北京师范大学出版社第六章 会计软件初始化模块 n学习目标学习目标 :通过本章的学习，我们必须掌握通过本章的学习，我们必须掌握 n会计软件初始化设置；会计软件初始化设置；n会计软件的权限管理；会计软件的权限管理；n会计软件的数据备份与恢复；会计软件的数据备份与恢复；n中外会计软件初始化设置的异同点中外会计软件初始化设置的异同点 1北京师范大学出版社6.1软件的基本概述 n为为了了使使财财务务软软件件能能够够在在各各行行各各业业应应用用，财财务务软软件件在在设设计计时时重重点点考考虑虑了了各各单单位位会会计计核核算算和和财财务务管管理理的的一一般般特特性性。在在进进行行账账务务处处理理之之前前，要要根根据据本本单单位位的的业业务务属属性性进进行行具具体体设设置置，即即将将企企业业个个性性化化特特征征的的信信息息保保存存在相应的数据文件中，这种设置工作称之为初始化操作。在相应的数据文件中，这种设置工作称之为初始化操作。2北京师范大学出版社6.1.1国产软件性能和特点 n国产会计软件一般包括财务会计、购销存、决策支持等子系统等。财国产会计软件一般包括财务会计、购销存、决策支持等子系统等。财务会计子系统主要包括总账、应收应付、工资管理、固定资产等模块，务会计子系统主要包括总账、应收应付、工资管理、固定资产等模块，网上银行、票据通等功能模块。购销存子系统主要包括物料需求计划、网上银行、票据通等功能模块。购销存子系统主要包括物料需求计划、采购管理、存货核算、库存管理、销售管理及质量管理等功能模块。采购管理、存货核算、库存管理、销售管理及质量管理等功能模块。决策子系统主要包括财务会计、财务分析、管理会计等功能模块。决策子系统主要包括财务会计、财务分析、管理会计等功能模块。 3北京师范大学出版社6.1.2会计软件的启动运行n系统启用顺序系统启用顺序 n（1）先启用购销存系统，依次为采购计划、销售）先启用购销存系统，依次为采购计划、销售管理、存货核算和库存管理；管理、存货核算和库存管理；n（2）启动总账系统后，再启动应收款应付款管理）启动总账系统后，再启动应收款应付款管理系统；系统；n（3）启动总账系统后，工资管理和固定资产管理）启动总账系统后，工资管理和固定资产管理的运行可以不分先后；的运行可以不分先后；4北京师范大学出版社6.1.2会计软件的启动运行(续）n（4）网上银行和票据通则要在各个系统启用后运）网上银行和票据通则要在各个系统启用后运行；行；n（5）决策子系统内部各个功能模块之间没有固定）决策子系统内部各个功能模块之间没有固定的运行次序。但一般而言财务分析功能模块管理的运行次序。但一般而言财务分析功能模块管理会计需要从财务会计报表模块获取许多会计信息，会计需要从财务会计报表模块获取许多会计信息，因此在运行后两个功能模块之前，应当先有财务因此在运行后两个功能模块之前，应当先有财务会计报表模块提供的信息；会计报表模块提供的信息；n （6）购销存子系统和财务子系统启用使用后，）购销存子系统和财务子系统启用使用后，才能运行使用决策子系统，这是遵从会计信息制才能运行使用决策子系统，这是遵从会计信息制作和使用的先后次序。作和使用的先后次序。5北京师范大学出版社6.1.2会计软件的启动运行(续）n期末结账的步骤期末结账的步骤 n第一步：固定资产管理、采购计划、采购管理、第一步：固定资产管理、采购计划、采购管理、销售管理、工资管理先进行期末结账，且可以不销售管理、工资管理先进行期末结账，且可以不考虑次序，然后可以对库存管理和存货核算结账；考虑次序，然后可以对库存管理和存货核算结账；n第二步：应收系统和应付系统；第二步：应收系统和应付系统；n第三步：除总账之外的各个模块均月末结账后，第三步：除总账之外的各个模块均月末结账后，成本管理才能期末结账；成本管理才能期末结账；n第四步：各个系统月末结账后，总账系统最后结第四步：各个系统月末结账后，总账系统最后结账；账；6北京师范大学出版社6.1.3会计软件的安装 n系统运行环境系统运行环境 n实验数据实验数据 7北京师范大学出版社6.2系统管理n系统管理模块主要功能系统管理模块主要功能 n统一管理账套统一管理账套:用于账套的建立、修改、引入和输用于账套的建立、修改、引入和输出出(恢复备份和备份恢复备份和备份)。 