表格处理基础1表格处理基础审计培训表格处理基础 Excel 的基本信息元素 Excel 的基本操作 表格的建立、编辑和格式化 显示与打印工作表 公式与函数 图表的使用 数据管理 宏和VBA2表格处理基础审计培训ExcelExcel是什么？它能为是什么？它能为我们做什么？我们做什么？ 是是Microsoft OfficeMicrosoft Office的主要的主要组件之一组件之一 具有很强的图形、图表功能具有很强的图形、图表功能 可用于财务数据处理、科学分析计算、审计数据等，可用于财务数据处理、科学分析计算、审计数据等，并能用图表显示数据之间的关系和对数据进行组织并能用图表显示数据之间的关系和对数据进行组织19851985年年Microsoft ExcelMicrosoft Excel问世，问世，被公认为是功能最完整、技术最被公认为是功能最完整、技术最先进和使用最简便的电子表格软先进和使用最简便的电子表格软件。件。3表格处理基础审计培训 我们已经学过如何启动和退出Windows应用程序如word。能否举一反三呢？如何启动和退出Excel 2003呢？ Excel 2003工作环境4表格处理基础审计培训Excel2003的启动的启动1.按快捷图标。按快捷图标。2.以滑鼠点选开始以滑鼠点选开始程序程序MicrosoftExcel，Excel即即开启显示于屏幕上。（开启显示于屏幕上。（Excel启动的方法有很多。）启动的方法有很多。） 5表格处理基础审计培训Excel 2003的退出的退出（1）打开）打开“文件文件”菜单，单击菜单，单击“退出退出”选项。选项。（2）单击窗口右上角的关闭）单击窗口右上角的关闭 按钮。按钮。（3）单单击击标标题题栏栏左左边边的的 图图标标，选选其其中中“关关闭闭”选选项项（4）双击标题栏左边的）双击标题栏左边的 图标。图标。（5）右键单击任务栏中的）右键单击任务栏中的 图标，选择其中的图标，选择其中的“关闭关闭”选项。选项。（6）将要关闭的窗口作为当前窗口，按）将要关闭的窗口作为当前窗口，按Alt+F4键。键。返回本节6表格处理基础审计培训Excel的启动和退出示例的启动和退出示例启启动动退退 出出123127表格处理基础审计培训名称框名称框行号行号工作表标工作表标签签编辑栏编辑栏列标列标活动单元活动单元格格工作表区工作表区界面介绍界面介绍8表格处理基础审计培训Excel应用窗口应用窗口编辑栏编辑栏菜单栏菜单栏工具栏工具栏工作簿工作簿工作表工作表状态栏状态栏9表格处理基础审计培训 Excel 的基本信息元素1. 工作簿2. 工作表3. 单元格4. 单元格区域以上合称为Excel 2003的工作区10表格处理基础审计培训1、工作簿、工作簿2 2、工作表、工作表3 3、单元格、单元格4 4、单元格区域、单元格区域11表格处理基础审计培训Excel2003的基本元素的基本元素工作簿、工作表、单元格工作簿、工作表、单元格工作簿和工作表的特性工作簿和工作表的特性最大限制最大限制开启工作簿的数目受限于可用的记忆体和资源系统工作表的大小 最多65536行，256列单元格内可接受的文字长度每个单元格最多可包含32000个字符单元格内可接受的数字型数据的长度常规数字格式的数据长度为11位（包括特定字符）单元格内数字精度保留15位；若长度超过15位，多余数字位显示为“0”工作簿中可使用工作表页数最多255个工作表12表格处理基础审计培训 Excel 的基本信息元素1.工作簿工作簿 指在指在Excel Excel 环境中用来存储并处理环境中用来存储并处理工作数据的文件，工作簿名就是存档的工作数据的文件，工作簿名就是存档的文件文件名。如默认为文件文件名。如默认为BOOK1.XLSBOOK1.XLS、 BOOK2.XLSBOOK2.XLS等等 返回图例13表格处理基础审计培训 Excel 的基本信息元素2.工作表工作表一个工作簿默认包含了三个工作表：其名称分别为一个工作簿默认包含了三个工作表：其名称分别为Sheet1,Sheet2,Sheet3Sheet1,Sheet2,Sheet3每一个工作簿最多可有每一个工作簿最多可有255255个工作表，但当前只有一个工作表，但当前只有一个工作表，称为活动工作表个工作表，称为活动工作表单击某个工作表标签可将其激活为活动工作表，而双单击某个工作表标签可将其激活为活动工作表，而双击则可更改工作表名击则可更改工作表名工作表标签左侧有四个用于工作表管理的控制按钮，工作表标签左侧有四个用于工作表管理的控制按钮，分别表示：第一个工作表，上一个工作表，下一个工分别表示：第一个工作表，上一个工作表，下一个工作表，最后一个工作表作表，最后一个工作表 工作表由单元格组成工作表由单元格组成 返回图例14表格处理基础审计培训 Excel 的基本信息元素3.单元格单元格一个工作表最多可有一个工作表最多可有256256列，列，6553665536行行列标列标A,B,CZ;AA,ABAZ;BA,BBBZA,B,CZ;AA,ABAZ;BA,BBBZ等表示；等表示；行标行标用用1 1，2 2 ，33等数字表示，单元格由列、等数字表示，单元格由列、行标志共同表示如行标志共同表示如A1A1，B2B2等等每个工作表中只有一个单元格，称为活动单每个工作表中只有一个单元格，称为活动单元格元格15表格处理基础审计培训基基 本本 概概 念念单元格地址单元格地址行号行号列号列号单元格地址：单元格地址：C2单元格地址：单元格地址：B816表格处理基础审计培训第A列和第1行相交处的单元格是A1， D4指的是第D 列第4行交叉位置上的单元格。为了区分不同工作表的单元格，需要在地址前加工作表名称并以“！”分隔，如“Sheet1！A1”表示“Sheet1”工作表的“A1”单元格。区分不同工作薄不同工作表的单元格，以如下表示：工作薄名工作表名！单元格名 ，例booksheet1!A1返回图例17表格处理基础审计培训 Excel 的基本信息元素4.单元格区域单元格区域 指一组被选中的单元格，它们可以指一组被选中的单元格，它们可以是相邻的，也可以是分散的，对一个单是相邻的，也可以是分散的，对一个单元格区域的操作就是对该区域中所有单元格区域的操作就是对该区域中所有单元格执行相同的操作元格执行相同的操作18表格处理基础审计培训 Excel 的基本操作单元格内容的输入单元格内容的输入选择操作对象选择操作对象19表格处理基础审计培训 单元格内容的输入1 1、光标的定位光标的定位 单元格内容的光标定位单元格内容的光标定位单元格的光标定位单元格的光标定位n光标在工作表中并呈白色十字状态时，单击任一光标在工作表中并呈白色十字状态时，单击任一单元格即可使该单元格被激活而被称为活动单元单元格即可使该单元格被激活而被称为活动单元格格n 双击某单元格，或单击某单元格后再将光标双击某单元格，或单击某单元格后再将光标定位在编辑栏中定位在编辑栏中n单击某单元格，直接输入单击某单元格，直接输入n 出现光标出现光标“”后，使用键盘左右方向键将后，使用键盘左右方向键将光标定位光标定位20表格处理基础审计培训 单元格内容的输入2. 2. 输入输入输入汉字输入汉字按按Alt+EnterAlt+Enter组合键，可将单元格输入的内容进行分组合键，可将单元格输入的内容进行分段段当输入的数字超过单元格列宽或当输入的数字超过单元格列宽或1515位时，数字将采位时，数字将采用科学计数法形式表示用科学计数法形式表示日期输入可用日期输入可用“/”/”分隔符分隔符分数的输入应先输入分数的输入应先输入“0”0”和空格和空格输入公式可以先键入输入公式可以先键入“=”=”号，或单击编辑栏左侧的号，或单击编辑栏左侧的编辑公式按钮编辑公式按钮数字以文本输入，先击单引号，如数字以文本输入，先击单引号，如123451234521表格处理基础审计培训 单元格内容的输入3. 3. 对齐对齐（数字、日期输入后为右对齐状态，（数字、日期输入后为右对齐状态，字符输入后为左对齐状态）字符输入后为左对齐状态）4. 4. 其他操作其他操作按按TabTab键，光标将定位在下一列键，光标将定位在下一列按按ESCESC键或单击编辑栏左侧的取消按钮，可键或单击编辑栏左侧的取消按钮，可取消输入取消输入 按按EnterEnter键光标将定位在下一行键光标将定位在下一行22表格处理基础审计培训 选择操作对象1.单元格选择单元格选择单个单元格、行、列的选择单个单元格、行、列的选择n 激活某个单元格即是选择某个单元格激活某个单元格即是选择某个单元格n 单击行标头可进行行的选择单击行标头可进行行的选择n 单击列标头可进行列的选择单击列标头可进行列的选择连续单元格的选择连续单元格的选择n 将光标定位在所选连续单元格左上角将光标定位在所选连续单元格左上角n 将鼠标从所选单元左上角拖曳至右下角将鼠标从所选单元左上角拖曳至右下角2.单元格内容的选择单元格内容的选择 激活单元格后，在编辑栏上拖动鼠标选中文字或双击单元激活单元格后，在编辑栏上拖动鼠标选中文字或双击单元格后，出现插入点，从第一个文字开始拖动鼠标选中文字。格后，出现插入点，从第一个文字开始拖动鼠标选中文字。 23表格处理基础审计培训3 3、单击列标可、单击列标可用于选择某列用于选择某列2 2、单击行标可、单击行标可用于选择某行用于选择某行1 1、单击某单元格并、单击某单元格并激活它，即可用于激活它，即可用于选择单个单元格选择单个单元格24表格处理基础审计培训多行、多列选择多行、多列选择选中选中1行或行或1列，拖动鼠标列，拖动鼠标间断表格的选择间断表格的选择 按住按住CtrlCtrl键的同时，用鼠标作单元格选择或键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择，即可选择不连续的单元格区域区域选择，即可选择不连续的单元格区域选择全部单元格选择全部单元格 单击工作表左上角的单击工作表左上角的“全选全选”按钮，或使用按钮，或使用快捷键快捷键Ctrl+ACtrl+A选定或单击选定或单击“全表选择全表选择”即即0行行0列。列。取消选择取消选择 用鼠标单击任一单元格即可用鼠标单击任一单元格即可 选择操作对象25表格处理基础审计培训 选择操作对象工作表的选择工作表的选择单个工作表的选择单个工作表的选择 单击工作表标签单击工作表标签多个工作表的选择方法及特点多个工作表的选择方法及特点n连续工作表的选择：单击第一个工作表标签，然后按住连续工作表的选择：单击第一个工作表标签，然后按住ShiftShift键，单击所要选择的最后一个工作表标签即可键，单击所要选择的最后一个工作表标签即可n不连续工作表的选择：按住不连续工作表的选择：按住CtrlCtrl 键，分别单击所需选择的工键，分别单击所需选择的工作表标签即可作表标签即可n同时选择多个工作表后，对任一工作表的操作会在所有被选同时选择多个工作表后，对任一工作表的操作会在所有被选工作表中同时进行工作表中同时进行n取消工作表的选择：单击任一个未被选择的工作表标签取消工作表的选择：单击任一个未被选择的工作表标签26表格处理基础审计培训新建、打开和保存文件新建、打开和保存文件1Excel文件的建立文件的建立n启启动动了了Excel之之后后，选选择择“文文件件”|“新新建建”命命令令来来建立一个建立一个Excel文件。文件。n直接点击常用工具栏中的直接点击常用工具栏中的“新建新建”按钮。按钮。技巧技巧:按按CtrlN组合键，可快速新建一个空白工作簿。组合键，可快速新建一个空白工作簿。n利用模板创建利用模板创建单击单击单击单击27表格处理基础审计培训利用模板提高审计制表效率n在审计工作中所获取的审计证据都要以审计工作底稿作为载体，审计工作底稿中大部分是表格形式，而且基本上都有固定的格式，因此审计人员可以利用Excel的模板功能，在模板中可以创建包括公式、标注、图形和格式等的工作簿表单，从而提高制表效率。n下面以制作“存货计价审计表”为例，说明模板的创建和使用。 n相关知识：EXCEL有两个文件夹，一个系统默认的启动文件夹XLSTART，位于C:Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftExcelXLSTART。位于启动文件夹中的文件都会在启动EXCEL程序时打开。用户可以自定义启动文件夹，在工具-选项-常规，“启动时打开此目录中的所有文件”的文本框内输入自定义的启动文件夹的目录即可。此为空，默认为XLSTART。nEXCEL内部，存在着对工作薄和工作表的默认设置，如宋体12号，含3张工作表等，这些默认设置并不存在于实际的模板文件，启动时，EXCEL没有检测到标准默认模板文件Book.xlt，就会使用这些设置。所以，只要创建或修改默认Book.xlt，就可以替换这些设置。28表格处理基础审计培训利用模板提高审计制表效率n更改默认工作薄模板：创建一个空白文档，进行工作薄更改设置，进行自定义模板文件的创建，命名为Book.XLT，放在XLSTART下，不要自定义模板，在XLSTART中删除Book.XLT即可。应用其就是进行新工作薄的创建。n更改默认工作表模板，方法同上，另存命名时为Sheet.xlt，放在XLSTART下，不要自定义工作表模板，在XLSTART中删除Sheet.XLT即可。其中的工作薄尽量只保留唯一一个工作表。应用就进行表的插入。n另一个模板文件夹：Templates。 n位于C:Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftTemplates。n当用户选择从本机上模板中创建工作薄时，自动定位到此文件夹。29表格处理基础审计培训一、模板的创建一、模板的创建n新建一张新的工作簿，在工作簿中输入模板中必要的信息，如表头、表体、金额格式、数字之间的相互勾稽关系等，但不要输入数字，因为每次使用时的金额并不一样。30表格处理基础审计培训n需要的格式都确定以后，单击“文件”菜单下的“另存为”命令，弹出“另存为”对话框。“保存类型”选择模板，“保存位置”为默认，在“文件名”栏输入有助于识别模板用途的文件名，单击“保存”按钮，即完成模板的创建。31表格处理基础审计培训二、调用模板制作表格二、调用模板制作表格n模板制作好以后，就可以使用其进行表格的制作。n单击“文件”菜单下的“新建”命令，在“新建工作簿”对话框中的“模板”栏下选择“本机上的模板”，可以看到已经创建的模板。如图所示的“存货计价审计表”就是已经创建好的模板。选择需要的模板，单击“确定”按钮，即打开模板。32表格处理基础审计培训n在模板中输入所需数据或从其他位置把项目金额和设计调整数粘贴过来，相关数字会自动计算出来。要保存新建的工作簿时，单击“文件”菜单下的“另存为”命令，设定文件保存的位置和文件名，在保存类型中选择“Microsoft Excel工作簿”，单击“保存”按钮，新的工作表就保存好了。n利用Excel模板功能制作有固定格式的报表，不但可以使审计人员从繁杂的指表工作中解脱出来，而且可以使报表制作快速、准确、美观。同理，可以制作出审计工作中所需的各种表格模板，有利于提高审计制表效率。33表格处理基础审计培训2Excel文件的打开文件的打开（1）使使用用“文文件件”|“打打开开”命命令令或或是是直直接接单单击击工工具具栏栏中中的的 按按钮钮打打开开“打打开开”对对话话框框，如图所示。如图所示。图图“ 打开打开”对话框对话框34表格处理基础审计培训（2）在在“文文件件”菜菜单单中中下下方方显显示示出出来来的的最最近近所所使使用用过过的的文文件件中中选选择择所所要要打打开开的的文文件件名名称称，如如右右图图所所示示的的情情况况下下，“文文件件”菜菜单单中中只只显显示示最最近近所所使使用用过过的的4个个文文件件名名称称。提提示示:选选择择【工工具具】-【选选项项】-【常常规规】命命令令,可可更更改改这这里里列出的文件数。列出的文件数。35表格处理基础审计培训3Excel文件的保存文件的保存（1）新建立的文件的保存）新建立的文件的保存（2）命名过的文件的保存）命名过的文件的保存（3）设设置置自自动动保保存存功功能能（工工具具选选项项-保保存存中）中）36表格处理基础审计培训图图 “另存为另存为”对话框对话框图图 “ Microsoft Excel”对话框对话框 37表格处理基础审计培训 表格的建立、编辑和格式化 建立表格与录入建立表格与录入 编辑表格编辑表格 格式化表格格式化表格38表格处理基础审计培训 数据的输入方法和质量直接影响到工作效率，在工作表中输入原始数据的方法有4种：直接输入数据、快速输入数据、利用“自动填充”功能输入有规律的数据、利用命令导入外部数据。 