“双师”教师秘书工作实务及能力训练教育部高职高专文秘教学指导委员会教育部高职高专文秘教学指导委员会 委员委员教育部职业技术教育研究会文秘公关教学工作教育部职业技术教育研究会文秘公关教学工作委员会主任委员会主任国家职业技能鉴定秘书专业委员会副秘书长国家职业技能鉴定秘书专业委员会副秘书长 张玲莉秘书工作需要专门的技能与悟性秘书工作需要专门的技能与悟性从微软换秘书看到了什么？从微软换秘书看到了什么？ 比尔比尔盖茨之所以能有今天的成功，离不开和他一起盖茨之所以能有今天的成功，离不开和他一起并肩战斗的秘书露宝的功劳，正是有了露宝作坚强的后并肩战斗的秘书露宝的功劳，正是有了露宝作坚强的后盾，才使得公司能在盾，才使得公司能在ITIT界处于霸主地位。作为一名秘书，界处于霸主地位。作为一名秘书，露宝为我们作出了榜样，从而也证明了秘书工作没有年露宝为我们作出了榜样，从而也证明了秘书工作没有年龄的界限，年龄大的秘书所具备的丰富经验和能力值得龄的界限，年龄大的秘书所具备的丰富经验和能力值得年轻秘书们学习借鉴年轻秘书们学习借鉴。 在国外，秘书是一个越老越吃香的岗位。那么身为在国外，秘书是一个越老越吃香的岗位。那么身为微软公司总裁的比尔微软公司总裁的比尔盖茨的秘书会是怎么样被挑选出盖茨的秘书会是怎么样被挑选出来的呢？来的呢？做秘书的第一要务是要会操心 比尔比尔盖茨的首任秘书盖茨的首任秘书一个年轻的女大学生一个年轻的女大学生 微软创业之初，微软公司基本上都是年轻人，这些人做业务、搞微软创业之初，微软公司基本上都是年轻人，这些人做业务、搞推销都是一把好手，可是做起内务、管理方面的杂事，推销都是一把好手，可是做起内务、管理方面的杂事， 没有人能有耐心。而这些，对于第一任秘书没有人能有耐心。而这些，对于第一任秘书一一 个年轻的女大学生来说，似乎也不是她份内的工作，她对这些事的个年轻的女大学生来说，似乎也不是她份内的工作，她对这些事的 一副不闻不问的冷漠劲儿让盖茨很伤脑筋。他深切地感到，对公司里一副不闻不问的冷漠劲儿让盖茨很伤脑筋。他深切地感到，对公司里这些粗粗鲁鲁、风风火火的年轻人来说，应该有一位热心肠、能不论这些粗粗鲁鲁、风风火火的年轻人来说，应该有一位热心肠、能不论事无巨细的把后勤工作都揽下来的总管式的女秘书，而不能总让这方事无巨细的把后勤工作都揽下来的总管式的女秘书，而不能总让这方面的事来分技术人员的心。没过多久，比尔面的事来分技术人员的心。没过多久，比尔盖茨就要求人力资源部盖茨就要求人力资源部门给他换个秘书。门给他换个秘书。案例案例案例案例1 1 1 1：“微软微软微软微软”公司的女秘书公司的女秘书公司的女秘书公司的女秘书教学秘书工作的基本特点与职能教学秘书工作的基本特点与职能1 1教学秘书属于教学管理中的助理、协理类岗位教学秘书属于教学管理中的助理、协理类岗位2 2岗位角色：服务、协调、协助、管理、组织、参谋岗位角色：服务、协调、协助、管理、组织、参谋（1 1） 服务服务细致周到、全面、预见、一视同仁细致周到、全面、预见、一视同仁（2 2） 协调协调观察、调研、理清关系与事件眉目，稳妥操作观察、调研、理清关系与事件眉目，稳妥操作（3 3） 协助协助合作而不越位、不抢功、不抱怨、不突出自己合作而不越位、不抢功、不抱怨、不突出自己（4 4） 管理管理从属性管理、授权管理、有界限无范围从属性管理、授权管理、有界限无范围（5 5） 组织组织掌握工作流程、注意统筹兼顾掌握工作流程、注意统筹兼顾 （6 6） 参谋参谋适时建言献策、提供多种建议方案供管理者选择适时建言献策、提供多种建议方案供管理者选择 要求：把困难和方法一同提出来要求：把困难和方法一同提出来 案例案例案例案例2 “EMC”2 “EMC”2 “EMC”2 “EMC”公司的女秘书错在了哪里？