大型医药学术会标准操作规程策划人：Carter9/14/2024目录开展大型学术会的条件1大型学术会会前准备2大型学术会会中要求3会议议程4会后评估5会后跟进6一、开展大型学术会的条件1、明确的会议主题2、权威的主讲专家二、大型学术会会前准备1、总负责人确认会议主题、时间、地点、议程、规模、讲课专家、大会主席以及合作的学会（是否学会提供学分）等，确认费用分配原则及支付、核销方式。2、总负责人分工，由专人分别落实以下项目（1）会议资料A、会议资料汇编收集：讲稿及相关会议资料，编辑整理成册。若有两位以上主讲专家，应提前沟通讲课内容，避免重复和冲突。B、设计并制作：邀请函、主背景板、签到处背景板、横幅、展架、易拉宝、导向牌、工作人员胸牌、水牌及会议资料封皮；会议资料汇编内容。C、配合供给部、市场促进部确认印刷邀请函、会议资料汇编等。D、配合市场促进部准备邀请函、会议所需企业品牌宣传物、产品品牌宣传品、会议资料汇编、礼品、饮用水及资料袋、笔记本、笔等辅助物品（尤其需注意确认运输到会场时间）。E、会前1天将相关会议资料分装到资料袋中，并整齐堆放、点清数目。讲台电脑中拷贝讲课幻灯片、公司宣传片、主题背景图片等。（2）会场A、会场选择在交通便利，著名的宾馆。会场大小与拟邀请听课人数匹配。了解周围交通情况，以便通知参会人员时告知。B、确认会场时间、地点、座位数、灯光、音响、投影仪及展示仪（展示仪根据讲课专家要求与否准备）、投影幕布、无线话筒等。C、会场布置：摆放主背景板、签到处背景板、横幅、展架、易拉宝，准备导向牌、工作人员胸牌、水牌。讲台布置鲜花、电脑、激光笔等，连接好并试用。分负责人还应注意会后各物料的收回，设备的归还等工作。D、准备会场休息厅。E、如果是视频会，需要确认会场网络设备是否满足要求（必须有备份网络）及试运行。F、如果会议中间有茶休，准备茶水、咖啡、点心、水果及桌布、座椅等。（3）录像、照相相关人员及器材的准备。（4）专家接待：按行程安排专家食、宿、行、游等招待事项。（5）参会人员A、确认参会公司领导名单，按行程安排食、宿、行等事项。提前沟通讲话内容。B、确认参会学会领导名单，及其邀请、接送、接待及礼品（礼包）的准备。并沟通讲话内容。C、邀请讲课专家，确定大会主席，提前沟通会议流程及资料。D、邀请各地参会专家：明确各位的食、宿、行等的费用，可由会务组预定酒店，并明确告知是否自费。3-4次邀请（告知性邀请，正式送邀请函，会前2-3天提醒，会前当天短信、电话确认）。（6）服务人员岗位A、引导参会专家人员B、引导公司领导、学会领导、讲课专家人员C、签到处工作人员D、茶歇处、发放礼品、发放午餐等工作人员E、休息厅工作人员F、投影仪等设备协调人员（会前确认会议中使用的电脑上已准备好讲稿等）（7）检查督导A、总负责人、各分负责人以多次会前会形式进行B、会前一天总负责人必须再次确认各项工作落实情况，并查看会场准备情况。（8）预算：以上各部分负责人做出所负责内容预算，由总负责人统一汇总整理后按流程申请。三、大型学术会会中要求1、会议当天总负责人再次会场检查投影仪等仪器、会议资料、会场布置及讲稿，确认礼品或学分发放方式及工作人员。2、各岗位工作人员A、着正装、带工作牌，各就各位、各司其职。B、各组之间相互配合，共同做好工作。服务人员注重礼仪、热情服务、主动协调，不得相互推诿、到处走动、打闹嬉笑、先行食用茶歇物品。C、会议开始后关闭会场大门，会场留2-3人协调解决紧急事件，其余人员可到会场外休息或者协助其它工作人员。在会场有空座位情况下，可到场内听课，但要遵守会场纪律。3、会议介绍人注意一定要宣布会场纪律，提醒参会专家会议进行中不走动、将手机调至震动状态。4、准备安排3个以上有关公司产品的问题，并分配到人，在讨论环节无人提问时提出，问题要从临床、学术角度出发，不能太过商业化。5、确保现场的录像、照相工作保质保量完成。6、餐券、礼品券发放到参会医生手中，礼品在会后凭券发放。1、会议开始前播放产品或公司宣传片。2、会议开始，主持人介绍药政部门领导和学会专家、大会主席。3、当地药政部门或者学会领导讲话。4、主持人介绍大会主席主持学术会议。5、大会主席介绍会议嘉宾及会议主题。6、讲课专家（国家级、省级专家，当地专家的用药体会与讨论）分别发言、讨论。7、大会主席总结。8、公司领导致答谢词，会议结束。四、会议议程总负责人会同各分负责人以会议形式进行会后评估，内容包括：1、专家讲课内容是否条理清晰、重点突出，是否吸引听众。2、参会专家人数、级别，对会议主题、讲课专家的评价。3、会议时间、议程、会场布置及会议资料是否合理、需要改进的地方。4、工作人员工作情况评估。五、会后评估会后完成八次跟进，分别是：1、第一次跟进（会后当天至会后1天）：会议当天晚上对熟悉客户电话回访，一般客户发送手机短信致谢。短信由经理或学术经理/助理统一编写，相互转发。2、第二次跟进（会后2-4天）：答谢客户感谢参加会议和对我们工作的支持，就会议内容进行交谈。探询客户对会议的反应，以及客户对会议内容的需求。同时告知客户有会议资料，包括照片、专家讲稿等，预约下次拜访时间，并送到家里。3、第三次跟进、第二次拜访（会后5-7天）：让客户填写学术会反馈卡（反馈卡内容包括客户对会议的建议、对产品的认知、对企业的认知；以选择题为主），并增送小礼品（电影票等）。预约下次拜访时间，送讲稿，形成家访。六、会后跟进4、第四次跟进(会后8-10天)：送讲课专家幻灯片电子版，介绍讲课专家本人情况及讲稿内容，并带出相关产品的部分，增强产品学术支持。5、第五次跟进（11-14天）：送学分，就继续教育切入会议内容，插入公司及产品信息。6、第六次跟进（15-18天）：送会议照片等，再次讨论有关会议的内容，提起客户对会议的记忆。7、第七次跟进（19-22天）：送医师报或其他有宣传本次会议的媒体发行物，利用媒体的影响力，使客户对此次会议产生共鸣，认可公司品牌。8、第八次跟进（23-25天）：与重点客户达成中药产品治疗本次会议推广的疾病的共识，宣传介绍产品，带动其他客户用药。Here adds your Title60%75%35%WPS演示助您快速创建极具感染力的演示文稿，打造令人震撼的影院效果。WPS演示助您快速创建极具感染力的演示文稿，打造令人震撼的影院效果。WPS演示助您快速创建极具感染力的演示文稿，打造令人震撼的影院效果。Here adds your TitleWPS演示助您快速创建极具感染力的演示文稿，打造令人震撼的影院效果。50%75%35%201120122013WPS演示助您快速创建极具感染力的演示文稿，打造令人震撼的影院效果。WPS演示助您快速创建极具感染力的演示文稿，打造令人震撼的影院效果。谢谢观看