第十讲如何组织会议实践与技巧天马行空官方博客：http:/t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632主要内容一、会议准备一、会议准备二、参加会议二、参加会议 三、会议的组织三、会议的组织四、会议后的工作四、会议后的工作五、群体、班组和会议的关系五、群体、班组和会议的关系 天马行空官方博客：http:/t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632【例子例子】：总裁办公会怎能这样开？总裁办公会怎能这样开？ 开会于中国好比是骑自行车，全球数开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。在我们全力以赴开量最多，水平却极差。在我们全力以赴开各种名目的会议前，为什么就不能抽空想各种名目的会议前，为什么就不能抽空想想：一个好会到底应该怎么开？想：一个好会到底应该怎么开？摘自摘自中外管理中外管理9/20009/2000，作者：石言，作者：石言 我是一家国有企业的会议秘书，目睹了一些经理人开办公会时的种种不妥、不明智、不合理之处，这里作一些列举以引起企业管理者的警醒。1 会议太多，开了许多不必要的会。会议太多，开了许多不必要的会。 2 参加会议的部门和人员过多，相当一部分参会的部门和人员参加会议的部门和人员过多，相当一部分参会的部门和人员 并非十分必要。并非十分必要。 3 会前不提前下发会议文件，到会上再临时发材料。会前不提前下发会议文件，到会上再临时发材料。 4 会议讨论时不控制议题范围和方向，随波逐流，大放其羊。会议讨论时不控制议题范围和方向，随波逐流，大放其羊。 5 会前不与参会的副手沟通，致使会上当场出现严重意见分歧。会前不与参会的副手沟通，致使会上当场出现严重意见分歧。 6 经理人不及时和正确地做出决定，使会议没有成果。经理人不及时和正确地做出决定，使会议没有成果。 五种会议种类五种会议种类n n谈判会议谈判会议n n报告会议报告会议n n解决问题会议解决问题会议n n制定决策会议制定决策会议n n收集和交换意见会议收集和交换意见会议会议筹备和组织过程会议筹备和组织过程明确会议目的明确与会者及其角色制定会议计划实施会议议程明确会议目的明确会议目的决定会议是否召开的四条指针：n n信息共享n n动员激励n n信息传播n n解决问题和制定决策与会者的角色与会者的角色一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色：一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色：一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色：一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色：开玩笑者开玩笑者试图打破坚冰或设置伪装钓饵；试图打破坚冰或设置伪装钓饵；守门人守门人（并不总是领导者）（并不总是领导者）试图把议题局限于议程上；试图把议题局限于议程上；恶意的鼓动家恶意的鼓动家经常反对即将达成的一致意见；经常反对即将达成的一致意见；议程制订者议程制订者把思想、观点、议题及新的提议置于日程表中；把思想、观点、议题及新的提议置于日程表中；反对者反对者寻找与他自己不同观点的疵漏或者坦率地反对提议；寻找与他自己不同观点的疵漏或者坦率地反对提议；啦啦队长啦啦队长注重任何进展；注重任何进展；倡导者倡导者认为他需要提出一个特别重要的提议；认为他需要提出一个特别重要的提议；提问者提问者问一些重要的问题，但有时是乏味的细节问题；问一些重要的问题，但有时是乏味的细节问题；看着钟点等待会议结束的人看着钟点等待会议结束的人试图把要讨论的问题试图把要讨论的问题一一列出并且敦促及早闭幕；列出并且敦促及早闭幕；支持者支持者支持最后一个人的观点；支持最后一个人的观点；重复者重复者一次又一次提出同一观点；一次又一次提出同一观点；附和者附和者以一种更可被接受的方式重复他人的话。以一种更可被接受的方式重复他人的话。确定与会者及其角色确定与会者及其角色n n与会者的构成与结构n n与会者的角色职责与会成员的构成上，考虑三个因素：n n同质性与异质性的平衡n n竞争性与合作型的平衡n n任务导向与过程导向的平衡参考会议规模参考会议规模 会议目的会议目的 参考与会人数参考与会人数n n决策制定和关键问题解决决策制定和关键问题解决决策制定和关键问题解决决策制定和关键问题解决 5 5n n问题识别或头脑风暴问题识别或头脑风暴问题识别或头脑风暴问题识别或头脑风暴 1010n n研讨会和培训班研讨会和培训班研讨会和培训班研讨会和培训班 1515n n信息研讨会信息研讨会信息研讨会信息研讨会 3030n n正式报告会正式报告会正式报告会正式报告会 不限不限不限不限与会者角色职责与会者角色职责与会者一般分为三类人：n n会议主席n n会议成员n n会议工作人员会议主席的类型和职责会议主席的类型和职责n n例子：先看下面两种情形n n情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司宗情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司宗经理担任会议主席。