公司的女秘书错在了哪里？公司的女秘书错在了哪里？公司的女秘书错在了哪里？案例解析显然，秘书瑞贝卡在这件事情上是做错了，她失显然，秘书瑞贝卡在这件事情上是做错了，她失误在哪里？很简单错在瑞贝卡不尊重误在哪里？很简单错在瑞贝卡不尊重“职场规则职场规则”，更不懂得秘书职业基本的要求。与其说这是，更不懂得秘书职业基本的要求。与其说这是“老外和中国员工的跨文化交流障碍老外和中国员工的跨文化交流障碍”，不如说，不如说这是职业意识和非职业意识之间的障碍。这是职业意识和非职业意识之间的障碍。 ？那么瑞贝卡对那么瑞贝卡对“职场规则职场规则”理解的缺失体现在哪理解的缺失体现在哪里呢？里呢？ 第一，瑞贝卡不懂现代企业的岗位分工常识第一，瑞贝卡不懂现代企业的岗位分工常识 第二，瑞贝卡不懂现代企业的薪酬给付原则第二，瑞贝卡不懂现代企业的薪酬给付原则 第三，瑞贝卡不懂得企业中的绝对服从原则第三，瑞贝卡不懂得企业中的绝对服从原则 第四，瑞贝卡不了解基本的第四，瑞贝卡不了解基本的“职业精神职业精神”原理原理从瑞贝卡的失误可以看到的问题从瑞贝卡的失误可以看到的问题1.1.单位用人存在认知上的失误单位用人存在认知上的失误2.2.秘书不是学历高的人就都能干好，但没有学识秘书不是学历高的人就都能干好，但没有学识基础就一定会干不好基础就一定会干不好3.3.秘书和其他专业工作一样需要专门的技术和岗秘书和其他专业工作一样需要专门的技术和岗位认知培训，不是任命后就自然能干好位认知培训，不是任命后就自然能干好4.4.教学秘书同样需要角色定位和自我观念更新教学秘书同样需要角色定位和自我观念更新案例：一杯茶水折射出了什么？案例：一杯茶水折射出了什么？ 是服务、接待还是是服务、接待还是.?.?教学秘书日常工作与职能教学秘书日常工作与职能办文、办会、办事办文、办会、办事1. 1. 了解教学计划的制定、内容、实施特点及其变更了解教学计划的制定、内容、实施特点及其变更2. 2. 拟写与教学管理相关的公文与函件拟写与教学管理相关的公文与函件3. 3. 日常教学管理工作的组织与实施过程服务日常教学管理工作的组织与实施过程服务4. 4. 教学办公室行政管理制度建设教学办公室行政管理制度建设5. 5. 教学行政办公事务的管理教学行政办公事务的管理6. 6. 协助开展教学管理工作的督办、检查、落实、反馈工作协助开展教学管理工作的督办、检查、落实、反馈工作7. 7. 协助与教学相关的对外沟通、联络、协调工作协助与教学相关的对外沟通、联络、协调工作8. 8. 协助主管领导协调各教研室、专业之间的工作衔接与配合协助主管领导协调各教研室、专业之间的工作衔接与配合9. 9. 准确上传下达相关信息与政策准确上传下达相关信息与政策10. 10. 及时收集与教学相关的信息、资料供主管领导参考及时收集与教学相关的信息、资料供主管领导参考11.11. 及时收存、整理、管理与教学有关的教学文件、资料、档案及时收存、整理、管理与教学有关的教学文件、资料、档案12. 12. 相关教学会议的准备、管理与服务相关教学会议的准备、管理与服务案例：工作日志不是可有可无案例：工作日志不是可有可无教学秘书的教学秘书的“七种武器七种武器”1.1.细致、周到的思考习惯；一丝不苟的工作作风；细致、周到的思考习惯；一丝不苟的工作作风；2. 2. 办事守规矩；条理清楚、记忆准确；办事守规矩；条理清楚、记忆准确；3.3.不不擅擅权权越越位位；忠忠实实、诚诚实实、不不喧喧宾宾夺夺主主、不不推推诿诿、耐耐心心且且宽容；宽容；4.4.精精通通文文秘秘工工作作的的基基本本知知识识；了了解解与与教教学学相相关关的的部部门门机机构构和和人员配置；人员配置；5. 5. 善于学习；具有一定的的外语水平和文字能力；善于学习；具有一定的的外语水平和文字能力；6. 6. 