企业文书档案的整理佘 峰 一、概述一、概述1、管理类文件材料：指企业在经营管理、生产管理、行政管理、党群工作中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2、整理方法：按卷整理和按件整理两种方法。3、按件整理的标准依据：归档文件整理规则(中华人民共和国行业标准DA/T22-2000国家档案局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施)国家档案局关于企业执行科学技术档案案卷构成一般要求和归档文件整理规则的意见经科字2003第2号科学技术档案案卷构成一般要求(GB/T118222000)和归档文件整理规则(DA/T222000)自2000年发布以来得到广泛运用。这两个标准都是档案整理的依据，属推荐性标准。企业应结合各自档案工作的实际执行。科学技术档案案卷构成一般要求是国家标准，侧重科技档案的整理。归档文件整理规则是行业标准，侧重文书档案的整理。由于这两个标准在档案整理要求上有所不同，在一个企业如何执行，需要统认识。为保持档案整理的规范统一和排列有序，根据企业档案管理的实践，对企业执行上述两个标准提出以下意见：一、档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行归档文件整理规则，否则暂缓执行此标准。二、企业在执行科学技术档案案卷构成一般要求和归档文件整理规则时，原则上不打破原有的分类框架。三、根据工业企业档案分类试行规则进行实体分类的企业，党群工作、行政管理工作、经营管理工作和生产技术管理工作四类的文件材料可参照执行归档文件整理规则的规定，按“件”进行整理；年归档量较少的企业，可将上述四类合并为一类整理，暂称为管理类。产品、科研、基本建设、设备仪器四类的文件材料仍执行科学技术档案案卷构成一般要求的规定，按“卷”整理。没有按工业企业档案分类试行规则进行实体分类的企业，其管理性的文书档案可参照执行归档文件整理规则，科技档案可执行科学技术档案案卷构成一般要求。四、同时执行这两个标准的企业，有些内容可统一。1.卷盒规格统一为310mm220mm(长宽)，厚度可根据实际需要在10、20、30、40、50、60mm中选择使用。2.备考表统一采用科学技术档案案卷构成一般要求的要求，按“件”整理的可将备考表中的“立卷人”改为“整理人”。3.归档文件整理规则的归档文件目录与科学技术档案案卷构成一般要求卷内目录用途不同，应分别按各标准的要求使用。目录规格可选用A4型297mm210mm和16开型(260mml85mm)两种形式。4.企业档案全宗号的使用统一按科学技术档案案卷构成一般要求的要求执行。五、事业单位可参照上述意见执行。国家档案局经科司二00三年三月十三日4、件：归档文件的整理单位。 1、文件正文与定稿为一件。、文件正文与定稿为一件。2、正文和附件为一件。、正文和附件为一件。3、原件与复印件为一件。如传真和复印件。、原件与复印件为一件。如传真和复印件。4、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。5、转发与被转发件为一件。、转发与被转发件为一件。6、正文与文件处理单、拟办单、领导签批单等为一件。、正文与文件处理单、拟办单、领导签批单等为一件。7、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。8、一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动、一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作为一件来处理。如果文件太多可集中排列，作多的文件装订在一起作为一件来处理。如果文件太多可集中排列，作多件来处理。件来处理。9、干部职工调动通知书、党员关系介绍信、存根，以一人为一件或、干部职工调动通知书、党员关系介绍信、存根，以一人为一件或几人为一件。几人为一件。10、文件的中文与外文为一件，文件的汉文本与少数民族文本为一件。、文件的中文与外文为一件，文件的汉文本与少数民族文本为一件。 5、管理类文件材料的整理：将收集齐全完整的归档文件进行鉴定，以件为单位进行装订、划分保管期限、分类、排列、编号、编目、装盒、上架排列，使之有序化的过程。6、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。7、质量要求：（1）文件材料应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。（2）整理过程中所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。二、操作步骤二、操作步骤（一）文件材料的收集（一）文件材料的收集1、本单位工作中形成的文件材料2、上级主管部门或企业集团下发的文件材料3、企业之间相互抄送的文件材料4、下属企业上报的文件材料参见：企业档案工作规范附录A：企业文件归档基本范围及保管期限参考表（二）文件材料的鉴定（二）文件材料的鉴定主要是对收集的文件材料进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，剔除没有保存价值的文件材料。企业文件材料归档范围：企业文件材料归档范围： （一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料； （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。下列文件材料可不归档：下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料； （四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料； （五）其他不需归档的文件材料。（三）装订（三）装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。装订方法：装订方法：1、粘贴法。2-3页的文件采用此种方法，要求左、上侧对齐。 2、使用不锈钢装订。