n统一管理操作员及其权限统一管理操作员及其权限:用于设立统一的安全机用于设立统一的安全机制、用户、角色和权限设置。制、用户、角色和权限设置。8北京师范大学出版社6.2系统管理（续）n设置自动备份计划设置自动备份计划:提供系统根据指定设置定期进行自动备份处理，实提供系统根据指定设置定期进行自动备份处理，实现账套的自动备份。现账套的自动备份。n管理年度账管理年度账n用于建立、引入、输出年度账，结转上年数据，清空年度数据。用于建立、引入、输出年度账，结转上年数据，清空年度数据。9北京师范大学出版社6.2.2账套管理n账套建立账套建立 n账套修改账套修改 n账套的引入和输出账套的引入和输出 n账套的输出和删除账套的输出和删除 10北京师范大学出版社 6.2.3权限管理n内部控制主要是通过用户（操作员）的设置和内部控制主要是通过用户（操作员）的设置和权限分工实现的。权限分工实现的。n图图68 角色增加角色增加11北京师范大学出版社6.2.3权限管理（续）n图图69 操作员权限赋予操作员权限赋予 12北京师范大学出版社6.2.3权限管理（续）n用户用户 ：用户是指用友财务软件的操作员，用户登录时，系统会对其合：用户是指用友财务软件的操作员，用户登录时，系统会对其合法性进行检查。用户设置并赋加了权限后，才能进行相关的操作。用法性进行检查。用户设置并赋加了权限后，才能进行相关的操作。用户增加的操作与角色增加的操作基本相同，只是在户增加的操作与角色增加的操作基本相同，只是在“权限权限”/“用户用户”菜单下进行。用户权限的修改与角色的权限修改操作基本相同，唯菜单下进行。用户权限的修改与角色的权限修改操作基本相同，唯一差异就是在操作员列表中选定的对象不同，前者是用户，后者是角一差异就是在操作员列表中选定的对象不同，前者是用户，后者是角色。色。13北京师范大学出版社6.3各子系统控制参数意义6.3.1 控制参数n信息系统处理数据的程序由软件开发商编写，但是如果程序只有一种信息系统处理数据的程序由软件开发商编写，但是如果程序只有一种运行方式，只有一个处理结果，软件的适用性和灵活性就不高。运行方式，只有一个处理结果，软件的适用性和灵活性就不高。 n通过控制参数的设置，软件就可以适用不同的用户，在一定程度上实通过控制参数的设置，软件就可以适用不同的用户，在一定程度上实现了软件的通用性和个性设计。现了软件的通用性和个性设计。 14北京师范大学出版社6.3.2基础信息设置控制n基本信息基本信息 n编码方案编码方案 n数据精度数据精度 n数据权限管理数据权限管理 15北京师范大学出版社6.3.3应收款子系统的控制n应收款管理子系统的控制参数设置是对该系统的应收款管理子系统的控制参数设置是对该系统的某些运行节点进行选择，能够符合用户的特点。某些运行节点进行选择，能够符合用户的特点。图图614 是子系统参数选择是子系统参数选择 n 16北京师范大学出版社6.3.3应收款子系统的控制（续）n常规选项参数定义常规选项参数定义 ：应收款核销方式：应收款核销方式 ；单据审核日期依据；单据审核日期依据 ；汇兑损；汇兑损益方式益方式 n凭证选项参数定义凭证选项参数定义 ：受控科目制单方式：受控科目制单方式 ；非控科目制单方式；非控科目制单方式 ；控制；控制科目的依据科目的依据 ；销售科目依据；销售科目依据 ；方向相反的分录是否合并；方向相反的分录是否合并 n权限与预警权限与预警 ：客户权限和部门权限：客户权限和部门权限 ；单据自动报警；单据自动报警 ；录入发票时显；录入发票时显示提示信息示提示信息 ；信用额度报警；信用额度报警 ；信用额度控制；信用额度控制 17北京师范大学出版社64国外软件的初始化比较 6.4.1 SAP BO产品的特点n全面集成的业务功能全面集成的业务功能 18北京师范大学出版社6.4.1 SAP BO产品的特点（续）n开放的接口开放的接口 nMicrosoft Windows界面界面 