蘭陽技術學院資訊管理系蘭陽技術學院資訊管理系ERP管理報告管理報告XX證券導入證券導入ERP系統系統 學 生： 吳志成(E9330021) 高名正(E9330026) 黃哲祺(E9330036) 簡靜惠(E9330037) 林瑞琦(E9230042) 指導老師: 謝淑惠 老師大綱大綱n壹、摘要 n貳、企業資源規劃計畫書n叁、結論 n肆、附錄 壹、摘要壹、摘要 在競爭激烈的金融證券市場中，XX證券希望能充分應用ERP協助業務營運、後勤支援與顧客服務，本案乃是管理者要以創新之應用與e化方式來作為與同業間競爭的本錢。而把ERP當作攻擊武器與生財工具這也是有別於他人的思維，且從本案管窺XX證券如何將ERP與企業策略緊密結合，並了解XX證券e化佈局與築夢踏實的實踐之道。 貳、企業資源規劃計畫書貳、企業資源規劃計畫書n一、企業介紹n二、企業導入企業資源規劃目的與目標n三、企業營業流程分析n四、企業資源規劃系統導入一、企業介紹一、企業介紹n 證券原名弘證券，於77年成立，為一經營經紀、自營、承銷等各業務之綜合商。83年，獲證管會核准成為第一家股票上櫃的證券公司，並於85年通過ISO 9002國際品質認證，成為上櫃券商中第一家得此殊榮者。過去十年來，證透過組織成長及合併收購其它中小型券商的方式，擴大公司規模；89年與萬證券合併後，90年通過金融控股公司法，證券公司便可與其它類型的金融機構進行整合（如銀行），此時，弘證亦與華銀行共組金控；而華銀行的子公司金華銀證券，則於91年7月與弘證合併，並正式更名為證券。 組織架構圖組織架構圖 二、企業導入企業資源規劃目的與目標二、企業導入企業資源規劃目的與目標 本公司導入ERP的目的與目標大致上可歸類有五項(1) 增強資料共用性與正確性(2) 達成資訊的即時性(3) 簡化工作程序，加快企業的反應速度(4) 簡化流程，節省管銷流程，降低企業經營成本(5) 即時掌握實際經營狀況，快速因應市場及顧客需求。就是希望藉此ERP系統縮短公司內部管理流程，促使本公司在營運效率上，能有明顯的提升，而有鑑於傳統紙張表單的缺點與人工作業流程之缺點藉由利用電子表單改善作業流程並提昇效率，進而達到作業流程與管理之最佳化。再則本公司亦屬於服務業，面對著的是形形色色的客戶，如何讓客戶進行快速且正確的交易並做好即時的查詢及回報，以增進客戶對公司的忠誠度，如此公司業務方能蒸蒸日上，這都是本公司導入ERP系統的目的與目標。三、企業營業流程分析三、企業營業流程分析-1目前流程目前流程 1.人事差勤管理流程人事差勤管理流程2、顧客下單及查詢系、顧客下單及查詢系統流程圖統流程圖三、企業營業流程分析三、企業營業流程分析-1目前流程目前流程(續續)3、內部採購流程圖、內部採購流程圖4、客戶開戶作業流程圖、客戶開戶作業流程圖三、企業營業流程分析三、企業營業流程分析-1目前流程目前流程(續續)5、內部系統障礙排除、內部系統障礙排除流程圖流程圖三、三、企業營業流程分析企業營業流程分析-2 改造流程改造流程1.人事差勤管理流程人事差勤管理流程- 現有流程可改善之流程 改善後之流程圖三、三、企業營業流程分析企業營業流程分析-2 改造流程改造流程(續續)2.內部採購流程圖內部採購流程圖- 現有流程可改善之流程 改善後之流程圖三、企業營業流程三、企業營業流程分析分析-3 模組選擇模組選擇 n 在了解公司改善前後的流程介面及功能後，公司將朝向辦公室無紙化發展，同時也想藉此體驗到作業效率的提昇以及流程的即時控管所帶來前所未見的e流成果。所以本公司將選擇以下兩種模組來進行導入：人事薪資管理流程模組採購管理流程模組四、企業資源規劃系統四、企業資源規劃系統導入導入-1 ERP軟體評選方式軟體評選方式1.1.成立評選小組：成立評選小組：成立評選小組：成立評選小組：部門部門 部門代表姓名部門代表姓名 備註備註 財務部 林瑞琦 業務部 黃哲棋 資訊部 吳志成 證劵經理部 簡靜惠 管理部 高名正 總務部 林建興 為小組組長 外部顧問 林建興 美國舊金山Golden Gate University財務金融碩士 四、企業四、企業資源規劃系統導入資源規劃系統導入-1 ERP軟體評選方式軟體評選方式(續續)2.2.