公文管理及档案管理公文管理及档案管理1档档 案案 管管 理理收发文管理收发文管理12目 录2公文管理发文办理发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。 核 稿、用 印 用 印、邮 寄 发 文 流 程 书 写 要 求注意事项3 一、书 写 要 求基础知识结构层次字体要求一级： 一、二级：（一）三级： 1.四级：（1）主主标题采用宋体二号加黑采用宋体二号加黑；正文采用正文采用三号仿宋，三号仿宋， 正文中一正文中一级标题：黑体三号黑体三号， 二二级标题：楷体三号，楷体三号， 三三级标题：仿宋加黑仿宋加黑， 表格表格：仿宋小四字体仿宋小四字体公文管理发文办理4二、发文程序 缓急（特急缓急（特急/加急加急/平急）平急）签发：部门会签综合管理部经理核 批综合管理部核 稿 拟稿部门负责人签字：发文标题：拟稿部门：拟 稿 人：拟稿人电话： 年 月 日主 送：抄 送：附件标题：打印份数： 校对： 发文编号： 号 年 月 日封发备注：农银人寿保人寿保险股份有限公司股份有限公司陕西分公司西分公司发文文审批批单密级（绝密/机密/秘密） 公文提呈公文提呈领导签批批时，拟稿人填写稿人填写发文文审批批单经公司公司领导审批批过的内部工的内部工作作签报，由，由签发人人签发。 每项均需每项均需完成填写完成填写公文管理发文办理5以各部门为名义制发的文件，按照发文审批单格式要以各部门为名义制发的文件，按照发文审批单格式要求及流程，由求及流程，由拟办部门负责人拟办部门负责人签署意见后送签署意见后送综合管理部综合管理部核核稿人核稿。由各部门稿人核稿。由各部门兼职收发文人员兼职收发文人员将公文定稿及电子版将公文定稿及电子版进行编号、印发、存档。进行编号、印发、存档。部门发文流程：公文管理发文办理6三、核 稿 拟办部门负责人拟办部门负责人应对公文进行严格把关，对文稿的内应对公文进行严格把关，对文稿的内容、文字的正确性、语句的合理性、段落的连贯性以及数字容、文字的正确性、语句的合理性、段落的连贯性以及数字的真实性和准确性等负责。的真实性和准确性等负责。 核稿人员对内容空洞、文字冗长的公文，应要求拟办核稿人员对内容空洞、文字冗长的公文，应要求拟办部门拟稿人员进行修改；对修改较多、辨认困难的公文，应部门拟稿人员进行修改；对修改较多、辨认困难的公文，应先退拟办部门清稿。先退拟办部门清稿。拟办部门清稿最迟在拟办部门清稿最迟在1 1个工作日内完成；个工作日内完成；退回改写的公文，拟办部门应在退回改写的公文，拟办部门应在3 3个工作日内完成。个工作日内完成。公文管理发文办理7四、校 对 实行拟稿人校核制度，原则上需校对实行拟稿人校核制度，原则上需校对3 3次，拟稿人须对公文次，拟稿人须对公文的准确性负责。的准确性负责。 校对重点：校对重点： 审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对公文进行实质性修改的，应按程序复审。规范等。经复核需要对公文进行实质性修改的，应按程序复审。未经签发人同意不得随意改动。未经签发人同意不得随意改动。公文管理发文办理8 五、用 印 公文送交综合管理部加盖印公文送交综合管理部加盖印章时，应一并附上经签发人签章时，应一并附上经签发人签发的发文审批单及其公文发的发文审批单及其公文文稿，按照农银人寿保险股文稿，按照农银人寿保险股份有限公司陕西分公司印章使份有限公司陕西分公司印章使用管理规定严格办理。（农用管理规定严格办理。（农银人寿陕规章银人寿陕规章201313号）号）快速邮寄快速邮寄公文管理发文办理9 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文处理统一由综审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文处理统一由综合管理部负责。合管理部负责。纸质、电子版纸质、电子版都需要都需要公文管理收文办理10 催 办及时、传达填写完整公文管理收文办理11 特急件要求随到随办，特急件要求随到随办，当天之内当天之内办完办完；急件要求在；急件要求在3 3个工作日内办完个工作日内办完；一般文件应在一般文件应在7 7个工作日内办完个工作日内办完。来。来文来电有办理时限要求的，必须按要文来电有办理时限要求的，必须按要求抓紧办理完毕。求抓紧办理完毕。 注意事项工 作要 求 催 办抓抓紧办理，不得延理，不得延误、推、推诿收发文管理人员要负责收发文管理人员要负责催办催办，做，做到紧急公文到紧急公文跟踪催跟踪催办，重要公文办，重要公文重点催办重点催办，一般公文定期催办，一般公文定期催办，不积压、不误传不积压、不误传，防止漏办和延，防止漏办和延误。误。公文管理收文办理12（一）公司行政发文：发文字号主要有：农银人寿陕发、农银人寿（一）公司行政发文：发文字号主要有：农银人寿陕发、农银人寿陕规章、农银人寿陕任、农银人寿陕函、会议纪要。陕规章、农银人寿陕任、农银人寿陕函、会议纪要。（二）公司党委发文：（二）公司党委发文：发文字号主要有：农银人寿陕党发、农银人寿陕党函。（三）公司工会发文：（三）公司工会发文：发文字号主要为农银人寿陕工发。