第六章新型载体档案管理一、概述二、照片管理三、磁盘、磁带档案管理四、光盘管理五、电子文档管理1型载体档案管理上一、概述一、概述（一）、文书档案载体的演变（一）、文书档案载体的演变1、甲骨文、甲骨文2、青铜、生铁、铜铁合金、青铜、生铁、铜铁合金国之重器国之重器3、竹简、木牍、竹简、木牍4、缣帛、缣帛5、石刻档案、石刻档案6、纸草书、纸草书7、羊皮纸、羊皮纸2型载体档案管理上一、概述一、概述商代甲骨文商代甲骨文 3型载体档案管理上一、概述一、概述铜鼎铜鼎国之重器国之重器4型载体档案管理上一、概述一、概述竹简、木牍竹简、木牍5型载体档案管理上一、概述一、概述马文堆帛书马文堆帛书 6型载体档案管理上一、概述一、概述摩崖石刻摩崖石刻 7型载体档案管理上一、概述一、概述纸草书纸草书8型载体档案管理上一、概述一、概述7、羊皮纸、羊皮纸9型载体档案管理上10型载体档案管理上一、概述一、概述（二）新型档案（二）新型档案载体载体照片、胶片照片、胶片录音、录像录音、录像电子文件电子文件磁盘、光盘、硬盘、存储卡磁盘、光盘、硬盘、存储卡11型载体档案管理上 胶片胶片12型载体档案管理上13型载体档案管理上14型载体档案管理上15型载体档案管理上16型载体档案管理上二、照片档案的管理二、照片档案的管理以感光材料为载体、以影像为主要反映方以感光材料为载体、以影像为主要反映方式的一种专门的档案。式的一种专门的档案。黑白照片、单色照片、着色照片、彩色照黑白照片、单色照片、着色照片、彩色照片片17型载体档案管理上黑黑白白照照片片18型载体档案管理上黑黑白白照照片片19型载体档案管理上单单色色照照片片20型载体档案管理上着色照片着色照片21型载体档案管理上22型载体档案管理上彩色照片彩色照片23型载体档案管理上案例引入案例引入海天公司将要举办成立海天公司将要举办成立25周年庆祝活动，公周年庆祝活动，公司发展史是其中一项重要的内容。司发展史是其中一项重要的内容。为此，庆祝活动筹备组到公司档案室查找公为此，庆祝活动筹备组到公司档案室查找公司成立以来重要活动有关的音像材料。司成立以来重要活动有关的音像材料。但却但却发现问题发现问题：一，档案室的音像材料不全。一，档案室的音像材料不全。原因在于，有原因在于，有些活动是由公司专门的摄影人员拍摄的，有些活动是由公司专门的摄影人员拍摄的，有些则是由各部门的人员拍摄的，拍完后没有些则是由各部门的人员拍摄的，拍完后没有留档。留档。24型载体档案管理上案例引入案例引入二，许多音像材料没有编写相应的文字说二，许多音像材料没有编写相应的文字说明明，致使一些活动的确切日期、参加者、，致使一些活动的确切日期、参加者、地点、内容无法辨认。地点、内容无法辨认。三，音像材料未加整理和专门保管三，音像材料未加整理和专门保管，造成，造成音像材料损伤、丢失、变质、消磁等。音像材料损伤、丢失、变质、消磁等。25型载体档案管理上思考思考:怎么做才能避免这些问题？怎么做才能避免这些问题？建立音像档案管理制度和规范，统建立音像档案管理制度和规范，统一公司音像档案的管理。一公司音像档案的管理。26型载体档案管理上二、照片档案的管理二、照片档案的管理传统照片：照相机传统照片：照相机胶卷胶卷冲洗相片冲洗相片将被拍摄物体成像于感光材料上获得的图将被拍摄物体成像于感光材料上获得的图像。像。新型照片：数码相机新型照片：数码相机/摄像头摄像头电子图像电子图像运用计算机和数码影像技术拍摄物体获得运用计算机和数码影像技术拍摄物体获得的图像，属于电子文件。的图像，属于电子文件。27型载体档案管理上（一）照片分类（一）照片分类按色彩：按色彩：黑白照片黑白照片、单色照片单色照片、着色着色照片照片、彩色照片彩色照片按感光形式：按感光形式： X光片光片 正片正片(反转片反转片) 负片负片(底片底片)28型载体档案管理上29型载体档案管理上按体裁：新闻照片、单位活动现场照按体裁：新闻照片、单位活动现场照片、自然现象、艺术照片片、自然现象、艺术照片。30型载体档案管理上（二）照片档案的整理（二）照片档案的整理1、收集范围、收集范围单位新闻报道单位新闻报道单位活动和重大事情单位活动和重大事情其他（技术、企业文化、制度、员工活动）其他（技术、企业文化、制度、员工活动）31型载体档案管理上思考：思考：假设假设09文秘班现在要建立班级档文秘班现在要建立班级档案，以下图片是否存入档案中？案，以下图片是否存入档案中？为什么？为什么？32型载体档案管理上保存？