大宇重工代理商年会会务方案大宇重工代理商年会会务方案 目录目录接待部分会议部分晚宴部分离店部分附录部分接待部分 一、前期筹备工作：一、前期筹备工作：1 1、邀请函准备与发放、邀请函准备与发放: 邀请函样式见附件1(大宇落实)2 2、与会代表名单落实、与会代表名单落实 (大宇落实)3 3、来宾定员编号（、来宾定员编号（根据编号提前定房、定车、定座） A001.B076.C151.D2264 4、接待车辆（接机）、接待车辆（接机）会议期间的接待车辆需提前安排行程，并确定每辆车责任到人，确保会议期间所有司机开通24小时联络方式，随叫随到；接待车辆需落实内容：型号/数量/座位/有无空调/司机安排等。5 5、接站路径确定、接站路径确定机场福山区大宇重工业基地（路过）新时代大酒店接待部分 二、机场接待（烟台飞机场）二、机场接待（烟台飞机场）1 1、接机时间：、接机时间：全天2 2、接、接 站站 牌：牌：样式：立式2个内容：大宇重工代理商年会接站处位置：出站口最显眼处摆放接站示意牌3 3、车辆管理：、车辆管理：接站车辆数：豪华大巴5辆，车辆编号停放位置：出站必经路段停放接待车辆；车辆调度：专门人员负责调度车辆并与签到处保持联系；4 4、接机流程：、接机流程：接站核对名单接站车去酒店签到处|_联络_接站车_联络_签到处接待部分5、接机工作人员说明：、接机工作人员说明：接待人员：4人 跟车人员：5人（女性）1接机人员识别：服装统一并佩带有大宇重工字样的绶带和工作证；2联络：随身配备联络工具，随时与签到处和车辆司机保持联络3接机与来宾身份核对：负责站台接站、来宾身份查询核对、来宾身份识别标签4车辆处方接机牌，跟车人员迎接引导，车上讲解答疑5上岗：第一架航班到站前半个小时 离岗：最后一架航班到站后一小时6就餐：提前预订便当，就近解决，时刻保证至少2个以上人员在岗接待部分6 6、机场接待总调度、机场接待总调度负责人：（1人）工作内容：会议期间用车的调度安排接机调度：1随接机人员在机场接机并与酒店签到处保持联系2了解接机人员、签到处人员、车辆司机的动向3机场车辆出发通知签到处，签到处车辆到达信息反馈4接机车辆随时与调度负责人保持联系5了解9日各班机到达时间，现场随时关注航班动态讯息6相关人员全天工作和三餐安排7往返路线时间的控制，及时联系7 7、VIPVIP接机事项由大宇重工烟台本部安排接机事项由大宇重工烟台本部安排接待部分 三、酒店签到（新时代大酒店）三、酒店签到（新时代大酒店）1 1、签到时间：、签到时间：1月9日全天2 2、酒店外迎宾说明、酒店外迎宾说明 酒店外迎宾：酒店外迎宾：迎宾人员：迎宾人员：礼仪小姐4人（韩服），门口迎宾示礼，引导客人至签到处说明：说明：迎宾人员要仪态大方，面带微笑，话语亲切服务人员：服务人员：2 2人，协助客人搬运行李，在签到处帮客人领取会议相关物品说明：说明：服务人员主要为酒店男性服务生，与礼仪小姐一起划归签到处，由负责人统一调用。接待部分 酒店外布置：酒店外布置：( (见效果图）见效果图）1 1充气拱门（充气拱门（2 2个）个）：“热烈欢迎大宇重工代理商年会参会代表！（25米）”“预祝大宇重工代理商年会圆满召开！（25米）”2 2高空气球（高空气球（6 6个）：个）：直径2.5m “热烈祝贺大宇重工第五代挖掘机隆重面世”“热烈欢迎大宇重工各地代理商参会”“热烈欢迎大宇重工各支社代表参会”“祝大宇重工代理商年会圆满召开”“祝贺大宇重工年度销量突破大关”“技术大宇，服务中国，十年大宇，再创辉煌”接待部分3灯笼柱（灯笼柱（4个）：个）：高3m4注水旗、座（注水旗、座（40套）：套）：旗高：2m 旗面：501505插地旗（插地旗（200个）个）:红/黄/绿/蓝，彩绸布竹竿插彩旗。