公文管理归档管理常见公文类别类别类别20062007200813档档 案案 管管 理理收发文管理收发文管理12目 录14第二章第二章 档案的管理体制、机构及档案的管理体制、机构及职责第三章第三章 档案分档案分类、整理、整理、归档与保管档与保管第四章第四章 移交移交归档档 档案管理主要内容15第二章第二章 档案的管理体制、机构及职责档案的管理体制、机构及职责第九条第九条 各级机构必须建立健全档案工作机制。各省级分公司应设立与本公司档案发展相适应的档案管理岗位，配备相应数量的专(兼)职档案工作人员。 中心支公司应设立综合档案室，配备相应数量的专(兼)职档案工作人员。第十条第十条 各级机构的各部门应指定专人负责本部门档案的收集、保存、整理和归档，制定档案管理人员岗位责任制，保证档案管理人员切实履行职责。档案管理重点内容16第十三条第十三条 各门类档案归口管理部门各门类档案归口管理部门（一）（一）文书档案：分别由各级机构综合管理部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等日常工作，于每年六月份前完成前一年文件归档工作；（二）（二）实物、声像、照片档案分别由各级机构的各部门负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，并于每年三月份前完成前一年的归档工作：（三）（三）会计档案：由财务部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作；（四）（四）人事档案：由人力资源部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作；（五）（五）业务档案：由相关业务部门负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作。档案管理重点内容17第三章 档案分类、整理、归档与保管第第十十九九条条 要要建建立立健健全全平平时时归归卷卷制制度度，对对处处理理完完毕毕或或经经领领导导批批存存的的档档案案材材料料，承承办办人人员员及及时时收收集集齐齐全全，加加以以整整理理，送送交交本本部部门门专专（兼兼）职职档档案管理人员集中统一保管。绝密文件办理完毕后在当日内归档。案管理人员集中统一保管。绝密文件办理完毕后在当日内归档。第第二二十十条条 档档案案管管理理人人员员须须按按照照各各门门类类档档案案整整理理规规则则的的要要求求，采采用用一一事一件的方法整理档案资料，定期向本公司档案部门移交归档。事一件的方法整理档案资料，定期向本公司档案部门移交归档。第第二二十十一一条条 永永久久、长长期期、短短期期的的档档案案要要分分别别单单独独、分分柜柜存存放放保保管管，按顺序排列。按顺序排列。第第二二十十二二条条 音音像像档档案案和和光光盘盘档档案案等等磁磁性性载载体体资资料料，分分别别单单独独存存放放，按顺序排列。按顺序排列。第第二二十十三三条条 档档案案库库房房原原则则上上须须与与档档案案阅阅览览室室和和档档案案办办公公区区域域分分开开。 第第二二十十四四条条 档档案案库库房房属属机机要要重重地地，未未经经许许可可不不准准入入内内。库库房房要要有有防防火火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防污染设施。防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防污染设施。 档案管理重点内容18第二十五条第二十五条 每年对档案进行一次检查，每年对档案进行一次检查，发现问题及时解决。第二十六条第二十六条 档案的现代化管理应与办公自动化同步发展。各级机构应尽可能采用先进的技术和管理手段，不断提高档案的科学管理水平。第二十八条第二十八条 档案管理人员要自觉遵守中华人民共和国保密法和国家有关保密规定，遵守公司保密制度，严守国家和公司秘密。第二十九条第二十九条 发生档案被盗、遗失等情况，要立即报告并及时采取补救措施。档案管理重点内容19第十二条第十二条 编目编目 归档文件应依据分类方案分类方案和档号顺序档号顺序编制归档文件目录。第十三条第十三条 装盒装盒 将归档文件按件号顺序装入档案盒，不同年度、不同保不同年度、不同保 管期限管期限的文件、在分机构的文件、在分机构/ /问题的情况下，不同机构问题的情况下，不同机构/ /问题形成的文件不得问题形成的文件不得装入同一档案盒内。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装入同一档案盒内。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。第四章第四章 移交归档移交归档 第十五条第十五条 归档时间归档时间 归档部门要在归档部门要在每年每年6 6月底前月底前，将，将上一年度上一年度整理完毕的文书档案向整理完毕的文书档案向本公司档案部门移交归档。本公司档案部门移交归档。档案管理重点内容20 第十六条第十六条 归档手续归档手续 文件整理完毕后，归档人员应填写档案移交清单文件整理完毕后，归档人员应填写档案移交清单档案管理重点内容21Thank You!22