第八章：会议管理第八章：会议管理学习目标学习目标 您是否因为效率低下而错失良机？您是否因为效率低下而错失良机？您是否每天应酬于无数的会议之中，常您是否每天应酬于无数的会议之中，常常分身乏数？常分身乏数？ 本次培训将使管理人员迅速提升会本次培训将使管理人员迅速提升会本次培训将使管理人员迅速提升会本次培训将使管理人员迅速提升会议效率，进而将高效会议转化为生产力提议效率，进而将高效会议转化为生产力提议效率，进而将高效会议转化为生产力提议效率，进而将高效会议转化为生产力提供极大的帮助。供极大的帮助。供极大的帮助。供极大的帮助。主要内容 会议的概述会议的概述 高效会议成功法则高效会议成功法则 高效会议技巧高效会议技巧 会议记录与会后跟进会议记录与会后跟进 几种常用会议管理步骤几种常用会议管理步骤 问题及讨论问题及讨论会议分类按正式与否按人数分类按开会方式分类按开会目的分类正式会议非正式会议团体会议一对一会议面对面会议电话会议视频会议网络会议宣布人事安排、讲解政策的会议当众表扬和批评的会议临时处理突发事件的会议固定的会议集思广益的会议Tips所有的会议都要落实到解决问题！常见会议体系及频度全体员工大会 至少一年一次经销商大会 至少半年一次部门经理会议 至少每月一次突发事件会议 越少越好一事一议会议 按需随时举行计算会议成本计算会议成本时间成本参加会议的人数（与会者的准备时间与会者的旅行时间会议秘书工作会议服务人员工作时间）金钱成本开会的时间成本与会人员平均每小时的工资直接成本会议设施租用费会议场地费旅费、食宿费文件准备费不定损失成本Tips开会的效果至少应该cover成本开会有什么意义？ 一家公司的开会效率与会后执行决定了企业的竞争力 通过开会提高生产力和竞争力高效会议成功法则（1）必要时才开会 需要开会吗？需要开会吗？Net MeetingNet Meeting调查结果：调查结果：美国上班族每周平均参加十个会议美国上班族每周平均参加十个会议，约占每周约占每周工作时间一到一天半工作时间一到一天半经理人每周有一半以上时间在开会经理人每周有一半以上时间在开会 57%57%的上班族开会前心情紧张的上班族开会前心情紧张上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的问自己三个问题1、开会是否是解决这件事的最佳途径？2、在这个会上，我期待什么样的结果？3、如果不开这个会，有可能产生什么不良后果？真的需要开会吗？开会的理由必须把信息同时传递给很多人需要多人参与以作出决策，解决问题要别人参与以集思广益听取工作汇报给团队委派任务敏感问题的沟通突发紧急事件或者有时间急迫不开会的理由你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄乱）会议成本太高没有足够的时间准备会议还有比开会更好的办法 二、明确会议的目的目的需要考虑的事项会议类型处理信息例如听取报告，发布指令，宣布或解释程序上的变化最多涉及三个人非正式的小及四个人以上，或一个团队正式的要求反馈度讨论非正式或正式的让公司董事了解最新形势正式的涉及股东年会或临时股东大会要告知公司外尽可能多的人，包括媒体。公开的涉及提供信息的发言人新闻发布会解决问题例如应付不满。仅涉及一人一对一需要几个人或一个团队的投入专门委员会涉及紧急问题临时的做出决定例如做出选择，获得授权，承诺采取行动需要立即讨论，或涉及非典型的商务问题监时的涉及反复出现的商务问题正式的要求一个组织的最高层进行讨论或授权董事会要求公司的股东们授权年会或临时股大会激发创意例如形成创造性的解决方法需要讨论创新的想法非正式的需要迅速地产生全新思想头脑风暴需要对有关事宜的报告进行考虑、讨论或准备正式的开展有效的沟通传达资讯监督检查执行情况和工作进度、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气Tips必须从一开始就明确会议的目的高效会议成功法则（2）会前做好准备，否则，你将为会议失败做准备 会议准备核查清单1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程（表）5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.确定出席人（数）并分配任务7确定是否分组8.决定会议的地点9.研究会场如何布置10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.确定决策方法15.准备相关背景资料16.确定会议需要的视听设备及辅助会议工具的准备17.是否要求与会者准备发言及传阅资料18.准备会场周边位置图19.发出会议通知及相关背景资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知20准备预算并申请费用Tips高效会议从会前准备开始会议准备核心会议通知的内容会议目的会议希望达到的目标或产生的结果出席人名单会议日期、时间、地点会议持续时间会议主持人每个与会者的任务会议涉及的每个议题的负责人和讨论时间背景资料清单及附件Tips主要人物或者领导还需要口头重述通知要点和归纳背景资料的信息开会日期开会日期星期星期时间时间地点地点与会者名单与会者名单必须出席者必须出席者可选择性出席者可选择性出席者主题主题安排者安排者电话电话开会目标开会目标会前准备工作会前准备工作议程议程表表7.4会议议程实例会议议程实例M计算机公司计算机公司一号项目检查会议一号项目检查会议日期：日期：2001年年12月月4日，星期五日，星期五时间：下午时间：下午2：303：45地点：地点：B大厦第二会议室大厦第二会议室会议目的：研究一号项目进展情况会议目的：研究一号项目进展情况议程议程1公司第四季度销售情况；公司第四季度销售情况；2上次会议记录；上次会议记录；3上次会议记录中提出的问题；上次会议记录中提出的问题；4关于关于CPU进展报告；进展报告；5关于关于Case设计进展报告；设计进展报告；6关于软件进展报告；关于软件进展报告；7下次会议日期、时间、地点。