如何高质量完成会议组织工作 海南 张伟 一、会议种类 有桌有椅，适合学术讲座、培训等一课桌式教室式一课桌式教室式只有椅子没有桌子，或是只有前几排有桌的。二剧场式二剧场式U型台或回形台，都是大家围绕在一起进行会议，适合小规模会议或研讨会。三三U型台型台像鱼刺一样的摆台样式，适合小型的培训会四鱼骨式四鱼骨式圆桌或椭圆桌会议，表达公平，适合董事会等重要会议，与会人员要表达公平、参与与平等。五圆桌或围桌式五圆桌或围桌式会议的形式不是固定不变的，有时会有多种会议类型混用，如双U，就是把U型和课桌式结合一起；按照客人要求摆设的个性化会议种类日渐兴起。六其他种类六其他种类较为特殊的会议种类，适用签字类型的发布会，一般摆台分为台上台下两种。七签字仪式七签字仪式是由贵宾接见而来，档次较高八会见式八会见式一接到任务后一接到任务后1、成立会议筹备小组，做好会务分工，限定时间完成。1谁负责会议总指挥；2谁负责会议总协调；3谁负责酒店选择、确认、酒店使用细节沟通；4谁负责会议接待及会场布置；5谁负责会议资料；6谁负责会议食宿安排；7谁负责会议费用控制；8谁负责车辆协调；9谁负责摄影、摄像、音响、电脑、投影等。二 、会议组织工作内容成员分工：总指挥负责事项：总指挥负责事项：1、做好会议方案及费用预算一般会议提前两周，重要、做好会议方案及费用预算一般会议提前两周，重要会议提前一个月以上；会议提前一个月以上；2、确定筹备组成员，并对筹备组成员实施分工；、确定筹备组成员，并对筹备组成员实施分工；3、前半个月每周召集筹备组成员开会跟踪各组进展情况，、前半个月每周召集筹备组成员开会跟踪各组进展情况，临近会议前一周，每天跟踪各组进展，临近会议前两天，临近会议前一周，每天跟踪各组进展，临近会议前两天，随时跟踪各组进展；随时跟踪各组进展；4、对突发事件快速做出反响与决策。、对突发事件快速做出反响与决策。总协调负责事项：总协调负责事项：1、根据筹备组分工情况及时间要求，按总指挥、根据筹备组分工情况及时间要求，按总指挥要求跟踪各组进展，确保各组所负责事项按时、要求跟踪各组进展，确保各组所负责事项按时、保质完成；保质完成；2、协调酒店、机场、车辆、接待、会场、食宿、协调酒店、机场、车辆、接待、会场、食宿之间相互关联事项，确保相互协调，相互配合，之间相互关联事项，确保相互协调，相互配合，防止漏洞；防止漏洞；3、会议期间每晚召集会务组成员碰头，总结当、会议期间每晚召集会务组成员碰头，总结当天事项、督办第二天工作。天事项、督办第二天工作。4、协调处理突发事件。、协调处理突发事件。成员分工：会议接待负责人：会议接待负责人：1、酒店预订，房间数及类型确定，提前拿出房卡，过程协调、酒店预订，房间数及类型确定，提前拿出房卡，过程协调房间数变化情况；房间数变化情况；2、确定客人人数、制作签到表客人姓名、性别、单位、职、确定客人人数、制作签到表客人姓名、性别、单位、职务、地址、务、地址、 、备注；、备注；3、确定客人住宿安排，是否安排大床或是双标，以便向酒店、确定客人住宿安排，是否安排大床或是双标，以便向酒店预订房间；预订房间；4、确定报到当天要发放给客人的资料或礼品的数量及种类。、确定报到当天要发放给客人的资料或礼品的数量及种类。5、确定报到当天要通知客人的事项，如有是书面形式还是口、确定报到当天要通知客人的事项，如有是书面形式还是口头形式，做好记录与统计。头形式，做好记录与统计。6、给接待组进行分工，签到人员、发放资料人员、协调住宿、给接待组进行分工，签到人员、发放资料人员、协调住宿人员。人员。7、事先拿到客人到位大概时间安排表，以便安排。、事先拿到客人到位大概时间安排表，以便安排。