学校档案管理 基本知识 授课教师授课教师-袁洪袁洪一、基本概念一、基本概念（一）学校档案（一）学校档案（二）归档文件（二）归档文件（三）归档文件整理（三）归档文件整理一、基本概念一、基本概念（一）学校档案（一）学校档案高等学校档案是指高等学校在教学、高等学校档案是指高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。图表、声像等不同载体的文件材料。一、基本概念一、基本概念（二）归档文件（二）归档文件归档文件指立档单位在其职能归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件应作为档案保存的各种文件材料。材料。 一、基本概念一、基本概念（三）归档文件整理（三）归档文件整理将归档文件以件为单位进行装将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过目、装盒，使之有序化的过程。程。二、归档文件的价值鉴定二、归档文件的价值鉴定（一）鉴定的原则和标准（一）鉴定的原则和标准（二）归档和不归档的范围（二）归档和不归档的范围（三）保管期限（三）保管期限 （一）鉴定的原则和标准（一）鉴定的原则和标准1、鉴定的原则、鉴定的原则()保存从宽，销毁从严保存从宽，销毁从严（）孤本从宽，复本从严（）孤本从宽，复本从严（）本单位文件从宽，外单位文件从（）本单位文件从宽，外单位文件从严严（4）年久的从宽，近期的从严）年久的从宽，近期的从严（一）鉴定的原则和标准（一）鉴定的原则和标准、鉴定的标准、鉴定的标准()所存档案的完整性所存档案的完整性()档案内容的可替代性档案内容的可替代性()各全宗之间的重复性各全宗之间的重复性（二）归档和不归档的范围（二）归档和不归档的范围、归档的范围、归档的范围（二）归档和不归档的范围（二）归档和不归档的范围、不归档的范围、不归档的范围A、重份文件、重份文件B、无查考利用价值的事务性、无查考利用价值的事务性、临时性文件临时性文件（二）归档和不归档的范围（二）归档和不归档的范围C、未经会议讨论，未经领导审阅、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿性文件的历次修改稿(重要法规文件、重要法规文件、定稿除外定稿除外)，铅印文件的各次校对稿，铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外的最后定稿除外)D、从正式文件、电报上摘录的供工、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料作参阅的非证明材料（二）归档和不归档的范围（二）归档和不归档的范围E、无特殊保存价值的信封，一、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信出一般性建议或意见的人民来信F、机关内部互相抄送的文件材、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文介绍信料，不应履行公文的行文介绍信等等（二）归档和不归档的范围（二）归档和不归档的范围G、本机关负责人兼任外机关职务、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料形成的与本机关无关的文件材料H、为参考目的从各方面收集的文、为参考目的从各方面收集的文件材料件材料（三）保管期限（三）保管期限 永久：凡是反映机关主要职能活动永久：凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。档案，列为永久保管。时间：时间：50年以上年以上（三）保管期限（三）保管期限长期：凡是反映本机关一般工作长期：凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料列作有查考利用价值的文件材料列为定期保管。为定期保管。时间：时间：16-50年年（三）保管期限（三）保管期限短期：凡是在较短时间内对本机短期：凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。为短期保管。时间：时间：15年年三、归档文件的整理三、归档文件的整理（一）重视平时积累（一）重视平时积累（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理（一）重视平时积累（一）重视平时积累1、严格登记、严格登记2、及时收集、及时收集3、严格检查、严格检查4、随办随归、随办随归5、妥善管理、妥善管理（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理1、立卷分工、立卷分工A、中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理B、以党委、学校名义的发文，由、以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档（一般应党办、校办分别立卷归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。文，由各部门立卷归档。（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理C、党委和学校召开的代表大会、常、党委和学校召开的代表大会、常委会、扩大会、办公会所形成的材委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。的材料，由主办单位立卷归档。（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理D、校内各单位向党委、学校的请、校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；请原件，由党办或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。件，则由报文单位立卷归档。E、两个以上单位共同办理的文件，、两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办由主办单位立卷归档，非主办（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理单位只保存复制本。