掌握现代化办公手段；熟练使用办公自动化设备；掌握现代化办公手段；熟练使用办公自动化设备；7. 7. 具具有有较较好好的的公公关关、沟沟通通能能力力；懂懂得得办办公公室室的的社社交交礼礼仪仪要要求。求。案例：上任一个月的办公室主任案例：上任一个月的办公室主任案例：文字水平绝非一日之功：-令人发笑的奶牛培训班教学秘书岗位的素质要求教学秘书岗位的素质要求1 1 高调做事、低调做人；高调做事、低调做人；2 2 周全服务、重视细节、平等待人；周全服务、重视细节、平等待人；3 3 多学、多看、多做、多想、少说；多学、多看、多做、多想、少说；4 4 会办、会说、会做、会管；会办、会说、会做、会管；5 5 手勤、眼勤、腿勤、嘴勤；手勤、眼勤、腿勤、嘴勤；6 6 营造和谐办公环境（软环境、硬环境）；营造和谐办公环境（软环境、硬环境）；7 7 甘当配角、适时回避；甘当配角、适时回避；8 8 主动调节心理、情绪，不要哀乐于形色；主动调节心理、情绪，不要哀乐于形色；9 9 考虑周密，沟通方式得当；考虑周密，沟通方式得当；1010注重个人修养和人格魅力养成注重个人修养和人格魅力养成案例：功亏一篑的白宫秘书案例：功亏一篑的白宫秘书-德西蕾德西蕾罗杰斯罗杰斯 教学秘书岗位的禁忌教学秘书岗位的禁忌忌讳忌讳 1 1不拘小节，大大咧咧；不拘小节，大大咧咧；2 2不修边幅，形象不佳；不修边幅，形象不佳；3 3办事情绪化，阴晴不定；办事情绪化，阴晴不定；4 4办事不专业、文笔差、无效率；办事不专业、文笔差、无效率；5 5常出纰漏、经常需要领导提醒；常出纰漏、经常需要领导提醒；6 6嘴勤手懒，随便指使他人做事；嘴勤手懒，随便指使他人做事；7 7爱扯闲话、扑风捉影、说话不负责任；爱扯闲话、扑风捉影、说话不负责任；8 8把办公室当作私人事务处理场所；把办公室当作私人事务处理场所；9 9看人下菜，办事缺乏公允；看人下菜，办事缺乏公允；1010临时动议，执著说服，乐此不疲。临时动议，执著说服，乐此不疲。 案例：办公室文化中的忌讳：案例：办公室文化中的忌讳：“不是你错了，而是我错了不是你错了，而是我错了”秘书办公室工作的礼仪要求 1礼仪是社会组织的公共关系工作人员在公关活动中，为了礼仪是社会组织的公共关系工作人员在公关活动中，为了塑造个人和组织的良好形象而应当遵循的尊重他人，讲究塑造个人和组织的良好形象而应当遵循的尊重他人，讲究礼节，注重仪表、仪态、仪容、仪式等方面共同认可的规礼节，注重仪表、仪态、仪容、仪式等方面共同认可的规范和程序。范和程序。仪容、仪表、仪态仪容、仪表、仪态仪容是个人仪表的重要组成部分，由发式面容、面容以及仪容是个人仪表的重要组成部分，由发式面容、面容以及人体所有未被服饰遮掩的肌肤等内容构成。仪容在人的仪人体所有未被服饰遮掩的肌肤等内容构成。仪容在人的仪表美中占有举足轻重的地位。表美中占有举足轻重的地位。仪表是指人的外表，包括人的容貌、姿态、服饰和个人卫仪表是指人的外表，包括人的容貌、姿态、服饰和个人卫生等方面，它是人精神面貌的外观。仪表生等方面，它是人精神面貌的外观。仪表在人际交往的最初阶段，往往是最能引起对在人际交往的最初阶段，往往是最能引起对方注意的。方注意的。仪态是指人的举止行为，仪态是指人的举止行为，“站有站相，站有站相，坐有坐相坐有坐相”，温文尔雅，从容大方，温文尔雅，从容大方，彬彬有礼已成为现代人的一种文明标准彬彬有礼已成为现代人的一种文明标准。秘书办公室工作的礼仪要求 2掌握服饰礼仪掌握服饰礼仪 服饰是人形体的外延，服饰又是一种无声的语言，服饰是人形体的外延，服饰又是一种无声的语言，它传示着一个人的个性、身份、涵养及心理状态等多种信它传示着一个人的个性、身份、涵养及心理状态等多种信息，直接关系到别人对他个人形象的评价。息，直接关系到别人对他个人形象的评价。