产品部Ver1.0旅行社管理系统使用说明目 录v 系统总体流程v 具体操作流程-业务v 财务总体介绍v 具体功能介绍-财务v 实例操作流程-财务旅行社管理系统流程系统设置系统设置线路管理线路管理订单管理订单管理团队管理团队管理采购管理采购管理导游报账导游报账财务管理财务管理基基本本管管理理角色设置部门设置员工设置往来单位设置酒店类型设置餐标设置 房标设置新建线路提交线路新建订单新建团队团队计划表修改采购计划录入采购执行新增报账单提交报账单报账单审核财务审核成功失败生成采购计划表修改报账单失败审核审核关闭成功 舱别设置旅行社管理系统操作流程-计调新建线路新建线路系统信息系统信息设置设置提交线路提交线路新建订单新建订单新建团队新建团队订单成团订单成团生成采购生成采购列表列表报账单审报账单审核核旅行社管理系统操作流程-采购 步骤一查看采购计划 步骤二修改采购计划 步骤三录入采购执行旅行社管理系统操作流程-导游 步骤一新增报账单 步骤二报账单提交 步骤三修改报账单导游针对本帐号所带团队且尚未报帐的团队，进行报账。填写完报账单后进行提交，进入团队审核和财务审核当计调或财务打回报账单时，导游再进行报账单的修改及提交目 录v 系统总体流程v 具体操作流程-业务v 财务总体介绍v 具体功能介绍-财务v 实例操作流程-财务v 系统角色的设置 包含导游，计调，采购，财务等角色。v 部门的设置 设置公司内部的部门以及部门上下级之间的关系。v 员工的设置 编辑员工基本信息，及所属部门和所属角色。v 往来单位的设置 往来单位的新建和剩余额度说明。步骤一：员工帐号的授权1，怎样设置一个角色？v旅行社管理系统-基本管理-角色管理v点击“添加角色”，可进入角色权限输入界面进行所建角色的名称设置和权限的分配。v点击“保存”后，该角色显示在角色列表内2，怎样进行部门设置？v旅行社管理系统-基本管理-部门管理v点击“添加部门”，设置部门名称，上级部门，部门主管等基本信息v点击“保存”，该部门显示在部门列表中3，怎样进行员工设置？v旅行社管理系统-基本管理-员工管理v点击“添加员工”，设置员工编号，姓名，部门，角色等基本信息v点击“保存”，该员工显示在员工列表中2注意事项：1，勾选后直接把该员工的角色分配为导游2，勾选后必须在下方输入为该员工分配的系统帐号和密码，即可为该员工开通系统帐号。14，往来单位的额度说明v旅行社管理系统-基本管理-往来单位v点击“添加往来单位”，设置往来单位基本信息v新增往来单位时会设置往来单位可挂帐的额度，每消费一笔订单会产生已用额度，剩余额度=挂帐额度-已用额度v 酒店类型的配置v 餐标的配置v 房间类型的配置v 座位舱别的配置步骤二：资源的配置1，资源类型的配置和维护v旅行社管理系统-系统设置-资源类型维护v可配置酒店类型，餐标，房间类型，座位舱别的基本信息。点击新增，可在本页面进行新增，点击往来单位，弹出其对话框。v 新建线路 包含设置线路信息，套餐价格，站点。v 线路的提交v 线路的查询步骤三：新建线路及线路的管理1，怎样新建一条线路？ -设置线路信息v旅行社管理系统-线路管理-新建线路-设置线路信息。v注意必填项及图片的添加和上传。1，怎样新建一条线路？ -设置套餐价格v旅行社管理系统-线路管理-新建线路-设置线路信息。v新建线路时必须要新建个套餐，否则此线路无法使用。1， 怎样新建一条线路？ -设置站点v旅行社管理系统-线路管理-新建线路-设置站点v在“设置线路信息”页面输入线路信息保存后，会根据出发地和目的地默认一个站点。用户也可自行设置站点信息。2，线路的提交v旅行社管理系统-线路管理-线路列表-线路提交v线路新建后为草稿状态，点击提交后，此线路才能使用，不然新建订单和团队时无法看到此线路3，怎样进行线路查询？v旅行社管理系统-线路管理-线路列表v线路列表中的线路来源有来自于交易市场的线路和本系统中的线路。