下次会议日期、时间、地点。附件附件1软件进展报告，第软件进展报告，第7号；号；2Case设计进展报告，第设计进展报告，第2号；号；3关于软件问题的短文。关于软件问题的短文。高效会议成功法则（3）选择合适的时间、地点、人物能够保证会议高效率运转 会议准备要素目的时间地点人事资料人、财、物、吃、住、行的安排高效会议成功法则（4）会后跟进，将使会议事半功倍，转化为现实生产力 主持会议技巧掌控全局、运筹帷幄掌控全局、运筹帷幄如何做开场白如何做开场白主持人的责任主持人的责任如何处理会议中的意外和冲突如何处理会议中的意外和冲突高效会议技巧（一）高效会议技巧（一）掌控全局会议进行的三个阶段开始阶段欢迎，并介绍与会人员（如果需要）宣布会议目的和目标宣布议程和会议记录人宣布会议规则过程阶段严格按照议程进行组织（分组）讨论并决策处理冲突结尾阶段总结会议（回顾主要议题和决策）安排下一步任务明确责任人和完成时间宣布执行检查人Tips会议开到一个小时要安排休息，保证与会者精神饱满，会议氛围良好开场语练习：原则： 明确会议议题 限定会议时间 会议内容 会议方式严格按照议程进行营造没有指责和贬损的和谐气氛，善于倾听正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度主持人的责任Tips主持人的两个法宝：倾听和引导会议基调意外和冲突的处理蝉的症状：讲与主题无关的故事讲得模糊而不具体明确拒绝倾听别人的主要观点主持人对策：采用非语言性暗示探询、总结、测试其理解成度善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言意外和冲突的处理鲨鱼的症状：有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见主持人对策：理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提但正面的建议会更受欢迎采用非语言性方式打断意外和冲突的处理驴的症状：过于敏感防卫性很强，心中有面“墙”不能站在别人的立场看问题主持人对策：突出他的贡献重复问题短暂沉默意外和冲突的处理兔子的症状：质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议主持人对策：突出他的贡献重申可以先试用现在的程序，如不奏效，则马上按他的方法实施意外和冲突的处理螃蟹的症状：开会时还在做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话打瞌睡，走神主持人对策：对开小会者，主持人停止说话或者示意发言者暂停，使会议短暂沉默问他们是不是觉得应该先分组讨论，然后集中讨论对打瞌睡者，可中间休息5分钟，并加快会议议程参与会议技巧会议原则规范会议原则规范与会者责任与会者责任信息沟通与反馈信息沟通与反馈高效会议技巧（二）高效会议技巧（二） 会议原则规范积极参与发言会前拟定发言搜集背景资料了解可能的反对意见开放的观点谈论问题理解和妥协外表与讲话着装/身体语言/清晰简明积极倾听发言处理问题做会议记录会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任保持健康、开放的心态，摒除部门之见和个人恩怨尽可能多地获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不进行人身攻击不打击或者贬损他人的意见避免出现不当的肢体语言会后总结与会者的责任会议中的信息沟通与反馈沟通漏斗沟通金三角潜心倾听是沟通的基础心里想100%嘴上说80%别人听到60%别人听懂40%别人行动20% 设身处地自己别人潜心倾听良好反馈沟通的原则Tips倾听：忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解说话者的内容，深深处地的感受和体验。良好反馈特征要描述行为，不要判断要描述行为，不要判断侧重表现而非性格侧重表现而非性格要征求意见，着眼未来要征求意见，着眼未来不能伤害别人的自尊不能伤害别人的自尊实际可行实际可行Tips人们判断别人是否尊重的倾听和理解自己，并不在于一定要别人赞同他的意见，而是需要获得一种真正被人理解的内心感受如何达成决议彼得彼得德鲁克决议方法德鲁克决议方法决策类型及应用决策类型及应用高效会议技巧（三）高效会议技巧（三）达成决议彼得达成决议彼得德鲁克决议法德鲁克决议法用足够多的时间检视困难所在，并使与会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益率评估有无采集更多资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同单位对提案做适当的修整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督决策类型及应用决策类型及应用无异议决策权威决策少数服从多数共识决策确