48财务管理必会Excel应用100例办公室之第3章 应收应付款表格一手收钱，一手付钱，在收支之间取得一种动态的平衡。作为财务工作人员，经常会面对不同的应收款单位和应付款单位。如果只面对一家或几家公司，财务人员或许能靠超强的记忆力记得每笔应收款或应付款，但如果往来单位一多，财务们还能清楚记得每一笔款项吗？财务人员尽管对数字和账务有职业的敏感，但面对大量的账务，仍有力不从心的时候。而报表账单就是最好的提醒工具，特别是动态的电子账单或报表。随着日期的改变，提醒财务人员需及时处理那些到期账务。善用Excel，可以给财务工作带来更大的便利。本章要点： 1.IF函数、IF函数与ROUND函数的应用 2.图表的制作方法、SUMIF函数、条件格式如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？图表效果图49应收应付款表格CHAPTER 33.1 应收款表某公司年终盘点，需要了解当年应收款的拖欠情况，以此作为第二年销售计划调整的依据。现在有8家销售商有拖欠款项，公司需要财务部出具一份详细的应收款清单。应收款效果图步骤01 新建工作表启动Excel2007创建新的工作簿，将Sheet1工作表标签改名为“应收账款”。在第一行输入工作表名称，选中I4单元格，在右键快捷菜单中选择“设置单元格格式”数字日期2001-3-14确定，然后在编辑栏输入日期“2008-12-30”。在A2:N2单元格区域输入标题名称，并适当调整列宽，方便完全显示单元格内容。步骤02 录入数据将8家未付款公司的数据一一录入，包括开票日期、发票号码、公司名称、应收金额、已收款金额、收款期等数据。把鼠标移到工作表的名称处，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了。50财务管理必会Excel应用100例办公室之步骤03 未收款金额计算选中F3单元格，在编辑栏中输入公式：“=D3-E3”，按回车键确认。将光标放在F3的右下角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动鼠标到F10单元格松开，完成该列公式的复制。步骤04 到期日期计算选中H3单元格，在编辑栏中输入公式：“=A3+G3”，按回车键确认。将光标放在H3的右下角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动鼠标到H10单元格松开，完成该列公式的复制。EXCEL中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？51应收应付款表格CHAPTER 3步骤05 判断是否到期选中I3单元格，在编辑栏中输入公式：“=IF(H3$I$1,否,是”，按回车键确认。将光标放在I3的右下角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动鼠标到I10单元格松开，完成该列公式的复制。知识点：IF函数IF函数用来执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值返回不同的结果。函数语法IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)logical_test：表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。value_if_true：表示logical_test为TRUE时返回的值。value_if_false：表示logical_test为FALSE时返回的值。函数说明IF函数最多可以嵌套7层，使用value_if_true及value_if_false参数可以构造复杂的检测条件。在计算参数value_if_false及value_if_true后，IF函数返回相应语句执行后的返回值。如果IF函数的参数包含数组，在执行KF语句时数组中的每一个元素都将被计算。步骤06 未到期金额计算选中J3单元格，在编辑栏中输入公式：“=IF($I$1-$H30,$I$1-$H330,$I$1-$H360,$I$1-$H390,$D3-$E3,0)”。公式输入完成后，按回车键确认，同时使用上述公式复制的方法完成该列单元格区域的公式。用Excel做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.)