会计电算化会计电算化第第6 6章章 账务核算系统账务核算系统6.1 6.1 概述概述6.1.1 6.1.1 总账核算的基本内容总账核算的基本内容1. 1. 参数设置参数设置2. 2. 凭证管理凭证管理3. 3. 账表管理账表管理4. 4. 出纳管理出纳管理5. 5. 外币核算外币核算6. 6. 期末处理期末处理会计电算化会计电算化6.1.2 6.1.2 辅助管理辅助管理1. 1. 个人往来账管理个人往来账管理2. 2. 部门辅助账核算部门辅助账核算3. 3. 项目辅助账管理项目辅助账管理4. 4. 客户、供应商往来账管理客户、供应商往来账管理6.1.3 6.1.3 总账系统的应用准备总账系统的应用准备1. 1. 会计科目会计科目2. 2. 各辅助核算目录各辅助核算目录3. 3. 自定义项自定义项4. 4. 期初余额期初余额5. 5. 银行对账期初银行对账期初会计电算化会计电算化6.2 6.2 系统初始化系统初始化6.2.1 6.2.1 总账系统基本设置总账系统基本设置1. 1. 会计科目会计科目 会计科目的设立和管理是会计核算的基础，建立完整的会计会计科目的设立和管理是会计核算的基础，建立完整的会计科目体系，是账务处理必须首先进行的环节。主要包括：级次、科目体系，是账务处理必须首先进行的环节。主要包括：级次、科目编码、科目名称、科目类型、助记码、账页格式、辅助核算、科目编码、科目名称、科目类型、助记码、账页格式、辅助核算、科目性质（余额方向）、科目性质（余额方向）、 外币核算、数量核算。外币核算、数量核算。2. 2. 凭证类别凭证类别 第一次进行凭证类别设置，系统提供了几种常用分类方式供第一次进行凭证类别设置，系统提供了几种常用分类方式供选择：记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭选择：记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；自证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；自定义凭证类别。定义凭证类别。3. 3. 外币及汇率外币及汇率 汇率管理是专为外币核算服务的，对账套所使用的外币进行汇率管理是专为外币核算服务的，对账套所使用的外币进行定义。定义。会计电算化会计电算化6.2.2 6.2.2 账簿选项账簿选项 账簿选项决定了将如何使用总账系统，如果希望系账簿选项决定了将如何使用总账系统，如果希望系统的功能与控制能够适应单位的实际需要，最好先在统的功能与控制能够适应单位的实际需要，最好先在这里进行相应的设置。这里进行相应的设置。 6.2.3 6.2.3 录入期初余额录入期初余额1.1. 录入期初余额录入期初余额2. 2. 对期初余额对账对期初余额对账3. 3. 录入辅助核算科目期初余额录入辅助核算科目期初余额6.2.4 6.2.4 项目项目会计电算化会计电算化6.2.5 6.2.5 账簿清理账簿清理 当年初建完账后，发现账建得太乱或错误太多，此时当年初建完账后，发现账建得太乱或错误太多，此时可能希望将该账冲掉，然后重新建账，这时执行可能希望将该账冲掉，然后重新建账，这时执行“账簿清理账簿清理”后系统将已建好的账全部冲掉，然后重新开始建账。账簿后系统将已建好的账全部冲掉，然后重新开始建账。账簿清理将冲掉本年各账户的余额和明细账，并将上年的会计科清理将冲掉本年各账户的余额和明细账，并将上年的会计科目，部门目录、个人目录、客户分类、客户目录、供应商分目，部门目录、个人目录、客户分类、客户目录、供应商分类、供应商目录、项目目录，凭证类别，常用摘要，常用凭类、供应商目录、项目目录，凭证类别，常用摘要，常用凭证转入本年。若本年为账套启用年，则冲掉本年各账户的余证转入本年。若本年为账套启用年，则冲掉本年各账户的余额和明细账，只保留会计科目，部门目录，客户目录，供应额和明细账，只保留会计科目，部门目录，客户目录，供应商目录，项目目录，个人目录，凭证类别，常用摘要，常用商目录，项目目录，个人目录，凭证类别，常用摘要，常用凭证。执行账簿清理后，应重新调整科目和余额。凭证。执行账簿清理后，应重新调整科目和余额。 会计电算化会计电算化6.3 6.3 凭证处理凭证处理 凭证处理是账务系统日常工作的基本内容，凭证处理是账务系统日常工作的基本内容，包括填制凭证、出纳签字、主管签字、审核凭证、包括填制凭证、出纳签字、主管签字、审核凭证、查询凭证、打印凭证、科目汇总、记账等的账务查询凭证、打印凭证、科目汇总、记账等的账务处理工作。处理工作。 会计电算化会计电算化6.3.1 6.3.1 填制凭证填制凭证 记账凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整，在实际工作中，可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的，可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。 主要信息包括：凭证类别、凭证编号、制单日期、附单据数等和凭证每一笔分录的相关内容：摘要、科目、辅助信息、金额。6.3.2 6.3.2 修改凭证修改凭证会计电算化会计电算化6.3.3 6.3.3 作废凭证作废凭证 如果填制的凭证，出现错误，并且已经保存，如果填制的凭证，出现错误，并且已经保存，可以作废，账务不进行处理。可以作废，账务不进行处理。 