如何制作精美的流程图二二 一一 六六 年七月年七月 一、制作流程图基础知识流程的基本理念流程图编制方法和技巧1.流程的基本理念1买菜v生活中，我们处处都要和流程打交道。如果你准备一顿丰富的晚餐，那么： 1、到菜市场买菜 2、洗菜、淘米下锅煮饭 3、切菜 4、炒菜 5、吃饭 6、洗碗3洗菜4切菜5炒菜6吃饭7洗碗2煮饭1.流程的基本理念什么是流程流程是跨部门、跨职能的业务活动流转的程序，并在业务流转过程中所发生的业务活动内容，业务活动主要包括：资金流、信息流、人力流和实物流等。总而言之，是一组共同为顾客创造价值的相互关联的活动进程。1.流程的基本理念u输入资源u活动u活动的相互作用u输出结果u过程记录输入资源若干活动相互作用输出结果顾客我满意是因为流程为我创造了价值1.流程的基本理念流程的特征目标性：有明确的目标和输出成果；（目标和任务）关联性： 至少有两个活动组成，按一定的时间顺序、逻辑关系，从一个 活动到另一个活动；层次性：流程由横向按照价值链，纵向按照不同层级分层形成一个有机整体，使组织结构关系合理性的综合体现。1.流程的基本理念4切菜6吃饭7洗碗2煮饭1买菜3洗菜5炒菜u目标性吃一顿丰盛的晚餐u关联性7个活动，按照先后的时序关系顺序流转，从活动1到活动7u层次性活动1也可以是一个流程。2.流程图编制方法和技巧什么是流程图流程图是以可视的方式，运用特定符号展示某一流程图是以可视的方式，运用特定符号展示某一业务业务过程过程的一种符号，其意义在于的一种符号，其意义在于简明扼要的简明扼要的帮助人们认识重要交帮助人们认识重要交易是如何生成、记录，获得授权并被处理和汇报的。易是如何生成、记录，获得授权并被处理和汇报的。2.流程图编制方法和技巧流程图的作用 明确每个流程步骤的执行部门及岗位；明确每个流程步骤的执行部门及岗位； 明确每个具体步骤的操作内容；明确每个具体步骤的操作内容； 明确每个步骤的输入和输出文档；明确每个步骤的输入和输出文档； 明确流程明确流程控制点控制点； 清晰、直观，有助于向不熟悉的人解释清晰、直观，有助于向不熟悉的人解释流程流程； 有助于与最佳实践进行比较，发现可进一步改善的区域有助于与最佳实践进行比较，发现可进一步改善的区域 流程图对业务流程中可能出现风险的环节及所存在的控流程图对业务流程中可能出现风险的环节及所存在的控制环节进行制环节进行了描述。了描述。2.流程图编制方法和技巧通常，流程图主要包括以下内容：通常，流程图主要包括以下内容：主要的输入性资料主要的输入性资料重要的数据文档，文件和记录重要的数据文档，文件和记录重要流程的处理程序重要流程的处理程序重要的输出文档、报告和档案重要的输出文档、报告和档案功能性职责分离功能性职责分离流程编号及名称流程编号及名称步骤编号，并与流程文档的编号一致步骤编号，并与流程文档的编号一致涉及的部门涉及的部门附注（若有）附注（若有）2.流程图编制方法和技巧流程图元素说明2.流程图编制方法和技巧第一步：熟悉流程，列出流程阶段及涉及的所 有部门、岗位第二步：确认流程的起点及终点第三步：确认各部门有关授权、记录、处理、 呈报等主要动作第四步：通过预先设定的图例，将各部门具体 步骤列示出来第五步：通过流程图连接线，将各步骤图形连 接起来第六步：列出流程输出文档，加上控制符号、 缺陷标识对于编制流程图，并没有强制的或速成的规则，但是了解一些编制的基本方针还是很有用的流程图编制的基本思路：二、如何用word、powerpoint制作流程图任务要求页面和段落的设置制作绘制流程图表格及框架流程图的对齐与修饰添加连接符和说明性文字这里我们还是以制作合同签订流程图为例，该工作流程图表达的是合同订立过程。1.任务要求初审修订合同复审修订合同修订合同审核审核审核审核审核审批决策决策盖公章盖合同章归档有争议无争议有争议无争议拟订合同为了流程图有较大的绘制空间，我们先来设置一下页面。启动Word 2003，打开一个空白文档，并切换到页面视图。选择菜单“文件页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡中，设置上下边距为“1厘米”，左右边距为“2厘米”(图 2)，完成后单击“确定”按钮。 