大宇重工LOGO组合，会徽及会议主题，企业宗旨，“2004代理商年会”、“技术大宇”、“服务中国”等6入门横幅（入门横幅（1个）：个）：热烈欢迎大宇重工各位贵宾下榻新新时代大酒店时代大酒店！7花篮（花篮（6个）：个）：第一道门与第二道门之间摆放8盆装花卉（盆装花卉（1200盆）：盆）：在喷泉前造型摆放，酒店门口摆放9会议会徽标牌会议会徽标牌+花卉架（花卉架（1套）：套）：木制花架、标志牌，分四层摆放 标牌直径2m 花卉架长8m，高1m,层宽0.3m接待部分3、签到处说明、签到处说明设立会务总服务台，负责动态管理，签到处隶属专人负责设立会务总服务台，负责动态管理，签到处隶属专人负责 签到处位置：签到处位置：新时代大酒店大堂左侧 签到处布置：见效果图签到处布置：见效果图1形象板（1个）：“大宇重工代理商年会签到处签到处”2迎宾牌（1个）：会议日程安排表，会场、餐厅平面图3签到桌椅：桌一张，椅子6把：工作人员2把，桌前4把4签到物品：签到表、笔、客房钥匙、资料袋、编号胸牌5工作人员：8人，2人负责签到，6人负责接待（酒店服务人员配合）6花篮：（2个)热烈欢迎年会代理商， 热烈欢迎年会各社代表7X展架：（4个）：位置：大堂前台两侧 内容主题：大宇重工 值得信赖 ，技术大宇 服务中国 大宇重工欢迎您，祝贺第五代挖掘 机问世接待部分4、签到处职责说明：、签到处职责说明：工作人员职责工作人员职责签到核对到会代表名单、确认来宾身份记录参会代表客房号与联系方式保持与调度负责人联系发放会议期间物品：会务资料：会议日程安排表，会场座位平面图、参会人员身份识别说明，会务组咨询服务通讯录，会议提供服务及设施说明；会务期间自助用餐券；(注:所有文本资料组成资料袋)工作人员和服务人员轮流就餐（自助），时间控制：15分钟/人与调度处联系，随航班间隔时段，选定较长时间提前或稍后就餐，就餐时，每个岗位保证1/2人员在岗接待部分签到处服务人员职责签到处服务人员职责 1引领客人到指定客房 2签到处领发资料袋、衣服 3有必要时协助迎宾人员运搬行李 4解答客人疑问 5日常接待服务由酒店负责完成 6特殊接待事务由大会服务人员负责完成5 5、签到流程：、签到流程：签到核对名单电脑录入来宾资料客房接待部分6 6、酒店内通道布置、酒店内通道布置指示牌（指示牌（3个）个）位置：大堂、自助餐通道处内容： 到客房（到会议厅）、到自助餐厅 电梯间形象板（电梯间形象板（1个）：个）：2.9m2.9m,写真画面位置：通道头，电梯附近墙壁内容：大宇重工LOGO和企业主旨欢迎彩绸条幅（欢迎彩绸条幅（1条）：条）：8m0.9m 五米缎热转印“热烈欢迎大宇重工贵宾下榻”电梯间导示牌：（电梯间导示牌：（2个）个）接待部分7、自助餐安排（专人负责带绶带）、自助餐安排（专人负责带绶带） 1月月9日安排：日安排：（一个自助餐厅）时间：11:4013：40大会服务人员负责引导客人到餐厅12:0014:00自助午餐时间17:0021:00自助晚餐说明：1、服务人员在场内及接待处等候（导入、导出）2、客人凭编号胸牌进出自助餐厅 1月月10日安排：日安排：（两个自助餐厅）时间：7：007：40 自助早餐12：0013：00 自助午餐说明：1、自助早餐客人随意选择自助餐厅2、在上午会议结束后，按客人胸牌编号分两批在两个餐厅自助餐3、VIP早、午餐，专门在酒店订餐，分别送至VIP客房接待部分8 8、羽绒服的发放、羽绒服的发放服装准备：300件（品牌待定），绣制大宇重工LOGO组合发放方案：签到处，来宾签到完毕，领取档案袋时同时领取羽绒服。