4-10页的文件的可采用此种方法，要求左、上侧对齐。 3、线装法。10页以上的文件可采用此种方法，采用“三孔一线”选择粗细适中的棉线进行装订，要求左、下侧对齐。 4、特殊情况，如装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。（四）划分保管期限（四）划分保管期限企业文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。（五）分类（五）分类1、年度分类法2、问题分类法3、保管期限分类法1 1、保管期限年度问题分类法、保管期限年度问题分类法（适用于文件材料较多的大中型企业）（适用于文件材料较多的大中型企业）永久：2009年经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类2010年经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类30年：2009年经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类2010年经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类10年：2009年经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类2010年经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类2 2、保管期限年度、保管期限年度( (按问题排列按问题排列) )（适用于文件材料较少的企业）（适用于文件材料较少的企业）永久：2009年按经营管理、生产管理、行政管理、党群管理顺序排列2010年按经营管理、生产管理、行政管理、党群管理顺序排列30年：2009年按经营管理、生产管理、行政管理、党群管理顺序排列2010年按经营管理、生产管理、行政管理、党群管理顺序排列10年：2009年按经营管理、生产管理、行政管理、党群管理顺序排列2010年按经营管理、生产管理、行政管理、党群管理顺序排列（六）排列（六）排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。（七）编号（七）编号归档章归档章（八）编目（八）编目 件号件号责任者责任者文号文号题名题名日期日期页数页数备注备注1日照市*公司日*发20111号* 公司2010年工作总结及2011年工作计划2011012020（九）装盒（九）装盒装盒就是将编好归档文件目录的归档文件，按照件号的顺序装入档案盒。其基本要求是：在同一年度、同一保管期限、同一大类条件下，装满盒为止。不同年度不同保管期限的档案不能装在一个盒内。归档文件装盒后，即可填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。（十）上架排列（十）上架排列归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后，即可将整理好的档案排列上架保管。档案上架排列方法应与分类方案一致，排列的顺序从上到下，从左到右。档案的排列方式 文书档案文书档案 （永久）（永久） 文书档案文书档案 （3030年）年） 文书档案文书档案 （1010年）年）全宗卷的内容和整理方法全宗卷的内容和整理方法一、全宗、全宗卷的概念一、全宗、全宗卷的概念全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。 二、全宗卷的作用二、全宗卷的作用 全宗卷是在管理档案过程中产生的档案，它记载了档案工作的基本情况，反映了立档单位和全宗的历史演变，是人们熟悉档案，做好档案管理工作的一种有效管理工具。三、全宗卷的主要内容三、全宗卷的主要内容（一）全宗介绍类（二）档案收集类（三）档案整理类（四）档案鉴定类（五）档案保管类（六）档案统计类（七）档案利用类（八）新技术应用类（九）综合全宗卷1、全宗介绍类：全宗指南、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。2、档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。3、档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。4、档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。5、档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。6、档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。7、档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。8、新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。9、综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，涉及多个全宗的文件材料。四、全宗卷的整理方法四、全宗卷的整理方法第一步：装订：文件材料以件为单位进行装订。第二步：分类第三步：排序：同一类目下，文件材料按时间顺序排列。第四步：编号：在文件材料首页上方空白处进行编号。编号由全宗号类号件号三部分组成。（例：QY112，青岛市政工程集团，全宗介绍类，第2件）第五步：编制文件材料目录第六步：装盒五、全宗指南（全宗介绍）的编写五、全宗指南（全宗介绍）的编写（一）全宗指南的概念全宗指南是向利用者介绍和报道档案全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。（二）编制原则编制全宗指南应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚。 （三）全宗指南的格式（三）全宗指南的格式封面格式如下：封面格式如下：全全 宗宗 指指 南南 （- -年）年） 全宗号：全宗号：* 立档单位：立档单位： 编写时间：编写时间：年年月月 全宗指南的基本结构全宗指南的基本结构 一、全宗指南名称一、全宗指南名称 二、全宗来源简况二、全宗来源简况 （一）全宗构成者形成和职能； （二）全宗构成者所有曾用名称； （三）全宗管理机构和全宗档案数量； （四）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量 三、档案内容与成分介绍三、档案内容与成分介绍（一）文书档案 （二）科技档案 （三）照片档案：包括纸质照片和数码照片 （四）实物档案 （五）其它档案四、检索查阅注意事项四、检索查阅注意事项青岛市市政工程集团有限公司青岛市市政工程集团有限公司全宗指南全宗指南（2001年2012年）一、全宗来源简况一、全宗来源简况 （一）单位成立、合并性质、隶属关系和职能： 青岛市市政工程集团有限公司的前身分别为“青岛市市政工程管理处”、“青岛市市政工程总公司”、“青岛市市政工程管理局”。具体机构沿革情况如下： 解放初期，市政工程建设、管理由青岛市建设局下设工务科负责。1953年，建设局设立养护工区和工程队；1956年，建设局改称城市建设局，成立了市政工程管理所，统一负责市政工程的施工和养护。各养护工区和工程队也由市政工程管理所领导；1958年7月，城建局在原市政工程管理所的基础上组建市政工程公司，下设道路、桥梁、上下水三个工程队。不到半年，市政工程公司被撤销，只保留了原市政工程管理所和两个工程队，由城建局直接领导；1961年6月，青岛市决定撤销各区建设局，成立城市建设工程队（后为市政工程队），统一负责全市市政工程的养护和施工，下设五个工区。1966年1月，市政工程队扩建成青岛市市政工程管理处，仍负责市政工程的养护和管理。1971年4月28日经中共青岛市城建局革委核心领导小组批准，成立青岛市城市建设局市政工程管理处。1984年2月13日，经青岛市政府批准成立青岛市市政工程总公司，列为市直事业单位，实行企业化管理。1995年9月26日，经青岛市委批准成立青岛市市政工程管理局。2001年4月20日，经市委办公厅批准，将青岛市市政工程管理局承担的政府职能移交市城市管理局。将市政工程管理局机关和所属排水管理处、市政工程养护管理处等成建制划归市城市管理局。在现城建集团公司和原市市政工程管理局所属企事业单位基础上（已移交的单位除外），重新组建青岛市市政集团公司，列为市直企业，具有独立法人资格，归口市建设委员会管理。成立党委，隶属于市委建设工委领导。2001年8月26日经总工会同意成立青岛市市政工程集团有限公司工会，列市直工会。 2001年11月12日经团市委同意成立青岛市市政工程集团有限公司团委，列市直团委2001年12月19日，经集团党委批准，成立中共青岛市市政工程集团有限公司机关党支部。 职能：按市政府授权对集团范围内的国有资产进行管理与运营，确保国有资产保值增值。制定集团公司发展战略和经营方针，决定重大事项投资等事宜。通过调整产权结构及组织结构，合理配置生产要素；建立健全监督管理机制；协调各所属企业间的相互利益，维护企业依法行使和享受应有的权利；按照党管干部的原则和现代企业制度的要求及规定程序，推荐或选派所属企业经营管理人员和事业单位领导干部。承担城市防汛救灾和突发事故的应急处置及抢险任务；完成市委、市政府赋予的其他任务和交办事项。单位主要领导及班子成员任免职情况职务姓名任职时间免职时间党委书记总经理纪委书记副总经理工会主席内部机构设置及负责人任免职情况1、内部机构设置情况机构名称成立时间撤销时间办公室政工处资产运营处企业管理处综合处2、内部机构负责人任免职情况机构名称机构名称职职务务姓姓名名任职时间任职时间离职时间离职时间办公室主任政工处处长资产运营处处长企业管理处处长综合处处长直属单位设置变化及负责人任免情况1、直属单位设置情况所属单位所属单位名称名称成立时间成立时间更名名称更名名称更名时间更名时间撤销时间撤销时间备注备注2、直属单位负责人任免职情况单位名称单位名称姓名姓名职务职务任职时间任职时间离职时间离职时间（二）各种门类、载体档案数量情况：本全宗自2001年至2006年形成了各种门类、各种载体档案，其中案卷级档案X卷（永久X卷、长期X卷、短期X卷）、文件级档案X件（永久X件、长期X件、短期X件）、会计类档案X件（报表X件、帐簿X件、凭证X件）、纸质照片X张、底片X张，数码照片X张，实物档案X件。 二、档案内容与成分介绍二、档案内容与成分介绍 （一）文书档案（一）文书档案 1、永久（X卷、X件）：集团党委会议记录、大事记、组织机构设置、撤并、恢复、变更；所属企业集团改制、设立、董事会、监事会及启用印章的请示、批复；职工重大信访案件；职工调整工资审批表；审计报告；土地产权证明；副县级以上干部任免；出国政审资料；年度统计报表；其它记录集团重大事项材料。 2、长期（X卷、X件）：集团行政例会记录；年度工作安排；干部职工调动介绍信、党员组织关系介绍信、职工工资关系转移证、党费收缴表；表彰决定；购置设备请示、批复；干部任免请示、批复、职称评定；成立临时机构请示、批复；简报等内容。（二）照片档案（二）照片档案主要收集各级领导视察、检查集团工作、重大工程项目建设、集团召开各种会议、开展各项活动所形成的照片。其中纸质照片X张、底片张（20022003年）、数码照片X张（20042006年）。扫描2001年-2006年重要照片X张。领导任职照片5张、单位地址全貌X张。 （三）实物档案（三）实物档案2001年2006年收集实物档案X件。其中奖杯X件、奖牌件、证书件。 （四）会计档案（四）会计档案主要收集年度财务报告、总帐、明细帐、日记帐、分类帐、记帐凭证等。自2001年2006年形成会计报表7件、帐簿X件、凭证X件。三、检索注意事项三、检索注意事项本全宗文书档案案卷目录、卷内文件目录、文件级目录、会计档案目录、实物档案目录、数码照片目录等均录入计算机，实现了计算机管理、检索。四、利用权限说明四、利用权限说明本单位各种门类、载体档案在开放前均需持单位介绍信查阅。党委会议记录、办公会议记录、审计档案须经单位主要领导签字后方可查阅。五、全宗指南编制时间：五、全宗指南编制时间：2012年8月六、编制人：六、编制人：XXX。谢谢谢！谢！市档案局法规业务科电话：8869196档案业务交流群：119564565