v输入线路名称或选择线路来源，可查询到与输入内容匹配的记录。可支持线路的模糊查询。v 新建订单v 订单的查询v 订单参团步骤四：新建订单和订单参团1，怎样新建一条订单？v旅行社管理系统-订单管理-新建订单v选择线路时，会自动带出出发地点，选择团队时，会自动带出该团的出发日期v如果选择的往来客户是零售客户，则不允许挂账，也就是说必须未收金额为0才能保存，不然无法保存此订单。选择的是统一管理的往来客户时，要本次未收金额小于或等于剩余挂账额度时才能保存此订单v点击“手工添加游客”，可弹出添加游客的对话框，添加接送站操作相同2，怎样查询订单？v旅行社管理系统-订单管理-订单列表v根据红色框内的关键信息，可在订单列表中快速查询出与之匹配的订单内容。v订单来源于交易市场，智慧旅游网，办公系统。来源于交易市场和智慧旅游网的订单不可修改和删除，只能查看和参团。3，订单参团v旅行社管理系统-订单管理-订单列表v在订单列表页面，勾选该订单前的复选框后点击参团，在弹出的选择团队界面可实现多笔订单加入某团队的操作。另外，直接点击该条记录操作栏中的“参团”，可实现单笔订单参团操作。v 新建团队v 团队计划表v 生成采购计划步骤五：新建团队及团队的管理1， 怎样新建一条团队？ -团队信息设置v旅行社管理系统-团队管理-新建团队-团队信息设置v注意必填项的填写1， 怎样新建一条团队？ -从订单导入游客信息v旅行社管理系统-团队管理-新建团队-从订单导入游客信息v在本线路或相关线路的订单复选框中选中订单，单击“加入团队”，然后单击“下一步”。1， 怎样新建一条团队？ -完善团队游客资料v旅行社管理系统-团队管理-新建团队-完善团队游客资料v默认选中“选择订单游客”，点击添加，可弹出该订单未计调游客列表，进行复选选择游客。同时也可新增订单游客名单。选择完成后点击“完成”即可。2， 团队计划表 -修改计划表v旅行社管理系统-团队列表-团队计划表v计划表中房差金额，其他费用等可编辑的字段默认带出的数据为整个订单的数据。点击修改，用户可对其进行编辑。v旅行社管理系统-团队列表-团队计划表v单击“显示/隐藏列”，弹出选择隐藏列表，勾选要隐藏的列，点击选择，界面将隐藏勾选的字段2， 团队计划表 -显示隐藏计划表3， 生成采购计划v旅行社管理系统-团队列表-生成采购计划v选择某团队的“生成采购计划”，可生成采购计划表，生成一次采购计划表后，再点“生成采购计划”则自动跳转至已产生的采购计划中。v 修改采购计划v 录入采购执行步骤六：编辑采购计划1， 修改采购计划v旅行社管理系统-采购计划v选择某团队的“修改采购计划”，可对采购计划进行修改和保存v系统默认自动带出酒店，餐馆，门票，导游的采购清单项，旅运，娱乐和线路勾选可带出。2， 录入采购执行v旅行社管理系统-采购计划v选择某团队的“录入采购执行”。采购执行默认带出采购计划中的数量和金额，用户可根据实际情况对其进行编辑v一定要输入“指定酒店”，“指定餐馆”等往来单位，不然无法进行保存v 新建导游报账单v 报账单提交步骤七：导游报账1， 新建报帐单v旅行社管理系统-导游报帐-新建报账单v选择某“团队编号”，点击保存，可带出该团在采购执行编辑的一些报账金额，用户可对其进行修改，新增等操作。v保存报帐单。v团队名称中只能带出当前导游的帐号所带的团队，且须尚未报帐的团队。2， 提交报帐单v旅行社管理系统-导游报帐-报账列表v选择提交v也可在新增或修改报账单的时直接提交v 团队审核v 财务审核步骤八：报账审核1， 团队审核v旅行社管理系统-团队管理-报账审核v单击“审核”，弹出报账单列表。审核打回时，必须要填写打回的原因，打回后导游可修改编辑报账单。团队审核通过时，进入财务审核。2， 财务审核v旅行社管理系统-财务管理-财务审核v选择要审核的报账，单击“审核”，审核状态变为“已审核通过”。当财务审核不通过时，导游可对报账重新进行修改编辑与提交。