8、协调酒店做好签到台的布置，会议水牌一个；签到处桌牌、协调酒店做好签到台的布置，会议水牌一个；签到处桌牌一个；桌椅等。一个；桌椅等。9、确定是否要为客人房间布置水果或鲜花；、确定是否要为客人房间布置水果或鲜花；10、提醒酒店是否要安排叫醒效劳；、提醒酒店是否要安排叫醒效劳；成员分工：在确定了会议的承办酒店后，要在会议开始前一周内提供一份详细的需要酒店方提供效劳的清单表，并以正式函文形式 或送达酒店主办销售经理，以确保酒店方需配合事项的准备完整。海南正业经销商会议所需效劳明细.doc会议负责人：会议负责人：1、会场选择及布置；2、背景制作、台花制作布置、条幅制作悬挂;3、现场摆放宣传品制作准备；现场桌椅数量；现场饮用水安排；现场纸笔安排；4、会议所需资料准备并发放至各参会人员手中；5、参会人员名牌打印并摆放；6、现场电脑、投影、音响调试；7、确定会议入场引导人员及场内座位安排人员；会议前场、中场休息音乐准备；会议需讲解电子版资料拷贝；8、会场外水牌摆放安排；9、安排会议期间拍照与摄影。成员分工：投影能够使用公司的尽量使用公司自己的，使用酒店的需额外支付费用。会场的选择要注意：会场的选择要注意：1、大小适中：、大小适中：要根据参会人数选择适合的会议，不能太大更不能太小；2、会场设施设备齐全：、会场设施设备齐全：所选择会议室要有较完备的会议设施，包括投影、幕布、讲台、音响、麦克、纸笔、桌牌、茶水等；3、会场地点、会场地点：要根据会议规格及性质选择适合的星级及地点。4、桌面物品：、桌面物品：水、桌牌、纸笔等要摆放整齐。餐饮负责人：餐饮负责人：1、一日三餐用餐时间确定，要与会议时间相结合，一般早餐为会议开始前一个小时开始，中餐为会议结束后十分钟开始；晚餐为会议结束后1020分钟期间开始；2、一日三餐菜单确定，切记重复，即使是自助形式，每餐菜样也要变化;3、一日三餐用餐人数统计并确定；4、参会人员多，时间在一天以上的，建议均以自助形式用餐，可制作餐券用以统计数量；5、参会的重要嘉宾要特别安排包厢单独用餐，最好打上桌牌，并备好红酒；成员分工：1、如有来自各地客人注意考虑口味问题，备好辣椒等调味品；2、早餐时间与会议时间确定后，记得安排酒店叫早效劳。3、酒水的选择与准备，一定要事先做好方案，并在外面带酒水过去。车辆负责人：车辆负责人：1、车辆负责人要及时拿到有详细行程安排与、车辆负责人要及时拿到有详细行程安排与联络方式的参会人员通讯录；联络方式的参会人员通讯录；2、根据客人到位时间统筹安排出车安排；、根据客人到位时间统筹安排出车安排；3、要准备一辆备用车，以备不时之需、要准备一辆备用车，以备不时之需;4、车辆至少提前、车辆至少提前10分钟到达接机或接车现场；分钟到达接机或接车现场；5、行车过程中不得超速，保持车辆平衡与尽、行车过程中不得超速，保持车辆平衡与尽量匀速行使，平安第一；量匀速行使，平安第一；成员分工：成员分工：接机需准备接机牌，以免造成接机困难。 1、统一着装； 2、统一佩带工作牌； 3、女性施淡妆，长发统一束起； 4、女性统一穿黑色包脚高跟鞋、丝袜、裙装或裤装； 5、男士统一穿黑色皮鞋，深色袜子，衬衫、西裤、西装； 6、随时面带笑容； 7、不能擅离职守； 8、 在会议期间24小时保持开机，并确保电充足； 9、所负责事项要至少确认三次以上，确保万无一失； 10、严格遵守时间，在规定工作时间前5分钟到达工作岗位，做好工作前准备。