时间管理2009-01-01什么是时间管理？什么是时间管理？时间管理的误时间管理的误區區时间管理不是要把所有事情做完，时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效运用时间而是更有效运用时间再怎么管理也没有用，就是有这么多做不完的事情。再怎么管理也没有用，就是有这么多做不完的事情。如何把这麽多事情塞进行程表当中？如何把这麽多事情塞进行程表当中？时间管理的目的，除了要决定时间管理的目的，除了要决定 你该做些什麽事情你该做些什麽事情之外，也是在决定之外，也是在决定 什麽事情不应该做什麽事情不应该做你不可能做所有的事情，所以你不可能做所有的事情，所以：必须做出判断，订定优先级，必须做出判断，订定优先级，在最恰当的时间做最重要的事，其余的就必须割舍在最恰当的时间做最重要的事，其余的就必须割舍用用减法思考减法思考代替代替加法思考加法思考误區1时间管理不是时间管理不是完全的掌控完全的掌控，而是而是降低变动性降低变动性什麽是时间管理？什麽是时间管理？“可以自己控制，固定在什麽时间完成什麽事情可以自己控制，固定在什麽时间完成什麽事情。”永远都有意外的状况发生，但这并不重要永远都有意外的状况发生，但这并不重要时间管理的真正意义在於：尽可能的降低变动性时间管理的真正意义在於：尽可能的降低变动性没有事先的规划，很容易让工作失去焦点，只注意到眼没有事先的规划，很容易让工作失去焦点，只注意到眼前紧急的事，忘了去处理真正重要的事前紧急的事，忘了去处理真正重要的事透过事先的规划透过事先的规划作为一种作为一种提醒与指引提醒与指引误区2来做个小测试来做个小测试下面有一些问题下面有一些问题请依据自己的情况分别回答请依据自己的情况分别回答自己记录下每一题的分数自己记录下每一题的分数总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 3分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q1要做的事，要负的责任要做的事，要负的责任多到令人喘不过气。多到令人喘不过气。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q2觉得自己非常忙碌，而且觉得自己非常忙碌，而且没有耐心。没有耐心。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q3越接近最后的期限，工作越努力。越接近最后的期限，工作越努力。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分来自来自 www.3722.cn 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载Q4来自领导（或是客户、合作方）的来自领导（或是客户、合作方）的要求多到让我感到很大的压力。要求多到让我感到很大的压力。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q5常常有处理不完的常常有处理不完的e-mail，或是回不完的或是回不完的MSN（或（或QQ）对话，）对话，几乎成为早上上班的第一件事。几乎成为早上上班的第一件事。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q6得面临不断发生的工作重点改变得面临不断发生的工作重点改变或是组织变动。或是组织变动。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q7我不喜欢将原本属於我的责任我不喜欢将原本属於我的责任移交给别人。移交给别人。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q8我觉得我很难保持机动与弹性，我觉得我很难保持机动与弹性，也无法专注在真正重要的事情上。也无法专注在真正重要的事情上。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分来自来自 www.3722.cn 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载Q9太过焦虑与担忧，太过焦虑与担忧，因此浪费了不少的时间。因此浪费了不少的时间。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q10只要会是影响到我自己和同事的互动，只要会是影响到我自己和同事的互动，我就很难做出决定或要求。我就很难做出决定或要求。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q11开会或是会面时常迟到。开会或是会面时常迟到。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q12花太多时间处理不太重要、或是紧急花太多时间处理不太重要、或是紧急的事，而没有时间处理真正重要的事。的事，而没有时间处理真正重要的事。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分来自来自 www.3722.cn 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载Q13我习惯拖延事情，直到时间过了我习惯拖延事情，直到时间过了或是不再重要了，就不需要处理。或是不再重要了，就不需要处理。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q14我睡得很不安稳，早上起床仍觉得我睡得很不安稳，早上起床仍觉得很疲惫。很疲惫。