凝聚共識，產生願景凝聚共識，產生願景凝聚共識，產生願景凝聚共識，產生願景n n而本公司導入而本公司導入而本公司導入而本公司導入ERPERP的願景歸類起來大致為下列幾項：的願景歸類起來大致為下列幾項：的願景歸類起來大致為下列幾項：的願景歸類起來大致為下列幾項：n n降低營運成本，提昇人員價值。降低營運成本，提昇人員價值。降低營運成本，提昇人員價值。降低營運成本，提昇人員價值。n n倍增流程時效、溝通效率與生產力。倍增流程時效、溝通效率與生產力。倍增流程時效、溝通效率與生產力。倍增流程時效、溝通效率與生產力。n n告別紙張作業、減少人為錯誤與弊病。告別紙張作業、減少人為錯誤與弊病。告別紙張作業、減少人為錯誤與弊病。告別紙張作業、減少人為錯誤與弊病。n n與其他與其他與其他與其他APAP整合，可靠快速且免除人力重工。整合，可靠快速且免除人力重工。整合，可靠快速且免除人力重工。整合，可靠快速且免除人力重工。n n強化管理控制、落實執行力。強化管理控制、落實執行力。強化管理控制、落實執行力。強化管理控制、落實執行力。n n數位資訊累積，強化知識管理。數位資訊累積，強化知識管理。數位資訊累積，強化知識管理。數位資訊累積，強化知識管理。四、企業四、企業資源規劃系統導入資源規劃系統導入-1 ERP軟體評選方式軟體評選方式(續續)3. 選擇所需的功能模組選擇所需的功能模組-人事薪資管理流程模組- 人事管理系統 薪資管理系統 差勤管理系統 電子化文件簽核系統 採購管理流程模組 採購管理系統 行政管理系統 交貨管理作業 詢報價作業四、四、企業資源規劃系統導入企業資源規劃系統導入-1 ERP軟體評選方式軟體評選方式(續續)4.4.搜集軟體廠商資料並產生合適廠商名單搜集軟體廠商資料並產生合適廠商名單搜集軟體廠商資料並產生合適廠商名單搜集軟體廠商資料並產生合適廠商名單經蒐集資料產生三家廠商名單經蒐集資料產生三家廠商名單鼎新電腦鼎新電腦偉盟系統股份有限公司偉盟系統股份有限公司 慧盟資訊科技股份有限慧盟資訊科技股份有限公司公司 四、四、企業資源規劃系統導入企業資源規劃系統導入-1 ERP軟體評選方式軟體評選方式(續續)5.提提 案案 書（書（Request for Proposal）- 製作一份製作一份提案書提案書（即需求書）（即需求書），請以上三家廠商檢附服請以上三家廠商檢附服務建議書務建議書 四、四、企業資源規劃系統導入企業資源規劃系統導入-1 ERP軟體評選方式軟體評選方式(續續)6.選出最合適的軟體選出最合適的軟體軟體功能軟體功能 軟體系統廠商軟體系統廠商 鼎新電腦鼎新電腦 偉盟系統偉盟系統 慧盟資訊慧盟資訊 是否建立在標準架構上是否建立在標準架構上 545是否能容易及便宜的客製是否能容易及便宜的客製 343功能是否完整且易學易用功能是否完整且易學易用 433需要多少擁有成本需要多少擁有成本 434參考用戶的反應如何參考用戶的反應如何 523是否能升級是否能升級 544照上述各項的評比，最後本公司選擇由鼎新電腦的系統來作為導入的廠商。照上述各項的評比，最後本公司選擇由鼎新電腦的系統來作為導入的廠商。四、四、企業資源規劃系統導入企業資源規劃系統導入-1 ERP軟體評選方式軟體評選方式(續續)7. 進入簽約進入簽約 附上一份附上一份契約書契約書 四、企業資源規劃系統導入四、企業資源規劃系統導入- 2 ERP導入程序方式導入程序方式 1.成立成立ERP導入專案小組導入專案小組決策委員會訂定每月聚會一次，提決策委員會訂定每月聚會一次，提供下列支援供下列支援n提供較長期的策略願景n指導和支持n提供足夠的資源（人，物，時間，場地）n批准和監控導入的預算n解決衝突四、企業資源規劃系統導入四、企業資源規劃系統導入- 2 ERP導入程序方式導入程序方式(續續)2.確定新系統要達成的績效目標確定新系統要達成的績效目標- 本公司導入新系統要達成的績效目標大致有五項(1) 增強資料共用性與正確性(2) 達成資訊的即時性(3) 簡化工作程序，加快企業的反應速度(4) 簡化流程，節省管銷流程，降低企業經營成本(5) 即時掌握實際經營狀況，快速因應市場及顧客需求。 四、企業資源規劃系統導入四、企業資源規劃系統導入- 2 ERP導入程序方式導入程序方式(續續)3.擬定較詳細的計畫擬定較詳細的計畫- 分為四期分為四期企業藍圖期 系統實證期 上線準備期 上線支援期 而每期均詳述各項工作步驟以及各參與人員而每期均詳述各項工作步驟以及各參與人員四、企業資源規劃系統導入四、企業資源規劃系統導入- 2 ERP導入程序方式導入程序方式(續續)3.