会会议议策划与策划方案策划与策划方案1+“好的开始是成功的一半好的开始是成功的一半”，科学合理的会，科学合理的会前策划能取得事半功倍的效果，是会前策划能取得事半功倍的效果，是会议顺利利进行行的基的基础保障，决定着会保障，决定着会议的有效性。本章的有效性。本章阐述了述了会会议策划的主要任策划的主要任务和基本内容及其和基本内容及其实施的注意施的注意事事项，介，介绍了制了制订会会议策划方案的相关知策划方案的相关知识。2 第四章第四章 会会议议策划与策划方案策划与策划方案会议的策划会议的策划会议策划方案的制定会议策划方案的制定3 第一第一节 会会议的策划的策划4+一、会议策划概述+二、会议策划的主要任务+三、会议策划的十项要素5一、会一、会议议策划概述策划概述 （一）会（一）会议策划的概念策划的概念 策划亦作策划亦作“策画策画”，是，是为达到某一目的而达到某一目的而对未来事未来事项进行的行的细致、周全的致、周全的谋划。最早出划。最早出现在后在后汉书隗器隗器传中中“是以功名是以功名终申，策画复得申，策画复得”之句。策划是思之句。策划是思维主体根主体根据据现实的各种情况及所掌握的信息，运用知的各种情况及所掌握的信息，运用知识和能力和能力进行行全面思考运筹的全面思考运筹的过程。程。 （二）会（二）会议策划的意策划的意义 1 1赢得主得主动，减少被，减少被动性性 2 2保保证科学，避免盲目性科学，避免盲目性 3 3确保有序，增确保有序，增强有效性有效性 4 4提高效率，增提高效率，增强可行性可行性6（三）会（三）会议策划的特点策划的特点 1 1目的性目的性 2 2前瞻性前瞻性 3 3科学性科学性 4 4可行性可行性 5 5灵活性灵活性返回7二、会二、会议策划的主要任策划的主要任务 （一）（一）查阅与会与会议有关的各种有关的各种资料，了解同料，了解同类会会议的的组织方方法和法和经验教教训，征求与会，征求与会议相关部相关部门或人或人员的意的意见和想法。和想法。 （二）根据会（二）根据会议预期目的，明确会期目的，明确会议的的时间、地点等基本、地点等基本要素，确定会要素，确定会议的的议题、议程、与会范程、与会范围及会及会议活活动要点。要点。 （三）根据会（三）根据会议类型成立会型成立会务工作机构，确定会工作机构，确定会务工作人工作人员，分工，分工负责，落，落实到人。到人。 （四）遵循有关（四）遵循有关规定，根据会定，根据会议规格制定会格制定会议经费预算。算。 （五）具体分析各种因素，（五）具体分析各种因素，预想出想出应对意外情况的措施，意外情况的措施，拟定会定会议筹筹备方案及方案及备选方案。方案。 （六）与会（六）与会议活活动的有关的有关领导、相关部、相关部门、与会人、与会人员等等进行沟通行沟通协调，落，落实筹筹备方案中的具体任方案中的具体任务，确定与会人，确定与会人员并安排其食宿住行等。并安排其食宿住行等。返回返回8三、会三、会议议策划的十策划的十项项要素要素 （一）明确会（一）明确会议目目标 （二）提出会（二）提出会议议题 （三）确定会（三）确定会议名称名称 （四）（四）拟定与会人定与会人员范范围，确定会，确定会议规模模 （五）（五）拟定会定会议议程与日程程与日程 （六）确定会（六）确定会议时间 （七）（七）选择会会议场地地 （八）（八）拟定定经费预算算 （九）策划宣（九）策划宣传报道工作道工作 （十）安全保（十）安全保卫及后勤工作的落及后勤工作的落实9（一）明确会议目标 1 1客客观实际 2 2明确具体明确具体 3 3重点突出重点突出10（二）提出会议议题 议题的来源有三种情况：的来源有三种情况： 一是由主管一是由主管领导确定确定议题 二是由下二是由下级部部门提出提出议题 三是由上三是由上级机关提出机关提出议题11 议题提出要注意的提出要注意的问题： 第一第一 科学准确科学准确（1 1）切合目）切合目标（2 2）实事求是事求是（3 3）安排合理）安排合理（4 4）准确合）准确合规第二第二 集中高效集中高效 (1) (1) 必要性强必要性强 (2) (2) 数量适中数量适中 (3) (3) 突出中心突出中心 (4) (4)准备充分准备充分12（三）确定会议名称一般采用的方法：一般采用的方法：1 1名称揭示会名称揭示会议的主的主题特征特征 如：国如：国际金融危机防范金融危机防范对策学策学术研研讨会会2.2.