学生工作部（处）2012年9月2012级新生档案整理培训级新生档案整理培训l一、档案整理的重要性一、档案整理的重要性l二、档案整理的时间安排二、档案整理的时间安排l三、档案整理要求三、档案整理要求一、档案整理的重要性一、档案整理的重要性1.便于学校了解学生情况；便于学校了解学生情况；2.便于学生工作的顺利开展；便于学生工作的顺利开展；3.学生档案与学生就业挂钩（机关、学生档案与学生就业挂钩（机关、 企事业单位根据档案到达的时间企事业单位根据档案到达的时间 发放工资）。发放工资）。二、档案整理的时间安排二、档案整理的时间安排时间时间工作安排工作安排地点地点院系自行决院系自行决定定 20122012级新生档案整理培训级新生档案整理培训 网络下载网络下载PPT自学自学9.28-9.299.28-9.29领取领取华南师范大学学生华南师范大学学生登记表登记表华南师范大学华南师范大学学生档案目录学生档案目录及学生档及学生档案袋案袋 学生事务管理科（石牌学生事务管理科（石牌行政楼行政楼327327，大学城行政，大学城行政楼楼A416A416） 1010. .1 1- -10.2610.26院系整理新生档案院系整理新生档案 院系妥善安排院系妥善安排 1010. .2929-11.20-11.20 上交新生档案、电子版和上交新生档案、电子版和纸质版的纸质版的新生档案编号新生档案编号表表（纸质版一式两份（纸质版一式两份） 大学城校区行政楼大学城校区行政楼A416A416石牌校区桃李园档案室石牌校区桃李园档案室（会议室隔壁）（会议室隔壁）三、档案整理要求三、档案整理要求材料：材料：华南师范大学学生登记表华南师范大学学生登记表 华南师范大学学生档案目录华南师范大学学生档案目录 学生档案袋学生档案袋时间：时间：9.289.29（周五（周五周六）周六） 地点：石牌地点：石牌行政楼行政楼327 大学城大学城行政楼行政楼A4161.领取材料领取材料2.收齐新生档案收齐新生档案档案来源：档案来源：（1）学生上交）学生上交（2）学生工作处移交）学生工作处移交（3）招生办移交）招生办移交3.编制学生档案编号编制学生档案编号（1） 查阅院系代码，见下表查阅院系代码，见下表各院系学生档案代码各院系学生档案代码院系名称院系代码院系名称院系代码院系名称院系代码数学科学学院I公共管理学院U文学院A历史文化学院B教育信息技术学院R法学院F政治与行政学院C化学与环境学院K美术学院N外国语言文化学院D生命科学学院L音乐学院P教育科学学院E地理科学学院M综合文科一班Wa物理与电信学院J计算机学院Q综合文科二班Wb经济与管理学院G旅游管理系S综合理科一班Wc体育科学学院H软件学院V综合理科一班Wd信息光电子科技学院T（2）编制学生档案编号）编制学生档案编号编号标准：编号标准： 年级年级+院系代码（院系代码（A、B）+ 三位数字（三位数字（001、002） 如如:文学院代码为文学院代码为A，2012级新级新生人数为生人数为363人，则档案编号为人，则档案编号为12A001至至12A363。 （3）除综合班为）除综合班为Wa、Wb、Wc、Wd外，其他院系代码外，其他院系代码均为英文大写字母，不要写均为英文大写字母，不要写成英文小写字母。成英文小写字母。 4.组织新生填写组织新生填写华南华南师范大学学生登记表师范大学学生登记表及及华南师范大学学生华南师范大学学生档案目录档案目录的基本信息。的基本信息。（见模板（见模板1）5.材料核实、增减与登记材料核实、增减与登记（1）核实新生中学阶段的档案材料，并）核实新生中学阶段的档案材料，并登记登记 对照档案袋里的资料，在档案目录对照档案袋里的资料，在档案目录相应项目的相应项目的“入学时入学时”空格栏中打勾。