第三章第三章 凭证管理的详细设计凭证管理的详细设计第三章第三章 凭证管理的详细设计凭证管理的详细设计第一节第一节 凭证管理的总体设计凭证管理的总体设计第二节第二节 凭证录入与修改的功能设计凭证录入与修改的功能设计第三节第三节 凭证查询与汇总的功能设计凭证查询与汇总的功能设计第四节第四节 凭证审核与记账的功能设计凭证审核与记账的功能设计第五节第五节 期末转账凭证处理的功能设计期末转账凭证处理的功能设计思考题思考题第一节第一节 凭证管理的总体设计凭证管理的总体设计 n n 一、凭证管理的功能模块划分一、凭证管理的功能模块划分一、凭证管理的功能模块划分一、凭证管理的功能模块划分n凭证管理完成凭证的录入、修改、查询、汇总、审核、凭证管理完成凭证的录入、修改、查询、汇总、审核、记账等功能。它是电算化会计信息系统的重要组成部分。记账等功能。它是电算化会计信息系统的重要组成部分。n由于凭证管理是用户日常工作中使用最频繁的子系统，由于凭证管理是用户日常工作中使用最频繁的子系统，因此，要求具备友好的用户界面，让用户能够快速、轻松、因此，要求具备友好的用户界面，让用户能够快速、轻松、方便、灵活地完成凭证处理工作。方便、灵活地完成凭证处理工作。n从会计业务流程看，凭证管理是会计信息系统的上游子从会计业务流程看，凭证管理是会计信息系统的上游子系统，是会计信息处理的起点，它采集和加工的信息是否系统，是会计信息处理的起点，它采集和加工的信息是否正确、完整、可靠，必将波及下游系统。因此，如何确保正确、完整、可靠，必将波及下游系统。因此，如何确保数据的正确性、完整性和可靠性，也是凭证管理设计中应数据的正确性、完整性和可靠性，也是凭证管理设计中应考虑的主要问题。凭证管理的功能模块划分如图考虑的主要问题。凭证管理的功能模块划分如图3-13-1所示。所示。图图3-1 3-1 凭证管理的功能模块划分图凭证管理的功能模块划分图n n二、凭证管理的数据存储设计二、凭证管理的数据存储设计二、凭证管理的数据存储设计二、凭证管理的数据存储设计n凭证管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理中已凭证管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理中已经设计，没有设计的有凭证数据基表和常用摘要数据基表，以经设计，没有设计的有凭证数据基表和常用摘要数据基表，以及对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期及对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期间损益结转定义四个转账定义基表。间损益结转定义四个转账定义基表。n凭证和常用摘要数据基表的名称分别为凭证和常用摘要数据基表的名称分别为PzPz和和ZyZy。在在PzPz基表中基表中存储核算年度的所有凭证数据，包括已记账凭证和未记账凭证，存储核算年度的所有凭证数据，包括已记账凭证和未记账凭证，而以前年度凭证存储在历史数据基表（而以前年度凭证存储在历史数据基表（LpzLpz）中。中。n在在ZyZy基表中存储各操作员的常用摘要，该基表的作用是在制基表中存储各操作员的常用摘要，该基表的作用是在制单时可以简化摘要录入，摘要不设计历史数据基表，单时可以简化摘要录入，摘要不设计历史数据基表，ZyZy基表中基表中的常用摘要按操作员加以区分，每个制单操作员都有自己的常的常用摘要按操作员加以区分，每个制单操作员都有自己的常用摘要，无论在那个账套，操作员都可以使用自己建立的常用用摘要，无论在那个账套，操作员都可以使用自己建立的常用摘要，摘要，ZyZy基表是各账套的公用数据基表。基表是各账套的公用数据基表。PzPz和和ZyZy两个基表的数两个基表的数据结构分别如表据结构分别如表3-13-1和表和表3-23-2所示。所示。n对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期间损益结转定义四个转账凭证定义基表是为自动生成相应的转间损益结转定义四个转账凭证定义基表是为自动生成相应的转账机制凭证而设计的。其基表名称分别为账机制凭证而设计的。其基表名称分别为DyjzDyjz、XscbjzXscbjz、HdsyjzHdsyjz、QjsyjzQjsyjz。各基表的数据结构分别如表各基表的数据结构分别如表3-33-3表表3-63-6所示。所示。n n三、常用摘要维护的功能设计三、常用摘要维护的功能设计三、常用摘要维护的功能设计三、常用摘要维护的功能设计n n在有些会计软件中，将常用摘要设计为由指定的操作员维护，在有些会计软件中，将常用摘要设计为由指定的操作员维护，由各操作员共同使用的模式。这样设计的优点是摘要比较规范，由各操作员共同使用的模式。这样设计的优点是摘要比较规范，其缺点是由于摘要是统一的、公用的，不能满足每个操作员的其缺点是由于摘要是统一的、公用的，不能满足每个操作员的习惯，不便于记忆，制单时寻找摘要速度较慢，由于摘要数据习惯，不便于记忆，制单时寻找摘要速度较慢，由于摘要数据由统一的一个或少数几个操作员来维护，所以常用摘要数据得由统一的一个或少数几个操作员来维护，所以常用摘要数据得不到及时的增补或更新。不到及时的增补或更新。n笔者认为既然摘要不是查询、汇总、统计等数据处理的关键笔者认为既然摘要不是查询、汇总、统计等数据处理的关键字，那么就没有必要进行统一，而应该尊重各操作员的不同习字，那么就没有必要进行统一，而应该尊重各操作员的不同习惯，建立自己的常用摘要，系统中的每个制单人都维护和使用惯，建立自己的常用摘要，系统中的每个制单人都维护和使用自己的常用摘要。这样既符合各人的习惯，又便于记忆，并且自己的常用摘要。这样既符合各人的习惯，又便于记忆，并且对每个制单人而言，其常用摘要相对较少，从而可以提高摘要对每个制单人而言，其常用摘要相对较少，从而可以提高摘要的寻找速度。的寻找速度。n但如此设计也存在一定问题，如果操作员工作不认真，乱建但如此设计也存在一定问题，如果操作员工作不认真，乱建常用摘要，并不及时对其进行整理，那么当系统运行时间较长常用摘要，并不及时对其进行整理，那么当系统运行时间较长时，就会使常用摘要变多、变乱，解决这一问题的措施是由操时，就会使常用摘要变多、变乱，解决这一问题的措施是由操作员本人或账套主管定期对常用摘要进行整理。作员本人或账套主管定期对常用摘要进行整理。n常用摘要维护具有增加、修改、删除、查询、打印等功能，常用摘要维护具有增加、修改、删除、查询、打印等功能，其界面如图其界面如图3-23-2所示。所示。n n三、常用摘要维护的功能设计三、常用摘要维护的功能设计三、常用摘要维护的功能设计三、常用摘要维护的功能设计n n在图在图3-23-2中，对各种功能的使用应具有一定限制，对于一般中，对各种功能的使用应具有一定限制，对于一般操作员只允许增、修、删、查询、打印自己使用的摘要，系统操作员只允许增、修、删、查询、打印自己使用的摘要，系统根据各操作员的编号，列示其常用摘要。如果以一般操作员身根据各操作员的编号，列示其常用摘要。如果以一般操作员身份登录，则查看不到他人建立的摘要，并且份登录，则查看不到他人建立的摘要，并且“操作员选择操作员选择”值值列表和列表和“全删全删”按钮为暗色，即为不可选状态。按钮为暗色，即为不可选状态。n但如果以系统管理员或账套主管身份登录，则但如果以系统管理员或账套主管身份登录，则“操作员选择操作员选择”值列表和值列表和“全删全删”按钮，以及按钮，以及“删除删除”和和“打印打印”按钮为正按钮为正常色，即为可选状态，但此时常色，即为可选状态，但此时“增加增加”和和“修改修改”为暗色，即为暗色，即为不可选状态，此时，系统管理员或账套主管必须选择某一操为不可选状态，此时，系统管理员或账套主管必须选择某一操作员，系统根据所选择的操作员显示其常用摘要，此时可以对作员，系统根据所选择的操作员显示其常用摘要，此时可以对该操作员的常用摘要进行部分删除或全部删除，但不能增加或该操作员的常用摘要进行部分删除或全部删除，但不能增加或修改某操作员的常用摘要，部分删除是对该操作员的常用摘要修改某操作员的常用摘要，部分删除是对该操作员的常用摘要进行整理，可用进行整理，可用“删除删除”功能完成，全部删除是将该操作员的功能完成，全部删除是将该操作员的常用摘要全部删掉，当某操作员不做制单工作时，可使用此功常用摘要全部删掉，当某操作员不做制单工作时，可使用此功能将该操作员的常用摘要全部删掉。能将该操作员的常用摘要全部删掉。n n三、常用摘要维护的功能设计三、常用摘要维护的功能设计三、常用摘要维护的功能设计三、常用摘要维护的功能设计n、增加常用摘要、增加常用摘要n以一般操作员身份登录，选以一般操作员身份登录，选“增加增加”则系统在数据区的最后则系统在数据区的最后一行之后，自动增加一个空行，可直接在此空行内输入新增加一行之后，自动增加一个空行，可直接在此空行内输入新增加的常用摘要。的常用摘要。n（1 1）摘要编号：用户必须输入。可根据自己的习惯编号，但）摘要编号：用户必须输入。可根据自己的习惯编号，但自己所使用的摘要编号必须惟一，不能重复。一般采用数字编自己所使用的摘要编号必须惟一，不能重复。一般采用数字编码，如码，如“001001”、“002002”等。等。n（2 2）摘要：必须输入。输入操作员的常用摘要内容。）摘要：必须输入。输入操作员的常用摘要内容。n（3 3）摘要助记码：可为空，摘要助记码可采用摘要前十个汉）摘要助记码：可为空，摘要助记码可采用摘要前十个汉字拼音字头构成助记码，如字拼音字头构成助记码，如“应付材料款应付材料款”其助记码可编为其助记码可编为“YFCLKYFCLK”。n（4 4）科目编号：在制单时，摘要往往与应借或应贷会计科目科目编号：在制单时，摘要往往与应借或应贷会计科目之间具有一定联系，如之间具有一定联系，如“付某单位材料款付某单位材料款”可能与银行存款科可能与银行存款科目有关，因此在制单时，在输入摘要的同时，应借或应贷会计目有关，因此在制单时，在输入摘要的同时，应借或应贷会计科目自动产生，从而加快制单速度。该项可用值列表在科目字科目自动产生，从而加快制单速度。该项可用值列表在科目字典中选取，选取时由于科目较多，可通过输入科目编号或科目典中选取，选取时由于科目较多，可通过输入科目编号或科目助记码来筛选科目，在值列表中应列示科目编号、助记码和科助记码来筛选科目，在值列表中应列示科目编号、助记码和科目全称三项。目全称三项。n（）科目全称：在选择科目编号时自动填入，不需用户输（）科目全称：在选择科目编号时自动填入，不需用户输入。入。n n三、常用摘要维护的功能设计三、常用摘要维护的功能设计三、常用摘要维护的功能设计三、常用摘要维护的功能设计n2 2、修改常用摘要、修改常用摘要n当操作员认为自己使用的常用摘要需要修改时，可利用修改当操作员认为自己使用的常用摘要需要修改时，可利用修改功能对其进行修改。修改可直接在图功能对其进行修改。修改可直接在图3-23-2界面进行修改。选界面进行修改。选“修修改改”后即可对数据区列示的常用摘要进行修改。后即可对数据区列示的常用摘要进行修改。n3 3、删除常用摘要、删除常用摘要n当操作员认为需要对自己的常用摘要进行清理时，可利用删当操作员认为需要对自己的常用摘要进行清理时，可利用删除功能对摘要进行删除。除功能对摘要进行删除。n当系统管理员或账套主管认为需要对各操作员的常用摘要进当系统管理员或账套主管认为需要对各操作员的常用摘要进行清理时，也可利用删除功能对各操作员的常用摘要进行删除。行清理时，也可利用删除功能对各操作员的常用摘要进行删除。删除可直接在图删除可直接在图3-23-2界面进行。先在数据区选择要删除的常用摘界面进行。先在数据区选择要删除的常用摘要，可选择一条或多条，然后选要，可选择一条或多条，然后选“删除删除”即可。即可。n4 4、当以系统管理员或账套主管身份登录时、当以系统管理员或账套主管身份登录时，既可以对各操作，既可以对各操作员的常用摘要进行查阅和打印，还可以对各操作员的常用摘要员的常用摘要进行查阅和打印，还可以对各操作员的常用摘要进行整理（部分删除）和全部删除，但不能对各操作员的常用进行整理（部分删除）和全部删除，但不能对各操作员的常用摘要进行增加和修改。摘要进行增加和修改。n5 5、打印常用摘要、打印常用摘要n由于常用摘要数据项不太多，可根据显示的记录将各数据项由于常用摘要数据项不太多，可根据显示的记录将各数据项全部打印出来。全部打印出来。n“确认确认”与与“放弃放弃”功能与其他数据维护的对应功能相同。功能与其他数据维护的对应功能相同。第二节第二节 凭证录入与修改的功能设计凭证录入与修改的功能设计n n记账凭证是登记账簿的依据，账簿数据的正确与否完全取决记账凭证是登记账簿的依据，账簿数据的正确与否完全取决于记账凭证，凭证是核心子系统的惟一数据源，填制凭证是最于记账凭证，凭证是核心子系统的惟一数据源，填制凭证是最基础和最频繁的工作，因此，必须确保凭证的准确完整。基础和最频繁的工作，因此，必须确保凭证的准确完整。n填制凭证有两种方式，一种方式是先手工编制凭证，然后将填制凭证有两种方式，一种方式是先手工编制凭证，然后将其输入计算机。这种方式适用于单机运行，或系统刚刚投入运其输入计算机。这种方式适用于单机运行，或系统刚刚投入运行，计算机处理与手工处理并行阶段。这种方式由于需要依赖行，计算机处理与手工处理并行阶段。这种方式由于需要依赖手工操作，自动化程度较低，且难以保证手工凭证与机内凭证手工操作，自动化程度较低，且难以保证手工凭证与机内凭证的一致性。的一致性。n另一种方式是直接上机制证，即在不编制手工凭证的情况下，另一种方式是直接上机制证，即在不编制手工凭证的情况下，直接上机编制凭证并在打印机上实时地输出凭证。这种方式适直接上机编制凭证并在打印机上实时地输出凭证。这种方式适用于网络运行，采用网络版软件在多台计算机上并行运行系统。用于网络运行，采用网络版软件在多台计算机上并行运行系统。这种方式能大大提高系统效率，确保输出凭证与机内凭证的一这种方式能大大提高系统效率，确保输出凭证与机内凭证的一致性。故凭证的录入方式以直接上机制证方式为宜。致性。故凭证的录入方式以直接上机制证方式为宜。 n凭证填制的功能较多，需要输入的信息也较多，因此，要求凭证填制的功能较多，需要输入的信息也较多，因此，要求界面设计要合理，且要方便操作。将所有的功能都设计在工具界面设计要合理，且要方便操作。将所有的功能都设计在工具栏内，留下绝大部分空间作为数据输入区。凭证填制具有打印、栏内，留下绝大部分空间作为数据输入区。凭证填制具有打印、预览、输出、引入、增加、修改、查询、复制、增行、删行、预览、输出、引入、增加、修改、查询、复制、增行、删行、摘要、冲销、保存、放弃、帮助、退出等功能。其录入界面如摘要、冲销、保存、放弃、帮助、退出等功能。其录入界面如图图3-33-3所示。所示。n1 1、增加凭证、增加凭证n当选择制单功能时，系统进入制单界面，此时屏幕数据为空，当选择制单功能时，系统进入制单界面，此时屏幕数据为空，功能选项只有增加、查询、帮助、退出为可选状态，其他功能功能选项只有增加、查询、帮助、退出为可选状态，其他功能失效（为暗色）。选择失效（为暗色）。选择“增加增加”后数据区显示新凭证需要录入后数据区显示新凭证需要录入的各数据项，此时增加、修改、冲销功能失效，其他功能可选，的各数据项，此时增加、修改、冲销功能失效，其他功能可选，即进入了新凭证的录入状态，在数据区可以输入各项数据。即进入了新凭证的录入状态，在数据区可以输入各项数据。n（1 1）凭证类型：根据系统参数设置，如果在系统参数设置中）凭证类型：根据系统参数设置，如果在系统参数设置中将凭证设置为分收付转，则此项由系统根据制单选择自动赋值将凭证设置为分收付转，则此项由系统根据制单选择自动赋值为为“收款收款”、“付款付款”、“转账转账”三个值。三个值。n如果在系统参数设置中将凭证设置为不分收付转，则此项由如果在系统参数设置中将凭证设置为不分收付转，则此项由系统根据科目账类自动赋值为系统根据科目账类自动赋值为“收付收付”和和“转账转账”两个值。两个值。n赋值时录入的所有记录都被赋值。赋值时录入的所有记录都被赋值。n凭证号由系统根据按年连续编号或按月连续编号规则自动产凭证号由系统根据按年连续编号或按月连续编号规则自动产生。若采用按年连续编号则系统将参数基表中年凭证号取出加生。若采用按年连续编号则系统将参数基表中年凭证号取出加1 1后生成新凭证号；若采用按月连续编号则系统将参数基表中月后生成新凭证号；若采用按月连续编号则系统将参数基表中月凭证号取出加凭证号取出加1 1后生成新凭证号。后生成新凭证号。n凭证的标题根据选择显示。总之，凭证号是由系统自动生成凭证的标题根据选择显示。总之，凭证号是由系统自动生成的，不是手工输入的，如此可以保证凭证号的连续性，但在网的，不是手工输入的，如此可以保证凭证号的连续性，但在网络软件的程序设计中，要考虑并发问题，在程序上加以必要控络软件的程序设计中，要考虑并发问题，在程序上加以必要控制。制。n（2 2）制单日期：由系统根据服务器系统时钟自动生成，不需）制单日期：由系统根据服务器系统时钟自动生成，不需输入。该日期决不能根据终端机系统时钟产生，否则会产生凭输入。该日期决不能根据终端机系统时钟产生，否则会产生凭证制单日期错误。并且在系统投入运行前，必须将服务器系统证制单日期错误。并且在系统投入运行前，必须将服务器系统时钟调整正确。时钟调整正确。n（3 3）摘要：必须输入，在）摘要：必须输入，在2020个汉字之内。摘要主要用汉字表个汉字之内。摘要主要用汉字表述。为了减轻输入汉字的负担，应采取一些简化的措施。其做述。为了减轻输入汉字的负担，应采取一些简化的措施。其做法是提供常用摘要的记忆功能、动态拼词组句功能和由上向下法是提供常用摘要的记忆功能、动态拼词组句功能和由上向下的自动转抄和复制功能。的自动转抄和复制功能。n如果某一摘要（或摘要的一部分）是经常重复使用的，用户如果某一摘要（或摘要的一部分）是经常重复使用的，用户可以在不退出增加状态下，用可以在不退出增加状态下，用“摘要摘要”功能随时为指定的摘要功能随时为指定的摘要定义编码、助记码、摘要内容和会计科目，以便以后输入摘要定义编码、助记码、摘要内容和会计科目，以便以后输入摘要时使用。时使用。n摘要既可直接输入，也可用摘要既可直接输入，也可用“预览预览”功能从常用摘要中选取，功能从常用摘要中选取，选取时可根据摘要编码或助记码选取，在摘要预览窗口需要设选取时可根据摘要编码或助记码选取，在摘要预览窗口需要设计编码和助记码两个摘要查询条件输入框，在此只需输入摘要计编码和助记码两个摘要查询条件输入框，在此只需输入摘要编码或助记码的前导子集即可。编码或助记码的前导子集即可。n如摘要内容为如摘要内容为“应付材料价款应付材料价款”，其助记码为，其助记码为“YFCLYFCL”，只只要输入要输入Y Y、YFYF、YFCYFC或或YFCLYFCL，在预览窗口中就会出现输入助记码在预览窗口中就会出现输入助记码所对应的一条或多条摘要内容，输入的助记码越准确，所获得所对应的一条或多条摘要内容，输入的助记码越准确，所获得的无用摘要就越少。用户可以用鼠标或回车键选择所需要的摘的无用摘要就越少。用户可以用鼠标或回车键选择所需要的摘要，这时，预览窗口被选择的内容就被移入录入窗口的摘要编要，这时，预览窗口被选择的内容就被移入录入窗口的摘要编辑区。辑区。