不保存？保存？不保存？33型载体档案管理上（三）照片档案的整理（三）照片档案的整理1、构成：、构成：底片、照片、文字说明底片、照片、文字说明。（1）底片：照片最原始的材料和最重）底片：照片最原始的材料和最重点的部分，分为点的部分，分为原始底片和翻版底片原始底片和翻版底片。34型载体档案管理上（三）照片档案的整理（三）照片档案的整理（2）照片：通过底片洗印而成的图片。）照片：通过底片洗印而成的图片。（3）文字说明：对照片的事由、时间、）文字说明：对照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等情况的地点、人物、背景、摄影者等情况的简短介绍性文字。简短介绍性文字。35型载体档案管理上36型载体档案管理上（二）照片档案的构成（二）照片档案的构成37型载体档案管理上38型载体档案管理上39型载体档案管理上40型载体档案管理上41型载体档案管理上42型载体档案管理上（三）照片档案的整理（三）照片档案的整理2、整理要求：、整理要求：（1）、照片档案的底片、照片应该分开单独）、照片档案的底片、照片应该分开单独整理和存放。整理和存放。（2）、照片和说明一同整理存放。）、照片和说明一同整理存放。（3）、按序摆放，组成案卷。）、按序摆放，组成案卷。43型载体档案管理上（三）照片档案的整理（三）照片档案的整理3、底片、底片/照片的整理照片的整理新华社记者在新华社记者在整理底片整理底片44型载体档案管理上3、底片、底片/照片的整理照片的整理（1）编号）编号底片底片/照片号：照片号：全宗号全宗号保管期限代码保管期限代码册册号号张号张号全宗号全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码保管期限代码：分别用分别用“1、2、3”或或“Y、C、D对应代表永久、长期、短期。对应代表永久、长期、短期。册号：册号：从从1开始编号开始编号张号张号：从从1开始编号开始编号45型载体档案管理上3、底片、底片/照片的整理照片的整理Eg：09文秘班全宗号：文秘班全宗号：09wm永久保存的第一册第一张底片永久保存的第一册第一张底片照片编码照片编码：09wmY1146型载体档案管理上3、底片、底片/照片的整理照片的整理（2）底片号的登录）底片号的登录用铁笔刻在胶片乳剂面片空白边处，也可用铁笔刻在胶片乳剂面片空白边处，也可用其他方式将底片号附在胶片乳剂面片用其他方式将底片号附在胶片乳剂面片空白边，不得影响画面。空白边，不得影响画面。09wmY1147型载体档案管理上3、底片、底片/照片的整理照片的整理（3）底片的整理）底片的整理底片袋底片袋（一张一袋）（一张一袋）在底片袋右上方标明在底片袋右上方标明底片号、照片号、时间底片号、照片号、时间底片号底片号照片号照片号时间时间48型载体档案管理上3、底片、底片/照片的整理照片的整理（4）照片文字说明）照片文字说明 对照片的对照片的事由事由、时间时间、地点地点、人物人物、背景背景、摄影者摄影者等情况的简短介绍性文等情况的简短介绍性文字。字。49型载体档案管理上50型载体档案管理上练习：对这个照片写一份文字说明练习：对这个照片写一份文字说明照片号：照片号：底片号：底片号：事由事由时间：时间：地点：地点：人物：人物：摄影者：摄影者：参见号：参见号：51型载体档案管理上（5）底片、照片的保存）底片、照片的保存底片册、照片册底片册、照片册（297mm*210mm)（封面、封底、芯页）（封面、封底、芯页）1、底片袋按序号插入底片册、底片袋按序号插入底片册2、照片按序号插入照片册、照片按序号插入照片册52型载体档案管理上（5）底片、照片的保存）底片、照片的保存底底/照片册照片册（297mm*210mm)2、封面印制、封面印制“底底/照片册照片册”字样，字样，册脊写明册脊写明全宗号，保管期限、起止全宗号，保管期限、起止张号、册号。张号、册号。53型载体档案管理上（5）底片、照片的保存）底片、照片的保存3、内含：、内含：案卷目录案卷目录 底片底片 册内备考表册内备考表（情况说明、立册人、（情况说明、立册人、 检查人、立册时间）检查人、立册时间）4、按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，、按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。