三、会务组成员行为准那三、会务组成员行为准那么：么：要有这样的笑容与仪态要有这样的形象与气质职职业业的的自自信信的的才才是是最最美美丽丽的的 1、所有会务组成员要在每天工作开始前半个小时到达现场安排当天工作； 2、会议进行中，会务组负责会议的人员要在现场，维持会议纪律与秩序，处理突发事件，不能离场； 3、遇事要镇静，切勿推诿、埋怨，要共同想方法及时补救； 4、会务组成员用餐需统一安排，要在将客人安排好后再统一组织用餐; 5、会议期间，每天中午、晚上会务组成员要在会务组房间召开碰头会，查缺补漏； 6、最好制作一份会务组通讯录，会务组成员一手一份，便于相互联系； 四、其它需本卷须知： 1、小型重要会议还需考虑是否需要准备餐点及水果； 2、关注会场温度是否适宜，并及时调整； 3、准备应急药品，创可贴、感冒药、退烧药、止泻药、消炎药等，以备不时之需； 4、 大型会议有媒体参加的，要有专人负责媒体事务的对接，并安排相关费用准备及提供新文通稿。四、其它需本卷须知： 会议永恒的主题会议永恒的主题细节决定成败细节决定成败 一场成功的会议，关键就在于细节，对细节的一场成功的会议，关键就在于细节，对细节的把握就是确保会议成功的关键，因此，每一位参与把握就是确保会议成功的关键，因此，每一位参与会议组织的成员在会议组织过程中都要严谨、细心、会议组织的成员在会议组织过程中都要严谨、细心、周到、认真、反复确认、快速反响，一定要做到事周到、认真、反复确认、快速反响，一定要做到事无俱细、万无一失。将可能发生的情况都事先考虑无俱细、万无一失。将可能发生的情况都事先考虑好，并准备好解决的方案。好，并准备好解决的方案。细节决定成败细节决定成败 会议永恒的主题会议永恒的主题责任重于能力责任重于能力 对于参与组织会议的每一位成员来说，能力并不是最重对于参与组织会议的每一位成员来说，能力并不是最重要的，勇于担当，对分配给自己的任务能够负起责任，确要的，勇于担当，对分配给自己的任务能够负起责任，确保完美的达成才是最重要的，能力再强，如果不负责任，保完美的达成才是最重要的，能力再强，如果不负责任，也不可能将事情做好。也不可能将事情做好。 对于我们行政管理人员来讲，专业、能力并不是我们最对于我们行政管理人员来讲，专业、能力并不是我们最重要、最核心的优势，我们的核心优势来自于我们的细心、重要、最核心的优势，我们的核心优势来自于我们的细心、负责任、勇于承担，不计较个人得失的奉献精神。负责任、勇于承担，不计较个人得失的奉献精神。责任重于能力责任重于能力 99度差一度度差一度 人们往往在做许多事的过程中都会遇到这样的情况，付人们往往在做许多事的过程中都会遇到这样的情况，付出了出了99%的努力，就差那一分就放弃了或是停止努力了。的努力，就差那一分就放弃了或是停止努力了。往往有一个好的开始，却没有一个坚持的过程和一个完美往往有一个好的开始，却没有一个坚持的过程和一个完美的结局。的结局。 做任何事一定要做到有始有终，事前周全布署、全面考做任何事一定要做到有始有终，事前周全布署、全面考虑；事中关注细节，检查督导到位；事后认真总结，吸取虑；事中关注细节，检查督导到位；事后认真总结，吸取教训，记录经验。整个过程都要全力以赴，不要认为方案教训，记录经验。整个过程都要全力以赴，不要认为方案好了就万事大吉了，好的方案只是开始，还要有好的过程好了就万事大吉了，好的方案只是开始，还要有好的过程和好的结果才能确保最终的成功。和好的结果才能确保最终的成功。99度的理念度的理念 希望每一位行政中心的希望每一位行政中心的同仁都能通过个人的努力同仁都能通过个人的努力与不断总结参与各类会议与不断总结参与各类会议积累的经验，成为会议组积累的经验，成为会议组织的高手。织的高手。成功会议的组织来自于个人的努力与丰富经验的积累成功会议的组织来自于个人的努力与丰富经验的积累