目 录v 系统总体流程v 具体操作流程-业务v 财务总体介绍v 具体功能介绍-财务v 实例操作流程-财务 财务总体介绍报表分报表分析析财务管财务管理理财务设置财务设置出纳登帐出纳登帐业务收款业务收款业务付款业务付款收入登帐收入登帐支出登帐支出登帐借款管理借款管理转账取款转账取款财务调账财务调账财务审核财务审核财务明细财务明细账户流水账户流水往来账款明细表往来账款明细表往来账款汇总表往来账款汇总表团队收支一览表团队收支一览表财务模块财务模块具体功能具体功能收入明细表收入明细表支出明细表支出明细表收入汇总表收入汇总表支出汇总表支出汇总表 业务与财务数据逻辑财务财务业务业务线路订单线路订单采购执行采购执行导游报账导游报账业务收款业务收款业务付款业务付款财务明细财务明细收入登帐收入登帐支出登帐支出登帐借款管理借款管理转账取款转账取款财务调账财务调账报表分析报表分析 财务流程财务设置 出纳登帐业务收款业务付款收入登帐支出登帐借款管理转账取款财务调账财务审核财务明细报表分析目 录v 系统总体流程v 具体操作流程-业务v 财务总体介绍v 具体功能介绍-财务v 实例操作流程-财务 财务具体功能-财务设置v启用财务模块前，应先进行财务设置v收入、支出项目设置n系统中有默认收支项目，这些项目不能被删除、禁用v银行账户设置n系统中的“现金”账户，为默认账户，开始使用时，要先设置账户的初始余额，这个余额将直接影响账户流水余额n设置的新的银行账户，需要设置初始余额 财务具体功能-出纳登账v业务场景：对业务中收到、付出的钱进行账户的确认v数据来源n线路订单、采购执行数据中，有收款金额及付款金额的业务v操作方法n进行出纳登账时，点击业务后面的“出纳登账”，将登账金额及账户记录清楚即可n可多次出纳登账，点新增即可 财务具体功能-业务收款v业务场景：主要处理各种类型的业务收款n对应收业务的后续收款n处理客户的预收款v数据来源n线路订单、收入登帐及导游报账中自动产生的收入记录，未收款大于0的情况v注意点n如客户不清楚收款的是哪笔业务，也可以不选择源单业务，保存。后续知道后，再进行修改。n预收款的处理同上 财务具体功能-业务付款v业务场景：主要处理各种类型的业务付款n对应收业务的后续付款n处理客户的预付款v数据来源n采购执行、支出登帐及导游报账中自动产生的支出记录，未付款大于0的情况v注意点n如客户不清楚付款的是哪笔业务，也可以不选择源单业务，保存。后续知道后，再进行修改。n预付款的处理同上 财务具体功能-收入登账v业务场景：主要处理公司其他各类收入业务v注意点n如发生的收入是属于团队相关的收入，需要录入团号，会根据团号将收入汇总至团队收支一览表n如发生的收入，没有收到全款，则必须要录入发生收入业务的单位等 财务具体功能-支出登账v业务场景：主要处理公司其他各类支出业务v注意点n如发生的支出是属于团队相关的支出，需要录入团号，会根据团号支出汇总至团队收支一览表n如发生的支出，没有付完全款，则必须要录入发生支出业务的单位或个人等 财务具体功能-借款管理v借款n包括借支团款、其他借款两种业务n选择借支团款业务时，需要选择导游及团号v还款n录入还款单时，需选择需还款的借款业务v借款管理n列示现有借款记录及还款情况 财务具体功能-转账取款v业务场景n主要处理转账业务、提取现金业务及将现金存入银行业务 财务具体功能-财务调账v业务场景n主要处理往来单位之间，账款尾数抹平、因质量等原因扣款、账款收不回来需把账结平等各种需要调账的业务v应收款调账：n对应收支类型为：收入；收入项目为调账。v应付款调账n对应收支类型为：支出；支出项目为调账。v提供三种调账方式：选择单据调账、按时间自动调账、按比例自动调账n选择单据调账：适用于知道哪笔业务需要调账n按时间自动调账：适用于不知道哪笔业务需要调账时。调减时：先从最早的业务开始调账，金额不够调账金额的就依次调下一笔业务，直到将金额调完为止。