上架保存。54型载体档案管理上（5）底片、照片的保存）底片、照片的保存大幅底片、照片的保存大幅底片、照片的保存放入专用的档案袋、档案盒中。放入专用的档案袋、档案盒中。最好竖立摆放最好竖立摆放横放，堆放高度不超过横放，堆放高度不超过5cm。55型载体档案管理上（三）照片档案的保管（三）照片档案的保管1、温湿度条件、温湿度条件（1）照片：温度：）照片：温度：1424 相对湿度：相对湿度：40%60%（2）底片：温度：）底片：温度：1315 相对湿度：相对湿度：35%45%昼夜温差变化不大于昼夜温差变化不大于2 ，昼夜湿度变化，昼夜湿度变化不大于不大于5 。56型载体档案管理上（三）照片档案的保管（三）照片档案的保管2、库房设施和装具、库房设施和装具P129门窗密封良好、温湿度控制调节设备门窗密封良好、温湿度控制调节设备装具：结实、密封、防光、防尘、防虫、装具：结实、密封、防光、防尘、防虫、防污染、防高温、防潮。防污染、防高温、防潮。无酸纸质卷皮、卷盒、无酸纸袋。无酸纸质卷皮、卷盒、无酸纸袋。57型载体档案管理上（三）照片档案的保管（三）照片档案的保管58型载体档案管理上作业：给下列的照片编号、文字说明作业：给下列的照片编号、文字说明照片号：照片号：事由：事由：时间：时间：地点：地点：人物：人物：摄影者摄影者参见号：参见号：09WM-Y-1-12009第六届技能节第六届技能节“魅力文秘魅力文秘”大赛，选手们正在展示礼仪。大赛，选手们正在展示礼仪。2009年年12月月3日日黄圃理工形体训练室黄圃理工形体训练室：谢洁玲谢洁玲09文秘文秘30参赛人员参赛人员59型载体档案管理上照片号：照片号：事由：事由：时间：时间：地点：地点：人物：人物：摄影者摄影者参见号：参见号：09WM-Y-1-22010年元旦文艺汇演，年元旦文艺汇演，09文秘文秘30展示职业装风采。展示职业装风采。2009年年12月月31日日黄圃校区篮球场黄圃校区篮球场：XXX09文秘文秘30参赛人员参赛人员60型载体档案管理上作业：给下列的照片编号、文字说明作业：给下列的照片编号、文字说明照片号：照片号：事由：事由：时间：时间：地点：地点：人物：人物：摄影者摄影者参见号：参见号：09WM-Y-1-32010校园歌手大赛现代服务系校园歌手大赛现代服务系初赛，初赛，09文秘班选手比赛中。文秘班选手比赛中。2010年年3月月26日日黄圃校区黄圃校区B栋一楼阶梯室栋一楼阶梯室：邝金雁邝金雁周佩瑜、冯泳欣周佩瑜、冯泳欣61型载体档案管理上62型载体档案管理上63型载体档案管理上64型载体档案管理上图说计算机存储设备图说计算机存储设备光盘：早先的光盘主要用于电影行业，第一款于光盘：早先的光盘主要用于电影行业，第一款于1987年年进入市场，直径为进入市场，直径为30厘米，每一面可以记录厘米，每一面可以记录60分钟的音分钟的音频或视频。看看和我们今天常用的频或视频。看看和我们今天常用的DVD大小对比。大小对比。65型载体档案管理上软盘：由软盘：由IBM在在1971年引入，从上世纪年引入，从上世纪70年代中年代中期到期到90年代末期被广泛使用，最初为年代末期被广泛使用，最初为8寸盘，之后寸盘，之后有了有了5.25和和3.5英寸软盘。英寸软盘。1971年最早的软盘容量年最早的软盘容量为为79.7kB，并且是只读的，一年后有了可读写的，并且是只读的，一年后有了可读写的版本。版本。66型载体档案管理上磁带从磁带从1951年起被作为数据存储设备使用，被称年起被作为数据存储设备使用，被称为为UNISERVO，可以每秒钟传输，可以每秒钟传输7200个字符，这个字符，这套磁带长达套磁带长达365米，相当沉重。米，相当沉重。67型载体档案管理上从从70年代晚期到年代晚期到80年代出现了小型的盒式磁带，年代出现了小型的盒式磁带，长度为长度为90分钟的磁带每一面可以记录大约分钟的磁带每一面可以记录大约660KB的数据。的数据。68型载体档案管理上计算机磁带，计算机磁带，需用专门的磁带来进行录播需用专门的磁带来进行录播69型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理（一）、概念：（一）、概念：磁性载体档案：主要是磁性载体档案：主要是计算机磁带计算机磁带、硬磁硬磁盘盘、软磁盘、软磁盘、录像带、录音带录像带、录音带。（保管单。