，想输出成工资条的形式。怎么做？53应收应付款表格CHAPTER 3步骤08 合计针对四个时间段的应收款进行合计，选中J11单元格，点击“开始”“编辑”在J11自动生成求和公式：“=SUM(J3:J10)”。使用同样的方法，完成K11、L11、M11、N11的合计运算。步骤09 完善表格对表格的字体、字号、边框线进行设置，取消网格线显示。3.2 应付款表作为一个有信誉的公司，付款及时，不拖不赖是很重要的。但付款的同时要考虑公司现金流的问题，什么时候付，付多少都需要财务人员为公司提供数据支持。现在，有一家公司有10个供货商应付款，金额不等。公司计划近期付款，并有两种不同的付款方案。方案一：小于或等于1000元的账户一次性付清，大于1000元的账户偿付应付金额的50%。方案二：小于或等于3000元的账户一次性付清，大于3000元的账户偿还应付金额这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。54财务管理必会Excel应用100例办公室之的40%。现在公司需要财务人员制作一份表格，按照两种方案给出支付明细，并计算总还款金额。应付款表效果图步骤01 新建工作表启动Excel2007创建新的工作簿，将Sheet1工作表改名为“应付款明细”并保存。在A1单元格输入“应付款明细表”，在A2:D2单元格区域输入标题名称。步骤02 录入数据并求和将供货单位、应付金额按照实际情况一一录入。在A14输入“合计”，在B14编制求和公在Excel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？ 55应收应付款表格CHAPTER 3式。选中B14单元格，在编辑栏中输入求和公式：“=SUM(B3:B12)，按回车键确认。步骤03 编制方案一的公式现在需要编制公式实现方案一得功能：小于或等于1000元的账户一次性付清，大于1000元的账户首次支付应付金额的50%。选中C3单元格，在编辑栏中输入公式：“=IF(B3=1000,B3,ROUND(B3*50%,2)”，按回车键确认。选中C3单元格，将光标放在单元格右下角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动鼠标到C12松开，完成C4:C12单元格区域的公式复制。这里我们用到了IF函数和ROUND函数，这里做简单说明。根据逻辑值“B3=1000”，如果B3单元格中的数字小于或等于1000，则返回B3单元格中的数字；如果B3单元格中的数字大于1000，则返回B3单元格中庶子的50%，并且这个返回的数字四舍五入到小数点后两位，ROUND函数就是这个作用。小知识步骤04 方案一求和在Windows的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”。56财务管理必会Excel应用100例办公室之选中C13单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUM(C3:C12)，按回车键确认。现在，方案一的应付款明细，和公司首付款的总金额就出来了。步骤05 编辑方案二的公式选中D3单元格，在编辑栏中输入公式：“=IF(B3=3000,B3,ROUND(B3*40%,2)”，按回车键确认。选中D3单元格，将光标放在单元格右下角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动鼠标到D12松开，完成D4:D12单元格区域的公式复制。步骤06 编制求和公式选中D13单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUM(D3:D12)，按回车键确认。现在，方案二的应付款明细，和公司首付款的总金额也计算好了。步骤07 完善表格设置表格边框线，适当调整行高列宽，调整标题的字体、字号和文字居中显示等。现在，两种方案的应付款表就完成了。如何快速选取特定区域？57应收应付款表格CHAPTER 33.3 应付款图表对于财务人员来说，数字是有魔力的，搭建出一座财务的高塔，非常神奇。但对于非财务人员来说，数字却是枯燥的、乏味的、死板的。表哥、表姐辛苦汇总而来的表格对于某些人来说，有种遥远而陌生的感觉，但图表却不同，形象且直观地反应出一些客观事实，对于那些对数字不感冒的人，图表是拉近距离非常好的表现形式。