可手工修改n按比例自动调账：适用于不知道哪笔业务需要按调账时。调账时，根据现有业务未结清金额，按金额比例调账。可手工修改 财务具体功能-财务审核-导游报账v导游报账审核n流程：新增导游报账-计调提交-计调审核-财务审核v注意点n导游报账财务审核时，将根据报账数据产生财务记录。n每一条财务记录，对应一个财务编号n自动产生的财务记录，可在财务明细中查询到n对应的单据类型为导游报账v数据逻辑，以下字段如有数据就产生一条财务记录n导游现收-自动产生收款记录n导游现付-自动产生付款记录n本次记账金额-根据收入、支出项目，分别自动产生收入、支出记录n未付导服费-自动冲减该导游的应付记录n导游预支团款-自动冲减该导游的借支团款记录n应付导游金额-自动产生该导游的一笔应付记录 财务具体功能-财务审核-导游报账 财务具体功能-财务审核-导游报账 财务具体功能-财务明细v报表说明n主要显示所有财务记录的明细表，包括由业务系统自动产生的财务记录及财务模块录入的财务单据n可根据各种查询条件进行查询 财务-报表分析v账户流水n主要用来查询公司账户的进出流水账n可以按账户查询，也可以查询全部账户的流水账v往来账款明细表n主要是往来单位、导游、员工对账时查询的报表n能查询期间内具体每一笔业务的往来明细数据，非常方便对账n能让每笔业务数据，有据可查，从一定程度上保障数据安全性v往来账款汇总表n主要查询截止到某个时间，公司总体的往来账款汇总情况n能从汇总表中直接点击查看，可以联查到明细表v团队收支一览表n能清晰正确的反馈出每个团队在期间内是所有收支情况、利润情况，以及团队状态n能查询出所有已报账完成的团队利润情况v收入明细表、收入汇总表、支出明细表、支出汇总表n对收入、支出情况查询的报表n能按不同的汇总依据，从各维度统计收支情况 财务-报表分析目 录v 系统总体流程v 具体操作流程-业务v 财务总体介绍v 具体功能介绍-财务v 实例操作流程-财务 实例操作v业务场景：销售一条线路10000，收款2000，后续收款8000n流程：订单管理-新增订单-财务管理-业务收款新增订单后续收款 实例操作v业务场景：发团前，公司根据团队计划，向xx酒店预订20间房，单价200；预付1600。月底将尾款付清。n流程：采购管理-采购列表-录入采购执行-财务管理-业务付款n前期操作：建立好团队，制定了采购计划 实例操作v业务场景：发生了导游报账外的有关团队的其他收入和其他支出n收入：直接在财务管理-收入登账中，录入一张单据即可n支出：直接在财务管理-支出登账红，录入一张单据即可财务管理财务管理-应应付款调账付款调账财务管理财务管理-支出登账支出登账财务管理财务管理-业务付款业务付款录入支出录入支出金额金额20402040元，已付元，已付款金额为款金额为0 0元元选择对应选择对应的调账单的调账单据，录入据，录入调账金额：调账金额：-40-40元元选择对应选择对应当业务单当业务单据，录入据，录入付款金额：付款金额：20002000元元v举例：公司为xxx团出游，向华洋旅游用品公司购置一批旅游帽等装备，共2040元，购置时未付款。月底结账，抹去尾款40元，付款2000元，账务结清。 n操作步骤如下： 实例操作v业务场景：支出（收入）登账后，进行了付款（收款），后发现支出登账数据有误，需要修改。n有以下几种处理方式：财务管理财务管理支出支出(收入收入)登账登账-修改修改财务管理财务管理-业务付（收）业务付（收）款款-删单删单n1.删除对应付款单（收款单），再修改支出（收入）登账单n2.根据错误的金额，通过应付（收）款调账功能，进行调账，调整至正确数据。 如：原支出登账记录收入为800，后发现有误，应要记1000。可在应付款调账中，选择对 应的单据，调增200即可财务管理财务管理财务调账财务调账-应付（收）款调账应付（收）款调账 THE END