空格栏中打勾。若无相对应内容，在若无相对应内容，在“其他材料其他材料”一栏一栏中补充。中补充。（2）档案材料增加）档案材料增加 入档入档华南师范大学学生登记表华南师范大学学生登记表，并登记。，并登记。（3）档案材料分类处理）档案材料分类处理 抽取新生团员材料及党员材料，登记抽取新生团员材料及党员材料，登记整理完后，分别上交院系团委和党委统一处整理完后，分别上交院系团委和党委统一处理。理。6.补充、登记补充、登记华南师范大学学生档案目录华南师范大学学生档案目录上的相关信息（具体填写规范见模板上的相关信息（具体填写规范见模板2）（1）登记档案编号）登记档案编号 位置：位置：华南师范大学学生档案华南师范大学学生档案目录目录右上角右上角“档案编号档案编号”处处（2）登记新生档案整理时间登记新生档案整理时间 位置：位置：华南师范大学学生档案华南师范大学学生档案目录表目录表左下角左下角“入学整理时间入学整理时间”处处（3）辅导员签名确认辅导员签名确认 位置：位置：华南师范大学学生档案华南师范大学学生档案目录表目录表右下角右下角“整理人签名整理人签名”处处模板模板2华南师范大学学生档案目录华南师范大学学生档案目录右上角右上角“档案编号档案编号”处处华南师范大学学生档案目录华南师范大学学生档案目录页脚处页脚处7.粘贴粘贴华南师范大学学生档案目录华南师范大学学生档案目录 位置：学生档案袋正面（粘贴规范见模板位置：学生档案袋正面（粘贴规范见模板3）粘粘贴贴后后正正面面粘粘贴贴后后背背面面8.制作电子版制作电子版新生档案编号表新生档案编号表（1）下载表格模板）下载表格模板 位置：位置：关于做好关于做好2012级新生级新生 档案整理工作的通知档案整理工作的通知附表（附表（1个）个）（2）填写电子表格）填写电子表格新生档案编新生档案编号表号表（具体填写规范见模板（具体填写规范见模板4）。）。模板模板49.检查学生档案与检查学生档案与新生档新生档案编号表案编号表是否一致；是否一致；10.捆扎新生档案；捆扎新生档案； 方式：方式：30份一捆份一捆11.移交前与接收人预约移交前与接收人预约石牌石牌 校区校区:蔡老师蔡老师 85215801大学城校区大学城校区:林老师林老师 39310042 12.上交上交新生档案编号表新生档案编号表电子版电子版院系档案上交前一天发送至学生事院系档案上交前一天发送至学生事务管理科工作邮箱。务管理科工作邮箱。 邮箱地址：邮箱地址： 石牌石牌 xsswglk126.com 大学城大学城xsswglk2126.com13.移交新生档案及纸质版移交新生档案及纸质版新生档案编表新生档案编表，辅导员、校区负责老师签字确认辅导员、校区负责老师签字确认 地址：地址： 石牌石牌桃李园档案室（会议室隔壁）桃李园档案室（会议室隔壁） 大学城大学城行政楼行政楼A41614.注意事项注意事项（1）各院系副书记或）各院系副书记或2012级辅导员在整理过程中必级辅导员在整理过程中必须在场；须在场；（2）2012级新生不宜参加档案整理，院系可安排非级新生不宜参加档案整理，院系可安排非2012级素质好的学生党员若干名协助整理；级素质好的学生党员若干名协助整理；（3）确保档案材料没有错装；确保）确保档案材料没有错装；确保大学生登记表大学生登记表没有漏装；没有漏装；（4）新生无高中时代档案，也做档案袋，装入）新生无高中时代档案，也做档案袋，装入大大学生登记表学生登记表，在，在新生档案编号表新生档案编号表中相应位置注中相应位置注明明“无无”高中档案；并催促学生尽快补交已缺的高中高中档案；并催促学生尽快补交已缺的高中时代档案。时代档案。（5）按时间进度表落实工作。）按时间进度表落实工作。 感谢配合与支持！