1 时间管理与时间管理与 工作计划安排工作计划安排中国石油国际化人才培训中心中国石油国际化人才培训中心2013年年2月月19日日张张 永永 军军2目目 录录时间管理的基本概念时间管理的基本概念 时间管理的方法和原则时间管理的方法和原则如何制定工作计划如何制定工作计划3一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 1 1什么是经营？什么是经营？ 经营就是用有限的资源去创造出更多资源经营就是用有限的资源去创造出更多资源的过程。的过程。定义定义 有形有形资源资源无形无形资源资源财财 人人 物物 技技 讯讯 时时 42 2时间是什么？时间是什么？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 时间是上帝赋予每个人最平等的财时间是上帝赋予每个人最平等的财富和资源。富和资源。1 1天天=24=24小时小时=1440=1440分钟分钟=86400=86400秒钟秒钟 时间就是效率！时间就是效率！ 时间就是金钱时间就是金钱! ! 时间就是生命！时间就是生命！ 一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴5如果每天都有如果每天都有8640086400元进入你的银行账户，元进入你的银行账户，而你必须当天用光，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱你会如何运用这笔钱？ 2 2时间是什么？时间是什么？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 62 2时间是什么？时间是什么？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 时间作为一种资源的特征：时间作为一种资源的特征： 时间不能独立存在，只能依附在人或物的身上。时间不能独立存在，只能依附在人或物的身上。特征一特征一 特征二特征二 特征三特征三 时间与速度相关，速度快，则时间资源容量相对就大时间与速度相关，速度快，则时间资源容量相对就大 时间是无形的，使用越合理，其价值体现就越大。时间是无形的，使用越合理，其价值体现就越大。73 3时间管理？时间管理？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 时间管理所探索的是如何在一定时间容量下，时间管理所探索的是如何在一定时间容量下，完成更多、更好的工作。完成更多、更好的工作。 时间管理就是对时间管理就是对“人生事件人生事件”的管理，管理的是的管理，管理的是承载时间的载体承载时间的载体人和物。人和物。 时间管理时间管理=效率管理效率管理=绩效管理绩效管理 84为什么要学习时间管理？为什么要学习时间管理？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 小游戏小游戏 看看自己还有多少工作时间？看看自己还有多少工作时间？ 第一步：第一步：准备一长条纸，用笔将它划成十等份；准备一长条纸，用笔将它划成十等份； 第二步：第二步：你的年龄？按年龄撕去纸条前部分；（假设你今年你的年龄？按年龄撕去纸条前部分；（假设你今年4040岁）岁） 第三步：第三步：你能活多少岁？按寿命把后部分撕掉；（假设能活你能活多少岁？按寿命把后部分撕掉；（假设能活9494岁）岁） 第四步：第四步：你多少岁退休？按退休年龄撕去后面（把撕下部门放在桌子你多少岁退休？按退休年龄撕去后面（把撕下部门放在桌子上），剩下部分是你可以用来工作的时间；上），剩下部分是你可以用来工作的时间； 第五步：第五步：按每天工作八小时，则按每天工作八小时，则2/32/3时间是休息或娱乐，再撕掉剩余纸时间是休息或娱乐，再撕掉剩余纸条的条的2/3。另另1/3就是仅有工作时间（为就是仅有工作时间（为1/3*206.67年）。年）。 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100岁岁 你现在的年龄你现在的年龄天堂天堂退休生活退休生活休息娱乐休息娱乐 你还有约你还有约6.67年的工作时间。年的工作时间。若再考虑节假日和周末，你还若再考虑节假日和周末，你还有有6.67年年*365天天6.67年年*114天天=1674.17天天=4.58年工作时间。年工作时间。94为什么要学习时间管理？为什么要学习时间管理？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 当今社会，人们有一当今社会，人们有一些普遍认识或感觉：些普遍认识或感觉： 一、工作时间太短，有做不完的事；一、工作时间太短，有做不完的事； 二、娱乐时间不够，生活太紧张；二、娱乐时间不够，生活太紧张； 三、沟通时间不够，冷淡了好多朋友；三、沟通时间不够，冷淡了好多朋友； 四、与家人在一起的时间不够，影响了亲情。