名称揭示会名称揭示会议主主办者特征者特征 如：中国高等教育学会秘如：中国高等教育学会秘书学学专业委委员会会20142014年会年会3.3.名称揭示会名称揭示会议的功能的功能 如：小米手机新品如：小米手机新品鉴定会定会13（四）拟定与会人员范围，确定会议规模 1. 1. 提名与会人提名与会人员应考考虑的因素的因素 （1 1）资格合法明确格合法明确 （2 2）考）考虑周到全面周到全面 （3 3）避免先）避免先斩后奏后奏 （4 4）考）考虑效率成本效率成本 2.2.与会人与会人员的分的分组14（五）拟定会议议程与日程【知识链接1】 1 1议程的程的拟定定2日程的拟定3会议议程与日程的区别15 1 1议程的程的拟定定 会会议议程是程是对会会议议题性活性活动的程序化安排，是会的程序化安排，是会议目目标的的具体落具体落实，是将已，是将已经确定的确定的议题按按讨论或或审议的主次、的主次、轻重、重、先后次序先后次序进行行编排。一般包括：排。一般包括： (1) (1)标题。由会。由会议全称加上全称加上“议程程”二字二字组成。成。 (2) (2)题注。法定性会注。法定性会议议程程应当在当在标题下方下方说明明该议程通程通 过的的日期、会日期、会议名称。名称。题注内容用注内容用圆括号括入；一般性会括号括入；一般性会议此此项注注明会明会议的起迄日期，如：的起迄日期，如：(2013(2013年年3 3月月日一日一3 3月月日日) ) (3) (3)正文。正文。简明扼要地明扼要地说明会明会议的每的每项议题和活和活动顺序，多采序，多采用分条列用分条列项的写法，句末一般不用的写法，句末一般不用标点。点。 【知识链接2】返回返回16 2日程的拟定会会议的日程是的日程是对会会议议程程规定的各定的各项活活动进行行单位位时间的的细化安排，也包括化安排，也包括对会会议过程中其他程中其他辅助活助活动的具体落的具体落实。 内容包括：内容包括： （1 1）标题。由会。由会议名称加上名称加上“日程日程”或或“日程安排日程安排”“”“日程表日程表”组成。成。 （2 2）正文。活）正文。活动时间（可具体到分（可具体到分钟）、活）、活动地点、参地点、参加加对象、活象、活动内容、活内容、活动要求等。可采用条文式和表格式要求等。可采用条文式和表格式两种写法。两种写法。 表格式会议日程实例表格式会议日程实例.doc.doc条文式会议日程实例条文式会议日程实例.doc返回返回1718 3会议议程与日程的区别 会会议议程是会程是会议议题性活性活动即会即会议所要通所要通过文件、解决文件、解决问题的的总体的、概略的安排，列入其中的内容一般是会体的、概略的安排，列入其中的内容一般是会议多多项任任务中最主要、最能体中最主要、最能体现会会议职能和成果的部分。其能和成果的部分。其主要作用是使与会者主要作用是使与会者对会会议主要内容心中有数，以便提前主要内容心中有数，以便提前做好准做好准备。议程一旦确定，不得任意改程一旦确定，不得任意改动。 会会议日程是会日程是会议各各项活活动( (包括包括辅助活助活动) )在会期以内的在会期以内的每一天中具体的、每一天中具体的、详细的安排，一般以上午、下午、晚上的安排，一般以上午、下午、晚上三个三个时间段段为单位。其主要作用是使与会者和会位。其主要作用是使与会者和会议工作人工作人员了解会了解会议活活动的具体的具体进程。若遇特殊状况，其内容可做程。若遇特殊状况，其内容可做适当适当调整。整。19（六）确定会议时间 （1 1）确定召开会）确定召开会议的的时间，要准，要准备充分，考充分，考虑周到。周到。 （2 2）确定会期的）确定会期的长短，要适当精短，要适当精简，提高效率。，提高效率。20（七）选择会议场地1 1会会议具体具体场所的所的选择（1 1）空）空间大小与会大小与会议规模是否相宜模是否相宜（2 2）成本）成本费用与相关用与相关规定是否相符定是否相符（3 3）设施配施配备与会与会议需求是否相适需求是否相适（4 4）交通状况是否便于参会者到会）交通状况是否便于参会者到会（5 5）安全性能与会）安全性能与会议要求是否相要求是否相应（6 6）服）服务水平能否水平能否满足会足会议所需所需2.2.