2.页面和段落的设置由于后面要在自选图形中输入文字，为了让输入的文字在垂直方向上看起来居中，这里顺便设置一下段前距。选择菜单“格式段落”命令，打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡中设置段前间距为“1行”，完成后单击“确定”(图 3)。 2.页面和段落的设置接下来我们开始绘制流程图的框架。所谓框架就是画出表格、图形、把图形大致布局并在其中输入文字。在这里大家可以体会到，如果已经作好了草图，这里的操作将是比较轻松的，如果在这里边想边画，可能会耽搁很多时间。 单击窗口底部工具栏上的“自选图形”按钮，在弹出的菜单中选择“流程图”，接着选择“流程图”中的“准备”图形(图 11)。 3.制作绘制流程图框架这时，在页面中标题的下方也会出现一个“在此创建图形”的画布，拖动鼠标，在画布的恰当位置画出“准备”图形。 选中“准备”图形，单击鼠标“右键”，在弹出的菜单中选择“添加文字”命令，接着在其中输入文字“开始”。 如果觉得“开始”文字的位置过于靠近底部，则可以适当调整它的段前距为“0.5”行。 3.制作绘制流程图框架然后设置其对齐方式为“居中对齐”，完成后的效果如下图(图 13)。 接下来先拖动“画布”右下角控制点，使其扩大面积到页面底部边缘，以便能容纳流程图的其它图形。 用同样的方法，绘制其它图形，并在其中输入相应的文字，完成后效果如下图。 3.制作绘制流程图框架3.制作绘制流程图框架初审修订合同复审修订合同修订合同审核审核审核审核审核审批决策决策盖公章盖合同章归档拟订合同由于的框架的制作都是手工的，因此在对齐上可能不太准确，由于的框架的制作都是手工的，因此在对齐上可能不太准确，下面使用对齐命令精确对齐，同时我们将对图形作一些修饰，下面使用对齐命令精确对齐，同时我们将对图形作一些修饰，让它们有更漂亮的外观。让它们有更漂亮的外观。 按住按住ShiftShift，同时选中左边一列的所有图形，单击窗口底部，同时选中左边一列的所有图形，单击窗口底部“绘图绘图”工具栏上的工具栏上的“绘图绘图”按钮，依次选择按钮，依次选择“对齐或分布对齐或分布水平居中水平居中”命令，将所有选中的图形命令，将所有选中的图形“水平居中水平居中”对齐。对齐。 4.流程图的对齐与修饰同样同样的，同时的，同时选择同一行的图形选择同一行的图形，执行，执行“对齐或分布对齐或分布垂垂直居中直居中”命令，让它们命令，让它们“垂直居中垂直居中”对齐。对齐。 为了为了文字看起来更醒目，可以设置每个图形内的文字为文字看起来更醒目，可以设置每个图形内的文字为“粗体粗体”。 接下来接下来为图形设置三维效果。按住为图形设置三维效果。按住ShiftShift键，同时选中所有键，同时选中所有的图形，单击底部的图形，单击底部“绘图绘图”工具栏上的工具栏上的“三维效果样式三维效果样式”按按钮，在弹出的列表中钮，在弹出的列表中“三维样式三维样式1”1”，可以看到所有的图形可以看到所有的图形被应用了三维效果样式。被应用了三维效果样式。4.流程图的对齐与修饰在在所有图形保持被选中的状态下，再次单击所有图形保持被选中的状态下，再次单击“三维效果样三维效果样式式”按钮，选择按钮，选择“三维设置三维设置”命令，打开命令，打开“三维设置三维设置”工具工具栏，按下图设置其栏，按下图设置其“深度深度”为为“1212磅磅”( (图图 17)17)。完成后三。完成后三维效果的厚度看起来更薄，更自然。维效果的厚度看起来更薄，更自然。 4.流程图的对齐与修饰下面的工作是为流程图的各个图形之间添加连接符，让阅读下面的工作是为流程图的各个图形之间添加连接符，让阅读者更准确快速地把握工作流程的走向。在绘制连接符之前，者更准确快速地把握工作流程的走向。在绘制连接符之前，为了能够让绘出的箭头完全水平或者垂直，一定要在前面利为了能够让绘出的箭头完全水平或者垂直，一定要在前面利用用 “ “对齐对齐”命令对图形进行过对齐。如果前面没有对齐过，命令对图形进行过对齐。如果前面没有对齐过，则可以在绘制之间将相应图形则可以在绘制之间将相应图形“水平对齐水平对齐”或或“垂直对齐垂直对齐”。