从技术走向管理从技术走向管理 课课 程程 内内 容容u为什么要提高工作效率为什么要提高工作效率u提高工作效率方法提高工作效率方法有没有这样的感觉：你是不是每天都很忙，却老是忙而无功？是不是感觉付出很多，得到的却只是责骂？是不是没有一刻空闲，到总结时却说不出所完成的成果？如果你已身心疲惫，但是一无所获，那么，你可能不是工作不努力，而是没有掌握提高工作效率的正确方法，在无意中浪费了你的生命。大家熟悉的事实：n为什么有的人能获得璀璨成功的人生，而有的人则碌碌无为？n为什么富有的人越来越富有，穷困的人越来越困顿？n为什么80%的财富掌握在20%的人手里？n为什么有的人墨守成规的重复着相同的光景，而有的人则能时时刻刻保持着敏锐的思维，高效的工作状态。n为什么有的员工能获得更好的绩效，而有的员工则被企业淘汰出局？n为什么有些员工对任何事物都感觉司空见惯，怎么也提不起精神，工作效率低下但却习以为常。明确的明确的 目标管理目标管理明确的明确的 实施体系实施体系明确的明确的 过程管理过程管理我们熟悉的现象：深圳速度：当时深圳的建设正在如火如荼的快速进行中，国贸三天一层楼的建设速度经报道后，成为深圳城市建设的一个典型被广为宣传。因此“深圳速度”、“三天一层楼”成为工作效率高水准的代名词。社会财富：美国3亿人口，08年GDP14.3万亿美元（占全球的23% ）人均47666美元；中国13亿人口，08年GDP4.46万亿美元，人均3312美元我们了解的事实：企业若想在竞争中立于不败之地，就必须不断地提高自身运作的效率，保持竞争优势企业中的员工若要在职场上取得不断地进步也必须致力于自身素质的不断提高和工作效率的提升我们得到的结论：工作效率高的人和低的人的特征工作效率低下的人今天做不完了明天做今天做不完了明天做时间管理没有概念时间管理没有概念做事很少计划做事很少计划很少制定目标很少制定目标做事拖拉做事拖拉高效能的人今天必须做完今天必须做完有效的时间管理有效的时间管理良好的计划管理良好的计划管理明确的目标明确的目标行动力强行动力强精精精精 品：品：品：品： 能力高能力高意愿高意愿高卓越的班组长就是卓越的班组长就是卓越的班组长就是卓越的班组长就是“ “精品精品精品精品” ”毒毒毒毒 品：品：品：品：能力高能力高 意愿低意愿低报废品：报废品：报废品：报废品：能力低能力低 意愿低意愿低半成品：半成品：半成品：半成品： 能力低能力低意愿高意愿高现场管理者的基本要求现场管理者的基本要求北大毕业等于零北大毕业等于零 知识知识力量力量能力能力 能力能力是是训练训练出来的出来的据统计，企业工作效率低下的九大原因：n流程不完善n制度不支持n监管不到位n员工未得到相应的培训n主管能力有限n文化导向有误n企业战略有问题建立完善各项业务流程建立优化可实施的制度建立内控体系及时有效的员工培训称职的管理者重新界定企业文化调整战略，做对的事情作为个人，提高工作效率的方法：有效的时间管理目标管理制定工作计划执行力作为个人，提高工作效率的方法：有效的时间管理目标管理制定工作计划执行力1.1.你的时间价值你的时间价值2.2.时间的特性时间的特性3.3.时间管理矩阵图时间管理矩阵图 4.4.拖延时间的借口拖延时间的借口5.5.时间不够用的原因时间不够用的原因6.6.有效利用时间的技巧有效利用时间的技巧 有效的时间管理你的时间价值你的时间价值睡觉睡觉生活生活退退 休休工作工作我们只能用这点时间赚取5倍多时间的生活开支积蓄人生中最宝贵的两项资产：一是头脑，二是时间。时间的特性时间的特性 1.1.供给毫无弹性供给毫无弹性2.2.无法蓄积无法蓄积3.3.无法替代无法替代4.4. 