n所谓摘要的动态拼词组句功能，就是允许用户多次使用摘要所谓摘要的动态拼词组句功能，就是允许用户多次使用摘要记忆功能，将两个或两个以上的摘要词组拼成一个新的摘要。记忆功能，将两个或两个以上的摘要词组拼成一个新的摘要。n如先通过在预览窗口输入如先通过在预览窗口输入“YFCLYFCL”，获得一个摘要词组获得一个摘要词组“应应付材料款付材料款”，在该词组的任何位置定位光标，如，在该词组的任何位置定位光标，如“应付应付”后定后定位光标，再用位光标，再用“预览预览”功能输入功能输入“WZZGCWZZGC”，其中其中“WZZGCWZZGC”是是“五州轧钢厂五州轧钢厂”摘要词组的助记码，回车后就形成摘要词组的助记码，回车后就形成“应付五州应付五州轧钢厂材料款轧钢厂材料款”。n由于记账需要，凭证上的每一行都必须输入摘要。但多数情由于记账需要，凭证上的每一行都必须输入摘要。但多数情况下同一个凭证中各行的摘要内容都是相同的，因此，凭证录况下同一个凭证中各行的摘要内容都是相同的，因此，凭证录入应具备摘要的自动转抄和复制功能，在输完一行凭证内容转入应具备摘要的自动转抄和复制功能，在输完一行凭证内容转入下一行时入下一行时, ,系统自动将上行摘要内容转抄到下一行系统自动将上行摘要内容转抄到下一行, ,在用鼠标在用鼠标或键盘选定某一摘要内容之后，可用摘要列（鼠标右键）设计或键盘选定某一摘要内容之后，可用摘要列（鼠标右键）设计提供的提供的“复制复制”和和“粘贴粘贴”功能将其复制到光标定位行。功能将其复制到光标定位行。n无论采用那种简化摘要输入方法，对于已输入的摘要都可以无论采用那种简化摘要输入方法，对于已输入的摘要都可以进行增、改、删等编辑。进行增、改、删等编辑。n如果对于常用摘要建立了对应科目，则在选择常用摘要时，如果对于常用摘要建立了对应科目，则在选择常用摘要时，同行的科目名称就会自动填入，当采用动态拼词组句功能时，同行的科目名称就会自动填入，当采用动态拼词组句功能时，以先选优先原则填入科目编号和科目名称，如果第一次选择的以先选优先原则填入科目编号和科目名称，如果第一次选择的摘要有对应科目，则该科目编号和科目名称填入后，再选取摘摘要有对应科目，则该科目编号和科目名称填入后，再选取摘要进行拼词组句时，该科目编号和科目名称不变。但可用科目要进行拼词组句时，该科目编号和科目名称不变。但可用科目选择功能予以改变。一般情况下，此方法可以加快科目的输入，选择功能予以改变。一般情况下，此方法可以加快科目的输入，其效率取决于摘要和对应科目之间的联系是否紧密。其效率取决于摘要和对应科目之间的联系是否紧密。n（）科目编号、科目全称、科目账类：为了提高输入速度（）科目编号、科目全称、科目账类：为了提高输入速度和确保科目的准确性，几乎所有的会计软件，在制单时会计科和确保科目的准确性，几乎所有的会计软件，在制单时会计科目都不是输入的，而是根据输入的科目编号、助记码、科目名目都不是输入的，而是根据输入的科目编号、助记码、科目名称等从科目字典中选取的，且制单时可选取的会计科目必须是称等从科目字典中选取的，且制单时可选取的会计科目必须是末级科目，即系统只列示末级科目标志为末级科目，即系统只列示末级科目标志为“”的科目。的科目。n在凭证填制界面显示科目全称，而在存储凭证时存储科目编在凭证填制界面显示科目全称，而在存储凭证时存储科目编号，这无疑是一种正确的做法。号，这无疑是一种正确的做法。n在先手工制证，然后输入计算机的情况下，用户需查阅科目在先手工制证，然后输入计算机的情况下，用户需查阅科目字典，并将科目编号和科目名称事先写在凭证上，然后由录入字典，并将科目编号和科目名称事先写在凭证上，然后由录入员依样输入计算机。员依样输入计算机。n而在直接上机制证方式下，应采用科目的无记忆输入法。其而在直接上机制证方式下，应采用科目的无记忆输入法。其特点概括如下：在输入会计科目时，可以输入科目编号的前导特点概括如下：在输入会计科目时，可以输入科目编号的前导子集。子集。n如如“银行存款银行存款- -人民币户人民币户- -工行桥南分理处工行桥南分理处”科目所对应的科科目所对应的科目号为目号为“10201021020102”，输入该科目时，可输入，输入该科目时，可输入1 1、1010、102102、1020110201或或10201021020102，操作员能记住几位就输几位，以回车键结束，操作员能记住几位就输几位，以回车键结束输入（或选择输入（或选择“预览预览”功能）后，在预览窗口中就会出现与输功能）后，在预览窗口中就会出现与输入编码对应的一个或多个科目，输入的编号越准确，所获得的入编码对应的一个或多个科目，输入的编号越准确，所获得的无用科目就越少，选择就越快，当什么都不输入时，系统将把无用科目就越少，选择就越快，当什么都不输入时，系统将把科目字典中所有的会计科目都列示出来以供选择，用户可以用科目字典中所有的会计科目都列示出来以供选择，用户可以用鼠标或回车键选择正确的科目。鼠标或回车键选择正确的科目。n此时，如果系统参数设置中设置了制单科目限制，则制单程此时，如果系统参数设置中设置了制单科目限制，则制单程序将根据操作员权限字典检查制单人与科目使用权限的对应关序将根据操作员权限字典检查制单人与科目使用权限的对应关系，若制单人对所选的会计科目无使用权，则系统提示警告信系，若制单人对所选的会计科目无使用权，则系统提示警告信息后不返回所选科目，否则，若制单人对所选的会计科目有使息后不返回所选科目，否则，若制单人对所选的会计科目有使用权，或者系统参数设置中没有设置制单科目限制，则系统返用权，或者系统参数设置中没有设置制单科目限制，则系统返回所选科目的编号和全称，并将科目全称赋给凭证填制界面的回所选科目的编号和全称，并将科目全称赋给凭证填制界面的科目全称数据项，而将科目编号赋给凭证填制界面的科目编号科目全称数据项，而将科目编号赋给凭证填制界面的科目编号数据项，将科目账类赋给凭证填制界面的科目账类数据项，不数据项，将科目账类赋给凭证填制界面的科目账类数据项，不过考虑界面空间因素，科目编号和科目账类两个数据项为非显过考虑界面空间因素，科目编号和科目账类两个数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是科目编号和科目账类，而不示项。真正存储在凭证基表中的是科目编号和科目账类，而不是科目全称。是科目全称。n科目的无记忆输入法，还为用户提供了另一种科目输入方式，科目的无记忆输入法，还为用户提供了另一种科目输入方式，即科目助记码输入方式。所谓科目助记码，就是由各级会计科即科目助记码输入方式。所谓科目助记码，就是由各级会计科目名称的汉字拼音字头组合而成的编码。目名称的汉字拼音字头组合而成的编码。n如如“银行存款银行存款- -人民币户人民币户- -工行桥南分理处工行桥南分理处”科目的助记码就科目的助记码就是是“YRGYRG”，这种编码有重码的可能，因此，不能用于数据处理，这种编码有重码的可能，因此，不能用于数据处理，但对方便用户操作，加快制单输入速度却有奇妙的作用。若操但对方便用户操作，加快制单输入速度却有奇妙的作用。若操作员不习惯输入科目编号，则可以采用科目助记码输入方式输作员不习惯输入科目编号，则可以采用科目助记码输入方式输入会计科目。在输入科目助记码时，也只需输入其正确编码的入会计科目。在输入科目助记码时，也只需输入其正确编码的前导子集。前导子集。n如对上述科目，输入如对上述科目，输入Y Y、YRYR或或YRGYRG均可，以回车键结束输入均可，以回车键结束输入（或选择：（或选择：“预览预览”功能）后，在预览窗口中就会出现与输入功能）后，在预览窗口中就会出现与输入助记码对应的一个或多个科目，以下过程与输入科目编码相同。助记码对应的一个或多个科目，以下过程与输入科目编码相同。n当然也可以直接输入科目名称，对于输入的科目名称，系统当然也可以直接输入科目名称，对于输入的科目名称，系统按包含关系匹配，在预览窗口中就会出现科目字典中，科目全按包含关系匹配，在预览窗口中就会出现科目字典中，科目全称包含所输科目名称的一个或多个科目，以下过程与输入科目称包含所输科目名称的一个或多个科目，以下过程与输入科目编码相同。编码相同。n总之，在制单时会计科目是从科目字典中选取的，而绝对不总之，在制单时会计科目是从科目字典中选取的，而绝对不可直接输入，所输入的信息只不过是为了在科目字典中查找与可直接输入，所输入的信息只不过是为了在科目字典中查找与之匹配的会计科目而已。这样可以确保所选取的会计科目在科之匹配的会计科目而已。这样可以确保所选取的会计科目在科目字典中存在。如果需要使用新会计科目，可先用系统管理中目字典中存在。如果需要使用新会计科目，可先用系统管理中的科目字典维护功能，将新科目增设到科目字典中，然后在制的科目字典维护功能，将新科目增设到科目字典中，然后在制单时才可使用。单时才可使用。n（4 4）辅助信息：为了会计系统后续处理的需要，在凭证录入）辅助信息：为了会计系统后续处理的需要，在凭证录入时，还需输入一些辅助信息，在科目录入之后，如果所录入的时，还需输入一些辅助信息，在科目录入之后，如果所录入的会计科目涉及到部门核算、往来户核算、项目核算、外币核算、会计科目涉及到部门核算、往来户核算、项目核算、外币核算、数量核算，此时都需要录入辅助信息。数量核算，此时都需要录入辅助信息。n如当凭证上出现应收、应付等往来科目时，需输入往来客户、如当凭证上出现应收、应付等往来科目时，需输入往来客户、供应商或个人的辅助信息，以便登记往来账；供应商或个人的辅助信息，以便登记往来账；n当凭证上出现外币科目时，需输入外币种类和金额，系统根当凭证上出现外币科目时，需输入外币种类和金额，系统根据外币汇率字典中的汇率及其折算方式信息自动折算为本位币据外币汇率字典中的汇率及其折算方式信息自动折算为本位币金额。金额。n为了实现这些辅助信息的输入，在科目字典数据基表中，设为了实现这些辅助信息的输入，在科目字典数据基表中，设计了部门核算标志、往来核算、项目核算标志、外币核算、数计了部门核算标志、往来核算、项目核算标志、外币核算、数量核算等字段。量核算等字段。n在凭证填制界面，如果所输入的会计科目涉及到辅助信息时，在凭证填制界面，如果所输入的会计科目涉及到辅助信息时，则系统进入辅助信息录入窗口。由于辅助信息比较多，出于规则系统进入辅助信息录入窗口。由于辅助信息比较多，出于规范可将辅助信息录入设计在一个窗口内，根据科目所涉及的辅范可将辅助信息录入设计在一个窗口内，根据科目所涉及的辅助核算信息不同，该窗口内的可输入数据项和不可输入数据项助核算信息不同，该窗口内的可输入数据项和不可输入数据项（失效项）也不同。其辅助信息录入窗口如图（失效项）也不同。其辅助信息录入窗口如图3-43-4所示。所示。n在图在图3-43-4中，根据科目所涉及到的辅助信息来输入一些数据项：中，根据科目所涉及到的辅助信息来输入一些数据项：n当涉及到资金结算科目时，需要输入结算方式、票号、发生当涉及到资金结算科目时，需要输入结算方式、票号、发生日期；日期；n当涉及到部门时，需要输入部门编号和部门名称；当涉及到部门时，需要输入部门编号和部门名称；n当涉及到往来客户时，需要输入客户编号、客户名称、业务当涉及到往来客户时，需要输入客户编号、客户名称、业务员、票号、发生日期；员、票号、发生日期；n当涉及到供应商往来时，需要输入供应商编号、供应商名称、当涉及到供应商往来时，需要输入供应商编号、供应商名称、业务员、票号、发生日期；业务员、票号、发生日期；n当涉及个人往来时，需要输入个人编号和姓名；当涉及个人往来时，需要输入个人编号和姓名；n当涉项目时，需要输入项目大类的编号、名称和明细项目的当涉项目时，需要输入项目大类的编号、名称和明细项目的编号、名称；编号、名称；n无论是科目、客户往来、供应商往来、个人往来、项目核算，无论是科目、客户往来、供应商往来、个人往来、项目核算，都可能涉及到外币，此时都要求输入外币种类的编号和名称，都可能涉及到外币，此时都要求输入外币种类的编号和名称，以及外币金额；当科目、部门核算、客户往来、供应商往来、以及外币金额；当科目、部门核算、客户往来、供应商往来、项目核算涉及到数量时，都要求输入数量和单价。各数据项的项目核算涉及到数量时，都要求输入数量和单价。各数据项的输入如下：输入如下：n 部门名称：当科目涉及到部门核算时，则必须输入部门信部门名称：当科目涉及到部门核算时，则必须输入部门信息，输入时与制单时会计科目输入类同，必须从部门字典中选息，输入时与制单时会计科目输入类同，必须从部门字典中选取，输入时可输入部门编号、部门助记码、部门名称，系统根取，输入时可输入部门编号、部门助记码、部门名称，系统根据输入的部门编号和助记码，按前位匹配关系，根据输入的部据输入的部门编号和助记码，按前位匹配关系，根据输入的部门名称按包含关系，将满足条件的部门列示在预览窗口，输入门名称按包含关系，将满足条件的部门列示在预览窗口，输入的信息越准确，所获得的无用部门就越少，选择就越快，当什的信息越准确，所获得的无用部门就越少，选择就越快，当什么都不输入时，系统将把部门字典中所有部门都列示出来以供么都不输入时，系统将把部门字典中所有部门都列示出来以供选择，用户可以用鼠标或回车键选择正确的部门。选择，用户可以用鼠标或回车键选择正确的部门。n选择后系统将部门全称赋给辅助信息界面的部门全称数据项，选择后系统将部门全称赋给辅助信息界面的部门全称数据项，而将部门编号赋给部门编号数据项，不过部门编号数据项为非而将部门编号赋给部门编号数据项，不过部门编号数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是部门编号，而不是部门全显示项。真正存储在凭证基表中的是部门编号，而不是部门全称。称。n 客户名称：当科目涉及到客户往来核算时，则必须输入客客户名称：当科目涉及到客户往来核算时，则必须输入客户往来信息，输入时与部门信息输入类同，输入客户编号、客户往来信息，输入时与部门信息输入类同，输入客户编号、客户助记码、客户名称均可，从客户字典中选取正确的客户后，户助记码、客户名称均可，从客户字典中选取正确的客户后，系统将客户名称赋给辅助信息界面的客户名称数据项，而将客系统将客户名称赋给辅助信息界面的客户名称数据项，而将客户编号和客户所属分类编号分别赋给客户编号和客户所属分类户编号和客户所属分类编号分别赋给客户编号和客户所属分类编号两个数据项，不过这两个数据项为非显示项。真正存储在编号两个数据项，不过这两个数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是客户编号和客户所属分类编号，而不是客户名凭证基表中的是客户编号和客户所属分类编号，而不是客户名称。供应商名称的输入与客户名称输入相同。个人姓名的输入称。供应商名称的输入与客户名称输入相同。个人姓名的输入与客户名称输入也相似，这里不赘述。与客户名称输入也相似，这里不赘述。n 项目大类：当科目或往来户涉及到项目核算时，则必须输项目大类：当科目或往来户涉及到项目核算时，则必须输入项目信息，首先需要输入的是项目大类，输入时与制单时会入项目信息，首先需要输入的是项目大类，输入时与制单时会计科目输入类同，必须从项目分类字典中选取，且要选取一级计科目输入类同，必须从项目分类字典中选取，且要选取一级项目类别，系统根据输入的项目大类编号；或助记码；或项目项目类别，系统根据输入的项目大类编号；或助记码；或项目大类名称，将满足条件的一级项目列示在预览窗口，用户可以大类名称，将满足条件的一级项目列示在预览窗口，用户可以用鼠标或回车键选择正确的项目大类。用鼠标或回车键选择正确的项目大类。n选择后系统将项目大类名称赋给辅助信息界面的项目大类数选择后系统将项目大类名称赋给辅助信息界面的项目大类数据项，而将项目大类编号赋给项目大类编号数据项，不过项目据项，而将项目大类编号赋给项目大类编号数据项，不过项目大类编号数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是项目大类编号数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是项目大类（一级项目分类）编号，而不是项目大类名称。大类（一级项目分类）编号，而不是项目大类名称。n 项目：当科目或往来户涉及到项目核算时，必须输入项目信息，项目：当科目或往来户涉及到项目核算时，必须输入项目信息，在输入项目大类之前项目选择失效，只有在选择完项目大类之后项目在输入项目大类之前项目选择失效，只有在选择完项目大类之后项目才为可输入状态，系统根据选择的项目大类，在项目核算科目字典中才为可输入状态，系统根据选择的项目大类，在项目核算科目字典中找到项目大类所对应的项目档案基表名，然后根据项目档案基表中的找到项目大类所对应的项目档案基表名，然后根据项目档案基表中的数据来输入明细项目信息，也就是说项目信息是从项目档案字典中选数据来输入明细项目信息，也就是说项目信息是从项目档案字典中选取的。取的。n项目信息输入与会计科目输入类同，必须从项目档案字典中选取，项目信息输入与会计科目输入类同，必须从项目档案字典中选取，系统根据输入的项目编号；或助记码；或项目名称，将满足条件的项系统根据输入的项目编号；或助记码；或项目名称，将满足条件的项目列示在预览窗口，选择正确的项目后，系统将项目名称赋给辅助信目列示在预览窗口，选择正确的项目后，系统将项目名称赋给辅助信息界面的项目数据项，而将项目编号赋给项目编号数据项，再将项目息界面的项目数据项，而将项目编号赋给项目编号数据项，再将项目所属分类号赋给项目分类编号数据项，项目编号和项目分类编号两个所属分类号赋给项目分类编号数据项，项目编号和项目分类编号两个数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是这两个非显示项，而数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是这两个非显示项，而不是项目名称。不是项目名称。n 外币种类：当科目、部门、往来户、项目核算涉及到外币时，外币种类：当科目、部门、往来户、项目核算涉及到外币时，则必须输入外币信息，与制单的会计科目输入类同，必须从外币汇率则必须输入外币信息，与制单的会计科目输入类同，必须从外币汇率字典中选取，输入时可输入外币的编号和名称，系统根据输入的外币字典中选取，输入时可输入外币的编号和名称，系统根据输入的外币编号按前位匹配关系，根据输入的外币名称按包含关系，将满足条件编号按前位匹配关系，根据输入的外币名称按包含关系，将满足条件的外币列示在预览窗口，当什么都不输入时，系统将把外币汇率字典的外币列示在预览窗口，当什么都不输入时，系统将把外币汇率字典中所有外币都列示出来以供选择，用户可以用鼠标或回车键选择正确中所有外币都列示出来以供选择，用户可以用鼠标或回车键选择正确的外币。的外币。n选择后系统将外币名称赋给辅助信息界面的外币种类数据项，而将选择后系统将外币名称赋给辅助信息界面的外币种类数据项，而将外币编号赋给外币编号数据项，将汇率赋给汇率数据项，将折算方式外币编号赋给外币编号数据项，将汇率赋给汇率数据项，将折算方式赋给折算方式数据项，不过外币编号、汇率、折算方式三个数据项在赋给折算方式数据项，不过外币编号、汇率、折算方式三个数据项在辅助信息界面为非显示项。真正存储在凭证基表中的是外币编号、汇辅助信息界面为非显示项。真正存储在凭证基表中的是外币编号、汇率和折算方式，而不是外币种类。率和折算方式，而不是外币种类。