业业务务跟跟单单说说明明业务跟单流程跟单员的定义：跟单员的定义：Documentary Handler Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。围绕着订单去工作，对出货交跟踪服务运作流向的专职人员。围绕着订单去工作，对出货交期负责的人。期负责的人。业务跟单流程PART1：合同评审：合同评审业务跟单流程 1 1、订单确认后，在平台上进行自评，缮制销售合同，、订单确认后，在平台上进行自评，缮制销售合同， 采购合同，形式发票等客户需要的文件资料；采购合同，形式发票等客户需要的文件资料； 1 1）新新合合作作的的工工厂厂必必须须做做“供供方方调调查查工工作作”，成成为为“合合格格供供方方”后后才才 可可以以做做采采购购合合同同；新新合合作作的的客客户户必必须须录录入入客客户户资资料料才才可可以以增增加加新自评。新自评。 2 2）了解所有有关订单的信息）了解所有有关订单的信息 例如成交方式例如成交方式 （CIF/CNF/FOBCIF/CNF/FOB）、付付款款方方式式（L/C L/C T/TT/T）、数数量量、销销售售价价格格、采采购购 价格、单据要求、包装要求价格、单据要求、包装要求 海运费、港杂费、装船唛头等等。海运费、港杂费、装船唛头等等。 （操作说明）（操作说明） 2 2、随后在平台上提交自评，销售合同，采购合同给、随后在平台上提交自评，销售合同，采购合同给 相关领导评审；（业务经理相关领导评审；（业务经理财务部经理财务部经理总经理）总经理） 3 3、评审通过后将打印的自评表，销售合同及采购合同等纸、评审通过后将打印的自评表，销售合同及采购合同等纸 质文件交相关领导签字盖章后，及时传真或扫描发邮件质文件交相关领导签字盖章后，及时传真或扫描发邮件 工厂及客户；工厂及客户； 4 4、及时跟踪合同回传，及时跟踪合同回传，并将已回传的合同交综合部相关人员并将已回传的合同交综合部相关人员缮制正副本，自评表及合同副本归本部门归档；缮制正副本，自评表及合同副本归本部门归档； 业务跟单流程标标准准1.拼箱：个小时内完成；拼箱：个小时内完成；2.普通订单：个小时内完成；普通订单：个小时内完成；3.合同回签：当天完成，原则上不超过合同回签：当天完成，原则上不超过24小时小时4.合同管理规定合同管理规定1）货款在）货款在20万以上的必须要红章正本合同；万以上的必须要红章正本合同；2）货款在）货款在5-20万之间的可以传真回传件，但要工厂必须万之间的可以传真回传件，但要工厂必须设置好其传真信息（工厂名称、传真号，传真日期）；设置好其传真信息（工厂名称、传真号，传真日期）；3）货款在）货款在5万以下的，由业务员自己来控制风险；万以下的，由业务员自己来控制风险；4）对样品采购，采购金额在人民币）对样品采购，采购金额在人民币2万以上（含万以上（含2万）的，万）的，均必须签立采购合同；均必须签立采购合同；5）特殊情况须提请领导审批。）特殊情况须提请领导审批。业务跟单流程PART2：配运：配运业务跟单流程内内容容 单据配运交接：单据配运交接：单据配运交接：单据配运交接：提供给船务部单据提供给船务部单据/配运交接跟踪表，配运交接跟踪表，注明该合同项下的要求及需注意的事项。注明该合同项下的要求及需注意的事项。L/C : L/C : 配运交接的制作以客户的配运交接的制作以客户的L/C L/C 为主，客户的为主，客户的PO PO 为辅！为辅！ T/T T/T 和和 D/P: D/P: 配运交接的制作以客户的配运交接的制作以客户的PO PO 为主，和客户来往邮件内为主，和客户来往邮件内容为辅！容为辅！（操作说明操作说明）标准：标准：标准：标准： 老客户：完成自评和合同后当日完成，最多不超过老客户：完成自评和合同后当日完成，最多不超过2424小时。小时。 