1.1.在工作表中输入原始数据在工作表中输入原始数据 建立表格与录入39表格处理基础审计培训（1）直接输入数据n文本型数据的输入 n数值型数据的输入（15位或超过列宽就自动采用科学计数法） n输入日期时间 40表格处理基础审计培训技巧技巧：分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日期；期；如：输入如：输入1/21月月2日日输入输入0空格空格1/2显示为显示为1/2技巧：技巧：在输入数字前加入字符在输入数字前加入字符可将数字作为文本处理，可将数字作为文本处理，如如“”。提示：提示：在在Excel2003中，日期和时间均按数字处理；中，日期和时间均按数字处理；对于输入的数字对于输入的数字Excel可识别时，靠右侧对齐。如可识别时，靠右侧对齐。如2006-6-5；对于对于Excel不能识别的日期和时间，会被视为文本，不能识别的日期和时间，会被视为文本，左侧对齐。如左侧对齐。如2006.6.5。41表格处理基础审计培训（2）快速输入数据 n记忆式输入 是指当输入的内容与同一列中已输入的内容相匹配时，系统将自动填写其他字符。 42表格处理基础审计培训n选择列表输入 在选取单元格后，单击右键选择“从下拉列表中选择”命令或按Alt键，显示一个输入列表，再从中选择需要的输入项。 43表格处理基础审计培训n连续区域的数据输入连续区域的数据输入 n相同内容单元的输入相同内容单元的输入n男和女的快速输入法男和女的快速输入法 每个单元格输入完后，按每个单元格输入完后，按TabTab键，可沿行的方向输键，可沿行的方向输入数据；按入数据；按EnterEnter键，可沿列的方向输入数据；当数据键，可沿列的方向输入数据；当数据输入到区域边界时，光标会自动移到所选区域下一列的输入到区域边界时，光标会自动移到所选区域下一列的开始处开始处 按住按住CtrlCtrl键选择所要输入相同内容的单元格，键选择所要输入相同内容的单元格，输入数据后，按住输入数据后，按住Ctrl+enterCtrl+enter组合键即可组合键即可 选中要输入的单元格，右击，快捷菜单中选择选中要输入的单元格，右击，快捷菜单中选择设置单元格格式设置单元格格式数字数字自定义，类型中输入：自定义，类型中输入：=1“男男”;=2“女女”，点确定点确定44表格处理基础审计培训n利用有效性设置选择项快速输入利用有效性设置选择项快速输入 选择相应的单元格选择相应的单元格选择选择“数据数据”/“/“有效性有效性”/“/“设置设置”标签标签在有效性条件的允许中，选择在有效性条件的允许中，选择“序列序列”项，项，在在“来源来源”框中：输入序列数据，以逗号框中：输入序列数据，以逗号分隔分隔点确定后，相应单元格的右上角出现一个点确定后，相应单元格的右上角出现一个下拉按钮，点下拉按钮，选择输入项即可。下拉按钮，点下拉按钮，选择输入项即可。45表格处理基础审计培训46表格处理基础审计培训47表格处理基础审计培训48表格处理基础审计培训n预置小数位数（或尾数预置小数位数（或尾数0 0）选择选择“工具工具”/“/“选项选项”，单击，单击“编辑编辑”标标签签在打开的对话框中，选择在打开的对话框中，选择“自动设置小数自动设置小数点点”项，在项，在“位数位数”框中：若输入大于框中：若输入大于0 0的的数，则设置的是小数位数；若输入小于数，则设置的是小数位数；若输入小于0 0的的数，则设置的是位数数，则设置的是位数0 0的个数的个数如果在输入过程中，想取消设置，可在输如果在输入过程中，想取消设置，可在输入完数据后，输入小数点入完数据后，输入小数点49表格处理基础审计培训50表格处理基础审计培训（3）利用“自动填充”功能输入有规律的数据 自动填充根据初始值来决定以后的填充项，用鼠标指向初始值所在单元格右下角的小黑方块(称为填充柄)，此时鼠标指针更改形状变为黑十字，然后向右(行)或向下(列)拖曳至填充的最后一个单元格，即可完成自动填充。 51表格处理基础审计培训 选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择【编辑】者选择【编辑】【填充】【填充】【序列】命令，可在【序列】命令，可在Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。工作表中快速填充多种类型的数据序列。在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；填充一系列数字、日期等，通过拖动，填充一系列数字、日期等，通过拖动，Excel可可自动延续此系列数字、日期或时间段等。自动延续此系列数字、日期或时间段等。技巧技巧2按按Ctrl+D组合键，可向下填充复制；组合键，可向下填充复制；按按Ctrl+R组合键，可向右填充复制。组合键，可向右填充复制。52表格处理基础审计培训自动填充分3种情况：n填充相同数据(复制数据) n填充序列数据n填充用户自定义序列数据 53表格处理基础审计培训n填充相同的数据：选中单元格，拖动填充柄或编辑菜单填充相同的数据：选中单元格，拖动填充柄或编辑菜单的填充（左、右、下、上及序列中的自动填充）。的填充（左、右、下、上及序列中的自动填充）。n自动填写有规律的数据自动填写有规律的数据 数字的填写（示例填充）数字的填写（示例填充）在该行（列）的前两个单元格内输入开始在该行（列）的前两个单元格内输入开始的的2 2个数字；个数字；选择这两个单元格；选择这两个单元格；用鼠标按住第二个单元格的填充柄，将其拖曳到结束用鼠标按住第二个单元格的填充柄，将其拖曳到结束单元格，松开鼠标单元格，松开鼠标54表格处理基础审计培训填充柄填充柄55表格处理基础审计培训n自定义序列的自动填写自定义序列的自动填写在在“工具工具”菜单中，选择菜单中，选择“选项选项”，单击，单击“自定义序列自定义序列”标签；标签；确定输入序列；确定输入序列；在单元格中输入所选序列的任一项，并选择该单元格；在单元格中输入所选序列的任一项，并选择该单元格；用鼠标左键拖曳所选单元格右下角的填充柄到结束处用鼠标左键拖曳所选单元格右下角的填充柄到结束处56表格处理基础审计培训可以在可以在自定义自定义序列中序列中选择某选择某一序列一序列也可以也可以在输入在输入序列中序列中输入一输入一个序列个序列57表格处理基础审计培训自动填充序列自动填充序列初始选择初始选择扩展序列扩展序列1，2，34，5，69：0010：00，11：00，12：00MonTue，Wed，Thu星期一星期二，星期三，星期四JanFeb，Mar，Apr一月，四月七月，十月，一月1月1日，3月1日5月1日，7月1日，9月1日1999，20002001，2002，2003Text1，textAText2，textA ，Text3，textA产品1产品2，产品358表格处理基础审计培训（4）利用命令导入外部数据 工作中，经常会遇到需要用工作中，经常会遇到需要用Excel处理的数据是存放在处理的数据是存放在非非Excel格式文件（比如文本文件等）中的情况，如用手工格式文件（比如文本文件等）中的情况，如用手工方式来采集这些数据，费时又费力。可以利用方式来采集这些数据，费时又费力。可以利用Excel软件的软件的外部数据输入导入功能来迅速导入这些数据，从而极大的提外部数据输入导入功能来迅速导入这些数据，从而极大的提高我们的工作效率。高我们的工作效率。 执行【数据】执行【数据】-【导入外部数据】【导入外部数据】-【导入数据】菜【导入数据】菜单选项。出现一个选择数据源的窗口，在该窗口中找到数据单选项。出现一个选择数据源的窗口，在该窗口中找到数据源，然后直接双击它即可。这时会有一个文本导入向导一步源，然后直接双击它即可。这时会有一个文本导入向导一步一步帮我们把数据导入到表格中。一步帮我们把数据导入到表格中。Excel2003，它不仅能够导入文本数据，还能导入其他，它不仅能够导入文本数据，还能导入其他数据库如数据库如Access数据，数据，HTML表格数据，甚至能导入业务表格数据，甚至能导入业务系统中的系统中的XML数据，数据，ODBC数据源数据，数据源数据，EXCEL，WORD，lotus1-2-3，SQLSERVER等。等。59表格处理基础审计培训 Excel的主要功能不在于它能显示、存储数据，更重要的是对数据的计算能力，它允许使用公式和函数对数据进行计算。2. 2. 使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据60表格处理基础审计培训 编辑工作表编辑工作表 工作表的编辑主要包括工作表中数据的编辑，单元格、行、列的插入和删除。工作表的编辑遵守“先选定，后执行”的原则。 61表格处理基础审计培训 编辑表格1. 1. 单元格部分内容的移动、复制和删除单元格部分内容的移动、复制和删除2. 2. 单元格内容的移动、复制和删除单元格内容的移动、复制和删除3. 3. 单元格的删除、插入单元格的删除、插入4. 4. 行、列的删除和插入行、列的删除和插入62表格处理基础审计培训 编辑表格1. 1. 单元格部分内容的移动、复制和删除单元格部分内容的移动、复制和删除单元格部分内容的移动、复制单元格部分内容的移动、复制n选择所要编辑的单元格中的部分内容选择所要编辑的单元格中的部分内容n若移动：单击工具栏中的剪切钮若移动：单击工具栏中的剪切钮 若复制：单击工具栏中的复制钮若复制：单击工具栏中的复制钮n单击所要粘贴的单元格，并将光标定位到新的位单击所要粘贴的单元格，并将光标定位到新的位置，单击工具栏中的粘贴钮置，单击工具栏中的粘贴钮n按按EnterEnter键即可键即可63表格处理基础审计培训删除单元格的部分内容删除单元格的部分内容 选择所要编辑的单元格内容，按选择所要编辑的单元格内容，按DelDel键即可键即可 2. 2. 单元格内容的移动、复制和删除单元格内容的移动、复制和删除A.A.鼠标拖曳的方法鼠标拖曳的方法 (1)(1)选择要移动、复制的单元格选择要移动、复制的单元格 (2)(2)移动：移动：将光标移到单元格边框的下侧或右侧，出现箭将光标移到单元格边框的下侧或右侧，出现箭头状光标时，用鼠标拖曳到单元格的新位置即可头状光标时，用鼠标拖曳到单元格的新位置即可 (2)(2)复制：复制：在按住在按住CtrlCtrl键的同时，按上述方法用鼠标拖曳键的同时，按上述方法用鼠标拖曳单元格到新的位置单元格到新的位置64表格处理基础审计培训B.用剪切和粘贴的方法用剪切和粘贴的方法移动和复制单元格的内移动和复制单元格的内容容选择要移动、复制的单元格选择要移动、复制的单元格移动：可以单击工具栏中的剪切按钮移动：可以单击工具栏中的剪切按钮 复制：可以单击工具栏中的复制按钮复制：可以单击工具栏中的复制按钮单击目标单元格单击目标单元格单击工具栏中的粘贴按钮单击工具栏中的粘贴按钮按按Enter Enter 键即可键即可65表格处理基础审计培训3.单元格内容的删除单元格内容的删除选择所要删除内容的单元格选择所要删除内容的单元格在在“编辑编辑”菜单中选择菜单中选择“清除清除”项，在子菜项，在子菜单中选择相应项单中选择相应项或按或按DelDel键直接删除单元格内容键直接删除单元格内容66表格处理基础审计培训4. 4. 单元格的删除、插入单元格的删除、插入单元格的删除单元格的删除选择所要删除的单元格选择所要删除的单元格在在“编辑编辑”菜单中选择菜单中选择“删除删除”项，打开删除项，打开删除对话框对话框做相应选择后按做相应选择后按“确定确定”钮完成操作钮完成操作67表格处理基础审计培训单元格的插入单元格的插入选择所要插入单元格的位置选择所要插入单元格的位置在在“插入插入”菜单中选择菜单中选择“单元格单元格”项，在出项，在出现的现的“插入插入”对话框中选择插入后当前单元对话框中选择插入后当前单元格移动的方向格移动的方向按按“确定确定”按钮即可按钮即可68表格处理基础审计培训使用使用“编辑编辑”菜单菜单中的中的“删除删除”命令命令打开该对话框打开该对话框使用使用“插入插入”菜单菜单中的中的“单元格单元格”命命令打开该对话框令打开该对话框69表格处理基础审计培训5. 5. 行、列的删除和插入行、列的删除和插入 行、列的删除行、列的删除单击所要删除的行、列的标头单击所要删除的行、列的标头选择选择“编辑编辑”/“”/“删除删除”项即可项即可 行、列的插入行、列的插入单击所要插入行、列所在任一单元格单击所要插入行、列所在任一单元格选择选择“插入插入”/“”/“行行”或或“列列”项即可项即可70表格处理基础审计培训6.查找与替换查找与替换选择选择【编辑编辑】-【查找查找】命令命令,或按或按ctrl+F组组合键合键,打开打开【查找与替换查找与替换】对话框的查找选项对话框的查找选项卡卡;在在【查找内容查找内容】下拉列表框中输入查找内容下拉列表框中输入查找内容,单击单击【查找下一个查找下一个】按钮按钮,光标则移动到与待光标则移动到与待查内容相符的单元格上查内容相符的单元格上.可多次单击可多次单击【查找下查找下一个一个】按钮按钮,直到找到所需的单元格位置直到找到所需的单元格位置。提示提示:单击单击【查找全部查找全部】按钮按钮,可在对话框下可在对话框下方列出所有符合条件的单元格信息方列出所有符合条件的单元格信息.71表格处理基础审计培训单击单击【替换替换】标签标签,打开打开【替换替换】选项卡选项卡,在在【查找内查找内容容】和和【替换为替换为】下拉列表框中输入所需内容下拉列表框中输入所需内容,单击单击【查找下一个查找下一个】按钮按钮,定位到要替换掉的单元格定位到要替换掉的单元格,单击单击【替替换按钮换按钮】,即可快速工作表中特定单元格的内容。即可快速工作表中特定单元格的内容。也可直接单击也可直接单击【全部替换全部替换】按钮按钮.72表格处理基础审计培训7.给单元格加批注给单元格加批注批注是附加在单元格中批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分开的与其他单元格内容分开的注释。注释。含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形的批注标识符。鼠标指向单元格的批注标识符。鼠标指向单元格,即会显示其批注。即会显示其批注。操作步骤如下操作步骤如下:a选定单元格选定单元格,选择【插入】选择【插入】-【批注】命令【批注】命令;或单或单击右键击右键,选择【插入批注】选择【插入批注】;b在弹出的批注框中输入内容在弹出的批注框中输入内容;c输入完毕后输入完毕后,单击外部工作表区域即可单击外部工作表区域即可.73表格处理基础审计培训注意：n复制和粘贴是各种审计数据资源相互传递的基本途径，是各种软件之间数据利用的有效方法。复制粘贴的基本操作步骤如下：选定要复制的内容；单击鼠标右键选择“复制”，或单击“编辑”菜单下“复制”命令，或按Ctrl+C键；将光标定位到要插入的位置；单击鼠标右键选择“粘贴”，或单击“编辑”菜单下“粘贴”命令，或按Ctrl+V键。n这里主要讲述的是在审计过程中涉及到的复制粘贴的其他用法。 74表格处理基础审计培训一、复制一、复制n复制是Excel中最常用的操作，灵活运用各种不同的复制方法，可以显著提高审计效率。下面介绍几种不同的复制方法：n1原样或全部复制已经编辑好的单元格内容。选中要复制的单元格，然后执行“复制”命令，再选择目标单元格，单击“粘贴”实现复制，或执行单元格拖动即可。n2复制单元格中的部分特性。选中要进行复制的单元格，单击“复制”命令，然后将鼠标移动到目标单元格，单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，弹出如图所示的对话框。 75表格处理基础审计培训n选择所需粘贴的内容或其他选项，如只复制格式，则选中“格式”，单击“确定”按钮即可。n3工作表的复制。 