n 外币金额：必须在选择了外币种类之后才可输入，直接在外币金额：必须在选择了外币种类之后才可输入，直接在辅助信息界面输入即可。系统自动根据外币金额、汇率和折算辅助信息界面输入即可。系统自动根据外币金额、汇率和折算方式计算出本位币金额，并将计算结果自动带入凭证当前行的方式计算出本位币金额，并将计算结果自动带入凭证当前行的借方金额栏，如果不为借方，可设计用空格键调整到贷方。此借方金额栏，如果不为借方，可设计用空格键调整到贷方。此金额为暗色，即为不可改动状态，如若改动则必须通过从新选金额为暗色，即为不可改动状态，如若改动则必须通过从新选择科目后，再输入部门、往来户、项目等信息，再从新选择外择科目后，再输入部门、往来户、项目等信息，再从新选择外币种类，并输入外币金额，最后从新计算本位币金额。币种类，并输入外币金额，最后从新计算本位币金额。n 数量和单价：当科目、部门、往来户、项目核算涉及到数数量和单价：当科目、部门、往来户、项目核算涉及到数量时，则必须输入数量和单价，直接在辅助信息界面输入即可。量时，则必须输入数量和单价，直接在辅助信息界面输入即可。系统自动根据输入的数量和单价计算出金额，并将计算结果自系统自动根据输入的数量和单价计算出金额，并将计算结果自动带入凭证当前行的借方金额栏，如果不为借方，可设计用空动带入凭证当前行的借方金额栏，如果不为借方，可设计用空格键调整到贷方。与外币金额相同此金额为暗色，不可改动，格键调整到贷方。与外币金额相同此金额为暗色，不可改动，如若改动则需从新选择科目后，再输入部门、往来户、项目等如若改动则需从新选择科目后，再输入部门、往来户、项目等信息，再从新输入数量和单价，最后从新计算金额。信息，再从新输入数量和单价，最后从新计算金额。n 结算方式：当核算涉及到资金结算时，需要输入结算方式，结算方式：当核算涉及到资金结算时，需要输入结算方式，可采用下拉列表框方式在现金结算、现金支票、转账支票、电可采用下拉列表框方式在现金结算、现金支票、转账支票、电汇、商业汇票、银行本票、银行汇票、信用卡、网络结算、内汇、商业汇票、银行本票、银行汇票、信用卡、网络结算、内部转账、其他等可选值之间选取。部转账、其他等可选值之间选取。n 票号、业务员、发生日期：当涉及到资金结算、客户往来票号、业务员、发生日期：当涉及到资金结算、客户往来或供应商往来时，需要输入这三个数据项。此时票号可输入支或供应商往来时，需要输入这三个数据项。此时票号可输入支票号或往来业务的单据号票号或往来业务的单据号, , 业务员可输入该笔业务的销售或采业务员可输入该笔业务的销售或采购人员，如果建立核算单位职员字典，可用值列表方式在职员购人员，如果建立核算单位职员字典，可用值列表方式在职员字典中选取。字典中选取。n辅助信息录入完成之后，刚刚输入的各项辅助信息都被显示辅助信息录入完成之后，刚刚输入的各项辅助信息都被显示在图在图3-33-3中数据区的下部，当凭证填制输入下一条分录时，其上中数据区的下部，当凭证填制输入下一条分录时，其上一条分录的辅助信息将不被显示，也就是说数据区下部的各辅一条分录的辅助信息将不被显示，也就是说数据区下部的各辅助信息项只显示当前分录的辅助信息。当用鼠标或键盘上下移助信息项只显示当前分录的辅助信息。当用鼠标或键盘上下移动凭证分录时，各辅助信息项所显示的内容是不断变动的，其动凭证分录时，各辅助信息项所显示的内容是不断变动的，其显示的内容取决于光标所在的分录。制单时对凭证的分录数没显示的内容取决于光标所在的分录。制单时对凭证的分录数没有限制，当凭证的分录数较多时，可用数据滚动条、上下移动有限制，当凭证的分录数较多时，可用数据滚动条、上下移动键、翻页键等滚动凭证分录数据。键、翻页键等滚动凭证分录数据。n（5 5）借、贷方金额：如果核算科目涉及到外币或数量时，借、）借、贷方金额：如果核算科目涉及到外币或数量时，借、贷方金额不需输入，由系统自动算出，并且不能直接修改，若贷方金额不需输入，由系统自动算出，并且不能直接修改，若要修改可通过从新选择科目后，再修改外币额或数量，再由系要修改可通过从新选择科目后，再修改外币额或数量，再由系统算出金额实现。统算出金额实现。n如果核算科目没有涉及到外币或数量，则可直接在借方金额如果核算科目没有涉及到外币或数量，则可直接在借方金额栏或贷方金额栏输入，可用空格键调整金额的借贷方向。栏或贷方金额栏输入，可用空格键调整金额的借贷方向。n另外，在输入借贷方金额时，经常需要根据原始凭证进行简另外，在输入借贷方金额时，经常需要根据原始凭证进行简单的加减乘除运算，为此在制单过程中系统应提供计算器功能。单的加减乘除运算，为此在制单过程中系统应提供计算器功能。一旦操作员需要使用计算器时，可触发热键（或功能键）调出一旦操作员需要使用计算器时，可触发热键（或功能键）调出计算器进行计算。当计算结束，撤消计算器时，即可将计算结计算器进行计算。当计算结束，撤消计算器时，即可将计算结果带回到当前编辑行的借方栏（如不为借方，可用空格键调整果带回到当前编辑行的借方栏（如不为借方，可用空格键调整到贷方），也可放弃计算结果。到贷方），也可放弃计算结果。n例如，可用热键例如，可用热键F9F9来激发计算器，若再按一次来激发计算器，若再按一次F9F9则则撤消计算器窗口并将计算结果带回，若按撤消计算器窗口并将计算结果带回，若按ESCESC键则撤消计算键则撤消计算器窗口并放弃计算结果。器窗口并放弃计算结果。n（6 6）附件张数：在附件张数处直接输入即可。）附件张数：在附件张数处直接输入即可。n（7 7）录入后的处理：按照上述方法，填制完凭证内容之后，）录入后的处理：按照上述方法，填制完凭证内容之后，并不等于凭证录入已完成，还要用并不等于凭证录入已完成，还要用“保存保存”功能将输入的内容功能将输入的内容存入数据库，并打印输出凭证后，凭证录入才算完成。存入数据库，并打印输出凭证后，凭证录入才算完成。n若选若选“放弃放弃”则本次输入的内容作废，系统会在保持原凭证日则本次输入的内容作废，系统会在保持原凭证日期和凭证号的前提下，给用户提供一张空白的凭证，用户可以期和凭证号的前提下，给用户提供一张空白的凭证，用户可以重新开始上述的凭证录入工作。重新开始上述的凭证录入工作。n在一个凭证录入完成并选在一个凭证录入完成并选“保存保存”时，系统要进行两项检查，时，系统要进行两项检查，第一检查借贷是否平衡，若不平衡，则给出错误提示，用户必第一检查借贷是否平衡，若不平衡，则给出错误提示，用户必须更正使之平衡；第二检查是否有漏填项，在凭证录入时，可须更正使之平衡；第二检查是否有漏填项，在凭证录入时，可以有空行，但不能有漏填项，在填入内容的行中，摘要和科目以有空行，但不能有漏填项，在填入内容的行中，摘要和科目必须输入，借、贷方金额必须有一项不为零，而另一项为空必须输入，借、贷方金额必须有一项不为零，而另一项为空（或零），若发现有漏填项，则系统会给出提示信息。只有在（或零），若发现有漏填项，则系统会给出提示信息。只有在两项检查都正确时，才可存盘，并可用两项检查都正确时，才可存盘，并可用“打印打印”功能将填完的功能将填完的凭证打印出来。凭证打印出来。n（8 8）制单人：由程序根据系统登录时输入的操作员编号自动）制单人：由程序根据系统登录时输入的操作员编号自动填入。填入。n2、增行和删行、增行和删行n在图在图3-3凭证填制界面，无论是新增凭证还是修改已录入的凭证，凭证填制界面，无论是新增凭证还是修改已录入的凭证，都可用都可用“增行增行”功能在光标所在位置之下增加一个空行，在此空行内功能在光标所在位置之下增加一个空行，在此空行内输入凭证分录信息。制单时可能需要删除某行数据，则可用输入凭证分录信息。制单时可能需要删除某行数据，则可用“删行删行”功能将光标所在行删掉，但凭证应至少有两条分录。功能将光标所在行删掉，但凭证应至少有两条分录。n 3、预览、预览n 在图在图3-3凭证填制界面，无论是新增凭证还是修改已录入的凭证，凭证填制界面，无论是新增凭证还是修改已录入的凭证，都可用都可用“预览预览”功能，该功能视光标所在位置不同而异。在摘要栏选功能，该功能视光标所在位置不同而异。在摘要栏选择此功能时，可在常用摘要字典中选取摘要；在科目栏选择此功能时，择此功能时，可在常用摘要字典中选取摘要；在科目栏选择此功能时，可在科目字典中选取科目。可在科目字典中选取科目。n 4、摘要、摘要n在系统中具有制单权限的操作员，都可维护自己的常用摘要。往往在系统中具有制单权限的操作员，都可维护自己的常用摘要。往往操作员在制单时，录入摘要的过程中，可能会发现此摘要可能以后会操作员在制单时，录入摘要的过程中，可能会发现此摘要可能以后会经常用到，想要将其存储在常用摘要字典中，以便以后使用，在此情经常用到，想要将其存储在常用摘要字典中，以便以后使用，在此情况下，可用此功能在制单时将选定的摘要随时存储起来。其过程是在况下，可用此功能在制单时将选定的摘要随时存储起来。其过程是在制单时用鼠标或键盘随意选定想要保存的摘要，然后选择制单时用鼠标或键盘随意选定想要保存的摘要，然后选择“摘要摘要”功功能，在常用摘要填加窗口，选定的摘要被直接携带过来，可对此摘要能，在常用摘要填加窗口，选定的摘要被直接携带过来，可对此摘要进行编辑，然后再为其编制摘要编码、助记码和对应科目，通过进行编辑，然后再为其编制摘要编码、助记码和对应科目，通过“确确认认”功能将该摘要存储在常用摘要字典中，选功能将该摘要存储在常用摘要字典中，选“放弃放弃”则此次增填常则此次增填常用摘要作废。用摘要作废。n 5 5、复制、复制n在图在图3-33-3凭证填制界面，在新增凭证或修改凭证时，可用凭证填制界面，在新增凭证或修改凭证时，可用“复复制制”功能将以前编制的凭证内容复制到当前编制凭证中，复制功能将以前编制的凭证内容复制到当前编制凭证中，复制时先用时先用“查询查询”功能查询出需要的凭证，包括当前年度凭证和功能查询出需要的凭证，包括当前年度凭证和以前年度凭证，可利用以前年度凭证，可利用“复制复制”功能在查询出来的凭证中，将功能在查询出来的凭证中，将选定的凭证内容复制到当前填制的凭证中，包括辅助信息，但选定的凭证内容复制到当前填制的凭证中，包括辅助信息，但当前填制凭证的凭证号和日期等不变，利用复制已前凭证功能当前填制凭证的凭证号和日期等不变，利用复制已前凭证功能时，当前填制凭证的内容应为空，否则将会被复制内容所覆盖。时，当前填制凭证的内容应为空，否则将会被复制内容所覆盖。利用复制已前凭证功能可大大提高制单速度。利用复制已前凭证功能可大大提高制单速度。n、查询凭证、查询凭证n只有在选择了只有在选择了“增加增加”、“修改修改”功能或者在没有选择任何功能或者在没有选择任何功能的初始状态下，功能的初始状态下，“查询查询”功能才为可选，根据输入的查询功能才为可选，根据输入的查询条件，将满足条件的凭证从当年凭证基表或历史凭证基表中查条件，将满足条件的凭证从当年凭证基表或历史凭证基表中查询出来。其具体功能详见询出来。其具体功能详见“凭证查询凭证查询”功能设计。功能设计。n、修改凭证、修改凭证n首先选择首先选择“查询查询”功能找到要修改的凭证，然后选择功能找到要修改的凭证，然后选择“修改修改”功能对查询出来的凭证进行修改。此时增加、修改、冲销功功能对查询出来的凭证进行修改。此时增加、修改、冲销功能失效（为暗色）。即进入了凭证的修改状态，在数据区可以能失效（为暗色）。即进入了凭证的修改状态，在数据区可以修改和输入各项数据。修改和输入各项数据。n凭证修改可以对以前录入但尚未审核或审核未通过的凭证进凭证修改可以对以前录入但尚未审核或审核未通过的凭证进行修改，也可以对审核通过但未记账的凭证进行修改，但必须行修改，也可以对审核通过但未记账的凭证进行修改，但必须先修改审核标志，将审核通过改为未审核或审核未通过之后才先修改审核标志，将审核通过改为未审核或审核未通过之后才可修改。可修改。n凭证修改只能修改凭证的具体内容，而不能修改凭证号和日凭证修改只能修改凭证的具体内容，而不能修改凭证号和日期。操作员应该在录入和审核过程中谨慎细心，最好不要做过期。操作员应该在录入和审核过程中谨慎细心，最好不要做过多的凭证修改。多的凭证修改。n另外，在修改时可以利用打印、预览、输出、引入、查询、另外，在修改时可以利用打印、预览、输出、引入、查询、复制、增行、删行、摘要、保存、放弃等各种功能。但利用复制、增行、删行、摘要、保存、放弃等各种功能。但利用“删行删行”功能时，不允许将凭证内容删空，至少要保留两行内容，功能时，不允许将凭证内容删空，至少要保留两行内容，并使借贷平衡，只有如此才可用并使借贷平衡，只有如此才可用“保存保存”功能将修改后的凭证功能将修改后的凭证保存到凭证基表中。保存到凭证基表中。n修改从其功能上说也是一种录入。但在修改前，必须先利用修改从其功能上说也是一种录入。但在修改前，必须先利用“查询查询”功能查询要修改的凭证。若找不到该凭证或该凭证已功能查询要修改的凭证。若找不到该凭证或该凭证已通过审核，系统将给出相应的提示信息。在修改时用户只能修通过审核，系统将给出相应的提示信息。在修改时用户只能修改凭证的摘要、科目、辅助信息和借、贷方金额。对凭证内容改凭证的摘要、科目、辅助信息和借、贷方金额。对凭证内容的修改实质上是对凭证内容的再次录入，因此，凭证内容的修的修改实质上是对凭证内容的再次录入，因此，凭证内容的修改和录入完全相同。改和录入完全相同。n凭证修改完成的后续处理过程与凭证录入完成的后续处理过凭证修改完成的后续处理过程与凭证录入完成的后续处理过程相同。系统将在保证借贷金额相等，且没有漏添项时，对所程相同。系统将在保证借贷金额相等，且没有漏添项时，对所做的确认做出反映，即存储和打印被修改的凭证。若放弃则本做的确认做出反映，即存储和打印被修改的凭证。若放弃则本次修改无效，原凭证不变。次修改无效，原凭证不变。n凭证的修改是在凭证已经录入的基础上进行的。凭证号是在凭证的修改是在凭证已经录入的基础上进行的。凭证号是在凭证录入时，由系统根据系统参数自动生成的，录入一经确认凭证录入时，由系统根据系统参数自动生成的，录入一经确认后，凭证号就不允许变动了，录入和修改的区别是录入时系统后，凭证号就不允许变动了，录入和修改的区别是录入时系统为录入的凭证生成新凭证号，而修改则利用凭证号查询要修改为录入的凭证生成新凭证号，而修改则利用凭证号查询要修改的凭证后进行修改，除此之外，录入和修改的功能完全相同。的凭证后进行修改，除此之外，录入和修改的功能完全相同。n凭证的修改应具有一定的权限限制，即谁填制的凭证应由谁凭证的修改应具有一定的权限限制，即谁填制的凭证应由谁来修改。有些软件的凭证修改可随意设置，可设置为可由任何来修改。有些软件的凭证修改可随意设置，可设置为可由任何人来修改，由于凭证修改是无痕迹的，如此设置不便于分清责人来修改，由于凭证修改是无痕迹的，如此设置不便于分清责任。但账套主管应设计为具有修改他人所填制凭证的权力。任。但账套主管应设计为具有修改他人所填制凭证的权力。n、输出凭证、输出凭证n输出凭证并不是将凭证输出到屏幕上或在打印机上打印出来，输出凭证并不是将凭证输出到屏幕上或在打印机上打印出来，而是与常用摘要类同，将常用凭证保存起来，以便在以后制单而是与常用摘要类同，将常用凭证保存起来，以便在以后制单时引入（复制）常用凭证内容。时引入（复制）常用凭证内容。n输出凭证是将查询出来的凭证或当前正在填制的凭证保存起输出凭证是将查询出来的凭证或当前正在填制的凭证保存起来，在以后填制凭证时，如果发现所填制的凭证与保存起来的来，在以后填制凭证时，如果发现所填制的凭证与保存起来的凭证内容类同，则可将保存起来的凭证内容引入到当前所填制凭证内容类同，则可将保存起来的凭证内容引入到当前所填制的凭证中。的凭证中。n输出的凭证通常保存在服务器中各操作员专用目录的输出的凭证通常保存在服务器中各操作员专用目录的“我的我的账簿账簿”文件夹中。输出凭证时，操作员要为输出的凭证指定文文件夹中。输出凭证时，操作员要为输出的凭证指定文件名（可用汉字名称），系统以一定的格式（一般以文本格式）件名（可用汉字名称），系统以一定的格式（一般以文本格式）将输出的凭证按系统指定路径和文件名存储起来。将输出的凭证按系统指定路径和文件名存储起来。n输出文件的数据结构应与输出文件的数据结构应与PzPz基表的结构类同，输出凭证数据时基表的结构类同，输出凭证数据时只输出凭证内容，不输出凭证号和日期，将当前凭证的各项数据只输出凭证内容，不输出凭证号和日期，将当前凭证的各项数据（包括非显示项）存储到输出文件即可。（包括非显示项）存储到输出文件即可。n一般操作员都习惯在自己的工作目录下一般操作员都习惯在自己的工作目录下“我的账簿我的账簿”文件夹中，文件夹中，存储输出的凭证、凭证查询条件、凭证汇总条件、各种账簿查询存储输出的凭证、凭证查询条件、凭证汇总条件、各种账簿查询条件、科目汇总表查询条件等信息，以便在需要时调用。条件、科目汇总表查询条件等信息，以便在需要时调用。n利用此功能可以大大提高操作员的工作效率。当某一定义信息利用此功能可以大大提高操作员的工作效率。当某一定义信息不再需要时，可在引用界面或在操作系统环境下利用操作系统的不再需要时，可在引用界面或在操作系统环境下利用操作系统的删除功能将其删除。删除功能将其删除。n、引入凭证、引入凭证n是输出凭证的逆过程。在制单时，如果发现所填制凭证与以前是输出凭证的逆过程。在制单时，如果发现所填制凭证与以前保存起来的凭证内容类同，则可用保存起来的凭证内容类同，则可用“引入引入”功能将保存起来的凭功能将保存起来的凭证内容引入到当前所填制的凭证中，这可以加快填制凭证的速度。证内容引入到当前所填制的凭证中，这可以加快填制凭证的速度。n引入凭证时，系统只列示操作员专用目录下引入凭证时，系统只列示操作员专用目录下“我的账簿我的账簿”文件文件夹中，操作员要选择被引入凭证的文件名，系统按指定的文件名夹中，操作员要选择被引入凭证的文件名，系统按指定的文件名将数据引入到当前填制的凭证中。在数据引入时，将输出凭证文将数据引入到当前填制的凭证中。在数据引入时，将输出凭证文件的各项数据赋给当前凭证的各对应数据项（包括非显示项）即件的各项数据赋给当前凭证的各对应数据项（包括非显示项）即可。可。n引入凭证数据时只引入凭证内容，当前的凭证号和日期不改变。引入凭证数据时只引入凭证内容，当前的凭证号和日期不改变。可对引入的凭证内容进行修改。在引入界面应设计删除功能，以可对引入的凭证内容进行修改。在引入界面应设计删除功能，以便删除以后不再引用的凭证。便删除以后不再引用的凭证。n、冲销凭证、冲销凭证n首先选择首先选择“查询查询”功能在本年度凭证基表中找到要冲销的凭功能在本年度凭证基表中找到要冲销的凭证（必须是本年度已记账凭证），然后选择证（必须是本年度已记账凭证），然后选择“冲销冲销”功能针对功能针对查询出来的凭证自动产生一个冲销凭证。此时除保存和放弃功查询出来的凭证自动产生一个冲销凭证。此时除保存和放弃功能有效外，其他功能全部失效（为暗色）。即进入了冲销凭证能有效外，其他功能全部失效（为暗色）。即进入了冲销凭证的生成状态，系统自动根据查询出来的凭证生成冲销凭证，并的生成状态，系统自动根据查询出来的凭证生成冲销凭证，并为其分配凭证号，产生凭证日期。为其分配凭证号，产生凭证日期。n但若查询出来的是以前年度的凭证或是未记账凭证，则系统但若查询出来的是以前年度的凭证或是未记账凭证，则系统不允许生成其冲销凭证。冲销凭证的生成比较简单，将查询输不允许生成其冲销凭证。