第七章 会计账簿备查账簿备查账簿日记账日记账总总 账账明细账明细账账账 簿簿序时账簿序时账簿分类账簿分类账簿备查账簿备查账簿日记账日记账总总 账账明细账明细账账账 簿簿序时账簿序时账簿分类账簿分类账簿账页（局部）第一节 会计账簿的意义与种类一、会计账簿的含义 由具有专门格式、相互联结的账页所组成。 以会计凭证为依据。 用以全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。 是会计资料的主要载体之一。 二、二、会计账簿的作用账账 簿簿A A 对对凭凭证证资资料的系统总结料的系统总结经济业经济业务务经济业经济业务务经济业经济业务务B B 考核企业经考核企业经营情况的重要营情况的重要依据依据D D 会会计计报报表表的的主要资料来源主要资料来源会计报表会计报表计划或计划或预算等预算等规章制规章制度度C C 有利于保护各项有利于保护各项资产的安全完整资产的安全完整三、会计账簿的种类 （一（一）会计账簿按用途分类）会计账簿按用途分类账 簿账账 簿簿日记账日记账明细账明细账序时账簿序时账簿分类账簿分类账簿备查账簿备查账簿总总 账账1.1.序时账簿序时账簿也称也称日记账日记账，按照经济，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。 a.a.特种日记账特种日记账：专：专门用来对某一特定种类门用来对某一特定种类的经济业务逐日、逐笔的经济业务逐日、逐笔登记的账簿。应用较广登记的账簿。应用较广的是的是 “库存现金日记库存现金日记账账”和和“银行存款日记银行存款日记账账”。 普通日记账普通日记账：用来登记全部经济业务的序时账簿。对所有经济业务都要先在账簿中确定会计分录，予以全面、连续地登记。其内容类似于记账凭证，因此，这种日记账也叫“分录账”或“原始分类簿”。库存现金库存现金 2. 2.分类账簿分类账簿按照分类会计科目设置的对各项经济业务进行分类登记的账簿。 根据总分类科目设置，总括反映会计主体经济业务情况总总 账账分类分类账簿账簿明细账明细账根据明细科目设置，详细记录某一类经济业务情况 3.3.备查账簿备查账簿也称辅助账簿。它是对一些备忘事项为便于查考而登记的账簿。如 “租入固定资产登记簿” 等。备查账簿不是根据会计科目设置的，与其他账户之间不存在严密的依存关系。 （二）会计账簿按外表形式分类（二）会计账簿按外表形式分类 1. 1.订本式账簿订本式账簿 2. 2.活页式账簿活页式账簿 3. 3.卡片式账簿卡片式账簿 卡片式账簿卡片式账簿 账 簿账账 簿簿订本式账簿订本式账簿 活页式账簿活页式账簿 日记账日记账总总 账账明细账明细账卡片箱卡片箱第二节 账簿的设置原则与使用规则一、账簿的设置原则与基本内容 （一）设置账簿的原则 按照国家会计法规的要求 满足会计管理需要 账簿组织设计严密 账簿格式简便适用（二）账簿的基本内容账账 簿簿扉扉 页页 填写 “账户目录”及“账簿启用和经管人员一览表”等内容账账 页页 格式不一，用以记录具体经济业务内容封封 面面（含封底） 起保护账页的作用账簿的组成内容账簿的组成内容二、账簿启用的规则 设置封面与封底 填写账簿启用和经管人员一览表 填写账户目录 粘贴印花税票 严格交接手续 及时结转旧账 印花税，以经济活动中签立的各种合同、产权转移书据、营业帐簿、权利许可证照等应税凭证文件为对象所征的税。印花税由纳税人按规定应税的比例和定额自行购买并粘贴印花税票，即完成纳税义务。 三、账簿登记规则 1.根据记账凭证记账，登记内容齐全，文字、数字书写整洁清晰、准确无误。 2.使用蓝黑墨水，红字限制使用。 下列特殊情况，才可以使用红色墨水： 冲销错误记录 登记减少数 登记负数余额 3.账页连续登记,不得隔页跳行 4.记账发生错误,按规定方法更正。 后面将专门讲述。 5.