其它客户：收到预付款或者后小时内完成如遇特殊情其它客户：收到预付款或者后小时内完成如遇特殊情 况，按照经理指示况，按照经理指示 这这项项工工作作非非常常重重要要，如如果果交交接接不不清清楚楚或或是是出出错错就就会会严严重重影影响到船务部的配运和单据制作工作！响到船务部的配运和单据制作工作！业务跟单流程 注意事项：注意事项：注意事项：注意事项： 1 1、报报关关品品名名和和增增税税税税发发票票的的开开票票品品名名保保持持一一致致, ,否否则则影影响响退退税税。( (建建议议报关后才催票报关后才催票) )； 2 2、H.S CODE H.S CODE 的准确性的准确性, ,否则影响报关、退税。否则影响报关、退税。 3 3、重重量量、体体积积、件件数数的的准准确确性性（尤尤其其是是针针对对非非整整箱箱合合同同）；尤尤其其是是危危险品报关的毛重必须与危包证保持一致，否则会影响报关。险品报关的毛重必须与危包证保持一致，否则会影响报关。 4 4、货源地要与增值税票的抬头地区一致。、货源地要与增值税票的抬头地区一致。 5 5、单据要求要写清楚，尤其是、单据要求要写清楚，尤其是T/TT/T，D/PD/P单据。单据。 6 6、如如是是危危险险品品，要要提提供供危危包包证证COPY COPY 给给船船务务部部定定仓仓，并并保保证证正正本本在在报报关关前提供给货代报关；前提供给货代报关； 7 7、备备注注栏栏很很重重要要，记记录录配配运运表表里里没没有有的的信信息息。例例如如是是否否做做船船前前检检验验、产装、打托、客户的特殊要求等。产装、打托、客户的特殊要求等。 业务跟单流程PART3：货物装船前工作：货物装船前工作业务跟单流程1 1 1 1）验货申请资料：）验货申请资料：）验货申请资料：）验货申请资料：提交合同的贸易产品交货跟踪表，验货申请书提交合同的贸易产品交货跟踪表，验货申请书并安排合同项下相关事宜，如唛头需另发邮件通知监装部，商检等；并安排合同项下相关事宜，如唛头需另发邮件通知监装部，商检等； 这两个表与船务发送的这两个表与船务发送的这两个表与船务发送的这两个表与船务发送的“验货资料验货资料验货资料验货资料”是监装部门开展监装工作的依据，是监装部门开展监装工作的依据，是监装部门开展监装工作的依据，是监装部门开展监装工作的依据，非常重要！非常重要！非常重要！非常重要！ （操作说明）（操作说明）2 2 2 2）审核报关单据：）审核报关单据：）审核报关单据：）审核报关单据：将船务部提供的报关单据按将船务部提供的报关单据按“配运表配运表”要求审核无误要求审核无误后后签字签字签字签字确认交回船务部。严格审核报关单信息（品名、数量、金额、海确认交回船务部。严格审核报关单信息（品名、数量、金额、海关编码、目的港等）否则会影响退税。关编码、目的港等）否则会影响退税。 （报关单据的制作由船务部讲解报关单据的制作由船务部讲解）3 3 3 3）催证：）催证：）催证：）催证：如果是如果是L/C L/C 订单，就要及时催客户开证。订单，就要及时催客户开证。( (必须收到客户信用必须收到客户信用证后才能通知工厂发货、付款给工厂）证后才能通知工厂发货、付款给工厂）4 4 4 4）信用证审核：）信用证审核：）信用证审核：）信用证审核：接到船务部交来的信用证接到船务部交来的信用证COPYCOPY件和审证记录卡，件和审证记录卡，业业务部主要对货描部分正确与否，最晚装船期是否能满足进行审核。审核务部主要对货描部分正确与否，最晚装船期是否能满足进行审核。审核完完签字签字签字签字确认，在确认，在接到船务部初审件后当天完成。接到船务部初审件后当天完成。（信用证知识由船务部讲解信用证知识由船务部讲解） 业务跟单流程5 5 5 5）确认发货）确认发货）确认发货）确认发货/ / / /到货情况到货情况到货情况到货情况： 船期前一周船期前一周船期前一周船期前一周向船务部索要送货地址并连同向船务部索要送货地址并连同贸易产品交货跟踪表传真给工厂，要求在出货前连同工厂分析单贸易产品交货跟踪表传真给工厂，要求在出货前连同工厂分析单一起回传我司，并确认具体送货时间通知船务部和监装部。