冲销凭证的生成比较简单，将查询输出凭证的借、贷方金额全部用红字（或负数）表示，将摘要改出凭证的借、贷方金额全部用红字（或负数）表示，将摘要改为为“冲销冲销号凭证号凭证”，并为冲销凭证分配凭证号和赋凭证日，并为冲销凭证分配凭证号和赋凭证日期值即可。期值即可。n对于自动生成的冲销凭证内容，不允许用户改动。用户只能对于自动生成的冲销凭证内容，不允许用户改动。用户只能在在“保存保存”和和“放弃放弃”中作出选择。与凭证修改不同，由于凭中作出选择。与凭证修改不同，由于凭证的冲销是有迹可寻的，所以凭证冲销有无权限限制均可。证的冲销是有迹可寻的，所以凭证冲销有无权限限制均可。n、打印凭证、打印凭证n在制单时在制单时“打印凭证打印凭证”功能几乎总处于失效状态，只有在新增凭证功能几乎总处于失效状态，只有在新增凭证录入完成或修改凭证修改完成，并已成功保存之后，录入完成或修改凭证修改完成，并已成功保存之后，“打印凭证打印凭证”功功能才为可选，此时可打印填制的凭证。能才为可选，此时可打印填制的凭证。n由于凭证的大小是有一定规格的，所以在凭证分录较多时，打印应由于凭证的大小是有一定规格的，所以在凭证分录较多时，打印应具有分页功能，且每页的上部都要有标题、凭证号、日期、附件张数具有分页功能，且每页的上部都要有标题、凭证号、日期、附件张数等信息，每页的底部都要有记账、审核、出纳、制单等有关签字信息。等信息，每页的底部都要有记账、审核、出纳、制单等有关签字信息。n打印凭证时，凭证分录内容必须打印，其辅助信息由于数据项太多，打印凭证时，凭证分录内容必须打印，其辅助信息由于数据项太多，可设计在一栏内打印可设计在一栏内打印,将各行科目涉及到的辅助信息名称用连字符将各行科目涉及到的辅助信息名称用连字符“-”串接起来打印即可。串接起来打印即可。n系统应对凭证的打印进行有效控制，一般在凭证录入或修改完成之系统应对凭证的打印进行有效控制，一般在凭证录入或修改完成之后要打印，且只打印一次凭证，其他情况下不允许打印。但为防意外，后要打印，且只打印一次凭证，其他情况下不允许打印。但为防意外，账套主管在查询凭证时可以打印凭证。账套主管在查询凭证时可以打印凭证。第三节第三节 凭证查询与汇总的功能设计凭证查询与汇总的功能设计n n一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计n n凭证查询是经常使用的模块，也是关系比较复杂的模块，既凭证查询是经常使用的模块，也是关系比较复杂的模块，既凭证查询是经常使用的模块，也是关系比较复杂的模块，既凭证查询是经常使用的模块，也是关系比较复杂的模块，既要考虑查询对象，又要考虑查询方式，还要考虑查询条件的组要考虑查询对象，又要考虑查询方式，还要考虑查询条件的组要考虑查询对象，又要考虑查询方式，还要考虑查询条件的组要考虑查询对象，又要考虑查询方式，还要考虑查询条件的组合关系，以及查询结果的输出形式等。合关系，以及查询结果的输出形式等。合关系，以及查询结果的输出形式等。合关系，以及查询结果的输出形式等。n n、查询对象、查询对象、查询对象、查询对象n n凭证查询对象包括未记账凭证、已记账凭证和以前年度凭证凭证查询对象包括未记账凭证、已记账凭证和以前年度凭证凭证查询对象包括未记账凭证、已记账凭证和以前年度凭证凭证查询对象包括未记账凭证、已记账凭证和以前年度凭证三种。由于这三种类型的凭证存储在不同的数据基表中，所以三种。由于这三种类型的凭证存储在不同的数据基表中，所以三种。由于这三种类型的凭证存储在不同的数据基表中，所以三种。由于这三种类型的凭证存储在不同的数据基表中，所以查询对象不同，所涉及的数据基表也不同。当年的未记账凭证查询对象不同，所涉及的数据基表也不同。当年的未记账凭证查询对象不同，所涉及的数据基表也不同。当年的未记账凭证查询对象不同，所涉及的数据基表也不同。当年的未记账凭证和已记账凭证存储在和已记账凭证存储在和已记账凭证存储在和已记账凭证存储在PzPzPzPz基表中，而以前年度凭证存储在基表中，而以前年度凭证存储在基表中，而以前年度凭证存储在基表中，而以前年度凭证存储在LpzLpzLpzLpz基表基表基表基表中。中。中。中。n n 2 2 2 2、查询方式、查询方式、查询方式、查询方式n n 用户的需求不同，其查询方式也各不相同，一般有按凭证号用户的需求不同，其查询方式也各不相同，一般有按凭证号用户的需求不同，其查询方式也各不相同，一般有按凭证号用户的需求不同，其查询方式也各不相同，一般有按凭证号查询、按日期查询、按科目查询、按科目对应关系查询、按制查询、按日期查询、按科目查询、按科目对应关系查询、按制查询、按日期查询、按科目查询、按科目对应关系查询、按制查询、按日期查询、按科目查询、按科目对应关系查询、按制单人查询、按金额查询、按部门、往来户、项目等辅助信息查单人查询、按金额查询、按部门、往来户、项目等辅助信息查单人查询、按金额查询、按部门、往来户、项目等辅助信息查单人查询、按金额查询、按部门、往来户、项目等辅助信息查询等多种。查询方式的复杂性和多样性，决定必须合理设计凭询等多种。查询方式的复杂性和多样性，决定必须合理设计凭询等多种。查询方式的复杂性和多样性，决定必须合理设计凭询等多种。查询方式的复杂性和多样性，决定必须合理设计凭证查询功能，才能满足各种不同的凭证查询需求。证查询功能，才能满足各种不同的凭证查询需求。证查询功能，才能满足各种不同的凭证查询需求。证查询功能，才能满足各种不同的凭证查询需求。n n一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计n 3 3、查询条件的组合关系设计、查询条件的组合关系设计n查询凭证时，首先要输入查询条件；然后查询程序根据输入查询凭证时，首先要输入查询条件；然后查询程序根据输入的查询条件在相应的凭证数据基表中进行查询；最后输出查询的查询条件在相应的凭证数据基表中进行查询；最后输出查询结果。按查询结果不同，查询分以凭证为单元查询和以记录为结果。按查询结果不同，查询分以凭证为单元查询和以记录为单元查询两种。以凭证为单元的查询条件输入窗口如图单元查询两种。以凭证为单元的查询条件输入窗口如图3-53-5所示。所示。n在图在图3-53-5中，科目与科目对应关系两个数据项之间具有互斥关中，科目与科目对应关系两个数据项之间具有互斥关系，若选科目就不能再选科目对应关系，反之若选科目对应关系，若选科目就不能再选科目对应关系，反之若选科目对应关系就不能再选科目，且在选择科目对应关系时，其借、贷方必系就不能再选科目，且在选择科目对应关系时，其借、贷方必须全部输入内容。须全部输入内容。n同样输入辅助信息时，往来类型和往来户也必须同时输入，同样输入辅助信息时，往来类型和往来户也必须同时输入，项目大类和项目也要同时输入。在组成查询条件时，这些具有项目大类和项目也要同时输入。在组成查询条件时，这些具有互斥关系或连带关系的数据项被视为一个查询条件项，输入的互斥关系或连带关系的数据项被视为一个查询条件项，输入的各查询条件项之间为逻辑各查询条件项之间为逻辑“与与”关系。这样设计的主要原因是关系。这样设计的主要原因是使查询出来的凭证具有一定的准确性。各项条件的输入如下。使查询出来的凭证具有一定的准确性。各项条件的输入如下。n（1 1）凭证类型：该项可用值列表方式输入，如果系统参数设）凭证类型：该项可用值列表方式输入，如果系统参数设置中，设置凭证不分收付转，则该项可在收付、转账和空值三置中，设置凭证不分收付转，则该项可在收付、转账和空值三个可选值之间任选其一，否则，该项可在收款、付款、转账和个可选值之间任选其一，否则，该项可在收款、付款、转账和空值四个可选值之间任选其一。选空值时，此项条件不考虑，空值四个可选值之间任选其一。选空值时，此项条件不考虑，即所有类型的凭证全部包括。即所有类型的凭证全部包括。 n n一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计n（2 2）查询对象：具有已记账凭证、未记账凭证、以前年度凭）查询对象：具有已记账凭证、未记账凭证、以前年度凭证三个可选值，为了缩小查询凭证的范围，尽快找到所要查询证三个可选值，为了缩小查询凭证的范围，尽快找到所要查询的凭证，可将此选择项设计成单选组方式，即在查询对象的三的凭证，可将此选择项设计成单选组方式，即在查询对象的三个可选值中必须选择其中一项，且只能选择一项。当选择查询个可选值中必须选择其中一项，且只能选择一项。当选择查询以前年度凭证时，日期条件项必须输入，在起止日期中输入要以前年度凭证时，日期条件项必须输入，在起止日期中输入要查询凭证的年份。查询凭证的年份。n（3 3）凭证号：可输入起止凭证号区间，若输入则起止凭证号）凭证号：可输入起止凭证号区间，若输入则起止凭证号两项必须都输入，若起止凭证号相同时，则只查询一个凭证；两项必须都输入，若起止凭证号相同时，则只查询一个凭证；否则，若起止凭证号都为空时，则此项条件忽略；若起止凭证否则，若起止凭证号都为空时，则此项条件忽略；若起止凭证号不同时，则查询程序将大于等于起始凭证号，并小于等于终号不同时，则查询程序将大于等于起始凭证号，并小于等于终止凭证号的凭证查询出来。止凭证号的凭证查询出来。n （4 4）日期：可输入起止日期区间，日期包括年、月、日，但）日期：可输入起止日期区间，日期包括年、月、日，但日期区间不可跨年度。若输入则起止日期两项必须都输入，若日期区间不可跨年度。若输入则起止日期两项必须都输入，若起止日期相同时，则只查询一天的凭证；否则，若起止日期都起止日期相同时，则只查询一天的凭证；否则，若起止日期都为空时，则此项条件忽略；若起止日期不同时，则查询大于等为空时，则此项条件忽略；若起止日期不同时，则查询大于等于起始日期，并小于等于终止日期的凭证。当选择查询以前年于起始日期，并小于等于终止日期的凭证。当选择查询以前年度凭证时，此项条件必须输入。度凭证时，此项条件必须输入。n（5 5）科目、科目对应关系：科目与科目对应关系是互斥的，）科目、科目对应关系：科目与科目对应关系是互斥的，即若输入科目则科目对应关系不允许输入，否则，若输入科目即若输入科目则科目对应关系不允许输入，否则，若输入科目对应关系则科目不允许输入，但两项可全不输入，若两项全不对应关系则科目不允许输入，但两项可全不输入，若两项全不输入则此项条件忽略；输入则此项条件忽略；n n一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计n（8 8）部门：若不输入则此项条件忽略，若输入则查询程序按）部门：若不输入则此项条件忽略，若输入则查询程序按输入的部门进行查询。将具有此部门核算的凭证查询出来。输输入的部门进行查询。将具有此部门核算的凭证查询出来。输入采用值列表在部门字典中选取，其输入与制单的部门输入相入采用值列表在部门字典中选取，其输入与制单的部门输入相同。输入时显示部门全称，但在组成查询条件时用部门编号。同。输入时显示部门全称，但在组成查询条件时用部门编号。因此，在查询条件输入界面还要设计部门编号非显示项。因此，在查询条件输入界面还要设计部门编号非显示项。n（9 9）往来类型：当需要按往来户查询凭证时，需要输入此项）往来类型：当需要按往来户查询凭证时，需要输入此项和往来户数据项，并且此项必须在往来户数据项之前输入。输和往来户数据项，并且此项必须在往来户数据项之前输入。输入可采用值列表在客户、供应商、个人和空值四个可选值之间入可采用值列表在客户、供应商、个人和空值四个可选值之间选取。查询时根据此项判断往来户的类型。选取。查询时根据此项判断往来户的类型。n（1010）往来户：当需要按往来户查询凭证时，需要输入往来）往来户：当需要按往来户查询凭证时，需要输入往来类型和此项，并且此项必须在往来类型数据项已输入（非空值）类型和此项，并且此项必须在往来类型数据项已输入（非空值）之后输入。若往来类型为之后输入。若往来类型为“客户客户”，则往来户在客户字典中选，则往来户在客户字典中选取，若往来类型为取，若往来类型为“供应商供应商”，则往来户在供应商字典中选取，则往来户在供应商字典中选取，若往来类型为若往来类型为“个人个人”，则往来户在个人字典中选取。，则往来户在个人字典中选取。n输入采用值列表从客户字典、供应商字典或个人字典中选取，输入采用值列表从客户字典、供应商字典或个人字典中选取，其输入与制单时的往来辅助信息输入相同。输入时显示客户名其输入与制单时的往来辅助信息输入相同。输入时显示客户名称；或供应商名称；或个人姓名，但在组成查询条件时用客户称；或供应商名称；或个人姓名，但在组成查询条件时用客户编号；或供应商编号；或个人编号。因此，在查询条件输入界编号；或供应商编号；或个人编号。因此，在查询条件输入界面还要设计往来户编号非显示项。面还要设计往来户编号非显示项。n n一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计n（1111）项目大类：当需要按项目查询凭证时，需要输入此项）项目大类：当需要按项目查询凭证时，需要输入此项和项目数据项，并且此项必须在项目数据项之前输入。输入可和项目数据项，并且此项必须在项目数据项之前输入。输入可采用值列表在项目分类字典中选取，但值列表所列示的项目必采用值列表在项目分类字典中选取，但值列表所列示的项目必须是一级项目大类。须是一级项目大类。n查询时根据此项在项目核算科目字典中，找到项目大类所对应查询时根据此项在项目核算科目字典中，找到项目大类所对应的项目档案基表名，然后根据项目档案选择明细项目。输入时的项目档案基表名，然后根据项目档案选择明细项目。输入时显示项目大类名称，但在组成查询条件时用项目大类编号。因显示项目大类名称，但在组成查询条件时用项目大类编号。因此，在查询条件输入界面还要设计项目大类编号非显示项。此，在查询条件输入界面还要设计项目大类编号非显示项。n（1212）项目：当需要按项目查询凭证时，需要输入项目大类）项目：当需要按项目查询凭证时，需要输入项目大类和此项，并且此项必须在项目大类已输入（非空值）之后输入。和此项，并且此项必须在项目大类已输入（非空值）之后输入。此项根据项目大类所对应的项目档案输入，从项目档案字典中此项根据项目大类所对应的项目档案输入，从项目档案字典中选取。输入采用值列表方式，其输入与制单时的项目辅助信息选取。输入采用值列表方式，其输入与制单时的项目辅助信息输入相同。输入时显示项目名称，但在组成查询条件时用项目输入相同。输入时显示项目名称，但在组成查询条件时用项目编号。因此，在查询条件输入界面还要设计项目编号非显示项。编号。因此，在查询条件输入界面还要设计项目编号非显示项。n在图在图3-53-5界面输入完查询条件的各项数据之后，若选界面输入完查询条件的各项数据之后，若选“确认确认”则查询程序按输入的查询条件，将满足条件的凭证从当年凭证则查询程序按输入的查询条件，将满足条件的凭证从当年凭证基表（基表（PzPz）或以前年度凭证基表（或以前年度凭证基表（LpzLpz）中查询出来，若选中查询出来，若选“放放弃弃”则此次输入的查询条件作废。则此次输入的查询条件作废。n n一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计n与凭证填制相同，可以将输入的凭证查询条件保存起来，以与凭证填制相同，可以将输入的凭证查询条件保存起来，以便以后查询凭证时使用，这可通过便以后查询凭证时使用，这可通过“输出输出”和和“引入引入”功能实功能实现。以凭证为单元的查询条件现。以凭证为单元的查询条件“输出输出”和和“引入引入”功能与凭证功能与凭证填制的填制的“输出输出”和和“引入引入”功能类同，按图功能类同，按图3-53-5定义的各数据项定义的各数据项内容，以文本格式将定义的查询条件存储在操作员工作目录下内容，以文本格式将定义的查询条件存储在操作员工作目录下“我的账簿我的账簿”文件夹中，其功能设计详见凭证填制的文件夹中，其功能设计详见凭证填制的“输出输出”和和“引入引入”功能。利用此功能可以提高操作员查询凭证的速度。功能。利用此功能可以提高操作员查询凭证的速度。n以上说明了以凭证为单元的查询条件形成过程，在制单时所以上说明了以凭证为单元的查询条件形成过程，在制单时所使用的凭证查询功能就是以凭证为单元的查询，其查询输出结使用的凭证查询功能就是以凭证为单元的查询，其查询输出结果是整个凭单的信息。果是整个凭单的信息。n例如：查询条件输入在未记账凭证中查询具有例如：查询条件输入在未记账凭证中查询具有“101-101-现金现金”科目的凭证，则其查询输出结果不是具有现金科目的分录，而科目的凭证，则其查询输出结果不是具有现金科目的分录，而是将具有现金科目的所有凭证的全部信息都输出出来。是将具有现金科目的所有凭证的全部信息都输出出来。n下面给出以记录为单元的查询条件输入窗口如图下面给出以记录为单元的查询条件输入窗口如图3-63-6所示。所示。n在图在图3-63-6中，日期和辅助信息与图中，日期和辅助信息与图3-53-5基本相同，所不同的是基本相同，所不同的是日期区间可以跨年度，当日期区间跨年度时，查询程序需要查日期区间可以跨年度，当日期区间跨年度时，查询程序需要查询询PzPz和和LpzLpz两个基表。这里的科目是科目区间。两个基表。这里的科目是科目区间。“借方借方”和和“贷贷方方”可视为一个查询条件项，输入的各查询条件项之间为逻辑可视为一个查询条件项，输入的各查询条件项之间为逻辑“与与”关系。除日期和辅助信息的输入与图关系。除日期和辅助信息的输入与图3-53-5相同外，其他各相同外，其他各项条件的输入如下。项条件的输入如下。n n一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计n以记录为单元的凭证查询打破了以凭证为单元的束缚，在图以记录为单元的凭证查询打破了以凭证为单元的束缚，在图3-63-6界面输入完各项查询条件之后，若选界面输入完各项查询条件之后，若选“确认确认”则查询程序按则查询程序按输入的查询条件，将满足条件的凭证记录从当年凭证基表输入的查询条件，将满足条件的凭证记录从当年凭证基表（PzPz）或以前年度凭证基表（或以前年度凭证基表（LpzLpz）中查询出来，若选中查询出来，若选“放弃放弃”则此次输入的查询条件作废。则此次输入的查询条件作废。n与凭证填制相同，可以将输入的凭证查询条件保存起来，以与凭证填制相同，可以将输入的凭证查询条件保存起来，以便以后查询凭证时使用，这可通过便以后查询凭证时使用，这可通过“输出输出”和和“引入引入”功能实功能实现。以记录为单元的凭证查询条件中现。以记录为单元的凭证查询条件中“输出输出”和和“引入引入”功能功能与以凭证为单元查询条件的与以凭证为单元查询条件的“输出输出”和和“引入引入”功能类同。利功能类同。利用此功能可以提高操作员查询凭证记录信息的速度。用此功能可以提高操作员查询凭证记录信息的速度。n以上说明了以记录为单元的凭证查询条件形成过程，其查询以上说明了以记录为单元的凭证查询条件形成过程，其查询输出结果不以凭证为单元，而以满足查询条件的记录为单元。输出结果不以凭证为单元，而以满足查询条件的记录为单元。n例如：查询条件输入：起始日期为例如：查询条件输入：起始日期为20002000年年5 5月月1 1日，终止日期日，终止日期为为20002000年年5 5月月3131日；且起止科目都为日；且起止科目都为“10201-10201-银行存款银行存款- -工行南工行南桥办桥办”科目，则其查询输出结果不是在该期间内，具有该银行科目，则其查询输出结果不是在该期间内，具有该银行存款科目的凭证，而是将具有该银行存款科目的所有记录从存款科目的凭证，而是将具有该银行存款科目的所有记录从PzPz或或LpzLpz基表中查询出来。