“摘要”说明简明扼要,书写适当留格总总 账账 会计科目：会计科目：生产成本生产成本 摘摘 要要 借借 方方 贷贷 方方 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分 千 百 十 万 千 领用材料 1 0 0 0 0 0 0 领用材料 1 0 0 0 0 0 0总总 账账 会计科目：会计科目：生产成本生产成本 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分 领用材料 ￥ 1 0 0 0 0 0 领用材料 1 0 00 0 0 书写正确书写正确(占行高二分之一)书写错误书写错误(书写占满格)摘摘 要要借借 方方贷贷 方方 6. 账页结转处理规范7. 注明余额方向本月归还8 000应付账款应付账款月初余额 5 000本月新欠 3 000本月合计 8 000本月合计 8 000 “T”形账户中没有余额时的表示方形账户中没有余额时的表示方法法0 8. 做好记账标记 第三节第三节 会计账簿的格式与登记方法会计账簿的格式与登记方法一、一、日记账的格式与登记（一）普通日记账的格式与登记方法（一）普通日记账的格式与登记方法 1. 1.两栏式普通日记账（分录簿）两栏式普通日记账（分录簿） 格式：借、贷两格式：借、贷两栏式。栏式。 登记方法：登记方法：逐日逐笔登记。逐日逐笔登记。 材料采购 应交税费2.2.分栏式普通日记账分栏式普通日记账 格式：按常用会计科目设置专栏格式：按常用会计科目设置专栏（设借、贷方）。（设借、贷方）。 登记方法：登记方法：逐日逐笔登记。逐日逐笔登记。材料采购 应交税费（二）特种日记账的格式与登记方法（二）特种日记账的格式与登记方法1.1.库存现金日记账库存现金日记账 格式：收、付、余格式：收、付、余三栏式。三栏式。 登记方法：登记方法：逐日逐笔登记。逐日逐笔登记。库存现金日记账库存现金日记账2.2.银行存款银行存款日记账日记账 格式：收、付、余格式：收、付、余三栏式。三栏式。 登记方法：登记方法：逐日逐笔登记。逐日逐笔登记。三、分类账簿的格式与登记（一）总分类账（一）总分类账1.1. 格式：借、贷、余格式：借、贷、余三栏式。三栏式。 ：原材料2.2.登记方法：登记方法： 逐笔登记。逐笔登记。根据专用记账凭证逐笔登记。 汇总登记。汇总登记。对专用记账凭证进行汇总后，根据汇总的数字登记。：原材料原材料（二）明细分类账（二）明细分类账 明细分类账格式主要有以下三种：1.1.三栏式（三栏式（同总分类账） 格式：借、贷、余格式：借、贷、余三栏式。三栏式。 ：应付账款应付账款东方工厂东方工厂明细账明细账购买甲材料归还货款银付100005000 登记方法：登记方法：逐笔登记。逐笔登记。 适用核算内容：往来款项等。适用核算内容：往来款项等。 特点：只提供价值指标。特点：只提供价值指标。：应付账款应付账款东方工厂东方工厂明细账明细账购买甲材料归还货款银付1000050002.2.数量金额式数量金额式 格式：借、贷、余格式：借、贷、余三栏中分设数量、三栏中分设数量、单价、金额等栏。单价、金额等栏。 登记方法：登记方法：逐笔登记。逐笔登记。 适用核算内容：实物资产等。适用核算内容：实物资产等。 特点：既提供价值指标，又提供实物指标。特点：既提供价值指标，又提供实物指标。3.3.多栏式多栏式 格式：按借方、贷方或借贷双方分别格式：按借方、贷方或借贷双方分别设置专栏。设置专栏。应交税费明细账应交税费明细账 登记方法：登记方法：逐笔登记。逐笔登记。 适用核算内容：成本费用和收入等。适用核算内容：成本费用和收入等。 特点：只提供价值指标；减少数用红特点：只提供价值指标；减少数用红字登记。字登记。（四）总分类账户与明细分类账户的平行登记 依据相同依据相同 期间相同期间相同 方向相同方向相同 金额相同金额相同总账本期发生额=所属明细账本期发生额合计总账期末余额=所属明细账期末余额合计 第四节 错账的查找以及更正的方法 一、错账查找方法 1. 1.错账的基本类型（记账凭证与账簿登记环节）错账的基本类型（记账凭证与账簿登记环节） (1) (1)记账凭凭证正确但登正确但登记账簿簿发生生错误。记账凭证经经 济济业业 务务记录记账日记账日记账总总 账账明细账明细账 (2) (2)记账凭凭证错误引发错误引发账簿簿登记登记错误。