Excel就有非常丰富的图表绘制工具，通过各种几何图形和色彩传达着信息。下面，我们就以应付款明细表为例，为大家讲解图表的绘制。图表效果图使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2：A1000，最简便的方法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：A1000。 58财务管理必会Excel应用100例办公室之步骤01 指定数据源选中A3单元格，按住Shift键盘不放，再点击B12单元格，就选中了用于绘图的数据。步骤02 柱形图选择“插入”“图表”“柱形图”“簇状柱形图”，也就是柱形图的第一个。步骤03 标准的柱形图这时，Excel自动生成了一个标准的簇状柱形图，样式也非常简单。仔细观察，会发现Excel上方快捷按钮变成了图表工具。如何快速返回选中区域？59应收应付款表格CHAPTER 3步骤04 修改图表样式在图表工具的“图表样式”中，我们可以对柱状图的颜色和形状进行选择，这里我们选择了深紫色且柱子呈立体效果的“样式30”。步骤05 调整柱体尺寸在图表工具格式大小将柱体的尺寸修改为22厘米。按Ctr+BacksPae（即退格键）。60财务管理必会Excel应用100例办公室之步骤06 设置坐标轴格式在图表工具布局坐标轴，对横竖坐标轴的线条颜色、线型、对齐方式等进行简单设置。步骤07 添加数据标签如何进行强制换行？61应收应付款表格CHAPTER 3用鼠标点击图标中的柱子，这个时候，所有柱子的四角就多了一些小圆圈。将光标放到小圆圈上，单击鼠标右键，弹出快捷菜单。在快捷菜单中点击“添加数据标签”，现在，每个柱子的头顶就多了一行数据。这正是我们想要的直观感觉。步骤08 修改数据列名称在步骤七的右键菜单中，点击“选择数据源”，点击“图例项（系列）”中的“编辑”按钮，弹出“编辑数据系列”对话框，在系列名称中，将“系列1”修改为“应付金额”，点击确定按钮。 步骤09 删除图表标题现在，图表的正上方多了一个标题“应付金额”，这个标题是我们所不需要的，双击标题选中该标题，直接将文字删除即可。步骤10 调整图表位置在图标上点击鼠标右键，选择“设置绘图区格式”，在弹出的对话框中，可以为绘图区设置填充色等。现在，图表已经完成了，用鼠标拖动到合适的位置，还可以对图表的宽度和高度进行调整。在单元格中按下“Alt+Enter”组合键，即可立即换行。62财务管理必会Excel应用100例办公室之3.4 到期示意图在公司财务工作中，长期会使用承兑汇票，承兑汇票到期后需要用现金偿还。这张到期示意图，可以清楚显示到期偿还的金额，还有到规定日期还剩余多少天数。相关人员从这张表可以随时掌握承兑汇票的现状。到期示意图效果图步骤01 新建表格并录入数据启动Excel2007新建一个工作簿，将Sheet1改名为“到期示意表”。在第一行单元格输入标题，并完成A2:E20单元格区域的数据录入。超过15位数字如何输入？63应收应付款表格CHAPTER 3步骤02 输入给定日期选中H2单元格，输入给定日期“2009-2-28”，作为到期示意的日期判断标准。适当调整列宽，保证所有数据完整显示。步骤03 编制到期示意公式有两种方法可以解决：（1）将单元格设置为文本；（2）在输入数字前先输入。64财务管理必会Excel应用100例办公室之选中F2单元格，在编辑栏中输入公式：“=IF(AND(D2-$H$20),D2-$H$2,0)”，按回车键确认。将光标放在F2单元格的右下角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动鼠标到F20单元格松开，就完成了改列公式的复制。步骤04 到期示意以给定日期为标准，未来30天内到期的汇票记录显示剩余天数，不满足条件的汇票记录，如已经过期的则显示为“0”。步骤05 插入SUMIF函数现在，我们来编制汇总金额的公式。选中H6单元格，点击“开始”编辑符号边的下拉列表按钮其他函数弹出“插入函数”对话框。在“选择类别”中选择“数学与三角函数”，在“选择函数”列表中选择“SUMIF”函数，点击确定。步骤06 输入函数各项参数弹出“函数参数”对话框，将光标放到“Range”文本框中，用鼠标在工作表中选中F2:F20单元格区域，这是条件判断的区域。在“Criteria”文本框中输入“0”，这是条件。