收到分析一起回传我司，并确认具体送货时间通知船务部和监装部。收到分析单回传要自审一遍，符合合同要求后才交给船务部做单。跟踪到货情单回传要自审一遍，符合合同要求后才交给船务部做单。跟踪到货情况及相关文件（例如报关单据，通关单、危包证）寄送情况。况及相关文件（例如报关单据，通关单、危包证）寄送情况。6 6）监装过程跟踪：监装过程跟踪：监装过程跟踪：监装过程跟踪：及时配合监装部门协调和处理监装过程出现的突及时配合监装部门协调和处理监装过程出现的突发情况。发情况。7 7 7 7）查看监装报告：）查看监装报告：）查看监装报告：）查看监装报告：监装部门会在装柜当天或第二天上传监装报告，监装部门会在装柜当天或第二天上传监装报告，结合监装人员提供的结合监装人员提供的( (照片照片, ,反馈信息反馈信息) )对品质，包装，数量，唛头进对品质，包装，数量，唛头进行核对行核对. .并及时对监装报告做意见，出货前将监装照片发给客户（如并及时对监装报告做意见，出货前将监装照片发给客户（如需）。需）。 业务跟单流程业务部船务部监装办供应商业务部财务部客户提 交 验 货申请抄送验货申请配合装箱过程传真送货地址贸易跟踪表,确认到货时间(现款现货的合同安排付款)提交货代及验货资料按时送货提供COA，贸易跟踪表给船务部.提供监装相片及报告提供COA，贸易跟踪表,发票提供装船通知提供合格发票 提 供 装 箱 相 片 ,shippingadvice业务跟单流程PART3：装船后工作：装船后工作业务跟单流程1）发送装船通知：）发送装船通知：）发送装船通知：）发送装船通知：船期前一天会收到船务部提供的装船通知，最迟于船期前一天会收到船务部提供的装船通知，最迟于装船装船当天以邮件当天以邮件/传真形式提供给客户；（船务部制作）传真形式提供给客户；（船务部制作） 2 2）确确确确认认认认运运运运费费费费确确确确认认认认函函函函：船船务务部部会会在在装装船船前前一一天天将将货货代代的的“运运费费船船期期确确认认函函”交给业务部经理确认，跟单员必须在自评表中登记运费。交给业务部经理确认，跟单员必须在自评表中登记运费。33）扫描装船单据）扫描装船单据）扫描装船单据）扫描装船单据COPYCOPY：原则上在装船日后三天内由船务提供全套单原则上在装船日后三天内由船务提供全套单据据COPY，跟单员必须先审核一遍后，再以邮件，跟单员必须先审核一遍后，再以邮件/传真形式当天提传真形式当天提供给客户，并在船务部提供的商业发票上予以确认预供给客户，并在船务部提供的商业发票上予以确认预计收汇情计收汇情况。况。 5 5）寄寄寄寄正正正正本本本本装装装装船船船船单单单单据据据据：原原则则上上要要求求船船务务部部需需在在装装船船日日起起七七个个工工作作日日内内交交单；质保部交单到财务部前会发邮件通知业务部，业务部必须要及时对单；质保部交单到财务部前会发邮件通知业务部，业务部必须要及时对船务操船务操作员、作员、供应商、货代进行评价。供应商、货代进行评价。工工6）交单：交单：交单：交单：不同付汇方式的交单处理，请见下表：不同付汇方式的交单处理，请见下表：内容内容业务跟单流程交单给银行，办理T/T商贴。给银行提供客户订单及客户地址。业务跟单流程ISO相关制度规定相关制度规定货物监装流程货物监装流程配运流程环节控制方案配运流程环节控制方案单据流程环节控制方案单据流程环节控制方案业务跟单流程PART4：其它：其它业务跟单流程1、付货款：根据合同要求按排付款时间。每周一统一申请、付货款：根据合同要求按排付款时间。每周一统一申请“需付款需付款”，注，注意意超过超过2020万元的付款要提前一个星期申请，超过万元的付款要提前一个星期申请，超过3030万元的付款要提前二个万元的付款要提前二个星期申请。星期申请。2增值税发票催收及交票（代理合同不开票）：报关后及时催票。船开后增值税发票催收及交票（代理合同不开票）：报关后及时催票。船开后30天内必须收到，最晚不能超过天内必须收到，最晚不能超过45天。