四、与家人在一起的时间不够，影响了亲情。不会时间管理，效率有不会时间管理，效率有问题；问题； 想干的事太多，资源总想干的事太多，资源总量有限。量有限。104为什么要学习时间管理？为什么要学习时间管理？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 测试一下你的时间管理是否合理？测试一下你的时间管理是否合理？ 看看得多少分？看看得多少分？ 计分规则：计分规则：“从不从不”计计0 0、“有时有时”计计1 1、“经常经常”计计2 2、“总是总是”计计3 3分。分。1 1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。2 2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3 3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。4 4、我尽量一次性处理完毕每份文件。、我尽量一次性处理完毕每份文件。5 5、我每天列一个办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。、我每天列一个办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。6 6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。7 7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。8 8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9 9、当其他人想占用我的时间，而我必须处理更重要事情时，我会说、当其他人想占用我的时间，而我必须处理更重要事情时，我会说“不不”11总结你的时间掌控情况总结你的时间掌控情况总结你的时间掌控情况总结你的时间掌控情况 0 012 12 分分 救命！你没有时间规划，总是让别人牵着你没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。鼻子走。13131717分分当心！你你试图掌握自己的时间，却不能持试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。之以恒。18182222分分可以！你的时间管理状况良好你的时间管理状况良好22222727分分恭喜！你是别人值得学习的时间管理典范你是别人值得学习的时间管理典范4为什么要学习时间管理？为什么要学习时间管理？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 125不会时间管理的行为表现？不会时间管理的行为表现？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 整理整顿不足：整理整顿不足：电话线、鼠标线和电话线、鼠标线和计算机电源线混杂在计算机电源线混杂在一起一起文件盒中充满着无文件盒中充满着无关的资料。待批阅文关的资料。待批阅文件插在其中，被遗忘件插在其中，被遗忘了。了。文件数量在膨胀，文件数量在膨胀，未随时更新。未随时更新。废纸等杂物未随时废纸等杂物未随时清理。清理。记录本、宣传品、记录本、宣传品、电话本混在放在一起。电话本混在放在一起。135不会时间管理的行为表现？不会时间管理的行为表现？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 理顺桌面电线。理顺桌面电线。及时整理文件盒，及时整理文件盒，避免遗忘工作，漏批避免遗忘工作，漏批文件。文件。文件及时批阅、随文件及时批阅、随时更新。时更新。杂物及时清理。杂物及时清理。日常工作随时记录，日常工作随时记录，备忘。备忘。整理整顿不足：整理整顿不足：145不会时间管理的行为表现？不会时间管理的行为表现？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 工作缺乏计划：工作缺乏计划： 东一榔头西一棒子东一榔头西一棒子 想到什么做什么想到什么做什么 容易遗忘重要事情容易遗忘重要事情常见现象常见现象 计划没有变化快，没必要做计划计划没有变化快，没必要做计划 磨刀耽误砍柴功磨刀耽误砍柴功 思想误区思想误区 忽视忽视“计划计划”在管理和日常生活中在管理和日常生活中的的 作用，或不会制定工作计划等。作用，或不会制定工作计划等。根根 源源155不会时间管理的行为表现？