记账凭证经经 济济业业 务务记录记账日记账日记账总总 账账明细账明细账 记账凭证上会计科目用错记账凭证上会计科目用错 记账凭证上金额写多记账凭证上金额写多 记账凭证上金额写少记账凭证上金额写少2.2.账簿错误的查找账簿错误的查找 (1)(1)个别检查法个别检查法 错账的主要原因： 漏记一项业务的借（或贷）项发生额； 漏抄一个或几个账户余额； 借、贷项方向记反； 数字次序颠倒等。 错账一般通过编制“试算平衡表”而得以发现，如果借贷发生额的合计数不相等，二者之间会有差额。见下面的几种情况： 总分类账户发生额试算平衡表总分类账户发生额试算平衡表 本期发生额本期发生额 借方借方 贷方贷方 银行存款银行存款 400 000 190 000 原原 材材 料料 14 985 固定资产固定资产 100 000 短期借款短期借款 20 000 应付账款应付账款 80 015 4 985 应付票据应付票据 20 015 实收资本实收资本 480 000 盈余公积盈余公积 80 000 合合 计计 695 000 695 000若借方漏记400 000。 借方合计295 000，贷方合计695 000。若借方80 000记贷方。 借方合计615 000，贷方合计775 000。若4 985颠倒为4 958。 借方合计695 000，贷方合计694 973。账户名称账户名称 发现以上情况可采用下面的方法查找：发现以上情况可采用下面的方法查找： 差数法差数法：根据双方差额直接查找错账。：根据双方差额直接查找错账。 【例例】若借方漏记400 000。则借方合计295 000；贷方合计695 000，双方差额为400 000，即可根据400 000这个数字直接查找错账。 除二法除二法：以双方差额除以：以双方差额除以2 2，根据商数查，根据商数查找错账。找错账。 【例例】若借方80 000记入贷方。则借方合计615 000；贷方合计775 000。双方差额为160 000。160 0002=80 000。即可根据80 000这个数字去查找错账。 除九法除九法：以双方差额除以：以双方差额除以9 9，根据商数，根据商数特征查找错账。特征查找错账。 【例例】若4 985颠倒为4 958。则借方合计695 000；贷方合计694 973。双方差额为27。279=3。 特征特征：求得的商数为被颠倒两数之差（本例为85=3）。即可根据商数的这一特征去查找错账。 (2) (2)全面检查法全面检查法 顺查法 逆查法(二)错账更正方法1 1. .划线更正法划线更正法适用于记账凭证正确只是记账时发生的错账。 【例】【例】用银行存款3 275元购买办公用品。记账凭证上编制的分录为： 借：管理费用借：管理费用 3 2753 275 贷：银行存款贷：银行存款 3 275 3 275 错账：账户中登记为3 257。更正方法为：注意问题：注意问题： 对错误的数字必须全部划掉，不能只划掉其中的部分数字。 划掉的数字必须保持清晰可见。分录没错，无须更正。分录没错，无须更正。 银行存款银行存款 管理费用管理费用 3 275 3 275 3 257 75 3 257原来的错账原来的错账张清更正方更正方法错误法错误更正方更正方法正确法正确 2 2. .红字更正法红字更正法 适用于记账凭证会计科目用错而引发的错账。 【例】【例】企业用银行存款2 500元支付产品销售广告费。错误分录为： 借：管理费用借：管理费用 2 5002 500 贷：银行存款贷：银行存款 2 500 2 500 错账：借方科目应为“销售费用”。 更正方法为： 银行存款银行存款 管理费用管理费用 销售费用销售费用 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500A 用红字编分录并记账，冲销错账： 借：管理费用借：管理费用 2 500 贷：银行存款贷：银行存款 2 500原原 来来 的的 错错账账B 编制正确分录并记账： 借：销售费用借：销售费用 2 500 贷：银行存款贷：银行存款 2 500注意问题：注意问题： 对登记没有错误的账户也要重新登记，不能只登记原来错账的账户。 适用于更正记账凭证上金额写多而引发的错账。 【例】【例】用银行存款50元支付银行手续费。