证件证照管理规定 为有效保护和利用证件,防范风险,维护公司合法权益,特制定本规定,本规定适用于公司所有资质证书、税务登记证、营业执照、代码证、各类使用证、许可证及其他证件或证书; 一、职责 一公司各部门、员工均有保护证件的责任和义务; 二公司办公室、财务部负责证件的整理、保管、备案、登记、建立到期预警机制、协助年审变更等,确保证件的持续有效、安全和方便利用; 三证件相应单位、部门负责证件的办理、复审、年审、变更工作并承担相应费用; 二、管理流程 一整理办法 1、财务部、办公室统一对公司证件进行收集保管,原件放财务部,办公室留存复印件;各单位在取得证件后 2 个工作日内与财务部办理完证件交接手续;移交的证件必须是有效的,无污损、无残缺; 2、根据证件类型、有效期、年审期分类归档整理; 二借用程序 员工不得随意外带公司重要证件的原件,因工作需要必须借用证件原件的,应填写证书原件借用申请单经财务总监和公司领导签批同意后方可借用,并在承诺归还日期内归还；到期不能归还的,需重新续签证件原件借用申请单;外单位须经董事长签批后借用;经办人对所借用证件原件必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失;如有违反给予相应处罚并赔偿给公司造成的一切损失; 三被借用的证件原件由财务部、复印件由办公室进行登记,注明借用人、借用证件的名称、原因、借用时间、借用期限;若证件需在外长期使用,须经总经理、董事长签批并到办公室备案后由使用单位专人保管,并由办公室留存证件扫描备案; 四档案备份及预警制度 1、公司所有有效值证件必须扫描备份,利用电脑进行数字化处理和保存; 2、财务部、办公室会同使用部门进行证件预警工作,在证书年检、换证、变更时间前 60 天书面通知相关单位,并每周进行调度,直至证件变更完成;各单位积极做好证书的年检、换证、变更工作,确保证件的有效性;