档案系统实施细则档案系统实施细则培训培训保密与用户管理档案的数字化加工档案系统业务设置3 3管理范围与职责3 43 21第一章管理范围与职责档案系统推广考核管理办法（项目系统）档案系统推广考核管理办法（项目系统） 随着集团商业地产项目的快速发展，集团持有及非持有型物业激增。为了扎实做好项目系统的档案管理工作，集团办公室与项目管理中心共同出台了项目系统档案管理规范汇编，同时万达集团“档案管理系统”正式上线。项目系统档案管理规范汇编及“档案管理系统”对六证一书、经济合同、重要证照、项目公司档案、工程档案及移交等作出了相应的规定。为此，集团办公室专门针对档案管理进行了现场培训，并对“档案管理系统”提出了推广考核管理办法，现将考核要点通报如下： 1、参加现场培训人员考试合格（成绩见附件）； 2、参加现场培训人员返岗后2周内组织本公司人员培训（培训课件及试卷见压缩文件）； 3、档案管理系统中六证一书及时备案、工商资料及时录入并保证完整、合同档案录入准确、今年即将开业项目竣工资料案卷、卷内目录录入完整准确； 4、其它重要资料(与政府往来文件、公司领导重要批示文件、成交确认书)等录入准确。第一章管理范围与职责档案系统推广考核管理办法（项目系统）档案系统推广考核管理办法（项目系统）考核节点： 1、6月14日前上报员工培训考试成绩表及培训签到表扫描件； 2、6月29日上报项目公司档案统计表 3、8月31日，集团档案室会依据上述考核要点对数据入库情况进行第二次检查。 请各公司切实做好基础管理工作并引起高度重视，本次考核结果将作为2012年度档案先进集体及个人评选的重要依据，对考核不合格的公司将给予通报批评并按制度规定扣减年度奖金。 1、集团、地产总部、各系统、各项目公司2、各部室（人事、财务、审计档案除外）3、电子文件、纸质档案（如红头文件等）适用范围第一章管理范围与职责1、由各部门兼职档案员上传数据，由专职档案员负责向集团档案室上报数据，a、六证一书及时备案b、工商资料备案c、合同及时接收并录入系统d、竣工资料录入e、其他重要资料（成本控制档案、项目管理档案、营销档案、法务档案、设备（固定资产）档案、实物档案、特种载体档案、专题档案）专兼职档案员职责第一章管理范围与职责档案移交要求文件类型上传时间档案系统实体移交合同5个工作日条目项目公司档案专员六证一书2个工作日条目、彩色扫描件项目公司档案专员竣工备案证、工商资料、其他重要资料等5个工作日条目、原文项目公司档案专员六证一书取得产权证后5个工作日跨全宗移交集团档案室竣工资料取得竣工备案证后一个月条目，跨全宗移交集团档案室保密与用户管理档案的数字化加工档案系统业务设置3 3管理范围与职责3 423 1保密规定&档案系统中所有信息均为企业内部信息(含密级为公开的信息),未经许可，不得以任何形式留存、复制、再现或传递给他人。&任何归入档案系统的档案均应明确所属密级。&机密档案数据的中转保存应使用专用移动存储设备。机密档案仅对有权限用户提供在线查看功能，不提供原文及附件下载功能。&员工离职前，应根据公司要求，移交或清除所有私人电子设备中留存的档案系统数据；离职后仍须对所掌握的信息承担保密义务。保密规定&专兼职档案人员用户角色的新增、变更或撤销应向上级公司档案主管部门备案。项目公司商管公司项目中心计划部区域商管行政部集团档案室商管总部行政部角色与数据权限表本部门条目原文公开秘密机密公开秘密机密总经理OOOOOO分管副总经理OOOOOX部门经理OOOOOX专职档案员OOOOOX兼职档案员OOXOOX普通用户OOXOXX角色与数据权限表跨部门条目原文公开秘密机密公开秘密机密总经理OOOOOO分管副总经理OOXOXX部门经理OOXOXX专职档案员OOOOOX兼职档案员OOXOXX普通用户OOXOXX角色与数据权限表跨公司条目原文公开秘密机密公开秘密机密总经理OXXOXX分管副总经理OXXOXX部门经理OXXOXX专职档案员OOXOXX兼职档案员OXXOXX普通用户OXXOXX保密与用户管理档案的数字化加工档案系统业务设置33管理范围与职责3 43 21文件格式备注文本文件TXT、DOC、PPT、XLS图像文件JPEG、TIFF视频文件MPEG、AVI音频文件WAV、MP3压缩文件RAR、ZIP其他PDF、DWG档案系统支持的文件格式代码一级类目代码固定分类非固定分类A文书档案成本档案EB工程档案项目管理档案FC合同档案营销档案GD工商档案法务档案HW设备（固定资产）档案权属档案IX实物档案Y特殊载体档案Z内部刊物档案档案的分类与代码档案的分类与代码项目公司归档范围及保管期限表项目公司归档范围及保管期限表.xls档号全宗号全宗号分类代码分类代码ABCABC项目号项目号MY1MY1年度年度案卷号案卷号件号件号档号的构成档号在系统操作中根据档号生成规则自动档号在系统操作中根据档号生成规则自动生成。生成。系统流程单全宗移交申请人-申请人部门经理-档案专员-档案主管（行政部经理）跨全宗移交申请人-申请人公司总经理-接收公司档案员-接收公司档案主管-接收公司档案主管领导档案电子借阅申请人-申请人部门经理-项目公司总经理普通档案实体借阅申请人-申请人部门经理-项目公司总经理-档案员特殊档案实体借阅（移交集团的六证一书）申请人-申请人公司总经理-申请人分管副总裁-分管行政副总裁-集团档案室档案系统流程主要为移交和借阅保密与用户管理档案的数字化加工档案系统业务设置3 3管理范围与职责3 13 24数字化加工范围数字化加工范围其他类工程档案文书档案保管期限30年及以上，重要领导批示、孤本文件、利用率高前期文件、竣工文件、竣工图法务、工商、权属档案A0A0以下以下200dpi200dpi，A0A0以上以上150dpi150dpi红头、红章、竣工图需彩色扫描红头、红章、竣工图需彩色扫描扫描时拆除原有装订物，平铺扫描时拆除原有装订物，平铺扫描形成的文件保存为扫描形成的文件保存为TIFFTIFF格式格式图像校对、版式规整图像校对、版式规整文件名称为实体档号或文件题名文件名称为实体档号或文件题名数字化要求数字化要求证照备案扫描要点A、原文要求是原始证照的彩色扫描件，扫描精度为300dpi;B、文件格式应为PDF文件，一件证照由多张图片组成的，应拼接为一个文件上传。C、横版图片要求旋转至正常浏览角度后挂接。D、文件名称应命名为：证照名称+取得日期，例如：项目立项批文20100810。E、有附图的证照，应扫描附图并上传。讲的不到位的，还请各位领导指点。