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q15对我来说，要规划每天的工作时间表对我来说，要规划每天的工作时间表是很难、也很少做到的事。是很难、也很少做到的事。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q16我没有清楚的方向，我没有清楚的方向，也不知道自己的目标是什麽。也不知道自己的目标是什麽。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q17我觉得我对工作的期望我觉得我对工作的期望还有我在工作上的成就与表现，还有我在工作上的成就与表现，和领导所认知的不一样。和领导所认知的不一样。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q18当我手边一个项目在进行时，我只有当我手边一个项目在进行时，我只有一个预定完成的时间，而不是把它切一个预定完成的时间，而不是把它切割成好几个小项目，分别列出进度。割成好几个小项目，分别列出进度。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q19只要牵涉到别的部门或其他同事，只要牵涉到别的部门或其他同事，就很难按照我理想的进度进行。就很难按照我理想的进度进行。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分Q20主管常常来来询问我的工作进度。主管常常来来询问我的工作进度。总是如此 .5分常常如此 . 4分有时候如此 . 4分很少如此 . 2分从来没有 . 1分来自来自 www.3722.cn 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载计计 分分1-30分分恭喜你，你的时间管理做得不错恭喜你，你的时间管理做得不错31-50分分对於时间管理，你已经有了基础的对於时间管理，你已经有了基础的认识，或一些自己的方法，但还有认识，或一些自己的方法，但还有进步改善的空间进步改善的空间51-100分分 你仍不知该如何有效管理自己的时你仍不知该如何有效管理自己的时间，因此是在一种没有效率的状态，间，因此是在一种没有效率的状态，应该尝试改变应该尝试改变你的时间管理你的时间管理 出了什么问题出了什么问题?陷阱陷阱1. 无法管理外在的变数和要求无法管理外在的变数和要求你自己可以掌控的部分变少时，你自己可以掌控的部分变少时，在规划自己的时间运用就必须保有更高的弹性在规划自己的时间运用就必须保有更高的弹性在规划一天的工作时，至少要在规划一天的工作时，至少要保留保留40的缓冲时间的缓冲时间很多人面临的困扰是：很多人面临的困扰是： 太多来自外界的干扰，太多来自外界的干扰，随时得放下手边的工作去做别的事随时得放下手边的工作去做别的事你有没有想过市场工作的本质是什麽？你有没有想过市场工作的本质是什麽？市场的工作有很大的一部份需要和别人互动，市场的工作有很大的一部份需要和别人互动，外界的干扰本就是你工作的一部份外界的干扰本就是你工作的一部份从自我可掌控的部分开始从自我可掌控的部分开始来自来自 www.3722.cn 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载陷阱陷阱2. 时间的配置不对时间的配置不对紧迫的事紧迫的事不紧迫的事不紧迫的事重要的事重要的事1 st急急2 nd重重不重要的事不重要的事3 rd轻轻4 th缓缓请排出正确的行事优先级请排出正确的行事优先级?ABCD紧迫的事紧迫的事不紧迫的事不紧迫的事重要的事重要的事1 st急急2 nd重重不重要的事不重要的事3 rd轻轻4 th缓缓正确的行事优先级正确的行事优先级紧迫的事紧迫的事不紧迫的事不紧迫的事重要的事重要的事紧急状况紧急状况流程的重大疏失流程的重大疏失员工产生肢体冲突员工产生肢体冲突计划之研拟计划之研拟公关之促进公关之促进问题之调查问题之调查专业能力的提升专业能力的提升人员招聘及培训人员招聘及培训健康检查健康检查不重要的事不重要的事有些电话有些电话有些不速之客到访有些不速之客到访有些会议之出列席有些会议之出列席有些无谓的请托有些无谓的请托有些临时的邀约有些临时的邀约某些领导交办的急事某些领导交办的急事有些交际应酬有些交际应酬有些文件之处理有些文件之处理MSN和和QQ的某些应答的某些应答处理属下之工作处理属下之工作自我干扰自我干扰个人嗜好的沈迷个人嗜好的沈迷不合理的时间配置不合理的时间配置I.45%处理危机处理危机II5%IV15%II.35%来自来自 www.3722.cn 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载明智的时间配置明智的时间配置III重要的事情着重在 PlanPlan 着重在 DoDo 着重在 CheckCheck 着重在 Action陷阱陷阱3. 做事没有方法做事没有方法多加利用可用的资源多加利用可用的资源完成任何一件事情，有许多方法，完成任何一件事情，有许多方法，重点在於你能否找出重点在於你能否找出最快速的方法最快速的方法如果不懂就要问清楚如果不懂就要问清楚学会与大家讨论学会与大家讨论寻求主管及众人的帮助寻求主管及众人的帮助从别人的经验值里面去学习从别人的经验值里面去学习我们常常运用自己所熟悉的或是直觉想到的方法我们常常运用自己所熟悉的或是直觉想到的方法做事，但事实上，这并非是最有效率的方式做事，但事实上，这并非是最有效率的方式不要毫不考虑的就直接去做了不要毫不考虑的就直接去做了厘清不同性质的工作厘清不同性质的工作将工作分类清楚：将工作分类清楚：需要高度专注力的工作，例如撰写报告需要高度专注力的工作，例如撰写报告拟定计划等拟定计划等开会开会处理行政文书作业处理行政文书作业拜访客户拜访客户电话联系电话联系较不需专注度的工作，如：封装信封较不需专注度的工作，如：封装信封美国密西根大学心理学及神经学科学家最新研究发现： 人的大脑只有在持续不间断地处理一件事情时，才能发挥最人的大脑只有在持续不间断地处理一件事情时，才能发挥最佳功能。