错误分录为： 借：财务费用借：财务费用 500500 贷：银行存款行存款 500 500 错账：分录中金额写多。 更正方法为： 银行存款银行存款 财务财务费用费用 500 500 450 450 原来的错账原来的错账 用红字编分录并记账（金额为正确数字与错误数字二者之差），冲销错账： 借：财务费用借：财务费用 450 贷：银行存款贷：银行存款 450原来的错账原来的错账 3 3. .补补充充登登记记法法适用于记账凭证上金额写少而引发的错账。 【例】【例】收到某单位归还的欠款3 500元存入银行。错误分录为： 借：银行存款借：银行存款 3 35050 贷：应收收账款款 350 350 错账：会计分录中金额写少。 更正方法为： 应收账款应收账款 银行存款银行存款 350 350 3 150 3 150 原来的错账原来的错账 编制正确分录并记账（金额为正确数字与错误数字二者之差3 150元），冲销错账： 借：银行存款借：银行存款 3 150 贷：贷：应收账款应收账款 3 150原来的错账原来的错账第五节 结账与对账一、结账（一）结账的含义（一）结账的含义 在会计期末对一定时期内账簿记录所做的结束工作。 主要是计算出每个账户的本期发生额和期末余额，并结转下一会计期间。（二）结账的步骤（二）结账的步骤 （三）（三）结账的方法结账的方法 月结月结 每月末时进行的结账。 年结年结 年末时进行的结账。 日清日清 每天结束。分别计算银行存款、库存现金收入和支出的合计数，并结出余额。每日要将库存现金余额与出纳保管的现金数核对；定期将银行存款与银行提供的对账单金额核对。二、对账 （一（一）对账的含义）对账的含义 核对账目，为保证账簿记录真实、完整和准确对有关数据进行检查、核对的方法。 （二）对账的内容与方法（见下图）（二）对账的内容与方法（见下图） 银行存款的清查 银行存款日记账的账面余额与银行“对账单”核对。若存在不一致，可能由于存在“未达账项”，应编制“银行存款余额调节表”。 未达账项未达账项：企业与银行之间，由于凭证传递时间的不同，而导致记账时间的不一致，对于同一项业务，一方已经接到有关结算凭证并已登记入账，另一方由于没有接到有关结算凭证而尚未登记记账的款项。 未达账项例示未达账项例示吸收存款(对账单对账单) B.B.未达账项的四种情况未达账项的四种情况企业银行银行存款日记账月初余额 385 000 例1 4 000 例2 34 000 月末余额 391 000 吸收存款（对账单） 月初余额 428 000 例4 60 000 例3 23 000 月末余额 391 000 银行已收银行已收企业未收企业未收银行已付银行已付企业未付企业未付企业已收企业已收银行未收银行未收4.4.“银行存款余额调节表银行存款余额调节表”的编制方法（见下图）的编制方法（见下图）企业已付企业已付银行未付银行未付 银行存款余额调节表200年8月31日调节后余额为企业可以实际动用的银行存款数。“银行存款余额调节表”只起对账作用，不能作为调整账面记录的原始凭证。所有未达账项只能在收到银行转来的有关收付凭证时才能进行账务处理。项 目 金 额项 目金 额企业银行存款日记账余额加：银行已收企业未收减：银行已付企业未付385 000 23 000 60 000银行对账单余额加：企业已收银行未收减：企业已付银行未付428 000 23 000 60 000调整后存款余额391 000调整后存款余额391 000第六节 账簿的更换与保管一、一、账簿的更换 1. 1.账簿更换的含义账簿更换的含义 在会计年度终了时，将本年度的账簿更换为次年度新账簿的工作。 2. 2.账簿更换的程序账簿更换的程序二、二、账簿的保管 1.1.账簿平时管理的要求账簿平时管理的要求 专人管理，保证安全； 查阅复制，需经批准； 除必要外，不得外带。 2.2.旧账簿归档保管的要求旧账簿归档保管的要求 归类整理，保证齐全； 装订成册，手续完备； 编制清单，归档保管； 妥善保存，期满销毁。B B会计年度会计年度 A A会计年度会计年度 日记账日记账总总 账账明细账明细账日记账日记账总总 账账明细账明细账