示，事事有回音、件件有答复。 业业务务熟熟悉悉、流流程程清清晰晰，达达到到预预处处能能力力提提升升，加加快流转速度，减少周转次快流转速度，减少周转次/ /天数。天数。 提升四个能力提升四个能力宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 改进能力：改进能力：体体制制不不断断优优化化、精精简简、调调整整，重重组组业业务务流流、推推进进扁扁平平化；化； 自自主主型型员员工工、工工作作改改进进建建议议、成成果果发发布布、外外出出学学习习考考察察、人人员员合理流动合理流动 IRMAIRMA工具使用工具使用 提升四个能力提升四个能力宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 三三、制度化、流程化建设制度化、流程化建设 宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 重重要要会会议议的的组组织织流流程程。( (党党委委会会会会议议要要领领书书、党党群群部部门门工工作作例例会会要要领领书书、党党委委书书记记工工作作例例会会要要领领书书、经经理理书书记记办办公公会会会会议议要要领领书书、纪检监察工作例会要领书纪检监察工作例会要领书) )文件管理流程。文件管理流程。（公文管理办法公文管理办法）重大事项跟踪督办流程。重大事项跟踪督办流程。（抄告单抄告单）行政事务管理流程。行政事务管理流程。保密管理流程。保密管理流程。（保密管理办法保密管理办法）档档案案管管理理流流程程。（文文书书档档案案管管理理制制度度、档档案案工工作作管管理理制制度度、档档案鉴定工作办法案鉴定工作办法）日历管理流程。日历管理流程。（重要活动和会议预安排重要活动和会议预安排）制度化、流程化建设制度化、流程化建设宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 四四、扁平化管理和一门制办公扁平化管理和一门制办公 宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 根根据据本本公公司司的的具具体体情情况况，可可以以自自由由组组合合各各业业务务模模块块，减减少少汇汇报报链链层层级级，减减少少接接口口，达达到到各各类类资资源源最最大大化化的的共享和协同效率。共享和协同效率。推行短流程项目负责制。推行短流程项目负责制。（如：文书、秘书、接待、信访、档案、行政事务、调研）（如：文书、秘书、接待、信访、档案、行政事务、调研）扁平化管理和一门制办公扁平化管理和一门制办公宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 实现目标：实现目标：强化协调能力，提高服务层次。强化协调能力，提高服务层次。 办办公公室室职职能能要要从从一一般般性性的的服服务务转转变变到到更更多多的的开开展展为为领导提建议、出谋划策的工作。领导提建议、出谋划策的工作。 机机关关“六六大大职职能能”（参参谋谋、协协调调、监监督督、服服务务、执执行行、调调研研），办办公公室室应应更更多多的的在在服服务务职职能能、参参谋谋职职能能方方面面发发挥作用。挥作用。扁平化管理和一门制办公扁平化管理和一门制办公宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 精减会议，减少文件。精减会议，减少文件。规范信息报送渠道。规范信息报送渠道。无纸化办公。无纸化办公。举例：举例：条线式分工（以股份为例）条线式分工（以股份为例） 扁平化管理和一门制办公扁平化管理和一门制办公秘书组专职为总经理服务甲秘书为分管生产、调研、安全、人事的副总经理服务乙秘书综合秘书为分管基本建设、技改的领导服务丁秘书专职为党群口子的领导服务丙秘书宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 举例：举例： 短流程的项目负责制。短流程的项目负责制。 从从策策划划组组织织实实行行1 1人人负负责责，减减少少中中间间环环节节，减减少少人人为为因素，提高效率。因素，提高效率。扁平化管理和一门制办公扁平化管理和一门制办公接受信息接受信息编制预案编制预案组织实施组织实施计划安排计划安排后评估、归档后评估、归档IRMA工具工具宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 文秘的理念文秘的理念职业理念职业理念工作理念工作理念文秘工作人员注意事项文秘工作人员注意事项宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 职业理念职业理念 态度至上，能力成长；态度至上，能力成长； 既是职业，更是事业；既是职业，更是事业； 有作为，才能有地位。有作为，才能有地位。 有作为，才能有地位有作为，才能有地位 定定位位：文文秘秘是是有有能能力力解解决决问问题题的的一一个个群群体体，是是一一个个公公司司的的总总调调，每每位位文文秘秘都都是是某某一一专专业业的的调调度度员员，文文秘秘应应成成为为复合型人才。复合型人才。 