佳功能。实验心理期刊进行过类似的研究： 如果你每次必须花费如果你每次必须花费15分钟适应与熟悉新的工作项目，分钟适应与熟悉新的工作项目，当你一天转换了当你一天转换了10次，花在适应新工作的时间总计有次，花在适应新工作的时间总计有140分钟分钟转换不同的工作项目，转换不同的工作项目，大脑必须花费时间去适应与熟悉大脑必须花费时间去适应与熟悉排定优先顺序排定优先顺序A级：级： “必须必须”要做的事要做的事非常重要，必须立即完成，没有完成会有很大的影响B级：级： “应该应该”要做的事要做的事很重要，但是可以有较多的缓冲时间C级：级： “可以可以”做的事做的事如果还有时间，可以排入的工作Delegate 分派工作分派工作重新检视以上清单，找出哪些工作可以分派给适当的人去执行Eliminate 删除删除排不上时间，又找不到人可以帮忙处理的，就直接删除陷阱陷阱4. 拖延与怠惰拖延与怠惰来自来自 www.3722.cn 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载人人, 為何安於現狀為何安於現狀?为何你我都不满意现状为何你我都不满意现状, , 但是却安于现状但是却安于现状？1.1.无奈无奈2.2.不确定改变之后会更好不确定改变之后会更好3.3.因为现状是你我最熟悉的因为现状是你我最熟悉的当你开始不满于现状时当你开始不满于现状时, , 表示会有新的事物发生在你的身上表示会有新的事物发生在你的身上但是要用对但是要用对 “新的思考方式新的思考方式”後果只会更糟而已後果只会更糟而已除了第四项以外除了第四项以外, , 其它的做起来都不太愉快其它的做起来都不太愉快不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情紧迫紧迫的事的事不紧不紧迫的迫的事事重要重要的事的事1 st2 nd不重不重要的要的事事3 rd4 th思维习惯的改变思维习惯的改变成本成本/效益分析法效益分析法这件事令人感到为难这件事令人感到为难, 但是它非做不可但是它非做不可, 因此我将立即因此我将立即做完它做完它, 以便尽早忘掉它以便尽早忘掉它.养成速战速决的习惯养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任务将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任快速地完成每一块的任务务完成最关键的部份完成最关键的部份, 让事情看起来像做完让事情看起来像做完 80% 一般一般陷阱陷阱5. 没有准备没有准备没有想法没有想法下属在面对主管时，下属在面对主管时， 通常有以下应对方式：通常有以下应对方式：等待被告知等待被告知询问该怎麽做询问该怎麽做提出建议，采取双方都同意的作法提出建议，采取双方都同意的作法直接采取行动，同时立即告知直接采取行动，同时立即告知自行采取行动，定期向上报告自行采取行动，定期向上报告来自来自 www.3722.cn 中国最大的资料库下载中国最大的资料库下载陷阱陷阱6. 不知道利用其他人的资源不知道利用其他人的资源陷阱陷阱7. 不会把握零碎的时间不会把握零碎的时间如果只有如果只有5分钟分钟的时间，的时间，你可以：你可以：浏览所有的信件，看看是否有重要的讯息，提醒浏览所有的信件，看看是否有重要的讯息，提醒自己要注意，不要遗漏了。自己要注意，不要遗漏了。想想明天或是下个星期有哪些重要的事情要做，想想明天或是下个星期有哪些重要的事情要做，大致排定时间表。大致排定时间表。之前排好的会面时间，趁这个空档和对方做最後之前排好的会面时间，趁这个空档和对方做最後的确认。的确认。对於一些简单交付的工作，打电话去确认是否正对於一些简单交付的工作，打电话去确认是否正依进度进行，是否可如期完成。依进度进行，是否可如期完成。如果你有如果你有10分钟分钟的时间，的时间，其实可以：其实可以：想想今天在工作上遇到的某个问题，有什麽其他的想想今天在工作上遇到的某个问题，有什麽其他的方法可以解决。方法可以解决。不需要花费太多时间回覆的信件，可以在这个时候不需要花费太多时间回覆的信件，可以在这个时候先回复。先回复。好好休息一下，调整心情，再重新回到工作上。好好休息一下，调整心情，再重新回到工作上。重新检视今天的工作时间表，看看是否需要调整。重新检视今天的工作时间表，看看是否需要调整。假设现在多出假设现在多出30分钟分钟的时间，的时间，你可以：你可以：简单浏览某份报告的内容，把重点标示出来，有简单浏览某份报告的内容，把重点标示出来，有空的时候再仔细阅读。空的时候再仔细阅读。阅读报章杂志，不仅可以让自己暂时脱离繁杂的阅读报章杂志，不仅可以让自己暂时脱离繁杂的工作，好好喘口气，又可以吸收新知。工作，好好喘口气，又可以吸收新知。处理某个复杂工作的其中一小部分。例如：你必处理某个复杂工作的其中一小部分。例如：你必须在这个月底完成上半年度的业绩报告，不如趁须在这个月底完成上半年度的业绩报告，不如趁这个时候先想想，报告的大纲是什麽？必须取得这个时候先想想，报告的大纲是什麽？必须取得哪些重要的数据哪些重要的数据.。陷阱陷阱8. 不懂得拒绝不懂得拒绝留些时间给自己留些时间给自己尽管工作再忙，都应该留给自己一点时间，尽管工作再忙，都应该留给自己一点时间，在不受打扰的情况下，专心思考一些问题在不受打扰的情况下，专心思考一些问题不仅仅只是做不仅仅只是做doer，还要成为，还要成为thinkerJust Do It !来自来自 www.3722.cn 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