收到票审核无误，交票给财务部签天。收到票审核无误，交票给财务部签收（收（跟踪表上做登记，平台上签出跟踪表上做登记，平台上签出）；）；3审核海关返回的报关单提交财务部：审核海关返回的报关单提交财务部：严格审核报关单内容，并在平台严格审核报关单内容，并在平台上签收。上签收。4代理方式合同：需财务部办理未退税证明与海关退回的报关单、核销单代理方式合同：需财务部办理未退税证明与海关退回的报关单、核销单一起寄给工厂办理退税（附上回执），寄出天后要及时催收回执；一起寄给工厂办理退税（附上回执），寄出天后要及时催收回执；5跟踪收汇情况：跟踪收汇情况：按付款方式及时跟踪，尤其是按付款方式及时跟踪，尤其是T/TD/PO/A收汇。有必收汇。有必要的话要提前提醒客户付款到期日。收到汇时要在自评表上登记，并让出要的话要提前提醒客户付款到期日。收到汇时要在自评表上登记，并让出纳签字。（尽量做到向出纳索要每笔收汇的银行水单，计算银行的收费）纳签字。（尽量做到向出纳索要每笔收汇的银行水单，计算银行的收费）6运费付款：将船务部提供的需付运费的运费付款：将船务部提供的需付运费的“用款申请书用款申请书”与自评表核实后与自评表核实后一并交部门经理确认后返回船务部。一并交部门经理确认后返回船务部。对于超预算的运费要说明原因对于超预算的运费要说明原因。业务跟单流程PART5：归档：归档业务跟单流程*合同执行过程中相关的合同执行过程中相关的合同执行过程中相关的合同执行过程中相关的ISOISO文件归档：文件归档：文件归档：文件归档：合同的运费确认函合同的运费确认函(由部门经理确认后签字交船务归档，由部门经理确认后签字交船务归档，并在自评表上做好记录并在自评表上做好记录)供方提供的检验报告供方提供的检验报告(合同的商检证明或合同的分析单合同的商检证明或合同的分析单)(确认后交船务归档确认后交船务归档)合同的贸易产品交货跟踪表合同的贸易产品交货跟踪表(交船务归档交船务归档)合同的监装报告合同的监装报告(船务归档船务归档)合同合同(内外贸内外贸)正本正本(由合同保管员直接归档由合同保管员直接归档)监测评审记录表监测评审记录表(船务归档船务归档)审证记录审证记录(确认签字交船务归档确认签字交船务归档)交单记录卡交单记录卡(船务船务质保质保财务财务归档归档)配运委托书配运委托书/SHIPPINGADVICE(船务船务-归档归档)配运交接表配运交接表(确认确认-船务船务归档归档)合同项下相关资料合同项下相关资料(按经理指示归档按经理指示归档)业务跟单流程PART6平台快捷键设制及需跟踪模块平台快捷键设制及需跟踪模块业务跟单流程平台快捷键设制平台快捷键设制合同自评合同自评销售合同录入销售合同录入采购合同录入采购合同录入形式发票形式发票提交产品交货跟踪表提交产品交货跟踪表提交验货申请书提交验货申请书单据单据/配运交接表配运交接表监装报告查询监装报告查询业务申请付款录入业务申请付款录入打印用款申请书打印用款申请书已收汇查询已收汇查询业务跟单流程PART7：样品的封存和邮寄：样品的封存和邮寄业务跟单流程一、船前样的封存：一、船前样的封存：(参考公司封样规定）参考公司封样规定）二、样品的邮寄二、样品的邮寄、将工厂寄来的样品重新换袋打包，并贴上中信的样品标签。、将工厂寄来的样品重新换袋打包，并贴上中信的样品标签。、选择价格最合适，寄送最安全的快递公司。、选择价格最合适，寄送最安全的快递公司。、平台申请样品编号，并发送给部门经理审批。、平台申请样品编号，并发送给部门经理审批。、做好部门内的样品登记工作。、做好部门内的样品登记工作。、及时查询和跟踪样品的到件情况，并在平台录入到件时间。、及时查询和跟踪样品的到件情况，并在平台录入到件时间。业务跟单流程希望本说明会对大家有所帮忙，在繁琐的跟单过程中，做好部门间的交接工作，临忙不乱，井然有序，使得每一个合同都得以顺利完成！ HAPPYENDING业务跟单流程需跟踪模块需跟踪模块（电脑实操）业务跟单流程