将光标定位到“Sum_range”文本框，然后用鼠标在工作表中选定E2:E20单元格区域，这是求和区域。点击确认按钮。如果隐藏了B列，如果让它显示出来？65应收应付款表格CHAPTER 3步骤07 生成汇总金额这时，H6单元格自动生成了公式：“=SUMIF(F2:F20,0,E2:E20)”，并计算出汇总金额。知识点：SUMIF函数SUMIF函数将根据指定的条件对若干个单元格求和。函数语法SUMIF(range,criteria,sum_range)range：为用于条件判断的单元格区域。criteria：为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。sum_range：是需要求和的实际单元格。函数说明只有在区域中相应的单元格符合条件的情况下sum_range中的单元格才可求和。如果忽略了sum_range，则对区域中的单元格求和。本例公式说明其各个参数值指定SUMIF函数从F2:F20单元格区域查找大于零的记录，并对E列中同一行的相应单元格的数值进行汇总。F列是已经计算得到的到期剩余天数，E列是该汇票的金额。通过这样的条件求和，即可得到30天内即将到期的汇票总金额。步骤08 完善表格表格到此已经实现了功能，现在需要进一步美化。设置表格标题的字体、字号和填充颜色。同时为了突出显示给定日期和将到期金额，选中H2和H6单元格，在“设置单元格格式”中为这两个单元格选择一个醒目的填充色。选中A到C列，点击右键，取消隐藏；也可以选中A到C列，双击选中任一列宽线或改变任一列宽；或者将鼠标移到AC列之间，等鼠标变为双竖线时拖动之。66财务管理必会Excel应用100例办公室之表格中的0很影响表格的美观，可以通过设置取消零值的显示。点击Office按钮Excel选项高级此工作表的显示选项去掉复选项“在具有零值的单元格中显示零”确定。步骤09 到期提示的另一种提示方法在上面得到期提示表中，到期提示是到给定日期剩余的天数。如果你不想看到还有多少天，而只是需要一个更明显的字样，提示到期了。那么，你可以通过下面的设置实现。选择F2:F20单元格区域，点击鼠标右键弹出快捷菜单，选择“设置单元格格式”数字自定义，然后在右边的“类型”列表中选择“0到期;G/通用格式”，点击确定。步骤10 到期提示现在，可以看到到期提示发生了变化。喜欢哪一种方法，全凭个人喜欢。如何EXCEL中实现行列互换？67应收应付款表格CHAPTER 33.5 到期示意表的提醒功能尽管非常用心，非常在意，你也不可能清楚记得每一件事。但电脑还可以自动对重要的事情进行提示。比如，到期应付款项，可以自动填充颜色来提醒财务人员，更方便查看。就上面例子，按照给定日期，自动对将要到期的汇票项填充颜色以提醒使用者，更醒目更直接。提醒功能效果图步骤01 调用上例工作表打开上例工作表，将文件另存为新文件，删除不用的F列，同时删除G5、G6单元格内容，并去掉G6的填充色。首先复制需要互换的行或列，选择“选择性粘贴”命令，选中转置，确定即可。68财务管理必会Excel应用100例办公室之步骤02 使用条件格式选中A2:E2单元格区域，点击“开始”“样式”“条件格式”新建规则，填出“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，然后在“编辑规则说明”的编辑框中输入公式：“=($D2-$G$20)”。步骤03 设置单元格格式公式输入完成后，点击下方的“格式”按钮，弹出“设置单元格格式”对话框，在“填充”选项卡中，选择一个填充颜色，然后按“确定”按钮返回“条件格式”对话框。再次按确定按钮，完成条件格式的设置。步骤04 复制条件格式选中A2:E2单元格区域，点击工具栏中的“格式刷”按钮，当光标改变形状，变成空心十字加格式刷的形状时，按住Shift键不放单击E20单元格，现在，格式全部复制到A1:E20单元格区域了。如何对Excel进行加密？69应收应付款表格CHAPTER 3步骤05 高亮区分的到期提示项现在，条件格式设置完成了，表中30天内到期的记录项就会自动填充橘黄色显示出来，非常醒目。条件格式可以采用系统提供的固定模式，例如大于、小于、介于、等于等等，也可以采用公式设计自定义条件。条件设置好后，用格式刷将条件格式复制到数据区中。条件格式在财务报表中经常用到，例如资产负债表，可以起到自动提示的作用。技巧保存时选择另存为命令，点击左下角的工具按钮，在弹出菜单中选择常规选项。