在一个工作簿中，通常需要进行工作表之间的复制操作，如果仅在表格数据区进行选择，执行“复制”、“粘贴”命令后，只能复制其单元格数据，而结构、格式、属性并没有复制过来。要解决此问题，可以采用以下方法：n（）使用菜单复制工作表。用鼠标右键单击要复制的工作表标签，弹出如图所示的菜单条选择“移动或复制工作表”。 76表格处理基础审计培训n或单击“编辑”菜单下的“移动或复制工作表”弹出如下页所示的对话框：77表格处理基础审计培训n选定目标工作簿及在工作簿中的位置，选择“建立副本”，单击“确定”按钮，新的工作表就建立了。 78表格处理基础审计培训n（2）拖动鼠标复制工作表。这种方法仅限于同一工作簿内复制工作表。方法是单击要复制的工作表标签，同时按下Ctrl键，拖动鼠标到目标工作表标签处松开，就会产生一张完全相同的工作表，新工作表标签为“工作表（2）”，将其重新命名即完成一张工作表的复制。n4 复制到Word。审计数据通常以表格或报表的形式反映出来，而审计报告中常常要用到表格或报表的数据，如果表格的数值发生变动，必然要修改报告中的数据，如果数字被多次修改或修改的数字很多，很可能在报告中发生遗漏，而且非常麻烦。将Word与Excel结合起来使用，则可以解决这一问题。当报告中需要数据时，可以从Excel表格中链接过来；当Excel表格的数据发生变动时，Word中的数据会被自动更新。 79表格处理基础审计培训具体操作如下：n分别打开要进行链接的Word和Excel文件，在Excel表格中，选中要复制的单元格，单击“编辑”菜单下的“复制”命令；切换到Word文档，再要输入数据处单击鼠标，然后单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，弹出如图所示的对话框。 80表格处理基础审计培训n在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”，在“形式”备选框中选择“无格式文本”，单击“确定”按钮，Excel表格中的数据就复制到Word文档中了，当Excel表格中的数据发生变动时，报告中的数据会同时作相应变动。如果要把Excel表格整体复制到Word文档中，在“粘贴链接”时，选择“带格式文本”，单击“确定”按钮即可。 81表格处理基础审计培训二、粘贴二、粘贴n复制和粘贴是不可分的，在谈复制时，要用到粘贴；要进行粘贴，首先要复制，这里主要讲一些在复制中没有说明的问题。n1粘贴数值。在审计工作中，经常会遇到这样的问题：如何将原来表格中的格式复制到现有工作表中？如何将计算结果保存到另一张工作表，而不将公式带过去？这就需要适用“选择性粘贴”来完成。n例如：将下图1的D1的结果复制到另一个工作簿的C1中。操作如下： 选择要复制的区域D1，单击“编辑”菜单下的“复制”命令；切换到目标工作簿的目标单元格C1，单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，弹出如图2所示“选择性粘贴”对话框，选择“数值”，单击“确定”按钮即可。如果执行“粘贴”命令，其结果如图3所示，其差异显而易见。C1单元格只有数字，而D2单元格复制的是公式，所以其结果为0。 82表格处理基础审计培训图1图2图383表格处理基础审计培训n2运算后粘贴。审计人员在导入被审单位的报表时往往其金额是以元为单位的数据，而审计中往往用的金额单位是万元，这时就需要运用“选择性粘贴”功能，将金额单位改为万元。具体操作如下：n在选定表格的空白单元格输入10000，并将其复制。选定需要更改数据的范围，单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中选择“全部”、“除”，如图4所示，并单击“确定”按钮，此时被选范围内的数据均由元改为万元，同时删除在空白单元格输入的10000（结果如图5所示）。84表格处理基础审计培训图4图585表格处理基础审计培训n此操作也可以用公式法完成，结果虽然相同，但采用“选择性粘贴”计算的结果是静态的，即计算结果与D4单元格无关，而采用公式法计算结果是动态的，若删除D4单元格数值，则会出现错误信息。两种方法可以根据实际工作需要选择使用。n3粘贴转置。在审计工作中还会遇到一个问题，就是要进行汇总的数据行和列正好相反，要处理这类问题，使用的就是选中表格，复制，单击指定单元格，选编辑菜单的 “选择性粘贴”的粘贴“转置”功能。86表格处理基础审计培训n4粘贴连接。在复制中已经介绍了在Word中粘贴链接，其实，更常用的“粘贴链接”是在工作簿或工作表之间的链接，建立链接的方法是在“选择性粘贴”时，选择“粘贴链接”。87表格处理基础审计培训n另外，在Word中引用的粘贴过来的数据，若想知道其具体情况，这时可以采用建立“粘贴为超级链接”的办法，方法是：单击“编辑”菜单下的“粘贴为超级链接”命令。建立链接后，就可以从Word链接到所引用的工作表的源数据处，如果为了使用更方便，也可以建立一个对链接，这样链接对象就可以互相切换了。n利用这种方法，可以将一套互相独立的工作底稿组合成互相引用、互相切换、自动化程度较高的实用程序 88表格处理基础审计培训 格式化表格1.行高、列宽的调整行高、列宽的调整2.字体的格式化与对齐方式设置字体的格式化与对齐方式设置3.边框和底纹的设置边框和底纹的设置4.数字的格式化数字的格式化89表格处理基础审计培训1 1、行高、列宽的调整、行高、列宽的调整方法一：用鼠标拖曳直接设置行高列宽方法二：利用“格式”菜单中的“行”或“列”项进行调整90表格处理基础审计培训1.用鼠用鼠标拖动标拖动行高或行高或列宽设列宽设置置91表格处理基础审计培训2 2、通过、通过“格式格式”菜单菜单中的中的“行行”或或“列列”命令进行行高、列宽命令进行行高、列宽的调整的调整92表格处理基础审计培训 2.设置单元格字体及对齐方式设置单元格字体及对齐方式（1）设置单元格字体）设置单元格字体选择【格式】选择【格式】-【单元格】【单元格】,单击【字体】标单击【字体】标签签技巧技巧:利用【字体】标签中的【特殊效果】选利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的【上标】复选框项组中的【上标】复选框,可将数字或字母设可将数字或字母设置为指数。置为指数。（2）设置单元格对齐方式设置单元格对齐方式选择【格式】选择【格式】-【单元格】【单元格】,单击【对齐】标单击【对齐】标签签93表格处理基础审计培训用菜单的方法设置对齐方式用菜单的方法设置对齐方式选择所要格式化的单元格在“格式”菜单中选择“单元格”项，单击“对齐”标签，打开对话框根据需要选择“水平对齐”方式、“垂直对齐”方式、“文本控制”即“方向”等项目按“确定”按钮即可94表格处理基础审计培训单元格格式的单元格格式的“对齐对齐”选项卡选项卡选择选择水平水平对齐对齐方式方式选择垂直对选择垂直对齐方式齐方式拖动指拖动指针控制针控制文字方文字方向向95表格处理基础审计培训操作实例操作实例:1、置报表标题的格式为隶书、加粗、置报表标题的格式为隶书、加粗、16号，设置号，设置列标题（表头）的字号为列标题（表头）的字号为14号，垂直居中，设置数号，垂直居中，设置数据垂直居中。据垂直居中。2、设置报表标题居中，并合并、设置报表标题居中，并合并A1、E1单元格。单元格。ABCDE1产品销售单2产品号产品名 销售数量 单价金额3001电视机 1000178017800004002电脑300340010200005003手机2000880176000096表格处理基础审计培训n3.设置单元格边框及底纹设置单元格边框及底纹选择【格式】选择【格式】-【单元格】【单元格】,单击【边框】单击【边框】/【图案】标签图案】标签边框和底纹边框和底纹采用工具栏按钮的方法设置边框与底纹采用工具栏按钮的方法设置边框与底纹用菜单的方法设置边框和底纹用菜单的方法设置边框和底纹选择所要格式化的单元格在“格式”菜单中选择“单元格”项，打开“单元格格式”对话框选择“边框”标签设置单元格的边框在“线形样式”栏中设置线型，在“颜色”栏中设置线的颜色选择“预置”按钮，或在“文本”区单击边框线处，设置边框线的位置选择“图案”标签设置单元格的底纹和颜色按“确定”按钮，完成操作97表格处理基础审计培训“边框边框”选项卡选项卡“图案图案”选项卡选项卡98表格处理基础审计培训操作实例操作实例:1、设置报表的外边框为粗线。表头下边为双线。、设置报表的外边框为粗线。表头下边为双线。2、为、为E3单元格加上底纹。单元格加上底纹。 ABCDE1产品销售单2产品号产品名销售数量单价金额3001电视机1000178017800004002电脑300340010200005003手机2000880176000099表格处理基础审计培训用工具栏中的数字格式化按钮格式化数字用工具栏中的数字格式化按钮格式化数字单击包含数字的单元格分别单击格式工具栏上的按钮用菜单方式格式化数字用菜单方式格式化数字选择所要格式化的数字单元格在“格式”菜单中选择“单元格”项，单击数字标签在打开的对话框中，“分类”列出了所有的格式，选择所需的分类格式按“确定”按钮，即可取消数字的格式取消数字的格式在“编辑”菜单中选择“清除”项4.设置单元格数字格式设置单元格数字格式选择【格式】选择【格式】-【单元格】【单元格】,单击【数字】标签单击【数字】标签100表格处理基础审计培训设置小数设置小数位数位数负数表示负数表示格式格式单单元元格格格格式式对对话话框框格式工具栏格式工具栏101表格处理基础审计培训操作实例: 设置各种产品的销售额为数值型数据，保留两位小数，并加千位分隔符。 ABCDE1产品销售单2产品号产品名销售数量单价金额3001电视机1000178017800004002电脑300340010200005003手机20008801760000102表格处理基础审计培训5.应用样式应用样式选择【格式】选择【格式】-【样式】命令【样式】命令,在【样式名】下拉在【样式名】下拉列表框中选择基本样式列表框中选择基本样式,然后在【样式包括】选项组然后在【样式包括】选项组中具体做出选择中具体做出选择。最后单击【确定】最后单击【确定】。6.自动套用格式自动套用格式a选定需要自动套用格式的单元格区域选定需要自动套用格式的单元格区域;b选择【格式】选择【格式】-【自动套用格式】【自动套用格式】,单击想要套用单击想要套用的数据表样式的数据表样式,并可根据需要并可根据需要,在【要应用的格式】选在【要应用的格式】选项组中选择具体要套用的格式项组中选择具体要套用的格式;c单击【确定】按钮即可单击【确定】按钮即可.103表格处理基础审计培训7.条件格式条件格式一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别标记的。可以利用标记的。可以利用Excel的条件格式功能。点击【格式】的条件格式功能。点击【格式】【条件格式】命令，然后进行选择。【条件格式】命令，然后进行选择。如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。8.设置背景设置背景u选定整个工作表；选定整个工作表；u选择选择【格式格式】【工作表工作表】命令项命令项【背景背景】；u在在“工作表背景工作表背景”对话框中选择一个图片；对话框中选择一个图片；u单击单击【插入插入】即可。即可。104表格处理基础审计培训9.添加图形、图片、剪贴画和艺术字添加图形、图片、剪贴画和艺术字选择【插入】选择【插入】【图片】，再做选择。【图片】，再做选择。10.给工作表标签加颜色给工作表标签加颜色为了醒目、美观，并便于查找，可以给工作表为了醒目、美观，并便于查找，可以给工作表标签加颜色。标签加颜色。选择【格式】选择【格式】【工作表】命令项【工作表】命令项【工【工作表标签颜色】，在出现的作表标签颜色】，在出现的“设置工作表标签颜色设置工作表标签颜色”对话框中选择喜爱的颜色。对话框中选择喜爱的颜色。105表格处理基础审计培训管理工作表管理工作表 1.切换工作表切换工作表单击工作表标签单击工作表标签2.新建、重命名工作表新建、重命名工作表右击工作表标签右击工作表标签-插入插入右击工作表标签右击工作表标签-重命名或工作表标签慢击两次重命名或工作表标签慢击两次3.复制和移动工作表复制和移动工作表工作表的移动、工作表的移动、 复制复制选择所要移动、复制的工作表标签选择所要移动、复制的工作表标签移动：拖曳标签到所需位置移动：拖曳标签到所需位置 复制：按住复制：按住CtrlCtrl键的同时拖曳所选标签到所需位键的同时拖曳所选标签到所需位置置释放鼠标即可释放鼠标即可106表格处理基础审计培训4、工作表的删除、工作表的删除选择所要删除的工作表标签选择所要删除的工作表标签在所选标签上单击鼠标右键，在出现的的子在所选标签上单击鼠标右键，在出现的的子菜单中选择菜单中选择“删除删除”项，或在项，或在“编辑编辑”菜单菜单中选择中选择“删除工作表删除工作表”项项在出现的删除确定对话框中，确认删除操作在出现的删除确定对话框中，确认删除操作即可即可107表格处理基础审计培训 显示与打印工作表 显示工作表显示工作表 打印工作表打印工作表108表格处理基础审计培训 显示工作表滚屏显示：滚屏显示：使用水平滚动条和垂直滚动条可滚动显示更多内容缩放控制：缩放控制：用以改变显示比例，可使窗口内显示更多内容或突出显示某一个特定的局部内容冻结窗口：冻结窗口：可将工作表的某些区域“冻结”，使得滚屏显示时该区域不动分割窗口：分割窗口：将一个工作表同时放在四个窗格中，每个窗格可分别浏览该工作表的不同区域隐藏操作隐藏操作109表格处理基础审计培训 显示工作表冻结窗口操作冻结窗口操作单击不需要冻结区的左上角单元格在“窗口”菜单中选择“冻结窗格”项当窗口处于冻结状态时，选择“窗口”菜单中的“撤销窗口冻结”项可以取消窗口冻结110表格处理基础审计培训 显示工作表分割窗口操作分割窗口操作选择活动单元格在“窗口”菜单中选“拆分”项，则在活动单元格的左边及上边出现分割线，将窗口划分为4个窗格利用其水平、垂直滚动条可在各窗格中随意浏览各项拖曳分割框，可以改变分割线的位置在“窗口”菜单中选择“撤销拆分窗口”项可以取消窗口分割111表格处理基础审计培训拖动分割框，拖动分割框，改变各窗口改变各窗口大小大小窗口菜单的窗口菜单的“拆分拆分”命令命令112表格处理基础审计培训隐藏和取消隐藏操作隐藏和取消隐藏操作p隐藏行或列隐藏行或列选择所要隐藏的行（列）后，选择所要隐藏的行（列）后， 在在“格式格式”菜单中选择菜单中选择“行行”（“列列”）项，在子菜单中选择）项，在子菜单中选择“隐藏隐藏”子项子项 p取消隐藏行或列取消隐藏行或列选择跨越隐藏列（行）的单元格，然后在选择跨越隐藏列（行）的单元格，然后在“格式格式”菜单菜单中选择中选择“列列”（“行行”）项，在子菜单中选）项，在子菜单中选“取消隐藏取消隐藏”子项即可完成取消隐藏。子项即可完成取消隐藏。113表格处理基础审计培训p工作表的隐藏和取消隐藏工作表的隐藏和取消隐藏p选择选择【窗口窗口】-【隐藏隐藏】命令命令,即可隐藏工作即可隐藏工作簿簿;p选择选择【窗口窗口】-【取消隐藏取消隐藏】命令命令,即可恢复。即可恢复。p选择选择【格式格式】-【工作表工作表】-【隐藏隐藏】命令命令,即可隐藏工作表即可隐藏工作表;p选择选择【格式格式】-【工作表工作表】-【取消隐藏取消隐藏】命命令令,即可恢复工作表即可恢复工作表;114表格处理基础审计培训技巧技巧:1.Excel大量数据同时输入的技巧大量数据同时输入的技巧 打开需要输入数据的打开需要输入数据的Excel表格，同时选中需要填充数表格，同时选中需要填充数据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住Ctrl键并键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单键，输入单元格中需要填充的数据，然后再按下元格中需要填充的数据，然后再按下“CtrlEnter”组合组合键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。2. 快速输入大写中文数字快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格，点击输入相应的小写数字。