6.3.4 6.3.4 凭证整理凭证整理 有些作废凭证不想保留，可以通过凭证整理有些作废凭证不想保留，可以通过凭证整理功能将这些凭证彻底删除，并对未记账凭证重新功能将这些凭证彻底删除，并对未记账凭证重新编号。编号。 6.3.5 6.3.5 常用凭证常用凭证会计电算化会计电算化6.3.6 6.3.6 出纳签字出纳签字 出纳凭证涉及企业的现金收入与支出，应加强出纳凭证涉及企业的现金收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。对出纳凭证的管理。 出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目（必须在的带有现金银行科目（必须在“科目设置科目设置”时调时调用编辑功能的用编辑功能的“指定科目指定科目”，设定现金和银行存，设定现金和银行存款科目）的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭款科目）的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目和金额是否正确，审查认为错误或证的出纳科目和金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。 会计电算化会计电算化6.3.7 6.3.7 审核凭证审核凭证 审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确等，查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确等，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。只有审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。只有有审核权的操作员才能使用审核功能。有审核权的操作员才能使用审核功能。 注意：审核人除了要具有审核权外，还需要有对待审核凭证制单注意：审核人除了要具有审核权外，还需要有对待审核凭证制单人所制凭证的审核权，这个权限可在人所制凭证的审核权，这个权限可在“明细权限明细权限”中设置。中设置。 审核人和制单人不能是同一个人。审核人和制单人不能是同一个人。 凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可以进行修改或删除；以进行修改或删除； 取消审核签字只能由审核人自己进行。取消审核签字只能由审核人自己进行。 采用手工制单的用户，在凭单上审核完后还须对录入机器中的凭采用手工制单的用户，在凭单上审核完后还须对录入机器中的凭证进行审核。证进行审核。 作废凭证不能被审核，也不能被标错。作废凭证不能被审核，也不能被标错。 已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先按已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先按“取消取消”，取消标，取消标错后才能审核。错后才能审核。会计电算化会计电算化6.3.8 查询凭证查询凭证在日常操作中，需要查找已记账及未记账凭证。如某某职工某月报销差旅费的业务，现需要了解具体的报销情况，手工查找较难，可以利用查询功能进行。6.3.9 打印凭证打印凭证利用打印功能可打印已记账及未记账凭证。6.3.10 科目汇总科目汇总科目汇总是指按条件对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。会计电算化会计电算化6.3.11 6.3.11 记账记账 记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。系统对记账采用向导方式，使记账过门账、往来账、项目账以及备查账等。系统对记账采用向导方式，使记账过程更加明确。程更加明确。 注意：注意： 1) 1) 记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复恢复记账前状态记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。另外由于某种原因，事后发现本恢复数据，然后再重新记账。另外由于某种原因，事后发现本月记账有错误，利用本功能则可将本月已记账的凭证全部重新变成未记账凭月记账有错误，利用本功能则可将本月已记账的凭证全部重新变成未记账凭证，进行修改，然后再记账。证，进行修改，然后再记账。 2) 2) 如果发现某一步设置错误，可单击如果发现某一步设置错误，可单击“上一步上一步”返回后进行修改。如返回后进行修改。如果在设置过程中不想再继续记账，可单击果在设置过程中不想再继续记账，可单击“取消取消”，取消本次记账工作。，取消本次记账工作。 3) 3) 在记账过程中，不得中断退出。在记账过程中，不得中断退出。 4) 4) 在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。 5) 5) 所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。记账范围。 6) 6) 所选范围内的凭证如有未审核凭证时，系统提示是否只记已审核凭所选范围内的凭证如有未审核凭证时，系统提示是否只记已审核凭证或重选记账范围（只有财务主管才能恢复到月初的记账前状态）。