会议中，负责市场的副总提出，明年公经理担任会议主席。会议中，负责市场的副总提出，明年公司的营销重点应从司的营销重点应从“ “以巩固国内市场为主以巩固国内市场为主” ”转向转向“ “以国际市以国际市场为主场为主” ”。但负责市场营销的部门经理们反对，认为国内市。但负责市场营销的部门经理们反对，认为国内市场潜力还很大，而且资金压力也很大场潜力还很大，而且资金压力也很大双方争执双方争执很大。如果你是会议主席，怎么办？很大。如果你是会议主席，怎么办？n n情形二：某高校会议室正召开情形二：某高校会议室正召开“ “2121世纪古里学发展趋势研讨世纪古里学发展趋势研讨会会” ”，会议期间，就，会议期间，就MBAMBA交易打发展方向问题，提出了不同交易打发展方向问题，提出了不同的看法，有的认为应以案例讨论为主，有的认为以理论休养的看法，有的认为应以案例讨论为主，有的认为以理论休养为主，有的认为应像哈佛那样采用大量案例教学，甚至取消为主，有的认为应像哈佛那样采用大量案例教学，甚至取消传统教师教学的形式传统教师教学的形式眼看讨论时间快接近尾声，眼看讨论时间快接近尾声，但与会代表仍然意犹未尽，很难但与会代表仍然意犹未尽，很难“ “刹车刹车” ”。如果你是主席，。如果你是主席，怎么办？怎么办？会议主席的职责会议主席的职责一般来说，会议主席有一下职责：n n会议控制n n过程引导n n促进讨论n n应付“隐秘议程”n n作出决定会议控制的五个基本原则会议控制的五个基本原则n n决定讨论主题n n明确讨论范围n n确保人们围绕主题依次发言n n尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论n n确保其他成员了解会议进展情况过程引导的四个步骤过程引导的四个步骤n n识别主题/问题应清楚地加以说明n n交换和开发建议在解决问题之前，收集和解释依据n n评价不同方案列出不同方案，预测每个方案地可能结果（时间、成本、资源、政治因素）n n选择行动计划决定“谁”、“何地”、“何时”、“怎样做”。不同类型会议主席的主要职责排序不同类型会议主席的主要职责排序社会领导型主席决策型主席作出决定作出决定促进讨论促进讨论会议控制会议控制会议引导会议引导 应付隐秘议程应付隐秘议程会议控制会议控制 会议引导会议引导应付隐秘议程应付隐秘议程 促进讨论促进讨论作出决定作出决定 一般与会者的职责一般与会者的职责n n态度态度n n准备准备n n认识群体过程认识群体过程有效的与会者应具备下列技巧：有效的与会者应具备下列技巧：n n决定是否出席会议决定是否出席会议n n准备（有准备地带着问题参加会议）准备（有准备地带着问题参加会议）n n准时与会。准时与会。n n就某些模糊问题或疑点征询清晰解释。就某些模糊问题或疑点征询清晰解释。n n给出信息时，力求精确切题。给出信息时，力求精确切题。n n倾听倾听n n支持他人支持他人n n确保公平参与确保公平参与n n反对要有根据反对要有根据n n以能提高团队绩效地方式行事以能提高团队绩效地方式行事会议工作人员的职责会议工作人员的职责会议之前会议之前会议期间会议期间会议之后会议之后n n主席主席 11提出和理解计划处理提出和理解计划处理11准时开始准时开始11核实秘书或记录员核实秘书或记录员的业务项目的业务项目准备的备忘录草稿准备的备忘录草稿 22准备议程草案准备议程草案22清楚地介绍主题清楚地介绍主题22监控进展监控进展 33确使与会者得知会议目标、确使与会者得知会议目标、 33获得有力的发言获得有力的发言时间和地点及会议议程时间和地点及会议议程 44保证会议室的合理布置保证会议室的合理布置（座位安排、文件、饮水、（座位安排、文件、饮水、 烟灰缸等细节）烟灰缸等细节）n n秘书或记录员秘书或记录员 11从以前的记录或新的从以前的记录或新的11提前到达提前到达11起草备忘录起草备忘录信息源收集资料信息源收集资料 22起草会议议程，主次起草会议议程，主次22将会议室准备就绪将会议室准备就绪22交主席批准交主席批准顺序安排顺序安排 33得到主席的批准得到主席的批准33提交所有必要文件提交所有必要文件33两天内发给与会者两天内发给与会者 44发送会议通知和议程发送会议通知和议程44记录进程记录进程44必要时根据备忘录必要时根据备忘录 55避免不明确的讨论避免不明确的讨论和监督者的要求发布告示和监督者的要求发布告示或通过含糊不清的决策或通过含糊不清的决策66协助主席协助主席 n n会议成员会议成员 11通知秘书通知秘书/ /主席列入主席列入11准时出席准时出席11阅读、审核阅读、审核备忘录备忘录议程的事项议程的事项 22阅读所有文件阅读所有文件22按照会议要求发言按照会议要求发言22执行行动执行行动计划，必计划，必 33如果合适，准备自己如果合适，准备自己 33记录会议决定及需记录会议决定及需要时进行要时进行汇报汇报的支持性文件的支持性文件要采取的行动要采取的行动 4 4向秘书说明需要纠正向秘书说明需要纠正的论点的论点会议准备一览n n会议安排会议安排 n n文字材料文字材料n n目的目的 n n发言发言 会议安排（1）开会的时间、地点、延续的时间。