文秘的理念文秘的理念宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 工作理念工作理念文书、秘书的角色文书、秘书的角色窗口意识窗口意识协作意识协作意识主动意识主动意识 角色定位：角色定位：人中直似衡。人中直似衡。 对领导对领导 尊重不迎合，亲近不亲密；尊重不迎合，亲近不亲密； 对工作对工作 请示不推诿，服从不盲从；请示不推诿，服从不盲从； 对自己对自己 自信不自傲，到位不越位。自信不自傲，到位不越位。 文秘的理念文秘的理念宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 窗口意识窗口意识 服务水平不断提升。服务水平不断提升。 对上对下对上对下 一个样；一个样； 对内对外对内对外 一个样；一个样； 服务内容服务内容 层次不断上升；层次不断上升； 超前服务超前服务 意识不断增强。意识不断增强。 用您的真心赢得尊重。用您的真心赢得尊重。 文秘的理念文秘的理念文秘工作人员注意事项文秘工作人员注意事项宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 与企业领导与企业领导聆听重于表达，心动慎于行动聆听重于表达，心动慎于行动 三多一少：多听、多看、多思考；三多一少：多听、多看、多思考； 少在领导面前发表意见。少在领导面前发表意见。内部处事常识内部处事常识宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 与企业领导与企业领导五个不准（禁令）：五个不准（禁令）： 领导间交流时不得插话；领导间交流时不得插话； 不参与领导之间的开玩笑话题；不参与领导之间的开玩笑话题； 不参与领导之间或领导与部门之间的宴请；不参与领导之间或领导与部门之间的宴请； 领导布置工作时不得讲条件；领导布置工作时不得讲条件； 领导休息时不得打扰（特殊情况除外）。领导休息时不得打扰（特殊情况除外）。内部处事常识内部处事常识宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 与企业领导与企业领导安排领导工作：安排领导工作： 要达到神形兼备的境界，神到形可不到；要达到神形兼备的境界，神到形可不到； 处理好显形与隐身的关系。处理好显形与隐身的关系。 显形：鞍前不越位显形：鞍前不越位 隐身：马后不掉队隐身：马后不掉队内部处事常识内部处事常识宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 与企业领导与企业领导严禁搞错位表现：严禁搞错位表现： 在领导面前指责他人，等于打小报告；在领导面前指责他人，等于打小报告； 在领导面前指责同事，等于批评办公室主任；在领导面前指责同事，等于批评办公室主任； 在办公室主任面前指责同事，等于界线没分清。在办公室主任面前指责同事，等于界线没分清。 当着领导面立刻贯彻领导布置的工作。当着领导面立刻贯彻领导布置的工作。 内部处事常识内部处事常识宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 与企业领导与企业领导参考意见：参考意见： 与领导同行时，你的站位与领导同行时，你的站位 上楼：领导在前，你在后；上楼：领导在前，你在后； 下楼：你在前，领导在后；下楼：你在前，领导在后； 上车：上车： 下车：下车： 向领导汇报工作，要敢说话、会说话；向领导汇报工作，要敢说话、会说话； 适度掌握领导的适度掌握领导的“三圈三圈” 个人的餐饮习惯；个人的餐饮习惯； 个人的文体项目习惯；个人的文体项目习惯； 个人家庭的身体及工作状况。个人家庭的身体及工作状况。 内部处事常识内部处事常识宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 请办公室主任放心请办公室主任放心 为主任出谋划策，提出工作思路。为主任出谋划策，提出工作思路。 请主任答题请主任答题 不及格；不及格； 请主任做判断题请主任做判断题 及格；及格； 请主任做选择题请主任做选择题 良好；良好； 分担主任的工作分担主任的工作 优秀。优秀。 要能干、肯干、巧干；要能干、肯干、巧干； 不提倡不提倡 埋头苦干埋头苦干= =单干；单干； 坚决反对坚决反对 不干不干= =没有作为；没有作为； 要善于沟通，懂得礼让；要善于沟通，懂得礼让； 要难得糊涂。要难得糊涂。 内部处事常识内部处事常识宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 五五、办公室与物业管理的关系办公室与物业管理的关系宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 通常先进公司的做法通常先进公司的做法 在在人人力力资资源源配配置置中中，一一般般把把简简单单、纯纯事事务务性性、不不增增值值的的工工作作均均以以作作业业外外协协的的方方式式来来完完成成，也也就就有有了了社社会职业中行政秘书、钟点工、会职业中行政秘书、钟点工、OFFICEOFFICE小姐和老太。小姐和老太。 办公室与物业管理的关系办公室与物业管理的关系宝钢发展有限公司宝钢发展有限公司Baosteel Developing CO.,LTD. 谢谢 谢！谢！