服装存放：在1月9日上午7：00运至签到处背景板后存放说明：通知来宾在第二天会议期间统一服装（羽绒服 )会议部分会议部分 一、前期筹备工作一、前期筹备工作1、会议准备工作和相关物品与酒店详细沟通确定（主分会议厅，自助餐厅，客房，物品存放，通道，酒店可利用资源等）2、摄影师联系、摄影地点选择摄影师：天马广告徐总联系烟台摄影协会最好的摄影师摄影地点：新时代大酒店喷泉前面站位排序：VIP前排居中，大宇重工分社、本部管理层前排代理商按照个头高低排列站位现场：总共6排，平均每排50人，前排放置椅子，第二排站立（矮），第三排站立（高），第四、五、六排站立在铁架上会议部分会议部分3、确定各项活动流程会议签到会议合影自助午餐会议讨论参观工厂4、明确要求酒店提供morning call服务（两次），时间：7：00， 7：205、参观车辆安排：车辆调度负责人安排车辆务必在15：30于酒店停车场等候车辆数：10辆豪华大巴（牌号：大宇重工LOGO组合+110）路线：新时代大酒店大宇重工业基地会议部分会议部分会议时间安排：07：4508：00 会议入场08：008：30 VIP讲话08：3009：00 颁发奖章与代理商授权书09：0009：30 合影09：3010：00 2003 年现况及2004年展望10：0010：30 技术交流会资料说明10：3011：00 营业政策说明11：0011：30 整备部政策说明11：3012：00 经验说明12：0013：00 自助午餐13：3015：30 小组讨论15：3016：30 参观工厂会议部分会议部分 二、二、 会务安排会务安排1、活动名称：大宇重工代理商年会、活动名称：大宇重工代理商年会 （DAEWOO Dealers Meeting）时间：时间： 8：0016：30地点：地点：新时代大酒店会议大厅 2、入场方案、入场方案到场：到场：时间控制15分钟 入场：入场：时间控制20分钟会场通道：会场通道：电梯三部（会议通道指示牌2个），楼梯一个（会议通道指示牌2个）相关事项说明：相关事项说明：所有贵宾务必在会议开始准时到达会议大厅，签到并在礼仪小姐的引导下找到各自的座席，早到的贵宾可以在会议厅内参观“辉煌十年大宇图片展”。会议部分会议部分3、会议议程安排：、会议议程安排：（具体方案由蓝歌提供）4、合影安排、合影安排地点：地点：新时代大酒店外喷水池前说明：说明：1、合影时间内礼仪小姐过程引导 2、照相处椅子摆放，贵宾位置安排 3、服务人员（6人）协助摄影师安排摄影排位（每人负责一排） 会议部分会议部分 三、会议现场布置三、会议现场布置1 1、会议期间酒店外气氛、会议期间酒店外气氛（1月9日酒店外布置保证）1月10日上午会议期间摆放摄影相关道具，8：30前摆放完毕（摄影师协助）2 2、会议大厅气氛营造、会议大厅气氛营造会议大厅入口台阶铺设红地毯会议大厅外形象墙及柱体的包装会议各个通道处摆放指示牌（4个）：楼梯、电梯口、会场入口处会议背景墙（1个）：主题、会徽、主办单位会议部分会议部分X展架（6幅）：技术大宇 服务中国大宇重工 辉煌十年信誉保证 值得信赖大宇与您同行祝贺第五代挖掘机问世桌牌（个）：VIP桌牌 各大区桌牌请赐名片卡、盒会议桌椅摆放，铺红维纱桌布（酒店提供）、摆放矿泉水门头条幅，大门彩色小气球现场鲜花、绿化植物若干（酒店配备）其他事项根据会议现场具体情况进行安排会议部分会议部分3、大型图片展、大型图片展：主题主题“大宇重工十年辉煌图片展大宇重工十年辉煌图片展”a布展内容布展内容：大宇重工的建厂历史背景：文字叙述、企业相关历史图片大宇主要领导人的介绍：董事长、总裁的人物图片，文字介绍大宇十年辉煌历程介绍（公司大记事内容及图片）：大宇重工的市场描述：公司组织与管理、公司理念、公司的销售网络及市场开拓大宇重工的远景计划：（由大宇提供相应资料）b布展形式：布展形式：文字描述，图片展板，x展架20个 c布展地点：布展地点：会议大厅内两侧会议部分会议部分4 4、会议期间服务、会议期间服务颁奖：奖品存放于主席台一侧，礼仪小姐持礼盘待侯，宣布颁奖时，将奖品托送台上，颁奖完毕，退出大厅。