下面进入添加连接符的操作。下面进入添加连接符的操作。 选择选择窗口底部的窗口底部的“自选图形自选图形”按钮，在弹出的列表依次选按钮，在弹出的列表依次选择择“连接符连接符直箭头连接符直箭头连接符” 。 5.添加连接符和说明性文字接着接着在两个需要添加连接符的图形之间拖动鼠标，当鼠标在两个需要添加连接符的图形之间拖动鼠标，当鼠标移动到图形对象上时，图形会显示蓝色的连接点，这些点表移动到图形对象上时，图形会显示蓝色的连接点，这些点表示可以附加连接符。将鼠标在两个图形的下方连接点和上方示可以附加连接符。将鼠标在两个图形的下方连接点和上方连接点之间拖动即可将两个图形连接在连接点之间拖动即可将两个图形连接在一起。一起。 用同样的方法为其它图形间添加直箭头连接符。在这个过程中，如果需用同样的方法为其它图形间添加直箭头连接符。在这个过程中，如果需要对某个图形进行移动，可选中图形后用方向键移动，如果要微移，则要对某个图形进行移动，可选中图形后用方向键移动，如果要微移，则按住按住CtrlCtrl的同时，使用方向键。的同时，使用方向键。5.添加连接符和说明性文字接下来我们要添加折线接下来我们要添加折线( (肘形肘形) )连接符连接符选择选择窗口底部的窗口底部的“自选图形自选图形”按钮，在弹出的列表依次选按钮，在弹出的列表依次选择择“连接符连接符肘形箭头连接符肘形箭头连接符”。 5.添加连接符和说明性文字先先在在“修订合同修订合同”图形左侧的连接点点一下，接着向左侧图形左侧的连接点点一下，接着向左侧拖动鼠标，然后拖动鼠标，然后向下再向下再往右，在往右，在“审核审核”图形左侧的连接点图形左侧的连接点上点一下即可。完成后可以看到连接线上有一个黄色的小点，上点一下即可。完成后可以看到连接线上有一个黄色的小点，利用鼠标拖动这个小点可以调整肘形线的利用鼠标拖动这个小点可以调整肘形线的幅度。幅度。其他肘形其他肘形线线连接基本相同。连接基本相同。5.添加连接符和说明性文字修订合同复审修订合同有争议无争议审核接下来，在这个小黄点处画一个矩形框，在其中添加文字接下来，在这个小黄点处画一个矩形框，在其中添加文字“有争议有争议”，同时设置该矩形框的线条颜色为，同时设置该矩形框的线条颜色为“无线条颜色无线条颜色”，即不显示边框。，即不显示边框。 5.添加连接符和说明性文字设置设置完成后效果如下完成后效果如下图。图。其它其它肘形线和说明文字的添加完全一样，可以仿照操作。肘形线和说明文字的添加完全一样，可以仿照操作。所有操作完成后最好选择所有图形和连接符，按组合按钮，所有操作完成后最好选择所有图形和连接符，按组合按钮，把所有图形和连接符组合。把所有图形和连接符组合。5.添加连接符和说明性文字修订合同复审修订合同有争议无争议审核三、如何用visio制作跨职能流程图Visio的特点跨职能流程图编制方法和技巧专业的图表制作软件使用功能多有专门跨职能流程图模块使用方便1.Visio的特点2.跨职能流程图编制方法和技巧u u打开模板打开模板使用模板开始创建使用模板开始创建 Microsoft Office Visio Microsoft Office Visio 图表。模图表。模板是一种文件，用于打开包含创建图表所需的形状的一个或板是一种文件，用于打开包含创建图表所需的形状的一个或多个模具。模板还包含适用于该绘图类型的样式、设置和工多个模具。模板还包含适用于该绘图类型的样式、设置和工具。具。 1.1.在在“文件文件”菜单上，指向菜单上，指向“新建新建”，然后单击，然后单击“选择选择绘图类型绘图类型”。 2.2.在在“选择绘图类型选择绘图类型”窗口的窗口的“类别类别”下，单击下，单击“流程流程图图”。 3.3.在在“模板模板”下，单击下，单击“跨职能流程图跨职能流程图”。2.跨职能流程图编制方法和技巧u u添加形状添加形状 通过将通过将“ “形状形状” ”窗口中模具上的形状拖到绘图页上，可窗口中模具上的形状拖到绘图页上，可以将形状添加到图表中。以将形状添加到图表中。 将流程图形状拖到绘图页上时，可以使用动态网格（将将流程图形状拖到绘图页上时，可以使用动态网格（将形状拖到绘图页上时显示的虚线）快速将形状与绘图页上的形状拖到绘图页上时显示的虚线）快速将形状与绘图页上的其他形状对齐。