右击该单元格，点击“设置单元格设置单元格格式格式”，从弹出的，从弹出的“单元格格式单元格格式”对话框中选择对话框中选择“数字数字”选项；然后从选项；然后从“特殊特殊”列表框中选择列表框中选择“中文大写数字中文大写数字”选选项。最后单击项。最后单击“确定确定”按钮即可按钮即可.115表格处理基础审计培训3.Excel单元格文字随时换行单元格文字随时换行 在在Excel中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的中的“单元格单元格”下下“对齐对齐”的的“自动换行自动换行”复选项，单击复选项，单击“确定确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住入内容的时候，只要按住Alt键的同时按下键的同时按下回车键回车键就可以了。就可以了。4. Excel中插入空白行中插入空白行 如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。116表格处理基础审计培训5.Excel中消除中消除0值值 6. 当单元格计算结果为当单元格计算结果为0时，默认会显示时，默认会显示0，这看，这看起来显然有点碍眼。如果在出现起来显然有点碍眼。如果在出现0时，单元格显示为时，单元格显示为空白，可如此操作。打开空白，可如此操作。打开“工具工具选项选项视图视图”，取消取消“0值值”复选项前的复选项前的，确定后，当前工作表中，确定后，当前工作表中的值为的值为0的单元格将全部显示成空白。的单元格将全部显示成空白。7.6. 快速隐藏快速隐藏 8. 在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号(列标列标)分分界线的方法比较麻烦界线的方法比较麻烦,有一个简单方法：在有一个简单方法：在英文英文状态状态下，按下，按“Ctrl+9”或或“Ctrl+0”组合键，就可以快组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。速隐藏光标所在的行或列。117表格处理基础审计培训7. 快速选定快速选定“空白空白”和和“数据数据”单元格单元格 在在Excel中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开“编辑编辑定位定位”，在，在“定位定位”窗口中，按下窗口中，按下“定位条件定位条件”按钮；按钮；选择选择“定位条件定位条件”中的中的“空值空值”，再按，再按“确定确定”，空白，空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，在上面方法的在上面方法的“定位条件定位条件”窗口中，选择窗口中，选择“常量常量”，再，再点点“确定确定”，含有数据的单元格全部选定。，含有数据的单元格全部选定。118表格处理基础审计培训8. 快速得到合适列宽和行高快速得到合适列宽和行高 如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，然后把鼠标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头然后把鼠标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头时时拖动拖动至合适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列至合适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列了。如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列了。如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列进行调整，非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列，进行调整，非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列，同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当鼠标指针同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当鼠标指针变成双向箭头时变成双向箭头时双击双击鼠标左键，可以立刻将各列的列宽鼠标左键，可以立刻将各列的列宽设置为设置为“最适合的列宽最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整，即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数据显示单元格数据。用这个方法也可以得到用这个方法也可以得到“最适合的行高最适合的行高”。只是要双。只是要双击行标题的下边框击行标题的下边框。119表格处理基础审计培训9. 快速移动活动单元格快速移动活动单元格 经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端和最右端处来回移动和最右端处来回移动。其实，用不着多次单击滚动条，其实，用不着多次单击滚动条，也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当前也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当前单元格的单元格的下边框下边框，当鼠标指针变为四个箭头的十字形，当鼠标指针变为四个箭头的十字形时双击，就可以使活动单元格迅速定位于当前数据区时双击，就可以使活动单元格迅速定位于当前数据区域中当前列的域中当前列的最后一行最后一行。双击单元格的。双击单元格的上边框上边框可以到可以到达达最上一行最上一行，而双击左边框和右边框则可以分别迅速，而双击左边框和右边框则可以分别迅速到达最左端和最右端。到达最左端和最右端。 120表格处理基础审计培训10.数据分列技巧数据分列技巧用用Excel输入数据时，如果在一行内输入内容过长，输入数据时，如果在一行内输入内容过长，可以采取快速分列方法。具体操作如下可以采取快速分列方法。具体操作如下:u在选中单元格中输入数据或文字在选中单元格中输入数据或文字,然后选定所要分割然后选定所要分割的数据区域的数据区域;u单击菜单栏单击菜单栏【数据数据】 -【分列分列】 ;u在弹出的对话框中选择在弹出的对话框中选择【固定宽度固定宽度】,点击点击“下一步下一步” ;u在在【数据预览数据预览】中中,按住分列线按住分列线,移动至指定位置移动至指定位置,点点击击“下一步下一步” ;u选择选择【列数据格式列数据格式】,点击点击“完成完成”.u利用分列，还可以为相应的列类型进行转换。如：输利用分列，还可以为相应的列类型进行转换。如：输入日期常常以字符形式：入日期常常以字符形式：19690723，可以用此转换为，可以用此转换为日期型。或日期型。或123456字符串转换为数值。字符串转换为数值。121表格处理基础审计培训11.批量转换日期格式批量转换日期格式以前在以前在Excel中输入职工出生时间时，为了简单中输入职工出生时间时，为了简单都输入成都输入成“yymmdd”形式，但上级部门一律要求输入形式，但上级部门一律要求输入成成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名职工出生时间格式，那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。肯定不能每个手工转化。最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击【数数据据】【分列分列】，出现，出现【文本分列向导文本分列向导】对话框。勾选对话框。勾选“固定宽度固定宽度”，连续两次点击，连续两次点击【下一步下一步】按钮，在步骤按钮，在步骤三对话框的三对话框的【列数据格式列数据格式】中，选择中，选择“日期日期”，并选定，并选定“YMD”形式，按下形式，按下【完成完成】按钮，以前的文本即转化按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了。成了需要的日期了。122表格处理基础审计培训12.不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格在在Excel中，如果要选定已选定单元格周围的单中，如果要选定已选定单元格周围的单元格，可以按上下方向键进行移动，可为了节省时元格，可以按上下方向键进行移动，可为了节省时间，让操作的速度更高，间，让操作的速度更高，按下按下Tab键，可以快速选定已选定单元格右侧的键，可以快速选定已选定单元格右侧的单元格单元格;同时按下同时按下“Shift+Tab”组合键，可以选定左侧组合键，可以选定左侧单元格单元格;按下按下“Enter”键，可以选定下方单元格键，可以选定下方单元格;同时按下组合键同时按下组合键“Shift+Enter”，可以选定上，可以选定上方单元格方单元格.123表格处理基础审计培训13.简单方法移动复制工具栏按钮简单方法移动复制工具栏按钮有时需要把最常用的工具栏按钮放在较为集中的有时需要把最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方，也就是移动工具栏按钮地方，也就是移动工具栏按钮.可以在按下可以在按下“ALT”键键的同时拖动工具栏按钮，把它移动到其它位置。的同时拖动工具栏按钮，把它移动到其它位置。而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方，可以在按下其它地方，可以在按下“ALT+CTRL”组合键的同时拖组合键的同时拖动按钮到其它地方。动按钮到其它地方。如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了，只需如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了，只需按下按下“ALT+SHIFT”组合键的同时，把不想要的按钮组合键的同时，把不想要的按钮拖动到工具栏以外的区域即可。拖动到工具栏以外的区域即可。 124表格处理基础审计培训14.让让Excel中人名显示更美观的技巧中人名显示更美观的技巧 a 删除姓名中的空格删除姓名中的空格 选中姓名所在的列，执行选中姓名所在的列，执行“编辑编辑替换替换”命令，命令，在在“查找内容查找内容”栏中输入一个空格，在栏中输入一个空格，在“替换为替换为”栏中不填任何内容，单击栏中不填任何内容，单击“全部替换全部替换”命令，确定命令，确定退出后即可退出后即可.b让姓名左右对齐让姓名左右对齐 姓名用字是两个字与三个字的姓名用字是两个字与三个字的,左右对齐也有技左右对齐也有技巧巧.选中已删除空格的姓名单元格，单击选中已删除空格的姓名单元格，单击“格式格式单元格单元格”,在打开的在打开的“单元格格式单元格格式”对话框中的水对话框中的水平对齐方式中选择平对齐方式中选择“分散对齐分散对齐”选项，确定退出后选项，确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。即可使学生姓名用字左右对齐。125表格处理基础审计培训15.Excel数据校验方法之巧用公式审核数据校验方法之巧用公式审核 打开一张学生成绩表打开一张学生成绩表,选中数据区域选中数据区域(注意注意:这里的这里的数据区域不包括标题行或列数据区域不包括标题行或列)，单击，单击“数据数据有效性有效性”命令，进入命令，进入“数据有效性数据有效性”对话框。在对话框。在“设置设置”选项卡中，将选项卡中，将“允许允许”项设为项设为“小数小数”，“数据数据”项设为项设为“介于介于”，并在，并在“最小值最小值”和和“最大值最大值”中中分别输入分别输入“0”和和“100”，最后单击，最后单击“确定确定”退出。退出。接着，执行接着，执行“视图视图工具栏工具栏公式审核公式审核”命令，打命令，打开开“公式审核公式审核”工具栏。好了，现在直接单击工具栏。好了，现在直接单击“圈圈释无效数据释无效数据”按钮即可。此时，我们就可看到表中按钮即可。此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来。的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来。对错误数据进行修正后对错误数据进行修正后,红圈标记会自动消失红圈标记会自动消失.126表格处理基础审计培训16.多个工作表的页眉和页脚同时设置多个工作表的页眉和页脚同时设置把一个把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好：页脚同时设置好：把鼠标移到工作表的名称处把鼠标移到工作表的名称处(如果没有给每张表取名如果没有给每张表取名的话，的话，Excel自动设置的名称就是自动设置的名称就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等等等)，然后点右键，在弹出的菜单中选择，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选选择全部工作表择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。选择【视图】置就是针对全部工作表了。选择【视图】【页眉和【页眉和页脚】。页脚】。127表格处理基础审计培训EXCEL数据保护n利用Excel辅助审计工作可以大大提高审计工作效率，但是也存在一定的问题。如果操作不当，如误删、误填等，就可能引起表格中的数据“失真”，使审计成果毁于一旦。另外，有些保密数据一旦被外人窃取后果会更为严重。所以，审计人员必须学会保护数据。Excel保护数据的方法主要有以下几种：128表格处理基础审计培训一、打开权限保护一、打开权限保护n数据处理完后，单击“文件”菜单中的“另存为”命令，弹出“另存为”对话框。在“另存为”对话框“工具”下拉列表中选择“常规选项”，弹出图所示的“保存选项”对话框。129表格处理基础审计培训在“打开权限密码”框内输入密码，单击确定按钮，弹出如图所示的“确认密码”对话框，再输入一次密码以确认（注意“警告”信息），然后单击“保存”按钮。这样，要打开此表时必须输入密码，不知道密码或忘记密码则打不开该工作表。130表格处理基础审计培训二、修改权限保护二、修改权限保护 n修改权限保护的操作与打开权限保护类似，要在“保存选项”对话框中“修改权限密码”中输入密码，同时选中“建议只读”方式，如图所示。单击“确定”按钮后，其余操作同打开权限保护。如果以只读的方式保存了工作簿，那么在以后针对该工作簿进行修改后只能将修改保存到不同名称的工作簿中，这样就不会影响原始表的数据。 131表格处理基础审计培训三、对工作表内容保护三、对工作表内容保护n在工作表打开的情况下，单击“工具”菜单，选择“保护”命令下“保护工作表”子命令，弹出“保护工作表”对话框，如图所示。132表格处理基础审计培训n根据需要选择选项，然后在密码框内输入密码，最后对密码进行确认。如需保护整个工作簿，选择“保护工作簿”命令，操作同“保护工作表”类似。133表格处理基础审计培训四、对未加密的工作表加密码保护四、对未加密的工作表加密码保护n在打开工作表后，单击“文件”菜单下的“另存为”命令，然后根据需要针对上述三种方法进行选择，最后以原路径、原文件名进行覆盖保存即可。五、对工作表备份和打开保护五、对工作表备份和打开保护n在打开工作表后，单击“文件”-“另存为”-“工具按钮”-常规-生成备份，n文件-打开-打开按钮-选择。134表格处理基础审计培训 打印工作表1.打印设置打印设置2.打印预览打印预览3.