单位只保存复制本。F、各临时机构、撤销机构形成的、各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。人不得带入其他单位。G、重要的人民来信来访材料、重要的人民来信来访材料,由承由承办单位立卷归档。办单位立卷归档。（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理2、整理单位、整理单位以以“件件”为整理单位，进行文件级为整理单位，进行文件级整理整理（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理3、立卷要求、立卷要求A、年度、年度先将文件按其形成或针对的年度分开先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度；一般文件归入文件形成年度；跨年度内请示与批复，归入批复年度；跨年度内请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容跨年度的总结、报告，归入文件内容（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理针对的最后一个年度；针对的最后一个年度；跨年度的会议及文件，一般可归入会跨年度的会议及文件，一般可归入会议开幕的年度；议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年案年法规性文件归入公布或批准年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。按学年处理的文件归入专门年度。（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理B、组合、组合会议文件，按会议的届次组合，根会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷会数卷非诉讼案件材料，按立案问题或人非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷头组合，可以一案一卷或一案数卷（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理人民来信材料，可按信件作者，信人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题件的处理形式或信件所反映的问题组合；组合；统计、报表、名册等文件，按照格统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷组成一卷或数卷（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理学校管理和业务活动形成的业务文学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题件、调研材料等，一般按单一问题组合组合简报按名称或期号组合简报按名称或期号组合（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理C、排列、排列同一事由内归档文件的排列同一事由内归档文件的排列最简单的方法是按文件形成时间的排列最简单的方法是按文件形成时间的排列顺序，日期在前的归档文件排列在前，顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。前面，其他的文件放在后面。（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理批复、批示在前，请示、报告后；批复、批示在前，请示、报告后；正件在前，附件在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列其它文件材料按时间顺序排列（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理不同事由不同事由（1）按不同事由形成时间的先后顺序）按不同事由形成时间的先后顺序排列排列事由的形成时间即事由的办结时间。将事由的形成时间即事由的办结时间。将不同事由的文件，按其办结时间的先后不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，实行顺序排列，实行“随办随归随办随归” 。同一。同一事由的文件办理完毕后，将相关文件整事由的文件办理完毕后，将相关文件整理完毕归档保存。理完毕归档保存。（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理（2）按事由的重要程度排列）按事由的重要程度排列将主要职能或重要活动形成的文件将主要职能或重要活动形成的文件排在前，其他工作形成的文件材料排在前，其他工作形成的文件材料排在后。例如，某局法规处，可将排在后。例如，某局法规处，可将本年度通过的各项法规文件的相关本年度通过的各项法规文件的相关材料排在前面，然后再排监督检查材料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的文件材料等其他工作形成的文件材料（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理（3）按事由具有的共同属性分别集中）按事由具有的共同属性分别集中排列排列a、按责任者或承办部门分别集中排列。、按责任者或承办部门分别集中排列。例如设司的机关，一般以司为单位整理例如设司的机关，一般以司为单位整理归档，不同事由的归档文件进行排列时，归档，不同事由的归档文件进行排列时，可以将不同处可以将不同处(室室)形成的文件分别集中形成的文件分别集中排列。排列。（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理b、按照不同问题分别集中排列。、按照不同问题分别集中排列。此方法，一般都是为了在手工管理条件下此方法，一般都是为了在手工管理条件下为检索提供更多的方便。为检索提供更多的方便。