无法失而复得无法失而复得 讨论讨论-时间流逝时间流逝你的时间不够的原因危机紧急的问题有限期的任务、会议准备事项准备事项预防工作价值观的澄清计划关系的建立真正的休闲充电授能自主管理干扰，一些电话一些信件、报告许多紧急事件许多凑热闹的活动细琐、忙碌的工作一些电话浪费时间的事“逃避性”活动无关紧要的文件看太多的电视紧急紧急不紧急不紧急重重要要不不重重要要时间管理矩阵图时间管理矩阵图 213紧急紧急 4重要重要不紧急不紧急不重要不重要45%35%5%15%时间管理矩阵图时间管理矩阵图不良的时间分配不良的时间分配1 2重要重要& &不紧急不紧急重要重要& &紧急紧急时间管理矩阵图时间管理矩阵图最佳的时间分配最佳的时间分配拖延时间的借口拖延时间的借口1.1.时间未到，急什么？时间未到，急什么？2.2.它太令人感到不舒服它太令人感到不舒服 ! !3.3.它很难它很难 ! !4.4.目前我很忙，没有时间做那件事！目前我很忙，没有时间做那件事！5.5.此事关系重大，我怎么能随便采取行动？此事关系重大，我怎么能随便采取行动？6.6.我现在没心情做这件事我现在没心情做这件事! !7.7.我在压力下工作绩效较佳我在压力下工作绩效较佳! !8.8.在行动前，我要先休息一下在行动前，我要先休息一下! ! 时间不够用的原因时间不够用的原因1.欠缺计划欠缺计划2.行事优先级错误行事优先级错误3.事必躬亲（事必躬亲（适当授权适当授权）4.沟通不良沟通不良5.会议太多（审视与会必要人员、列会议太多（审视与会必要人员、列席人员）席人员）6.拖延的习惯拖延的习惯7.不好意思拒绝不好意思拒绝8.电话干扰电话干扰9.文件满桌，找不到文件满桌，找不到有效利用时间的技巧有效利用时间的技巧 1.要事第一要事第一2.以最终的结果来开始行动（以终为始）以最终的结果来开始行动（以终为始）3.学会说学会说“NO！”4.学会对付不速之客学会对付不速之客5.减少冗长的会议减少冗长的会议6.工作现场的工作现场的“5S”运动运动 有效利用时间的技巧有效利用时间的技巧1.月历月历2.行事历行事历3.效率手册效率手册4.闹钟闹钟5.其它工具其它工具时间管理的工具时间管理的工具时间段事情所用时间优先度时间记录表时间记录表待完成事务优先度计划时间每日事情清单每日事情清单今天今天必须做的事必须做的事今天今天应该做的事应该做的事今天今天可以做的事可以做的事 今日三件事今日三件事作为个人，提高工作效率的方法：有效的时间管理目标管理制定工作计划执行力什么是目标什么是目标什么是目标？什么是目标？ 希望达到的未来状态希望达到的未来状态, ,即指你想要完成的事，它即指你想要完成的事，它可能很庞大或很渺小，也许是未来或就在今天。可能很庞大或很渺小，也许是未来或就在今天。你为什么不愿意设定目标呢你为什么不愿意设定目标呢第一，第一， 不了解目标的重要性，从小没有人教导我们什么是不了解目标的重要性，从小没有人教导我们什么是目标，更不知道为什么要设定目标。目标，更不知道为什么要设定目标。 第二，第二， 不知道如何设定目标，在我们的学校教育当中从来不知道如何设定目标，在我们的学校教育当中从来没有教导我们如何设定目标，如何去达成目标。没有教导我们如何设定目标，如何去达成目标。 第三，第三， 假如我们不设定目标，我们就不会被别人批评，嘲假如我们不设定目标，我们就不会被别人批评，嘲笑。笑。第四，第四， 害怕自己会失败，一般成年人在生活上失败最大的害怕自己会失败，一般成年人在生活上失败最大的原因就是对失败的恐惧感。原因就是对失败的恐惧感。目标的重要性目标的重要性1 1、哈佛的调查、哈佛的调查2 2、目标的作用、目标的作用哈佛的调查哈佛的调查 哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：3%有清晰且长期 的目标10%有清晰但短期 的目标60%有较模糊目标27%无目标3%10%60%27%二二十十五五年年后后25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标。他们都朝着同一个方向不懈地努力，现在，他们几乎都成了社会备界的顶尖成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英 大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是，那些短期目标不断被达成，生活状态稳步上升，成为各行各业的不可或缺的专业人士。