选择服饰穿戴的基本原则选择服饰穿戴的基本原则1 1环境协调环境协调2 2社会角色协调社会角色协调3 3自身条件协调自身条件协调4 4时节协调时节协调着装讲究与技巧着装讲究与技巧1. 1. 女士的着装技巧女士的着装技巧2. 2. 男士的着装技巧男士的着装技巧3. 3. 着装的忌讳着装的忌讳礼貌沟通与交际的原则礼貌沟通与交际的原则礼貌沟通与交际：礼貌沟通与交际：真诚尊重真诚尊重平等适度平等适度自信自律自信自律信用宽容信用宽容交际与服务的范围：交际与服务的范围：接待学生接待学生换位思考、关心、耐心引导换位思考、关心、耐心引导接待同事接待同事-了解需求、不分亲疏了解需求、不分亲疏接待领导接待领导-预知信息、提前准备预知信息、提前准备接待媒体接待媒体-逐级请示、切忌随意逐级请示、切忌随意接待家长接待家长-主动热情、细致了解、及时汇报主动热情、细致了解、及时汇报服务的范围：服务的范围： 会议服务、活动服务、教务、考务服务会议服务、活动服务、教务、考务服务接待中的迎送礼仪基本要求接待中的迎送礼仪基本要求1 1见到来宾应面带微笑、主动问侯见到来宾应面带微笑、主动问侯2 2正在工作，要立即放下手中的事情迎上前去正在工作，要立即放下手中的事情迎上前去3 3礼貌地称呼对方并与之握手礼貌地称呼对方并与之握手4 4招呼客人坐下并为客人上茶招呼客人坐下并为客人上茶5 5客人告辞时，应等客人起身后再站起来相送客人告辞时，应等客人起身后再站起来相送6 6主动为客人取下衣帽、皮包等物品主动为客人取下衣帽、皮包等物品7 7当客人带有较多、较重的物品时，应主动帮客人提物当客人带有较多、较重的物品时，应主动帮客人提物8 8视情况将客人送至电梯口、门口或车上视情况将客人送至电梯口、门口或车上9 9与客人握手道别，目送客人离去。与客人握手道别，目送客人离去。1010来有迎声、送有去声、问有答声来有迎声、送有去声、问有答声 语调友善、眼到、口到、意到语调友善、眼到、口到、意到营造和谐工作环境干净、安静先自重干净、安静先自重电话用语礼貌规范电话用语礼貌规范接待多用征询语接待多用征询语 正向沟通说明正向沟通说明办公不办私办公不办私-避开与工作无关的事情避开与工作无关的事情设备摆放、室内装饰、工位布置有规矩设备摆放、室内装饰、工位布置有规矩守时、守规、守约守时、守规、守约教学秘书业务发展与个人成长教学秘书业务发展与个人成长业务发展业务发展1 1 教学管理研究教学管理研究2 2 教学行政研究教学行政研究3 3 学生的学习效率与教学管理的关系学生的学习效率与教学管理的关系4 4 教师的工作效率与教学管理水平的关系教师的工作效率与教学管理水平的关系个人发展个人发展-教学秘书的职业生涯规划教学秘书的职业生涯规划1. 1. 向管理岗位延伸向管理岗位延伸 综综合合管管理理；人人事事管管理理；学学生生管管理理；行行政政、党党务务管管理理；资资料料管理；档案管理管理；档案管理2. 2. 向教研岗位延伸：向教研岗位延伸： 教研员教研员在工作中成长、和组织一起成长！在工作中成长、和组织一起成长！调整工作心态自立自强调整工作心态自立自强1 1、不断学习、重视、不断学习、重视“充电充电”2 2、勤于思考、横向比较勤于思考、横向比较3 3、正确定位、积极与他人配合正确定位、积极与他人配合秘书职业资格鉴定介绍秘书职业等级划分秘书职业等级划分秘书职业考试形式秘书职业考试形式秘书职业考试的报名与时间秘书职业考试的报名与时间秘书职业证书颁发与作用秘书职业证书颁发与作用秘书职业资格鉴定教材秘书职业资格鉴定教材秘书技能的训练与实务操作秘书技能的训练与实务操作秘书就业前景与人才需求秘书就业前景与人才需求秘书专家委的职能秘书专家委的职能教书育人教书育人 管理育人管理育人 服务育人服务育人Zhll33263.net