此类问题相对固定，机关档案部门可事先此类问题相对固定，机关档案部门可事先规定各问题间排列的先后顺序。例如，机规定各问题间排列的先后顺序。例如，机关人事部门，可以将干部调配、职称评定、关人事部门，可以将干部调配、职称评定、出国审查等问题所属的不同事由形成的文出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中排列。件分别集中排列。（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理4、文件修整、文件修整（1）修裱破损文件）修裱破损文件（2）复制字迹模糊或易退变的）复制字迹模糊或易退变的文件文件（3）超大纸张折叠）超大纸张折叠（4）去除易锈蚀的金属物）去除易锈蚀的金属物（二）归档文件的整理（二）归档文件的整理5、文件装订、文件装订A、左上角装订、左上角装订B、左侧装订、左侧装订四、归档文件的分类四、归档文件的分类（一）年度机构保管期限分（一）年度机构保管期限分类法类法即先将归档文件按年度分类，每即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，且组织机个年度下按机构分类，且组织机构下面按保管期限分类。这种方构下面按保管期限分类。这种方法适用于内部机构虽有变化但不法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。复杂的立档单位。分类方案为：分类方案为：四、归档文件的分类四、归档文件的分类1995年：办公室年：办公室永久、定期永久、定期业务一处业务一处永久、定期永久、定期业务二处业务二处永久、定期永久、定期1996年：办公室年：办公室永久、定期永久、定期业务一处业务一处永久、定期永久、定期业务二处业务二处永久、定期永久、定期四、归档文件的分类四、归档文件的分类（二）保管期限一年度一机构分类（二）保管期限一年度一机构分类法法即先将归档文件按保管期限分类，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类再在每个保管期限下按年度分类再在年度下面按机构分类。年度下面按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。虽有变化但不复杂的立档单位。四、归档文件的分类四、归档文件的分类永久：永久：1995年年 办公室、教务处、办公室、教务处、 学生处学生处 1996年年 办公室、教务处、办公室、教务处、 学生处学生处30年：年：1995年年 办公室、教务处、办公室、教务处、 学生处学生处 1996年年 办公室、教务处、办公室、教务处、 学生处学生处四、归档文件的分类四、归档文件的分类（三）机构一年度保管期限分类（三）机构一年度保管期限分类法法即先将归档文件按机构分类，每个即先将归档文件按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下面机构下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类法适用按保管期限分类。这种分类法适用于内部机构基本固定或少有变化的于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作。归档工作。分类方案为：分类方案为：四、归档文件的分类四、归档文件的分类办公室：办公室：1995年年永久、定期永久、定期 1996年年永久、定期永久、定期 1997年年永久、定期永久、定期教务处：教务处：1995年年永久、定期永久、定期 1996年年永久、定期永久、定期 1997年年永久、定期永久、定期四、归档文件的分类四、归档文件的分类（四）年度一问题一保管期限分类（四）年度一问题一保管期限分类法法即先将归档文件按年度分类，每个即先将归档文件按年度分类，每个年度下按分类，再在问题下面保年度下按分类，再在问题下面保管期限分类。管期限分类。四、归档文件的分类四、归档文件的分类1995年：党群类年：党群类永久、定期永久、定期 行政类行政类永久、定期永久、定期1996年：党群类年：党群类永久、定期永久、定期 行政类行政类永久、定期永久、定期1997年：年：四、归档文件的分类四、归档文件的分类（五）保管期限年度问题分类法（六）问题年度保管期限分类法（七）年度保管期限分类法（八）保管期限年度分类法五、归档文件的编号五、归档文件的编号（一）件号（一）件号（二）编号项目（二）编号项目（三）盖章（三）盖章（一）件号（一）件号归档文件在分类方案的最低一级类目归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。件号应在分类方案内的排列顺序号。件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序的最低一级类目内，按文件排列顺序从从“1”开始标注。开始标注。以采用以采用“年度组织机构保管期限年度组织机构保管期限”进行分类为例，编件号应在同一年进行分类为例，编件号应在同一年度内、同一组织机构的一个保管期限度内、同一组织机构的一个保管期限内从内从“1”开始逐件流水编号。开始逐件流水编号。（一）件号（一）件号例如，办公室1999年形成的永久、定期2个保管期限的归档文件，编号后形成2个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，定期（30年）的从“1”开始编一个流水件号，定期（10年）的也从“1”开始编一流水件号。 （二）编号项目（二）编号项目（1）全宗号）全宗号全宗号是档案馆对其接受范围内全宗号是档案馆对其接受范围内各立档单位所编制的代号。各立档单位所编制的代号。（2）年度）年度指归档文件的形成年度，即形成指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。以和处理归档文件的年度。以4位阿位阿拉伯数字表示。拉伯数字表示。（二）编号项目（二）编号项目（3）保管期限）保管期限分为永久和定期分为永久和定期2种，简写为种，简写为“永、永、定定”，代码为，代码为“Y、D”，填写时直，填写时直接采用简称或代码。接采用简称或代码。（4）件号）件号归档文件的排列顺序号。归档文件的排列顺序号。