奖品分管1人，礼仪小姐8人与会人员特殊需要服务与引导5 5、会议座席安排、会议座席安排（见座席平面摆放图）6 6、应急措施保障、应急措施保障会议期间专设应急值班处，主要负责以下工作：身体应急：常备药准备，夜间值班车，110、112、119等联系备侯消防措施：安全通道指示，消防器材准备烟会议部分会议部分 四、工厂参观四、工厂参观时间：时间：15：3016：30 参观内容：参观内容：DWYC工厂及小型工厂等交通工具：交通工具：大宇豪华巴士10辆（30人/车 固定）工厂布置：工厂布置：根据要求，厂区不做主要布置。 1充气拱门（充气拱门（20米）：米）：厂区主门口。“热烈欢迎各位贵宾参观指导” 2插地旗（插地旗（100个）：个）：厂区门口。大宇重工LOGO，技术大宇 服务中国 3红绸（红绸（20条）：条）：厂区内整齐摆放的挖掘机挂红绸花说明说明：1、为了不影响厂内员工的工作，可以不安排员工组成欢迎队伍，中层管理人员在大门口示礼欢迎。 2、16：3017：30，去往金海湾。21点返回新时代3、在贵宾们上车时，分发宴会大厅席位布置图+贵宾所在席位安排表晚宴部分晚宴部分 晚宴进场方案晚宴进场方案一、晚宴入场时间：一、晚宴入场时间：17：3018:00二、入场前准备二、入场前准备1、金海湾大酒店门口条幅布置：“热烈欢迎大宇重工热烈欢迎大宇重工代理商年会各位贵宾代理商年会各位贵宾”2、礼仪小姐（30名）穿韩国传统服饰，在走廊两侧站立做迎宾准备3、宴会厅导示牌(3个)，宴会厅门口形象墙4、签到处（四处）:按编号迁到：A、B、C、D5、酒店负责从大堂到宴会厅门口铺红地毯6、礼仪小姐（10名）做好入座引导准备，设三个入座通道晚宴部分晚宴部分另附：另附：1、桌椅摆放时间：15：3016：302 2、桌椅摆放完毕后进行会场布置检查3、签到处与车辆调度处在厂区参观完毕后开始保持联系，直至所有车辆全部到达晚宴场地（金海湾大酒店）4、贵宾座席安排规则：1VIP专席：VIP和大宇重工业各支社社长及代表2陪席位：大宇重工本部各部门管理人员和市场部人员3其他席位：按优秀代理商老代理商新代理商排座 4VIP席位设在最靠近舞台的地方晚宴部分晚宴部分三、入场说明三、入场说明来宾在所属区签到，VIP最后进入晚宴会场，不签到来宾经过走廊，两侧礼仪小姐同时入场鞠躬示礼，汉语、韩语：您好，辛苦了。宴会厅门口，礼仪小姐示意贵宾进入导座小姐询问来宾座席号，并将来宾引导至入座通道口落后的来宾由礼仪小姐专门引导至其所在席位入场结束，进入晚宴开幕式晚宴部分晚宴部分 晚宴会务安排晚宴会务安排一、晚宴开幕时间：一、晚宴开幕时间：18：00二、晚宴会场：二、晚宴会场： 金海湾大酒店华苑厅三、晚宴主题：三、晚宴主题： 大宇重工代理商答谢晚宴四、晚宴开幕气氛四、晚宴开幕气氛 火树银花开门红五、晚宴主要内容五、晚宴主要内容 (晚宴详细程序由蓝歌拟案执行)晚宴部分晚宴部分六、会场布置六、会场布置（见晚宴会场平面布置图）舞台背景（喷绘）附效果图会场灯光、音响、舞台搭建效果见蓝歌提供方案。