不会时间管理的行为表现？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 组织工作不当：组织工作不当： 职责权限不清，工作内容重复职责权限不清，工作内容重复 “事必躬亲，亲力而为事必躬亲，亲力而为” 沟通不良；沟通不良； 工作没延续性等工作没延续性等 常见现象常见现象 有告诉人的功夫，自己早干完了有告诉人的功夫，自己早干完了 他人干错了，自己还得重干等他人干错了，自己还得重干等思想误区思想误区 不会授权，抓不住重点等不会授权，抓不住重点等根根 源源165不会时间管理的行为表现？不会时间管理的行为表现？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 时间控制不够：时间控制不够： 习惯拖延时间习惯拖延时间 不会处理不速之客的打扰不会处理不速之客的打扰 泛滥的泛滥的“会议病会议病”困扰等困扰等常见现象常见现象 时间有的是，不用精打细算时间有的是，不用精打细算 自由自在，顺其自然自由自在，顺其自然思想误区思想误区 没有时间控制理念，不会时间没有时间控制理念，不会时间 排序，紧急与重要事情处理不当等排序，紧急与重要事情处理不当等根根 源源175不会时间管理的行为表现？不会时间管理的行为表现？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 185不会时间管理的行为表现？不会时间管理的行为表现？一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念 19目目 录录时间管理的基本概念时间管理的基本概念 时间管理的方法和原则时间管理的方法和原则如何制定工作计划如何制定工作计划201帕雷托法则（帕雷托法则（80/20原则）（意大利经济学家）原则）（意大利经济学家）二、时间管理的方法和原则二、时间管理的方法和原则 80/2080/20原则：原则：生活中生活中80%80%的结果几乎源于的结果几乎源于20%20%的的活动。活动。20%20%的工作占整个工作的工作占整个工作80%80%的价值。的价值。启示：启示： 确定工作目标；确定工作目标； 确定实现目标的重要工作；确定实现目标的重要工作； 集中人、才、物做好集中人、才、物做好20% 20% 的重要活动。的重要活动。212优先顺序原则优先顺序原则二、时间管理的方法和原则二、时间管理的方法和原则 原则来源：原则来源：半个世纪前，查尔斯半个世纪前，查尔斯. .史瓦（伯利钢铁史瓦（伯利钢铁公司总裁）问管理顾问李爱菲：如何在办公时间内公司总裁）问管理顾问李爱菲：如何在办公时间内做更多、更好的事。顾问给出了优先顺序原则。数做更多、更好的事。顾问给出了优先顺序原则。数星期后，效果明显，总裁支付了星期后，效果明显，总裁支付了2. 52. 5万￥。万￥。优先顺序原则：优先顺序原则：把每天所要做的事情按重要性排序，把每天所要做的事情按重要性排序，分别从分别从“1”“1”到到“6” “6” 。工作开始，先全力做好标号。工作开始，先全力做好标号为为“1”“1”的事情，直到它被完成，然后再全力以赴地的事情，直到它被完成，然后再全力以赴地做标号为做标号为“2”“2”的事，依此类推的事，依此类推启示：启示：按照工作职责和绩效考核要素，把自己的按照工作职责和绩效考核要素，把自己的诸多工作按照重要度排序，突出重点，注重大局诸多工作按照重要度排序，突出重点，注重大局22二、时间管理的方法和原则二、时间管理的方法和原则 四象限理论：四象限理论：2优先顺序原则优先顺序原则重要度重要度紧急性紧急性A A：重要而且紧急重要而且紧急 战略制定、危机、市场战略制定、危机、市场 急迫的问题等急迫的问题等C C：紧急但不重要紧急但不重要 不速之客、信件或不速之客、信件或 报报告、参加会议或讲话、电告、参加会议或讲话、电话话D D：不重要不紧急不重要不紧急 烦琐的日常小事、某烦琐的日常小事、某些电话、无趣的活动、些电话、无趣的活动、浪费时间之事等。浪费时间之事等。B B：重要但不紧急重要但不紧急 改进产能、防患未然、改进产能、防患未然、建立人际关系、科学研建立人际关系、科学研究和技术创新等究和技术创新等A B C DA B C D立即立即处理处理设定截设定截止时间，止时间，变为重要变为重要尽量合理安尽量合理安排（授权、沟排（授权、沟通、延缓），通、延缓），不打断重要事不打断重要事还要浪还要浪费时间费时间吗？吗？233莫法特休息法莫法特休息法莫法特休息法莫法特休息法二、时间管理的方法和原则二、时间管理的方法和原则 莫法特休息法：莫法特休息法：从一张书桌搬到另一张书桌，继续从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。工作。