打印打印135表格处理基础审计培训 打印工作表1.打印设置打印设置基本操作基本操作工作表的设置工作表的设置p在打开的在打开的“页面设置页面设置”对话框中选择对话框中选择“工作表工作表”标签标签p若要打印工作表的局部内容，可在对话框的若要打印工作表的局部内容，可在对话框的“打印区域打印区域”中输入表格区域中输入表格区域p当打印的页数超过一页时，若要想标题出现在每一页上，当打印的页数超过一页时，若要想标题出现在每一页上，可以在可以在“打印标题打印标题”组的组的“顶端标题行顶端标题行”、“左端标题左端标题行行”中分别输入标题区域中分别输入标题区域p设置设置“网络线网络线”选项，将打印工作表的全部网格线，但选项，将打印工作表的全部网格线，但如果在工作表中设置了表格的边框线，则在此应取消网如果在工作表中设置了表格的边框线，则在此应取消网格线设置格线设置136表格处理基础审计培训打印打印局部局部工作工作表区表区域选域选择择多页打印中可以选多页打印中可以选择出现在每一页中择出现在每一页中的行或列标题的行或列标题”页面设置页面设置“对话框对话框137表格处理基础审计培训 打印工作表打印工作表手工插入、移动分页符手工插入、移动分页符插入分页符：选择新起页左上角的单元格，然后选择“插入”/“分页符”即可插入水平（垂直）分页符：选择新起页的第一行（或列），然后选择“插入”/“分页符”即可移动分页符：在“视图”中选择“分页预览”项，工作标中将出现页分割线138表格处理基础审计培训 打印工作表2.打印预览打印预览“缩放缩放”按钮：按钮：显示比例切换。“缩放”功能不影响打印尺寸“打印打印”按钮：按钮：打开“打印”对话框，然后可打印工作表“设置设置”按钮：按钮：打开“页面设置”对话框“页边距页边距”按钮：按钮：显示或隐藏表示页边距、页眉和页脚边距以及列宽的制柄139表格处理基础审计培训3.打印打印选择选择“文件文件”菜单中的菜单中的“打印打印”命令命令“打印打印”对话框对话框140表格处理基础审计培训 公式和函数n公式公式n函数函数n公式的复制公式的复制n自动求和自动求和141表格处理基础审计培训nExcel2003的主要功能之一是对数据进行运的主要功能之一是对数据进行运算，而公式和函数是数据运算的两个最重算，而公式和函数是数据运算的两个最重要的工具。利用它们可以完成各种复杂的要的工具。利用它们可以完成各种复杂的数据运算。掌握好这部分内容，是熟练使数据运算。掌握好这部分内容，是熟练使用用Excel2003进行数据管理的先决条件。进行数据管理的先决条件。142表格处理基础审计培训一、简单运算一、简单运算对某个单元格区域内的数字进行求和、求平均数、对某个单元格区域内的数字进行求和、求平均数、计数、求最大值或最小值运算，可以利用计数、求最大值或最小值运算，可以利用Excel2003提提供的工具按钮快速完成。供的工具按钮快速完成。单击用来放置运算结果的单元格；单击用来放置运算结果的单元格；单击单击【常用常用】工具栏中的工具栏中的【自动求和自动求和】按钮按钮右侧的下拉箭头，在下拉列表框中选择右侧的下拉箭头，在下拉列表框中选择【求和求和】、【平均值平均值】、【计数计数】、【最大值最大值】或或【最小值最小值】选项。选项。根据需要，制定用于运算的单元格区域，然后按根据需要，制定用于运算的单元格区域，然后按Enter键，即可在结果单元格内得到运算结果。键，即可在结果单元格内得到运算结果。143表格处理基础审计培训 公式和函数二二.公式公式 公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式，它是单元格中一系列值、单元格引用、名称或运算符的组合，可生成新的值。通过公式，用户可以对工作表中的数据进行较为复杂的运算。公式的语法公式的语法 它以“=”开始，用于表明之后的字符为公式，等号之后的是需要进行计算的元素（操作数），各操作数之间以运算符分隔，一般称表达式。表达式由运算符和参与运算的操作数（常量、单元格地址和函数）组成。Excel将根据公式中运算符的特定顺序从左到右计算公式。运算符运算符p算术运算符，包括：+（加）、-（减）、*(乘）、/（除）、%(百分比）、(乘方），其优先级从高到低为：百分比和乘方、乘和除、加和减p关系运算符，有：=、=、=、其优先级相同p文本运算符，（&)运算规则：运算规则：先算括号内的算式，先乘除后加减，同级运算自左向右144表格处理基础审计培训Excel2003中的运算符中的运算符类型类型运算符运算符功能功能示例示例算术运算符算术运算符+、-、*、/、%、（插入符、（插入符号）号）加、减、乘、除、加、减、乘、除、百分比、乘幂运百分比、乘幂运算算23（2的的3次方）次方）比较运算符比较运算符=、=、=、等于、大于、小等于、大于、小于、于、不相等不相等A3=C3、A3C3文本运算符文本运算符（和号）、（和号）、：（冒号）：（冒号）连接两个文本值；连接两个文本值；区域运算符区域运算符A&B产生；产生；：（引用该区：（引用该区域内所有单元格）域内所有单元格）引用运算符引用运算符，（逗号），（逗号）（空格）（空格）联合运算符；联合运算符；交叉运算符交叉运算符A1:C1,A2:C2(引用引用A1:C2)A1:C1B1:D1(引用引用B1:C1)145表格处理基础审计培训在在Excel中中,每个运算符都有一定的优先级。每个运算符都有一定的优先级。优先级从高到低分别为优先级从高到低分别为:冒号、单个空格、逗冒号、单个空格、逗号、负号、百分号、插入符号、星号和正斜号、负号、百分号、插入符号、星号和正斜杠、加号和减号、和号、比较运算符。杠、加号和减号、和号、比较运算符。*若更改求值顺序，请将公式中要先计算的部若更改求值顺序，请将公式中要先计算的部分用括号括起来。分用括号括起来。146表格处理基础审计培训 公式和函数公式的输入公式的输入选择要输入公式的单元格在编辑栏的输入框中或在所选单元格中输入“=”及表达式单击编辑公式栏的确认按钮“”或直接按回车键Enter键键就可以得到计算结果147表格处理基础审计培训=（B4+25）/ SUM（D5:F5）公式特定符号公式特定符号区域范围引用区域范围引用单元格地址单元格地址数值型常量数值型常量Excel函数函数运算操作符号运算操作符号148表格处理基础审计培训n算术运算符的优先级从高到低依次为算术运算符的优先级从高到低依次为%（百分比）、（百分比）、（乘幂）、（乘幂）、*（乘）、（乘）、/（除）、（除）、+（加）和（加）和-（减）（减） = =（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9/9n文本运算符只有一个用于连接文字的符号文本运算符只有一个用于连接文字的符号&。例如：例如：公式：公式：=王宏伟王宏伟&性别：性别：&男男显示结果：王宏伟显示结果：王宏伟性别：男性别：男若若A3中的数据为中的数据为“丁小霞丁小霞”，E3中的数值为中的数值为88，则，则公式：公式：=A3&的平均分：的平均分：&E3显示结果：丁小霞的平均分：显示结果：丁小霞的平均分：88 149表格处理基础审计培训n比较运算符有六个：比较运算符有六个：=（等于）、（等于）、（大于）、（大于）、=（大于等于）、（大于等于）、（不等于）。（不等于）。n比较运算的结果为逻辑值比较运算的结果为逻辑值TRUE（真）（真）n或或FALSE（假）。（假）。例如，假设例如，假设C1单元中的数值为单元中的数值为78，则公式则公式=C150的值为的值为TRUE。 150表格处理基础审计培训编辑公式编辑公式修改公式；修改公式；复制公式：复制公式：A、可以利用、可以利用Excel2003的选择性粘贴功能，的选择性粘贴功能，选择粘贴内容的属性。选择粘贴内容的属性。 B B、利用填充柄、利用填充柄选定含有要复制公式的单元格鼠标指针移至单元格的右下方，出现填充柄按所需复制公式的单元格方向拖曳填充柄，虚框会随鼠标的拖动而扩大，松开左键，拖曳过的单元格便填入复制的结果移动公式移动公式同移动单元格中的数据的方法相同同移动单元格中的数据的方法相同,可以用菜单命令可以用菜单命令,也也可以直接用鼠标拖拽可以直接用鼠标拖拽.151表格处理基础审计培训【例】有“公司员工工资表.xls”，使用公式计算每位员工的实发工资。152表格处理基础审计培训 是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。其中参数可以是单元格、单元格区域、一个数。多个参数之间用“，”分隔。（1） Excel2003内内置置有有大大量量函函数数。大大多多数数函函数数是是常常用用公公式式的的简简写写形形式式。一一个个函函数数一一般般包包括括函函数数名名和和参参数数，参参数数用用括括号号括括起起来。来。 函函数数的的格格式式：FUNCTION（参参数数1，参参数数2，），其其中中FUNCTION表示函数名。表示函数名。（2）函函数数的的分分类类：财财务务函函数数、日日期期与与时时间间函函数数、数数学学与与三三角角函函数数、统统计计函函数数、查查找找与与引引用用函函数数、数数据据库库函函数数、文文本本函函数数、逻辑函数和信息函数等九类逻辑函数和信息函数等九类 。三、函数三、函数 公式和函数153表格处理基础审计培训不同类型的函数要求给不同类型的函数要求给定不同类型的参数定不同类型的参数函数名函数名（参数参数1，参数参数2，）代表函数代表函数功能功能= Average= Average（B2:B10B2:B10）函数是函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。自带的一些已经定义好的公式。154表格处理基础审计培训n1函数的输入函数的输入 n（1）直接输入）直接输入n选定要输入函数的单元格，输入选定要输入函数的单元格，输入“=”和函数和函数名及参数，按【名及参数，按【Enter】键即可。】键即可。n（2）使用）使用“粘贴函数粘贴函数”工具工具n要使用要使用Excel预定义的各种函数，应先选定单预定义的各种函数，应先选定单元格，然后单击公式编辑栏中的元格，然后单击公式编辑栏中的“粘贴函数粘贴函数”按钮，或者选择按钮，或者选择“插入插入”菜单中的菜单中的“函数函数”命命令，弹出令，弹出“插入函数插入函数”对话框，如图所示。对话框，如图所示。 155表格处理基础审计培训图图 “粘贴函数粘贴函数”对话框对话框156表格处理基础审计培训 公式和函数 函数录入的简化操作：函数录入的简化操作：选择要输入公式的单元格在编辑栏的输入框中或在所选单元格中输入“=”选择函数列表中的函数在“函数向导”对话框中，根据要求输入参数，或单击 选择计算所需的单元格区域向导对话框的下方一般都有当前选用函数的说明和参数解释，并给出计算结果按“确定”键，完成函数输入操作157表格处理基础审计培训2、在展开的函数、在展开的函数列表中进行选择列表中进行选择1、在需要使用、在需要使用函数的单元格中函数的单元格中输入输入“”号号158表格处理基础审计培训函数向导函数向导函数功能说明函数功能说明选择或输入函数选择或输入函数参数参数159表格处理基础审计培训【例】使用插入函数法统计“公司员工工资表”中所有员工的基本工资、奖金、扣款额和实发工资的平均值。 160表格处理基础审计培训2 、 函函数数应应用用 nEXCEL常用函数常用函数 n审计中常用的审计中常用的EXCEL函数函数 （单击超链接进入相应的函数学习）n课堂练习课堂练习1n课堂练习课堂练习2n课堂练习课堂练习3n课堂练习课堂练习4返回首页161表格处理基础审计培训另另外外，公公式式和和函函数数的的复复制制可可以以避避免免大大量量重重复复输输入入公公式式的的操操作作，为为了了更更加加灵灵活活地地使使用用公公式式和和函函数数，可可以以将将公公式式和和函函数数以以运运算算符符、数数值值和和单单元元格格引引用用组组合合在在一一起起，在在公公式式和和函函数数的的复复制制过过程程中中可可以以根根据据不不同同的的情情况况使用不同的单元格引用。使用不同的单元格引用。四、公式和函数中单元格引用四、公式和函数中单元格引用 是指用于表示单元格在工作表上所处位置的坐标集。是指用于表示单元格在工作表上所处位置的坐标集。例如：在例如：在B列和第列和第3行交叉处的单元格，其引用形式为行交叉处的单元格，其引用形式为“B3”。在在Excel2003中，可以在公式和函数中使用单元格中，可以在公式和函数中使用单元格引用来表示单元格中的数据。通过单元格引用，在一个引用来表示单元格中的数据。通过单元格引用，在一个公式中可以使用不同单元格中的数据，也可以在多个公公式中可以使用不同单元格中的数据，也可以在多个公式中使用同一个单元格中的数据。式中使用同一个单元格中的数据。162表格处理基础审计培训1、单元格引用的使用、单元格引用的使用单元格作为一个整体以单元格地址的描述单元格作为一个整体以单元格地址的描述形式参与运算称为单元格引用。形式参与运算称为单元格引用。在同一个工作表中的单元格之间进行的引在同一个工作表中的单元格之间进行的引用，被称为内部引用。用，被称为内部引用。对当前工作表之外的单元格的引用被称为对当前工作表之外的单元格的引用被称为外部引用。外部引用。外部引用基本样式：外部引用基本样式：工作簿工作簿工作表！单工作表！单元格引用。如元格引用。如Book1Sheet1！D8表示对表示对Book1工作簿第一个工作表中的工作簿第一个工作表中的D8单元格的引单元格的引用。用。163表格处理基础审计培训2、单元格引用的样式、单元格引用的样式相对引用：指公式中所引用的单元格位置将随着相对引用：指公式中所引用的单元格位置将随着公式单元格位置的改变而改变。如公式单元格位置的改变而改变。如A2、D5。绝对引用：指公式和函数中所引用的单元格位置绝对引用：指公式和函数中所引用的单元格位置是固定不变的。如是固定不变的。如$C$3、$F$6。混合引用：在同一个单元格引用中既有绝对引用混合引用：在同一个单元格引用中既有绝对引用又有相对引用。又有相对引用。相对列和绝对行，如相对列和绝对行，如C$6;绝对列和相对行，如绝对列和相对行，如$C6.164表格处理基础审计培训输输 入入 数数 据据相相 对对 引引 用用例：在例：在F2中输入公式中输入公式 “C2+D2+E2”相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址会随着改变。区域时，公式中的单元格地址会随着改变。165表格处理基础审计培训输输 入入 数数 据据绝绝 对对 引引 用用例：在例：在F2中输入公式中输入公式“$C$2+$D$2+$E$2”设置绝对地址设置绝对地址需在行号和列需在行号和列号前加符号号前加符号“$”绝对引用是指在把公式复制绝对引用是指在把公式复制或填入到新位置时，使其中或填入到新位置时，使其中的单元格地址保持不变。的单元格地址保持不变。166表格处理基础审计培训公式的复制：相对引用、绝对引用公式的复制：相对引用、绝对引用. 在行号或列标的前面加上在行号或列标的前面加上“$”符符号号,被引用的内容不会随着引用位置的被引用的内容不会随着引用位置的变化现时变化变化现时变化.167表格处理基础审计培训输输 入入 数数 据据混混 合合 引引 用用例：在例：在F2中输入公式中输入公式“C2+$D$2+$E2”混合引用是指在一个单元格混合引用是指在一个单元格地址中，既有绝对地址引用地址中，既有绝对地址引用又有相对地址引用。又有相对地址引用。168表格处理基础审计培训【例】绝对引用地址示例。在【例】的工作表最后添加一列“评价”，如果员工的实发工资低于平均值则显示“低工资”，否则不显示任何信息。 169表格处理基础审计培训数组计算n数组是一组公式或值的长方形范围,Excel视数组为一组,数据是小空间进行大量计算的强有力的方法.它可以代替诸多重复的公式。n输入数组 1、选中要输入数组公式的单元格或者单元格区域 2、输入公式的内容 3、按下Shift+Ctrl+Enter例：在C列得到A列和B列14行相乘结果 方法1：在C1单元格中输入公式=A1*B1，然后复制 方法2：使用数组 这时A1A4和B1B4的数据就是数组的参数。 （1）选中C1C4 （2）编辑栏中输入=A:A4*B1B4 （3）按下Shift+Ctrl+Enter结束见下图：170表格处理基础审计培训数组参数返回多个结果171表格处理基础审计培训n数组若返回多个结果，则要删除数组公式时，必须要删除整个数组公式，即选中整个数组公式所在单元格区域后再删除，不能只删除数组公式的一部分。n选中数组范围 输入数组公式的范围，其大小与外形应该与作为输入数据的范围大小和外形相同。若存放结果的范围太小，就看不到所有结果；范围太大，有些单元格会出现#N/A错误，因此，选择数组公式范围必须与数组参数的范围要一致。172表格处理基础审计培训数组计算n数组常量 在数组公式中，通常都要使用单元格区域引用，也可以直接输入数值数组。这样直接输入的数值数组称为数组常量。当不想一个单元格一个单元格的输入数值，可以用这种方法建立数组常量。 直接在公式中输入数值，并且用大括号括起来。注意把不同列的数值用逗号分开，不同行的数值用分号分开，如要表示一行中的100、200、300和下一行的400、500、600，应该输入一个2行3列的数组常量=100，200，300；400，500，600步骤： （1）选中一个2行3列的矩形区域 （2）编辑栏中输入：=100，200，300；400，500，600 （3）按下Shift+Ctrl+Enter,则这个2行3列的矩形区域就可以一次性得到所需的数值。173表格处理基础审计培训n数组常量应该注意使用数组常量的规定 数组常量不能含有单元格引用，并且数据常量的列或者行的长度必须相等。数组常量可以包含数字、文本、逻辑值False和和True 以及错误值如”#NAME？“数组常量中的数字可以是整数、小数或者科学计数公式同一数组中可以有不同类型的数值，如1，2，“A”，TRUE数组常量中的数值不能是公式，必须是常量，并且不能包含【$】【( )】【%】。 数组常量中的数字可以是整数、小数、科学记数公式文本必须包含在双引号内，如“CLASSROOMS”174表格处理基础审计培训 制作图表制作图表 创建图表创建图表 编辑图表编辑图表 格式化图表格式化图表 175表格处理基础审计培训 用图表来描述电子表格中的数据是Excel的主要功能之一。Excel能够将电子表格中的数据转换成各种类型的统计图表，更直观地揭示数据之间的关系，反映数据的变化规律和发展趋势，使我们能一目了然地进行数据分析。 常用的图表类型有柱形图、条形图、饼图、折线图、XY散点图等 176表格处理基础审计培训创建图表有2种方式： 创建图表创建图表 n对选定的数据源直接按F11键快速创建图表n利用图表向导创建个性化图表，通过执行“插入|图表”菜单命令或单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮来完成 177表格处理基础审计培训图表向导之一：图表类型图表向导之一：图表类型1、选择图表类型、选择图表类型2、选、选择子图择子图表类型表类型3、单击、单击“下一步下一步”进入步骤二对话框进入步骤二对话框表向导将显示表向导将显示4个对话框分个对话框分4个步骤来创建图表：个步骤来创建图表：178表格处理基础审计培训图表向导之二：图表源数据图表向导之二：图表源数据1、选、选择数据择数据源区域源区域2、选择、选择行或列作行或列作为系列为系列3、单击、单击“下一步下一步”进进入步骤入步骤3对对话框话框179表格处理基础审计培训图表向导之三：图表选项图表向导之三：图表选项3、单击、单击“下一步下一步”进进入步骤入步骤4对对话框话框1、输、输入标题入标题名称名称2、输入、输入分类轴分类轴名称名称180表格处理基础审计培训1、选择将图表插入当、选择将图表插入当前工作表中或是新的前工作表中或是新的工作表中工作表中2、单击、单击“完成完成”按钮，整个按钮，整个图表创建过程图表创建过程完毕完毕图表向导之四：图表位置图表向导之四：图表位置181表格处理基础审计培训【例】根据【上 例】工作表中的姓名、基本工资、奖金、实发工资产生一个簇状柱形图，如图所示，并嵌入到工资表中，图表标题为公司员工工资表，X轴标题为员工姓名，Y轴标题为元，显示图例靠上。图表建立好后，适当改变大小，并移动到工作表中空白处。 182表格处理基础审计培训 编辑图表编辑图表 在创建图表之后，还可以对图表进行修改编辑，包括更改图表类型和对图表中各个对象进行编辑等。图表中各个图表对象如图所示。 183表格处理基础审计培训对图表的编辑工作主要包括：n调整图表的位置和大小 n更改图表类型 n添加和删除数据 n修改图表项 n添加趋势线 n设置三维视图格式 184表格处理基础审计培训n建立图表后，可以对图表的各个对象进行格式化。最常用的方法是，双击要进行格式设置的图表项，在打开的格式对话框中进行设置。 格式化图表格式化图表 185表格处理基础审计培训【例】将【上例】中的簇状柱形图的图表标题“公司员工工资表”设置为黑体、红色、12磅，改变绘图区的背景为白色大理石。效果如图所示。 186表格处理基础审计培训 数据管理数据清单数据清单数据排序数据排序数据筛选数据筛选记录单的管理记录单的管理分类汇总分类汇总187表格处理基础审计培训Excel2003通常都是使用数据清单来实现通常都是使用数据清单来实现数据管理的。数据管理的。数据清单实际上就是数据清单实际上就是Excel2003的数据库。的数据库。建立数据清单，建立数据清单，要先定义其中的列和列标题，列标题相当要先定义其中的列和列标题，列标题相当于字段名。于字段名。Excel2003强大的数据排序和筛选功能是通强大的数据排序和筛选功能是通过数据清单实现的。过数据清单实现的。188表格处理基础审计培训 数据清单数据清单是Excel 工作表中单元格构成的矩形区域， 即一张二维表，又称为数据列表。它的特点有：p记录：数据清单中的每一行，第一行称为字段行p字段：每一列称为字段，每一个字段的数据类型必须相同p数据清单中不允许有空行或空列，否则会影响Excel检测和选定数据列表；不能有数据完全相同的两行记录p一个数据清单占一个工作表，格式的修改不影响数据清单189表格处理基础审计培训排序、筛选和分类汇总n排序、筛选和分类汇总是Excel中利用比较多的功能，在审计实务中运用也非常广泛。它可以快速、有效地帮助审计人员整理和分析审计资料，科学合理的按照某一标准确定抽查样本。190表格处理基础审计培训使用使用Excel提供的排序功能，可以对数据按设定提供的排序功能，可以对数据按设定的排序字段按照升序或降序排序。的排序字段按照升序或降序排序。排序功能，可以使数据按照某一列或某些列内容排序功能，可以使数据按照某一列或某些列内容的顺序来排列，使表格数据更有条理。的顺序来排列，使表格数据更有条理。Excel2003中的数据排序有中的数据排序有默认排序默认排序和和自定义排序自定义排序两种。两种。默认排序默认排序就是按照就是按照Excel2003默认的排序规则排列，通默认的排序规则排列，通常是进行升序或降序排列。具体操作如下：常是进行升序或降序排列。具体操作如下：单击数据清单中任意一个单元格，然后选择单击数据清单中任意一个单元格，然后选择【数数据据】【排序排序】命令；命令；排序191表格处理基础审计培训通过通过【主要关键字主要关键字】下拉列表框，选择排序关键下拉列表框，选择排序关键字，确定右侧字，确定右侧【升序升序】或或【降序降序】单选按钮；单选按钮；若若【主要关键字主要关键字】所在列有重复关键字，可再通所在列有重复关键字，可再通过过【次要关键字次要关键字】下拉列表框，选择进一步排序的下拉列表框，选择进一步排序的关键字，右侧单选按钮同上；关键字，右侧单选按钮同上；保持保持【我的数据区域我的数据区域】选项组中默认选中的选项组中默认选中的【有有标题行标题行】按钮，然后单击按钮，然后单击【选项选项】，出现，出现【排序选排序选项项】对话框；对话框；单击单击【确定确定】，返回，返回【排序排序】对话框，再单击对话框，再单击【确定确定】，即可按照指定方式对数据进行排序。，即可按照指定方式对数据进行排序。192表格处理基础审计培训自定义排序自定义排序用户也可以自定义排序规则，按照自己的需用户也可以自定义排序规则，按照自己的需要来排列数据。具体操作如下：要来排列数据。具体操作如下：选择选择【工具工具】【选项选项】，在，在【选项选项】对话框中，对话框中，单击单击【自定义序列自定义序列】标签，打开选项卡；标签，打开选项卡；在在【输入序列输入序列】文本框中输入自定义序列，单击文本框中输入自定义序列，单击【添加添加】按钮，再单击按钮，再单击【确定确定】；下面操作步骤同下面操作步骤同，只是在单击只是在单击【选项选项】按钮时，按钮时，打开打开【排序选项排序选项】对话框，在对话框，在【自定义序列次序自定义序列次序】下拉列表框中选择自定义的排序规则。下拉列表框中选择自定义的排序规则。193表格处理基础审计培训排序n选择“数据”中“排序”命令，打开“排序”对话框，如后图所示，在排序对话框中设定排序的主要关键字、次要关键字和第三关键字。排序的顺序可以是递增的也可以递减。要注意的是如果数据中有标题行，在排序时应选择“有标题行”选项，排序时Excel就会将数据中的第一行作为标题行放置在最上端，否则就会和其他数据内容在一起进行排序了。 194表格处理基础审计培训排序操作排序操作依据依据C语言字语言字段对所有记录段对所有记录由低到高排序由低到高排序195表格处理基础审计培训审计实务中，排序功能可以应用很多方面。如对往来账户的审计，对“业务招待费”的审计、对票据的审计等都可以应用该功能。1对“应收账款”等往来账户进行审计，可以利用电子数据，按金额大小、账龄长短等进行分类排序，以分析其结构、性质，并抽取重点样本进行延伸审计。2在“业务招待费”的审计中，可按类别、对象、经办人、金额等进行分类排列，不仅能摸清其全貌，从繁杂的经费支出中理出头绪，找出规律，分析其合理、合法性，同时也是发现审计线索的重要渠道。3在票据审计中，对税收发票、行政事业收费凭证、内部自制凭证等，选定目标，按编号排序，能得知票据短缺情况并进行追查；按金额排序，有利于选择重点抽查对象进行审查。4在货币资金审计中，对现金、银行存款等项目确定抽样范围后，按笔次、金额大小进行排序，可找出重点、疑点进行审查。在其他很多方面，也都可以利用“排序”功能达到审计目标。196表格处理基础审计培训Excel2003有数据筛选功能，经过筛选后有数据筛选功能，经过筛选后的数据清单将只列出符合指定条件的数据行。的数据清单将只列出符合指定条件的数据行。筛选方法有两种：筛选方法有两种：自动筛选自动筛选和和高级筛选高级筛选。筛选 自动筛选可以在数据中通过使用同一数据列中的一个或两个比较条件来查找数据行中的特定值。高级筛选可以根据一列中的多个条件、多列中的多个条件和作为公式结果生成的条件作为检索依据，查找数据行中的特定值。197表格处理基础审计培训自动筛选的具体操作步骤：自动筛选的具体操作步骤：a.单击需要筛选的数据清单中的任一单元格，单击需要筛选的数据清单中的任一单元格，然后选择然后选择【数据数据】【筛选筛选】【自动筛选自动筛选】命令，数据清单的列标题全部变成下拉列表框；命令，数据清单的列标题全部变成下拉列表框；b.选择需要列，从该下拉列表框中选择需要选择需要列，从该下拉列表框中选择需要数据，则只显示该数据所在的数据行。数据，则只显示该数据所在的数据行。筛选198表格处理基础审计培训c.选择下拉列表框中的选择下拉列表框中的【前前10个个】选项，可打开选项，可打开【自动筛选前自动筛选前10个个】对话框，可从数据清单中对话框，可从数据清单中筛选出最大或最小的几项；筛选出最大或最小的几项；d.选择下拉列表框中的选择下拉列表框中的【自定义自定义】选项，可打开选项，可打开【自定义自动筛选方式自定义自动筛选方式】对话框，自定义筛选对话框，自定义筛选条件。条件。e.单击单击【数据数据】【筛选筛选】【自动筛选自动筛选】或或【全部显示全部显示】命令，可将自动筛选后的数据清单命令，可将自动筛选后的数据清单恢复为筛选前的显示方式。恢复为筛选前的显示方式。199表格处理基础审计培训3.高级筛选高级筛选使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用于指使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用于指定筛选条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字定筛选条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，它们必须与数据清单中的字段名完全一样。段名，它们必须与数据清单中的字段名完全一样。条件区域和数据清单不能连接，中间至少有一行空行。条件区域和数据清单不能连接，中间至少有一行空行。具体操作步骤如下：具体操作步骤如下：p在需要筛选的数据清单中建立条件区域，然后单击数据在需要筛选的数据清单中建立条件区域，然后单击数据清单中的任一单元格；清单中的任一单元格；p选择选择【数据数据】【筛选筛选】【高级筛选高级筛选】命令，打开命令，打开【高级筛选高级筛选】对话框；对话框；200表格处理基础审计培训p在在【方式方式】选项组中，如果要通过隐藏不符和条件的数选项组中，如果要通过隐藏不符和条件的数据行来筛选数据清单，选中据行来筛选数据清单，选中【在原有区域显示筛选结果在原有区域显示筛选结果】；如果要通过符合条件的数据行复制到工作表的其他位置来如果要通过符合条件的数据行复制到工作表的其他位置来筛选数据清单，选中筛选数据清单，选中【将筛选结果复制到其他位置将筛选结果复制到其他位置】，接，接着在着在“复制到复制到”编辑中单击鼠标，然后单击粘贴区域的左编辑中单击鼠标，然后单击粘贴区域的左上角；上角；p在在【条件区域条件区域】编辑框中输入条件区域的引用范围；编辑框中输入条件区域的引用范围；p单击单击【确定确定】按钮，数据记录按设定的筛选条件筛选并按钮，数据记录按设定的筛选条件筛选并显示在工作表上。显示在工作表上。恢复为筛选前的显示方式，选择恢复为筛选前的显示方式，选择【数据数据】【筛选筛选】【全部显示全部显示】命令。命令。201表格处理基础审计培训高级筛选示例（如下图）高级筛选示例（如下图）1、建立条件区域，、建立条件区域，同一行上的条件关系同一行上的条件关系为逻辑与，不同行之为逻辑与，不同行之间的关系为逻辑或间的关系为逻辑或2、执行、执行“数据数据”“筛选筛选”“高级筛选高级筛选”命命令令3、打开高级筛、打开高级筛选对话框选对话框4、选择数据区、选择数据区域和条件区域域和条件区域5、单击、单击“确定确定”按钮按钮202表格处理基础审计培训n但在审计实务中对数据进行筛选时，由于一些表格的表头常带有标题、合并单元格等内容，结构比较复杂，因此在进行数据筛选时，常常会遇到计算机无法识别字段名的问题，使操作无法正常进行。要解决这一问题，可以采用将数据区域与表头区域分开的办法，即在表头和数据之间插入空行，然后再进行筛选。具体操作如下：鼠标单击第一行要进行筛选的数据，单击“插入”菜单下的“行”命令，插入两行，然后把第一行隐藏（使用拖动或“格式”菜单下的“隐藏行”命令实现），在第二空行中输入“1、2、3、”作为字段名，或输入更有助于识别的其他字段名，如要进行筛选。单击数据区内任意单元格，然后打开“数据”菜单，执行“筛选”下的“自动筛选”子命令即可。203表格处理基础审计培训【例】在“公司员工工资表”中筛选销售部基本工资1000或财务部基本工资1000的记录，并将筛选结果在原有区域显示。筛选结果如图所示。204表格处理基础审计培训 记录单的管理Excel提供的记录单管理功能，类似于数据库管理系统，可对数据清单中的记录进行增加、删除、查找、修改等操作查找记录的操作步骤查找记录的操作步骤：选取数据清单中的任意单元格单击“数据”菜单中的“记录单”命令出现“记录单”对话框，显示的内容为第一条记录，点击“下一条”按钮，出现第二条记录，再点击“上一条”按钮，返回到第一条记录205表格处理基础审计培训 分类汇总nExcel提供了分类汇总功能，使用该功能可以对表中数据提供了分类汇总功能，使用该功能可以对表中数据进行分类统计。统计方法包括：汇总、计数、求平均值、进行分类统计。