1档案数字化专题讲座档案数字化专题讲座2规定、规范、标准n档案数字化外包安全管理规范（档办发20147号）n广东省档案数字化安全管理指南（粤档发201332号）n纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）n纸质档案数字化数据质量规范（DBJ440100T 772010）3规定、规范、标准n数字档案室建设指南（档发20144号）n数字档案馆建设指南（档办2010116号)n数字档案馆系统测试办法（档办发20146号）n电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）4目录n目标、任务n纸质档案数字化n电子文件归档n新形势、新挑战5目标、任务n到2018年，馆藏纸质档案数字化数量比2010年翻两番（国家局）n从2018年起，县级以上综合馆接收档案进馆须同步接收电子（数字）版（省局）n2018年50%单位建成数字档案室（省局）n2018年底有移交进馆任务的单位，进馆范围的室藏传统载体档案100%数字化6纸质档案数字化n加工方式：自主加工、外包加工n数字化服务机构的安全管理n国内合法登记注册的企业或事业单位n业务范围档案数字化加工或数据处理（国家局，与新商事登记冲突）n县级以上档案行政管理部门备案登记（省局）n五年内无档案安全事故、泄密事件等（省局）n股东及工作人员必须为中国境内公民n工作人员无犯罪记录证明、签保密承诺书7纸质档案数字化n数字化场所的安全管理n独立空间、配档案装具、防火防盗防潮等n视频监控，保存不少于6个月n封断所有加工设备的无线网络功能n挂牌上岗，物品存专用储物柜，不得带非工作用的手机、相机、移动存储介质进入现场n严禁在加工场所喝水、进食，严禁擅自将加工场所的物品带离8纸质档案数字化n设备、网络与数据的安全管理n加工设备必须封闭USB、红外线、蓝牙等信息输出端口n使用正版软件，不安装与加工无关软件n数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标n加工中使用的硬盘、移动存储介质在数字化工作完成后必须交由档案部门统一保管或销毁n加工设备和存储介质送外维修必须报档案部门书面审批，并由档案部门人员现场监督9纸质档案数字化n档案实体的安全管理n涉密档案要筛除（国家局），涉密档案不得委托外部机构个人加工（省局），涉密加工资质n分批调档，做好档案实体交接的清点、核对，防止档案丢失n加工过程不得损毁档案，破损的档案要修复n正在加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜10纸质档案数字化n纸质档案数字化技术规范中华人民共和国档案行业标准 DAT 312005n黑白、彩色，分辨率大于等于100dpi，需OCR识别的200dpi，图像处理（保持原貌，纠偏、去黑边、去污、拼接），挂接、关联，质检5%以上、合格率95%以上，备份（3套制）n彩色300dpi，无损压缩TIFF格式（国家局征求意见）11纸质档案数字化n纸质档案数字化数据质量规范广州市地方技术规范 DBJ440100T 772010n彩色，分辨率大于等于300dpi，加工自检100%、验收宜按10%抽检，重要档案抽检合格率宜大于等于97%12电子文件归档n电子档案的法律效力n与纸质档案一样，归档前有效力归档后就有效力n电子签名、电子印章（是否手动盖章、签名）n电子签名法（人身关系、不动产、停公共服务例外）n双套制（过渡策略？）n电子档案是原件，纸质版是复制件n电子文件归档的内容，电子文件原文（验证信息、修改痕迹）、版式文件（PDF、CEB）、扫描件（如需要）、元数据13电子文件归档n电子文件与电子档案n区别n电子文件生成方式：系统（OA、业务系统）、加工（扫描及OCR、拍照、采集）n电子文件特性：非直读性和依赖性（易失效）、信息的游动性和共享性（易复制）、易操作性（易修改）、复杂性（多格式、多版本、分开存储）14电子文件归档n电子文件的类型格式（非全部）n文本文件：归档通用格式（XML、RTF、TXT），常用格式（DOC、WPS）n图像文件：JPEG、TIFFn版式文件：PDF、CEBn音频文件：MP3、WAVn视频文件：AVI、MPEG15电子文件归档（三性检测）n准确性原则（真实性原则）n真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致n完整性原则n完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损n可用性原则（有效性原则）n文件完好也会因版本太旧而失效，录像带n安全性原则n 通过检测，确保文件不带有病毒及木马等恶意代码16准确性原则（真实性原则）n1972年2月21日毛泽东会见来华访问的美国总统尼克松17电子文件归档n准确性n与纸质档案一样，需通过技术手段和管理制度予以保证，权限管理、数字证书等手段n完整性n包括归档记录单位真实全貌的全部电子档案，电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损n可用性n长期保存系统，格式转换（信息损失）尽量保证长期可读，使用通用标准（PDF/A），存储载体选择，本地备份、异地备份，数据迁移18可用性原则（有效性原则）n例子n1975年能够读取美国1960年人口普查数据的计算机仅有2台；目前，100万份美国越战档案的计算机索引已经无法读取；美国国家宇航局自1958年以来的多数研究报告正不断受到威胁。n早期的超星文件格式n早期WPS、LOTUS-123文件格式19电子文件归档n电子文件的归档方式n逻辑归档：在计算机网络上进行、不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。n物理归档：把计算机及其网络上的电子文件以网络传输或介质传递方式移交给档案部门的过程，归档前后电子文件的存储位置发生改变。以网络传输方式进行的归档称在线归档，以介质传递方式进行的归档称离线归档。n电子文件归档的文件格式20电子文件归档n电子文件的准确性（真实性）、完整性、可用性和安全性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。n电子文件保管信息系统的安全保护等级共分五级：自主保护级自主保护级强制保护级强制保护级监督保护级监督保护级指导保护级指导保护级专控保护级专控保护级21电子文件归档n电子档案管理的安全策略n物理隔离技术措施：网络隔离措施，如扫描加工网络与档案管理系统使用的网络不能有物理连接、涉密信息网络与互联网不能有物理连接，黑客威胁无处不在，美国国防部、NASA都无法杜绝。离线备份n数据管理安全措施：合理设置系统操作人员权限，系统运行维护权与数据管理权分离、数据管理权与数据操作权分离。22电子文件归档n数据备份n电子文件归档与管理规范规定：把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对已加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。n归档电子文件脱机备份在实际工作中容易被忽视。23电子文件归档n电子档案的有效性保证n每年对电子文件进行一次检查登记，如不兼容，进行载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。n对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。n对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。24新形势、新挑战n电子档案是未来档案管理的重点n电子档案增长迅速，占档案总量比重增大n无纸化是未来趋势n馆藏档案数字化n全文检索将成标配nOCR文字识别（印刷体准确率超95%）n双层PDF，PDF/A国际标准25谢谢！谢谢！