以上查询条件可以输出该存款户的基表中查询出来。以上查询条件可以输出该存款户的5 5月月份银行存款对账单。份银行存款对账单。n n一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计n 4、查询结果输出的功能设计、查询结果输出的功能设计n 凭证查询条件定义具有以凭证为单元的查询条件定义和以记凭证查询条件定义具有以凭证为单元的查询条件定义和以记录为单元的查询条件定义两种。确切地说这两种查询条件定义录为单元的查询条件定义两种。确切地说这两种查询条件定义是为输出两种不同查询结果而设计的。是为输出两种不同查询结果而设计的。n（1 1）以凭证为单元的查询输出结果：根据图）以凭证为单元的查询输出结果：根据图3-53-5的凭证查询的凭证查询条件定义，查询程序将满足条件的凭证从当年凭证基表条件定义，查询程序将满足条件的凭证从当年凭证基表（PzPz）或以前年度凭证基表（或以前年度凭证基表（LpzLpz）中查询出来，其输出结果如图中查询出来，其输出结果如图3-73-7所示。所示。n在图在图3-73-7中，显示满足条件定义的所有凭证，一条记录对应一中，显示满足条件定义的所有凭证，一条记录对应一个凭证，摘要内容为各凭证的第一条分录的摘要内容。借方合个凭证，摘要内容为各凭证的第一条分录的摘要内容。借方合计、贷方合计分别为各凭证的借、贷方金额合计。计、贷方合计分别为各凭证的借、贷方金额合计。n在此界面选定一个凭证，即选择一行，用鼠标双击选定的行，在此界面选定一个凭证，即选择一行，用鼠标双击选定的行，或者选择或者选择“显示凭证显示凭证”功能，则该行对应凭证的完整信息就会功能，则该行对应凭证的完整信息就会在凭证信息窗口显示出来，此凭证信息显示窗口与凭证填制窗在凭证信息窗口显示出来，此凭证信息显示窗口与凭证填制窗口相同，只不过此窗口为数据显示窗口，其数据只能查阅而不口相同，只不过此窗口为数据显示窗口，其数据只能查阅而不能修改。能修改。n在凭证填制界面，也可以调用以凭证为单元的凭证查询功能。在凭证填制界面，也可以调用以凭证为单元的凭证查询功能。在图在图3-73-7界面，可以将查询结果打印出来，但是一旦进入了凭证界面，可以将查询结果打印出来，但是一旦进入了凭证信息显示窗口，其凭证的详细内容只有以账套主管身份登录才信息显示窗口，其凭证的详细内容只有以账套主管身份登录才可打印，否则不允许打印。可打印，否则不允许打印。n n一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计一、凭证查询的功能设计n 4、查询结果输出的功能设计、查询结果输出的功能设计n （2 2）以记录为单元的查询输出结果：根据图）以记录为单元的查询输出结果：根据图3-63-6的凭证查询的凭证查询条件定义，查询程序将满足条件的记录从当年凭证基表（条件定义，查询程序将满足条件的记录从当年凭证基表（PzPz）或以前年度凭证基表（或以前年度凭证基表（LpzLpz）中查询出来，其输出结果如图中查询出来，其输出结果如图3-83-8所示。由于在制单时，科目必须从科目字典中选择末级科目，所示。由于在制单时，科目必须从科目字典中选择末级科目，在以记录为单元的查询输出结果中，科目也全部是末级科目。在以记录为单元的查询输出结果中，科目也全部是末级科目。n在图在图3-83-8中，显示满足条件定义的所有记录，而不是凭证的全中，显示满足条件定义的所有记录，而不是凭证的全部信息。但在此界面选定某条记录，用鼠标双击选定的记录或部信息。但在此界面选定某条记录，用鼠标双击选定的记录或按按“显示显示”按钮，则该记录所对应凭证的完整信息就会在凭证按钮，则该记录所对应凭证的完整信息就会在凭证信息窗口显示出来，此凭证信息显示窗口与凭证填制窗口相同，信息窗口显示出来，此凭证信息显示窗口与凭证填制窗口相同，只不过此窗口为数据显示窗口，其数据只能查阅而不能修改。只不过此窗口为数据显示窗口，其数据只能查阅而不能修改。n以记录为单元的查询输出结果，相当于没有累计数和余额的以记录为单元的查询输出结果，相当于没有累计数和余额的简要明细账。其输出结果可按不同方式进行排序，默认按日期简要明细账。其输出结果可按不同方式进行排序，默认按日期和凭证号从小到大排序；当选择按科目排序时，则其查询结果和凭证号从小到大排序；当选择按科目排序时，则其查询结果按科目编号从小到大排序；当选择按借贷方排序时，则其查询按科目编号从小到大排序；当选择按借贷方排序时，则其查询结果按先借方，后贷方顺序排序；当选择按制单人排序时，则结果按先借方，后贷方顺序排序；当选择按制单人排序时，则其查询结果按操作员（制单人）编号从小到大排序。可随时用其查询结果按操作员（制单人）编号从小到大排序。可随时用“打印打印”功能打印查询结果。功能打印查询结果。n 二、凭证汇总的功能设计二、凭证汇总的功能设计n1 1、汇总对象、汇总对象n与凭证查询对象相同。与凭证查询对象相同。n2 2、汇总方式、汇总方式n用户的需求不同，其汇总方式也各不相同，一般有按凭证号用户的需求不同，其汇总方式也各不相同，一般有按凭证号汇总、按日期汇总、按制单人汇总等多种。汇总、按日期汇总、按制单人汇总等多种。n3 3、汇总条件的组合关系设计、汇总条件的组合关系设计n凭证汇总时，首先要输入汇总条件；然后汇总程序根据输入凭证汇总时，首先要输入汇总条件；然后汇总程序根据输入的汇总条件对相应的凭证数据基表中的凭证进行汇总；最后输的汇总条件对相应的凭证数据基表中的凭证进行汇总；最后输出汇总结果。汇总条件输入窗口如图出汇总结果。汇总条件输入窗口如图3-93-9所示。其中凭证号区间、所示。其中凭证号区间、日期区间、制单人三个汇总条件项之间为逻辑日期区间、制单人三个汇总条件项之间为逻辑“与与”关系。各关系。各项汇总条件的输入如下。项汇总条件的输入如下。n（1 1）汇总对象选择：为单选项，从）汇总对象选择：为单选项，从“当年凭证汇总当年凭证汇总”和和“以以前年度证汇总前年度证汇总”两项中选择其一，若选两项中选择其一，若选“当年凭证汇总当年凭证汇总”则对则对当年凭证进行汇总，否则若选当年凭证进行汇总，否则若选“以前年度证汇总以前年度证汇总” 则对以前年则对以前年度证进行汇总。度证进行汇总。n（2 2）凭证类型、凭证号、日期、制单人：这四各汇总条件的）凭证类型、凭证号、日期、制单人：这四各汇总条件的输入与以凭证为单元的凭证查询条件输入相同。输入与以凭证为单元的凭证查询条件输入相同。n 二、凭证汇总的功能设计二、凭证汇总的功能设计n（3 3）科目级次：凭证汇总可以按任意科目级别进行，最常用的）科目级次：凭证汇总可以按任意科目级别进行，最常用的是按一级科目汇总，此条件项为数值项，可用鼠标按上下箭头来是按一级科目汇总，此条件项为数值项，可用鼠标按上下箭头来输入数值，也可用键盘直接输入。若输入输入数值，也可用键盘直接输入。若输入1 1则汇总程序按一级科目则汇总程序按一级科目汇总；若输入汇总；若输入2 2则汇总程序按二级科目汇总；依此类推。则汇总程序按二级科目汇总；依此类推。n（4 4）包括未记账凭证：此项为选择框，可选可不选，如果所选）包括未记账凭证：此项为选择框，可选可不选，如果所选择的凭证号、日期或制单人可能会包括未记账凭证，并且希望将择的凭证号、日期或制单人可能会包括未记账凭证，并且希望将未记账凭证也汇入其中，则可选此项，其汇总结果将包括满足条未记账凭证也汇入其中，则可选此项，其汇总结果将包括满足条件的未记账凭证；否则可不选择，其汇总结果将不包括未记账凭件的未记账凭证；否则可不选择，其汇总结果将不包括未记账凭证。证。n在图在图3-93-9界面输入完汇总条件的各项数据之后，若选界面输入完汇总条件的各项数据之后，若选“确认确认”则则汇总程序按输入的汇总条件，在当年凭证基表（汇总程序按输入的汇总条件，在当年凭证基表（PzPz）或以前年度或以前年度凭证基表（凭证基表（LpzLpz）中，对满足条件的凭证进行汇总，若选中，对满足条件的凭证进行汇总，若选“放弃放弃”则此次输入的汇总条件作废。则此次输入的汇总条件作废。n与凭证填制相同，可以将输入的凭证汇总条件保存起来，以便与凭证填制相同，可以将输入的凭证汇总条件保存起来，以便以后汇总凭证时使用，这可通过以后汇总凭证时使用，这可通过“输出输出”和和“引入引入”功能实现。功能实现。这两个功能与凭证查询的这两个功能与凭证查询的“输出输出”和和“引入引入”功能类同。利用此功能类同。利用此功能可以提高操作员汇总凭证的速度。凭证汇总结果的输出格式功能可以提高操作员汇总凭证的速度。凭证汇总结果的输出格式如图如图3-103-10所示。所示。n在图在图3-103-10中，汇总结果包括汇总条件中所设科目级次，及其所中，汇总结果包括汇总条件中所设科目级次，及其所有上级科目数据，如汇总条件中科目级次设为有上级科目数据，如汇总条件中科目级次设为2 2，则汇总结果中就，则汇总结果中就有一、二级科目数据，如汇总条件中科目级次设为有一、二级科目数据，如汇总条件中科目级次设为3 3，则汇总结果，则汇总结果中就有一、二、三级科目数据，依此类推。中就有一、二、三级科目数据，依此类推。 n 二、凭证汇总的功能设计二、凭证汇总的功能设计n在汇总时可先按一级科目和其他汇总条件进行汇总；然后将在汇总时可先按一级科目和其他汇总条件进行汇总；然后将一级科目剔除再按二级科目和其他汇总条件进行汇总；依此类一级科目剔除再按二级科目和其他汇总条件进行汇总；依此类推，直致选定的级次为止；最后将按各级科目汇总的结果整合推，直致选定的级次为止；最后将按各级科目汇总的结果整合在一起输出即可。在一起输出即可。n汇总结果的最后一行为合计数。合计数的借方等于所有一级汇总结果的最后一行为合计数。合计数的借方等于所有一级科目的借方数之和，合计数的贷方等于所有一级科目的贷方数科目的借方数之和，合计数的贷方等于所有一级科目的贷方数之和，合计数的借方必须等于合计数的贷方，若不相等，则满之和，合计数的借方必须等于合计数的贷方，若不相等，则满足汇总条件的凭证必有错误。对于汇总结果数据只能查阅而不足汇总条件的凭证必有错误。对于汇总结果数据只能查阅而不能修改。可以用能修改。可以用“打印打印”功能将汇总结果打印出来。功能将汇总结果打印出来。第四节第四节 凭证审核与记账的功能设计凭证审核与记账的功能设计n n一、凭证审核的功能设计一、凭证审核的功能设计一、凭证审核的功能设计一、凭证审核的功能设计n凭证审核是指具有审核权限的操作员（一般为账套主管）按凭证审核是指具有审核权限的操作员（一般为账套主管）按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。其目的是防止错弊。其目的是防止错弊。n会计核算涉及到国家、企业、投资者和个人的切身利益，而会计核算涉及到国家、企业、投资者和个人的切身利益，而记账凭证的准确性是进行正确核算的基础。因此，无论是直接记账凭证的准确性是进行正确核算的基础。因此，无论是直接在计算机上根据已审核的原始凭证编制记账凭证，还是将由手在计算机上根据已审核的原始凭证编制记账凭证，还是将由手工编制并审核签字的凭证输入计算机，因为又经过了录入过程，工编制并审核签字的凭证输入计算机，因为又经过了录入过程，其录入也可能发生错误，所以对于两种情况输入计算机的记账其录入也可能发生错误，所以对于两种情况输入计算机的记账凭证都必须进行审核，只有审核通过的凭证才能进行记账处理。凭证都必须进行审核，只有审核通过的凭证才能进行记账处理。这样才能确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确和可靠。这样才能确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确和可靠。n凭证审核的内容是对制单人填制的凭证进行检查核对，审查凭证审核的内容是对制单人填制的凭证进行检查核对，审查记账凭证与原始凭证是否相符，会计分录是否正确等。审核认记账凭证与原始凭证是否相符，会计分录是否正确等。审核认为有错误或有异议的凭证，应交与原制单人进行必要的修改之为有错误或有异议的凭证，应交与原制单人进行必要的修改之后，再审核直到通过为止。后，再审核直到通过为止。n n 一、凭证审核的功能设计一、凭证审核的功能设计 n凭证审核是指具有审核权限的操作员（一般为账套主管）按凭证审核是指具有审核权限的操作员（一般为账套主管）按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。其目的是防止错弊。其目的是防止错弊。n会计核算涉及到国家、企业、投资者和个人的切身利益，而会计核算涉及到国家、企业、投资者和个人的切身利益，而记账凭证的准确性是进行正确核算的基础。因此，无论是直接记账凭证的准确性是进行正确核算的基础。因此，无论是直接在计算机上根据已审核的原始凭证编制记账凭证，还是将由手在计算机上根据已审核的原始凭证编制记账凭证，还是将由手工编制并审核签字的凭证输入计算机，因为又经过了录入过程，工编制并审核签字的凭证输入计算机，因为又经过了录入过程，其录入也可能发生错误，所以对于两种情况输入计算机的记账其录入也可能发生错误，所以对于两种情况输入计算机的记账凭证都必须进行审核，只有审核通过的凭证才能进行记账处理。凭证都必须进行审核，只有审核通过的凭证才能进行记账处理。这样才能确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确和可靠。这样才能确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确和可靠。n凭证审核的内容是对制单人填制的凭证进行检查核对，审查凭证审核的内容是对制单人填制的凭证进行检查核对，审查记账凭证与原始凭证是否相符，会计分录是否正确等。审核认记账凭证与原始凭证是否相符，会计分录是否正确等。审核认为有错误或有异议的凭证，应交与原制单人进行必要的修改之为有错误或有异议的凭证，应交与原制单人进行必要的修改之后，再审核直到通过为止。后，再审核直到通过为止。n在计算机上对凭证进行审核，并将审核结果存入计算机，其在计算机上对凭证进行审核，并将审核结果存入计算机，其目的有两个，其一是防止其他人员对审核通过的凭证进行修改，目的有两个，其一是防止其他人员对审核通过的凭证进行修改，凡是经审核通过的凭证，系统将拒绝任何人对其进行修改；其凡是经审核通过的凭证，系统将拒绝任何人对其进行修改；其二只有审核通过的凭证，即加注二只有审核通过的凭证，即加注“通过通过”标志的凭证，才能进标志的凭证，才能进行记账处理，因此，可以防止未经审核的凭证或审核不合格的行记账处理，因此，可以防止未经审核的凭证或审核不合格的凭证进入账务系统。凭证进入账务系统。n n 一、凭证审核的功能设计一、凭证审核的功能设计 n在系统中需要进行审核的凭证有三种，其一是未审核的凭证；在系统中需要进行审核的凭证有三种，其一是未审核的凭证；其二是经审核未通过改正后的凭证；其三是审核已通过，但在其二是经审核未通过改正后的凭证；其三是审核已通过，但在记账前发现有疑义，利用审核功能将其记账前发现有疑义，利用审核功能将其“通过通过”标志改为未通标志改为未通过或未审核。过或未审核。n另外，审核人与制单人不能同为一人，由审核人填制的凭证另外，审核人与制单人不能同为一人，由审核人填制的凭证必须改由他人审核。在进行凭证审核时，首先要输入查询条件，必须改由他人审核。在进行凭证审核时，首先要输入查询条件，找到审核对象，然后再对查询出来的凭证进行审核。在凭证审找到审核对象，然后再对查询出来的凭证进行审核。在凭证审核中，凭证查询条件的输入界面如图核中，凭证查询条件的输入界面如图3-113-11所示。所示。n在图在图3-113-11中，首先要选择查询对象，查询对象为一组单选项，中，首先要选择查询对象，查询对象为一组单选项，从中选择且必须选择一项；然后再选择凭证类型；最后输入凭从中选择且必须选择一项；然后再选择凭证类型；最后输入凭证号、日期、制单人三个查询条件项，凭证类型选择和凭证号、证号、日期、制单人三个查询条件项，凭证类型选择和凭证号、日期、制单人条件项的输入与以凭证为单元的对应查询条件项日期、制单人条件项的输入与以凭证为单元的对应查询条件项相同。相同。n输入完查询条件之后，选输入完查询条件之后，选“确认确认”则系统按输入的查询条件，则系统按输入的查询条件，在当年凭证基表（在当年凭证基表（PzPz）中，将满足条件的凭证查询出来，其结中，将满足条件的凭证查询出来，其结果如果如3-123-12所示，若选所示，若选“放弃放弃”则此次输入的查询条件作废。由则此次输入的查询条件作废。由于在凭证审核时，其凭证查询条件一般都是不同的，所以不必于在凭证审核时，其凭证查询条件一般都是不同的，所以不必设计设计“输出输出”和和“引入引入”功能。功能。n在图在图3-123-12中，显示满足条件的待审核凭证，一条记录对应一中，显示满足条件的待审核凭证，一条记录对应一个凭证，摘要内容为各凭证的第一条分录的摘要内容。借方合个凭证，摘要内容为各凭证的第一条分录的摘要内容。借方合计、贷方合计分别为各凭证的借、贷方金额合计。计、贷方合计分别为各凭证的借、贷方金额合计。n n 一、凭证审核的功能设计一、凭证审核的功能设计 n对于未审核的凭证既可以使用对于未审核的凭证既可以使用“审核签字审核签字”功能逐个凭证签功能逐个凭证签字，也可以使用字，也可以使用“批审核签字批审核签字”功能，一次将查询出来的所有功能，一次将查询出来的所有未审核凭证全部签字通过，以便加快审核签字速度，但此功能未审核凭证全部签字通过，以便加快审核签字速度，但此功能必须谨慎使用。对于审核未通过的凭证只能用必须谨慎使用。对于审核未通过的凭证只能用“审核签字审核签字”功功能逐个凭证签字，此时能逐个凭证签字，此时“批审核签字批审核签字”功能失效。功能失效。n在审核过程中可使用在审核过程中可使用“批取消审核签字批取消审核签字”功能，将已审核通功能，将已审核通过并签字的所有凭证，取消其审核通过标志和签字，使其变为过并签字的所有凭证，取消其审核通过标志和签字，使其变为未审核凭证。对于已审核通过的凭证，包括以前审核通过的凭未审核凭证。对于已审核通过的凭证，包括以前审核通过的凭证和刚刚审核通过的凭证，都可以使用证和刚刚审核通过的凭证，都可以使用“批取消审核签字批取消审核签字”功功能，取消其审核通过标志和签字，也可以使用能，取消其审核通过标志和签字，也可以使用“审核签字审核签字”功功能逐个取消其审核通过标志和签字。凭证审核的具体功能如下。能逐个取消其审核通过标志和签字。凭证审核的具体功能如下。n1 1、审核签字、审核签字n在图在图3-123-12界面选定一个凭证，即选择一行，用鼠标双击选定界面选定一个凭证，即选择一行，用鼠标双击选定的行，或者选择的行，或者选择“审核签字审核签字”，则该行对应凭证的完整信息就，则该行对应凭证的完整信息就会在凭证审核界面显示出来，如图会在凭证审核界面显示出来，如图3-133-13所示。在该界面除审核所示。在该界面除审核签字外，其他数据只能查阅而不能修改。签字外，其他数据只能查阅而不能修改。n在图在图3-133-13中，可以查阅凭证的详细内容，查阅后可对当前凭中，可以查阅凭证的详细内容，查阅后可对当前凭证进行审核。证进行审核。 