第 1 部分Access 2007的概念和入门第 1 章为什么要学习 Access在学习 Access 之前，了解 Access 的功能和 Access 所能完成的任务是非常重要的。Access 是一个多层次用户都能使用的软件产品，其用户群只受用户是否想用的限制。1.11.1AccessAccess 是什么Access 是微软公司出品的 Office 办公软件中的一个重要套件，是一个大众化的数据库管理系统。数据库是一种用于收集和组织信息的工具，也就是说它是一个专门用于管理信息的软件。信息的组织开始时可能只是一些文字或电子表格中的一个列表。随着信息量的增大，列表会逐渐变大，列表中的数据中就会开始出现一些冗余和不一致。列表形式的数据不但变得难以理解，而且搜索或提取部分数据以进行查看的方法也有限。一旦开始出现这些问题，最好将数据转移到由数据库管理系统（DBMS） （如 Office Access 2007）创建的数据库中。Access 集信息存储、 信息检索、 信息报表以及可构造自动完成某种可重复任务的程序于一身，用户能够构造易于使用的信息输入窗体，也可以按照个人想象的格式显示信息和构造功能强大的信息报表。Access 是目前为止功能强大且使用简单的面向终端用户的小型数据库系统。近些年来， 信息的需求剧增， 到目前为止大量信息的存储空间最优的就是数据库系统。而 Access 是一种价格便宜、使用方便的小型数据库系统。Access 不仅是单机版的数据库系统， 作为一个关系型数据库， 它还允许多个用户同时访问数据库中的信息。Access 可以和其他数据库系统建立连接（如 SQL Server、Oracle等大型数据库） ，使用大型数据库中的信息，也可以将大型数据库中的信息导入到 Access中供用户使用，甚至还可以连接 Dbase 和 Excel 表。1Access 有一组终端用户管理数据库的完整工具，提供了表设计器、窗体设计器、报表设计器和窗体向导、报表向导、查询向导等实用、简单、方便的数据库管理工具，大大方便了用户使用 Access。在 Access 中可以使用 VBA（Visual Basic for Application）创建具有专业质量的程序来完成数据的各种管理工作。在 Access 中可以使用 Windows API（应用程序编程接口）来调用其他语言（如 C，Java 或 Visual Basic 等）编写的函数或 DLL（动态链接库） ，用户可以利用 Windows 或其他应用程序内置的函数来完成自身复杂的任务。Access 实际上就是一个功能强大的小型关系数据库系统， 具有易学、 界面友好、 方便、效率较高、扩展性强等特点。1.21.2AccessAccess 的用途知道 Access 能干些什么， 无疑将会对学习和使用 Access 有着不寻常的意义， 只有真正了解 Access 的用途， 你才可能有效地利用这个工具。 因此我们需要了解 Access 有哪些用途。下面让我们首先把 Access 的用途归纳一下：1 用 Access 可以分门别类地有效保存数据数据库，最基本的功能就是数据信息的保存，利用数据库来保存数据使得数据信息的存放变得轻而易举了， Access 就是一个功能完整的小型数据库系统， 利用它来保存数据信息是比较理想的选择。Access 可以作为独立的数据信息存储单元，供一些开发语言（如VB、Delphi）作为存储数据信息的后台工具。2 用 Access 可以快速开发各类管理程序开发管理程序一般来说都是利用一些计算机的高级语言来完成的（如 VB、VC、Java等） ， 但利用这些语言来开发信息管理系统都需要后台数据库的支持， 如果没有后台数据库的支持，利用单个文件来保存数据信息，信息管理系统的开发将是困难重重的。Access 不仅可以作为各种开发语言的后台数据库，而且内置了一种可供开发的 VBA语言用来独立开发应用程序，无需其他软件工具的支持。VBA 实际上就是 Visual Basic（VB）的子集，它除了具有和 VB 相同的语句、语法外，还有一些用于数据库管理方面的独特对象、属性、函数，使得开发数据信息管理系统更为方便快捷。3 用 Access 可以作为网上数据库的后台Access 可以作为 ASP、.net 等开发语言的后台数据库，可以在互联网上作为后台数据库开发出具有动态环境的网页系统。4 用 Access 可以连接大型数据库和小型数据库系统Access 可以作为大型数据库的前台开发工具，利用Access 作为前台开发工具，可有效地管理 SQL Server 数据库， 以及 Oracle 等大型数据库， 甚至可以连接 Dbase、 Foxpro等小型数据库系统，还可以连接 Excel、Lotus 等系统的表格。1.31.3为什么要学习 AccessAccessAccess 是一个桌面的数据库系统，是Office 中的套件，在我国使用Office 软件的人员众多，大部分人都有使用 Office 软件系统的经历。在学校里不少人都学过计算机的编程语言，但真正能使用计算机语言进行编程的却不太多，为什么我们学习了一些编程语言，却不能编出能供自己或其他用户使用的程序呢？