统计方法包括：汇总、计数、求平均值、求最大值、求最小值、乘积、标准偏差、总体标准偏差、求最大值、求最小值、乘积、标准偏差、总体标准偏差、方差、总体方差等。在数据清单执行分类汇总功能之前，方差、总体方差等。在数据清单执行分类汇总功能之前，首先应对数据清单中要进行分类汇总的字段排序。然后再首先应对数据清单中要进行分类汇总的字段排序。然后再单击单击“数据数据”菜单下菜单下“分类汇总分类汇总”命令，弹出如图所示对命令，弹出如图所示对话框。话框。206表格处理基础审计培训n在“分类汇总”对话框中确定需汇总的内容，包括“分类字段”、“汇总方式”、“选定汇总项”，再根据需要选择“替换当前分类汇总”、“每组数据分页”和“汇总结果显示在数据下方”，若不选第三项，则汇总结果显示在数据上方。单击“确定”按钮即可出现结果。 207表格处理基础审计培训 分类汇总定义：定义：是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算；针对同一个分类字段，还可进行多种汇总分类：分类：1. 1. 简单汇总：简单汇总：指对数据清淡的某个字段仅统一做一种方式的汇总2. 2. 嵌套汇总：嵌套汇总：指对同一字段进行多种方式的汇总208表格处理基础审计培训“分类汇总”对话框（下图）209表格处理基础审计培训嵌套汇总（如下图）210表格处理基础审计培训【例】在求各部门基本工资、实发工资和奖金的平均值的基础上再统计各部门人数。汇总结果如图所示。211表格处理基础审计培训n 分类汇总适合按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。如果要对多个字段进行分类并汇总，这就需要利用数据透视表。 数据透视表数据透视表 【例】在“公司员工工资表”中，统计各部门各职务的人数。212表格处理基础审计培训n创建好数据透视表后，“数据透视表”工具栏会自动出现，如图所示，它可以用来修改数据透视表 213表格处理基础审计培训数据透视表的修改主要有： n更改数据透视表布局 n改变汇总方式 n数据更新 实例：214表格处理基础审计培训员工性别结构透视表计数项:性别性别部门男女总计财务部224策划部213供应部415技术部44秘书部123推广部22销售部437行政部22总计21930215表格处理基础审计培训员工年龄结构透视表年龄2年龄数据汇总2125计数项:年龄216.67%计数项:年龄52630计数项:年龄236.67%计数项:年龄113135计数项:年龄216.67%计数项:年龄53640计数项:年龄223.33%计数项:年龄740以上计数项:年龄26.67%计数项:年龄2计数项:年龄2汇总100.00%计数项:年龄汇总30216表格处理基础审计培训员工学历层次透视表员工学历层次透视表217表格处理基础审计培训使用EXCEL审核功能nExcel的“公式审核”功能 在Excel中的“工具”菜单下有一个“公式审核”命令，利用“公式审核”功能可以帮助审计人员在处理Excel工作表时，查找单元格的引用或从属单元格，圈释无效（或重要）数据等。下面讨论如何运用“公式审核” 功能。218表格处理基础审计培训一、追踪错误一、追踪错误n在审计过程中，无论是在符合性测试阶段还是实质性测试阶段都经常利用到公式，比如在进行分析性复核时，为了确定被审单位的会计数据的变化程度和方向及被审单位的业务趋势，就会运用公式来计算各种分析指标。但是在输入公式的单元格里，有时会出现#DIV/0！、#VALUE！、#NAME？、#N/A！、#REF！、#NUM！、#NULL!等错误标识。这些标识的涵义是指： 219表格处理基础审计培训（1）使用错误的参数或运算对象类型时，就会产生错误值“#VALUE！”；（2）当公式被0除时，会产生错误“#DIV/0！”；（3）当公式中产生不能识别的文本时，将产生错误值“#NAME？”；（4）当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值“#N/A！”；（5）当单元格引用无效时，产生错误值“#REF！”；（6）当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值“#NUM！”；（7）当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时，将产生错误值“#NULL!”。 出现这些错误后，最重要的主要工作就是要查找错误来源。Excel本身提供了一个有效的查找错误的工具。220表格处理基础审计培训n例如：在下图1的工作表中,D3、C7、E7单元格中都显示了公式的错误值。221表格处理基础审计培训n1利用Ctrl+ 键就可以显示出公式的具体情况，如图所示。222表格处理基础审计培训n2要查找这些公式中错误的来源，可以利用“审核”功能。如选中E7单元格，在执行“工具公式审核追踪”引用单元格后，发现屏幕上多了一些箭头，我们称为追踪箭头，该箭头显示活动单元格与其相关单元格之间的关系。223表格处理基础审计培训n由提供数据的单元格指向其他单元格时，追踪箭头为蓝色，如E4、B7；如果单元格中包含错误值，如 D3，追踪箭头为红色。通过分析这些单元格的公式，D3单元格本身就含有空值错误，所以箭头来源是红色的。由于B7单元格的值为零，所以C7出现了除零的错误（如图上图所示）。224表格处理基础审计培训n这样，如果在进行审计试算时，一旦出现计算错误或得到错误值，就可以通过采用追踪引用单元格这一功能很容易的找到错误的出处，查清原因，进行修改。225表格处理基础审计培训二、查找引用单元格二、查找引用单元格n在审计过程中，常常需要阅读和审核被审单位的电子报表，而报表内各项目之间可能存在着相互关系，比如主营业务利润=主营业务收入-主营业务成本-主营业务税金及附加，为了清楚掌握的各单元格之间的关系，我们可以利用Excel的“追踪引用单元格”加以分析。n例如：如下图所示是一个简要的损益表（为了反映单元格之间的关系，对报表格式作了调整）。226表格处理基础审计培训n1选择B2单元格，执行“工具公式审核追踪引用单元格”，工作表就会出现A5、B5、C5、D5四个单元格指向B2单元格的蓝色箭头（如下图所示），这是第一层蓝色箭头，体现了利润总额的来源。227表格处理基础审计培训n2、再执行一次 “工具审核追踪引用单元格”，就会发现出现了第二层箭头，体现了营业利润的来源，我们可以发现在计算营业利润时，“管理费用”项目被漏记了。228表格处理基础审计培训n3、得出结论：通过追踪的办法发现利润总额计算有误，需要修改营业利润的计算公式。229表格处理基础审计培训三、圈释无效数据三、圈释无效数据n在审计工作中进行报表审计必须要关注被审单位报表项目中存在的异常事项，并要对这些异常事项加以审计。如果我们获得了被审单位某报表事项的电子数据，这时，我们可以利用Excel的“圈释无效数据”的功能来选出那些异常事项。n例如：假设一个被审单位的招待费的收支情况，如果招待费超过10000元和小于100元的都列为异常项目。如下图所示该单位上半年的招待费情况。230表格处理基础审计培训n下面利用Excel来完成这项工作。n1选定工作表区域B2：C7，执行“数据有效性”，弹出“数据有效性”对话框，如图1。在该界面“设置”标签下分别进行设置：“允许”设为整数、“数据”设为介于、“最小值”设为100、“最大值”设为10000。设置完毕后，单击“确定”按钮。231表格处理基础审计培训n2执行“工具审核显示审核工具栏”命令，出现浮动工具栏，如图2。单击右侧第四个按钮，就会发现凡是在确定的数据有效区域以外的数据都被加上了红圈，如图3所示 图1图2232表格处理基础审计培训n凡是被红圈标示出的就是我们需要确定的异常项目，可以对其实施确定的审计程序。正确修改了被红圈标示的单元格的数据后，红圈消失。n通过使用Excel的审核功能，可以检查在工作表中的公式可能发生的错误、以及某项数据和其他数据之间的关系和对已有数据进行标示等，是审计工作中的有力工具。图3233表格处理基础审计培训Excel在审计复核中的应用 n一、复核直加一、复核直加例如，在取得了被审单位的电子数据以后（或把被审单例如，在取得了被审单位的电子数据以后（或把被审单位的数据输入计算机），要复核其数据计算是否正确。可以位的数据输入计算机），要复核其数据计算是否正确。可以采用以下方法进行：采用以下方法进行：用用Excel打开数据表，然后选择一个存放数据的单元格。打开数据表，然后选择一个存放数据的单元格。如图如图4所示：所示：A6存放的是被审数据存放的是被审数据A1到到A4的和，现在要验证的和，现在要验证其计算是否正确，可以选择单元格其计算是否正确，可以选择单元格A9，然后单击工具栏上的，然后单击工具栏上的（自动求和）按钮，再拖地鼠标把求和范围选中，按（自动求和）按钮，再拖地鼠标把求和范围选中，按Enter键确认后，结果即显示在键确认后，结果即显示在A9单元格。单元格。234表格处理基础审计培训n此时，可以比较A9和A6是否相等，若不相等，则说明被审单位数据计算有误。n这种方法比较适合于对静态表格的数据复核计算，以及其他能够使用算盘或计算其复核的场合。图4235表格处理基础审计培训二、复核期末余额二、复核期末余额n复核比较复杂的数据。如某账户的发生额及其余额计算的正确性，就需要设置一定的公式来进行计算，以确认原始数据的正确性。n例如：通过一定的方法获取了某账户的有关数据，现在要复核其发生额及余额，通过下列方法就可以得到。n首先打开工作表，显示了被审账户（资产类）的某期的借方发生额、贷方发生额和当前余额，如图5所示。 236表格处理基础审计培训n复核时，可以增加一个字段“复核结果”，放在列，然后定义公式。对于资产类账户，有期初余额本期借方发生额本期贷方发生额期末余额的勾稽关系，所以，在复核其余额时，在F3中输入公式“=F2+C3-D3”（直接输入或通过鼠标选择要计算的单元格），回车确认。然后，将鼠标移至F3单元格右下角，当鼠标变为“+”时，向下拖动到最后一个有借贷方数据的单元格，松开鼠标，每日的余额就计算出来了，F7的公式被复制为F6+C7D7，如图6所示。图5237表格处理基础审计培训n比较结果，如有不符，在确认源数据正确的情况下，则说明其余额计算有误，应进一步查明原因；如某数据输入错误，则修改该数据后，余额会被自动重算。在比较结果的正确性。n通过设置公式进行计算复核的方法，同样适用于其他有勾稽关系的动态系列数据的复核，如计算利息，折旧、税金等。图6238表格处理基础审计培训利用EXCEL实现多工作表相同位置数据汇总功能n实际是合并计算n合并计算就是把一个或多个源数据区域中数据进行汇总并建立合并计算表。n在合并计算中，把存放合并计算结果的工作表称为目标工作表。存放合并数据的区域成为目标区域。n被合并计算的各个工作表称为源工作表，被合并计算的数据区域称为源区域。n源区域和目标区域可以在同一个工作表中，也可以在不同的工作表中，几个源区域可以在同一个工作表中，也可以在不同的工作表。nEXCEL提供了两种合并计算的方法：按位置合并计算和按类合并计算。239表格处理基础审计培训按数据位置合并n如果要合并的几个源区域中的数据是按同样的顺序和位置排列的，则可以按位置进行合并计算。n下面以一个简单的家庭支出工作薄，含3张工作表，前两张分别是1季度、2季度的家庭支出汇总表，第三张表是上半年的家庭支出汇总表。三张表中数据的位置可以不同，但结构布局应相同。现在要在第三张表中汇总前两个季度的支出，可使用合并计算将前两个季度的数据合并到工作表中。n具体步骤：240表格处理基础审计培训n1、单击“上半年支出汇总”工作表标签，选定目标工作表。n2、选定B3：F3为目标区域或单击单元格B3。n3、选取“数据”菜单中合并计算命令，出现“合并计算”对话框，如图1241表格处理基础审计培训n4、在“函数”列表框中，选择对数据进行合并的汇总函数，有：求和、计数、平均值、最大值、最小值等。这里选择“求和”函数为合并计算的汇总函数。n5、单击“引用位置”框，键入第一个源区域的引用，或单击要进行合并的第一源区域的工作表标签“1季度家庭支出汇总”，再用鼠标选取源区域B3：F3，再单击“添加”按钮。对每个区域重复这一步骤。n6、如果要在源区域的数据更改时，自动更新合并计算的结果，并且确认以后在合并中不需要包括不同的或附加的区域，可选中“创建连至源数据的链接”筛选框。n7、单击确定“按钮，在目标工作表中进行合并计算，结果如图2。242表格处理基础审计培训243表格处理基础审计培训按数据类别合并n如图所示，如果要汇总计算的两个季度的支出类别不完全相同，而且数据的组织排列方式也不一定相同，则可按数据类别进行合并计算。这种方法会对每一个源区域中具有相同标志的数据进行合并计算。方法与前类似。244表格处理基础审计培训步骤：n6、在”标签位置“选项区中，选中”首行“和”最左列“复选框。n7、单击确定“按钮，在目标工作表中进行合并计算，结果如图3。245表格处理基础审计培训步骤：n1、”上半年支出汇总表“的内容只写类别字段，单击“上半年支出汇总”工作表标签，选定目标工作表。n2、选定A2，该单元格是合并计算的目标区域左上角的单元格。n3、选取“数据”菜单中合并计算命令，出现“合并计算”对话框。n4、在“函数”列表框中，选择“求和”函数为合并计算的汇总函数。n5、单击“引用位置”框，键入第一个源区域的引用，或单击要进行合并的第一源区域的工作表标签“1季度家庭支出汇总”，再用鼠标选取源区域A2：F3，再单击“添加”按钮。对每个区域重复这一步骤。246表格处理基础审计培训宏和VBA的介绍n宏：宏，英文名是Micro，意思是一系列命令组成的小程序。宏可以把平时执行复杂任务中所要用到的多条命令组织在一起，把多步操作变成一步操作，从而大大提高工作效率，减少差错出现的机率。目的是让用户的一些任务实现自动化。n宏代码只能”寄生“在EXCEL文件之中，并且宏代码不能编译为可执行文件。 247表格处理基础审计培训宏的录制、运行及编辑n1录制宏录制宏n录制宏不仅是EXCEL中一个非常实用的功能而且是学习VBA的好帮手。nEXCEL中有两种方法可以开始录制宏。 （1）利用EXCEL菜单：工具-宏-录制新宏，进行宏名等设置，确定后即可开始录制宏。如图所示。 系统默认录制新宏的名称为”Macro“加数字序号的形式，如Macro1、 Macro2等。建议用户命名能代表宏的功能，宏名不要使用中文字符。 宏名由字母、下划线、数字组成，第一个字符必须为字母。248表格处理基础审计培训宏的录制、运行及编辑（2）利用VISUAL BASIC工具栏 ：视图-工具栏-Visual Basic，如图，单击第二个按钮，同样会出现录制新宏的对话框，单击确定后即可开始录制宏。同时第二个按钮变成了停止按钮。 开始录制宏后，EXCEL绝大部分操作被记录为宏代码，此时可以开始在EXCEL中进行相关操作。操作结束，单击Visual Basic工具栏的停止录制按钮，停止本次录制宏。单击“查看代码”按钮或ALT+F11可以打开VBE窗口，在代码窗口中可以看到刚录制的宏代码。 宏常用于记录一些经常性的操作，以后只限于要调用即可。249表格处理基础审计培训宏的录制、运行及编辑n运用宏命令，首先就是要录制相应的宏命令，方法很简单，只用执行【开发工具】【录制宏】命令按钮，即可打开【录制新宏】对话框，如图1-28所示。在该对话框中根据提示输入相应的内容，然后单击【确定】按钮即可完成宏的录制操作。如果要停止宏的录制操作，只用执行【开发工具】【停止录制】命令按钮，如图1-29所示，就可以完成停止操作。图 【录制新宏】对话框图 停止宏的录制250表格处理基础审计培训事实上，宏就是一段Visual Basic程序，如果要对宏进行编辑，只用对Visual Basic程序进行编辑即可。用户在【宏】对话框中选择需要编辑的宏，然后单击【编辑】按钮即可进入到Visual Basic编辑器，如右图所示，对要修改的宏进行重新编辑即可。vv编辑宏图Visual Basic编辑器251表格处理基础审计培训n实例：给工资表中每条记录前加一空行，再为每条记录强制分页，页面设置设置每页都打列标题。