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支持它；意见不和及冲突的发生率最低保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员均有机会发表意见；复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量的决议允许多数人对问题发表自己的意见；保证大多数人获胜；决议可以通过简单唱票，相对迅速和高效地做出决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权利界限明显的地方最有效会议记录与会后跟进技巧会议记录与会后跟进技巧会议记录会议记录与会者会后跟进与会者会后跟进主持人的会后跟进主持人的会后跟进会议记录会议记录表表7.5会议记录形式实例会议记录形式实例M计算机公司计算机公司一号项目第一号项目第6次检查会议纪录次检查会议纪录时间、地点：会议于时间、地点：会议于2001年年12月月4日日(星期五星期五)在在B大厦第二会议室举行，下午大厦第二会议室举行，下午2：30开始。开始。出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期(主席主席)，无故缺席者，无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们来参加会议。来参加会议。同意的行动：目亦梅在有关客户度同意的行动：目亦梅在有关客户度6归来后邀他们参加会议。归来后邀他们参加会议。完成的时限：下次会议前。完成的时限：下次会议前。进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底前完成第二版。然而，进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。完成的时限：完成的时限：2001年年12月月21日日下次会议的时间，地点：下次会议的时间，地点：下次会议：下次会议：2001年年12月月25日，星期五，下午日，星期五，下午2：30在在B大厦第二会大厦第二会议室举行。议室举行。 会议记录重要会议要录音主持人不要兼任会议记录者工作。整理会议记录形成会议纪要尽可能维持在12页纸内会议纪要内容应包括：标题、会议议题、主席名字、迟到、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；列出会议重点；会议决议工作分派情况及完成日期、责任人及监督人尽量当天或者最迟第二天将会议纪要发给与会者确认形成最终会以纪要并请与会人员签字(如需要)、存档与会者会后跟进与会者会后跟进拿到会议纪要后要仔细看，尤其是对与自己工作相关的信息做标记分析一下会议的过程，不同与会者对同一问题的不同态度和表现，及时进行必要沟通分析一下人际关系的状态考虑会议上所分派给自己的任务完成方案，并做相关安排将会议决议及精神贯穿到下一步的工作中 主持人会后跟进主持人会后跟进主持人（组织者）在会议后要总结得失请大家填写会议评估表针对评估意见采取改进措施联络缺席的同事，询问缺席的原因跟进计划，如有需要立刻召集另一次小会议监督决议执行，并在过程中提醒相关负责人工作的最后期限解决问题为目的的会议管理步骤了解与会人员对问题的态度就问题界定达成一致讨论问题已经持续多久，目前发展到什么程度问题产生的原因有哪些设想问题不解决会带来什么后果与会人员集思广益，讨论解决问题的办法并分析优缺点选择最有效的方法（基于时间、资源、资金、价值观等）取得与会人员一致意见总结会议并布置会后跟进常用会议管理步骤（一）以决策为目的的会议管理步骤会前将所有背景资料和专家观点发给与会者了解与会人员对决策事项的态度确定决策事项的要素确定定适于本次会议的决策办法全体一致通过决策多数通过决策领导（小组）决策讨论决策事项表决宣布决策结果总结会议并布置会后跟进常用会议管理步骤（二）说明和交流的会议管理步骤头脑风暴鼓舞士气宣布事项Tips这类会议尽可能的简短，达到目的就结束，但一定注意会议保持良好氛围。常用会议管理步骤（三）Tips头脑风暴会议中不能否定别人的意见虚拟会议视频会议电话会（网络/电信）网络会议Tips1、技术问题不能成为会议障碍，保证沟通质量2、在没有视频的情况下，发言前一定清晰地说明自己的职务和姓名。两个案例：年度会议vs.小会议第一部分：会议主题报告暨年度工作总结 COO第二部分：各部门工作总结第三部分：各分公司工作总结第四部分：总经理发言第五部分：专题讨论小会议：成功的会议真正成功的会议，必定有一种振奋人心的氛围，会议的目的得以完满实现，而且与会者都感到时间没有白费。会议开得好，就能够在组织内部传播正面的、有激励性的健康信息。Tips完成议程、作出决策；饱受折磨、精疲力竭。气氛热情、温暖如春；检点成果，什么没有。在两个极端之间选取合适的点经常遇到的问题总有迟到早退总有人低声耳语，影响会议。某个与会者霸占会议时间，其他人不满与会者就一个小问题争论不休或重复同一观点，使会议停滞或混乱与会者没有参与讨论的热情，一言不发非会议议题占了很多时间争论中大家只顾自己说话，根本没有注意对方在说什么与会者之间发生意见分歧，甚至喊叫，甚至离席，场面尴尬领导不看会议资料解决办法2024/8/151 任何技能只有不断实践任何技能只有不断实践反复练习，成为习惯性行为反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。后才能产生应有的效果。谢 谢！