專案成員之教育專案成員之教育- 舉行為期大約四週的教育訓練，由軟體公司提供系統功能面及操作面的課程，共兩梯次。目的是讓使用者能夠藉由教育訓練瞭解ERP整體的作業流程及運作方式並進而熟悉系統的操作介面。然而為了顧及各部門於受訓期間，原有之工作能依時完成，除了關鍵使用者（Key User），每個部門的使用者分A、B兩組先後前往軟體公司受訓，並設置工作代理人機制，且必須參與各模組的重要會議及研討，如此將有助於導入系統時更容易進入狀況並做好事先的準備工作。四、企業資源規劃系統導入四、企業資源規劃系統導入- 2 ERP導入程序方式導入程序方式(續續)5.安安 裝裝 新新 軟軟 硬硬 體體-n現有之伺服器老舊，為因應新系統執行之效能，所以在建置資料庫系統與應用系統伺服器等硬體設備，需汰換更新及作業系統（OS）購買Windows 2000 Server 以提高其效能。n需整合公司內部之資訊網路，其中含所有內部的網路線（規格為Cat 5 or Cat 5e），及各網路設備（路由器、交換器、集線器、以及防火牆等.）及相關硬體均需購置及安裝。n新ERP應用軟體(application system)安裝。四、企業資源規劃系統導入四、企業資源規劃系統導入- 2 ERP導入程序方式導入程序方式(續續)6.使用者的教育訓練使用者的教育訓練-針對使用者訂出一個課程表 課程名稱日期時數參加人員ERP原理7/28王大偉、李大明、吳冠軍刷卡出勤系統7/6.712吳飛龍、游玉芬、范德興人事管理7/12.1312吳家慶、林育賢薪資系統7/17.1816李家寶、林世堯、盧婉渝檔案文件管理7/21.2212李誌和、鐘翊雯報表作業管理7/25.2616陳天祥、湯慧良採購管理8/1.2.324林志樺、王石成、黃銘祥四、企業資源規劃系統導入四、企業資源規劃系統導入- 2 ERP導入程序方式導入程序方式(續續)7.產品上線使用產品上線使用n系統使用人員已接受訓練n新的作業程序，政策已訂n系統安全已建立n資料已轉換成功n新的系統經測試OK 若以上幾點均已完成則預定於若以上幾點均已完成則預定於10月月10日排除萬難，開始啟用。日排除萬難，開始啟用。四、企業資源規劃系統導入四、企業資源規劃系統導入- 3 ERP績效評估方式績效評估方式n 上線後經過為及時掌握問題並有效排除，於上線後第一個月每天的PM16：00，各相關單位與駐廠廠商檢討當日發生之問題與處理方式，以達到今日事今日畢的作業要求。而往後每月則定期檢討改進，如此經過八個月後進行績效評估，得到以下結果：四、企業資源規劃系統導入四、企業資源規劃系統導入- 3 ERP績效評估方式（續）績效評估方式（續） n導入導入ERP之績效評估（量化）之績效評估（量化）KPI 系統導入之前 系統導入之後 請購作業時間 7天1天請購回應時間 3天4小時差勤作業時間 3天1天審核作業期間 1天2小時請購規劃時間 5天2天查詢作業時間 2天1小時公司紙張花費 30000元/月 3000元/月 四、企業資源規劃系統導入四、企業資源規劃系統導入- 3 ERP績效評估方式績效評估方式 （續）（續）n導入導入ERP之績效評估（非量化）之績效評估（非量化） 過去使用傳統紙張表格，資料保存不易且相當佔空間，如今資料的存取完全整合在系統中，有效的提高採購的工作效率。過去所有格式因人而異，現在將所有表格的項目及內容都統一，且格式皆同，有利於資料共用及供應鏈間廠商的往來。有提綱挈領的功能，能將相關資料整合成一份報表，供做決策參考。權限管理及資料共用都有一定邏輯可循，可依需要自訂。所有程式皆為模組化設計，且均以WEB介面，讓使用者能簡單容易的使用，自然效率會有顯著的提升。叁、結論叁、結論 採用鼎新ERP系統之後，作業流程的統合與標準化，讓本XX證券公司的營運更加流暢；而在營運效率上，有了明顯的提升，在技術資源的應用也更加的靈活，在追蹤制度也提供了透明化與量化的流程追蹤與決策依據。來幫助組織效率能繼續有更全面、更顯著的提升進而活絡了整個企業。未來，本XX證券公司將視實際的需求，考慮引進鼎新ERP系統的其他模組，以期組織效率能繼續有更全面、更顯著的提升，展現時代競爭力。肆、附錄肆、附錄n附錄一附錄一 提案書（提案書（Request for Proposal） n附錄二附錄二 契約書契約書