会会议所在地点的所在地点的选择（1 1）交通是否便利）交通是否便利（2 2）能否突出会）能否突出会议主主题（3 3）自然条件是否有利）自然条件是否有利21（八）拟定经费预算 在第十二章在第十二章专门讲授授。（九）策划宣传报道工作 1.1.内部宣内部宣传 2.2.外部宣外部宣传22（十）安全保卫及后勤工作的落实 1.1.会会议保密工作保密工作 2.2.拟定会定会议安全管理制度安全管理制度 3.3.安排后勤服安排后勤服务工作工作23第二第二节节会会议议策划方案的策划方案的制制订订24+一、会议策划方案概述+二、会议策划方案的内容+三、制订会议策划方案的注意事项+四、会议筹备工作的检查25一、会议策划方案概述又称作会又称作会议活活动策划策划书、会、会议预案。是关于会案。是关于会议基本事宜的构想和各基本事宜的构想和各项准准备工作的工作的计划性划性书面形面形态即会即会议策划方案或会策划方案或会议筹筹备方案方案。26二、会议策划方案的内容（一）（一）标题标题 完整的完整的标题由由“会会议举办单位名称位名称+ +会会议全称全称+ +文种名称文种名称”构成。构成。 文种名称可以根据文种名称可以根据实际需要使用需要使用“策划方案策划方案”“”“筹筹备方方案案”“”“策划策划书”“”“预案案”。（二）正文（二）正文 开开头部分部分： 简要介要介绍会会议名称、会名称、会议目目标和指和指导思想（依据、意思想（依据、意义、必要性、可行性、主必要性、可行性、主办单位等）位等） 主体部分主体部分： 会会议议题； 会会议的起止的起止时间（会期）、（会期）、报到到时间；27 会会议地点；地点； 与会人与会人员范范围（拟邀邀请的有关的有关领导、嘉、嘉宾，出席和列席，出席和列席会会议的人的人员）和会）和会议的的规模；模； 会会议议程和日程安排；程和日程安排； 拟设立的会立的会议组织机构及各自分工；机构及各自分工； 会会场的的规格及布置要求，会格及布置要求，会议拟采用的方式和技采用的方式和技术手段；手段； 会会议的后勤保障（食宿安排、的后勤保障（食宿安排、车辆调度、安全保度、安全保卫等）等）以及以及辅助活助活动的安排；的安排； 会会议的宣的宣传方式；方式； 会会议经费的的预算以及筹集算以及筹集经费的渠道和方式；的渠道和方式； 其他需要其他需要说明和注意的事明和注意的事项与要求。与要求。（三）落款（三）落款 制制订策划方案的机构名称；策划方案的机构名称； 拟定方案的定方案的时间。 【会【会议策划方案策划方案实例例1-21-2】28三、制订会议策划方案的注意事项（一）思路清晰，表述准确（一）思路清晰，表述准确（二）要求明确，措施具体（二）要求明确，措施具体（三）切（三）切实可行，留有余地可行，留有余地（四）程序（四）程序规范，范，报请审批批四、会议筹备工作检查检查内容：内容：（一）会（一）会议所需文件和所需文件和资料的准料的准备情况。情况。（二）会（二）会场布置与会布置与会议物品的准物品的准备情况。情况。（三）安全保（三）安全保卫工作部署和落工作部署和落实情况。情况。29【思考与练习】一、请分析下面案例中的失礼之处，并说说会场座位的安排应该注意哪些问题。座次风波+某分公司要举办一次重要的会议，请来了总公司总经理和董事会部分董事，并邀请当地政府要员、同行业重要的知名人士出席。由于出席的重要人物多，领导决定用长u字形的桌子来布置会议桌，分公司领导坐在位于长u字横头处的下首。在会议的当天，贵宾们都进入了会场，按安排好的座签找到了自己的座位就座，当会议正式开始时，坐在横头桌上的分公司领导宣布会议开始，这时发现会议气氛有些不对劲，有些贵宾互相低语后借口有事站起来要走，分公司的领导人不知道发生什么事或出了什么差错，非常尴尬。30二、实训+背景：+你所在的学校“五四”期间召开表彰大会，表彰对象为：各系各班推举出的优秀学生干部、德才兼备的优秀学生。+要求：+1.拟写出本次会议的策划方案，内容提示：+会议名称（及展现形式）、时间（开会、入场）、地点、规模、与会人员范围及名额（领导、嘉宾、观众）通知与会人员（方式、时间）、主持人（选定程序）、服务人员分工（布置、机器、礼仪、秩序维护、签到）、程序、奖项设置、注意事项等。+2.拟制出本次会议的预算。+3.拟出会场简图（包括：主席台座位、观众席分布、签到处）。+4.拟制会场签到表。3132