证或重选记账范围（只有财务主管才能恢复到月初的记账前状态）。会计电算化会计电算化6.3.12 常用摘要在日常填制凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要储存起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理效率。调用常用摘要可以在输入摘要时直接输摘要代码或按F2键或单击按钮参照输入。“常用摘要”功能可以录入编号、摘要内容、相关科目，这些信息（数据）可任意设定并在调用后可以修改补充。常用摘要的编码是调用常用摘要的依据，因此，不能重复输入，也不能为空。如果某条常用摘要对应某科目，则可在“相关科目”处输入，在填制凭证时，在调用常用摘要的同时，也被调入，提高凭证录入效率。会计电算化会计电算化6.4 6.4 出纳管理出纳管理 出纳管理是为出纳员进行资金管理提供各种出纳管理是为出纳员进行资金管理提供各种工具，包括现金日记账、银行存款日记账、资金日工具，包括现金日记账、银行存款日记账、资金日报、银行对账、支票管理等报、银行对账、支票管理等。 6.4.1 6.4.1 日记账日记账 现金和银行存款是企业流动性最强的资产。日现金和银行存款是企业流动性最强的资产。日记账是为了加强现金、银行存款而设置的账簿，记账是为了加强现金、银行存款而设置的账簿，能够每日了解现金和银行存款的收支存情况。能够每日了解现金和银行存款的收支存情况。 会计电算化会计电算化6.4.2 6.4.2 银行对账银行对账1. 1. 录入银行对账期初录入银行对账期初 为了保证银行对账的正确性，在使用为了保证银行对账的正确性，在使用“银行对账银行对账”功能进行对账之功能进行对账之前，必须先将日记账、银行对账单未达项录入系统中。前，必须先将日记账、银行对账单未达项录入系统中。2. 2. 银行对账单银行对账单 银行对账单是平时用于录入银行对账单业务，以便于期末对账，系银行对账单是平时用于录入银行对账单业务，以便于期末对账，系统要求指定账户（银行科目），然后即可录入本账户下的银行对账单。统要求指定账户（银行科目），然后即可录入本账户下的银行对账单。3. 3. 银行对账银行对账 银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账是计算银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对账依据由用户根据需要选择，机根据对账依据自动进行核对、勾销，对账依据由用户根据需要选择，方向、金额相同是必选条件，其他可选条件为票号相同、结算方式相同方向、金额相同是必选条件，其他可选条件为票号相同、结算方式相同、日期在多少天之内。、日期在多少天之内。4. 4. 编制余额调节表编制余额调节表 在对银行账进行两清勾对后，便可查询打印在对银行账进行两清勾对后，便可查询打印“银行存款余额调节表银行存款余额调节表”，以检查对账是否正确。在操作时，屏幕显示所有银行科目的账面余，以检查对账是否正确。在操作时，屏幕显示所有银行科目的账面余额及调整余额。额及调整余额。会计电算化会计电算化6.5 6.5 账表管理账表管理6.5.1 6.5.1 科目账科目账1. 1. 总账总账 总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。2. 2. 余额表余额表 余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额，在实的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额，在实行计算机记账后，行计算机记账后，建议用余额表代替总账建议用余额表代替总账。会计电算化会计电算化3. 3. 明细账明细账 明细账功能主要是平时查询各账户的明细发生情况，及明细账功能主要是平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。有三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序凭证。有三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询，按发明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是询，按其发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，使对各级科目的数据关系一目了然。细数据的综合明细账，使对各级科目的数据关系一目了然。4. 4. 日报表日报表 用于查询输出某日所有科目的发生额及余额情况（不包用于查询输出某日所有科目的发生额及余额情况（不包括现金、银行存款科目）。括现金、银行存款科目）。5. 5. 多栏账多栏账会计电算化会计电算化6.5.2 辅助账1. 个人科目余额表2. 个人往来清理 3. 个人往来催款单4. 个人往来账龄分析会计电算化会计电算化6.6 6.6 期末处理期末处理 期末账务处理是主要是进行月末结账、结转下月的工作，期末账务处理是主要是进行月末结账、结转下月的工作，利用计算机可以简化会计月末结转账的处理利用计算机可以简化会计月末结转账的处理。 