n n 一、凭证审核的功能设计一、凭证审核的功能设计 n当选当选“通过通过”功能时，系统在以绿色显示审核人姓名的同时，功能时，系统在以绿色显示审核人姓名的同时，自动将审核人姓名和审核通过标志自动将审核人姓名和审核通过标志“”写入写入PzPz数据基表中，写数据基表中，写入时按凭证号找到该凭证，并将该凭证所有记录的审核人字段全入时按凭证号找到该凭证，并将该凭证所有记录的审核人字段全部填入审核人姓名，将审核标志字段全部填入部填入审核人姓名，将审核标志字段全部填入“”；当选；当选“不不通过通过”功能时，系统在以红色显示审核人姓名的同时，自动将审功能时，系统在以红色显示审核人姓名的同时，自动将审核人姓名和审核未通过标志核人姓名和审核未通过标志“”写入写入PzPz数据基表中，写入时按数据基表中，写入时按凭证号找到该凭证，并将该凭证所有记录的审核人字段全部填入凭证号找到该凭证，并将该凭证所有记录的审核人字段全部填入审核人姓名，将审核标志字段全部填入审核人姓名，将审核标志字段全部填入“”；n当选当选“取消取消”功能时，系统将原来以绿色或红色显示的审核人功能时，系统将原来以绿色或红色显示的审核人姓名去掉，并自动将姓名去掉，并自动将PzPz数据基表中，该凭证的审核人姓名和审核数据基表中，该凭证的审核人姓名和审核标志两个字段清空，清除时先按凭证号找到该凭证，然后将该凭标志两个字段清空，清除时先按凭证号找到该凭证，然后将该凭证所有记录的审核人姓名字段和审核标志字段全部赋空值。证所有记录的审核人姓名字段和审核标志字段全部赋空值。n在审核过程中，可利用在审核过程中，可利用“首张首张”、“末张末张”、“上张上张”、“下下张张”来寻找要审核的凭证。来寻找要审核的凭证。n 2 2、批审核签字、批审核签字n在图在图3-123-12中，只有在审核对象全部为未审核凭证时，才可用此中，只有在审核对象全部为未审核凭证时，才可用此功能，否则，若系统发现具有审核未通过或审核已通过的凭证时，功能，否则，若系统发现具有审核未通过或审核已通过的凭证时，此功能失效。当选此功能失效。当选“批审核签字批审核签字”功能时，系统将所有凭证的审功能时，系统将所有凭证的审核人姓名全部以绿色显示，同时自动将审核人姓名和审核通过标核人姓名全部以绿色显示，同时自动将审核人姓名和审核通过标志志“”写入写入PzPz数据基表中，写入时按凭证号逐个找到对应的凭数据基表中，写入时按凭证号逐个找到对应的凭证，并将此凭证所有记录的审核人字段全部填入审核人姓名，将证，并将此凭证所有记录的审核人字段全部填入审核人姓名，将审核标志字段全部填入审核标志字段全部填入“”。n n 一、凭证审核的功能设计一、凭证审核的功能设计 n3 3、批取消审核签字、批取消审核签字n凭证在记账之前，可以将审核通过或未通过的标志取消，使凭证在记账之前，可以将审核通过或未通过的标志取消，使其变为未审核。同样，使用此功能时也必须谨慎，否则，可能其变为未审核。同样，使用此功能时也必须谨慎，否则，可能会使已做的审核工作作废。在图会使已做的审核工作作废。在图3-123-12中，可以对查询出来的凭中，可以对查询出来的凭证取消其审核标志，包括审核已通过或审核未通过的凭证，当证取消其审核标志，包括审核已通过或审核未通过的凭证，当然对于未审核的凭证，取消其审核标志毫无意义，但在审核对然对于未审核的凭证，取消其审核标志毫无意义，但在审核对象中包含未审核凭证时，此项功能可以正常进行。当选象中包含未审核凭证时，此项功能可以正常进行。当选“批取批取消审核签字消审核签字”功能时，系统将所有凭证的审核人姓名全部清空，功能时，系统将所有凭证的审核人姓名全部清空，并自动将并自动将PzPz数据基表中，对应凭证的审核人姓名和审核标志两数据基表中，对应凭证的审核人姓名和审核标志两个字段清空，清除时先按凭证号逐个找到对应的凭证，然后将个字段清空，清除时先按凭证号逐个找到对应的凭证，然后将此凭证所有记录的审核人姓名字段和审核标志字段全部赋空值。此凭证所有记录的审核人姓名字段和审核标志字段全部赋空值。n n二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计n n会计核算的内容是从记账凭证到会计报表。然而手工核算与会计核算的内容是从记账凭证到会计报表。然而手工核算与计算机核算有很大的区别，在手工核算下，账薄是会计数据的计算机核算有很大的区别，在手工核算下，账薄是会计数据的主要载体。对每个会计科目都要设置相应的账薄。会计科目因主要载体。对每个会计科目都要设置相应的账薄。会计科目因行业不同而异，就某一确定的企事业单位而言，其会计科目少行业不同而异，就某一确定的企事业单位而言，其会计科目少则几百个，多则几千个，并不断发生变化。则几百个，多则几千个，并不断发生变化。n如果在计算机处理时，按手工核算的方法，以账薄的格式来如果在计算机处理时，按手工核算的方法，以账薄的格式来存贮数据，那么在计算机中账薄数据基表就会很多，并且会产存贮数据，那么在计算机中账薄数据基表就会很多，并且会产生不必要的数据冗余。为了解决账薄数据在计算机中如何存贮生不必要的数据冗余。为了解决账薄数据在计算机中如何存贮的问题，在数据存贮设计中，设计了只存贮会计科目数据、记的问题，在数据存贮设计中，设计了只存贮会计科目数据、记账凭证数据、以及各种发生额与余额数据，不直接按账薄的格账凭证数据、以及各种发生额与余额数据，不直接按账薄的格式来存贮数据，账薄的输出是利用计算机快速处理数据的功能，式来存贮数据，账薄的输出是利用计算机快速处理数据的功能，按不同的需要随时生成。对于这些派生的账簿数据计算机不加按不同的需要随时生成。对于这些派生的账簿数据计算机不加以存贮，使用完后立即删除。以存贮，使用完后立即删除。n凭证经过审核后即可登记入账。记账处理功能是根据选择的凭证经过审核后即可登记入账。记账处理功能是根据选择的记账凭证范围，用凭证（记账凭证范围，用凭证（PzPz）基表中，满足条件的凭证来更新基表中，满足条件的凭证来更新各种发生额与余额数据，包括科目发生额与余额、部门发生额各种发生额与余额数据，包括科目发生额与余额、部门发生额与余额、往来户发生额与余额、项目发生额与余额、外币发生与余额、往来户发生额与余额、项目发生额与余额、外币发生额与余额。额与余额。n n二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计n n记账处理时，凭证需要满足的条件有四个，第一是没有进行记记账处理时，凭证需要满足的条件有四个，第一是没有进行记账处理的凭证，即记账标志为空的凭证；第二是对于涉及到现金账处理的凭证，即记账标志为空的凭证；第二是对于涉及到现金和银行存款科目的凭证，必须是已出纳的凭证，即出纳标志为和银行存款科目的凭证，必须是已出纳的凭证，即出纳标志为“”的凭证；第三是审核通过凭证，即审核标志为的凭证；第三是审核通过凭证，即审核标志为“”的凭的凭证；第四要符合选择的记账凭证范围。满足这四个条件的凭证，证；第四要符合选择的记账凭证范围。满足这四个条件的凭证，经记账处理后，其所有记录的记账处理标志都被置为经记账处理后，其所有记录的记账处理标志都被置为“”（即（即已记账），并且记账处理程序自动根据系统登录的操作员编号，已记账），并且记账处理程序自动根据系统登录的操作员编号，将记账员姓名填入这些凭证的对应字段。将记账员姓名填入这些凭证的对应字段。n由于在做记账处理时，要对很多基表数据进行更新，并且有时由于在做记账处理时，要对很多基表数据进行更新，并且有时要求以独占方式来存取数据，所以最好是在其他用户退出系统的要求以独占方式来存取数据，所以最好是在其他用户退出系统的情况下，再做记账处理。一般内部制度要求必须在每天工作结束情况下，再做记账处理。一般内部制度要求必须在每天工作结束前前10102020分钟进行记账处理，以便在账簿查询时能够看到最新数分钟进行记账处理，以便在账簿查询时能够看到最新数据。据。n记账处理必须谨慎进行，系统应该具有可充分挽回的功能，并记账处理必须谨慎进行，系统应该具有可充分挽回的功能，并要对记账处理权限进行严格控制，一般情况下记账处理应由账套要对记账处理权限进行严格控制，一般情况下记账处理应由账套主管运行，并且为了确保数据安全，记账前系统根据账套参数中主管运行，并且为了确保数据安全，记账前系统根据账套参数中的账套路径自动做数据备份。的账套路径自动做数据备份。n另外，还要对记账处理过程中，可能发生的异常情况给予充分另外，还要对记账处理过程中，可能发生的异常情况给予充分的考虑，如为了防止断电，服务器和记账处理的终端机必须配备的考虑，如为了防止断电，服务器和记账处理的终端机必须配备不间断电源等，尽管如此，也可能会有意外情况发生，导致记账不间断电源等，尽管如此，也可能会有意外情况发生，导致记账错误。为了解决这一问题，系统应设计错误。为了解决这一问题，系统应设计“恢复记账前状态恢复记账前状态”功能，功能，以便将数据恢复到记账前状态，待调整完后再重新记账。以便将数据恢复到记账前状态，待调整完后再重新记账。 n n二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计n n在会计电算化信息系统中，不主张提供过分的重记账功能。在会计电算化信息系统中，不主张提供过分的重记账功能。有些财务软件提供各种重记账功能，这是与会计制度相违背的，有些财务软件提供各种重记账功能，这是与会计制度相违背的，但由于在会计电算化信息系统中的种种不确定因素，所以系统但由于在会计电算化信息系统中的种种不确定因素，所以系统还应设计恢复最近一次记账前状态的功能，以给用户一次挽回还应设计恢复最近一次记账前状态的功能，以给用户一次挽回出错的余地，但不应设计过多的重记账功能，以防利用此功能出错的余地，但不应设计过多的重记账功能，以防利用此功能进行不留痕迹的财务舞弊。凭证记账应该在记账向导的引导下进行不留痕迹的财务舞弊。凭证记账应该在记账向导的引导下进行，其功能界面如图进行，其功能界面如图3-143-14所示。所示。n在选择在选择“凭证记账凭证记账”功能后，即进入图功能后，即进入图3-143-14界面，此时系统界面，此时系统将所有未记账，但已出纳，并审核已通过的凭证全部列示出来，将所有未记账，但已出纳，并审核已通过的凭证全部列示出来，供记账处理人员查阅，其摘要内容为各凭证的第一条分录的摘供记账处理人员查阅，其摘要内容为各凭证的第一条分录的摘要内容，借方合计、贷方合计分别为各凭证的借、贷方金额合要内容，借方合计、贷方合计分别为各凭证的借、贷方金额合计。在该界面可选择计。在该界面可选择“记账处理记账处理”功能进入记账处理向导界面，功能进入记账处理向导界面，否则若选择否则若选择“恢复记账状态恢复记账状态”功能，则系统将数据恢复到最近功能，则系统将数据恢复到最近一次记账前状态。一次记账前状态。 n n二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计n n 1 1 1 1、记账处理功能设计、记账处理功能设计、记账处理功能设计、记账处理功能设计n记账处理向导具有本次记账范围选择、总账科目汇总报告、记账处理向导具有本次记账范围选择、总账科目汇总报告、试算平衡报告、记账四个步骤，记账处理必须按此四个步骤逐试算平衡报告、记账四个步骤，记账处理必须按此四个步骤逐步进行，其功能如图步进行，其功能如图3-153-15所示。所示。n（1 1）本次记账范围选择：这是记账处理向导的第一步，此时）本次记账范围选择：这是记账处理向导的第一步，此时“上一步上一步”功能失效，功能失效，“下一步下一步”和和“取消取消”功能可选。在此功能可选。在此可选可选“全部全部”则系统将图则系统将图3-143-14中列出的凭证全部做记账处理，中列出的凭证全部做记账处理，当选当选“按条件按条件”时，可输入记账凭证范围，其中日期、凭证号、时，可输入记账凭证范围，其中日期、凭证号、制单人三项与凭证查询的对应条件项相同，而出纳人和审核人制单人三项与凭证查询的对应条件项相同，而出纳人和审核人两项又与制单人类同。这些记账凭证范围条件项之间为逻辑两项又与制单人类同。这些记账凭证范围条件项之间为逻辑“与与”关系。这些条件项可在图关系。这些条件项可在图3-143-14界面查阅后输入。界面查阅后输入。n（2 2）总账科目汇总报告：本次记账范围选择完成之后，选）总账科目汇总报告：本次记账范围选择完成之后，选“下一步下一步”可进入此功能。此项功能通过调用凭证汇总程序实现，可进入此功能。此项功能通过调用凭证汇总程序实现，根据选择的凭证汇总范围和一级科目级别进行汇总，输出所选根据选择的凭证汇总范围和一级科目级别进行汇总，输出所选凭证范围的一级科目汇总表。以检查其数据是否正确，借贷方凭证范围的一级科目汇总表。以检查其数据是否正确，借贷方是否平衡等，一般情况下其借贷方肯定平衡（这已在凭证填制是否平衡等，一般情况下其借贷方肯定平衡（这已在凭证填制时确认），此功能纯为预防意外而设计。对于汇总结果可以查时确认），此功能纯为预防意外而设计。对于汇总结果可以查阅和打印，详见凭证汇总功能设计。查阅完汇总结果之后，可阅和打印，详见凭证汇总功能设计。查阅完汇总结果之后，可在在“上一步上一步”、“下一步下一步”、“取消取消”功能中任选其一。若选功能中任选其一。若选“上一步上一步”则返回到图则返回到图3-153-15界面；若选界面；若选“下一步下一步”则进入试算则进入试算平衡报告界面；若选平衡报告界面；若选“取消取消”则此次记账处理作废，回到图则此次记账处理作废，回到图3-3-1414界面。界面。n n二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计n n （3 3）试算平衡报告：试算平衡是将系统中设置的所有科目）试算平衡报告：试算平衡是将系统中设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式的期末余额按会计平衡公式“借方余额借方余额= =贷方余额贷方余额”进行平衡检进行平衡检验。一般情况下理应平衡，但由于非法操作或计算机故障等不验。一般情况下理应平衡，但由于非法操作或计算机故障等不确定因素，可能会造成某些数据的损坏。为了确保记账凭证的确定因素，可能会造成某些数据的损坏。为了确保记账凭证的正确性，应该设计正确性，应该设计“试算平衡报告试算平衡报告”功能，此功能的输出结果功能，此功能的输出结果如图如图3-163-16所示。所示。n在图在图3-163-16中，若选中，若选“打印打印”则将试算平衡报告打印出来，若则将试算平衡报告打印出来，若选选“确认确认”则返回到图则返回到图3-153-15界面，在图界面，在图3-153-15界面可选界面可选“下一步下一步”进行记账处理；也可选进行记账处理；也可选“取消取消”则此次记账处理作废，回到则此次记账处理作废，回到图图3-143-14界面。若选界面。若选“下一步下一步”进行记账处理时，在图进行记账处理时，在图3-153-15界面界面的记账处理进度条内显示记账处理进度。此进度条应按一般的记账处理进度条内显示记账处理进度。此进度条应按一般WindowsWindows进度条风格设计。但当记账处理的凭证较少时，此进度进度条风格设计。但当记账处理的凭证较少时，此进度条显示可能会一闪而过。条显示可能会一闪而过。n记账时按每个凭证逐条记录进行处理：记账时按每个凭证逐条记录进行处理：n首先根据科目编号更新科目发生额和余额；首先根据科目编号更新科目发生额和余额；n然后判断业务是否涉及部门核算，若涉及则根据科目编号和然后判断业务是否涉及部门核算，若涉及则根据科目编号和部门编号更新部门发生额和余额；部门编号更新部门发生额和余额；n第三判断业务是否涉及往来核算，若涉及则根据往来科目编第三判断业务是否涉及往来核算，若涉及则根据往来科目编号和往来户（客户、供应商、个人）编号更新往来户发生额和号和往来户（客户、供应商、个人）编号更新往来户发生额和余额；余额；n n二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计二、凭证记账的功能设计n n第四判断业务是否涉及项目核算，若涉及则根据项目大类编第四判断业务是否涉及项目核算，若涉及则根据项目大类编号、科目编号和项目编号更新项目发生额和余额；号、科目编号和项目编号更新项目发生额和余额；n第五判断业务是否涉及外币核算，若涉及则根据科目编号、第五判断业务是否涉及外币核算，若涉及则根据科目编号、部门编号、往来户编号、项目大类编号及项目编号更新外币发部门编号、往来户编号、项目大类编号及项目编号更新外币发生额和余额；生额和余额；n第六判断业务是否涉及银行存款科目，若涉及则根据银行存第六判断业务是否涉及银行存款科目，若涉及则根据银行存款科目编号和支票号，将系统日期填入支票登记簿的对应报销款科目编号和支票号，将系统日期填入支票登记簿的对应报销日期中；最后将当前处理凭证记录的记账标志置为已记账（即日期中；最后将当前处理凭证记录的记账标志置为已记账（即为为“”），再将记账操作员姓名填入记账人字段。），再将记账操作员姓名填入记账人字段。n 2 2、恢复记账前状态功能设计、恢复记账前状态功能设计n此功能将系统数据恢复到最近一次记账前状态，此功能应设此功能将系统数据恢复到最近一次记账前状态，此功能应设计可充分挽回的余地，在选择此项功能时，系统应提供计可充分挽回的余地，在选择此项功能时，系统应提供“确认确认”和和“放弃放弃”的选择，以确保的选择，以确保“恢复记账状态恢复记账状态”功能慎重运行。功能慎重运行。n“恢复记账状态恢复记账状态”功能相当于数据引入功能，是数据备份的功能相当于数据引入功能，是数据备份的逆过程。由于在进行记账处理之前，系统已经自动做完数据备逆过程。由于在进行记账处理之前，系统已经自动做完数据备份，备份数据存储在账套路径所指定的目录中，所以可以用记份，备份数据存储在账套路径所指定的目录中，所以可以用记账前的备份数据来替换系统的当前数据，这样就可以达到恢复账前的备份数据来替换系统的当前数据，这样就可以达到恢复记账状态的目的。其处理过程与系统数据管理中的数据引入功记账状态的目的。其处理过程与系统数据管理中的数据引入功能类同。能类同。第五节第五节 期末转账凭证处理的功能期末转账凭证处理的功能设计设计n n在会计核算期末结账前，有许多成本、费用需要进行转账，在会计核算期末结账前，有许多成本、费用需要进行转账，转账分外部转账和内部转账。外部转账是指将其他专项核算子转账分外部转账和内部转账。外部转账是指将其他专项核算子系统（如固定资产管理子系统、工资管理子系统等）生成的凭系统（如固定资产管理子系统、工资管理子系统等）生成的凭证转入核心子系统中；内部转账是指在核心子系统内部将某个证转入核心子系统中；内部转账是指在核心子系统内部将某个或几个会计科目的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科或几个会计科目的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。目中。n期末转账凭证处理包括期末转账凭证处理包括“转账定义转账定义”和和“转账凭证生成转账凭证生成”两两个功能，其中个功能，其中“转账定义转账定义”包括包括“对应结转定义对应结转定义”、“销售成销售成本结转定义本结转定义”、“汇兑损益结转定义汇兑损益结转定义”和和“期间损益结转定义期间损益结转定义”四个功能。四个功能。