也可以使用绘图页上的网格来对齐形状。打其他形状对齐。也可以使用绘图页上的网格来对齐形状。打印图表时，这两种网格都不会显示。印图表时，这两种网格都不会显示。u u删除形状删除形状 删除形状很容易。只需单击形状，然后按删除形状很容易。只需单击形状，然后按 DELETE DELETE 键。键。 注：不能将形状拖回注：不能将形状拖回“形状形状”窗口中的模具上进行删除。窗口中的模具上进行删除。 2.跨职能流程图编制方法和技巧u u放大和缩小绘图页放大和缩小绘图页 图表中的形状太小而不便使用时，希望放大形状。图表中的形状太小而不便使用时，希望放大形状。 使用大型的图表时，可能需要缩小图表以便可以看到整使用大型的图表时，可能需要缩小图表以便可以看到整个视图。个视图。 1.1.要放大图表中的形状，按下要放大图表中的形状，按下 CTRL+SHIFT CTRL+SHIFT 键的同时拖键的同时拖动形状周围的选择矩形。指针将变为一个放大工具，表示可动形状周围的选择矩形。指针将变为一个放大工具，表示可以放大形状。以放大形状。 2.2.要缩小图表以查看整个图表外观，将绘图页在窗口中要缩小图表以查看整个图表外观，将绘图页在窗口中居中，然后按居中，然后按 CTRL+W CTRL+W 组合键。组合键。 还可以使用工具栏上的还可以使用工具栏上的“显示比例显示比例”框与框与“扫视和缩放扫视和缩放”窗口来缩放绘图页。窗口来缩放绘图页。u u移动一个形状移动一个形状 移动形状很容易：只需单击任意形状选择它，然后将它移动形状很容易：只需单击任意形状选择它，然后将它拖到新的位置。单击形状时将显示选择手柄。拖到新的位置。单击形状时将显示选择手柄。 还可以单击某个形状，然后按键盘上的箭头键来移动该还可以单击某个形状，然后按键盘上的箭头键来移动该形状。形状。2.跨职能流程图编制方法和技巧u u移动多个形状移动多个形状 要一次移动多个形状，首先选择所有想要移动的形状。要一次移动多个形状，首先选择所有想要移动的形状。 1.1.使用使用“指针指针”工具拖动鼠标。也可以在按下工具拖动鼠标。也可以在按下 SHIFT SHIFT 键的同时单击各键的同时单击各个形状。个形状。2.2.将将“指针指针”工具放置在任何选定形状的中心。指针下将显示一个四向工具放置在任何选定形状的中心。指针下将显示一个四向箭头，表示可以移动这些形状。箭头，表示可以移动这些形状。u u向形状添加文本向形状添加文本1.1.双击某个形状然后键入文本，双击某个形状然后键入文本，Microsoft Office Visio Microsoft Office Visio 会放大以便会放大以便可以看到所键入的文本。可以看到所键入的文本。 删除文本：双击形状，然后在文本突出显示后，按删除文本：双击形状，然后在文本突出显示后，按 DELETE DELETE 键。键。2.2.将将“指针指针”工具放置在任何选定形状的中心。指针下将显示一个四向工具放置在任何选定形状的中心。指针下将显示一个四向箭头，表示可以移动这些形状。箭头，表示可以移动这些形状。2.跨职能流程图编制方法和技巧u u整形状的大小整形状的大小 1.1.可以通过拖动形状的角、边或底部选择手柄来调整形可以通过拖动形状的角、边或底部选择手柄来调整形状的大小。状的大小。 2.2.将将“ “指针指针” ”工具放置在任何选定形状的中心。指针下工具放置在任何选定形状的中心。指针下将显示一个四向箭头，表示可以移动这些形状。将显示一个四向箭头，表示可以移动这些形状。u u添加独立文本添加独立文本 向绘图页添加与任何形状无关的文本，例如标题或列表。向绘图页添加与任何形状无关的文本，例如标题或列表。这种类型的文本称为独立文本或文本块。使用这种类型的文本称为独立文本或文本块。使用“文本文本”工具工具只单击并进行键入。只单击并进行键入。 删除文本：单击删除文本：单击 “ “文本文本” ”然后按然后按 DELETEDELETE键。键。 u u移动独立文本移动独立文本 可以像移动任何形状那样来移动独立文本：只需拖动即可以像移动任何形状那样来移动独立文本：只需拖动即可进行移动。