POP挂旗：总长80m ，规格 0.50.3m，高精度写真画面酒店负责大堂到宴会厅门口铺红地毯宴桌上放置宴桌号(30桌，10人/桌)注：注：10日晚新时代大堂放置航班送车表（牌）日晚新时代大堂放置航班送车表（牌）晚宴部分晚宴部分七、晚宴会务安排七、晚宴会务安排晚宴程式统筹（入场、开幕、晚宴） （会务组宏观调控安排，宴会由主持人按照统一制定的 程式执行，主持人可在允许范围内灵活把握）车辆管理（车辆调度处+酒店保安）入场统筹（签到处负责人负责：入场时间、入座安排、到场客人核对）晚宴正式开始时间确定：18：30晚宴上菜间隔（会务组与酒店餐饮经理保持联系，酒店负责人执行）每桌配一服务生，负责上菜报菜，为客人提供其他服务洗手间导示2个来宾衣物放在各自椅背上，酒店服务员负责套衣套晚宴结束，来宾回新时代大酒店车辆由车辆调度处安排21：00点返回新时代酒店，过时不侯烟离店部分离店部分一、离店时间：一、离店时间：1月11日二、送机车辆：二、送机车辆：型号/数量/司机联系方式/送机人员三、签离处三、签离处1、人数、人数：4人（酒店服务人员配合）2、工作人员职责：、工作人员职责：胸牌、客房钥匙签收、签离、核对身份、保持与送站人员联系、行李搬运 按送车表，定时定班机场送机按送车表，定时定班机场送机四、酒店外布置四、酒店外布置（酒店外9日气氛保证）充气拱门：充气拱门：热烈欢送大宇重工代理商年会参会代表五、送机流程：五、送机流程：签离处签离处核对名单核对名单送站车送站车送站送站六、调度的问题六、调度的问题1、时刻与签离处和送机车辆保持联系2、调度人员在机场送行+调度烟附录部分附件附件1：邀请函（参考）：邀请函（参考）尊敬的_先生（女士）： 您好！ 时光飞逝，岁月如梭，大宇重工已经走过十年的创业历程。在过去的一年里，大宇重工在您和其他众多销售、服务伙伴的同心努力下，取得了辉煌的成绩。大宇重工在此谨向您表达由衷的感谢和深深的敬意！ 为了更好的加深您与大宇重工的联系，我们决定于1月10日，在山东省烟台市举行大宇重工代理商年会，共同描绘大宇重工未来的宏伟蓝图。在本次会议上，我们将就企业销售计划及政策、信息交流与互通等进行沟通，并对优秀合作伙伴进行奖励，特邀请您的参加。附录部分会议地址：山东省烟台市开发区新时代大酒店。请务必于1月9日抵达，届时将有专人专车在机场、火车站、码头恭迎您的光临。 大宇重工业烟台有限公司大宇重工业烟台有限公司会议回执会议回执参会人员姓名： 区域： 联系方式：是否需要接机? 是_ 否_请将上表填写后于收到函件请将上表填写后于收到函件48小时内传回大宇重工业烟台有限小时内传回大宇重工业烟台有限公司年会接待组：某某，传真：公司年会接待组：某某，传真：0535-6655278就餐、住宿等若有特殊要求请注明：_附:年会日程安排1月9日 全天签到 1月10日 会议、答谢晚宴 1月11日 离店附录部分附件附件2：感谢卡感谢卡尊敬的_先生（女士）： 您好！ 欢迎您参加大宇重工代理商年会。非常感谢您为大宇重工做出的努力和贡献，在此向您致以崇高的敬意，并预祝您在新的一年里宏图大展，再创佳绩。 在资料袋里有此次年会的详细日程安排，请参阅。 大宇重工业烟台有限公司 1月9日附录部分附三、附三、职责分工安排职责分工安排 鉴于此次年会的重要性，且会务工作相对较为复杂，将组成专门小组，各司其职，分工明确，落实到人：1、统筹分组、统筹分组2、协调分组：、协调分组：负责年会各小组之间、所有工作的统筹安排与协调事宜，负责处理会议期间的紧急事件协调与处理；3、接待分组：、接待分组：负责所有与会人员的迎、送、食、宿安排与落实；4、会务分组：、会务分组：负责整个年会期间所有事务的安排、统筹、组织与落实；附录部分会场分组：会场分组：负责会议、晚宴会场布置与服务宣传分组：宣传分组：负责所有涉及年会的物品的设计、制作、安装与发布；摄像分组：摄像分组：企业内部配备专人负责摄影、摄像，对会议信息进行全程跟踪与采集，以备留存。注：明确人选，并建立24小时通讯录，确保会务期间的随时沟通。