n在系统刚刚投入运行不久，用户第一次使用系统，第一个会在系统刚刚投入运行不久，用户第一次使用系统，第一个会计核算期末结账前，可用计核算期末结账前，可用“转账定义转账定义”功能对需要自动转账的功能对需要自动转账的凭证进行定义，用户在定义完转账凭证之后，所定义的转账凭凭证进行定义，用户在定义完转账凭证之后，所定义的转账凭证将被存储起来，在以后的各会计核算期只需调用证将被存储起来，在以后的各会计核算期只需调用“转账凭证转账凭证生成生成”功能即可，该功能自动根据定义生成转账凭证。功能即可，该功能自动根据定义生成转账凭证。 n但当某转账凭证的转账公式有变化时，需先用但当某转账凭证的转账公式有变化时，需先用“转账定义转账定义”功能对转账凭证的内容进行修改，然后再用功能对转账凭证的内容进行修改，然后再用“转账凭证生成转账凭证生成”功能生成转账凭证。同样功能生成转账凭证。同样“转账凭证生成转账凭证生成”功能也包括功能也包括“对应对应结转凭证生成结转凭证生成”、“销售成本结转凭证生成销售成本结转凭证生成”、“汇兑损益结汇兑损益结转凭证生成转凭证生成”和和“期间损益结转凭证生成期间损益结转凭证生成”四个功能。四个功能。n在有些会计软件中还设计了在有些会计软件中还设计了“自定义结转自定义结转”功能，由于各个功能，由于各个企业情况不同，所采用的核算方法也不尽相同，特别是对各类企业情况不同，所采用的核算方法也不尽相同，特别是对各类成本费用的分摊，都各有不同，这种不同必然会导致结转方式成本费用的分摊，都各有不同，这种不同必然会导致结转方式的差异，可以说各个不同企业的无规律转账业务千差万别。设的差异，可以说各个不同企业的无规律转账业务千差万别。设计计“自定义结转自定义结转”功能，由于其规则复杂、函数多样、不便于功能，由于其规则复杂、函数多样、不便于理解和操作，用户对此望而生畏，使用不多，而且还会给系统理解和操作，用户对此望而生畏，使用不多，而且还会给系统设计和编程带来很大困难，因此，笔者不主张设计此功能。设计和编程带来很大困难，因此，笔者不主张设计此功能。n在电算化会计信息系统中，只有借贷方科目固定，且摘要明在电算化会计信息系统中，只有借贷方科目固定，且摘要明确的业务适宜于由计算机生成机制凭证，而在借贷方科目和摘确的业务适宜于由计算机生成机制凭证，而在借贷方科目和摘要有一方是不确定的情况下，都不适宜于由计算机生成机制凭要有一方是不确定的情况下，都不适宜于由计算机生成机制凭证。这是设计电算化会计信息系统的经验总结。证。这是设计电算化会计信息系统的经验总结。n一、转账定义的功能设计一、转账定义的功能设计n转账定义可随时进行，一般在系统投入运行，数据初始化工转账定义可随时进行，一般在系统投入运行，数据初始化工作完成之后，即可进行定义。转账定义完成后可长期使用，只作完成之后，即可进行定义。转账定义完成后可长期使用，只有在所定义的转账内容发生变化时，才用有在所定义的转账内容发生变化时，才用“转账定义转账定义”功能修功能修改。改。n1 1、对应结转定义、对应结转定义n对应结转不仅可以进行两个科目一对一结转，还可以进行科对应结转不仅可以进行两个科目一对一结转，还可以进行科目的一对多结转。对应结转的科目可以为上级科目，但其下级目的一对多结转。对应结转的科目可以为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致，即具有相同的明细科目，如涉及辅科目的科目结构必须一致，即具有相同的明细科目，如涉及辅助核算，则对转的两个科目的辅助账类也必须一一对应。助核算，则对转的两个科目的辅助账类也必须一一对应。n对应结转一般针对资产、成本或费用类科目，且只结转期末对应结转一般针对资产、成本或费用类科目，且只结转期末余额，结转时转出科目方向根据其在科目字典中的余额方向确余额，结转时转出科目方向根据其在科目字典中的余额方向确定，即若余额方向为定，即若余额方向为“借借”则从贷方转出，否则从借方转出，则从贷方转出，否则从借方转出，转入科目方向与转出科目方向相反。其定义界面如图转入科目方向与转出科目方向相反。其定义界面如图3-173-17所示。所示。n在对应结转定义时，首先要选择在对应结转定义时，首先要选择“采用对应结转采用对应结转”还是还是“不不采用对应结转采用对应结转”，若选择，若选择“采用对应结转采用对应结转”则需输入各项结转则需输入各项结转定义信息，并且在系统参数设置中，对应结转标志由对应结转定义信息，并且在系统参数设置中，对应结转标志由对应结转凭证生成程序设置为已结转（本月），再由期末结账重新设置凭证生成程序设置为已结转（本月），再由期末结账重新设置为未结转（下月）。为未结转（下月）。n一、转账定义的功能设计一、转账定义的功能设计n否则若选择否则若选择“不采用对应结转不采用对应结转”则不需输入任何信息，各项则不需输入任何信息，各项结转定义信息输入项失效，并且在系统参数设置中，对应结转结转定义信息输入项失效，并且在系统参数设置中，对应结转标志将被设置为已结转，期末结账时忽略此标志，即检查此标标志将被设置为已结转，期末结账时忽略此标志，即检查此标志时其状态为正确（通过判断对应结转定义基表是否有数据来志时其状态为正确（通过判断对应结转定义基表是否有数据来实现），否则将无法顺利进行期末结账。实现），否则将无法顺利进行期末结账。n（1 1）增加对应结转定义：在图）增加对应结转定义：在图3-173-17中选择中选择“增加增加”则进入新则进入新一个对应结转凭证的定义，在定义时转出科目信息只能有一个，一个对应结转凭证的定义，在定义时转出科目信息只能有一个，而转入科目信息可以有一个或多个。在定义转入科目信息时，而转入科目信息可以有一个或多个。在定义转入科目信息时，可利用可利用“增行增行”和和“删行删行”功能来增加一行转入科目信息，或功能来增加一行转入科目信息，或删除一行转入科目信息，删除一行转入科目信息，“增行增行”和和“删行删行”功能对转出科目功能对转出科目信息不起作用。其各数据项的输入如下。信息不起作用。其各数据项的输入如下。n 编号：对应科目结转可能会有多个结转凭证，各结转凭证编号：对应科目结转可能会有多个结转凭证，各结转凭证之间以此编号加以区分，此编号是该转账凭证的代码，不是凭之间以此编号加以区分，此编号是该转账凭证的代码，不是凭证号，转账凭证的凭证号在每月月终转账凭证生成时，由系统证号，转账凭证的凭证号在每月月终转账凭证生成时，由系统自动产生。该编号必须输入，且应由四位数码组成。此编号必自动产生。该编号必须输入，且应由四位数码组成。此编号必须惟一。须惟一。n 摘要：由于对应科目结转可能会有多个结转凭证，而各结摘要：由于对应科目结转可能会有多个结转凭证，而各结转凭证的摘要会有所不同，并且各结转凭证的摘要也是不确定转凭证的摘要会有所不同，并且各结转凭证的摘要也是不确定的，所以要对每一个对应科目结转凭证输入一个摘要，在同一的，所以要对每一个对应科目结转凭证输入一个摘要，在同一凭证中摘要相同。此摘要的输入与制单时摘要录入相同。凭证中摘要相同。此摘要的输入与制单时摘要录入相同。n一、转账定义的功能设计一、转账定义的功能设计n 转出科目：将此科目的余额转出到转入科目余额中去。与转出科目：将此科目的余额转出到转入科目余额中去。与制单时科目录入相同，可用下拉列表框在科目字典中选取，选制单时科目录入相同，可用下拉列表框在科目字典中选取，选取后转出科目编号和转出科目名称（全称）自动显示出来。如取后转出科目编号和转出科目名称（全称）自动显示出来。如果选取的科目有辅助核算，则还应输入辅助核算信息。果选取的科目有辅助核算，则还应输入辅助核算信息。n 转出部门：如果转出科目涉及到部门核算，则应输入部门转出部门：如果转出科目涉及到部门核算，则应输入部门信息，与制单时部门录入相同，可采用下拉列表框在部门字典信息，与制单时部门录入相同，可采用下拉列表框在部门字典中选取，选取后转出部门编号和转出部门名称（全称）自动显中选取，选取后转出部门编号和转出部门名称（全称）自动显示出来。示出来。n 转出项目大类：如果转出科目涉及到项目核算，则应输入转出项目大类：如果转出科目涉及到项目核算，则应输入项目信息，在输入项目信息之前，必须先输入项目大类信息，项目信息，在输入项目信息之前，必须先输入项目大类信息，输入时可采用下拉列表框在项目分类字典中，将一级项目列示输入时可采用下拉列表框在项目分类字典中，将一级项目列示出来以供选取，选取后一级项目编号和一级项目名称自动显示出来以供选取，选取后一级项目编号和一级项目名称自动显示出来。出来。n 转出项目：如果转出科目涉及到项目核算，则应输入项目转出项目：如果转出科目涉及到项目核算，则应输入项目信息，在输入项目大类信息之后，必须输入项目信息，输入时信息，在输入项目大类信息之后，必须输入项目信息，输入时可采用下拉列表框，根据选择的项目大类，将项目档案字典中可采用下拉列表框，根据选择的项目大类，将项目档案字典中的项目列示出来以供选取，选取后项目编号和项目名称自动显的项目列示出来以供选取，选取后项目编号和项目名称自动显示出来。示出来。n 转入科目：将转出科目的余额转入到此科目余额中去。其转入科目：将转出科目的余额转入到此科目余额中去。其录入与转出科目录入相同。如果选取的科目有辅助核算，则还录入与转出科目录入相同。如果选取的科目有辅助核算，则还应输入辅助核算信息。应输入辅助核算信息。n一、转账定义的功能设计一、转账定义的功能设计n转入部门：如果转入科目涉及到部门核算，则应输入部门转入部门：如果转入科目涉及到部门核算，则应输入部门信息，其录入与转出部门录入相同。由于屏幕不便显示过多数信息，其录入与转出部门录入相同。由于屏幕不便显示过多数据项，所以转入部门编号设为非显示项，而转入部门名称设为据项，所以转入部门编号设为非显示项，而转入部门名称设为显示项。但在存储时只存储部门编号，而不存储部门名称。显示项。但在存储时只存储部门编号，而不存储部门名称。n转入项目大类：如果转入科目涉及到项目核算，则应输入转入项目大类：如果转入科目涉及到项目核算，则应输入项目信息，其录入与转出项目大类录入相同。由于屏幕不便显项目信息，其录入与转出项目大类录入相同。由于屏幕不便显示过多数据项，所以项目大类编号设为非显示项，而项目大类示过多数据项，所以项目大类编号设为非显示项，而项目大类名称设为显示项。但在存储时只存储项目大类编号，而不存储名称设为显示项。但在存储时只存储项目大类编号，而不存储项目大类名称。项目大类名称。n转入项目：如果转入科目涉及到项目核算，则应输入项目转入项目：如果转入科目涉及到项目核算，则应输入项目信息，在输入项目大类信息之后，必须输入项目信息，其录入信息，在输入项目大类信息之后，必须输入项目信息，其录入与转出项目录入相同。由于屏幕不便显示过多数据项，所以项与转出项目录入相同。由于屏幕不便显示过多数据项，所以项目编号设为非显示项，而项目名称设为显示项。但在存储时只目编号设为非显示项，而项目名称设为显示项。但在存储时只存储项目编号，而不存储项目名称。存储项目编号，而不存储项目名称。n n11111111结转系数：即转入科目取数结转系数：即转入科目取数= =转出科目取数转出科目取数结转系数。结结转系数。结转系数大于零且小于转系数大于零且小于1 1，在同一凭证中，各转入科目的结转系数，在同一凭证中，各转入科目的结转系数之和一般为之和一般为1 1，可小于，可小于1 1，但绝对不能大于，但绝对不能大于1 1。n按照上述说明，填制完对应科目结转凭证内容之后，用按照上述说明，填制完对应科目结转凭证内容之后，用“保保存存”功能将填制的内容存入对应结转定义基表中。若选功能将填制的内容存入对应结转定义基表中。若选“放弃放弃”则本次输入的内容作废。则本次输入的内容作废。n一、转账定义的功能设计一、转账定义的功能设计n（2 2）修改对应结转定义：由于对应结转定义不会过多，在图）修改对应结转定义：由于对应结转定义不会过多，在图3-173-17界面，可用首张、界面，可用首张、 末张、上张、下张功能查询对应结转定末张、上张、下张功能查询对应结转定义，当需要修改对应结转定义时，可先用此查询功能查询到需义，当需要修改对应结转定义时，可先用此查询功能查询到需要修改的对应结转定义，然后选择要修改的对应结转定义，然后选择“修改修改”则进入数据修改状则进入数据修改状态，此时可对图态，此时可对图3-173-17中的各项数据进行修改，各项数据的修改中的各项数据进行修改，各项数据的修改同同“增加增加”功能的各项数据输入相同，数据修改后，需经功能的各项数据输入相同，数据修改后，需经“保保存存”生效，若选生效，若选“放弃放弃”则本次修改作废，原对应结转定义不则本次修改作废，原对应结转定义不变。变。n （3 3）删除对应结转定义：同样在图）删除对应结转定义：同样在图3-173-17界面，可用首张、末界面，可用首张、末张、上张、下张功能查询对应结转定义，当需要删除对应结转张、上张、下张功能查询对应结转定义，当需要删除对应结转定义时，可先用此查询功能查询到需要删除的对应结转定义，定义时，可先用此查询功能查询到需要删除的对应结转定义，然后选择然后选择“删除删除”则系统将当前对应结转定义删掉，数据删除则系统将当前对应结转定义删掉，数据删除后，需经后，需经“保存保存”生效，若选生效，若选“放弃放弃”则本次删除作废，原对则本次删除作废，原对应结转定义依然存在。应结转定义依然存在。n一、转账定义的功能设计一、转账定义的功能设计n2 2、销售成本结转定义、销售成本结转定义n 销售成本结转是将月产品销售数量（根据产品销售收入科目确销售成本结转是将月产品销售数量（根据产品销售收入科目确定）乘以库存产品的平均单价，计算各种产品的销售成本，然定）乘以库存产品的平均单价，计算各种产品的销售成本，然后从库存产成品账户的贷方转入产品销售成本账户的借方。后从库存产成品账户的贷方转入产品销售成本账户的借方。n 在进行销售成本结转时，库存产成品、产品销售收入、产品销在进行销售成本结转时，库存产成品、产品销售收入、产品销售成本的核算必须具有数量辅助核算，其账簿必须为数量金额售成本的核算必须具有数量辅助核算，其账簿必须为数量金额式，并且这三个科目的下一级科目必须一一对应。对于某些商式，并且这三个科目的下一级科目必须一一对应。对于某些商业企业或工业企业，采用售价或计划价进行销售成本结转，由业企业或工业企业，采用售价或计划价进行销售成本结转，由于其差异计算和差异调整都各不相同，不便于采用自动结转机于其差异计算和差异调整都各不相同，不便于采用自动结转机制凭证，所以只对库存产品平均单价法设计自动结转销售成本制凭证，所以只对库存产品平均单价法设计自动结转销售成本机制凭证功能。其定义界面如图机制凭证功能。其定义界面如图3-183-18。n 与对应结转不同，销售成本结转每个账套每期只具有一个结转与对应结转不同，销售成本结转每个账套每期只具有一个结转凭证，且其摘要固定为凭证，且其摘要固定为“结转结转月份销售成本月份销售成本”。n 在进行销售成本结转定义时，首先要选择在进行销售成本结转定义时，首先要选择“采用平均单价法采用平均单价法”结转还是结转还是“采用其他方法采用其他方法”结转，若选择结转，若选择“采用平均单价法采用平均单价法”结转则需输入各结转科目信息；否则若选择结转则需输入各结转科目信息；否则若选择“采用其他方法采用其他方法”结转则不需输入任何信息，各项结转科目信息输入项失效。结转则不需输入任何信息，各项结转科目信息输入项失效。n 当需要输入各结转科目信息时，其输入方法与对应结转的转出当需要输入各结转科目信息时，其输入方法与对应结转的转出科目输入相同，即从科目字典中分别将库存产品一级科目、产科目输入相同，即从科目字典中分别将库存产品一级科目、产品销售收入一级科目、产品销售成本一级科目选取出来即可。品销售收入一级科目、产品销售成本一级科目选取出来即可。n一、转账定义的功能设计一、转账定义的功能设计n2 2、销售成本结转定义、销售成本结转定义n定义完各项销售成本结转数据项之后，若选择定义完各项销售成本结转数据项之后，若选择“确认确认”则系统将销则系统将销售成本结转定义存储起来。若选择售成本结转定义存储起来。若选择“采用平均单价法采用平均单价法”进行销售成本进行销售成本结转，则系统参数设置中，销售成本结转标志由销售成本结转凭证生结转，则系统参数设置中，销售成本结转标志由销售成本结转凭证生成程序设置为已结转（本月），再由期末结账重新设置为未结转（下成程序设置为已结转（本月），再由期末结账重新设置为未结转（下月）。月）。n若选择若选择“采用其他方法采用其他方法”进行销售成本结转，则销售成本结转标志进行销售成本结转，则销售成本结转标志将被设置为已结转，期末结账时忽略此标志，即检查此标志时其状态将被设置为已结转，期末结账时忽略此标志，即检查此标志时其状态为正确（通过判断销售成本结转定义基表是否有数据来实现），否则为正确（通过判断销售成本结转定义基表是否有数据来实现），否则将无法顺利进行期末结账。将无法顺利进行期末结账。n这里需要说明销售成本结转标志存储在系统参数基表中，而销售成这里需要说明销售成本结转标志存储在系统参数基表中，而销售成本结转定义则存储在销售成本结转定义基表中。在图本结转定义则存储在销售成本结转定义基表中。在图3-16界面，定界面，定义完成之后，选择义完成之后，选择“确认确认”功能将定义的内容存入销售成本结转定义功能将定义的内容存入销售成本结转定义基表中，若选择基表中，若选择“取消取消”则此次定义作废。则此次定义作废。n n一、转账定义的功能设计一、转账定义的功能设计n3 3、汇兑损益结转定义、汇兑损益结转定义n 此功能用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并在转账生此功能用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证。汇兑损益结转只处理外汇存成中自动生成汇兑损益转账凭证。汇兑损益结转只处理外汇存款户、外币现金、外币结算的各项债权、债务，但不包括所有款户、外币现金、外币结算的各项债权、债务，但不包括所有者权益类账户、成本类账户和损益类账户。汇兑损益结转定义者权益类账户、成本类账户和损益类账户。汇兑损益结转定义界面如界面如图图3-193-19所示。所示。n与销售成本结转相同，汇兑损益结转每个账套每期也只有一与销售成本结转相同，汇兑损益结转每个账套每期也只有一个结转凭证，且其摘要固定为个结转凭证，且其摘要固定为“结转结转月份汇兑损益月份汇兑损益”。在。在进行汇兑损益结转定义时，首先要选择进行汇兑损益结转定义时，首先要选择“采用汇兑损益自动结采用汇兑损益自动结转转”还是还是“不采用汇兑损益自动结转不采用汇兑损益自动结转”。n若选择若选择“采用汇兑损益自动结转采用汇兑损益自动结转”则需输入汇兑损益入账科则需输入汇兑损益入账科目，其输入方法与对应结转的转出科目输入相同，即从科目字目，其输入方法与对应结转的转出科目输入相同，即从科目字典中将入账汇兑损益科目（一般为财务费用下的汇兑损益科目）典中将入账汇兑损益科目（一般为财务费用下的汇兑损益科目）选取出来即可，同时系统将科目字典中所有末级外币科目全部选取出来即可，同时系统将科目字典中所有末级外币科目全部列示在转出科目窗口中，用户需要对每个末级外币科目定义其列示在转出科目窗口中，用户需要对每个末级外币科目定义其是否进行汇兑损益结转，若结转则用鼠标双击是否进行汇兑损益结转，若结转则用鼠标双击“是否计算汇兑是否计算汇兑损益损益”字段，则该科目的结转标志被置为字段，则该科目的结转标志被置为“”（即结转），（即结转），在在“”状态下再双击鼠标，则结转标志又被置为空（即不结状态下再双击鼠标，则结转标志又被置为空（即不结转），此时对于外币科目信息只能查阅不能改动。