（保管单位为盒位为盒/盘）盘）70型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理两种形式：两种形式：一种用录音机和录像机在磁带上记录的档一种用录音机和录像机在磁带上记录的档案；用音像设备来播放处理。案；用音像设备来播放处理。一种用数码录音、摄像技术来拍摄的数字一种用数码录音、摄像技术来拍摄的数字化信息。属于电子文件，需借助计算机来化信息。属于电子文件，需借助计算机来播放处理。播放处理。71型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理处理流程：处理流程：收集资料收集资料归档处理归档处理分类分类/编目编目/编号编号入库储存入库储存保养维护保养维护72型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理1、做好材料的收集。、做好材料的收集。 档案员定期或不定期对各职能部门的档案员定期或不定期对各职能部门的声像材料进行收集，保证材料的完整和声像材料进行收集，保证材料的完整和齐全。齐全。 73型载体档案管理上声像档案归档范围及保管期限声像档案归档范围及保管期限 序序号号 属类名称属类名称 内内 容容 保管期保管期限限 1会议类会议类 各种重要会议的声像信息材料各种重要会议的声像信息材料 永久永久/长长期期 2参观视察参观视察类类 上级机关领导或社会知名人士来本上级机关领导或社会知名人士来本单位视察、检查工作的声像信息材单位视察、检查工作的声像信息材料料 永久永久/长长期期 3业务活动业务活动类类 本单位重大活动、重要外事活动及本单位重大活动、重要外事活动及职能活动的声像信息材料职能活动的声像信息材料 永久永久/长长期期 4荣誉类荣誉类 被评为市级以上先进集体及各种奖被评为市级以上先进集体及各种奖项、称号的荣誉实物的声像信息材项、称号的荣誉实物的声像信息材料料永久永久 5文体活动文体活动类类 本单组织的各项文娱体育活动的声本单组织的各项文娱体育活动的声像信息材料像信息材料 长期长期 74型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理2、归档要求、归档要求（1）转换成标准格式，一式两份）转换成标准格式，一式两份(A、B盘）。盘）。（2）必须是可读文件，运转正常、清洁、无）必须是可读文件，运转正常、清洁、无病毒、无划伤。病毒、无划伤。（3）磁性档案性能质量符合相关录音、录像、）磁性档案性能质量符合相关录音、录像、计算机文件规定计算机文件规定。（4）编制归档说明）编制归档说明75型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理文字说明。文字说明。磁带（软磁盘）磁带（软磁盘）录像带：内容、录像带：内容、制式制式、语别、密级、规格、语别、密级、规格、 录制日期录制日期录音带：内容、讲话人姓名、职务、录制录音带：内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等日期、密级等76型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理3、分类、编目、编号、分类、编目、编号（1）按种类、年度、专题分类）按种类、年度、专题分类（2）以盒、盘为单位）以盒、盘为单位（3）编制案卷目录编制案卷目录（4）贴标签（文字说明）贴标签（文字说明）77型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理示例：示例：磁性载体档案案卷目录磁性载体档案案卷目录 类别类别:录像片录像片案卷号案卷号题题 名名年度年度信息信息量量保管保管期限期限备备注注G G3-1-1XXX活动录像活动录像2007 60分分钟钟 永久永久G G3- -2XX公司省级先进人物评选公司省级先进人物评选录像录像2007 90分分钟钟永久永久G G3-3XXX会议录像会议录像2007 60分分钟钟永久永久78型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理（4）贴标签（文字说明）贴标签（文字说明）文字说明输入电脑（档案处理软件）文字说明输入电脑（档案处理软件）79型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理（4）贴标签（文字说明）贴标签（文字说明）文字说明输入电脑文字说明输入电脑 