如医生、律师、工程师、高级主管等等 几乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩 几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如意，常常失业。靠社会救济，并且常常都在抱怨他人，抱怨社会，抱怨世界 案例分析案例分析 1952 1952年年7 7月月4 4日清晨，加利福尼亚海岸下起了浓雾。在海岸以西日清晨，加利福尼亚海岸下起了浓雾。在海岸以西2121英里英里的卡塔林纳岛上，一个的卡塔林纳岛上，一个4343岁的女人准备从太平洋游向加州海岸。这名妇岁的女人准备从太平洋游向加州海岸。这名妇女叫费罗伦丝女叫费罗伦丝 查德威克。查德威克。 这一次如果成功了，她就是第一个游过这个海峡卡塔林纳海峡的妇女，这一次如果成功了，她就是第一个游过这个海峡卡塔林纳海峡的妇女，在此之前，她是从英法两边海岸游过英吉利海峡的第一个妇女。在此之前，她是从英法两边海岸游过英吉利海峡的第一个妇女。 那天早晨，雾很大，海水冻得她身体发麻，她几乎看不到护送他的船。那天早晨，雾很大，海水冻得她身体发麻，她几乎看不到护送他的船。时间一个小时一个小时的过去，千千万万人在电视上看着。有几次，鲨时间一个小时一个小时的过去，千千万万人在电视上看着。有几次，鲨鱼靠近她了，被人开枪吓跑了。而她继续在游。在以往这类渡海游泳中鱼靠近她了，被人开枪吓跑了。而她继续在游。在以往这类渡海游泳中她的最大问题不是疲劳，而是刺骨的水温。她的最大问题不是疲劳，而是刺骨的水温。 1515小时之后，她又累，又冻得发麻。她知道自己不能再游了，就叫人小时之后，她又累，又冻得发麻。她知道自己不能再游了，就叫人拉她上船。她的母亲和教练在另一条船上。他们都告诉她海岸很近了，拉她上船。她的母亲和教练在另一条船上。他们都告诉她海岸很近了，叫她不要放弃。但她朝加州海岸望去，除了浓雾什么也没看不到。叫她不要放弃。但她朝加州海岸望去，除了浓雾什么也没看不到。案例分析案例分析 几十分钟之后几十分钟之后-从她出发算起从她出发算起1515个小时个小时5555分钟之后，人们把她拉上船。分钟之后，人们把她拉上船。又过了几个钟头，她渐渐觉得暖和多了，这时却开始感到失败的打击，又过了几个钟头，她渐渐觉得暖和多了，这时却开始感到失败的打击，她不假思索地对记者说：她不假思索地对记者说： 说实在的，我不是为自己找借口，如果当时我说实在的，我不是为自己找借口，如果当时我看见陆地，也许我能坚持下来。看见陆地，也许我能坚持下来。 人们拉她上船的地点，离加州海岸只有半英里！后来她说，令她半途人们拉她上船的地点，离加州海岸只有半英里！后来她说，令她半途而废的不是疲劳，也不是寒冷，而是因为她在浓雾中看不到目标。查德而废的不是疲劳，也不是寒冷，而是因为她在浓雾中看不到目标。查德威克小姐一生中就只有这一次没有坚持到底。威克小姐一生中就只有这一次没有坚持到底。 两个月之后，她成功地游过同一个海峡。她不但是第一位游过卡塔林两个月之后，她成功地游过同一个海峡。她不但是第一位游过卡塔林纳海峡的女性，而且比男子的记录还快了大约两个钟头。纳海峡的女性，而且比男子的记录还快了大约两个钟头。 查德威克虽然是个游泳好手，但也需要看见目标，才能鼓足干劲完成查德威克虽然是个游泳好手，但也需要看见目标，才能鼓足干劲完成她有能力完成的任务。她有能力完成的任务。 