（三）盖章1、格式 全宗号 年度 件号机构或问题保管期限（三）盖章2、盖章位置、盖章位置归档章一般应盖在归档文件首页归档章一般应盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如果领导上端居中的空白位置；如果领导批示或收文章等占用上述位置，批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。位置，但以上端为宜。六、归档文件的编目六、归档文件的编目（一）件号（二）责任者（三）文号（四）题名（五）日期（六）页数（七）备注（八）归档文件目录的格式（一）件号（一）件号归档文件目录中直接设置为“件号”项，档案进馆前经过再鉴定、整理后如果档案整理体系变动不大，则原有归档文件目录可以继续沿用，只须在备注栏中对移出、销毁的档案加注即可。如果档案变动较大，原有目录已失去检索作用，则应另行编制目录。（二）责任者责任者是指制发文件的组织或个人，责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。填写责任者项时一般应人或若干人。填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，注意不能使用使用全称或通用简称，注意不能使用“本部本部”、“本局本局”、“本公司本公司”等等含义不明、难以判断的简称。含义不明、难以判断的简称。（三）文号（三）文号文号即发文的字号，是由发文机关按发文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。年度、顺序号组成。如档办如档办20008号，即国家档案局号，即国家档案局办公专办公专2000年第年第8号文件。填写文号号文件。填写文号项时应照实抄录，文号栏内不得填写诸项时应照实抄录，文号栏内不得填写诸如如“会议文件之一会议文件之一”等文件顺序号，亦等文件顺序号，亦不得填写不得填写“情况反映情况反映”等刊物名称。等刊物名称。（四）题名（四）题名题名即文件标题，它是直接表达文件题名即文件标题，它是直接表达文件内容和主题的文件特征，是了解归档内容和主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。文件内容的起点。完整的题名由责任者、问题、文种完整的题名由责任者、问题、文种3个个部分组成，例如部分组成，例如云南财经大学关于云南财经大学关于加强校园安全保卫工作的通知加强校园安全保卫工作的通知（四）题名（四）题名有的文件没有题名，或题名含义有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新文件内容，应根据文件内容重新填写或补充标题，并在新拟或补填写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加充标题之外加号填写在目录号填写在目录中。中。（四）题名（四）题名如“市档案局关于转交档发1999180号文件的通知”和“市档案局通报”，应重拟题名并抄录为“市档案局关于转发省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见的通知”和“市档案局关于市直机关达标升级情况的通报”。会议记录须重拟题目时，应写明会议的时间和主要内容。（五）日期（五）日期即文件的形成时间。它是文件的重要即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。文件的形成是查找档案的常用途径。文件的形成时间即发文时间时间即发文时间(文件的落款时间文件的落款时间)。具体填写日期项时应以具体填写日期项时应以8位阿拉伯数位阿拉伯数字标注年、月、日字标注年、月、日如如1999年年1月月17日，标注为日，标注为19990117。有的文件上未注明日期，。有的文件上未注明日期，编目时应根据文件内容加以考证并填编目时应根据文件内容加以考证并填写。写。（六）页数（六）页数页数项填写一件文件的总页数，用页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。计算页数时以文件于统计和核对。计算页数时以文件中有图文中有图文(指与文件内容相关的文字、指与文件内容相关的文字、图画等图画等)的页面为一页，空白页不计。的页面为一页，空白页不计。如关于如关于问题的请示和批复分别为问题的请示和批复分别为4页和页和1页，作为一件时，该件页数页，作为一件时，该件页数应为应为5页。页。（七）备注（七）备注备注项用于填写归档文件需要补备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。损、修改、补充、移出、销毁等。（八）归档文件目录的格式（八）归档文件目录的格式件号责任者 文号 题名 日期页数 备注七、归档文件的装盒七、归档文件的装盒（一）装盒的具体要求（一）装盒的具体要求（二）档案盒的规格（二）档案盒的规格（三）档案盒盒脊的项目（三）档案盒盒脊的项目（四）备考表（四）备考表（一）装盒的具体要求（一）装盒的具体要求1、不同形成年度的归档文件不应放、不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；入同一档案盒；2、不同保管期限的归档文件不应放、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；入同一档案盒；3、分机构（问题）的情况下，不同、分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。放入同一档案盒。（二）档案盒的规格（二）档案盒的规格 全宗号 年 度 保管期限 机 构起止件号 盒 号（四）备考表（四）备考表1、盒内文件情况说明：填写盒内归档文、盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。模糊、缺损）等。2、整理人：填写负责整理该盒归档文件、整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。的人员姓名，以明确责任。3、检查人：填写负责检查归档文件整理、检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。质量的人员姓名。4、日期：填写归档文件整理完毕的日期。、日期：填写归档文件整理完毕的日期。结束结束