启示：启示：每隔一段时间就变换不同的工作内容，会产每隔一段时间就变换不同的工作内容，会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样以来，人的脑力和体力就可以得到有效的调剂这样以来，人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松，提高工作效率和效益。和放松，提高工作效率和效益。 244麦肯锡麦肯锡麦肯锡麦肯锡3030秒电梯理论秒电梯理论秒电梯理论秒电梯理论二、时间管理的方法和原则二、时间管理的方法和原则 启发：启发：凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，直奔主题、直奔结果。直奔主题、直奔结果。麦肯锡麦肯锡麦肯锡麦肯锡：一般情况下人们最多记得住一二三，记不一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要选择最重要的信息归纳在住四五六，所以凡事要选择最重要的信息归纳在3 3条条以内。这就是如今在商界流传甚广的以内。这就是如今在商界流传甚广的“30“30秒钟电梯秒钟电梯理论理论”或称或称“电梯演讲电梯演讲”。255目标管理的原则目标管理的原则目标管理的原则目标管理的原则二、时间管理的方法和原则二、时间管理的方法和原则 案例案例案例案例：哈佛大学针对哈佛大学针对“目标管理目标管理”（2525年）的跟踪年）的跟踪调查（对象是一群智力、学历、环境都差不多的人）调查（对象是一群智力、学历、环境都差不多的人）262525年后调查结果：年后调查结果： 27%27%没有目标者：没有目标者：社会最底层，抱怨整个社会最底层，抱怨整个世界；世界； 60 60目标模糊者：目标模糊者：社会中下层，安稳地生社会中下层，安稳地生活与工作；活与工作； 10 10有清晰但较短期目标者：有清晰但较短期目标者：成为各行业的成为各行业的专业人士；专业人士； 3 3有清晰且长期目标者：有清晰且长期目标者：成为社会各界的成为社会各界的顶尖人士。顶尖人士。5目标管理的原则目标管理的原则目标管理的原则目标管理的原则二、时间管理的方法和原则二、时间管理的方法和原则 275目标管理的原则目标管理的原则目标管理的原则目标管理的原则二、时间管理的方法和原则二、时间管理的方法和原则 工作目标的分类：工作目标的分类：必须做的、应该做的、不值得必须做的、应该做的、不值得 做的等三类。做的等三类。目标管理的目标管理的SMARTSMART原则：原则： S Specific pecific 具体明确的；具体明确的； M Measurable - easurable - 可以衡量的；可以衡量的； A Achievable - chievable - 可以达成的；可以达成的； R Realistic ealistic 现实可行的；现实可行的； T Time Bound - ime Bound - 有时间限制的。有时间限制的。286最短路径法则最短路径法则最短路径法则最短路径法则 二、时间管理的方法和原则二、时间管理的方法和原则 活动（事件）之间的逻辑关系：活动（事件）之间的逻辑关系：296最短路径法则：最短路径法则：最短路径法则：最短路径法则：向短路径要资源，向长路径要时间向短路径要资源，向长路径要时间二、时间管理的方法和原则二、时间管理的方法和原则 项目网络图项目网络图 在确定活动之间逻辑关系的前提下，结合具备的在确定活动之间逻辑关系的前提下，结合具备的资源情况，得出活动之间的先后顺序，并用网络图资源情况，得出活动之间的先后顺序，并用网络图表示出来，指导项目的完成表示出来，指导项目的完成。 最早最早结束日期结束日期最早最早开始日期开始日期筹备计划筹备计划 10101 1 客房准备客房准备202011 11 餐饮准备餐饮准备 252511 11 康乐准备康乐准备303011 11总结情况总结情况353531 31 1010天浪荡时间天浪荡时间5 5天浪荡时间天浪荡时间活动描述活动描述 VIPVIP接待筹备网络图：接待筹备网络图： 30 a. a. 有用的东西定位放。有用的东西定位放。 b. b. 带着建议开会，带着任务离开。带着建议开会，带着任务离开。 c. c. 每个电话都当做一个国际长途。每个电话都当做一个国际长途。 d. d. 当天的事情当天完成。当天的事情当天完成。 e. e. 丢弃无用的东西要快、狠。丢弃无用的东西要快、狠。 f. f. 事后处理不如事前预防。事后处理不如事前预防。7节约时间的六个方法节约时间的六个方法节约时间的六个方法节约时间的六个方法 二、时间管理的方法和原则二、时间管理的方法和原则 31目目 录录时间管理的基本概念时间管理的基本概念 时间管理的方法和原则时间管理的方法和原则如何制定工作计划如何制定工作计划32v在实际行动之前预先对目标和行动方案作出选择和具体在实际行动之前预先对目标和行动方案作出选择和具体安排，计划是预测与构想，即预先进行的行动安排；安排，计划是预测与构想，即预先进行的行动安排；v围绕预期的目标，采取具体行动措施围绕预期的目标，采取具体行动措施v随着目标的调整进行动态调整。