原因很简单，计算机语言本身就是一种比较抽象的概念，既要熟悉编程语言的语法结构，又要构思程序的流程，将一些计算机的语句通过自己的组合构成可供自己或其他用户使用的程序，这要求编程人员既要熟悉计算机的语言，又要熟悉所编程序的业务流程，这样就限制了大多数人成为计算机程序编制的高手的可能。目前公认的比较好学的计算机语言就算 Basic 了，随着 Windows 操作系统的出现，Visual Basic 就成为最易学的编程语言之一。但 Visual Basic 就算好学，那么多的控件，那么多的属性，都是以英文单词的形式出现， 这对英文不好的人来说， 别说编程了， 就是看别人编制的程序也好像读天书一样。 VisualBasic 是一种面向对象的、所见即所得的、功能很强的计算机编程语言，比如我们设计一个窗体，在窗体放一些控件，然后设置所放控件的属性，在命令按钮的单击事件中编一段程序，这个窗体就算设计完成了。但我们注意到，由于每个控件都有众多的属性，设置这些属性就必须知道这些属性的含义，英文好的人还可以，不懂英文的人可就难了，那么多的属性，究竟对哪些属性进行设置，总感觉无从下手。而Access 中就不会出现这种情况，因为在 Access 的设计视图中控件的属性都是用中文来表示的，比如一个标签控件的标题属性，在 Visual Basic 中是 Caption 而在 Access 中就是“标题”，可想一下，哪个我们更容易理解呢？当然，Access 也不是傻瓜型的，要想学会它，不下一番功夫是不行的，比如，在一次Access 的培训班上，有学员就跟我说，他在学校学习了一个学期的 Access，共学了 80个学时，但从来也不能完成一个像模像样的有一定功能的管理程序来。笔者有一次就遇到了难题，那是2000 年的秋季，去一个工厂开会，遇到厂里的厂长，该厂长以前跟自己比较熟悉，就说能不能给厂里外贸处编制一套外销产品的管理系统，开会的时间也只有三天左右，单位已来电话催我开完会后马上回单位，因有一个大的编程项目等我跟用户讨论，三天时间编制一套管理系统，用什么样的高级语言来开发都会有困难的。突然想起何不用 Access 来开发这个管理系统呢，主意一定，利用开会的业余时间，熬了三个晚上，大功告成，第四天经过简单的培训，外销产品管理系统交付外贸处使用了，回单位后通过电话了解，外贸处的工作人员感觉使用特别方便，功能较强，他们没有想到的功能该系统都有了。后来又见到那位厂长时，厂长感谢不已。其实利用 Access 开发管理系统具有简单、实用、开发效率高和成本低等诸多好处。如果您是一名管理人员，肯定比我更熟悉您的业务流程，只要学会 Access 的开发功能，肯定能编制更实用、功能更强的管理系统来。1.41.4我能否学会 AccessAccess一些管理人员经常问我，在工作中使用什么样的开发软件可以帮助我们提高管理水平和工作效率，我一般都告诉他们，Access 是一个比较简单易学的数据库管理软件，特别适合管理人员自行开发管理小系统，学会了 Access 数据库，工作起来就会得心应手。实际上，要想学会 Access 并不难，只要有兴趣并且有恒心，就没有学不会的。笔者在多次 Access 的学习班上， 接触到许多学员， 他们都能在一周内学会 Access 的基本操作，甚至能编制出像模像样的工作中使用的数据库管理系统。特别是一些 50 多岁的女性管理人员，学习特别认真，在每个学习班结束时，这部分人掌握 Access 的能力要超过一些年轻人。是不是一定要具备高超的编程技术才能学好 Access？非也。全球有几百万人在使用Access 进行他们的数据的管理工作，只要你在工作中处处留心，把学到的Access 知识应用到工作实践中，见到数据量比较大时，尽量考虑是否使用 Access 来管理数据，因为您对业务特别熟悉，数据的管理流程也特别得清楚，只要掌握 Access 的一些基本技能，然后带着工作中的实际项目，亲自动手操作，就一定能编制出符合工作实际情况的数据库系统。1.51.5AccessAccess 的最新版本Access 2007Access 2007Access 2007 是目前 Access 的最新版本。自 Access 97 开始，微软公司就已经将Access 作为 Office 的套件提供给广大用户。Access 2007 使用全新的界面和功能强大的向导帮助普通用户创建数据库系统，不需要很深的数据库知识就能设计出满足自身需要的小型数据库系统。 使用预建的数据库模板，就可以轻松创建数据库系统，可以修改这些模板创建的数据库，以便使其适应不断变化的业务需求。创建和编辑各种报表、显示分类、过滤和分组信息，为作出更加有根据的决策提供方便。Access 2007 相对于其早期的版本有了重大的变化，这些变化体现在，改变了以往菜单式的用户界面，取而代之的是更加实用的功能区，各种操作命令及工具全部出现在功能区，用户使用起来更加方便。数据表中增加了附件字段，保存电子文档数据更加简单。窗体和报表增加了布局视图，使得窗体和报表的设计更加方便快捷。Access 2007 新增的功能较多， 特别是针对初学者， 增加了一些比较智能的设计工具，比如，表的设计在早期的版本中只提供了一种设计工具，而在 Access 2007 中提供了 4种设计工具供用户选择使用。窗体和报表的设计方法也提供了多种，大大降低了初学者的学习难度。