给定表如下：姓名性别部门职务出生年月基本工资奖金扣款额实发工资刘铁销售部业务员1970-7-215001200982602孙刚销售部业务员1972-12-2340089086.51203.5陈凤销售部业务员1965-4-25100078066.51713.5沈阳销售部业务员1976-7-23840830581612秦强财务部会计1967-6-3100040048.51351.5陆斌财务部出纳1972-9-345029078662邹蕾技术部技术员1974-10-338054069851彭佩技术部技术员1976-7-990035045.51204.5252表格处理基础审计培训运行宏n录制好宏后，就可以运行宏了。选中要运行宏的工作表，然后，工具-宏-宏即可开始运行宏。实际就是将录制的EXCEL的操作自动再运行一次。253表格处理基础审计培训VBAn n认识认识VBAVBA及其命令结构及其命令结构 通过运用宏命令方便了用户对财务数据工作表的处理，但是还是具有一定局限性，还是不能完全满足用户的需要，因为用户如果要创建自定义的有特殊用途的函数，或是创建特殊对象或是对对象进行特殊操作时，宏就不能完成了，这时就需要VBA的鼎力相助了。1什么是什么是VisualBasic Visual Basic是一种应用程序开发工具，主要用来编程Windows 下的应用程序，是在原有BASIC语言的基础上的进一步发展起来的可视应用程序开发工具。至今包含了数百条语句、函数及关键词，其中很多和Windows GUIe直接关系。专业人员可以用Visual Basic实现其他任何Windows编程语言的功能，而初学者只要掌握几个关键词就可以建立实用的应用程序。 所谓可视是指一种利用图形用户界面开发程序的方法，在可视的编程系统中已经定义了大量的对象，编程人员只需将这些对象放到一个截面上，指定对象的属性，并建立用户操作、对象、方法之间的关系，从而完成应用程序的编制。 254表格处理基础审计培训 另外，Visual Basic改变了程序的机制，没有传统意义上的主程序，使程序执行的基本方法是有“事件”来驱动子程序（或过程）的运行，如用鼠标点击命令按扭，就产生了一个命令按扭的“单击事件”，响应的执行一段程序（事件过程：Command1_Click()。2Visual Basic的功能特点 除此之外，Visual Basic具有其独特的功能特点，具体的体现在： 自动执行重复的操作。 自定义Excel工具栏、菜单以及其他界面。 简化模板的使用。 自定义Excel，使其成为二次开发平台。 创建报表和图表。 对数据进行复杂的操作和分析。 个性化用户界面 OFFICE组件的协同工作255表格处理基础审计培训用Excel作为开发平台有如下原因： Excel本身功能强大，包括打印，文件处理，格式化和文本编辑。 Excel内置了大量函数。 Excel界面有友好且熟悉。 可连接到多种数据库。用其他语言开发应用程序，一半的工作是编写一些基本功能的模块，包括文件的打开和保存、打印、复制等，而用Excel作为开发平台，则由于Excel已经具备这些基本功能，你要做的只是使用它。 当执行一个宏时，Excel按照宏语句执行的情况就像VBA代码在对Excel进行“遥控”。但VBA的“遥控”不仅能使操作变得简便，还能使你获得一些使用Excel标准命令所无法实现的功能。 而且，一旦熟悉了Excel的“遥控”，你都会奇怪自己在没有这些“遥控”的情况下，到底是怎么熬过来的。256表格处理基础审计培训要执行刚才录制的宏，可以按以下步骤进行： 试着运行该宏，则无论开始选择哪个单元格，宏运行结果都是使工作表的每条记录前插入一空行，并进行强制分页，同时打印预览。 现在可以看到，编辑录制的宏同样非常简单。需要编辑宏是因为以下三个方面的原因： 在录制中出错而不得不修改。 录制的宏中有多余的语句需要删除，提高宏的运行速度。 希望增加宏的功能。比如：加入判断或循环等无法录制的语句。257表格处理基础审计培训3使用使用VisualBasic编辑器编辑器关于Visual Basic编辑器的启动方法已经在前面介绍了，在打开的Visual Basic编辑器中单击【视图】菜单即可显现各窗口命令，如下图1所示。用户选择相应的命令即可进入到相应的命令窗口中，打开【工程】窗口即可打开一个用户定义的工程，包括对象、窗体、模块等内容组成，如下图2所示。图1 “视图”菜单图2 【工程】窗口258表格处理基础审计培训VBE界面nVBE-Visual basic Editor(VBA编辑器)，其主要功能窗口： 工程窗口：以树型结构显示所有的EXCEL工程（即打开的工作薄） 属性窗口：列出选取对象的属性，用户可以修改这些属性 值。 代码窗口：用于输入、显示和编辑VBA代码。 立即窗口：在其中输入或粘贴一行代码，击ENTER键可执行该代码。Debug.Print可将内容输出到立即窗口中。259表格处理基础审计培训VBA语言基础n作为一种编程语言，VBA有自己的语法规则。其基础知识包括：变量与常量、过程、程序结构、对象的方法、属性、事件。n变量与常量 有多种数据类型，如 ByteBooleanInteger %Long &Currency decimalsingle !Double #DateString(变长、不变长) $ObjectVariant(变体型)260表格处理基础审计培训变量n保存程序运行过程中需要临时保存的值或对象，其值会发生变化的。nVBA中变量无需声明就可以直接使用，此时该变量为变体变量。但使用之前声明变量是一个好习惯，同时可以提高程序运行效率。nVBA中用Dim声明变量。 Dim a as Integer &声明一个局部变量a 使用类型标识符可以简化：Dim % Dim a, b as Integer (a为Variant变量，b为Integer)261表格处理基础审计培训nDim a as Integer,b as Integer ( a,b都声明为Integer型) 变量赋值使用等号，如：a=128+256262表格处理基础审计培训常量n保存固定信息的值或对象，其值不会发生变化的。n使用常量可以增加程序的可读性。如：常量vbGreen，其值表示感谢65280，在代码中设置绿色时使用常量vbGreen，使代码更具可读性。nVBA中用Const语句声明常量。 Const Clubname as String=“ExcelHome” &声明一个常量Clubname 。 263表格处理基础审计培训运算符n有四种。n算术运算符n比较运算符 n连接运算符：&和+n逻辑运算符 264表格处理基础审计培训过程n过程是可以执行的语句序列单元，所有可执行的代码必须包含在某个过程内，任何过程都不能嵌套在其他过程中。n过程的名称只能在模块级别进行定义。nVBA有3种过程：Sub过程、Function过程、Property过程 nSub过程执行指定的操作，但不返回运行结果，以关键字Sub开头，以End Sub结束。可以录制宏生成Sub 过程或在VBE中直接写。nFunction过程执行指定的操作，返回运行结果，以关键字Function 开头，以End Function 结束。可以在其他过程中调用，也可在工作表的公式中使用。nProperty过程用于设置和获取自定义对象属性的值，或者用来设置对另外一个对象的引用。 265表格处理基础审计培训程序结构n条件语句 程序代码经常要用到条件判断,并且根据结果执行不同的代码。在VBA中有If/Then语句和Select Case语句两种条件语句。下面的If/Then语句判断活动单元格的内容，如果是“ExcelHome”则将其字号设置为10，否则将字号设置为9。If ActiveCell.Value=“Excelhome”Then ActiveCell.Font.Size=10 Else ActiveCell.Font.Size=9266表格处理基础审计培训程序结构n循环语句 对程序中多次重复执行的某段代码就可以使用循环语句。在VBA中循环语句有多种形式，包括For循环、Do循环和While循环。下面的For循环实现1-10的累加功能。 Sub ForLoop() Dim i As Interger,iSum As Integer iSum=0 For i=1 To 10 iSum=iSum+I Next MsgBox iSum, , “ForLoop”End Sub 267表格处理基础审计培训程序结构nWith语句 With语句可以在一个单一对象或一个用户定义类型上执行一系列的语句。使用With语句不仅可以简化程序代码，而且可以提高程序代码的运行效率。With /End With结构中以“.”开头的语句相当于引用了With 语句中指定的对象。当程序一旦进入With/End With结构，With语句指定的对象就不能改变。因此不能用一个With语句设置多个不同的对象。如下代码是使用With语句设置活动工作表的相关属性。268表格处理基础审计培训With ActiveSheet .Visible=True .Cells(1,1)=“ExcelHome” .Name=.Cells(1,1) End With269表格处理基础审计培训对象n对象代表应用程序中的元素，例如工作表、单元格、图表或窗体等。应用程序提供的对象按层次关系进行排列管理。Excel应用程序中的顶级对象是Application对象，它表示应用程序本身。Application包含一些其他对象，如Windows和Wokbook等，这些对象称为Application 的子对象 ；反之，Application 是这些对象的父对象。 许多子对象都有自己的子对象。例如Workbook对象包含Worksheet对象，或者说Wookbook对象是Wooksheet对象的父对象。Wooksheet对象是一种称为集合的特殊对象，它是一个包含多个同类对象的对象，工作簿中的所有工作表都是该集合中的单个Worksheet对象。 270表格处理基础审计培训对象n对象的三要素：属性 属性是对象的特征，如大小、颜色或屏幕位置，也可指某方面的行为，诸如对象是否被激活或是否可见。通过修改对象的属性值可以改变对象的特征。如下代码是设置活动工作表的名称为“ExcelHome”。 ActiveSheet.Name=“ExcelHome” 271表格处理基础审计培训对象n对象的三要素：方法 方法指对象能执行的动作。例如使用Worksheets 对象的Add方法可以添加一个新的工作表，代码如下： Worksheets.Add 在代码中，属性和方法都是通过连接符“.”来和对象连接的。 272表格处理基础审计培训对象n对象的三要素：事件 事件是一个对象可以辨认的动作，像单击鼠标或按下某键等，并且可以指定代码针对此动作来响应。用户操作、程序代码的执行和系统本身都可以触发相关的事件。 273表格处理基础审计培训n在Excel中提供了各式各样的对话框与用户交互，在使用VBA编程时，为提高程序的友好度和灵活性，需要进行人机交互，这里介绍InputBox和MsgBox实现输入和输出及内置的对话框。 与Excel进行交互274表格处理基础审计培训n使用MsgBox输出信息 语法格式： MsgBox(prompt,buttons,title,helpfile,context) prompt参数用于设置消息框的提示文本信息，最大长度为1023个字符，若没有强制换行，系统按120个字符自动换行。 在文本信息中使用vbCrlf或vbNewLine常量可以强制换行。与Excel进行交互275表格处理基础审计培训例：显示多行文本信息1、打开一个新的工作簿文件，按Alt+F11组合键切换到VBE窗口2、在工程窗口中插入“模块”，在属性窗口中修改其名称为“MsgBoxDemo”3、在模块MsgBoxDemo中写入如下代码： Sub MultiLineDemo() 定义变量 Dim MsgStr As String 生成提示信息 MsgStr=“欢迎加入Excel Home论坛！”&vbCrLf MsgStr= MsgStr&“Excel Home是微软技术社区联盟成员”&vbCrLf MsgStr = MsgStr & Lets do it better“ MsgBox MsgStr, , 欢迎“ End Sub与Excel进行交互276表格处理基础审计培训4、返回Excel界面，运行宏MultiLineDemo，将显示下面的消息框277表格处理基础审计培训n使用InputBox输入信息 程序中往往需要用户输入很多内容，如数字、日期、文本等，这需要使用InputBox获取用户输入。 语法格式： InputBox(prompt,title,default,xpos,ypos,helpfile,context)输入框必须显示相关的提示信息，即prompt参数，否则用户不知道输入什么内容；设置输入框的标题，即title参数，若省略，标题为“Microsoft Excel”。除了InputBox函数，还有函数，还有InputBox方法（Appliction.InputBox）也可接收输入的信息。与Excel进行交互278表格处理基础审计培训InputBox方法语法格式： InputBox(Prompt,Title,Default,Left,Top,Help)输入框必须显示相关的提示信息，即prompt参数，否则用户不知道输入什么内容；设置输入框的标题，即title参数，若省略，标题为“Microsoft Excel”。除了InputBox函数，还有函数，还有InputBox方法（Appliction.InputBox）也可接收输入的信息。与Excel进行交互279表格处理基础审计培训例：利用InputBox方法输入员工信息1、打开一个新的工作簿文件，按Alt+F11组合键切换到VBE窗口2、在工程窗口中插入“模块”，在属性窗口中修改其名称为“InputBoxDemo”3、在模块InputBoxDemo中写入如下代码： Sub ExcelInputBoxDemo() 定义变量 Dim NewID As Integer Do 提示用户输入员工号信息 NewID=Application.InputBox(“请输入员工号（四位数字）：“,”员工信息管理系统“,Type:=1) 如果输入的是四位的员工号就退出循环“ Loop Until Len(Cstr(NewID)=4 显示信息框 MsgBox ”您输入的员工号是” & NewID,vbInformation,”提示信息” End Sub 280表格处理基础审计培训4、返回Excel界面，运行宏ExcelInputBoxDemo,将显示图1，若输入abcd 后，单击确定，将显示图2。由此可以看出，使用InputBox方法，系统将根据Type参数判断输入的数据类型是否符合要求。图1图2281表格处理基础审计培训n输入正确的值后，如下图所示：282表格处理基础审计培训nExcel内置的对话框 使用Excel时，系统出现的对话框称为内置对话框，例如单击文件/打开，将显示“打开对话框”。VBA程序与用户之间的交互也可以借助这些内置对话框来实现。 Application对象的Dialogs集合中包含大部分Excel内置的对话框，每种对话框对应一个VBA常量。在VBA帮助中搜索“内置对话栻参数列表”，可以查到所有的内置对话框参数列表。使用Show方法可以显示一个内置对话框，下面的代码将显示“打开”对话框。Application.Dialogs(xlDialogsOpen).Show与Excel进行交互283表格处理基础审计培训相关内容n自定义函数n工作簿、工作表、单元格的操作n事件的应用n窗体及控件的应用请参看相关参考资料进行学习。EXCEL应用大全 EXCEL HOME编著EXCEL VBA应用基础与实例教程及上机指导李政、王月等编著284表格处理基础审计培训小结小结本章主要给同学们介绍了Microsoft Office工具之一的Excel的使用，通过学习，大家了解了Excel在相关领域的使用，也让大家明白了一个道理“工欲善其事，必先利其器”；计算机有着无限广阔的应用领域，那么我们在针对不同的应用时就要选择不同的工具来帮助我们完成既定任务。在这一章中给大家描述了Excel文档的建立、通过公式和函数进行数据处理以及创建图表等基本操作，它还有着更多隐藏的使用技巧和方法，有待同学们的进一步探索。285表格处理基础审计培训