随着目标的调整进行动态调整。工作计划工作计划 工作目标工作目标 行动措施行动措施长期目标长期目标中期目标中期目标短期目标短期目标企业目标企业目标部门目标部门目标个人目标个人目标时间时间设定人设定人1制定工作计划的意义制定工作计划的意义制定工作计划的意义制定工作计划的意义 三、如何制定工作计划三、如何制定工作计划 必须做的必须做的应该做的应该做的不值得做的不值得做的 重要度重要度33凡事预则立，不预则废！凡事预则立，不预则废！ 中国古语中国古语计划是一个管理者的首计划是一个管理者的首要职能！要职能！ 西方管理学家德鲁克西方管理学家德鲁克研究表明，明确的、能实现的目标可以对人产生积极的激励作用；研究表明，明确的、能实现的目标可以对人产生积极的激励作用；工作计划可以给予员工明确的工作方向，从而使员工更好工作计划可以给予员工明确的工作方向，从而使员工更好 的完成工作！的完成工作！工作计划可以使自己合理安排自己工作的轻重缓急，高效完成工作任工作计划可以使自己合理安排自己工作的轻重缓急，高效完成工作任 务，获得成功的满足感与成就感。务，获得成功的满足感与成就感。1制定工作计划的意义制定工作计划的意义制定工作计划的意义制定工作计划的意义 三、如何制定工作计划三、如何制定工作计划 管理的职能管理的职能1 1、计划职能；、计划职能；2 2、组织职能、组织职能3 3、决策职能；、决策职能；4 4、指挥职能、指挥职能5 5、协调职能；、协调职能；6 6、控制职能、控制职能7 7、创新职能。、创新职能。 34人力人力 财力财力物力物力 权力权力资资源源行动措施行动措施目标目标工作计划工作计划通过什麽样的行动？利用什麽样的资源，通过什麽样的行动？利用什麽样的资源， 可以完成既定目标？可以完成既定目标？若发生特殊状况，我通过什麽行动，利用什麽样的资源来应对？若发生特殊状况，我通过什麽行动，利用什麽样的资源来应对？三、如何制定工作计划三、如何制定工作计划 2制定工作计划要考虑的问题制定工作计划要考虑的问题制定工作计划要考虑的问题制定工作计划要考虑的问题35要素要素5W2H 5W2H vWhatWhat（要做什么）要做什么） vWhyWhy（为什么要做）为什么要做）vWhenWhen（何时做）何时做）vWhereWhere（何地做）何地做）vWhoWho（谁来做）谁来做）vHowHow（如何做）如何做） vHow muchHow much（需多大代价）需多大代价）三、如何制定工作计划三、如何制定工作计划 2制定工作计划要考虑的问题制定工作计划要考虑的问题制定工作计划要考虑的问题制定工作计划要考虑的问题363工作计划要目标明确工作计划要目标明确工作计划要目标明确工作计划要目标明确三、如何制定工作计划三、如何制定工作计划 公司目标公司目标上级目标上级目标我的目标我的目标我的岗位我的岗位我的能力我的能力下属目标下属目标下属目标下属目标公司的总目标公司的总目标分公司目标分公司目标部门目标部门目标个人目标个人目标37“SMARTE”SMARTE”原则：原则：SpecificSpecific：目标具体的：目标具体的 MeasurableMeasurable：可衡量的：可衡量的 AttainableAttainable：可达到的：可达到的RelatedRelated：相关的：相关的 Time-bondeTime-bonde：具有时限性的：具有时限性的 EncourageEncourage：富挑战性的：富挑战性的3工作计划要目标明确工作计划要目标明确工作计划要目标明确工作计划要目标明确三、如何制定工作计划三、如何制定工作计划 384工作计划的表示或描述方法工作计划的表示或描述方法主要活动主要活动1月月15日日6月月15日日8月月15日日10月月15日日项目立项项目立项 *土建完成土建完成 *装修完成装修完成 *装饰完成装饰完成 *里程碑图里程碑图 用二维表列出项目的关键活动以及各活用二维表列出项目的关键活动以及各活动完成或结束的日期，如下表（管理层动完成或结束的日期，如下表（管理层使用的多）使用的多）。 日历法日历法 用日历的形式表示项目的进度。用日历的形式表示项目的进度。 三、如何制定工作计划三、如何制定工作计划39甘特图甘特图 用横道图或条形图形表示进度。用横道图或条形图形表示进度。 4工作计划的表示或描述方法工作计划的表示或描述方法三、如何制定工作计划三、如何制定工作计划40目目 录录时间管理的基本概念时间管理的基本概念 时间管理的方法和原则时间管理的方法和原则如何制定工作计划如何制定工作计划41