n在线报警、审批功能在线报警、审批功能 n报表分析工具报表分析工具 n灵活实用的客户关系管理灵活实用的客户关系管理 19北京师范大学出版社6.4.2 系统管理nSAP Business One所提供的系统管理功能主要所提供的系统管理功能主要包括：系统初始化、基础数据定义、权限管理、包括：系统初始化、基础数据定义、权限管理、数据导入和导出、系统数据恢复、警报管理数据导入和导出、系统数据恢复、警报管理n初始化设置及定义初始化设置及定义 :SAP BO由财务、销售、采购、由财务、销售、采购、库存、银行等各子系统构成，各子系统共享公用库存、银行等各子系统构成，各子系统共享公用的基础信息。这些基础数据是各子系统运行的基的基础信息。这些基础数据是各子系统运行的基础，需要在启用各子系统之前结合企业的实际需础，需要在启用各子系统之前结合企业的实际需要和特点进行初始化设置及定义。要和特点进行初始化设置及定义。20北京师范大学出版社6.4.2 系统管理（续）21北京师范大学出版社6.4.2 系统管理（续）n建立账套（公司细节设置）建立账套（公司细节设置）:SAP BO软件也可在同一个软件系统下建软件也可在同一个软件系统下建立多账套，以便满足不同单位的多样性需求。不同的账套有不同的数立多账套，以便满足不同单位的多样性需求。不同的账套有不同的数据库名称，并可进行相应的基础设置，如：基础语言、过账期间等据库名称，并可进行相应的基础设置，如：基础语言、过账期间等。22北京师范大学出版社6.4.2 系统管理（续)23北京师范大学出版社6.4.2 系统管理(续）n系统初始化。系统初始化。账套的建立只包括了公司的最基本信息，针账套的建立只包括了公司的最基本信息，针对某单位的更详细的资料可通过路径对某单位的更详细的资料可通过路径“管理管理系统初始化系统初始化公司明细公司明细” 输入输入24北京师范大学出版社6.4.2 系统管理（续）n定义用户定义用户 n定义销售员工（销售代表）定义销售员工（销售代表） n定义货币、外币汇率、指数定义货币、外币汇率、指数 n其他初始化设置其他初始化设置 25北京师范大学出版社6.4.3 权限管理n常规权限设置常规权限设置 :使用此功能为已定义用户的分配工作权限使用此功能为已定义用户的分配工作权限 n其他权限功能其他权限功能 :附加权限设置附加权限设置 ;数据所有权例外数据所有权例外 26北京师范大学出版社6.4.4 客户化工具n数据导入数据导入/导出导出 :nSAP BO可以导入下列数据：业务伙伴数据和可以导入下列数据：业务伙伴数据和Microsoft Excel文件中文件中物料数据物料数据; 从一个公司到从一个公司到SAP BO中另一个公司的事务中另一个公司的事务;外部软件产品外部软件产品的销售和采购过账。的销售和采购过账。n数据导出数据导出 :将事务导出到将事务导出到 SAP Business One 的另一个公司；将会计的另一个公司；将会计凭证导出到外部软件产品凭证导出到外部软件产品27北京师范大学出版社6.4.5 各子系统控制参数说明nSAP BO的的最最大大特特点点是是业业务务数数据据与与财财务务数数据据高高度度集集成成，子子系系统统的的业业务务数数据据在在可可自自动动过过账账生生成成其其对对应应的的财财务务信信息息，但但要要实实现现该该功功能能，必必须须对对各各子子系系统统的的控控制制参参数数进进行行设设置置。本本节节主主要要介介绍绍以以销销售售/应应收收账账款款系系统统为例介绍子系统的控制参数设置，其他子系统可类似执行。为例介绍子系统的控制参数设置，其他子系统可类似执行。28北京师范大学出版社6.4.5 各子系统控制参数说明（续）n图图6-20 销售系统流程及内容销售系统流程及内容 29北京师范大学出版社6.4.5 各子系统控制参数说明（续）n系统设置系统设置 ：一般设置：一般设置 ；总账科目确认；总账科目确认 ；定义付款方式。；定义付款方式。 n主数据主数据 ：销售人员：销售人员 ；业务伙伴；业务伙伴 ；物料；价格；物料；价格 n业务伙伴的期初余额业务伙伴的期初余额 30