如何组织一场高效会议如何组织一场高效会议Yanshifu1目目录录如何理解会议如何理解会议会议为什么低效会议为什么低效例会整体流程例会整体流程如何高效组织会议如何高效组织会议2如何理解会议如何理解会议Yanshifu3会议会议习习议议会会讨论、商议聚会、见面、集会会议的意思就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。会议是一种群体沟通的方式4v开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。会议是一种群体沟通的方式5会议会议作用作用集思广益头脑风暴问题讨论产生决策听取汇报分配任务融合意见达成共识资讯分享政策宣传表彰先进激励士气会议的作用6开会的目的开会的目的7问题需涉及不同岗位员工或多部门协调解决；有重要事情需要把参与人集中到一起传达；领导者需要公开表彰先进以激励士气等。发起人想从参会者那里获取信息或建议；发起人想让参会者参与解决问题或制定决策；领导者需要听取下属的工作汇报并监督进度；适于开会的情况适于开会的情况1234568会议为什么低效会议为什么低效Yanshifu9没有核心主题，或主题不明确，或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因。没有明确的会议议程及时间分配规则，导致会议的进展和时间很难把控。参加人数众多，无多大关系的“陪绑”的现象严重，或该到的人未到。未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑。思想火花及最终决策未做记录，白开或记录发放不及时，精神未能及时传达。时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。地点选择不合适，比如设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。主题主题议程议程参会人参会人主持人主持人记录记录时间时间地点地点10如何高效组织会议如何高效组织会议Yanshifu11什么是高效会议？什么是高效会议？现场-高效开会效率高+效果达到会后-高效执行如期跟进+反馈落实12 会议流程13从会议流程看，如何组织高效工作会议从会议流程看，如何组织高效工作会议？高效会议高效会议四步骤四步骤第一步.明确的明确的会议目的第二步.充分的充分的会前准备第三步.合理的合理的组织形式第四步.高效的高效的会议跟进14决策执行决策执行解决问题解决问题创意提案创意提案其它其它无目的的会议纯粹是浪费时间无目的的会议纯粹是浪费时间第一步.明确的会议目的15会议准备会议准备v明确会议目的v会议安排（议题、时间、人员、会场、材料）v参会人员需要知道参会者扮演的角色。v参会者做相应的会议准备，促进会议现场高效v重要会议或关键会议提前沟通，会议本身目的是快速取得共识。没必要，无准备，就不开会没必要，无准备，就不开会第二步.充分的会前准备51vWhy-为什么vWhat-做什么vWho-谁vWhen-时间vWhere-地点vHow-方式16工作量化表推行会议议程工作量化表推行会议议程会议议题：如何组织一场高效会议如何组织一场高效会议会议时间：2020年3月5日下午13：00会议地点：*会议室 （会议材料，开会设备）参会人员：主持人：余丹丹记录员：会议议程：1、13：00-13：30 如何组织一场高效会议如何组织一场高效会议介绍，主讲人余丹丹2、13：30-13：50 操作过程中可能遇见的问题解答，会前准备会前准备-工作量化表工作量化表17针对不同的会议目的选择不同的会议形式针对不同的会议目的选择不同的会议形式会议分类会议分类常规例会常规例会阶段会议阶段会议专题会议专题会议组织形式晨会夕会周会月会半年会年会周年庆典专题研讨会（学习培训/学术/项目）第三步.合理的组织形式18关键关键1：做：做好会议纪要好会议纪要*你心里想的100%*你嘴上说的80%*别人听到60%*别人听懂40%*别人行动20%1.速度优先，具体简洁；2.正确记载，便于正确追踪落实；3.将会中决定的事项进行明确分工，确定完成时间、责任人，便于更好地执行；4.纪要及时分发与会者，以邮件方式分发，确保会议记录的准确性和透明管理，避免沟通漏洞。第四步.高效的会议跟进19关键关键2：会后：会后做好跟进做好跟进*要完成什么事？*事情完成得怎么样？*什么事尚未完成？*事情没有完成怎么办？序号序号待完成事项内容待完成事项内容责任人责任人时限时限资源需求资源需求备注备注123例：例：*会议跟进事项表会议跟进事项表第四步.高效的会议跟进20问题一：会议一言堂问题二：会议跑题问题三：会议延时问题四：议而不决怎样有效控制这些问题？会议进行中常遇到的问题21l 与职务较高，爱讲话的人事先沟通，确保合作l 坐在“不安分子”旁边，及时提醒l 提醒注意会议规则l 运用非语言技巧l 果断打断发言过长的人l 采取轮流发言的方法l 给爱干扰会议的人找事做有效控制会议进程22例会整体流程例会整体流程Yanshifu23目的：目的：上传下达：公司资讯、业务需求 、工作表现、案例分享等。总结跟进:学校资源和企业资源对接。内容：内容：列队问早出勤情况点名前日工作小结，表扬先进落后公司资讯（政策方案、人事变动、最新消息、市场动态变化）资源的宣导、今日工作注意事项学习分享解析案例、解决问题今日工作安排，班组长今日计划日工作任务下达（定目标）自我激励整队结束晨会24 目的目的：掌握工作进度、表扬分享、发向问题、解决问题、。作用作用：当天工作成果的验收、追踪目标达成情况、提醒工作不足、加强辅导沟通、业务技能训练。内容：内容：列队问好出勤情况点名当日工作业绩统计小结，表扬先进落后业务沟通解疑、现场解决问题、案例经验分享、给出解决方案定制第二天的工作安排自我激励整队结束夕会25 目的：掌握工作进度、表扬分享、发向问题、解决问题、。作用：当天工作成果的验收、追踪目标达成情况、提醒工作不足、加强辅导沟通、业务技能训练。内容：会前主备（会议通知、时间地点、参加人员落实、会议主任人、会议记录人、会场布置、仪器设备确认、饮食、其它）出勤情况点名(签到表)上周工作汇报&分享&答疑（上周主要工作内容，及工作侧重点，上周业绩目标，上周实际业绩，工作中出现的主要问题、是否有解决对策和办法。持续性问题以及解决对策。对于公司目前情况主要的发展规划。分享工作和生活的技巧、趣事、知识）领导总结下周工作安排（本周工作重点，以及本周的业绩目标）自我激励整队结束周会（每周一下午）26目的：对上月工作进行回顾、总结，检核本部门上月工作成果、根据公司计划和部门月度计划，进行本月工作计划安排。作用：上月的工作进行回顾，对没有完成目标的事项进行分析，找出原因，制定改善行动点，并形成本部门月度总结报告内容：会前主备（会议通知、时间地点、参加人员落实、会议主任人、会议记录人、会场布置、仪器设备确认、饮食、其它）出勤情况点名(签到表)上月工作汇报&分享&答疑（上月主要工作内容，及工作侧重点，上月业绩目标，上月实际业绩，工作中出现的主要问题、是否有解决对策和办法。持续性问题以及解决对策。对于公司目前情况主要的发展规划。分享工作和生活的技巧、趣事、知识）领导总结下月工作安排（本月工作重点，以及本月的业绩目标）会议记录整队结束（会后跟踪）月会（月例会时间定在每月第一周的周一上午）27会议类型&要求28v开了几个会？开了几个会？v为会议花掉多少时间？为会议花掉多少时间？v因为开会达成几项共识？因为开会达成几项共识？v因为开会完成几个结论？因为开会完成几个结论？v因为开会加了多久的班？因为开会加了多久的班？v因为开会失去多少关键时刻？因为开会失去多少关键时刻？v因为开会耽误多少工作？因为开会耽误多少工作？算算看，你一算算看，你一周内总共：周内总共：2930