设置格式设置格式 80型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理（4）贴标签（文字说明）贴标签（文字说明）文字说明输入电脑文字说明输入电脑 设置格式设置格式 连接标签机连接标签机81型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理（4）贴标签（文字说明）贴标签（文字说明）文字说明输入电脑文字说明输入电脑 设置格式设置格式 连接标签机连接标签机 打印标签打印标签 贴标签贴标签82型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理4、入库储存、入库储存温度要求：温度要求：湿度要求：湿度要求：清洁管理要求：清洁管理要求：风压、防水、防火：风压、防水、防火：防磁要求：防磁要求：15 27、最佳温度：、最佳温度：18 40 60%、最佳湿度：、最佳湿度：40 %戴非棉手套操作、除尘戴非棉手套操作、除尘远离磁场源远离磁场源放入放入防磁柜防磁柜（屏蔽磁场）（屏蔽磁场）清除磁性物品清除磁性物品83型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理5、保养维护、保养维护定期保养、建立检测保养卡定期保养、建立检测保养卡清洁清洁倒带倒带检查检查修复修复复制复制84型载体档案管理上作业：给下列的作业：给下列的活动录像编写目录活动录像编写目录照片号：照片号：事由：事由：时间：时间：地点：地点：人物：人物：摄影者摄影者参见号：参见号：09WM-Y-1-12009第六届技能节第六届技能节“魅力文秘魅力文秘”大赛，选手们正在展示礼仪。大赛，选手们正在展示礼仪。2009年年12月月3日日黄圃理工形体训练室黄圃理工形体训练室：谢洁玲谢洁玲09文秘文秘30参赛人员参赛人员85型载体档案管理上照片号：照片号：事由：事由：时间：时间：地点：地点：人物：人物：摄影者摄影者参见号：参见号：09WM-Y-1-22010年元旦文艺汇演，年元旦文艺汇演，09文秘文秘30展示职业装风采。展示职业装风采。2009年年12月月31日日黄圃校区篮球场黄圃校区篮球场：何金花何金花09文秘文秘30参赛人员参赛人员86型载体档案管理上作业：给下列的照片编号、文字说明作业：给下列的照片编号、文字说明照片号：照片号：事由：事由：时间：时间：地点：地点：人物：人物：摄影者摄影者参见号：参见号：09WM-Y-1-32010校园歌手大赛现代服务系校园歌手大赛现代服务系初赛，初赛，09文秘班选手比赛中。文秘班选手比赛中。2010年年3月月26日日黄圃校区黄圃校区B栋一楼阶梯室栋一楼阶梯室：邝金雁邝金雁周佩瑜、冯泳欣周佩瑜、冯泳欣87型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理示例：示例：照片照片档案案卷档案案卷（组）（组）目录目录类别类别:照片照片挡挡号号案卷（组）案卷（组）题题名名拍摄拍摄者者拍摄拍摄时间时间张数张数备备注注G G1.2.7-1(1)XXX活动活动XX公司省级先进人物评选公司省级先进人物评选XXX会议会议88型载体档案管理上作业：作业：分别分别给下列的给下列的活动照片和录像编写活动照片和录像编写目录目录2009第六届技能节第六届技能节“魅力文秘魅力文秘”大赛，选手大赛，选手们正在展示礼仪。们正在展示礼仪。2009年年12月月3日日，09文文秘秘30参赛人员参赛人员,60分钟，分钟，摄影者摄影者：谢洁玲谢洁玲2010年元旦文艺汇演，年元旦文艺汇演，09文秘文秘30展示职业展示职业装风采。装风采。2009年年12月月31日日，09文秘文秘30参赛参赛人员人员，70分钟，分钟，摄影者摄影者：何金花何金花2010校园歌手大赛现代服务系初赛，校园歌手大赛现代服务系初赛，09文文秘班选手比赛中。秘班选手比赛中。2010年年3月月26日日，周佩周佩瑜、冯泳欣瑜、冯泳欣，75分钟，分钟，摄影者摄影者：邝金雁邝金雁89型载体档案管理上三、磁性载体档案的管理三、磁性载体档案的管理作业：作业：1、简述磁性载体档案的处理流程、简述磁性载体档案的处理流程2、如何制作档案标签？、如何制作档案标签？3、磁性载体档案入库储存有什么要求、磁性载体档案入库储存有什么要求?90型载体档案管理上91型载体档案管理上