（2）会议参加人员。（3）谁主持会议。（4）由谁来作演讲。文字材料（1）议事日程。）议事日程。 （2）前次会议的备忘录。）前次会议的备忘录。 （3）会前需要阅读的报告。）会前需要阅读的报告。 （4）会间所需要的文字报告或图表。）会间所需要的文字报告或图表。 目的目的（1）你想要达到什么目的？）你想要达到什么目的？（2）这是什么种类的会议？）这是什么种类的会议？（3）你是否有必要征求他人的意见？）你是否有必要征求他人的意见？（4）你是否需要专业人员来说明某题？）你是否需要专业人员来说明某题？（5）你是否知道召开会议的原因？）你是否知道召开会议的原因？（6）你你是是否否需需要要与与高高级级管管理理人人员员讨讨论论会会议议底底的的内容？内容？ 发发 言言（1）你是否需要使用直观教具？（2）你用于说明主题的素材是否充分？（3）你是否应当准备文字报告？（4）如果你需要作演讲，你是否把必须考虑的问题细查一遍，并按有关要求去做？会议备忘录的基本格式会议备忘录的基本格式n n备忘录，公司董事会会议室召开的董事会备忘录，公司董事会会议室召开的董事会n nXXXXXX股份有限责任公司股份有限责任公司n n20012001年年1212月月2525日星期二上午日星期二上午8 8：0000n n出席：出席：AA先生（主席）先生（主席）BB先生先生CC先生先生DD先生先生EE先生先生 F F女士女士 GG先生先生（秘书）（秘书）n n收到收到XXXXXX先生和先生和XXXXXX先生的缺席致函先生的缺席致函n n142142上次会议备忘录上次会议备忘录20012001年年1111月月2 2日的会议备忘录，通过选读，主席签字日的会议备忘录，通过选读，主席签字n n143143备忘录提出问题备忘录提出问题143.1143.1备忘录备忘录135.2135.2BB先生报告内部员工持股项目的计划和持股职工清单先生报告内部员工持股项目的计划和持股职工清单根据要求，公司应保证每个员工收到一份清单，并向他们解释该项目。根据要求，公司应保证每个员工收到一份清单，并向他们解释该项目。董事会要求在董事会要求在1212月月3030日前完成这项工作。日前完成这项工作。143.2143.2备忘录备忘录138138CC先生报告完成了退休金计划的所有必要的修改，人事部将与每位职工面谈。先生报告完成了退休金计划的所有必要的修改，人事部将与每位职工面谈。这些这些面谈计划从面谈计划从20012001年年1010月月5 5日开始。日开始。n n144144对弹性工作制的反映对弹性工作制的反映144.1E144.1E先生报告已制定出了弹性工作制的试点计划，并选定从研发一部作先生报告已制定出了弹性工作制的试点计划，并选定从研发一部作为试点。为试点。144.2144.2解决：董事会认为应先以研发三部作为试点，因为一部正承担的项目解决：董事会认为应先以研发三部作为试点，因为一部正承担的项目不能受到影响。不能受到影响。n n147147下次会议日期下次会议日期下次董事会召开日期为下次董事会召开日期为20022002年年1 1月月1515日星期六。若没有任何其他业务，会议日星期六。若没有任何其他业务，会议将于上午将于上午1212：0000闭幕。闭幕。 有有 一一 些些 技技 巧巧 可可 使使 你你 的的 会会 议议 参参 与与 更更 加加 成成 功功 。 如如 1 1不要同与你观点相同的人作为一个团伙坐在一不要同与你观点相同的人作为一个团伙坐在一起。起。 2 2不要总是立即合盘托出整个的计划。不要总是立即合盘托出整个的计划。 3 3预先阐明你的支持材料。预先阐明你的支持材料。 4 4对你不同意的观点表示尊敬和理解。对你不同意的观点表示尊敬和理解。 5 5结成同盟。结成同盟。 6 6仍要强调的一点是：在你步入会场前，尽可能仍要强调的一点是：在你步入会场前，尽可能知知道其他人的感受。道其他人的感受。 7 7获得行政支持。获得行政支持。 8 8保证成功或减少后续工作。保证成功或减少后续工作。 表:分化反对者支配他们OAANNOANOA秘书主席图例：A主席的联盟O反对者N中立者使反对者闭口除了在作为安排上分裂反对者以外，主席除了在作为安排上分裂反对者以外，主席有能力使他们在会议中的地位降级：当他们有能力使他们在会议中的地位降级：当他们想发言时假装想发言时假装“ “未看见未看见” ”，使他们无法参与讨，使他们无法参与讨论；抓住他们偏离主题的一瞬间，论；抓住他们偏离主题的一瞬间，“ “勾销勾销” ”了了他他们们的的发发言言；应应用用“ “跳跳跃跃法法” ”或或“ “终终止止辩辩论论法法” ”，在端时间内限制讨论。在端时间内限制讨论。