目标试验目标的作用目标的作用给人的行为设定明确的方向，使人充分了解自己每给人的行为设定明确的方向，使人充分了解自己每一个行为的所产生的效果一个行为的所产生的效果使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排时间时间能清晰地评估每一个行为的进展，正面检讨每一个能清晰地评估每一个行为的进展，正面检讨每一个行为的效率行为的效率能预先看到结果，稳定心情，从而产生持续的信心、能预先看到结果，稳定心情，从而产生持续的信心、热情与动力热情与动力 19世纪美国哲学家、诗人爱默生说：“一心向着自己目标前进的人，整个世界都为他让路！”组织目标管理：组织目标管理： 1954年，德鲁克在管理的实践中指出，企业的目的和任务，必须化为目标，各级主管必须通过这些目标对下级进行领导，依次来达到企业总目标，如果一个范围没有特定的目标，则这个范围必定被忽视，如果没有方向一致的分目标来指导各级主管人员的工作，则企业规模越大，人员越多时，发生浪费和冲突的可能性越大。目标管理的作用如何设置有效目标目标设定的技巧：目标设定的技巧：目标的SMART原则 明确的(Specific)、 可衡量的(Measurable)、 可达成的（Achievable）、 相适的（Relevance） 时间性（Timeliness）目标管理目标管理的应用举例目标管理的应用举例目标管理目标管理的应用举例目标管理的应用举例目标管理研讨：班组管理目标是什么？研讨：班组管理目标是什么？作为个人，提高工作效率的方法：有效的时间管理目标管理制定工作计划执行力什么是计划？ 计划指将组织在一定时期内的目标和任务进行分解，落实到组织的具体工作部门和个人，从而保证组织工作有序进行和组织目标得以实现的过程。 计划的特点u预见性u针对性u可行性u约束性计划的分类按其所指向的工作、活动的领域来分，可分为工作计划、学习计划、生产计划、采购计划等等。按适用范围的大小不同，可分为国家计划、地区计划、单位计划、班组计划等等。按适用时间的长短不同，可分为长期计划、中期计划、短期计划三类，具体还可以称为十年计划、五年计划、年度计划、季度计划、月份计划等。按指挥性的强弱不同，可分为指令性计划、指导性计划。按涉及面大小的不同，可分为综合性计划、专题性计划。 制定计划的好处、作用有了计划，工作就有了明确的目标和步骤，便于协调大家的行动，增强工作的主动性，使工作有条不紊的进行。可以防止不分主次、重要的事向后拖延的不良习惯。可以消除草率的想法和行动，减少盲目性。事先掌握问题所在，并及时采取相应的措施。可以防止浪费时间的现象制定计划的步骤？首先明确目标掌握现实情况对资源进行分析制定计划有效的计划管理 制定计划 实施计划 检 查 （Plan） （ Do） （ Check ） 分析工作及标准化 严谨的工作态度 行 动（ ACT ）1 1. .时间时间: :2009年8月X日（星期五）2 2. .情情况况: :李强是一家工厂的车间主任，早晨上班时，发现桌上一堆和他职 责相关的事件等待他处理：3 3. .事事件件: :.不良报告单:某正在生产的订单,质检员发现不良率100%,出货时间下周一早上。.上级联络单:下周三前提出新产品的成本分析 ,而你对用料，制程工序不熟悉。.离职申请单:C员工进班组一年,原因填写另谋高就,过去表现不错,值得挽留。.昨天质量检查部门签送过来的产品检验单5张。.会议通知单:下午5:00要参加部门会议，你尚未准备好资料，需要30分钟完成。.邀请函:D员工为你的得力助手，今天生日，晚上要聚餐，务必光临,缴费50元。.纠正措施要求单:你要修改一份作业标准书，需要30分钟，期限是今日内完成。.有一台今日必须生产的机器发生了故障,你底下没人会维修，而你熟悉该机器。.欠料报告单:一张预排今日生产的产品，其中主要原材料严重欠缺。.联络单:客户下周一到厂要视察你车间,而现在你车间内6S凌乱,整理要30分钟。4 4. .学员做答学员做答：如果您是李主任,您如何按次序安排这一天的工作？ 案例研讨案例研讨: :李主管的一日管理李主管的一日管理工作任务待办清单法工作任务待办清单法工作任务待办清单法工作任务待办清单法: : : :今日待办事项任务类型完成者完成情况备注1234填写方法填写方法: :首先,列出计划中今天要完成的工作;其次,把这些事情按紧迫程度分成ABC三类(A类:必须要在两个小时内完成;B类:必须在当天完成;C类:三天之内要完成）。