6.6.1 6.6.1 自定义转账设置自定义转账设置 自定义转账可以完成期末的转账业务，主要有：费用分配自定义转账可以完成期末的转账业务，主要有：费用分配的结转，如工资分配等；费用分摊的结转，如制造费用等；的结转，如工资分配等；费用分摊的结转，如制造费用等；税金计算的结转，如增值税等；提取各项费用的结转，如提税金计算的结转，如增值税等；提取各项费用的结转，如提取福利费等；部门核算的结转；项目核算的结转；个人核算取福利费等；部门核算的结转；项目核算的结转；个人核算的结转；客户核算的结转；供应商核算的结转。的结转；客户核算的结转；供应商核算的结转。 会计电算化会计电算化6.6.2 6.6.2 转账设置操作方法转账设置操作方法1.1.自定义转账设置自定义转账设置 期末的转账处理，可以根据单位的情况和需要进行设定，期末的转账处理，可以根据单位的情况和需要进行设定，并自动转账。并自动转账。 注意：转账科目、部门只能录入明细级科目、部门。如注意：转账科目、部门只能录入明细级科目、部门。如果要录入多个科目，且这些科目有同一上级科目，在新增分果要录入多个科目，且这些科目有同一上级科目，在新增分录时，可录入此上级科目，当录入完这一行后，按录时，可录入此上级科目，当录入完这一行后，按EnterEnter键，系统将列出所输科目下的所有末级科目，可键，系统将列出所输科目下的所有末级科目，可选择所需的科目，系统将自动生成这些科目的转账分录。选择所需的科目，系统将自动生成这些科目的转账分录。2.2.对应转账设置对应转账设置 用于对两个科目的下级科目进行一一对应的结转。对应用于对两个科目的下级科目进行一一对应的结转。对应结转只允许输入两个科目，科目可为上级科目，但其下级科结转只允许输入两个科目，科目可为上级科目，但其下级科目必须能一一对应，如有辅助核算，则两个科目的辅助账类目必须能一一对应，如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。也必须一一对应。会计电算化会计电算化3. 3. 销售成本结转设置销售成本结转设置 销售成本结转功能，是将月末商品（或产成品）销售数销售成本结转功能，是将月末商品（或产成品）销售数量乘以库存商品（或产成品）的平均单价计算各类主营业务量乘以库存商品（或产成品）的平均单价计算各类主营业务成本并进行结转。成本并进行结转。4. 4. 汇兑损益结转设置汇兑损益结转设置 用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并在转账生成用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证，汇兑损益只处理以下外币账中自动生成汇兑损益转账凭证，汇兑损益只处理以下外币账户：外汇存款户；外币现金；外币结算的各项债权、债务，户：外汇存款户；外币现金；外币结算的各项债权、债务，不包括所有者权益类账户，成本类账户和损益类账户。不包括所有者权益类账户，成本类账户和损益类账户。5. 5. 期间损益结转设置期间损益结转设置 期间损益结转是用于在一个会计期间终了将损益类科目期间损益结转是用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。亏情况。会计电算化会计电算化6.6.3 6.6.3 转账生成转账生成 在定义完转账凭证后，每月月末只需执行转账生成在定义完转账凭证后，每月月末只需执行转账生成即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去了。到未记账凭证中去了。 6.6.4 6.6.4 对账对账 对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。账与辅助账数据来完成账账核对。 会计电算化会计电算化6.6.5 6.6.5 结账结账 单击系统主菜单单击系统主菜单“期末期末”下的下的“结账结账”，屏幕显示结账向，屏幕显示结账向导一、二、三、四直至结账。导一、二、三、四直至结账。 注意：注意： 1) 1) 上月未结账，则本月不能结账。上月未结账，则本月不能结账。 2) 2) 上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。证。 3) 3) 本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。 4) 4) 已结账月份不能再填制凭证。已结账月份不能再填制凭证。 5) 5) 结账只能由有结账权的人进行。结账只能由有结账权的人进行。 6) 6) 若总账与明细账对账不符，则不能结账若总账与明细账对账不符，则不能结账 7) 7) 如果结账后发现问题，可进行反结账，在结账向导一如果结账后发现问题，可进行反结账，在结账向导一中，选择要取消结账的月份，按中，选择要取消结账的月份，按CtrlCtrl+ +ShiftShift+ +F6F6键，一定注意只有主管才能进行反结账。键，一定注意只有主管才能进行反结账。会计电算化会计电算化6.7 思考题6.1 账务系统使用前应做哪些准备工作？6.2 账务系统初始化设置主要包括哪些工作？6.3 科目设置的主要内容是什么？6.4 除现金和银行存款外，其他科目是否可记日记账？如何设置？6.5 哪些记账凭证可以直接修改？哪些记账凭证不能直接修改？应如何修改哪些不能直接修改的记账凭证？6.6 如何利用计算机的数据处理功能进行期末业务处理？6.7 计算机账务处理系统中，对结账有什么要求？6.8 如何进行结账？6.9 客户、供应商、个人往来账的管理如何进行？