公文材料公文材料 第一章 公文常见错误分析及对策 一、存在的问题 二、规范公文格式的对策 公文是公务文书的简称，是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。其重要特点就是行文的规范化、制度化和标准化。国家行政机关公文格式（GB/T97041999，以下简称格式）、国家行政机关公文处理办法以下简称办法）以及中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）（以下简称条例）等办法对于公文格式有严格的要求。但是我们平时在制发文件时，并没有严格按照规定、要求去做，制发文件存在很大的随意性，造成公文格式不规范，严重影响了公文的严肃性。更在一定程度上影响了公文的质量和效能，影响工作效率，因此我们必须引起高度重视。一、 存在的问题 （一）文种使用乱 生造文种，把没列为文种的公文种类作为文种使用。办法所确定的公文文种共有13类14种，即：命令、令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为印发、颁发式通知的附件行文。（二）混用文种 常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。 报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复。为此要特意提请注意：类似“以上报告当否，请批示”的说法是不妥当的，可以写“特此报告”。 请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复，期复请求用语常见有 “当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”。 报告与请示两者在使用上有很大的区别；此外，报告可以一文多事，而请示必须强调的是遵循“一事一报”的原则。 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 函的内容必须单纯，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。 函的结尾部分，另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”（用于回函）（三）规矩格式乱 格式中就公文的格式、标准都作出了明确的 规定。在具体行文中常见错误有： 1.排版规格不当 公文标题应在红色反线下空行，用号宋体字加粗，正文用号仿宋体字，一般每面排行，每行排个字（段落行距30磅，页面设置上、下各3cm，左右各2.5cm）。排版错误会影响公文的严肃性。 2.发文号标注不规范 主要表现在：一是错用括号，如，官地（2012）240号；二是用虚数，如官地2012005号；三是字体字号不标准。格式规定：发文字号，用号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位（即不编为），不加 第字。3.标题滥用符号 错误：关于印发官地水电站工程2012年安全生产月活动方 案的通知 正确：关于印发官地水电站工程2012年安全生产月活动方案 的通知 错误：关于印发官地水电站大坝坝基开挖质量奖罚专项细 则的通知 正确：关于印发官地水电站大坝坝基开挖质量奖罚专项细则 的通知4.结构层次序数使用不规则 办法规定：结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。但是目前我们经常出现公文序数数词使用不规则的情况，要注意办法规定的序数数词的写法，其中“一、”下面是顿号，“1.”下面是点号，而“（一）”和“（1）”括号外面是不带顿和点号。（注意：结构层次排版均是左空2字符）5.引用文号格式不对 办法规定：引用公文应当先引标题，后引发文字号。目前，有时候会出现，据官地201212号文关于的通知，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据关于通知（官地201212号）。 6.成文时间标识不清 单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称，只标识成文时间，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“ ，并且右空字。成文时间一般以领导人签发的日期为准；如系联合行文，以最后签发机关的领导人签发日期为准。会议通过的重要公文，以会议通过日期为准。会议通过的重要公文，如决议，以及条例、规定等文件，成文日期不在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。 7.附件标注不符合规定 附件应当在正文之后，机关署名或成文时间之前，注明附件顺序和名称。标注的位置在正文下一行左空2字符用3号仿宋字体标识“附件”二字，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数字后加圆点，如“附件：1.”，附件名称后不加标点符号。同时，附件内容不应加书名号。 附件应当置于文件之后，与文件装订在一起，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。(oa系统发文中，有附件添加时，不能与正文用一个文档，而应该另外添加附件；附件的排版与正文一致，页面设置上、下各3cm，左右2.5cm，22行，每行28个字)提请大家注意：添加的附件一般由拟稿人自行排版8.盖印不规范 印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。但不规范现象常见于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齐；印章间相交或相切，相距超过3mm；联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个，或左右距公文纸边距离不合标准等。除会议纪要和以电报形式发出的以外，公文均应加盖公章。联合上报的公文，由主办机关加盖公章。联合下发的公文，联合发文机关都要加盖公章。 当公文排版后最后一页所余空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。9.主题词 办法规定，所有的公文都要标注主题词。一篇公文的主题词要能反映公文的主要内容和文种，除类别词外不超过5个主题词。“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。 10.抄送机关 抄送机关是指除主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于主题词下方，印制版记（印发机关和时间）上方。左空一字用3号仿宋字体标识“抄送”二字，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。11.印发机关和印发时间（印制版记） 印发机关和印发时间位于公文末页下端，用3号仿宋字体，印发机关左空一字，印发时间右空一字。 印发机关，一般是发文机关的办公机构。印发时间，是实际付印的日期，与公文的成文时间意义不同。版记的各项之间，均加一条反线，宽度同版心。12.oa中发文处理签的填写 发文字号、序号、份数均可不填写；缓急、密级可填可不填；必须填写文种；标题、附件、主题词、主送、抄报、抄送均按照前面11点的要求填写完整。（按照二滩公司工作流程的要求，每一份发文均要上报公司总部，所以在oa发文处理签的抄报处请填写“二滩水电开发有限责任公司”）13.其他 （1）关于公文标题的拟用，注意动词的用法。例如：关于报送官地水电站2012年6月份滚动招标计划的报告。 （2）在会议纪要中写参会单位及人员时，上级与下级之间用分号，平级之间用顿号。 （3）会议纪要中对各参建单位的简称应使用统一的标准化简称二、规范公文格式的对策二、规范公文格式的对策（一）提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性。（二）加强自身建设，提高公文办理人员的整体素质。（三）严格要求，加强对公文格式规范化的管理和指导。第二章第二章 公文办理和传递公文办理和传递 公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。 一、签收 收到有关公文并签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。 二、登记 公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。登记应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。 三、拟办 秘书部门（办公室）对需要办理的公文提出办理意见，并提供必要的背景材料，送领导人批示。 四、请办 办公室根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人批示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。 五、分发 秘书部门（办公室）根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。 六、传阅 秘书部门（办公室）根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。 七、承办 主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级机关（领导）审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级机关审批。 八、催办 秘书部门（办公室）对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导人反馈办理的情况。 九、核发 秘书部门（办公室）在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数。 十、印制 应当做到准确、及时、规范、安全、保密。秘密公文应当由机要印刷厂印制。谢谢！