美国效率专家艾维李十分钟六件事效率法：美国效率专家艾维李十分钟六件事效率法：美国效率专家艾维李十分钟六件事效率法：美国效率专家艾维李十分钟六件事效率法：1.用前五分钟列出明天(下周或下月)要做的六件重要的事情。2.用后五分钟将这六件事情按重要程度排序。3.上班开始先做1号,完成之后再做2号,以此顺延 直至下班结束。车间主任的工作计划车间主任的工作计划重重重重 要要要要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急1 1 1 1 2 2 2 2 紧紧紧紧 急急急急 3 3 3 3 4 4 4 4优秀车间主任的时间管理：优秀车间主任的时间管理：优秀车间主任的时间管理：优秀车间主任的时间管理：.把每天要做的 事情列一份清 单；.确定优先次序 从最重要的事 情做起；.每天都这样做经典格言经典格言经典格言经典格言: : : :列清单、排优先、抓重点。列清单、排优先、抓重点。列清单、排优先、抓重点。列清单、排优先、抓重点。车间主任的工作计划车间主任的工作计划不紧急紧急重要15%第二象限20-25%第一象限不重要第四象限2-3%第三象限50-60%例子例子: :普通人与成功人士的时间安排比较普通人与成功人士的时间安排比较如何做好时间计划如何做好时间计划-第二象限工作法第二象限工作法65-80%65-80%65-80%65-80%20-25% 20-25% 20-25% 20-25% 1%1%1%1%15%15%15%15%注:中间阴影部分是成功人士的时间安排,外圈代表普通人士。车间主任的工作计划车间主任的工作计划现场班组长的一日管理现场班组长的一日管理高效率的早会实施班前要准备的事情班中要控制的事情班后要总结的事情班组日清管理标准. . . .早会进行的原则：早会进行的原则：早会进行的原则：早会进行的原则： 一个中心一个中心一个中心一个中心: : : : 让员工感动、激动、心动才会冲动。两个基本点两个基本点两个基本点两个基本点: : : : .快乐的心情做事情前先解决心情。 .灿烂的微笑微笑就是生产力。三个进行方法三个进行方法三个进行方法三个进行方法( ( ( (三明治法三明治法三明治法三明治法):):):): .赞扬员工昨天的工作成绩赞美 .指出昨天需要改进的地方指正 .提出今天努力的方向方法鼓励高效率早会的进行高效率早会的进行作为个人，提高工作效率的方法：有效的时间管理目标管理制定工作计划执行力执行力所谓执行力，指的是贯彻战略意图，完成预定目标的操作能力。是把企业战略、规划转化成为效益、成果的关键。执行力包含完成任务的意愿，完成任务的能力，完成任务的程度。 从个人的角度讲就是：把想法变成行动，把行动变成结果，从而按质按量的完成任务的能力 执行力的好坏因人而已，买土豆的故事也说明了同样的事不同的人去执行结果不同 国人对执行力的态度对执行偏差没有感觉，也不觉的重要。个性上，不追求完美。在职责范围内，不会自己尽责处理一切问题。对“要求标准”或细节不能也不想坚持大象放进冰箱分几步？执行力的故事 每个人都不拒绝改变，但每个人都拒绝被改变。 二次世界大战以后，在世界500强企业里面，西点军校培养出来的董事长有1000多位 副董事长有2000多位 总经理、董事一级的有5000多位。 任何商学院都没有培养出这么多优秀的经营管理者！ 如何提升个人执行力? A 管理好自己的工作： 时间与日程管理 / 授权和任务管理 抗干扰管理 / 会议管理 检查清单 B 管好下属 C 管事方法 执行力关键-注重细节把每一件简单的事情做好就是不简单把每一件简单的事情做好就是不简单把每一件平凡的事情做好就是不平凡把每一件平凡的事情做好就是不平凡提高工作效率小结培养良好的时间管理习惯或意识明确目标制定细化的计划或方案强化执行力 谢谢大家！谢谢大家！