行政公文管理制度 一、目的 为使公司的行政公文处理工作规化、制度化、科学化，进一步提高行政公文处理的效率、质量，加强密级公文的制度建设，同时做好对行政公文传达、落实的督促检查工作，提升执行力，结合公司实际情况，特制定本办法。 二、适用围 本办法适用于各职能部门、 各子公司可参照本办法制定相应的行政公文处理及督查办法。 三、职责权限 1、行政管理部是行政公文处理的管理部门，负责公司的公文处理、督查，并指导各部门及各分（子）公司的公文处理工作。 2、各职能部门、分（子）公司负责本单位的公文处理及督办。 四、管控说明 （一）定义 1、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 2、督查工作指对集团公司、各分（子）公司部公文、对外发文、外部来文办理情况的督促检查。 （二）发文形式 1、凡是制度性的、指导全公司工作的重要决定、决议、公告、通告、通报、通知等文件，都要以公司名义发文。 2、凡是公司专业部门开展的日常性工作、组织开展的活动通知、专业体系的一般性工作通报及部门会议形成的会议纪要等，可以发部门文件，但部门文件一律不准对外行文。 （三）公文种类 1、决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等。 2、决议适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。 3、通告、通知（或公告）适用于公布规章制度、转发外来文件、公开发布全体员工应当遵守或周知的事项。（部通知用部文件格式、外部通知用公文格式并加盖公章） 4、通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。 5、报告适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议。 6、请示适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项。 7、函适用于对外沟通，对用于各公司之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函）。 8、规定 （或办法） 适用于对特定围的工作和事务制定具有约束力的行为规、 规章制度。 9、会议纪要适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。 （四）公文格式及规则 1、公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、主题词、抄送单位、拟文部门、份数和印发日期等部分组成。 （1）涉及公司秘密的公文应当标明密级。 （2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 （3）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规化简称，统一使用标宋字体。 （4）发文字号应当包括代字、年份、序号。 （5）公文标题应当准确简要地概括公文的主要容，并标明公文种类，一般应当标明发文单位，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （6）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规化简称、统称。 （7）成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人签发日期为准。 （8）对外公文除“会议纪要”外，以红头文件下发的对外公文均应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章（部门文件除外）。 （9）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 （10）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位（个人），应当使用全称或者规化简称、统称。 2、公文用纸采用国际标准 A4 型，双面打印，左侧装订。贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 3、部门之间对相关问题未经协商一致，不得各自对外行文。 （五）发文办理及督查 1、发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。 2、 公文拟稿、发文 （1）以公司名义拟发的文件，经总裁签发后，由行政管理部按发文规则编号、印制、用印、分发，同时做好文件签收登记。文件起草部门在拟文稿纸中明确主送单位、所要发到的层面及文件中末说明的其它要求。 （2）以公司各部门名义拟发的文件，经部门负责人审核、分管领导签发后，由所在部门编号、印制、分发。 3、签发时限 根据拟发公文的缓急程度将发文分为平件、急件、特急件限时办理。 （1）平件应于拟稿之日起（不包括拟稿日，下同）2 个工作日签发。 （2）急件应于拟稿当日签发。 （3）特急件应在拟稿完成后随报随签。 4、以公司名义发送的电子文件，由行政管理部用相关途径发送至文件主送单位，主送单位收到文件后根据文件发送要求及签发时限要求进行转发或办理，并向行政管理部反馈办结情况；以公司部门名义发送的电子文件，由文件拟发部门负责发送至文件主送单位，主送单位收到文件后根据文件发送要求及签发时限要求进行转发或办理，并向文件印发部门反馈办结情况。 （六）发文办理及督查 收文办理指对公司收到部、外部来文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。凡外来文件，均由行政管理部统一运转；对于公司部来文，由文件制发单位、部门按审批管理权限自行运转；对于收到的密级文件应减少运转环节、缩小涉密围。 1、签收。行政管理部对收到的文件进行签收清点，如发现问题应及时向发文单位查询，必要时可采取相应的处理措施。各部门、各分（子）公司收到行政管理部下发、转发的文件后要签收，电子版文件要回复接收情况。 2、登记。登记项目包括收文编号、收文日期、发文单位、文号、标题、份数，并将办理结果予以登记。 3、拟办。对于外部来文，由行政管理部按文件容和缓急程度填好收文处理单，行政管理部负责人提出拟办意见，上报相关领导阅批。具体程序如下： （1）对于一般性文件，由行政管理部负责人提出拟办意见，报分管领导阅批。 （2）对于外部来文及重要性文件，由行政管理部负责人提出拟办意见，经分管领导审阅后，报总裁阅批。 （3）对于涉及有关专业容的文件，由行政管理部负责人提出转办意见，专业部门负责人提出办理意见，报该部门的分管领导审阅后，报总裁阅批。 4、批办时限。行政管理部根据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度。 （1）平件应于文件送达之日起 2 个工作日阅批。 （2）急件应于文件送达当日阅批。 （3）特急件应随送随阅批。 （4）对于综合性较强，需调查或需集体研究的事关重大的文件，最晚在文件要求时限前2 日阅批完。 5、传阅。行政管理部根据相关领导的阅批意见，按一定的程序将文件送达有关领导阅知或阅示。有关领导应根据文件要求及文件办理时限阅览并签署意见。行政管理部要随时掌握文件去向，避免漏传、误传、横传。 6、承办。行政管理部按相关领导的批示，将文件送达有关部门办理。承办部门应认真负责，及时办理不得延误。承办人办结后，在收文处理单上填写办结反馈情况。 7、催办。行政管理部按规定的时间提前向承办部门询问办理结果，以保证公文及时办理完毕。 （七）公文归档 1、公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档，发文的拟稿纸（立即销毁）、正式文件原件、修改稿原件全部存档，个人不得保存应当归档的公文。 2、联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档。 （八）公文管理 1、公文由行政管理部、各部门的专（兼）职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 2、不具备归档和存查价值的公文， 经过鉴别并经相关部门、 公司负责人批准， 可以销毁。 3、销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。 4、相关部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，将需要归档的公文整理后，移交行政管理部档案室。 5、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文移交、清退。 （九） 附则 1、本办法自下发之日起执行。 2、各部门、各分（子）公司按照给定的模板行文，将LOGO 和公司名称替换。 3、本办法由集团行政管理部负责解释。 附件：1、对文件格式 XZ-BG-001 2、发文字号 3、对外公文格式（红头文件） 4、公司便签纸 XZ-BG-002 5、对外商务函 XZ-BG-003 6、发文审批单 XZ-BG-004 7、收文处理单 XZ-BG-005 8、文件发放记录 XZ-BG-006 9、文件接收记录 XZ-BG-007 10、销毁记录 XZ-BG-008 起草： 审核： 签发：