转），此时对于外币科目信息只能查阅不能改动。n否则若选择否则若选择“不采用汇兑损益自动结转不采用汇兑损益自动结转”则不需输入任何信则不需输入任何信息，各输入项失效，系统也不列示转出外币科目。息，各输入项失效，系统也不列示转出外币科目。n一、转账定义的功能设计一、转账定义的功能设计n n 3 3、汇兑损益结转定义、汇兑损益结转定义n若选择若选择“采用汇兑损益自动结转采用汇兑损益自动结转”，则系统参数设置中，汇，则系统参数设置中，汇兑损益结转标志由汇兑损益结转凭证生成程序设置为已结转兑损益结转标志由汇兑损益结转凭证生成程序设置为已结转（本月），再由期末结账重新设置为未结转（下月）。（本月），再由期末结账重新设置为未结转（下月）。n若选择若选择“不采用汇兑损益自动结转不采用汇兑损益自动结转”，则汇兑损益结转标志，则汇兑损益结转标志将被设置为已结转，期末结账时忽略此标志，即检查此标志时将被设置为已结转，期末结账时忽略此标志，即检查此标志时其状态为正确（通过判断汇兑损益结转定义基表是否有数据来其状态为正确（通过判断汇兑损益结转定义基表是否有数据来实现），否则将无法顺利进行期末结账。实现），否则将无法顺利进行期末结账。n这里需要说明汇兑损益结转标志存储在系统参数基表中，而这里需要说明汇兑损益结转标志存储在系统参数基表中，而汇兑损益结转定义则存储在汇兑损益结转定义基表中。在图汇兑损益结转定义则存储在汇兑损益结转定义基表中。在图3-3-1919界面，定义完成之后，若选择界面，定义完成之后，若选择“确认确认”则将汇兑损益结转定则将汇兑损益结转定义存储到汇兑损益结转定义基表中，存储时只存储结转标志为义存储到汇兑损益结转定义基表中，存储时只存储结转标志为“”的外币科目，若选择的外币科目，若选择“取消取消”则此次定义作废。则此次定义作废。 n一、转账定义的功能设计一、转账定义的功能设计n4 4、期间损益结转定义、期间损益结转定义n此功能用于在一个会计期间终了时，将损益类科目的余额结此功能用于在一个会计期间终了时，将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。损转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。损益类结转主要是对管理费用、销售费用、财务费用、销售成本、益类结转主要是对管理费用、销售费用、财务费用、销售成本、销售收入、营业外收支等账户的结转。其结转定义界面如图销售收入、营业外收支等账户的结转。其结转定义界面如图3-3-2020所示。所示。n期间损益结转每个账套每期也只有一个结转凭证，且其摘要期间损益结转每个账套每期也只有一个结转凭证，且其摘要固定为固定为“结转结转月份期间损益月份期间损益”，同样，转出科目（损益科，同样，转出科目（损益科目）方向根据其在科目字典中的余额方向确定，即若余额方向目）方向根据其在科目字典中的余额方向确定，即若余额方向为为“借借”则从贷方转出，否则从借方转出，转入科目（本年利则从贷方转出，否则从借方转出，转入科目（本年利润科目）方向与转出科目方向相反。润科目）方向与转出科目方向相反。n在进行期间损益结转定义时，首先要选择在进行期间损益结转定义时，首先要选择“采用期间损益自采用期间损益自动结转动结转”还是还是“不采用期间损益自动结转不采用期间损益自动结转”，若选择，若选择“采用期采用期间损益自动结转间损益自动结转”则需分别对转出的损益科目和转入利润科目则需分别对转出的损益科目和转入利润科目信息进行定义。信息进行定义。n在图在图3-203-20中，左边为损益科目输入区，在该区内录入转出的中，左边为损益科目输入区，在该区内录入转出的损益科目，损益科目必须在科目字典的损益科目，损益科目必须在科目字典的“损益损益”类科目中选取，类科目中选取，转出的损益科目可以为非末级科目，但在生成结转凭证时，必转出的损益科目可以为非末级科目，但在生成结转凭证时，必须按所选损益科目的末级科目结转，如果所选损益科目具有辅须按所选损益科目的末级科目结转，如果所选损益科目具有辅助核算，则系统将部门或项目辅助核算信息也同时列出。助核算，则系统将部门或项目辅助核算信息也同时列出。n一、转账定义的功能设计一、转账定义的功能设计n4 4、期间损益结转定义、期间损益结转定义n对于选择的损益科目应在该科目所在行的本年利润科目栏填对于选择的损益科目应在该科目所在行的本年利润科目栏填入相应的本年利润科目。若不填本年利润科目，则将不结转此入相应的本年利润科目。若不填本年利润科目，则将不结转此损益科目的余额。在填入本年利润科目时，其本年利润科目必损益科目的余额。在填入本年利润科目时，其本年利润科目必须为科目字典中本年利润的末级科目。在结转时，结转表中每须为科目字典中本年利润的末级科目。在结转时，结转表中每一行的损益科目余额都将被转到同行的本年利润科目中去。若一行的损益科目余额都将被转到同行的本年利润科目中去。若同行的损益科目和本年利润科目都有辅助核算，则其辅助核算同行的损益科目和本年利润科目都有辅助核算，则其辅助核算账类必须相同，这一点需要在会计科目设置时予以保证。账类必须相同，这一点需要在会计科目设置时予以保证。n损益科目和本年利润科目的输入与制单时科目录入相同，可损益科目和本年利润科目的输入与制单时科目录入相同，可采用下拉列表框在科目字典中选取，选取后将所选择的科目编采用下拉列表框在科目字典中选取，选取后将所选择的科目编号和科目名称串接到一起显示出来。如果选取的损益科目和本号和科目名称串接到一起显示出来。如果选取的损益科目和本年利润科目有部门或项目辅助核算，则这些辅助核算信息会自年利润科目有部门或项目辅助核算，则这些辅助核算信息会自动显示出来，不需用户输入。动显示出来，不需用户输入。n总之在定义时，只需从科目字典中选择损益科目和本年利润总之在定义时，只需从科目字典中选择损益科目和本年利润科目即可。定义时所选取的损益科目可以为非末级科目，而本科目即可。定义时所选取的损益科目可以为非末级科目，而本年利润科目则必须为末级科目。年利润科目则必须为末级科目。n一、转账定义的功能设计一、转账定义的功能设计n4 4、期间损益结转定义、期间损益结转定义n在图在图3-203-20中，若选择中，若选择“不采用期间损益自动结转不采用期间损益自动结转”则不需输则不需输入任何信息，各输入项失效。若选择入任何信息，各输入项失效。若选择“采用期间损益自动结转采用期间损益自动结转”，则系统参数设置中，期间损益结转标志由期间损益结转凭，则系统参数设置中，期间损益结转标志由期间损益结转凭证生成程序设置为已结转（本月），再由期末结账重新设置为证生成程序设置为已结转（本月），再由期末结账重新设置为未结转（下月）；若选择未结转（下月）；若选择“不采用期间损益自动结转不采用期间损益自动结转”，则期，则期间损益结转标志将被设置为已结转，期末结账时忽略此标志，间损益结转标志将被设置为已结转，期末结账时忽略此标志，即检查此标志时其状态为正确（通过判断期间损益结转定义基即检查此标志时其状态为正确（通过判断期间损益结转定义基表是否有数据来实现），否则将无法顺利进行期末结账。表是否有数据来实现），否则将无法顺利进行期末结账。n这里需要说明期间损益结转标志存储在系统参数基表中，而这里需要说明期间损益结转标志存储在系统参数基表中，而期间损益结转定义则存储在期间损益结转定义基表中。在图期间损益结转定义则存储在期间损益结转定义基表中。在图3-3-2020界面，定义完成之后，若选择界面，定义完成之后，若选择“确认确认”则系统将定义内容存则系统将定义内容存储到期间损益结转定义基表中，存储时只存储本年利润科目不储到期间损益结转定义基表中，存储时只存储本年利润科目不为空的各行内容，若选择为空的各行内容，若选择“取消取消”则此次定义作废。则此次定义作废。n n 二、转账凭证生成的功能设计二、转账凭证生成的功能设计n在定义完转账分录后，每月月末只需执行本功能，即可由计在定义完转账分录后，每月月末只需执行本功能，即可由计算机根据定义自动填制各种转账凭证。在此生成的转账凭证需算机根据定义自动填制各种转账凭证。在此生成的转账凭证需经审核、记账后才真正完成结转工作。经审核、记账后才真正完成结转工作。n由于转账是按照已记账的数据进行计算的，所以在进行月末由于转账是按照已记账的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，应先将本月该入账的业务全部入账，将所有未转账工作之前，应先将本月该入账的业务全部入账，将所有未记账的凭证全部记账，否则生成的转账凭证数据可能有误，特记账的凭证全部记账，否则生成的转账凭证数据可能有误，特别是对一组相关转账分录，必须按固定的顺序依次进行转账生别是对一组相关转账分录，必须按固定的顺序依次进行转账生成、审核、记账，其次序不可颠倒，必须在某些转账凭证已经成、审核、记账，其次序不可颠倒，必须在某些转账凭证已经记账的前提下，另一些转账凭证才能生成。其步骤如下：记账的前提下，另一些转账凭证才能生成。其步骤如下：n一般情况下应首先生成和处理由外部系统转入核心子系统的一般情况下应首先生成和处理由外部系统转入核心子系统的凭证；凭证；n然后再生成和处理对应结转凭证；然后再生成和处理对应结转凭证；n第三生成和处理销售成本结转凭证；第三生成和处理销售成本结转凭证；n第四生成和处理汇兑损益结转凭证；第四生成和处理汇兑损益结转凭证；n最后生成和处理期间损益结转凭证。最后生成和处理期间损益结转凭证。n对于各种转账凭证每月只能生成一次，生成后生成程序自动对于各种转账凭证每月只能生成一次，生成后生成程序自动将系统参数基表中的对应结转标志、销售成本结转标志、汇兑将系统参数基表中的对应结转标志、销售成本结转标志、汇兑损益结转标志、期间损益结转标志分别置为损益结转标志、期间损益结转标志分别置为“”（即已结转）（即已结转），待本月结账后又将其为空（即未结转）。，待本月结账后又将其为空（即未结转）。n n 二、转账凭证生成的功能设计二、转账凭证生成的功能设计n 1 1、对应结转凭证生成、对应结转凭证生成n对应结转凭证生成界面如图对应结转凭证生成界面如图3-213-21所示。在此界面，选择需要所示。在此界面，选择需要结转的转账凭证，在结转的转账凭证，在“是否结转是否结转”处双击鼠标打上处双击鼠标打上“”（即（即结转）标志，在结转）标志，在“”状态下再双击鼠标，则结转标志又被置状态下再双击鼠标，则结转标志又被置为空（即不结转）。可用为空（即不结转）。可用“全选全选”和和“全消全消”功能，全部选择功能，全部选择或全部取消要结转的凭证。或全部取消要结转的凭证。n选择完毕后，所选结果将被存储到对应结转定义基表中，下选择完毕后，所选结果将被存储到对应结转定义基表中，下次生成对应结转凭证时，作为默认选择结果显示，用户可以直次生成对应结转凭证时，作为默认选择结果显示，用户可以直接确认，也可修改后确认。接确认，也可修改后确认。n选选“确认确认”功能，系统按设定的结转系数进行结转计算，生功能，系统按设定的结转系数进行结转计算，生成对应结转凭证，并将其送入凭证基表成对应结转凭证，并将其送入凭证基表（PzPz）中，待审核后记中，待审核后记账。账。n同时，对应结转凭证生成程序将系统参数基表中的对应结转同时，对应结转凭证生成程序将系统参数基表中的对应结转标志置为已结转。对于由对应结转生成的机制凭证，可由生成标志置为已结转。对于由对应结转生成的机制凭证，可由生成人员或账套主管进行必要的修改，若有附件时可用凭证修改功人员或账套主管进行必要的修改，若有附件时可用凭证修改功能输入附件张数。能输入附件张数。n n 二、转账凭证生成的功能设计二、转账凭证生成的功能设计n 2 2、销售成本结转凭证生成、销售成本结转凭证生成n销售成本结转凭证生成界面如图销售成本结转凭证生成界面如图3-223-22所示。在此界面，列出所示。在此界面，列出了定义的结转成本科目，与对应结转凭证生成不同，销售成本了定义的结转成本科目，与对应结转凭证生成不同，销售成本结转只生成一个凭证，因此，不必选取要生成的凭证。结转只生成一个凭证，因此，不必选取要生成的凭证。n用户选择用户选择“确认确认”后，系统按销售成本结转公式进行结转计后，系统按销售成本结转公式进行结转计算，生成销售成本结转凭证，并将其送入凭证基表（算，生成销售成本结转凭证，并将其送入凭证基表（PzPz）中，中，待审核后记账。待审核后记账。n同时，销售成本结转凭证生成程序将系统参数基表中的销售同时，销售成本结转凭证生成程序将系统参数基表中的销售成本结转标志置为已结转。对于由销售成本结转生成的机制凭成本结转标志置为已结转。对于由销售成本结转生成的机制凭证，可由生成人员或账套主管进行必要的修改，若有附件时可证，可由生成人员或账套主管进行必要的修改，若有附件时可用凭证修改功能输入附件张数。用凭证修改功能输入附件张数。n n 二、转账凭证生成的功能设计二、转账凭证生成的功能设计n 3 3、汇兑损益结转凭证生成、汇兑损益结转凭证生成n汇兑损益结转凭证生成界面如图汇兑损益结转凭证生成界面如图3-233-23所示。在此界面，列出所示。在此界面，列出了所有需要计算汇兑损益的外币科目，选择本次需要进行结转了所有需要计算汇兑损益的外币科目，选择本次需要进行结转的外币科目，在的外币科目，在“是否结转是否结转”处双击鼠标打上处双击鼠标打上“”（即结转）（即结转）标志，在标志，在“”状态下再双击鼠标，则结转标志又被置为空状态下再双击鼠标，则结转标志又被置为空（即不结转）。可用（即不结转）。可用“全选全选”和和“全消全消”功能，全部选择或全功能，全部选择或全部取消要结转的科目。部取消要结转的科目。n选择完毕后，所选结果将被存储到汇兑损益结转定义基表中，选择完毕后，所选结果将被存储到汇兑损益结转定义基表中，下次生成汇兑损益结转凭证时，作为默认选择结果显示，用户下次生成汇兑损益结转凭证时，作为默认选择结果显示，用户可以直接确认，也可修改后确认。可以直接确认，也可修改后确认。n在生成汇兑损益结转凭证之前，必须用外币汇率字典维护功在生成汇兑损益结转凭证之前，必须用外币汇率字典维护功能输入本期期末汇率，当发现某外币的本期期末汇率为零或空能输入本期期末汇率，当发现某外币的本期期末汇率为零或空时，系统会自动调用外币汇率字典维护功能，输入各外币的本时，系统会自动调用外币汇率字典维护功能，输入各外币的本期期末汇率后可选期期末汇率后可选“确认确认”功能，系统按汇兑损益计算公式进功能，系统按汇兑损益计算公式进行结转计算，生成汇兑损益结转凭证，并将其送入凭证基表行结转计算，生成汇兑损益结转凭证，并将其送入凭证基表（PzPz）中，待审核后记账。中，待审核后记账。n同时，汇兑损益结转凭证生成程序将系统参数基表中的汇兑同时，汇兑损益结转凭证生成程序将系统参数基表中的汇兑损益结转标志置为已结转。对于由汇兑损益结转生成的机制凭损益结转标志置为已结转。对于由汇兑损益结转生成的机制凭证，可由生成人员或账套主管进行必要的修改，若有附件时可证，可由生成人员或账套主管进行必要的修改，若有附件时可用凭证修改功能输入附件张数。用凭证修改功能输入附件张数。 n n 二、转账凭证生成的功能设计二、转账凭证生成的功能设计n 4、期间损益结转凭证生成、期间损益结转凭证生成n期间损益结转凭证生成界面如图期间损益结转凭证生成界面如图3-243-24所示。在此界面，根据所示。在此界面，根据期间损益结转定义，列出了已定义的所有损益及本年利润科目，期间损益结转定义，列出了已定义的所有损益及本年利润科目，选择本次需要进行结转的行，在选择本次需要进行结转的行，在“是否结转是否结转”处双击鼠标打上处双击鼠标打上“”（即结转）标志，在（即结转）标志，在“”状态下再双击鼠标，则结转状态下再双击鼠标，则结转标志又被置为空（即不结转）。可用标志又被置为空（即不结转）。可用“全选全选”和和“全消全消”功能，功能，全部选择或全部取消要结转的行。全部选择或全部取消要结转的行。n选择完毕后，所选结果将被存储到期间损益结转定义基表中，选择完毕后，所选结果将被存储到期间损益结转定义基表中，下次生成期间损益结转凭证时，作为默认选择结果显示，用户下次生成期间损益结转凭证时，作为默认选择结果显示，用户可以直接确认，也可修改后确认。可以直接确认，也可修改后确认。n选选“确认确认”功能后系统按对应科目进行结转计算，若转出的功能后系统按对应科目进行结转计算，若转出的损益科目为非末级科目时，则系统按其下属的末级科目转出，损益科目为非末级科目时，则系统按其下属的末级科目转出，在生成期间损益结转凭证中，其转出科目和转入科目必须全部在生成期间损益结转凭证中，其转出科目和转入科目必须全部为末级科目，期间损益结转凭证生成后，被送入凭证基表为末级科目，期间损益结转凭证生成后，被送入凭证基表（PzPz）中，待审核后记账。中，待审核后记账。n同时，期间损益结转凭证生成程序将系统参数基表中的期间同时，期间损益结转凭证生成程序将系统参数基表中的期间损益结转标志置为已结转。对于由期间损益结转生成的机制凭损益结转标志置为已结转。对于由期间损益结转生成的机制凭证，可由生成人员或账套主管进行必要的修改，若有附件时可证，可由生成人员或账套主管进行必要的修改，若有附件时可用凭证修改功能输入附件张数。用凭证修改功能输入附件张数。思考题思考题n、常用摘要具有统一维护共同使用和个人维护并使用自己、常用摘要具有统一维护共同使用和个人维护并使用自己的常用摘要两种方式，说明那种方式更加合理？为什么？的常用摘要两种方式，说明那种方式更加合理？为什么？n、说明在电算化会计信息系统中，凭证类型是否有必要加、说明在电算化会计信息系统中，凭证类型是否有必要加以区分，并说明分与不分的利弊。以区分，并说明分与不分的利弊。n、在凭证录入功能中，设计了引入、输出、查询、复制、在凭证录入功能中，设计了引入、输出、查询、复制、冲销等功能，并设计了简化摘要和科目的助记输入功能，这冲销等功能，并设计了简化摘要和科目的助记输入功能，这些功能虽然可以提高系统的可操作性，但编程实现难度较大，些功能虽然可以提高系统的可操作性，但编程实现难度较大，且由于功能交叉可能影响系统的稳定性，在国外同类软件中且由于功能交叉可能影响系统的稳定性，在国外同类软件中一般不设计这类功能，对此如何认识？一般不设计这类功能，对此如何认识？n、试说明以凭证为单元和以记录为单元，凭证查询的区别。、试说明以凭证为单元和以记录为单元，凭证查询的区别。n、关于按科目级次对凭证进行汇总，书中给出一种算法，、关于按科目级次对凭证进行汇总，书中给出一种算法，试说明该算法是否正确？为什么？是否还有其他正确算法？试说明该算法是否正确？为什么？是否还有其他正确算法？ 思考题思考题n、国内许多财务软件都提供了强大的重新记账功能，可以、国内许多财务软件都提供了强大的重新记账功能，可以在核算年度的任意时点进行重新记账，对此如何认识？在核算年度的任意时点进行重新记账，对此如何认识？n、为确保数据正确，在记账处理时应设计那些功能予以保、为确保数据正确，在记账处理时应设计那些功能予以保证？证？n、试说明期末销售成本结转机制凭证定义中，销售收入科、试说明期末销售成本结转机制凭证定义中，销售收入科目的作用，并说明此机制凭证的生成过程和步骤。目的作用，并说明此机制凭证的生成过程和步骤。