实际上，独立文本就像一个没有边框或颜色的可进行移动。实际上，独立文本就像一个没有边框或颜色的形状。形状。u u设置文本格式设置文本格式 右击工具栏，使用右击工具栏，使用右击工具栏，使用右击工具栏，使用“ “设置文本格式设置文本格式设置文本格式设置文本格式” ”工具栏。工具栏。工具栏。工具栏。 2.跨职能流程图编制方法和技巧各种图表（如流程图、组织结构图、框图和网络图）都有各种图表（如流程图、组织结构图、框图和网络图）都有一个共同点：连接。一个共同点：连接。 在在 Visio Visio 中，通过将一维形状（称为连接线）附加或粘中，通过将一维形状（称为连接线）附加或粘附到二维形状来创建连接。附到二维形状来创建连接。 移动形状时，连接线会保持粘附状态。例如，移动与另一移动形状时，连接线会保持粘附状态。例如，移动与另一个形状相连的流程图形状时，连接线会调整位置以保持其个形状相连的流程图形状时，连接线会调整位置以保持其端点与两个形状都粘附端点与两个形状都粘附。2.跨职能流程图编制方法和技巧u u使用使用“ “连接线连接线” ”工具连接形状工具连接形状 使用使用“连接线连接线”工具时，连接线会在您移动其中一个相工具时，连接线会在您移动其中一个相连形状时自动重排或弯曲。连形状时自动重排或弯曲。“连接线连接线”工具会使用一个红色框来突出显示连接点，工具会使用一个红色框来突出显示连接点，表示可以在该点进行连接。表示可以在该点进行连接。 从第一个形状上的连接点处开始，将从第一个形状上的连接点处开始，将“连接线连接线”工具拖工具拖到第二个形状顶部的连接点上，到第二个形状顶部的连接点上， 连接线的端点会变成红色。连接线的端点会变成红色。这是一个重要的视觉提示。如果连接线的某个端点仍为绿色，这是一个重要的视觉提示。如果连接线的某个端点仍为绿色，请使用请使用“指针指针”工具将该端点连接到形状。如果想要形状保工具将该端点连接到形状。如果想要形状保持相连，两个端点都必须为红色。持相连，两个端点都必须为红色。 2.跨职能流程图编制方法和技巧u u使用模具中的连接线连接形状使用模具中的连接线连接形状 拖动拖动“直线直线- -曲线连接线曲线连接线”，并调整其位置，并调整其位置u u向连接线添加文本向连接线添加文本可以将文本与连接线一起使用来描述形状之间的关系。可以将文本与连接线一起使用来描述形状之间的关系。向连接线添加文本的方法与向任何形状添加文本的方法相同：向连接线添加文本的方法与向任何形状添加文本的方法相同：只需单击连接线并键入文本。只需单击连接线并键入文本。u u设置二维形状的格式设置二维形状的格式 填充颜色（形状内的颜色）填充颜色（形状内的颜色）填充图案（形状内的图案）填充图案（形状内的图案）图案颜色（构成图案的线条的颜色）图案颜色（构成图案的线条的颜色）线条颜色和图案线条颜色和图案线条粗细（线条的粗细）线条粗细（线条的粗细）填充透明度和线条透明度填充透明度和线条透明度还可以向二维形状添加阴影并控制圆角。还可以向二维形状添加阴影并控制圆角。 2.跨职能流程图编制方法和技巧u u设置二维形状的格式设置二维形状的格式 填充颜色（形状内的颜色）填充颜色（形状内的颜色）填充图案（形状内的图案）填充图案（形状内的图案）图案颜色（构成图案的线条的颜色）图案颜色（构成图案的线条的颜色）线条颜色和图案线条颜色和图案线条粗细（线条的粗细）线条粗细（线条的粗细）填充透明度和线条透明度填充透明度和线条透明度还可以向二维形状添加阴影并控制圆角。还可以向二维形状添加阴影并控制圆角。2.跨职能流程图编制方法和技巧u u设置一维形状的格式设置一维形状的格式 线条颜色、图案和透明度线条颜色、图案和透明度线条粗细（线条的粗细）线条粗细（线条的粗细）线端类型（箭头）线端类型（箭头） 线端大小线端大小线端（线端是方形还是圆形）线端（线端是方形还是圆形）2.跨职能流程图编制方法和技巧u u保存图表保存图表u u预览和打印图表预览和打印图表 四、如何用SmartArt制作流程图SmartArt的特点利用SmartArt制作流程图方法和技巧1.SmartArt特点